Учет, анализ и контроль расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям

Для повышения эффективности учета расчетных операций в Республике Беларусь необходимо постоянно обращаться к зарубежному опыту по учету этих операций.

Зарубежный опыт полезен тем, что:

-- более четко законодательно регламентирован порядок учета каждого вида расчетных операций;

-- порядок учета соответствует международным стандартам, что облегчает работу с иностранными партнерами;

-- учет ведется только с применением современных ПО и использованием ПЭВМ;

-- за рубежом более эффективно развита система поощрения и наказания работников, осуществляющих бухгалтерский учет на предприятиях (в организациях) и др.

Учетные системы разных стран отличаются многообразием. Включение Республики Беларусь в мировое хозяйство требует взаимопонимания в финансовой отчетности, что делает актуальным реформирование бухгалтерского учета и отчетности в нашей стране в соответствии с международными стандартами. Многое для перехода Республики Беларусь на принятую в международной практике систему учета и отчетности уже сделано. И все же данные, составленные по белорусским правилам, по-прежнему существенно отличаются от информации, подготовленной в соответствии с международными стандартами.

Одним из методов получения отчетности соответствующей требованиям МСФО, является трансформация. Ключевым моментом трансформации являются корректировки, которые связаны с признанием или уточнением стоимостной оценки элементов отчетности: активов, обязательств, капитала, доходов, расходов. Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью расчетных операций. Наиболее полно учет расчетных операций отражается в стандартах 7 «Отчет о движении денежных средств» и 18 «Выручка». В практике взаимоотношений между субъектами хозяйствования возникают взаимные обязательства. В соответствии с МСФО обязательства -- это настоящая обязанность, обусловленная прошлыми событиями, которая будет исполнена посредством платежа. Обязательство может трактоваться как обязанность (МСФО, Молдова, Казахстан, США) либо задолженность (Республика Беларусь, Украина).

Таблица 1.3 - Сравнительная характеристика трактовок обязательства

Страна (учетная система)	Раскрытие в балансе
Республика Беларусь	Обязательство -- задолженность организации, которая возникает в результате прошлых событий, совершенных до отчетной даты, и погашение которой приведет к уменьшению активов либо увеличению капитала
Украина	Обязательство -- задолженность предприятия, которая возникла вследствие прошедших событий, погашение которой в будущем приведет к уменьшению экономических ресурсов предприятия, которое воплощает в себе экономические выгоды
США	Обязательство -- долги или другие обязательства предприятия, которые возникают при приобретении товаров или предоставлении услуг в кредит или кредитов для финансирования
МСФО	Обязательство -- настоящая обязанность, обусловленная прошлыми событиями, которая будет исполнена посредством платежа

Примечание - Источник: [49, с. 47]

Как видно, определение «обязательство» в Республике Беларусь не вполне отвечает международной практике.

В организации может возникнуть как задолженность перед подотчетными лицами, так может возникнуть и дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией. Дебиторская задолженность, которая не оплачена в срок и по которой предприятие предположительно не получит заемные средства, называется сомнительной или безнадежной. В соответствии с МСФО при допущении, что дебиторскую задолженность не возможно будет взыскать, создается резерв на ее покрытие.

Согласно МСФО резерв -- это обязательство с неопределенной временем суммой. Практика создания и учета резервов в Республике Беларусь в целом соответствует требованиям МСФО.

Следовательно, переход Республики Беларусь на МСФО потребует совершенствования бухгалтерского учета и отчетности и балансовых данных. Установлено, что наиболее существенные отличия касаются методов оценки активов и обязательств, имеется ряд различий в структуре и раскрытии информации об активах и пассивах организации, не совпадают с международными стандартами условия их признания и принятия к бухгалтерскому учету.

Таким образом, расчётные операции -- операции в рамках системы организации безналичных платежей юридических и физических лиц по денежным требованиям и обязательствам.

