Организация бухгалтерского учета

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

4. Учетные регистры

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная);

карточки (учета основных средств, учета материалов);

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации (рис. 6).

Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.

Рис. 6.

Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами, которые предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и, поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.

Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные - для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные - для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, является коммерческой тайной предприятия.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом. Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

5. Способы исправления в учетных регистрах

В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок и способ «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) - «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы - сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил ошибочную проводку Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Сторнировочная запись Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер составил проводку с ошибкой в сумме Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

а) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 230000,00

или

б) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

6. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

Существующая схема документооборота показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив. Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их составления до момента сдачи в архив. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Схема 1

График документооборота может быть оформлен в виде схемы (Схема 1) или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Если компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Таблица 2). Для разработки графика рекомендуется взять за основу "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Таблица 2

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше всего подготовить для каждого подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все документы, которые относятся к сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

На практике некоторые фирмы используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения компании.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

6. Инвентаризация, ее виды и значение

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Виды имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета по бухгалтерскому учету	Периодичность
Основные средства	не ранее 1 ноября	01	1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Капитальные вложения	не ранее 1 декабря	08	1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки	не ранее 1 октября	20, 21	1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов	не ранее 1 октября	20, 97	1 раз в год
Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные		11	1 раз в квартал
Готовая продукция на складах	не ранее 1 октября	43	1 раз в год
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах	не ранее 1 октября	41	1 раз в год
Товары на складах и базах продовольственных товаров	не ранее 1 октября	41	2 раза в год
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли	не ранее 1 октября	41	2 раза в год
Нефть и нефтепродукты	не ранее 1 октября	сырье 10, товары 41, готовая продукция 43	1 раз в месяц
Драгоценные металлы и алмазы	не ранее 1 октября	10	2 раза в год
Библиотечные фонды		01	в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами, но не реже, чем 1 раз в 5 лет
Сырье и прочие материальные ценности	не ранее 1 октября	10	1 раз в год
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности		50, 006	1 раз в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.		51, 52, 55	по мере получения выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет		68, 69	1 раз в квартал
Расчеты с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями		79	на 1 число каждого месяца
Расчеты с дебиторами и кредиторами		60, 62, 76	2 раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап - подготовительный. Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап - основной. Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - аналитический. Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап - заключительный. Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

№ п/п	Перечень нарушений	Возможные последствия
1	Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
2	Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации	Результаты инвентаризации недействительны
3	В приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
4	Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
5	При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходные и расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
6	У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации
7	Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту)	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
8	Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
9	Итоги должны быть выверены на каждой странице - число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении	Имеется возможность несанкционированных исправлений
10	На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица	Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
11	Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными
12	Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты)	Имеется возможность внесения дополнительных данных
13	На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

Порядок проведения инвентаризации основных средств:

1. Инвентаризационная комиссия проводит осмотр всех объектов основных средств на предмет их технического состояния и пригодности к дальнейшей эксплуатации.

2. Проверяется правомерность отнесения имущества к основным средствам: срок полезного использования должен быть не менее 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.

3. По объектам основных средств, принадлежащих организации на праве собственности, проверяется наличие инвентарных карточек по установленной форме:

- № ОС-6 на каждый отдельный объект основных средств;

- № ОС-6а на группу объектов основных средств;

- № ОС-6б для объектов основных средств малых предприятий.

4. По объектам основных средств, поступивших в организацию в соответствии с договором аренды, проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором.

5. Проверяется правильность заполнения инвентарных карточек (инвентарной книги). В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: дата ввода в эксплуатацию, срок полезного использования; способ начисления амортизации; освобождение от начисления амортизации (если имеет место); индивидуальные особенности объекта, сведения о реконструкции, о достройке, о дооборудовании, о модернизации, о переоценке и др.

6. Проверяется правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:

- объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;

- обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

По группе основных средств «Здания» инвентарными объектами являются: - каждое отдельно стоящее здание;

- здания, примыкающие друг к другу и имеющие общую стену (при этом каждое представляет собой самостоятельное конструктивное целое), считаются отдельными объектами;

- наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение; - отдельно стоящие здания котельных;

- надворные постройки (склады, гаражи, ограждения, сараи, заборы, колодцы и прочее).

