Документирование кассовых операций

Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор обязан:

- открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в "Книгу кассира - операциониста" за предыдущий день;

- убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;

- оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показаний денежных счетчиков;

- выдать кассирам (контролерам - кассирам, продавцам, официантам) ключи от замка привода машины;

- дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т.п.);

- обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;

- дать указание кассиру (контролеру - кассиру, продавцу, официанту и др.) о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

Кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:

- проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

- включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

- напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;

- нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

- протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;

- разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

IV. Работа кассира в течение смены

Кассир-операционист или другое материально ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

- обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;

- осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

- для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);

- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню, или ценников в следующем порядке: четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента); напечатать чек - при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины; назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

В случае ошибки кассира-операциониста:

- при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;

- в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;

- составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме N 54 (приложение N 5) о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию (где они хранятся при текстовых документах за данное число);

- записать в "Книгу кассира-операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков;

- кассир-операционист не имеет права: снимать кассу без разрешения администрации;

- не выдавать кассовый чек покупателю (клиенту).

Кассир имеет право:

- в течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски "погашено", "счет", "контроль" и т.п.;

- получать распечатки по кассовой машине;

- изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

При возникновении неисправностей кассир обязан:

- выключить кассовую машину;

- вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;

- совместно с представителем администрации определить характер неисправности;

- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителями администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами) и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты;

- в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира - операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Кассиру запрещается:

- работать без контрольной ленты или склеивать в местах обрыва;

- допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора (заведующего) предприятия, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;

- покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

- самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);

- не должен иметь в кассе личных денег и денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

V. Окончание работы на кассовой машине

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в "Книгу кассира-операциониста".

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показания счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в "Книге кассира-операциониста" и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

Вопрос 3. Оформление документов кассира-операциониста.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов. Исключение составляют лишь небольшая категория хозяйствующих субъектов. Помимо применения контрольно-кассовой техники на хозяйствующих субъектов возложена обязанность по ведению, хранению соответствующей документации при применении контрольно-кассовой техники. Одним из таких документов является журнал кассира-операциониста.

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств, унифицированная форма № КМ-4, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998г. №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Журнал кассира-операциониста заводят для каждого кассового аппарата отдельно. Для индивидуальных предпринимателей допускается ведение общего журнала кассира-операциониста на все имеющиеся кассовые аппараты. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс (№ 1,2,3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера контрольно-кассовой техники. Показатели счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия ( в запасе, ремонте и т.д.).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Заполнять его должно должностное лицо, назначенное приказом руководителя и выполняющее обязанности кассира-операциониста. Согласно п.33,утвержденного ЦБ РФ «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22.09.1993г. с кассиром-операционистом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

В журнале кассира-операциониста отражают поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Грубейшим нарушением кассовой дисциплины является несвоевременное снятие Z-отчета. Записи в журнале кассира-операциониста ведутся в строгом хронологическом порядке каждый день. В нерабочие дни (смены) Z-отчеты не снимаются, записи в журнале кассира-операциониста не производятся.

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» покупатель вправе рассчитываться как наличными денежными средствами, так и банковской (платежной) картой. Расчеты пластиковыми картами в соответствии с действующим законодательством РФ относятся к наличным расчетам и информация, относящаяся к расчетным операциям с использованием платежных карт, подлежит отражению, в частности, в журнале кассира-операциониста.

При отсутствии или ненадлежащем оформлении или ненадлежащем оформлении журнала кассира-операциониста организация или индивидуальный предприниматель могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ. Согласно положениям этой нормы за несоблюдение или же несоответствующее соблюдение кассовой дисциплины, в том числе ведение документации по учету операций с применением контрольно-кассовой техники, влечет наложение штрафа на организацию в размере 30 000 - 40 000 рублей, с привлечением ее должностных лиц к ответственности в размере штрафных санкций от 3000 до 4 000 рублей. В этом случае к индивидуальным предпринимателям применяются нормы административной ответственности, предусмотренные для должностных лиц организации. Помимо административной ответственности организация или индивидуальный предприниматель могут быть привлечены к налоговой ответственности на основании ст.120 НК РФ. Данная статья наказывает налогоплательщика за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в соответствии с правилами бухгалтерского учета и налогового учета.

Работа №7. Изучение порядка проведения и оформления итогов ревизии кассы в организации

Вопрос 1. Изучение причин и процесса проведения ревизии (инвентаризации) кассы организации.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

· при смене кассира

· при выявлении недостач и хищений

· перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.

Вопрос 2. Изучение документации по оформлению процесса ревизии кассы.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь и Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными соответственно постановлениями Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 и от 26.03.2003 № 57.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность наличных денег, берется расписка. Такая расписка включена в заголовочную часть акта инвентаризации наличных денег и других ценностей и акта инвентаризации наличной иностранной валюты и других ценностей, формы которых утверждены вышеназванными правилами.

Результаты инвентаризации отражаются в актах инвентаризации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные, на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Вопрос 3. Изучение и оформление итогов ревизии кассы.

Итогом инвентаризации кассы может стать выявление недостачи или излишков наличных. В этом случае бухгалтер обязан отразить этот факт следующими проводками:

если обнаружены излишки - Д_т50 К_т 91/1

если обнаружена недостача - Д_т94 К_т50

если недостача возникла по вине кассира - Д_т73 К_т94

возмещение недостачи кассиром - Д_т94 К_т73.

Список использованной литературы

1) Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: учебник-изд. 17-е, перераб. И доп. Ростов н/Д: Феникс, 2013

2) Брыкова Н.В. Учет денежных средств: Учебное пособие.- М.: Издательский центр «Академия», 2008 г.

3) Лебедева Е.М. Бухгалтерский учет: М.: изд. Центр «Академия», 2009.-160.

4) Пизенгольц М.З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве Т.1.Ч.1. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник-4-е издание, перераб. И доп.-М:. Финансы и статистика, 2001-480 с.

5) Блинова У.Ю. Лабораторный практикум по бухучету: учебное пособие/ У.Ю. Блинова, Е.Н. Апанасенко; под ред. У.Ю. Блиновой - М.: КНОРУС, 2010. - 400 с.

6) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие для студ. вузов/ Н.П. Кондраков. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА - М, 2008. - 716 с.

7) Ивашкевич В.Б. Практический аудит: учебное пособие/ В.Б. Ивашкевич. - М.: Магистр, 2010. - 286 с.

Интернет - ресурсы:

1) www.minfin.ru

2) www.nalog.ru

3) www.gks.ru

4) www.garant.ru

5) www.consultant.ru

Размещено на Allbest.ru