Выдача денег под отчет на хозяйственные расходы, а также на расходы связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Подотчетное лицо -- работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

К расчетам с персоналом по прочим операциям относятся расчеты с работниками по предоставленным им займам, расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака и по возмещению других видов ущерба и т. д.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью расчетных операций. Наиболее полно учет расчетных операций отражается в стандартах 7 «Отчет о движении денежных средств» и 18 «Выручка».

В практике взаимоотношений между субъектами хозяйствования возникают взаимные обязательства. В соответствии с МСФО обязательства -- это настоящая обязанность, обусловленная прошлыми событиями, которая будет исполнена посредством платежа. Обязательство может трактоваться как обязанность (МСФО, Молдова, Казахстан, США) либо задолженность (Республика Беларусь, Украина.

2 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ

2.1 Цели, и задачи учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Так как расчеты с дебиторами и кредиторами на прямую влияют на финансовое положение организации, то для данных расчетов необходимо определить их принципы:

1) своевременность. Данный принцип обуславливает своевременное погашение обязательств организаций и работников друг перед другом;

2) срочность. Данный принцип позволяет планировать свои действия исходя из информации о сроках погашения задолженности и остатках своих денежных средств и материальный ценностей;

3) возвратность. Принцип, который реализуется путем сверок расчетов, выставлением требований на основании этих сверок. Этот принцип особенно необходим при расчетах с подотчетными лицам;

4) платность. Все обязательства возникшие у организации либо работника перед организацией должны иметь финансовую основу, то есть все обязательства могут погашаться путем выплаты денежных средств.

По мере выявления принципов необходимо поставить первоочередные задачи, которые помогут воплотить данные принципы:

1) своевременное и правильное документирование операций по движению средств и расчетов;

2) контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

3) контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

4) своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

От успешности решения таких задач напрямую зависит финансовое состояние предприятия и достижения им положительных результатов хозяйственной деятельности [7, c. 32].

Задачи, которые поставлены перед учетом операций с подотчетными лицами и возмещению материального ущерба:

-- своевременное предоставление документов подтверждающих расход выданных сумм;

-- своевременное и достоверное составление авансовых отчетов посредством полученных документов;

-- выплата или оприходование излишне израсходованных или оставшихся денежных средств;

-- своевременное принятие к учету факта причинения ущерба;

-- точный расчет нанесенного ущерба и определение виновных лиц; принятие к учету выявленных сумм с отнесением на источник возмещения.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

2.2 Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам в пределах Республики Беларусь

Служебная командировка -- это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания.

Направление работников в командировку оформляется приказом (распоряжением) и выдачей командировочного удостоверения. За дни нахождения работника в служебной командировке ему выплачивается средний заработок за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Этапы и документальное оформление командировки представлены на рисунке 2.1.

Выдача денег на расходы связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Возмещение расходов связанных с командировками в пределах Республики Беларусь регламентируются «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной 12 апреля 2000 г. N 35.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) (Приложение Б, В) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (Приложение Г).

В приказе указаны следующие обязательные реквизиты:

1) цель командировки;

2) пункт назначения (наименование организации и город);

3) количество дней командировки (дни отъезда и приезда считаются днями командировки);

Командированным лицам выдается командировочное удостоверение (Приложение Г). При этом срок командировки определяется руководителем Мядельского филиала ГП «Миноблтопливо» и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Основная гарантия при направлении работника в служебную командировку установлена ст. 95 Трудового Кодекса Республики Беларусь: сохранение места работы (должности) и заработной платы в течение всего срока командировки не ниже его среднего заработка. Исключением из этого правила являются лица, направленные на обучение или стажировку за границу на срок более двух месяцев, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питанием и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). Таким работникам заработная плата по основному месту работы не сохраняется.

Расчет среднего заработка для исчисления оплаты в течение срока служебной командировки производится в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия Ї день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее Ї последующие сутки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, то компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке [6, с. 6].

