Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок контроля расчетов с подотчетными лицами. Порядок учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "РИФ-Терминал". Совершенствование учета и контроля расчетов.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.05.2014 |
| Размер файла | 221,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Таблица 2.1
Наиболее значимые проекты реализуемые «РИФ-Терминал»
|
№ п/п |
Заказчик |
Название, реализуемого проекта |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
1 |
ОАО «НК»Роснефть» - (ЗАО «Ванкорнефть») |
Строительство модульного НПЗ на месторождении |
|
|
2 |
ОАО НК «ЛУКОЙЛ» |
Поставки высокотехнологического оборудования для НПЗ |
|
|
3 |
ОАО «Газпром» (ЗАО «Севморнефтегаз») |
Оборудование для морской нефтяной платформы «Приразломная» |
|
|
1 |
2 |
3 |
|
|
4 |
ОАО «Газпром» (ООО «Газфлот») |
Оборудование для испытания скважин СПБУ «Арктическая» |
|
|
5 |
ОАО «Газпром» (ООО «Югтрансгаз») |
Поставки оборудования для КС «Александров Гай» |
|
|
6 |
ОАО «Газпром» (ООО «Астраханьгазпром») |
Комплексные поставки узлов обвязки скважин |
|
|
7 |
ОАО «Газпром» (ООО «Кубаньтрансгаз») |
«Голубой поток» - поставки трубопроводной арматуры для газопровода |
|
|
8 |
ОАО «Газпром» (ООО «Пермьтрансгаз») |
поставки электротехнического оборудования |
|
|
9 |
ОАО «Газпром» (ООО «Лентрансгаз») |
Оборудование для осушки о подготовки газа. Комплектация КС «Портовая» |
|
|
10 |
ОАО «Сибур Холдинг»(ОАО «СИБУР-Нефтехим») |
Комплектация НХЗ в г.Костово |
Основные финансово-экономические показатели деятельности предприятия содержатся в финансовой отчетности предприятия, а именно в бухгалтерском балансе и отчете о финансовых результатах и указаны в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Основные финансово-экономические показатели ООО «РИФ-Терминал за 2011-2013 г. (тыс. руб.)
|
№ п/п |
Показатели |
2011г. |
2012 г. |
Темп роста, % к 2011 г. |
2013 г. |
Темп роста, % к 2012 г. |
Абсолютное отклонение 2013г к 2012 г. |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
1. |
Выручка от продаж |
3 092,742 |
403,981 |
0,13 |
1 057,873 |
2,62 |
653,892 |
|
|
2. |
Себестоимость продукта |
(2 764,793) |
(3 678,540) |
(1,33) |
(9 137,432) |
(2,48) |
(5 458,892) |
|
|
3. |
Коммерческие расходы |
(125,398) |
(183,847) |
(1,47) |
(134,506) |
(0,73) |
(49,341) |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
4. |
Управленческие расходы |
(-) |
(-) |
(-) |
(-) |
(-) |
(-) |
|
|
5. |
Прибыль (убыток), от продаж |
202,551 |
177,414 |
0,88 |
9 935 |
0,06 |
(167,479) |
|
|
6. |
Чистая прибыль |
157,040 |
132,331 |
0,85 |
10,133 |
0,08 |
(122,198) |
|
|
7. |
Рентабельность продаж, % |
6,55 |
43,9 |
6,7 |
0,94 |
42,96 |
(42,96) |
|
|
8. |
Численность среднеспи-сочная |
42 |
46 |
1,09 |
48 |
1,04 |
2 |
|
|
9. |
Среднегодовая стоимость ОПФ |
124 |
234 |
1,89 |
536 |
2,29 |
302 |
|
|
10. |
Величина оборотных активов |
2 303,749 |
1 241,356 |
0,53 |
870,521 |
0,70 |
(370,835) |
|
|
11. |
Оборачиваемость обор. средств (п.1/п.10) |
1,34 |
0,32 |
0,24 |
1,21 |
3,74 |
0,89 |
Как свидетельствуют данные таблицы 1.2, выручка предприятия в отчетном году увеличилась на 653 892,00 тыс. руб., что составило 2,62%. В отчетном году предприятие по результатам своей деятельности понизило свою прибыль от продаж до 9 935,00 тыс. руб., что на 167 479,00 тыс. руб. меньше, чем в 2012 году т.е. на 16,86 %. Чистая прибыль также снизилась до 101 33,00 тыс. руб. Это вызвано тем, что себестоимость продукции увеличилась с 3 678 540,00 руб. до 9 137 432,00руб, т.е. на 5 458 892,00 руб., что составило 248 %. Вместе с тем коммерческие расходы за 2013 год сократились на 49 341,00руб., то есть на 1,37 %. Рентабельность продаж в 2012 году выросла с 6,55 % до 43,9 %, то есть на 6,7 %. Но в 2013 году рентабельность снизилась до 0,94, что на 42,96 % меньше, чем в 2012 году.
