Проектирование автоматизированной обработки информации по учету долгосрочных договоров

"1С:Бухгалтерия 7.7" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

В комплект поставки входит конфигурация, предназначенная для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация "Для бюджетных организаций". "1С:Бухгалтерия 7.7" может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями.

"1С:Бухгалтерия 7.7" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Отчеты по синтетическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость;

- шахматка;

- главная книга;

- журнал-ордер и ведомость по счету;

- анализ счета за период и по датам;

- карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета

- анализ счета в разрезе объектов аналитики

- анализ объекта аналитики по счетам

- карточки операций по объекту аналитики

В организации ООО «АСПЭК-Строй» «1С: Предприятие 7.7» позволяет формировать результатные документы, представленные в таблице 2.5.1.

Таблица 2.5.1

Отчетные документы

Наименование документа	Периодичность формирования	Конечный пользователь	Назначение	Формат бланка документа	Прочие характеристики
1	2	3	4	5	6
Журнал-ордер по счету 60	Ежемесячно	Гл. бухгалтер	Для отражения информации по расчету с поставщиками и подрядчиками и выявления кредиторской и дебиторской задолженности	А4 Альбомный	Хранится в общем журнале системы, заполняется бухгалтером, хранится по мере существования фирмы
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60	Ежемесячно	Бухгалтер	Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за определенный период	Формат А4 альбомный	Формируется по мере необходимости как электронный документ, хранится в общем журнале системы, заполняется бухгалтером, хранится по мере существования фирмы, не является документом внешнего пользования
Книга покупок	Ежемесячно на основании счет-фактур	Бухгалтер	Предназначена для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке	А4 Альбомный	Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи

Сформируем с помощью программы «1С: Бухгалтерия 7.7» такие результатные документы, как «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» и «Журнал-ордер по счету 60», которые описаны в таблице 2.5.1 и представим их в Приложениях 4 и 5.

Опишем реквизиты данных отчетных документов «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» и «Журнал-ордер по счету 60» в таблицах 2.5.2 и 2.5.3 соответственно.

Оборотно-сальдовая ведомость -- один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счета, cубсчета.

Из оборотно-сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс путем расчета сальдо по бухгалтерским счетам и перенесения их в сам баланс. Оборотно-сальдовые ведомости используются для проверки бухгалтерских записей на наличие арифметических ошибок. [4, с.155]

Отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" (меню "Отчеты" - "Оборотно-сальдовая ведомость по счету") показывает начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить остатки и обороты раздельно по объектам аналитического учета (субконто).

Для формирования "Оборотно-сальдовой ведомости по счету" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета.

Для получения данных в любых необходимых разрезах выбранного счета в программе предусмотрено большое количество вариантов настройки отчета. С помощью кнопки "Настройка..." командной панели формы отчета в специальном диалоговом окне можно задавать различные условия детализации и отбора. Причем, настройка отбора и детализации возможна не только по субконто, но и по реквизитам субконто.

Таблица 2.5.2

Описание реквизитов отчетного документа «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Наименование реквизитов	Идентификатор реквизита	Тип	Знач-ность	Точ-ность	Вид (справочный, ввод с клавиатуры или расчетный
1	2	3	4	5	6
Общие признаки
Наименование организации	Naim_org	Симв.	50		Справочный
Период	Period	Дата	8		Справочный
Табличная часть
Поставщик	Post	Симв..	50		Справочный
Сальдо начальное дебетовое	Saldo_nach_deb	Числ.	4	2	С клавиатуры
Сальдо начальное кредитовое	Saldo_nach_kr	Числ.	4	2	С клавиатуры
Оборот по дебету	Ob_deb	Числ.	4	2	Расчетный
Оборот по кредиту	Ob_kred	Числ.	4	2	Расчетный
Сальдо конечное дебетовое	Saldo_kon_deb	Числ.	4	2	Расчетный
Сальдо конечное кредитовое	Saldo_kon_kr	Числ.	4	2	Расчетный
Итого	Itogo	Числ	8	2	Расчетный

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (81 + 7) + 0,5 х 6 + 2,2 х 2 + 16 + 8 = 295,4 мм

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 2 + 9 х 16 + 0,5 х 14 + 2,2 х 5= 210 мм

Таким образом, «Оборотно-сальдовая» ведомость будет иметь бланк

документа А4, ориентация « Альбомная».