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Итак, в соответствии с законодательством в Мядельском филиале ГП «Минскоблтопливо» командированному работнику возмещаются следующие расходы [38, с. 107]:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию проездных билетов.

В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов;

2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях [7, с. 34];

3) за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам выплачиваются суточные в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачивается в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового -- 30 процентов установленной нормы.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В соответствии с данным Положением, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» устанавливаются следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь [23]:

1) суточные -- 44 000 рублей за каждый день командировки;

2) суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства -- 22 000 рублей;

3) по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов -- 13 000 рублей в сутки.

4) расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих к предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:

1) расходному кассовому ордеру формы КО-2;

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

1) наименование организации;

2) номер документа и дата его составления;

3) сумма, подлежащая выдаче;

4) ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

5) документ, на основании которого оформляется данный РКО;

6) документ, удостоверяющий личность работника;

7) сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии бухгалтером.

После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью.

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия -- день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее -- последующие сутки.

2) платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

В Мядельском филиале выдача средств на командировочные расходы производится по платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе (Приложение В), со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении (Приложение Г).

Согласно данному приказу -- срок командировки составляет 1 день, с 08.12.2011 г. (не совсем понятно, что вы тут рассматриваете. Укажите четко, сославшись на приложение) В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточные -- 22 000 рублей за каждый день командировки.

Следовательно, командировка составила 1 день.

1 дн. Ч 22 000 руб. = 22 000 рублей.

В соответствии со счетом за билеты (имеются подтверждающие документы) -- 25 000 руб.

Итого: 25 000 + 22 000 = 47 000 руб.

Рассмотрим учет командировки в Гродно на 4 дня в ноябре 2012 года инженера Родионово Е. К.

Согласно приказу -- срок командировки составляет 4 дня, с 23.11.2012 по 26.11.2012 г. В командировочном удостоверении имеются все необходимые отметки, заверенные печатью организаций, в которые работник направлялся, а также подписью уполномоченного должностного лица.

Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточные в 2012 году -- 44 000 рублей за каждый день командировки.

Следовательно, командировка составила 5 дней.

4 дн. Ч 44 000 руб. = 176 000 рублей.

В соответствии со счетом за проживание (имеются подтверждающие документы) было уплачено 512 000 руб.; за билеты (имеются подтверждающие документы) -- 280 000 руб.

Итого: 176 000 + 512 000 + 280 000 = 968 000 руб.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки -- не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньг. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

По возвращении из служебной командировки (08.12.2011 г.) работник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет 09.12.2011 г. (Приложение Д), а за командировку от 26.11.2012 авансовый отчет был предоставлен 28.11.2012.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и суммы суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

1) командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц. При отсутствии такой печати подпись лица, производившего отметки в командировочных удостоверениях штампами организаций не допускается;

2) проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

3) оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

4) отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад подотчетными лицами по требованиям-накладным.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Остаток по авансовому отчету от 28.11.2012 года в размером 32 000 рублей был возвращен в кассу.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. После проверки в бухгалтерии, авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, а бухгалтерия производит окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в момент утверждения авансового отчета. Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет, по кредиту -- списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы составляется бухгалтерская проводка:

-- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

-- Кредит счета 50 «Касса».

На основании утвержденных авансовых отчетов командировочные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью списываются бухгалтерской проводкой:

-- Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

-- Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При внесении в кассу неиспользованных подотчетных сумм составляют проводку:

-- Дебет счета 50 «Касса»

-- Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остатки неиспользованных сумм, невозвращенные подотчетными лицами в установленные сроки отражаются бухгалтерской проводкой:

-- Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

-- Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае невозможности удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм составляют бухгалтерскую проводку:

-- Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

-- Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание утвержденных командировочных расходов сверх утвержденных нормативов отражают бухгалтерской проводкой:

-- Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

-- Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами на предприятии представим в виде таблицы 2.1.

