Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

учет расчет подотчетный контроль

Введение

1. Теоретические основы и методологические особенности учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

1.3 Порядок осуществления контроля расчетов с подотчетными лицами

2. Порядок учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "РИФ-Терминал»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «РИФ-Терминал»

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал»

2.3 Контроль учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

3.1 Предложения по совершенствованию учета и контроля с подотчетными лицами

3.2 Эффективность предлагаемых мероприятий

Заключение

Список литературы

Приложение



Введение

Практически на каждом предприятии бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда необходимо провести оплату наличными средствами. Казалось бы, что проще - взял деньги, оплатил товар (работу, услугу), получил оплаченный товар и никаких проблем. Но на самом деле в действительности все гораздо сложнее.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами, не связанные с выплатой заработной платы, как с юридическими, так и с физическими лицами. Наличные денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки, на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.

Учет расчетов с подотчетными лицами регламентируется соответствующими нормативными актами. Однако на практике у руководителя и бухгалтера часто возникают вопросы, например, какую сумму можно выдать сотруднику под отчет, имеются ли какие-либо ограничения по размерам к выдаче одному сотруднику или по общему размеру выданных сумм подотчета по предприятию в целом. Этим и обусловлена актуальность выбранной темы исследования.

В настоящее время законом или иными законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены. Здесь нужно руководствоваться исключительно потребностями предприятия, установленным лимитом остатка денежных средств в кассе предприятия, а также здравым смыслом.

Правда, что касается денежных средств на командировки, то в законодательстве особо указывается, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В случае если у вас имеется некая смета для командировки - следует руководствоваться суммами, указанными в ней, но ведь такой сметы на предприятии может и не быть. В таком случае, снова прибегаем к здравому смыслу исходя из места, куда направляется командированный сотрудник и количества дней командировки. Как правило, выдаются денежные средства на приобретение билетов, на проживание в гостинице, а также суточные. Если известно (или не исключается), что, находясь в командировке, сотрудник должен приобрести за наличный расчет какой-то инструмент, или встречаться с представителем партнера для проведения переговоров и нести представительские расходы, то, отправляя сотрудника, следует сразу выдать ему необходимую (приблизительно рассчитанную) сумму подотчет.

Предметом дипломного исследования является учет и контроль расчетов с подотчетными лицами.

Объект исследования - ООО «РИФ-Терминал».

Цель исследования - на основе изучения бухгалтерского и налогового учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» выявить основные направления по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие взаимосвязанные задачи:

- выявить теоретические основы и методологические особенности учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

- определить организационно-экономическую характеристику ООО «РИФ-Терминал»;

- проанализировать порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

- рассмотреть порядок осуществления контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал»;

- определить основные предложения по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

При написании дипломной работы применялись общие методы исследования - системный подход, сопоставительный, экономический анализ.

Теоретико-методологическую основу исследования дипломной работы составили законодательные и нормативные акты Российской Федерации, материалы научных и учебных источников.

Информационной базой исследования стали данные финансовой отчетности предприятия за последние три года, а также первичные документы и бухгалтерские регистры.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.



1. Теоретические основы и методологические особенности учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица -- это сотрудники организации, которые получили денежные средства (авансы) от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы. Подотчетными их называют потому, что они должны представить в бухгалтерию письменный отчет об использовании полученных средств в качестве авансов либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем «подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет Каримов Д.Н. Особенности безналичных расчетов с подотчетниками. Учет в бюджетных учреждениях. № 1, 2013.» о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами. Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы): основные средства и материально-производственные затраты; канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы; и тому подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы: расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, расходы на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы по оплате услуг связи, расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ. Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник компании, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителя компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

До введения в действие нового Положения наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано отчитаться в первый день выхода на работу или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки: проверки авансового отчета бухгалтерией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.

«По мнению Минфина РФ, последний способ комфортен и упрощает процедуру по выполнению работодателем обязанностей возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей Каримов Д.Н. Особенности безналичных расчетов с подотчетниками. Учет в бюджетных учреждениях. № 1, 2013.».

