Технология оформления деловой переписки

Выполнение производственных операций с помощью ВДТ и ПЭВМ связано с восприятием изображения на экране и одновременным различием текста рукописных или печатных материалов, выполнением машинописных, графических работ и других операций.

Характерной особенностью труда за компьютером является необходимость выполнения точных зрительных работ на светящемся экране в условиях перепада яркостей в поле зрения, наличии мельканий, неустойчивости и нечеткости изображения. Объекты зрительной работы находятся на разном расстоянии от глаз пользователя (от 30 до 70 см) и приходится часто переводить взгляд в направлениях экран-клавиатура-документация (согласно хронометражным данным от 15 до 50 раз в минуту). Частая переадаптация глаз к различным яркостям и расстояниям является одним из главных негативных факторов при работе с дисплеями.

Вредное воздействие излучения минимально при правильном освещении и достаточных перерывах в работе. Освещенность на экране должна составлять 200 - 300 лк, на клавиатуре - 400 лк. Вредно электростатистическое поле.

Площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 м и объём не менее 20 м на одного работающего.

Уровень шума на рабочих местах не должны превышать 50 дБА.

Звукоизоляция ограждающих конструкцией помещений с ВДТ и ПЭВМ должна отвечать гигиеническим требованиям и обеспечивать нормируемые параметры шума.

Помещения с ВДТ и ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией.

Поверхность пола в помещениях, где эксплуатируются ВДТ и ПЭВМ должна быть ровной без выбоин, нескользкой, удобной для очистки и влажной уборки, обладать антистатическими свойствами.

Оптимальные параметры микроклимата: температура воздуха не более 22-24?С, относительная влажность воздуха 40-60%, скорость движения не более 0,1 м/с.

Рекомендации по планированию, расположению и экранированию компьютерной техники в служебных помещениях:

- работайте с тёмным монитором; в целом освещение должно быть намного более приглушённым, чем в других помещениях;

- створчатые экраны, жалюзи, шторы на роликах и т.д. для защиты от дневного света;

- приглушённые краски на стенах;

- освещённый держатель документов.

Рабочие места с ВДТ и ПЭВМ по отношению к световым проёмам располагаться так, чтобы естественный свет падал сбоку, преимущественно слева.

Оконные проёмы в помещениях использования ВДТ и ПЭВМ должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

При размещении рабочих мест:

- расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в напряжении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0м;

- расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1;4м.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учётом его количества и конструктивной особенностей (размер ВДТ и ПЭВМ, клавиатуры, пюпитра и др.) характера выполняемой работы. Допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики.

Высота рабочей поверхности стола для взрослых пользователей должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

Модульными размерами рабочей поверхности стола для ВДТ и ПЭВМ, на основании которых должны рассчитываться конструктивные размеры, следует считать: ширину 800, 1000, 1200 и 1400 мм, глубину 800 и 1000 мм при нерегулируемой его высоте, равной 725 мм.

Рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, глубиной на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Рабочая поверхность стола не должна иметь острых углов и краёв. Для исключения попадания отражённых бликов в глаза пользователей покрытие рабочей поверхности стола должно иметь матовую или полуматовую фактуру.

Конструкция рабочего стула (кресло) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ВДТ и ПЭВМ, позволять изменять позу с целью достижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления.

Тип рабочего стула должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ВДТ и ПЭВМ с учётом роста пользователя.

Рабочий стул должен быть подъёмно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстояний спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надёжную фиксацию.

Рабочий стул оборудуется стационарными или съёмными подлокотниками, регулируемыми по высоте над сиденьем и внутреннему расстоянию между подлокотниками.

Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

Конструкция рабочего стула должна обеспечивать:

- ширину и глубину поверхности сиденья не менее 400 мм;

- Поверхность сиденья с закруглённым передним краем;

- регулировку высоты поверхности сиденья в пределах 400-500 мм и углам наклона вперёд до 15? и назад до 15?;

- высоту опорной поверхности спинки 300+-20000000 мм, ширину - не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости - 400 мм;

- угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах 0+-30?;

- регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах 260-400 мм;

- стационарные или съёмные подлокотники длиной не менее 250 мм и

шириной - 50-70 мм;

- регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230+-30 мм внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350-500 мм;

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на определённом расстоянии 600-700 мм, но не ближе 500 мм с учётом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, имеющей ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20?. Поверхность подставки должна быть рифлёной и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Рабочее место с ВДТ и ПЭВМ должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.

Размеры пюпитра должны быть равны по длине и ширине размерам устанавливаемых на них документов. Пюпитр должен размещаться в одной плоскости и на одной высоте с экраном.

Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращённого к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отдельной от столешницы.

Заключение

В результате написания дипломной работы можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования письм:

1. Чётко обозначить цель своего письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать и записать основные идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая тема была освещена в отдельном абзаце.

9. Проверить связность предложений в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую правку письма.

11. Подготовить окончательный вариант письма.

Составление текста письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

Список использованной литературы

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2000.

2. Анодина, Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Омега-Л, 2009. - 93 с.

3. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М.: Бератор, 2004. - 217 с. - Библиогр.: с. 216-217. - ISBN 5-9531-0048-5.

4. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб.-пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Корнеев, Игорь Константинович. Деловая переписка и образцы документов: учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. -- М.: Проспект, 2008.

6. Шатров В. Современное деловое письмо. - М., 2002.

7. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965. 599 с.

8. Рогожин Ю.М. Современное деловое письмо. М.: ГроссМедиа, 2006.

9. Колтунова М.В. Деловое письмо изд.; «Дело» 1998.

10. Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес-курс английского языка. Словарь- справочник. Под общей ред. Богацкого И.С. Киев: «Логос», 2008.

Размещено на Allbest.ru