Таким образом, несмотря на увеличение выручки, наблюдается негативная тенденция, выражающаяся в снижении чистой прибыли предприятия. Предполагается, что это произошло в результате увеличения себестоимости и коммерческих расходов.
2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал»
Приказом руководителя ООО «РИФ-Терминал» утверждается перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.
При отражении расчетов с подотчетными лицами бухгалтер помнит, что первой операцией должна быть выдача денег, а второй - отчет за них.
Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» ведется по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который является активно-пассивным. По дебету данного счета отражается сумма задолженности подотчетного лица после выдачи ему аванса, по кредиту - погашение этой задолженности.
Сальдо по этому счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода.
Пример. 1 марта 2014 года Краснокутский Иван Николаевич, сотрудник ООО «РИФ-Терминал», был отправлен в командировку на основании приказа руководителя № 62-КК (Приложение 1).
В командировку сотруднику было выдано командировочное удостоверение № 62-КК от 04.03.2014 г. для отметки выбытия и прибытия из/в пункты назначения (Приложение 2) и служебное задание № 62-КК от 04.03.2014 г. (Приложение 3).
Кроме того, был куплен электронный авиабилет по безналичному расчету, по маршруту Москва-Омск-Москва, стоимость билета составила 8787,73 руб. (Приложение 4). Дата вылета из Москвы в Омск 04 марта 2014 года, дата возвращения из Омска 7 марта 2014 года.
В командировку Краснокутский И.Н. отправился за свои денежные средства.
При возвращении из командировки был оформлен Авансовый отчет № 67 от 11.03.2014 г. (Приложение 5). Из кассы был возмещен перерасход.
Продолжительность командировки составила 4 дня.
Сотруднику по возвращению были выплачены суточные в размере 2800 руб. на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6).
Продолжительность проживания в гостинице 2 дня. Стоимость проживания в гостинице согласно счету из гостиницы составила 3900 руб. в сутки (Приложение 8).
Так же были выплачены расходы на такси из/в аэропорт-гостиница-аэропорт в соответствии с квитанцией об оплате услуг (Приложение 9) в размере 510 рублей в обе стороны.
Также были выплачены расходы на Аэроэкспресс в обе стороны из/в аэропорт в размере 680 рублей (Приложение 9).
В результате бухгалтером ООО «РИФ-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.3.).
Таблица 2.3
Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Краснокутскому И.Н
|
Операция |
Дебет счета, субсчета |
Сумма, руб. |
|
|
Суточные 04.03.14-07.03.2014 |
44.01.1 |
2 800,00 |
|
|
Аэроэкспресс в аэропорт |
44.01.1 |
340,00 |
|
|
Проживание |
44.01.1 |
7 800,00 |
|
|
Такси |
44.01.1 |
210,00 |
|
|
Аэроэкспресс из аэропорта |
44.01.1 |
340,00 |
|
|
Такси |
44.01.1 |
300,00 |
|
|
Итого: |
11 790,00 |
Пример. 12 марта 2013г. работнице организации Ивановой С.И. была выдана подотчетная сумма на закупку канцтоваров на сумму 2800 руб. в соответствии с расходным кассовым ордером № 34 (Приложение 10).