В состав основного здания входят:

- помещения, встроенные в здания, назначение которых иное, чем основное назначение здания, предназначенные для магазинов, столовых, парикмахерских, ателье, пунктов проката предметов культурно - бытового назначения и хозяйственного обихода, детских садов, яслей, отделений связи, банков и других организаций;

- коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации: система отопления, включая котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть водопровода, газопровода и канализации со всеми устройствами; внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети; вентиляционные устройства общесанитарного назначения; подъемники и лифты;

- фундаменты крупногабаритного оборудования, сооруженные одновременно со строительством здания.

По группе основных средств «Сооружения» инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним единое целое.

По группе основных средств «Машины и оборудование» инвентарными объектами являются каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.п., включая входящие в их состав принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, индивидуальное ограждение, фундамент.

По группе основных средств «Измерительные и регулирующие приборы и устройства» инвентарными объектами являются приборы и устройства, имеющие самостоятельное значение.

По группе основных средств «Вычислительная техника и оргтехника» инвентарным объектом является каждая машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.

По группе основных средств «Транспортные средства» инвентарным объектом является каждый отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.

По группе основных средств «Инструменты» инвентарным объектом является каждый отдельный инструмент, который не входит в состав станка, аппарата, машины и имеет самостоятельное значение.

По группе основных средств «Инвентарь производственный и хозяйственный» инвентарными объектами считаются только те предметы, которые имеют самостоятельное назначение и не являются частью какого-либо другого объекта (столы, прилавки, ковры, бытовые приборы и др.).

7. Проверяются объемы капитальных вложений, связанных с реконструкцией, модернизацией и дооборудованием объектов основных средств, в результате которых должна быть увеличена их инвентарная стоимость. Если в результате выполненных работ изменилось основное назначение объекта основных средств, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

8. Сопоставляются результаты переоценки, отраженные в инвентарной карточке, с данными бухгалтерского учета.

9. Проверяется соответствие видов основных средств кодам Общероссийского классификатора основных фондов ОК-013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359.

10. Проверяется правильность отнесения объектов основных средств к амортизационным группам в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. №1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (в ред. постановлений Правительства РФ от 09.07.2003 № 415, от 08.08.2003 № 476).

11. Уточняются нормы амортизационных начислений по каждому объекту основных средств.

Амортизация материальных ценностей, учтенных на балансовом счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности», предоставляемых во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода, учитывается на счете 02 «Амортизация основных средств» обособленно.

12. Проверяется правильность отражения в учете объектов основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций. Такие объекты должны отражаться каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

13. Проверяется наличие свидетельства о государственной регистрации на объекты недвижимости.

14. По основным средствам, принятым в организацию по договору аренды, проверяется: * наличие договора аренды;

* наличие свидетельства о государственной регистрации аренды (по договорам, заключенным на срок более одного года);

* наличие акта приема-передачи;

* разрешение собственника имущества на субаренду (если это имело место);

* использование по целевому назначению, определенному договором аренды (субаренды); * соответствие произведенных капитальных вложений в арендованные основные средства условиям договора аренды (за счет арендатора или арендодателя). Капитальные вложения в арендованные основные средства являются собственностью арендатора, если иное не предусмотрено договором аренды. При этом арендатор может передать произведенные капитальные вложения арендодателю (при его согласии принять вложения на баланс). Размер и необходимость указанных затрат должны согласовываться арендатором с арендодателем.

По имуществу, находящемуся в федеральной собственности, размер и необходимость указанных затрат согласовывается арендатором с балансодержателем и утверждается арендодателем.

Перечень документов, необходимых для подтверждения произведенных затрат: - акт приемки-передачи нежилых помещений при передаче в аренду, определяющий их техническое состояние;

- сметная документация, утвержденная в установленном порядке и согласованная балансодержателем и арендодателем, составленная организацией, имеющей государственную лицензию на осуществление проектно-сметных работ;

- договор подряда;

- акт приемки выполненных работ;

- платежные документы.

На сумму капитальных затрат арендатор открывает инвентарную карточку по форме ОС-6;

* порядок начисления амортизации.