Бухгалтерский учет на основе журнально-ордерной формы учета осуществляется следующим образом. Полученные бухгалтером первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их поступления. При этом проверяется подлинность документов, их соответствие законодательству и наличие обязательных реквизитов. При обработке документов сведения из их данных включаются в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости, а также кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. Информация по ряду операций поступает сразу же в соответствующие журналы-ордера. Расчеты по кассе оформляются в кассовой книге, а потом переносятся из нее в журналы-ордера.

Журнально-ордерная форма отличается от других форм бухгалтерского учета в журналах-ордерах и главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, где подсчитываются обороты по дебетам счетов, и определяется конечное сальдо по всем счетам.[8, с. 88]

Отчет "Журнал-ордер по счету" (меню "Отчеты" - "Журнал-ордер по счету") показывает кредитовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с дебетуемыми счетами, начальные и конечные остатки, а так же обороты за период для выбранного счета. Для формирования "Журнала-ордера по счету" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета.

Представим описание реквизитов отчетного документа « Журнал-ордер по счету 60» в таблице 2.5.3.

Таблица 2.5.3

Описание реквизитов отчетного документа

«Журнал-ордер по счету 60»

Наименование реквизитов	Идентификатор реквизита	Тип	Значность	Точность	Вид (справочный, ввод с клавиатуры или расчетный
1	2	3	4	5	6
Общие признаки
Наименование организации	Naim_org	Симв.	50		Справочный
Период	Period	Дата	8		Справочный
Табличная часть
Сальдо на начало месяца	Saldo_na_ nach	Числовой	6	2	С клавиатуры
Номер счет-фактуры	Nom_schet-fact	Числовой	4		Справочный
Поставщик	Postav	Символьный	50		Справочный
Номер приходного документа	Nom_prih_doc	Числовой	4		С клавиатуры
Стоимость материалов по учетной цене	Stoim_mat	Числовой	8		С клавиатуры
С кредита в дебет счетов	S_kr_v_deb	Числовой	8		С клавиатуры
Дата оплаты	Data_opl	Числовой	8		С клавиатуры
С расчетного счета	S_rasch_scheta	Числовой	8		С клавиатуры
Неприбывший груз	Nepr_gruz	Символьный	8		С клавиатуры
Сальдо по неоплаченным счетам	Sal_po_neopl_schet	Числовой	8		С клавиатуры
Сальдо на конец месяца	Saldo_na_kon	Числовой	6	2	Расчетный

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (75+ 12) + 0,5 х 15 + 2,2 х 2 + 16 + 8 = 296,9 мм

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х 2. + 9 х 16 + 0,5 х 18 + 2,2 х2 = 208,6 мм

Таким образом, «Журнал-ордер» будет иметь формат бланка А4, ориентация «Альбомная».

3. Выбор программ и вычислительной техники для автоматизации учета

3.1 Рынок программных средств

На сегодняшний день на рынке программного обеспечения автоматизированных систем бухгалтерского учета представлено множество разработок, различающихся функциональной полнотой, принципами организации компьютерного учета, технологией внедрения и адаптации, стоимостью, и многими другими характеристиками.

Критерием выбора конкретного предприятия должны быть, прежде всего целесообразность и экономическая эффективность.

Классификация и краткая характеристика основных бухгалтерских программ:

1. Мини-бухгалтерия; К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для малых предприятий с небольшой численностью бухгалтерии (1-2 человека), без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета.

Среди этой группы программ наибольшее распространение получили такие программные продукты как «Финансы без проблем» (фирма «Хакер дизайн», г. Мариуполь), «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва) и другие.