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых - нет нужды заниматься кассовыми документами, в-третьих - не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Несмотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая, что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

Клиент - юридическое лицо (индивидуальный предприниматель), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

· оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.

· иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут до начислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

· отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.

· четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.

· своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом то есть сотрудником организации которому выдавались денежные средства в подотчет в одном экземпляре. И предоставляется в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы.

В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами могут быть: товарный чек, кассовый чек, товарная накладная, счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов), акт выполненных работ (оказанных услуг), командировочное удостоверение, квитанция, транспортные документы и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет целевое расходование подотчетных сумм, наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После такой проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе - проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета, бухгалтер передает его на утверждение руководителю организацииЕфремова, А. А. Типичные ошибки бухгалтерского и налогового учета: практическое пособие / А. А. Ефремова. - М.: КНОРУС, 2010. - с. 126.. После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода - возвращаются сотруднику.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Ниже будут рассмотрены некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы регламентируются письмом Минфина от 10.11.2011г. №03-03-07/51. В нем Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются: чек контрольно-кассовой техники; чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник; подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате, или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Командированные сотрудники не должны забывать или терять документы, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03?03?07/6: «В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техникиГлинкин, А.А. Налог на прибыль и доходы; Учебно-информационный центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве, 2012. - с. 99..

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту».

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точки зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

1.2 Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств) - выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.

Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов) Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы внеоборотные активы основные средства, материально-производственные запасы, товары. Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов) Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами - сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются с кредита счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, или ему поручают заплатить другой организации за услуги наличными, или он направляется в командировку, во всех этих случаях он является подотчетным лицомБезруких, П.С. Новое в бухгалтерском учете в Российской Федерации: Сборник нормативных документов с комментариями; М. Контакт, 2010. - с. 126..

Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должен быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 50 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для осмотра приобретаемого оборудования. Однако если организация выдает 50 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это будет выглядеть очень странно. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, сочтут, что организация просто дала эту сумму работнику взаймы, и организация будет признана виновной в недоплате налога на доходы физических лиц.

Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы организации. Естественно, для этого у бухгалтерии должны быть основания. Во-первых, таким основанием может быть приказ руководителя, о котором упоминалось выше. Во-вторых, это может быть приказ руководителя на разовую выдачу денег. В-третьих, это может быть его резолюция (типа «оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя.

Следует сразу четко определить круг документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм.

В случае если сотрудник предприятия действует от имени организации, организация выдает ему доверенность. Доверенность - это документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.

В этом случае все документы, которые сотрудник получит от других организаций, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру (что позволит взять НДС в зачет). Если сотрудник доверенности не имеет, для других организаций -- он частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, -- это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты организацией, но бухгалтерские проводки немного различаются, о чем будет сказано ниже.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свою компанию в другой организации, то доверенность остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении порученияАзрилиян, А.Н. Малый бухгалтерский словарь; М.: Институт новой экономики, 2011. - с. 310..

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей утверждена форма доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997г. № 71а).

После выполнения поручения организации или возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому организация ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходиться объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им в бухгалтерию. За утерю чеков, накладных и т. д. после их сдачи в бухгалтерию отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед организацией за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен организации, он возвращает это (чаще всего в кассу, реже -- на расчетный счет). Если организация должна сотруднику, она выдает ему эту сумму (обычно из кассы).

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде.

Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц.

В любом случае, независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

Перейдем от общих моментов к частным. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный - это лицо, связанный с организацией трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения.

Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается.

Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.

Документом, дающим право на вычет НДС, является счет-фактура. Без этого документа НДС в зачет не берется. Командировочные расходы в этом отношении являются исключение: НДС, уплаченные за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бываетГлинкин, А.А. Налог на прибыль и доходы; Учебно-информационный центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве, 2012. - с. 275..

Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные. Это сумма, установленная администрацией организации и представляющая собой, если так можно выразиться «деньги на карманные расходы» командированного лица. Например, если руководство организации установило размер суточных 300 руб. в сутки и работник направляется в командировку на 10 дней, то ему полагается выдать 3 000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще.

Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.

Но здесь есть одна важная деталь. Когда бухгалтер ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерскую отчетность, он принимает в расчет в качестве расчетов организации тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки. Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда организации устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб., хотя эта сумма слишком мала.

Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родную компанию -- ее печать. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-либо организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.

Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а так же сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчете налогов законодательно не ограничивается. Опять-таки действуют законы здравого смысла: если организация торгует банными вениками, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему ее директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.

Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Бухгалтерские проводки расчетов с подотчетными лицами

Содержание операции	Первичные документы	Кор. счета
		Дт	Кт
Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на хозяйственные нужды	РКО, служебная записка или приказ	71	50
Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на командировочные расходы	РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение	71	50
Получены денежные средства под отчет в отделении банка	Выписка банка	71	51
Выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства в погашение перерасхода по авансовому отчету	РКО, авансовый отчет	71	50
Приобретение имущества подотчетным лицом, не имеющим доверенности
Приобретены за счет подотчетных сумм: Материалы Товары	Авансовый отчет, квитанции, кассовый чек, товарный чек	10 41	71 71
Основные средства		08	71
Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам	Авансовый отчет	19	71
Списан НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам (НДС не может быть взят в зачет, а списывается на расходы предприятия, так как лицо, не имеющее	Авансовый отчет	91	19
Продолжение таблицы 1.1.
доверенности, не может получить счет-фактуру)
Приобретение имущества подотчетным лицом, имеющим доверенность
Приобретены за счет подотчетных сумм: материалы товары основные средства	Авансовый отчет, накладная, счет-фактура, кассовый чек	10 41 60	60 60 60
Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам (подотчетное лицо имеет доверенность, поэтому получает счет-фактуру)	Авансовый отчет, счет-фактура	19	60
Погашена задолженность подотчетного лица перед организацией-работодателем	Авансовый отчет	60	71
Списаны затраты, произведенные подотчетным лицом (в части выполненных работ, оказанных услуг): на расходы основного производства. на общехозяйственные расходы. на расходы связанные с реализацией.	Авансовый отчет, акт подтверждающий выполнение работ, оказания услуг	20 26 44	71 71 71
Списаны командировочные расходы: на расходы основного производства; на общехозяйственные расходы; на расходы связанные с реализацией.	Авансовый отчет, счет	20 26 44	71 71 71
Возвращена в кассу подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма.	ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована)	50	71

1.3 Порядок осуществления контроля расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это сотрудники, получившие наличные деньги из кассы предприятия или банка для покупки материальных ценностей, работ или услуг. В основном это мелкие канцелярские принадлежности, запчасти, топливо, командировочные расходы.

Целью контроля расчетов с подотчетными лицами является установление правильности и достоверности всех операций в этой области, а также определение их влияния на финансовую отчетность.

Тесная связь контроля расчетов с подотчетными лицами с проверкой порядка ведения кассовых операций позволяет проводить их одновременно.

Бухгалтер осуществляет контроль расчетов с подотчетными лицами, руководствуясь приказами по учетной политике предприятия, которые назначают лиц, имеющих право получать наличные средства под отчет, направляют работников в командировки. Также они пользуются при этом журналом регистрации авансовых отчетов.

В тех организациях, где форма счетоводства представляет собой журнально-ордерную, в качестве источника информации при контроле используются учетные регистры.

Для контроля расчетов с подотчетными лицами требуются такие документы, как:

· авансовые отчеты

· приказы о направлении сотрудников в командировки

· командировочные удостоверение

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы

· сметы представительских расходов

· главная книга

· баланс предприятия

Кроме вышеперечисленных документов для проверки могут понадобиться и другие, в зависимости от системы учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. При осуществлении контроля расчетов с подотчетными лицами проверяющий совершает следующие действияРассказова-Николаева С. А., Калинина Е. М. Учетная политика. В 2 книгах. Книга 2. Практика и опыт; Аудиторско-консалтинговая фирма "ЦБА", Омега-Л, 2011. - с. 254.:

· проверяет соответствие сотрудников, которые получают наличные деньги в кассе предприятия или банка списку подотчетных лиц, имеющих на это право

· проверяет чеки на предмет соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы;

· проверяет правильность уплаты налогов по израсходованным подотчетным суммам;

· проверяет приказы о направлении подотчетных лиц в командировке;

· проверяет учет командировочных расходов;

· проверяет правильность выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами;

· выполняет арифметическую проверку соответствия синтетических счетов аналитическим счетам.