Капитальные затраты на арендованные основные средства, подлежащие после прекращения договора аренды передаче арендодателю, амортизируются ежемесячно арендатором в течение срока аренды исходя из способа начисления амортизационных отчислений, установленных арендодателем по объекту, на который произведены указанные затраты. Таким образом, к указанному объекту должны применяться нормы амортизационных отчислений, соответствующие нормам, применяемым к арендованному объекту основных средств.

15. Проверяется наличие документов, подтверждающих правомерность нахождения федерального имущества у организации на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды, безвозмездного пользования и т.д. 16. Проверяется наличие свидетельства о внесении имущества, являющегося федеральной собственностью в реестр федерального имущества.

17. Проверяется наличие паспорта объекта культурного наследия.

18. Выявляются основные средства, не пригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежащие восстановлению. Основные средства заносятся в отдельную инвентаризационную опись по форме ИНВ-1. Составляется акт (произвольная форма), в котором указывается дата ввода в эксплуатацию и причины, приведшие эти объекты в непригодность (порча, полный износ и др.). Акт подписывают все члены комиссии.

19. Выявляются ранее не учтенные основные средства. Оценка таких объектов производится по рыночной стоимости, а сумма износа определяется по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

20. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины в дальних рейсах; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

21. Инвентаризационные описи по форме ИНВ-1 составляются отдельно на основные средства, учтенные на счете 01 «Основные средства», и на основные средства, учтенные на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Кроме того, описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения) по каждому месту хранения.

22. Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно, числившиеся за одним материально ответственным лицом и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета (форма ОС-6а), в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих объектов.

23. Составляются отдельные описи на основные средства, принятые в аренду и учитываемые на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Описи составляются в количестве трех экземпляров по каждому арендодателю с указанием срока аренды.

24. После заполнения описей один экземпляр передается в бухгалтерию для заполнения графы «По данным бухгалтерского учета» и составления сличительной ведомости, второй экземпляр остается у материально ответственного лица, третий экземпляр описи по арендованным объектам основных средств высылают в адрес арендодателя.

25. При выявлении отклонений от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме ИНВ-18. На арендованные объекты основных средств составляются отдельные сличительные ведомости. Ведомости составляются в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

1) осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

3) соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

4) созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

5) оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

6) существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

7) хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;

8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей: опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности; проверяет весы, мерную тару; получает от материально ответственных лиц отчет с документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и расписку.

Образец

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ____________________ ________________ (должность) (подпись)

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано. Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются:

дата поступления товаров;

наименование поставщика;

дата и номер приходного документа;

наименование товара;

количество товара;

цена товара;

сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению членом комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В любом случае на дату проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации. После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества, то есть их вещественная и документальная проверки. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур.

При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

При инвентаризации оборудования следует кроме наружного осмотра проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность, согласно паспорту. Заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88, в частности:

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ -3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ -6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	ИНВ-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	ИНВ-9

012 Инвентаризация денежных средств и денежных документов

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Инвентаризация денежных средств в кассе и денежных документов проводится в следующем порядке: 1. Инвентаризационная комиссия получает два экземпляра описи по форме № ИНВ-15.

2. Материально ответственное лицо дает расписку о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию и об оприходовании и списании денежных средств, поступивших под его ответственность.

3. Проверяется фактическое наличие денежных знаков путем полного пересчета наличных денег. Иностранная валюта пересчитывается в рубли по курсу на дату проведения инвентаризации по каждому виду валюты. Данные подсчета заносятся в опись по видам валют (рубли, долл. США, евро и др.).

4. Проверяется фактическое наличие денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты и др.). Денежные документы пересчитываются и записываются в опись по каждому виду денежных документов.

5. Проверяется фактическое наличие ценных бумаг. Данные об их общей стоимости по номиналу записываются в опись № ИНВ-15 (данные по видам ценных бумаг заносят в опись № ИНВ-16 при инвентаризации счета 58 «Финансовые вложения»).

6. В опись № ИНВ-15 заносятся учетные данные по счету 50 «Касса».