2. Интегрированная бухгалтерская система (ИБС); Сегодня этот класс является одним из самых распространенных, он ориентирован в основном на малый и средний бизнес. Среди этой группы распространены программные продукты фирм «Парус», «Инфософт», «Инотек», «Модуль Пи». Далее рассмотрим одну из перечисленных программ.

«Инфософт». Данная фирма предлагает широкий спектр программных средств, мы рассмотрим на примере многопользовательской сетевой бухгалтерская система «Интегратор». Эта система изначально проектировалась как сетевая, она построена в архитектуре «клиент-сервер» и предназначена для предприятий впервые приступивших к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов. «Интегратор» содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятий, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке. Для небольших фирм, где бухгалтерский учет ведут 1-2 бухгалтера фирма «Инфософт» предлагает однопользовательский (несетевой) вариант системы Интегратор. Он содержит практически те же функции и возможности, что и сетевой вариант, но работает на одном компьютере. Однопользовательский интегратор прост в эксплуатации, имеет не высокую стоимость.

3. Бухгалтерий конструктор; Это бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностями. При овладении специальным языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, выдавать ведомости, отчеты и др. Эти универсальные системы более устойчивы, свободны от ошибок. Наиболее известные фирмы «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

«1С» - бесспорный лидер на сегодня по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальных и сетевых вариантах. Основные возможности системы легко укладываются в схему «проводка - главная книга - баланс». Пользователи любой версии «1С: Бухгалтерия» получают с программой полный комплект настроенных квалифицированными аудиторами правил расчетов всех отчетных форм, которые при необходимости можно перенастроить, изменить фору и алгоритм заполнения.

Кроме того, в новой версии «1С: Бухгалтерии 7.7» значительно расширены возможности ведения планов счетов, поддерживается ведение многомерной аналитики, реализована двухуровневая система регистрации информации о движении средств, производится объединение вводимых проводок в операции, реализован единый механизм построения отчетов и др.

4. Бухгалтерский комплекс; Представляет собой комплекс программ, рационализирующих функции, как отдельных разделов учета, так и бухгалтерского учета в целом. Эти программные средства ориентированы на средние и крупные предприятия. Наиболее известные фирмы «Интеллект-Сервис», «Аргос», «Галактика» и др., рассмотрим последнюю.

«Галактика» - это российско-белорусская корпорация, которая разработала одноименную корпоративную систему. Отличительной особенностью системы «Галактика» является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающий все сферы управления современным предприятием, включая финансовое и хозяйственное планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление и др.

Так, в основу архитектурного построения системы «Галактика» заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров - «Бухгалтерский учет», «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление автотранспортом», «Розничная торговля».

Назначение контура «Бухгалтерский учет» - осуществлять обработку данных первичного учета и формирование необходимой финансовой отчетности предприятия.

Контур «Административное управление» решает задачи финансового и хозяйственного планирования, учета и управления кадрами, организации электронного документооборота предприятия и т. д.

Контур «Оперативное управление» предназначен в первую очередь для решения задач учета наличия и движение товарно-материальных ценностей, включая управление материально-техническим снабжением и реализацией, а также для контроля взаиморасчетов с поставщиками и покупателями в соответствии с заключенными с ними договорами.

Таким образом, независимо от класса современные программные средства должны обеспечивать необходимые процедуры преобразования учетной информации, документирование в электроном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учетных данных и формирование учетных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.

3.2 Выбор бухгалтерской программы

Для автоматизации учета по долгосрочным договорам с поставщиками остановим выбор на программе «1С:Торговля и Склад 7.7», так как это развитая интегрированная система, которая обеспечивает ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по данному участку учета.

1С:Торговля и склад" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия".

"1С:Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Новые функциональные сервисы и возможности:

· Усовершенствованный механизм назначения цен.

· Операция "быстрой продажи", позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров.

· Учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.

· Групповые обработки справочников и документов.

· Автоматическое начальное заполнение документов.

· Возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.