Кроме того во время аудита расчетов с подотчетными лицами проверяется своевременность предоставления документов и погашения задолженности по выданным авансам, правильность проведения инвентаризации с подотчетными лицами.

Аудиторская проверка компании редко касается всего спектра финансовых операций, проводимых ею, а, как правило, направлена лишь на один специфический вид операций. Именно поэтому различают такие виды проверок, как аудит капитала, аудит расчетов с поставщиками и многие другие. Каждый из данных видов аудита имеет свою специфику и требует определенного подходаБехтерева, Е. В. Себестоимость: рациональный и эффективный учет расходов: практическое пособие / Е. В. Бехтерева. - М.: Омега-Л, 2010. - с. 78..

Прежде всего, необходимо разобраться в том, кто же может являться подотчетными лицами. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник предприятия. Подотчетным он становится в тот момент, когда получает деньги для того, чтобы приобрести что-либо для фирмы. Также подотчетным считается лицо, на которое выписана доверенность на получение уже оплаченного товара. Еще к подотчетным лицам относят командированных, которым оплачивается проживание и пропитание во время поездки. По окончании командировки или же выполнении задания подотчетное лицо составляет отчет, в котором подробно описывает все затраты, произведенные во время поездки, для того, чтобы потом фирма возместила ему потраченные деньги.

Контроль расчетов с подотчетными лицами состоит из анализа наличия проштампованных командировочных удостоверений, проверки всех отчетов о командировках, а также товарных чеков на приобретенные товары. При этом аудитор должен не только удостовериться в том, что все факты покупок действительно имели место и подтверждены документально, но и проверить соответствие цен приобретенных товаров рыночным ценам. Для этого проверяющий может направить письма независимым экспертам (которыми могут выступать в данном случае даже простые представители других торговых фирм), которые дадут заключение о том, соответствует ли цена приобретенных товаров рыночной. Как правило, сотрудниками предприятия покупаются на подотчетные деньги малоценные предметы (канцелярия, расходные материалы, картриджи и так далее), которые по ошибке могут классифицировать как объекты учета, относящиеся к другим категориямЕфремова, А. А. Типичные ошибки бухгалтерского и налогового учета: практическое пособие / А. А. Ефремова. - М.: КНОРУС, 2010. - с. 218..

Известны случаи, когда нерадивые бухгалтеры относили калькуляторы к основным средствам, поэтому аудит расчетов с подотчетными лицами включает также и проверку последующего определения приобретенных предметов в ту или иную категорию объектов. И, конечно же, нужно проверить правильность ведения всех финансовых расчетов. Выяснение способа, которым сотрудник получил средства, количества возвращенных им средств и покрытия разницы в ту или иную сторону. Необходимо, чтобы контроль расчетов с подотчетными лицами включал в себя проверку всех документов, а именно, ведомость выдачи подотчетных денег, в которой должен расписаться сотрудник, товарные чеки и отчет сотрудника, которые он обязан предоставить в бухгалтерию, ведомость получения остатка денег, а также документ, подтверждающий выдачу сотруднику дополнительных средств в случае, если ему пришлось добавить собственные деньги для приобретения товара.