Таблица 2.1 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами на ХХХ

Содержание операции	Дата операции	Дебет счета	Кредит счета	Сумма	Документ
Получены деньги из банка для выдачи подотчетным лицам	07.12.11	50	51	1 000 000	Платежное поручение, приходный кассовый ордер
Выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы для командировки в г. Минск	07.12.11	71	50	1 000 000	Расходный кассовый ордер, приказ руководителя
Списаны командировочные расходы в пределах Республики Беларусь по нормам	09.12.11	26	71	968 000	Авансовый отчет, командировочное удостоверение и билеты, счета
Получены деньги из банка для выдачи подотчетным лицам	22.11.12	50	51	1 000 000	Платежное поручение, приходный кассовый ордер
Выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы для командировки в г. Гомель	22.11.12	71	50	1 000 000	Расходный кассовый ордер, приказ руководителя
Списаны командировочные расходы в пределах Республики Беларусь по нормам	28.11.12	26	71	968 000	Авансовый отчет, командировочное удостоверение и билеты, счета
Возврат неиспользованной суммы по авансовому отчету по командировке в г. Гомель	28.11.12	50	71	32 000	Авансовый отчет, приказ, приходный кассовый ордер

Примечание - Источник: собственная разработка по данным предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Таким образом, операции по одному авансовому отчету находят отражение только по одной строке. При предъявлении одним и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии» аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе субконто вида: виды расчетов; статьи движения денежных средств; работники организаций; виды расчетов и статьи движения денежных средств; виды расчетов, статьи движения денежных средств и работники организаций.

2.3 Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по командировочным расходам за пределы Республики Беларусь

В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает необходимость направить сотрудника в другой город, страну.

Порядок направления работников в командировку за границу регулируется «Инструкцией о порядке расходования средств на представительские мероприятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей», утвержденные Постановлением Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. № 29.

Направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа нанимателя. В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной фирмы, организации, направление работников в служебную командировку за границу производится на основании приказа и соответствующего приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.).

Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу. Следует отметить, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Республики Беларусь определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном порядке обеспечивать их сохранность [37, с. 102].

При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) -- предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

3) по найму жилого помещения;

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду до места командирования и обратно (возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных), провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) по нормам и в порядке, предусмотренным Положением, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Возмещение суточных производится:

1) при проезде по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

2) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим независящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

День пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для служебных командировок в пределах Республики Беларусь. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования.

При направлении за границу в краткосрочную командировку в случае, когда принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы страны командирования.

В случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, -- в размере 70 процентов, двухразовым -- в размере 30 процентов от установленной нормы суточных страны командирования.

При предоставлении принимающей стороной бесплатного жилого помещения выплата средств на расходы по найму жилого помещения не производится.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Командированному работнику возмещаются и иные расходы по командировке например, комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке.

При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты являются путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту. В случае, если расходы водителя, связанные с осуществлением перевозки, превысили сумму аванса, выданного ему в валюте, то возмещение произведенных расходов производится в той валюте, в которой выдан аванс. При отсутствии на предприятии данного вида валюты возмещение расходов может быть произведено по решению нанимателя как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату авансового отчета.

Возмещение данных и иных расходов по: оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале. При этом такие расходы относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Работники, которые прибыли из служебной командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный срок со дня прибытия.

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки -- не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдана, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

За нарушение правил расчетов с подотчетными лицами рядом документов предусмотрены определенные меры ответственности. В соответствии с законодательством несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса.

За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств. В таком же размере взыскивается штраф от суммы выданной под отчет наличной иностранной валюты без полного отчета по ранее выданным суммам.

К юридическим лицам применяются экономические санкции за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, -- до 10-кратной суммы этих средств.

Начисление штрафных санкций отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Республики Беларусь выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Республики Беларусь при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Республику Беларусь день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для Беларуси.