"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

· вести раздельный управленческий и финансовый учет

· вести учет от имени нескольких юридических лиц

· вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)

· вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию

· оформлять закупку и продажу товаров

· производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных

· вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам

· формировать необходимые первичные документы

· оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД

· выполнять резервирование товаров и контроль оплаты

· вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе

· вести учет товарных кредитов и контроль их погашения

· вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату

3.3 Рынок технических средств

В данном разделе необходимо ознакомиться с рынком технических средств, для осуществления дальнейшего их выбора.

I. Центральной, основной частью любого компьютера, содержащей в себе практически все основные устройства, является системный блок. Рассмотрим его внутренние устройства:

1. Материнская плата (по-английски - motherboard, или сокращенно МВ) - это главная, системная плата, на которой расположены процессор, модули памяти, набор логических микросхем, организующих взаимодействие процессора с памятью и различными периферийными устройствами. Кроме того, на ней имеются различные разъемы для подключения внешних устройств: накопителей на жестких магнитных дисках (Hard DISK Drive - HDD), накопители на гибких магнитных дисках (Floppy Disk Drive - FDD), устройств для чтения компакт дисков (CD-ROM Drive), клавиатуры, мыши и др. На материнской плате расположены так называемые слоты расширения (специальные внутренние разъемы) для дополнительных плат. Это могут быть видео, звуковые и прочие карты (платы), и на ней имеются порты ввода-вывода для подключения внешних периферийных устройств: принтеров, сканеров и и др.

Кроме того, возможности материнской платы, влияющие на общую производительность системы, определяются установленным на ней набором микросхем системной логики, по-другому называемым чипсетом. Наиболее популярными и надежными чипсетами на настоящий момент являются Intel 815, 845 - под процессоры Intel и VIA KT 133 A, KT 266 A; AMD 751, AMD 760 - под процессоры AMD.

Тогда, из краткой характеристики МВ следует, что выбор ее типа и производителя, весьма важен.

Всех производителей материнских плат можно условно поделить на следующие группы:

1) Фирмы с репутацией качественных и надежных МВ, например, Asus, Microstar (MSI), Iwile, Gidabyte, Abit, AOpen, Chaintech. Но, как известно, обратная сторона надежности - дороговизна их изделий.

2) Малоизвестные фирмы (а то и просто безымянные - noname), которые на базе невысокого качества комплектующих элементов и технологий выпускают не очень надежные, но зато существенно более дешевые компоненты и оборудование.

3) Компании, не обладающие известностью грандов рынка, но старательно (и успешно) пробивающие себе место под солнцем. Цены на их продукцию находятся на среднем уровне, при этом платы имеют неплохое качество и зачастую вбирают в себя все технические новации, на которые далеко не сразу решаются крупные конкуренты. Это, например, Epox, Soltek, Soyo, Lucky Star, Supermicro.

2. Но самой главной частью компьютера, его мозгом, является процессор. Одним из основных параметров которого, является тактовая частота, на которой он работает. Чем больше ее значение у процессора, тем он производительнее. На настоящий момент выпускаются процессоры с тактовой частотой от 800 МГц до 2 ГГц.

Что касается фирм производителей, то на сегодняшний день, серьезно конкурируют две фирмы Intel и AMD (Advanced Micro Devices).

Intel предлагает своим клиентам 3 типа процессоров: Celeron - настольные системы начального уровня, Pentium III - системы среднего класса, Pentium IV - элитные системы бизнес класса. В свою очередь, фирма AMD выпускает менее дорогие процессоры (примерно на 20-25% дешевле): Duron - для систем начального класса , Atlon и Atlon XP - соответственно для систем среднего и элитного классов.

Выбор того или иного процессора зависит от цели и области их дальнейшего применения. Так, известно, что процессор Intel традиционно сильнее в бизнес приложениях, а AMD - в мультимедиа-приложениях.

Тогда, их использование соответственно Intel - в системах, устанавливаемых в организациях и на предприятиях, AMD - в домашних, образовательных системах и системах работы с графикой.

