Внутренняя отчётность и её место в управленческом учёте
Понятие и виды внутренней отчетности в системе управления. Требования и порядок построения, регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности. Методика формирования отчётности предприятия на примере ОАО "Ростелком-Волга".
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.05.2014 |
| Размер файла | 65,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ Н.П.ОГАРЕВА»
Факультет экономический
Кафедра бухгалтерского учёта и аудита
КУРСОВАЯ РАБОТА
ВНУТРЕННЯЯ ОТЧЁТНОСТЬ И ЕЁ МЕСТО В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ УЧЁТЕ
(НА ПРИМЕРЕ ОАО «РОСТЕЛЕКОМ - ВОЛГА» ФИЛИАЛ В РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ)
Автор курсовой работы
Обозначение курсовой работы КР-2069965-08.01.09-65-15-2011 группа 401
Специальность 08.01.09-65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит-65»
Руководитель работы
к.э.н., доцент Л. М. Макарова
Оценка
Саранск
2011
Федеральное государственное бюджетное
Образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева»
Факультет экономический
Кафедра бухгалтерского учёта и аудита
Задание на курсовую работу
Студентки
1. Тема Внутренняя отчётность и её место в управленческом учёте (на примере ОАО «Ростелеком - Волга» филиал в Республике Мордовия)
2. Срок представления работы к защите
3. Исходные данные для научного исследования работы отечественных и зарубежных авторов, учебные пособия, материалы периодической печати, статистические данные
4. Содержание курсовой работы
4.1 Теоретические основы формирования внутренней отчетности в системе управленческого учета
4.1.1 Понятие и виды внутренней отчетности в системе управления
4.1.2 Требования и порядок построения внутренней отчетности
4.1.3 Регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности
4.2 Практика формирования внутренней управленческой отчётности ОАО «Ростелеком - Волга»
4.2.1 Методика формирования оперативной отчётности предприятия
4.2.2 Методика формирования итоговой отчётности предприятия
4.2.3 Внутренние отчёты по бюджетам
4.3 Основные направления совершенствования формирования внутренней управленческой отчетности
Руководитель работы Л.М. Макарова
Задание принял к исполнению
Реферат
Курсовая работа содержит 49 страницу, 6 таблиц, 53 использованных источника.
Внутренняя отчётность, центры ответственности, оперативная отчётность, итоговая отчётность, бюджетирование, финансовая отчётность, контрольная отчётность.
Объектом исследования является ОАО «Ростелеком - Волга».
Цель работы - изучить теорию и действующую практику формирования внутренней управленческой отчётности предприятия и разработать предложения по совершенствованию системы формирования внутренней отчётности.
В процессе работы использовались следующие методы: наблюдение, сравнение, группировка, обобщение, детализация.
В ходе исследования изучены теоретические аспекты формирования внутренней отчётности предприятия и указаны возможные пути усовершенствования системы формирования внутренней управленческой отчётности.
Степень внедрения - частичная.
Область применения - в практике работы руководителей и специалистов ОАО «Ростелеком - Волга».
Эффективность - совершенствование системы формирования внутренней отчётности предприятия.
Содержание
Введение
1. Теоретические основы формирования внутренней отчётности в системе управленческого учёта
1.1 Понятие и виды внутренней отчетности в системе управления
1.2 Требования и порядок построения внутренней отчётности
1.3 Регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности
2. Практика формирования внутренней управленческой отчётности ОАО «Ростелеком - Волга»
2.1 Методика формирования оперативной отчётности предприятия
2.2 Методика формирования итоговой отчётности предприятия
2.3 Внутренние отчёты по бюджетам
3. Основные направления совершенствования формирования внутренней управленческой отчётности
Заключение
Список использованных источников
Введение
Роль информации в современном деловом мире неуклонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли и росте капитала. Для принятия инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров, необходима полнота и достоверность сведений. Под отчетом понимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к пользователю. Человек заведомо не в состоянии воспринимать и перерабатывать всю информацию, присутствующую в информационных системах управления, поэтому вынужден потреблять ее порциями. Порция информации, содержащая только требуемые пользователю сведения и сгруппированная максимально удобным для него образом, и представляет собой отчет.
Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности предприятия или составляющих его элементов за истекший период.
Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит из обобщающих итоговых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в стоимостном, так и в натуральном выражениях.
Актуальность изучения внутренней управленческой отчётности предприятия определяется тем обстоятельством, что отчётность представляет собой источник информации для анализа и принятия управленческих решений.
Целью данной курсовой работы является изучение теории и действующей практики формирования внутренней управленческой отчётности предприятия и разработка предложений по совершенствованию системы формирования внутренней отчётности.