Данный вид контроля в принципе является не очень сложным, и не идет ни в какое сравнение по сложности с такими видами проверки, как, скажем, аудит расчетов с учредителями, особенно в случае если их доли в уставном фонде меняются с течением времени. Поэтому данный вид проверки занимает относительно недолгое время, а также не требует просмотра большого количества документов. Чаще всего данный вид аудита включается в комплексную проверку в качестве одной из ее частей для того, чтобы не устраивать отдельную проверку и, как следствие, сэкономить как время, так и финансовые ресурсы, ведь услуги аудиторских фирм являются достаточно дорогими, если, конечно, компания пользуется услугами хорошо зарекомендовавшей себя аудиторской конторыКовалев, В. В. Анализ баланса, или Как понимать баланс: учебно-практическое пособие / В. В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. - М. : Проспект, 2010. - с. 309..

Проверяющий должен сопоставить сальдо по расчетам с подотчетными лицами на конец месяца с теми данными, которые указаны в Главной книге.

Одновременно сверяется соответствие месячных оборотов по кредиту счета с оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат и прибыли.

После проведения этих процедур следует проверить суммы в оправдательных документах на соответствие их с теми, которые отражены в авансовых отчетах. В процессе проведения аудита должны быть рассмотрены все документы и авансовые отчеты, которые могли бы подтвердить все расходы. Это могут быть товарные кассовые чеки, счета-фактуры, акты закупок, накладные, проездные билеты, командировочные удостоверения, счета гостиниц и так далее. Данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу тщательно проверяются и сопоставляются с авансовыми отчетами.

Все эти действия дают возможность аудитору убедиться в том, что авансовые отчеты составлены правильно и суммы между соответствующими источниками финансирования были распределены должным образом.

Получение аудиторских доказательств может осуществляться путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, способной выяснить соответствие выдачи наличных средств требованиям Положения о порядке ведения кассовых операций. При этом проверяются отчеты по выданным авансам, учитываются их целевое использование и суммы выданных авансов. Нужно понимать, что инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться гораздо чаще, чем с дебиторами и кредиторами. Получившие под отчет деньги лица должны отчитаться в израсходованных денежных средствах не позднее трех рабочих дней после возвращения с командировки или через такое же время по истечению срока, на который они выдавались. Деньги, выданные под отчет одному лицу, запрещено передавать другому.

Аудитору лишь остается собрать необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами:

- отсутствие договоров на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), первичных документов, подтверждающих возникновение дебиторской (кредиторской) задолженности;

- нарушение порядка составления бухгалтерской отчетности в части формирования показателей о размере дебиторской (кредиторской) задолженности, нарушения в части составления первичных документов, подтверждающих формирование показателей о дебиторской (кредиторской) задолженности;

- отсутствие или ненадлежащее ведение аналитического учета, инвентаризации дебиторской (кредиторской) задолженности;

- несоблюдение порядка оформления и предъявления претензий по договорамБехтерева, Е. В. Себестоимость: рациональный и эффективный учет расходов: практическое пособие / Е. В. Бехтерева. - М. : Омега-Л, 2010. - с. 81.;

- выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы;

- отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц;

- неправомерное применение налоговых вычетов по НДС в части расходов, понесенных подотчетными лицами.

По окончании работ проверяющий формирует мнение по результатам проверки данного участка учета, составляет пакет рабочих документов, формулирует часть аудиторского отчета, относящуюся к области проверки, и представляет его совместной рабочей документацией руководителю проверки.



2. Порядок учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "РИФ-Терминал»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «РИФ-Терминал»

Компания «РИФ-Терминал» - это инжиниринговое предприятие, главной задачей которого является внедрение современного оборудования и технологий в различные отрасли промышленности.

ООО «РИФ-Терминал» с 1998 года осуществляет деятельность по поставкам оборудования и материалов для предприятий топливно-энергетического комплекса. Приоритетным направлением деятельности является сотрудничество с нефтегазовой и нефтехимической отраслями, предприятия которых в любой момент имеют возможность заказать у нас высококачественное оборудование, запасные части и комплектующие. ООО «РИФ-Терминал» можем своевременно предложить клиентам необходимое оборудование и технологии.

Постоянными партнерами компании являются предприятия ОАО «Газпром», ОАО НК «ЛУКОЙЛ», НК «Сургутнефтегаз», Казаньоргсинтез, ФГУП «Севмаш», ФГУП «Звездочка» и др.