3. Память, является следующим важнейшим компонентом компьютерной системы. Вообще в компьютере имеется два вида памяти: постоянное запоминающее устройство (ПЗУ) - ROM и оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) - RAM. Первая отвечает за начальную загрузку компьютера, поддержание функций ввода-вывода и согласование работы различных устройств компьютера. А вторая - это ресурсы с помощью которых компьютер быстрее думает. В настоящее время современными типами памяти считаются следующие: SDRAM, DDR SDRAM, RDRAM. Наиболее употребительна пока - SDRAM память, она является наиболее универсальной, дешевой и вполне подходит для выполнения необходимых задач. Более дорогой и обладающей лучшими характеристиками является DDR .

Кроме того, важным параметром комплекса также является объем оперативной памяти, так как он на прямую влияет на общую производительность системы. Чем он больше, тем компьютер быстрее работает и оказывается менее подверженным неожиданным «зависаниям». Сейчас выпускаются модули памяти следующих объемов: 64, 128, 256, 512, 1024 Мб. Комбинируя эти модули, можно получить желаемый объем памяти. Наконец, есть частота шины, на которой память работает. Чем частота больше, тем быстрее работает модуль. Для SDRAM сейчас имеет смысл приобретать спецификацию PC 133 (133 МГц), для DDR имеются спецификации DC 1600 (133 МГц) и PC 2100 (266 МГц).

4. Винчестер (жесткий диск); Его задача в компьютере - хранение операционной системы, программ, данных и другой информации.

Винчестер в основном характеризуют два параметра: быстродействие и емкость. Быстродействие определяется: во-первых, скоростью вращения дисков (5400, 7200, 10000 и 15000 об/мин), во-вторых, протоколом взаимодействия контролера винчестера с чипсетом на материнской плате. В настоящее время имеется два интерфейса шин: IDE (5400 и 7200 об/мин) и SCSI.

Так, из семейства IDE-протоколов самым современным на настоящий момент является UATA 133, но наиболее употребителен сейчас UATA 100. Что касается протокола SCSI, то он имеет высокую производительность (скорость обмена данными), и поэтому весьма дорогой. Такие устройства используются в основном в серверах и специализированных компьютерах.

Объем современных винчестеров доходит до 100 Гб. Для компьютеров офисного назначения вполне достаточно и 10-20 Гб. Более рекомендуемыми являются винчестеры IDE таких производителей, как Maxtor, Quantum, IBM, Samsung.

5. Видеоадаптер; Его задачей является подготовка и передача информации для ее отражения на экране монитора. Это устройство имеет свой процессор и оперативную память и устанавливается в слот расширения на материнской плате.

Существует множество разновидностей видеоадаптеров, отличающихся типом процессора, объемом памяти, количеством дополнительных функций. Для офисных компьютеров вполне достаточно видео средней мощности и с небольшим объемом памяти (от 4-8 МГ). В качестве примера можно привести такие устройства, как S3 Trio или Riva TNT.

Как уже выше отмечалось, в большинстве современных материнских плат, ориентированных на применение в офисных компьютерах, видеоадаптер вообще интегрируется в чипсет материнской платы (например, 810-й и 815-й чипсеты от Intel, новейший nForce 420 от nVidia).

6. Устройства для хранения информации на жестких и гибких магнитных дисках - соответственно HDD и FDD.

Из FDD в компьютерах в настоящее время применяются только дисководы на 3,5 дюйма с объемом дискет 1,44 Мб.

Для чтения компакт дисков применяются дисководы CD-ROM. Наиболее важным параметром, который нас интересует, является скорость чтения. Современные CD-ROM имеют следующую скорость чтения 40х, 48х, 52х, 60х.

Наиболее популярными производителями CD-ROM, являются Teac, Creative, Panasonic, NEC, Sony, Acer, Samsung, Hitachi, LG.

Кроме того, все компоненты компьютера размещены и работают в определенной конструкции, называемой корпусом компьютера. Корпуса офисных машин по расположению на столе подразделяют на горизонтальные (Desktop) и вертикальные (Midi и Minitower).

II. Устройства вывода и отображения информации;

Рассмотрим основные два: монитор и принтер.