В процессе достижения поставленной цели было сформировано несколько задач:
- изучить понятие и виды внутренней отчетности в системе управления;
- исследовать требования и порядок построения внутренней отчетности;
- изучить регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности;
- проанализировать методику формирования оперативной отчётности предприятия;
- рассмотреть методику формирования итоговой отчётности предприятия;
- изучить внутренние отчёты по бюджетам.
Информационной базой послужили данные внутренней отчетности предприятия.
Методами исследования работы являются наблюдение, сравнение, группировка, обобщение, детализация. Все эти методы помогли более углубленно провести анализ формирования внутренней отчётности ОАО «Ростелеком - Волга».
Теоретической и методологической основой выполнения курсовой работы послужили научные труды ученых - экономистов. Данный вопрос представлен в трудах Лысенко Д.В., Шеремета А.Д., Е.В. Акчуриной, Л.П. Солодко, В.П. Суйца и др.
Предметом исследования в курсовой работе явилась внутренняя отчётность предприятия. Объектом исследования служит конкретное предприятие - ОАО «Ростелеком - Волга».
С 1 апреля 2011 года ОАО «ВолгаТелеком» стало частью российской национальной телекоммуникационной компании «Ростелеком» и теперь осуществляет свою деятельность в качестве её макрорегионального филиала «Ростелеком - Волга».
«Ростелеком - Волга» предоставляет полный комплекс современных телекоммуникационных услуг, включая услуги проводной и беспроводной телефонной связи, услуги высокоскоростного доступа в Интернет, услуги Интерактивного ТВ и т.д.
«Ростелеком - Волга» сегодня это:
- самая большая по географическому охвату телекоммуникационная сеть в 11 регионах Поволжья;
- крупнейший Интернет - провайдер региона;
- самые современные телекоммуникационные технологии;
- эффективные решения, разработанные в интересах каждого клиента.
1. Теоретические основы формирования внутренней отчётности в системе управленческого учёта
внутренняя отчётность формирование требования
1.1 Понятие и виды внутренней отчетности в системе управления
Управленческая отчётность в отличие от бухгалтерской (финансовой) предназначена лишь для внутренних пользователей, главные из которых - менеджеры всех уровней управления предприятием, принимающие управленческие решения. Исключение составляет лишь отчётность по сегментам бизнеса, которая отражена и в публичной финансовой отчётности, поскольку представляет интерес и для внешних пользователей информации. Пределы сегментарной отчётности в открытой финансовой отчётности регламентируются международными стандартами финансовой отчётности.
Глобализация экономических связей, использование современных информационных систем и технологий обработки информации диктуют необходимость и возможность обеспечения процесса управления предприятием детализированной информацией на всех уровнях управления и в разрезе видов и сегментов деятельности, а также бизнес-процессов. Необходимо отражать расходы и результаты по видам деятельности, сегментам бизнеса, звеньям создания стоимости в системе финансового и особенно управленческого учёта и формировать специфическую отчётность по ним, создать систему контроля и анализа за этими видами деятельности и процессами.
Международные и национальные стандарты обращают особое внимание на детализацию информации по самым разнообразным видам деятельности (операционным (хозяйственным), географическим и отраслевым сегментам, центрам возникновения затрат и ответственности, процессам создания стоимости и др.) в целях обеспечения эффективности управления и контроля хозяйственной деятельности [52, с.154].
Суйц В.П. - доктор экономических наук, заслуженный профессор МГУ им. М.В. Ломоносова определяет управленческую отчётность как результат формирования показателей деятельности предприятия в разных аспектах, систему взаимосвязанных показателей, отражающих условия и итоги деятельности подразделений, сегментов бизнеса и предприятия в целом [48, с.295].
Шеремет А.Д. в своих трудах рассматривает внутреннюю (внутрихозяйственную) отчётность как отчётность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам [52, с.156].
Управленческая отчётность включает не только финансовую, но и нефинансовую отчётность, связанную с необходимостью текущего и оперативного регулирования деятельности подразделений, её оценкой, порядком и контролем за взаимоотношениями подразделений, их взаимными обязательствами, взаимодействием с предприятием в целом.
Между бухгалтерской и управленческой отчётностью, безусловно, имеются значительные различия. Коротко они представлены в таблице 1.