В случае выезда за границу и возврата в Республику Беларусь в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы. При командировании работников организации за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы оплаты проживания в гостинице и суточные в иностранной валюте установлены Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. N 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. от от 24.08.2012 № 52). Получение валюты в кассу для выдачи аванса на командировочные расходы отражают бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 2 «Валютная касса»

Кредит счета 52 «Валютные счета».

Выданную подотчетному лицу валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 2 «Валютная касса».

На суммы, утвержденные в авансовом отчете, задолженность подотчетных лиц списывают в зависимости от вида расходов по курсу Национального банка РБ на день представления отчета бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»;

Дебет счета 20 «Основное производство»;

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Отрицательная курсовая разница иностранной валюты, находящейся у подотчетного лица, в связи с изменением курса рубля к иностранной валюте отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Командировка в Вильнюс главного инженера с целью заключения договоров на поставку оборудования сроком на 4 дня. Согласно Постановлению Министерства финансов Республики Беларусь установлен следующий размер возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в страны ближнего и дальнего зарубежья: Вильнюс -- 26 евро за каждый день командировки. Курс составил 10 480 рублей (на какой день?). Следовательно:

26 евро Ч 4 дня Ч 10 930 руб. = 1 136 720 руб.

В соответствии со счетом за проживание (имеются подтверждающие документы) было уплачено -- 910 000 рублей; по проезду к месту служебной командировки и обратно -- 289 000 руб. Итого: 2 335 720 рублей.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами по командировкам за границу на предприятии представим в виде таблицы 2.2.

Таблица 2.2 - Журнал операций по учету расчетов с подотчетными лицами по командировкам за границу

Содержание операции	Дебит счета	Кредит счета	Сумма	Документ
Получены в банке денежные средства для выдачи подотчетным лицам	50-2	52	2 400000	Платежное поручение, приходный кассовый ордер, приказ руководителя
Перечислены подотчетному лицу денежные средства для командировки в г. Вильнюс	71	50-2	2 400000	Платежное поручение, расходный кассовый ордер, приказ руководителя
Списаны командировочные расходы в пределах Республики Беларусь по нормам	26	71	2 335720	Авансовый отчет, приказ руководителя
Возмещение перерасхода по авансовому отчету	70	50-2	64280	Авансовый отчет, приказ, приходный кассовый ордер

Примечание - Источник: собственная разработка по данным предприятия.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

2.4 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и представительским расходам

Хозяйственно-операционные расходы -- это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока. К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция к отрывному талону формы 20-ФС, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

В Мядельском филиале экономистом для приобретения канцелярских товаров выданы средства по расходному кассовому ордеру 300 000 рублей. По товарному чеку были приобретены материальные ценности. Учет операций по расчетам с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы представим в виде таблицы 2.3.

Таблица 2.3 - Журнал операций по учету расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Содержание операции	Дебит счета	Кредит счета	Сумма	Документ
Получены в банке денежные средства для выдачи подотчетным лицам	50	52	300000	Платежное поручение, приходный кассовый ордер, приказ руководителя
Перечислены подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских товаров	71	50	300000	Платежное поручение, расходный кассовый ордер, приказ руководителя
Оприходованы товарно-материальные ценности (канцелярские товаров)	10	71	253040	Авансовый отчет, чек
Возмещение перерасхода по авансовому отчету	71	50	46960	Авансовый отчет, приказ, приходный кассовый ордер

Примечание - Источник: собственная разработка по данным предприятия

Отказ от плановых методов руководства и развитие рыночных отношений способствовали расширению сотрудничества белорусских организаций с зарубежными и отечественными партнерами. Организации Республики Беларусь для продвижения своих продукции, товаров, работ и услуг поддерживают контакты с постоянными партнерами по бизнесу и осуществляют поиск новых (потенциальных). Такие контакты предполагают проведение переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества, в т.ч. с иностранными делегациями и лицами (далее -- иностранные делегации). Проведение подобных мероприятий предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые в деловом мире принято называть представительскими расходами. Представительские расходы с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, отражаемыми на счетах бухгалтерского учета.

...