Монитор, является важной частью компьютера. Так как с экраном монитора мы постоянно контактируем во время работы. От его размера и качества зависит, насколько будет комфортно нашим глазам. И потому именно к монитору предъявляются едва ли не самые строгие требования в области эргономики, безопасности и удобства для человека.

Как известно, различают мониторы на основе электронно-лучевой трубки и жидкокристаллические мониторы. Последние являются наиболее удобными и дорогими, и наименее энергопотребляющими.

Если говорить о торговых марках, то из наиболее надежных и технически совершенных (доступных на нашем рынке), стоит отметить Mitsubishi, Hitachi, Nokia.

Кроме того, различают матричные, струйные и лазерные принтеры. На сегодняшний день востребованными являются последние два. Что касается производителей, то наибольшей известностью пользуются следующие компании: Hewlett-Packard, поставляющая на рынок лучшие (и самые дорогие) струйные и лазерные принтеры; Lexmark; Epson; Samsung; Canon и OKI.

III. Устройства ввода информации; Рассмотрим основные из них:

Клавиатура - первое из внешних устройств ввода и управления. Современная клавиатура состоит из 104 укрепленных в едином корпусе клавиш, традиционно они делятся на: буквенно-цифровые, предназначенные для ввода информации; функциональные клавиши, предназначены для отдания компьютеру команды, выполнить какую-либо операцию. Фирмы производители: Microsoft, Cherry, ВТС.

Мышь, является внешним устройством управления. Различают оптико-механическую, оптическую и инфракрасную беспроводную модели мыши. Наиболее известными производителями являются: Microsoft, Genius, Logitech.

3.4 Выбор компьютера и технических средств

Проанализировав выше сказанное, администрации данного предприятия можно порекомендовать:

ь Системный блок HP G5215ru XS528EA (17990 руб.): операционная система Windows 7HB 64 Bit, тип процессора (Celeron E3400), тактовая частота процессора 2,6 ГГц, оперативная память 2 Гб, жесткий диск 500 Гб, интегрированная видеосистема GMA*4500HD, видеопамять до 780Мб, тип приводаDVD+P/RW/DL;

ь Монитор (6490 руб.): размер диагонали 17 (43,2 см.), разрешение 1280*1024 Пикс., яркость 250 кд/кВ.м, динамическая контрастность 20000:1;

ь Комплект «Клавиатура + мышь» Logitech MK250 (2490 руб.) - беспроводная клавиатура, мышь оптическая (разрешение 1000т/д);

ь Лазерный принтер Xerox Phaser 3140 (3990 руб.) - максимальное разрешение ч/б печати 1200*600 т/д, скорость - 18 стр./мин., кабель USB в комплекте;

ь Факс лазерный Panasonic KX-FL423 RU-W (9990 руб.) формат печати А4.

3.5 Расчет экономической эффективности внедрения бухгалтерской программы и компьютерной техники

Под экономической эффективностью понимается целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда.

Основными показателями экономической эффективности являются годовая экономия (DС), годовой экономический эффект (Эгод), коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Ер), и срока окупаемости (tр).

Для их определения сравнивают два варианта базовый и сравниваемый, таковыми будут являться соответственно, обработка информации вручную и обработка информации с учетом ЭВМ.

Условие 1: Как известно, ООО «АСПЭК-Строй» с момента существования организации бухгалтерский учет не был автоматизирован, а, следовательно, велся в ручную. При этом с учетом специфики данной организации, требующей детализацию определенных участков бухгалтерского учета, в составе сотрудников бухгалтерии насчитывалось 2 человека: 1 главный бухгалтер с зарплатой 15000 рублей в месяц и 1 бухгалтер-калькулятор с зарплатой 6000 рублей. Затраты на материалы составляли в среднем за месяц 800 рублей (бланки документов, ручки, карандаши, калькуляторы, клей, корректор и т.).

С 01.05.2003г. применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, с применением бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия 7.7 сетевая (цена 18000 рублей).

Используя соответствующие формулы, проведем анализ.