Таблица 1 - Различия между бухгалтерской и управленческой отчётностью
|
Критерии |
Бухгалтерская отчётность |
Управленческая отчётность |
|
|
Общие различия |
|||
|
Цели подготовки отчётов |
Удовлетворение требований регулирующих органов |
Обеспечить менеджеров предприятия необходимой информацией для принятия управленческих решений |
|
|
Объекты, представленные в отчётности |
Операции предприятия как юридического лица |
Операции отдельных подразделений предприятия, а также аффилированных бизнес-структур |
|
|
Пользователи отчётности |
Внешние пользователи: регулирующие органы, акционеры, клиенты и контрагенты |
Внутренние пользователи: менеджеры внешнего и среднего уровней предприятия |
|
|
Критерии |
Бухгалтерская отчётность |
Управленческая отчётность |
|
|
Метод учёта |
Кассовый |
Начисления, кассовый |
|
|
Периодичность составления отчётов |
Один месяц или квартал |
В зависимости от потребностей бизнеса. Вплоть до ежедневных отчётов |
|
|
Валюта отчётности |
Российский рубль |
Доллар США или рубль (в зависимости от потребностей менеджмента) |
|
|
Различия в расчёте доходов и расходов |
|||
|
Расчёт резервов |
Согласно требованиям действующего законодательства |
В зависимости от экономической логики (менеджмент риска) |
|
|
Расчёт амортизационных отчислений |
Согласно требованиям действующего законодательства |
В зависимости от экономического смысла и внутренней политики |
|
|
Признание затрат |
Согласно требованиям действующего законодательства |
Согласно внутренней методике (например, признание части затрат из фондов как затрат, уменьшающих прибыль подразделения) |
Управленческую отчётность целесообразно систематизировать по видам решаемых задач и готовить её исходя не из возможностей учёта, а из потребностей менеджмента, устанавливая тем самым новые требования к управленческому учёту [48, с.295-296].
Большая часть управленческой отчётности является внутренней, отражающей влияние на деятельность предприятия как внешней среды, так и внутренних факторов.
К управленческой отчётности о внешних факторах воздействия на деятельность предприятия относятся специально подготовленные аналитические отчёты, в которых отражается информация об изменениях законодательной и нормативной базы, прогноз макроэкономических показателей, анализ тенденций развития рынков, данные оперативного мониторинга стоимости и доходности инструментов финансового рынка, обзорный отчёт о ставках процента и тарифах у основных конкурентов и т.п.
Отчётность, отражающая изменения внутренних факторов, влияющих на процесс и результаты деятельности предприятия, обслуживает информационные потребности менеджмента. Она подразделяется:
- на отчётность о процессе функционирования предприятия, включающую информацию о расходных и доходных операциях как в ежедневном режиме, так и нарастающим итогом;
- отчётность о результатах функционирования предприятия, включающую информацию об основных финансовых и нефинансовых результатах его деятельности, а также о финансовом положении;
- отчётность о рисках, включающую информацию об оценках рыночного и других видов риска.
По существующему признаку Суйц В.П. выделяет три вида управленческой отчётности:
- финансовую;
- контрольную;
- социальную.
В финансовой отчётности обобщаются данные о прибыли (в том числе условной), её использовании, исполнении кассового плана и бюджета доходов и расходов.
Контрольная отчётность включает информацию об исполнении внутренних обязательств центров ответственности (как договорных, так и внедоговорных), использовании лимитов потребления ресурсов, внутренних расчётов между подразделениями.
Социальная отчётность отражает исполнение сметы социальных затрат центров ответственности.
По уровню обобщения информации управленческую отчётность подразделяют:
- на первичную;
- обзорную;
- сводную.
Первичная отчётность зачастую базируется на технологии традиционного учёта и может выглядеть как учётный регистр бухгалтерского учёта, как таблица оперативно-технического учёта, как перечень данных внутреннего статистического учёта.
Обзорная отчётность имеет более высокий по сравнению с первичным уровень обобщения информации и предполагает составление учётных и отчётных ведомостей.
Сводная управленческая отчётность предполагает наивысший уровень обобщения внутренней информации о центрах ответственности.
Шеремет А.Д. также различает отчётность по объёму содержащихся в ней сведений на частную и общую. Частная отчётность включает информацию о результатах деятельности некоторой структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях её деятельности, или о результатах деятельности по конкретным географическим регионам. Общая отчётность характеризует результаты деятельности предприятия в целом [52, с.155].
Приведённые классификации позволяют систематизировать и упорядочить управленческую отчётность, сформулировать основные требования к информации, содержащейся в ней, и постоянно совершенствовать процесс её подготовки.
Также Шеремет А.Д. различает периодическую и годовую отчётность в зависимости от периода, который она охватывает. Если отчётность составлена на внутригодовую дату, её называют периодической. Периодические отчёты составляют регулярно через определённые промежутки времени. По этому признаку различают отчётность ежедневную, еженедельную, ежедекадную, месячную, квартальную, полугодовую [52, с.155-156].
Суйц В.П. считает, что с точки зрения временных периодов внутреннюю отчётность можно подразделить на краткосрочную (для решения ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных задач) и долгосрочную (для решения стратегических, глобальных задач) [48, с.298].
Исходя из уровня управленческих задач, отчётность можно разделить на три основных уровня:
- оперативный (формируются и обобщаются исходные данные по деловым операциям, сделкам, составляются сводки данных);
- тактический (формируется сводная информация о результатах деятельности, рисках, финансовом состоянии);
- стратегический (формируется сводная отчётность, характеризующая степень приближения к реализации стратегических целей).