7. Фактическое наличие сопоставляется с данными бухгалтерского учета по видам денежных средств: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

8. Определяется результат инвентаризации.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм, числящихся на счете 57 «Переводы в пути», с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

1. Проверяется фактическое наличие бланков документов строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.). Подсчет производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Стоимость бланков по принятой в организации условной оценке заносится в опись по форме № ИНВ-16.

2. Показатель графы 10 описи сравнивается с остатком на дату инвентаризации забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности», предназначенного для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов строгой отчетности.

3. Акты по форме № ИНВ-16 оформляются в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Инвентаризация финансовых вложений

Инвентаризация финансовых вложений проводится в рамках общей инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия. При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы. При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

§ правильность оформления ценных бумаг;

§ реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

§ сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

§ своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе. Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации. Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк - депозитарий - специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Инвентаризация расчетов

Задача инвентаризации - определение реального состояния расчетов и выявление задолженности, не реальной для взыскания, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

1. Последовательно анализируется каждый вид инвентаризируемого расчета:

· расчеты по кредитам и займам (сч. 66, 67). Проверяются кредиты, выданные организации банками и другими кредитными учреждениями по каждому кредитному учреждению и кредитному договору. Проверяется правомерность их учета в составе краткосрочных (со сроком погашения не более 12 месяцев) или долгосрочных (со сроком погашения более 12 месяцев) обязательств в соответствии с договором. Займы, привлеченные путем выпуска и размещения облигаций, учитываются обособленно. Кредиты и займы, не оплаченные в срок, учитываются обособленно. Учет расчетов с кредитными организациями, заимодавцами и векселедателями в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется обособленно. Проверяется правильность и своевременность начисления к уплате причитающихся процентов по полученным кредитам и займам. Начисленные суммы процентов учитываются обособленно;

· расчеты по налогам и сборам (сч. 68). Проверяется соответствие сумм, отраженных на соответствующих субсчетах, налоговым декларациям по каждому виду налога. Проверяется своевременность расчетов с бюджетом по исчисленным налогам. Проверяются акты сверки с бюджетом по налогам. Выявляется задолженность перед бюджетом и дата ее образования;

· расчеты по социальному страхованию и обеспечению (сч.69). Проверяется соответствие сумм, отраженных на соответствующих субсчетах, налоговым декларациям по каждому виду страхования (социальное страхование, пенсионное обеспечение и обязательное медицинское страхование). Проверяется своевременность расчетов с бюджетом и Пенсионным Фондом по страховым взносам. Проверяются акты сверки с бюджетом и Пенсионным Фондом. Выявляется задолженность перед бюджетом и пенсионным фондом и дата ее образования;

· расчеты с покупателями и заказчиками (сч.62). Аналитика ведется в разрезе задолженности за поставленные товары (работы, услуги) и авансов полученных по каждому покупателю (заказчику). Данные аналитического учета за поставленные товары (работы, услуги) должны обеспечивать возможность получения необходимой информации:

- по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- по покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- по векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- по векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- по векселям, денежные средства по которым не поступили в срок;

- по покупателям и заказчикам в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность.

Проверяются акты сверок с покупателями и заказчиками. Акты должны быть подписаны обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета. На основании данных аналитического учета и актов сверок выявляется:

- задолженность, подтвержденная дебиторами;

- задолженность, не подтвержденная дебиторами;

- задолженность с истекшим сроком исковой давности. Проверяется обоснованность списания безнадежной задолженности. Задолженность списывается при наличии письменного обоснования и приказа руководителя. Списание безнадежной задолженности возможно: - по истечении срока исковой давности. Срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности;

- при неплатежеспособности должника. Суммы списанной задолженности сопоставляется с суммами, отраженными на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (задолженность учитывается за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников).

Данные инвентаризации заносятся в опись по каждому покупателю (заказчику). Расчеты с поставщиками и подрядчиками (балансовый счет 60) Аналитика ведется в разрезе задолженности за поставленные товары (работы, услуги) и авансов выданных по каждому поставщику (подрядчику). Данные аналитического учета должны обеспечивать возможность получения необходимых данных о расчетах с поставщиками (подрядчиками): - за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п.;

- по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

...