1. Определим текущие затраты при ведении бухгалтерского учета вручную, по следующей формуле:

С1 = Сзп + Смат,

где Сзп - заработная плата работников бухгалтерии;

Смат - стоимость расходных материалов.

К1 = 0, так как капитальных вложений нет.

Тогда, С1 = 12*(6000+15000)+12*800 = 261600 руб.

Таким образом, при ручном способе обработки информации текущие затраты составили 261600 руб. в год.

2. Рассчитаем затраты при обработке данных с помощью ЭВМ. Капитальные вложения по варианту складываются из следующих показателей:

К1 = Квт + Кппп + Кпроек. + Кобуч. + Кпомещ.,

где Квт - стоимость вычислительной техники и оборудования;

Кппп - стоимость бухгалтерского пакета;

Кпроек. - стоимость обследования предприятия, разработки, отладки и внедрения бухгалтерских программ;

Кобуч. - стоимость обучения персонала предприятия работе на компьютере.

Кпомещ - затраты на оборудование рабочего места бухгалтера.

Условие 2: Стоимость компьютера составила - 40860руб. При этом, стоимость бухгалтерского пакета составила 18 000 руб. Стоимость обследования предприятия, разработки, отладки и внедрения бухгалтерской программы - 10 000 руб. Стоимость обучения персонала ООО «АСПЭК-Строй» работе на компьютере составила 5000 руб.

Тогда, из условия следует:

К2= 40860+18000+10000+5000=73860 руб.

Далее рассчитаем текущие затраты при автоматизированном ведении учета:

С2= Сзп + Сам. + Сэл.эн. + Смат. + Спроч,

где Сз/п-- годовой фонд заработной платы работников бухгалтерии;

Сам-- затраты на амортизацию компьютера и оборудования;

Сэл/эн - затраты на электроэнергию;

Смат - затраты на материалы (бумага, дискеты, картриджи и пр.);

Спрочие - прочие затраты (на обслуживание и ремонт компьютеров и программы).

Условие 3: Как выше отмечалось, с момента автоматизации бухгалтерского учета, бухгалтерия не изменилась. При этом и оплата труда не изменилась. Годовая норма амортизации для компьютера составила 20%, для принтера - 14%.

Тогда, из условия следует:

Сзп = 12*(6000+15000) =252000 руб.

Сам = 0,2*26970+0,14*13980 = 5394+1957,2=7351,2 руб.

Смат= 12*800 = 9600 руб.

Далее найдем затраты на электроэнергию, так нам известны суммарные потребляемые мощности компьютера - 0,15 Вт/ч; принтера - 0,09 Вт/ч, стоимость 1 кВт/ч = 2,42 руб. Так, определим:

Фонд использования ЭВМ 8 часов в день x 24 рабочих дня в месяц x 12 месяцев=2304 часов. Фонд использования принтеров 1час в день * 24 рабочих дня в месяц * 12 месяцев =288 часов.

Сэл.эн=2304*0,15*2,42+8*0,09*12*4*2,42=836,352+83,6352=919,99 руб.

Тогда, С2=252000+7351,2+9600+919,99=269871,19 руб.

3. Рассчитаем экономическую эффективность.

Найдем годовую экономию по формуле: ?С = С1-С2, ?С = 261600-269871,19 = -8271,19 руб.

Экономический эффект появляется уже в первые 3 месяца эксплуатации системы и составляет в среднем 1500 рублей в расчете на компьютер ежемесячно за счет оперативности обработки данных и принятия управленческих решений, сокращений штрафных санкций в налоговые и вышестоящие органы, сокращения сроков расчетов с поставщиками и заказчиками в связи с этим.

?С<0, следовательно найдем экономический эффект от внедрения новой системы обработки данных

Сдоп=3*1000*12=36000 руб.,

С21=С2-Сдоп=269871,19-36000=233871,19 руб.

?С1 = С1-С21, ?С =261600-233871,19=27728,81 руб.

т. к. ?С1>0, следовательно, второй вариант выгоднее первого.