Акчурина Е.В. также классифицирует внутреннюю отчётность по формам предоставления. Внутренние отчёты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма предоставления внутренней отчётности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчётной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего предоставлять в табличной форме. К ней все привыкли, следует показать отчётные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное - постараться изложить отчёт на одной странице без оборота. Для пояснений к отчёту может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.
Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее предоставлять в табличной форме.
Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо её объём незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчёты часто составляют в дополнение к отчётам в табличной или графической формах [51, с.383-384].
Управленческая отчётность в настоящее время начинает приобретать всё большее значение для руководства предприятий и менеджеров. Внутренние пользователи учётной информации также выдвигают немалые требования к отчётности, получаемой в рамках информационной системы. Именно она должна позволить менеджерам высшего уровня корректно оценить результаты текущего периода деятельности, сравнить их с предыдущими и спрогнозировать будущие.
1.2 Требования и порядок построения внутренней отчетности
Внутренняя управленческая отчётность является системообразующим элементом, тем особым хребтом, на котором держится вся управленческая структура.
Внутренняя отчётность - это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней даётся интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учёт остаётся формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.
Требования к построению и содержанию внутренней отчётности, выработанной наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учёта.
Суйц В.П. к основным требованиям формирования управленческой отчётности относит:
- достаточность информации. Её объём должен обеспечивать возможность принятия решений по конкретным вопросам в сфере управления;
- адресность и конкретность информации. Информация должна быть адресована конкретному менеджеру, а не его вышестоящему руководству, в информации не должны содержаться ненужные сведения для решения конкретного вопроса;
- соответствие запросам конкретных менеджеров;
- оперативность и своевременность представления информации. В противном случае она становится не нужна;
- достоверность информации. Показатели должны отражать состояние конкретного вопроса;
- надёжность информации. Процесс измерения показателей должен осуществляться без искажений и давать значения в пределах приемлемой погрешности;
- значимость информации. Показатели полезны менеджерам в принятии решений;
- предупреждающий характер информации. Она должна давать опережающую оценку показателей;
- систематичность и регулярность составления;
- неперегруженность расчётами для удобства использования;
- контролируемость параметров;
- уменьшение детальности по мере повышения уровня управления;
- экономичность подготовки;
- обеспечение информацией для управления как по отклонениям, так и по возмущениям;
- полнота информации для вышестоящего руководства (включение дополнительных контролируемых показателей);
- адаптируемость к реальной информационной базе;
- составление отчётности в кратчайшие сроки, чтобы руководство могло незамедлительно исправить возникшее положение и повлиять на ситуацию;
- подготовка отчётов сразу после окончания отчётного периода;
- включение в систему отчётов взаимосвязанных составляющих;
- предоставление информации, ценность которой превышала бы затраты на её составление и подготовку [48, с.299-300].
Требования о содержании отчётности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.
Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчётность, какая информация, в каком виде и объёме, в какие сроки им необходима.
Для управляющих имеет значение не только содержание информации, но и способы её доставки, формы отчётности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчётность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений.
Учредить отчётность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма непросто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.
Е.В. Акчурина, Л.П. Солодко и А.В. Казин выделяют в своём учебно-практическом пособии специальные требования к внутренней отчётности, остоящие в следующем:
- гибкая, но единообразная структура;
- понятность и обозримость информации;
- оптимальная частота представления;
- ригодность для анализа и оперативного контроля.
Непосредственно в отчётных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.
Гибкая, но единообразная структура отчётной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учёта. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности.
С другой стороны, необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учёта и внутренней отчётности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи мс существенными изменениями в характере деятельности организации.
Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечиваются тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объём данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте.
То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчёты, содержащие информацию для своих собственных целей.
Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определённое единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учёт по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.
Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчётная форма должна содержать только ту информацию, что необходима данному конкретному руководителю.
Чрезмерная детализация отчётной информации, её перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчётности, ведёт к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение.
Оптимальная частота предоставления отчётности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчётов в управлении. Одни отчёты нужны чаще, другие реже. Периодичность предоставления внутренней отчётности колеблется в значительных пределах.
Агрегирование информации и частота её предоставления взаимосвязаны между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчёты. С переходом на более высокие уровни отчётность предоставляется всё реже и содержит более укрупнённые агрегированные показатели.
Не следует думать, что все отчёты нужны на третий день по окончании месяца. Всё зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях [51, с.380-381].