Одними из последних проектов компании являются:

· поставки оборудования для строительства морской ледостойкой нефтяной платформы «Приразломная» (ООО «Газпромнефтьшельф»)

· строительство «под ключ» установки по производству дизельного топлива на Ванкорском месторождении (ЗАО «Ванкорнефть», НК «Роснефть»);

· поставка оборудования испытания скважин СПБУ «Арктическая» для ООО «Газфлот» (ОАО «Газпром»);

· поставка технологического оборудования для КС «Портовая» (ОАО «Газпром»), газопроводов Бованенково-Ухта, Сахалин-Хабаровск-Владивосток для обустройства Киринского месторождения.

В процессе работы международные связи компании охватили почти весь мир. Большинство лидирующих мировых компаний - производителей оборудования и разработчиков технологий, являются постоянными партнерами компании «РИФ-Терминал» в области комплексного решения задач, не имеющих аналогов в России.

Общество с ограниченной ответственностью «РИФ-Терминал», именуемое в дальнейшем «Общество», внесено в Единый государственный реестр юридических лиц за № 1027700445850 от «20» ноября 2002 г. Деятельность Общества регулируется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об Обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ.

Общество учреждено с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли.

Полное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «РИФ-Терминал».

Сокращенное наименование Общества: ООО «РИФ-Терминал».

Место нахождения Общества определятся местом его государственной регистрации. Место нахождения Общества: 105122, г. Москва, Щелковское шоссе, дом 9.

Численность персонала предприятия - 135 человек.

Сегодня ООО «РИФ-Терминал» - это полноценное инжиниринговое предприятие с 14-ти летним опытом работы, главной задачей которого является внедрение современного оборудования и технологий в различные отрасли промышленности.

Высшим органом управления обществом является общее Собрание Участников. Исполнительным органом управления является Исполнительная дирекция во главе с Генеральным директором.

На рисунке 1 приведена структура управления организации ООО «РИФ-Терминал».

функциональные связи

линейные связи

Рис. 1 Структура управления ООО «РИФ-Терминал»

В состав каждого департамента предприятия входит независимое от деятельности других департаментов подразделение «коммерческое управление», структура которого отображена на рисунке 2.



Рис. 2 Структура коммерческого управления

Важно отметить, что наличие такой структуры наиболее адекватно соответствует условиям функционирования организации из-за специфики направлений деятельности каждого департамента. По сути дела функционирование «департамента» является отдельным бизнес-направлением в структуре предприятия, сопровождаемое непосредственно «коммерческим управлением».

Отдел - кадров при управлении персоналом учитывает специфику уровня образования и квалификацию работников требуемых для осуществления деятельности отдельного департамента.

Отдел бухгалтерии - осуществляет ведение бухгалтерского и налогового учета непосредственно по центрам формирования затрат в рамках направления деятельности отдельных департаментов.

Отдел маркетинга - осуществляет поиск клиентов и исследование конъектуры рынка непосредственно с учетом специфики деятельности каждого департамента.

Отдел снабжения - занимается снабжением материальными ресурсами и специфическими услугами технического производства в рамках реализуемых проектов.

Отдел логистики - управляет товарно-материальными потоками на предприятии, оптимизирует транспортные издержки и издержки хранения.

Планово-экономический отдел - разрабатывает и утверждает стратегические, краткосрочный и оперативные планы предприятия с целью своевременного выявления отклонений и принятия управленческих решений.

Наиболее приоритетным направлением компании являются поставки широкого спектра высококачественного нефтегазового оборудования, трубопроводной и запорно-регулирующей арматуры работающей, в том числе, в агрессивных средах.

Вся продукция сертифицирована в РФ и имеет разрешение органов Госгортехнадзора по применению на предприятиях нефтегазового комплекса.

Кроме того, компания предоставляет сервисное обслуживание поставленного оборудования, разработку технической документации и согласование ее в органах надзора, проведение сертификации оборудования. Для ведения проектов мы имеем все необходимые лицензии и сертификаты.

Наиболее значимые проекты реализуемые в настоящий момент предприятием отображены в таблице 2.1.

...