Определим годовой экономический эффект по формуле: Эгод = З1-З2,

где З1=С1 , т.к. К1=0. З1=261600 руб.,

З2 = С2 + К2*Ен, Ен = 0,35 руб/год - нормативный коэффициент использования ЭВМ,

З2 = 233871,19 +0,35*73860 = 259722,19 руб.

Эгод =261600-259722,19=1877,81 руб.

Эгод >0, то вычисления продолжаются:

Ер=( С1- С21)/(К2-К1)= (261600-233871,19)/ 73860=0,37 руб.

Ер=0,37 означает, что каждый рубль капитальных вложений в использование вычислительной техники приносит дополнительную экономию в размере 0,37 руб. в год. Так как, Ер> Ен, то внедрение ЭВМ и программы целесообразно.

Далее определим срок окупаемости tp=1/ Ер,

tp= 1/0,37=2,7 лет, при этом tн=1/0,35=2,9 лет.

Так как tp< tн, то внедрение ЭВМ и программы экономически эффективно и целесообразно, т.е. оно окупится через 2,7 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения данной работы, можно сделать следующие выводы.

1. Информационная система управления состоит из взаимосвязанных подсистем (технической, технологической, экономической и др.). Среди всех указанных подсистем экономическая занимает наибольший удельный вес по объему и значимости в принятии решений. А на долю бухгалтерской информации приходится более 71% общего объема экономической информации.

Тогда в составе рационального ведения бухгалтерского учета, можно выделить такой важный компонент, как его автоматизация, обеспечивающая качество и эффективность его ведения, и как следствие высокие финансовые результаты.

Так, на ООО «АСПК-Строй» внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета позволило получить годовую экономию, а затраты на приобретение технических средств окупятся уже через 2,7 года.

2. Важнейшими элементами автоматизированной информационной системы являются разработка кодов и ведение справочников.

Кодирование представляет собой один из видов аналитического учета, позволяющий не удваивать рабочий план счетов, следующих порядков.

Так, например, в работе были (условно) представлены процесс составления справочников «Виды договоров» и «Контрагенты», кодирование материалов и контрагентов.

Основным назначением справочников является хранение условно-постоянной информации внутрифирменных или общих классификаторов. Они также предназначены для ведения аналитического учета и ввода различной информации в первичные документы.

3. Был рассмотрен перечень первичных и результатных документов, дана их характеристика и назначение. В данной работе были рассмотрены такие документы, как «Договор поставки», «Накладная», Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и «Журнал-ордер по счету»

4. Был произведен анализ состояния и тенденций развития рынка технических и программных средств. После чего был произведен выбор критерием которого было, прежде всего, целесообразность и экономическая эффективность.

Кроме того, в данной работе был представлен документооборот, касающийся данного участка бухгалтерского учета.

Таким образом, необходимо стараться к внедрению в организациях автоматизированной формы бухгалтерского учета. Итак, сегодня мы прекрасно понимаем, что без информационных систем обойтись нельзя и их уровень должен соответствовать внешней и внутренней среде предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс РФ

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М. И. Семенов, В. И. Лойко / Под общей редакцией И. Т. Трубилина. - М: Финансы и статистика, 2002. - 416 с.

3. Дьяченко А. Компьютер в офисе // Бухгалтер и компьютер. - 2002. - № 3. - с 43-47.

4. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 640 с.

5. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 920 с.

6. Помелова Н. Что денежки любят // Бухгалтер и компьютер. - 2001. - № 5. - с 20-25.

7. Финансовый учет: Учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 640с.

8. Пизенгольц М. З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: Учебник.- М.: Финансы и статистика,2004.-488 с.

9. Серова Г.А. Компьютерные технологии для бухгалтера: практ. пособие/ Г.А. Серова. - М.: Журн. «Горячая линия бухгалтера», 2005. - 411с.

10. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: учеб. пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. / Е.В. Михеева, О.Н. Титова. - М.: Akademia, 2006. - 207с.

11. Курс лекций по ИС 3 курс БУАиА 2012г.

12. Лабораторные задания по ИС 3 курс БУАиА 2012г

Размещено на Allbest.ru

...