Порядок формирования внутренней отчётности включает следующие этапы:
- определение функций и задач структурного подразделения в соответствии с целями предприятия;
- определение места подразделения в организационной структуре предприятия;
- установление подчинённости подразделения в иерархической структуре предприятия;
- установление полномочий, прав и обязанностей руководства структурного подразделения;
- определение внутренней структуры подразделения, прав и обязанностей руководителей его звеньев;
- установление порядка взаимоотношений с другими подразделениями;
- распределение ответственности менеджеров и сотрудников;
- описание производственных и управленческих процессов;
- выбор контролируемых параметров для осуществления контроля за процессом производства и результатом деятельности;
- определение фиксируемых данных в рамках бухгалтерского, управленческого и аналитического учёта;
- оценка недостатков в использовании отчётности;
- оценка необходимости включения в отчётность дополнительной и изменений существующей информации;
- определение периодичности составления управленческой отчётности;
- установление единиц измерения показателей (натуральные, стоимостные, валюта);
- определение форм отчётности для оценки деятельности подразделений и предприятия в целом [48, с.300-301].
При рассмотрении требований и порядка построения внутренней отчётности следует уделить внимание недостаткам, присущим внутренней отчётности.
Наиболее распространённые недостатки внутренней отчётности следующие:
- информация обобщается главным образом для контроля продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;
- информация, обобщаемая в отчётности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя;
- в отчётности предоставляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений по конкретным направлениям;
- в отчётности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, что ему действительно необходима для управления. Многие организации работают с современным оборудованием и отсталым, неподготовленным персоналом и тем самым обостряют данную проблему [51, с. 377].
1.3 Регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности
Децентрализация управления, которая создаёт объективную потребность для выделения управленческого учёта в самостоятельную область деятельности, требует более формализованного подхода к организационной структуре предприятия, охватывающей все структурные единицы и определяющей место каждой структурной единицы (подразделения, отделения, сегмента) с точки зрения делегирования ей определённых полномочий и установления ответственности. Таким обобщающим понятием стал «центр ответственности». В результате организационную структуру современного предприятия можно рассматривать как совокупность различных центров ответственности, связанных линиями ответственности.
Под центром ответственности в управленческом учёте понимают любое структурное подразделение организации (бизнес-подразделение), которое возглавляет менеджер, имеющий право самостоятельно, без согласования с руководством оперативно принимать решения в области выделенных ему полномочий (в виде верхнего предела) на определённую сумму денег. Менеджеру могут быть выделены только те полномочия, на результаты которых вверенный ему центр ответственности может оказывать влияние [52, с.157].
Значение внутренней управленческой отчётности подтверждается тем, что чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результата, а в этом и есть основная цель управленческого учёта, тем в большей степени он нуждается во внутренней отчётности, информирующей его об эффективности деятельности центра ответственности. Ему нужно всё время знать, насколько хорошо он работает.
Чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результатов, тем меньше времени он уделяет бумажной работе, изучению необработанных или слабо обработанных данных. Ему нужен минимальный объём данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы они содержали информацию, на основе которой он сможет принимать решения и осуществлять действия.
Чем в большей степени руководитель пытается осуществить контроль действий своих подчинённых, тем более ему нужны согласование целей и планирование результатов их работы, так как информация внутренней отчётности об их фактической деятельности представляет ещё недостаточную информацию для контроля. Внутренняя управленческая отчётность должна отражать отклонения от ожидаемых результатов.
Внутренняя отчётность составляется, прежде всего, для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь - для его начальника.
Иерархия в управленческом учёте выстраивается таким образом, что оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму предоставляемых данных.
К высшим уровням управления объём информации сокращается, а ответственность (значимость) принимаемых решений увеличивается [51, с.376-379].
Цель составления внутренней отчётности, охватывающей всё предприятие, - удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путём предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих). Цель составления внутренней отчётности обусловливает её периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объём приводимых данных должны варьироваться в зависимости от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих конкретному предприятию и конкретному объекту управленческого учёта, цели управления применительно к данному объекту учёта, содержанию полномочий и ответственности, которые делегированы конкретному структурному подразделению и его менеджеру. В связи с этим разработка внутренней отчётности является прерогативой предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления данной отчётности, а также пользователи варьируются в зависимости от условий хозяйствования на конкретном предприятии. Исключение составляет лишь финансовая отчётность отраслевых и географических сегментов предприятия, которая регулируется национальными и международными стандартами [52, с.156].
Главными отличиями управленческой отчётности от бухгалтерской являются степень детализации (в управленческой отчётности представлена более подробная аналитическая информация), способы группировки данных (в управленческой отчётности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских) и степень точности информации (в некоторых случаях, особенно в оперативных управленческих отчётах, допускаются определённая погрешность и использование приблизительных данных).
При разработке методики составления и обработки отчётности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчётности, количества представляемых данных, их форм.
Как правило, ежемесячная управленческая отчётность составляется в период между 5-м и 10-м числами месяца, следующего за отчётным. Однако может возникнуть ситуация, когда собственникам предприятия или генеральному директору понадобится хотя бы приблизительная отчётность за текущий месяц уже 29-го числа, т.е. до окончания отчётного периода. В этом случае неоценимую помощь окажут имитационные модели бизнеса, с помощью которых составляются и долгосрочные прогнозы, и ежемесячные бюджеты. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчётного периода. В результате получается управленческая отчётность, построенная в основном на фактических данных, но с определёнными допущениями. Как правило, точности такого расчёта вполне достаточно для принятия оперативных решений.
Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчётность, ориентируясь, прежде всего, на свои потребности в управленческой информации. Не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, однако, если информации слишком много, менеджеру становится труднее выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия [36, с.70-73].
Анализ управленческой информации в полном объёме по большинству факторов с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчётности. Управленческий учёт как информационная система включает в себя и управленческий анализ, т.е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив.
Во внутренней управленческой отчётности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчёты, способствующие лучшему восприятию информации.
Управляющие всех уровней стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчётностью. Они не любят заниматься расчётами, подготавливать отчётную информацию (хотя бы) для первичной оценки результатов работы.
Хорошая управленческая отчётность должна содержать информацию, предоставленную в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с отчётами.
Оценка отклонений является непременным компонентом хорошо составленной внутренней управленческой отчётности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в форме сальдо на счетах управленческого учёта.
Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчётности. В отчётных таблицах следует проводить результаты анализа отклонений.
Одним из вариантом может быть расширение показателей отклонения фактических данных в сравнении не только с планом, но и с прогнозом, с фактическими данными предыдущего отчётного периода, а также в сравнении плановых данных с прогнозными, их сравнении с фактическими данными предыдущего периода.
Такие расчёты существенно расширяют информацию об отклонениях.
Внутренняя отчётность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за сто), показатель меньше единицы характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие единицу, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).
Полезно группировать отклонения по их значимости, исключая незначительные суммы отклонений вообще, ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим. Выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную сумму или относительно большие, допустимо не более 5% в ту или другую сторону.
Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения. Но по другим показателям отклонения не дают полной картины изменений и достигнутых результатов.
Решение можно искать путём соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения [51, с.384-385].
В отечественной бухгалтерской теории и практике понятие управленческого учёта появилось сравнительно недавно, на Западе это понятие используется более полувека.
В настоящее время учёт на Западе традиционно подразделяется на две подсистемы - финансовый и управленческий учёт. Такое подразделение обусловлено различием в целях и задачах внешней и внутренней бухгалтерии.
Финансовая отчетность не является коммерческой тайной, открыта к публикации и в определенных случаях должна быть заверена независимым аудитором или аудиторской фирмой.
В системе управленческого учета формируется информация о расходах, доходах и результатах деятельности в необходимых для целей управления аналитических разрезах. При этом руководство предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать объекты управления и как осуществлять их учёт. Информация управленческого учёта предназначена для руководства и менеджеров предприятия, является коммерческой тайной и носит строго конфиденциальный характер. Вопросы организации управленческого учета практически не регламентируются законодательством.
Управленческий учет базируется на методиках, тесно связанных с функциональными процессами на предприятии. Несмотря на то, что на практике в организациях обычно используются отдельные элементы управленческого учета, важно, чтобы эти элементы были объединены в единую систему, ориентированную на достижение главного результата - повышения качества управления организацией.
2. Практика формирования внутренней управленческой отчётности ОАО «Ростелеком - Волга»
2.1 Методика формирования оперативной отчётности предприятия
Целью формирования оперативной отчётности является сбор оперативных аналитических данных для контроля текущей ситуации и принятия управленческих решений. Оперативная отчетность является основой управленческого учёта. Оперативная отчётность обычно представляет собой ежедневные сводки данных по предоставленным услугам, продажам, остаткам на складах, заявкам на оплату, планируемым продажам, заказам, остаткам на расчётных счетах.
В сфере услуг отчетность строиться обычно по заказам, по проектам, по загрузке персонала. Возможен вариант ночного формирования отчёта по итогам предыдущего дня, которое может служить основанием для проведения утреннего оперативного совещания.
Оперативная отчётность бывает двух видов: развёрнутая и аналитическая. Каждый вид отчётности является составной частью управленческого учёта. Развернутая отчётность строится с фамилиями конкретных исполнителей и более подробной аналитикой для ежедневного мониторинга руководителем подразделения текущей деятельности, аналитическая отчётность строится по основным аналитическим разрезам и предоставляется топ-менеджменту.
Оперативная отчётность строиться обычно в сопоставлении с плановыми данными или в сравнении с лимитами, но возможен сопоставительный анализ данных в сравнении с предыдущим периодом (месяц прошлого года и т.д.). Обычно в отчёте данные формируются за предыдущий день и нарастающим итогом с начала месяца. К оперативной отчётности также относится отчётность за неделю. При этом управленческий учёт оперативно наполняется статистикой по текущей ситуации, и осуществляется её одновременное сопоставление с плановыми данными.
В современной практике автоматизация оперативной управленческой информации бывает затруднительна. Это объясняется тем, что наибольший прогресс в вопросах автоматизации достигнут в автоматизации бухгалтерии, но регистрация бухгалтерских данных в большинстве своем не оперативна, не имеет достаточный набор аналитики, а используемые программные средства в большинстве своем, не поддерживают возможность оперативного сбора информации нарастающим итогом. Формирование такого рода отчётов может вызывать проблемы быстродействия и даже работоспособности некоторых программ. Поэтому распространена практика управленческого учёта как ручного или «полуручного» сбора оперативной информации ответственными сотрудниками.
Ряд современных программных средств сразу закладывают возможность управленческого учёта как возможность оперативного формирования отчётов на любой момент времени и в любом разрезе, а также снабжают рабочее место монитором основных показателей деятельности.
Существует также практика «незаметного контроля», когда во время ночного дежурства специалистами по поддержке информационной системы запускается перечень отчётов, в которых закладывается ряд ограничений. Некоторые «продвинутые» информационные системы позволяют осуществлять такой контроль автоматически при вводе данных либо при автоматическом запуске по таймеру. В этом случае управленческий учет становится надежным и достоверным.
В случае "нормальной" ситуации эти отчеты выходят пустыми, а в случае нахождения ошибки, либо в случае достижения показателем порогового значения - выдается соответствующее сообщение. В соответствие с регламентом эскалации инцидентов специалист по поддержке инициирует определенные мероприятия. Так, например, в случае непустого отчёта, согласно должностной инструкции, дежурный отправляет его ответственному сотруднику.
Пример контролируемых событий:
- производство за день имеет отклонение, превышающее 5% от планового показателя;
- запланированная отгрузка на день не была произведена;
- менеджер по продажам не зарегистрировал ни одной операции;
- на складе достигнут критичный лимит остатка материала по позиции;
- данные по документам не совпадают с данными по сформированным по ним бухгалтерским проводкам.
Если разработана и автоматизирована система ежедневных ключевых показателей деятельности предприятия, то при достижении пороговых значений определенного показателя также инициируется событие, которое приведет к принятию оперативного управленческого решения.
В ОАО «Ростелеком - Волга» оперативной является информация о задолженности по услугам предоставления в пользование Интернет. Периодом считывания такой информации является 10 минут. Т.е. каждые 10 минут автомат считывает данные об имеющихся, появившихся и ликвидированных задолженностях клиентов и с такой периодичностью можно получить соответствующий ежедневный отчёт.
Отчётами, которые можно составить чаще, чем раз в месяц, являются отчёты, отражающие данные о продолжительности внутризоновых телефонных соединений и количестве абонентов с соответствующей продолжительностью соединений, а также отчёты о переадресации с использованием дополнительного номера АВС на номер.
2.2 Методика формирования итоговой отчётности предприятия
Итоговая отчетность формируется за период, чаще всего за месяц. Аналитика, по которой формируется управленческая отчётность за период, обычно шире, чем аналитика оперативной отчётности. Обычно итоговые управленческие отчеты формируются по:
- предоставлению услуг;
- движению денежных средств;
- прибыли;
- балансу;
- продажам;
- финансовой деятельности (по кредитам, займам, инвестициям);
- анализу дебиторской и кредиторской задолженностей;
- маркетингу;
- логистике;
- персоналу.
Формирование итоговой управленческой информации обычно автоматизируется. При этом нередко предоставляется либо возможность ручной корректировки данных в управленческих отчётах, либо возможность регистрации управленческих (виртуальных) документов, как документов-оснований. Такое использование управленческих документов позволяет вносить регламентированные корректировки управленческой информации в случае, если такая корректировка сформирует более полную и чёткую картину действительной ситуации.
В связи с требованием максимального сокращения времени получения управленческой информации большое внимание уделяется процедурам автоматической проверки данных. Для возможности контроля данных в отчётах, с одной стороны, разрабатываются подробные инструкции, отражающие последовательность действия для проверки тех или иных цифр в отчёте, а с другой стороны, применяется способ построения отчетов с разной степенью глубины данных, позволяющих любую цифру «развернуть» вплоть до документа-основания.
В ОАО «Ростелеком - Волга» для формирования итоговой отчётности применяется программный комплекс Oracle E-Business Suite. Данный комплекс позволяет формировать отчётность за считанные минуты.
На рассматриваемом предприятии формируется следующая итоговая отчётность:
- отчёт по местным телефонным соединениям (таблица 2);
- форма «Новые услуги» (таблица 3);
- накопительные ведомости (таблица 4);
- анализы счетов (таблица 5) и т.д.
Вышеуказанные отчёты составляются с периодичностью раз в месяц. Отчёт по местным телефонным соединениям включает данные о количестве абонентов, причём как о физических, так и юридических лицах с разбивкой их по группам в зависимости от продолжительности разговора, а также в процентах к итоговым значениям.
Форма «Новые услуги» включает данные о различных видах услуг с детализацией по отдельным характеристикам данных услуг, а также в разрезе трёх групп абонентов: население, бюджетные организации и небюджетные организации. Данный отчёт предоставляется 10 числа каждого месяца, следующего за отчётным.
Накопительная ведомость - документ, предназначенный для сведения воедино, накопления в течение определенного периода времени записей данных, содержащихся в разрозненных первичных документах.
Отчет «Анализ счёта» отражает обороты между выбранным счётом и всеми остальными счетами за определенный период, а также остатки по выбранному счёту на начало и на конец периода. По содержанию выводимой информации данный отчёт похож на отчёт «Обороты счёта», отличие заключается, главным образом, в форме представления информации. В отчёте «Анализ счета» данные могут выводиться с дополнительной разбивкой по периодам времени.
Сформированный отчет представляет собой таблицу, в строках которой приведены номера корреспондирующих счетов и обороты в их дебет и кредит (соответственно с кредита и дебета выбранного счета), а также промежуточные итоги в разрезе установленной периодичности.
В настройках отчета «Анализ счета» можно установить признак вывода развернутого сальдо для выбранного счета. При этом развернутое сальдо рассчитывается для каждого уровня группировки и по счету в целом.
Таблица 2 - Отчёт по местным телефонным соединениям
|
Продолж. разгов. (мин) |
Количество абонентов |
|||||||||
|
Физические лица |
% |
% нараст. итогом |
Юридические лица |
% |
% нараст. итогом |
Всего |
% |
% нараст. итогом |
||
|
0 |
||||||||||
|
10 |
||||||||||
|
20 |
||||||||||
|
30 |
||||||||||
|
40 |
||||||||||
|
50 |
||||||||||
|
60 |
||||||||||
|
70 |
||||||||||
|
80 |
||||||||||
|
90 |
||||||||||
|
100 |
||||||||||
|
110 |
||||||||||
|
120 |
||||||||||
|
130 |
||||||||||
|
140 |
||||||||||
|
150 |
||||||||||
|
160 |
||||||||||
|
170 |
||||||||||
|
180 |
||||||||||
|
190 |
||||||||||
|
200 |
||||||||||
|
210 |
||||||||||
|
220 |
||||||||||
|
… |
||||||||||
|
10 000 |
||||||||||
|
>10 000 |
||||||||||
|
ИТОГО: |
100 |
100 |
100 |
100 |
100 |
100 |
Таблица 3 - Форма «Новые услуги»
|
Показатели |
Ед. изм. |
№ п/п |
Всего |
В том числе |
|||
|
население |
бюджетные организации |
небюджетные организации |
|||||
|
1.СПД и телематические услуги |
|||||||
|
1.1.Услуги выделенного доступа |
|||||||
|
Количество монтируемых портов некоммутируемого доступа к СПД |
|||||||
|
в т.ч. по технологии xDSL (без ADSL) |
|||||||
|
по технологии ADSL |
|||||||
|
… |
|||||||
|
1.2.Услуги коммутируемого доступа |
|||||||
|
… |
|||||||
|
1.3.Услуги сети передачи данных |
|||||||
|
… |
|||||||
|
1.4.Речевая или голосовая почта |
|||||||
|
… |
|||||||
|
1.5.Внешний IP-трафик |
|||||||
|
… |
|||||||
|
1.6.Интернет-салоны |
|||||||
|
… |
|||||||
|
2.Услуги ISDN |
|||||||
|
2.1.ISDN-BRI |
|||||||
|
… |
|||||||
|
2.2.Предоставление цифровых потоков по интерфейсу PRI |
|||||||
|
… |
|||||||
|
3.ДВО |
|||||||
|
3.1.Общая информация |
|||||||
|
… |
|||||||
|
4.Коммерческие информационно-справочные услуги филиалов (кИСУ) |
|||||||
|
4.1.Общая информация |
|||||||
|
… |
|||||||
|
5.Услуги интеллектуальных сетей связи |
|||||||
|
5.1.Общая информация |
|||||||
|
… |
|||||||
|
6.Услуги ТВ-вещания |
|||||||
|
6.1.Общая информация |
|||||||
|
… |
|||||||
|
7.Карты предоплаты СТК |
|||||||
|
7.1.Общая информация |
|||||||
|
… |
|||||||
|
Справочно: |
|||||||
|
… |
Таблица 4 - Накопительная ведомость по сч.57 «Переводы в пути»
|
№ п/п |
ОЭС |
Дата |
№ документов |
Поступило на субсчёт |
Списано с субсчёта |
|||||||
|
Сверхлимитных остатков наличными |
Всего |
Наличность, полученная в кассе |
Всего |
|||||||||
|
1 |
||||||||||||
|
2 |
||||||||||||
|
3 |
||||||||||||