14 марта канцтовары были оприходованы на склад, а в бухгалтерию представлен авансовый отчет № 73 (Приложение 11), чек № 00002035 на сумму 2 800 рублей (Приложение № 12) и товарный чек № 173 (приложение 12). Бухгалтером ООО «РИФ-Терминал» были сделаны следующие проводки (таблица 2.4.).
Таблица 2.4.
Бухгалтерские проводки, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Ивановой С.И
|
Операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма (руб.) |
||
|
Дт |
Кр |
|||
|
Выданы денежные средства из кассы в подотчет на сумму |
71 |
50 |
2800 |
|
|
Приобретены канцтовары за счет подотчетной суммы (оприходованы на склад) |
10 |
71 |
2800 |
Если подотчетным лицом в ООО «РИФ-Терминал» оплачены деньги поставщику, то делается проводка: Д 60 - К 71.
Командированный сотрудник, получивший деньги в кассе для командировки, является также подотчетным лицом.
Порядок направления работников в командировки определен нормами ст. 166 - 168 Трудового кодекса РФ. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Разъездной характер работы служебными командировками не признается.
Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.
При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.
Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).
Пример. В январе 2014 г. В. Орлова, сотрудница ООО «РИФ-Терминал», выехала в командировку из Москвы в Санкт-Петербург. В. Орлова выезжает в командировку на поезде «Красная стрела» (скоростной поезд). Поезд отправляется 10 января в 11-59. Возвращается из командировки В. Орлова 16 января в 14-00.
Первым днем командировки будет считаться 10 января, а последним - 16 января.
Суточные выплачиваются за семь дней (на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6)).
Пример. В. Орлова уезжает в командировку на обычном поезде с Ленинградского вокзала. Поезд отправляется 11 марта в 00-25. В. Орлова возвращается из командировки 16 марта в 14-30.
Первым днем командировки будет считаться 11 марта, а последним - 16 марта.
Суточные выплачиваются за шесть дней (на основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 (Приложение 6).
Пример. Орлова В. вылетает в Санкт-Петербург на самолете из аэропорта. Аэропорт находится в 1 часе езды от города. Самолет вылетает 9 июля в 00-40. Орлова В. возвращается из командировки 14 июля в 14-50. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, Орлова В. должна выехать из города поздно вечером 8 июля.
Первым днем командировки будет считаться 8 июля, а последним - 14 июля.
На основании приказа № 008-С/13 от 28.01.2013 Суточные выплачиваются за шесть дней (Приложение 6).
Суточные, выплаченные сотрудникам, командированным как на территории РФ, так и заграницу, можно вычитать из облагаемых доходов (для расчета налога на прибыль) в полном объеме без каких-либо ограничений.
Однако необходимо обратить внимание на режим налогообложения НДФЛ.
В налогооблагаемый доход включаются суточные, превышающие 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и 2500 рублей - за пределами РФ.
Если суточные выдаются в пределах норм, то НДФЛ они не облагаются.
Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения облагается НДФЛ.
ООО «РИФ-Терминал» ежемесячно выдает заместителю главного бухгалтера 10 000 руб. на закупку канцтоваров, и отчитаться за эту сумму он должен не позднее 25 числа каждого месяца. Естественно, такое правило установлено, так как расходы носят более-менее регулярный характер. В общем случае денежные средства выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно.
Пример. 11 февраля 2013 года В. Орлова выехала в служебную командировку из Москвы в Санкт-Петербург. Продолжительность командировки - 3 суток.
По приказу руководителя ООО «РИФ-Терминал» № 008-С/13 от 28.01.2013 размер суточных для командировок по территории РФ составляет 700 рулей в сутки (Приложение 6).
Бухгалтер выдал Орловой В. суточные в размере:
700./сут. x 3 сут. = 2 100 рублей
В налоговом учете по налогу на прибыль суточные включаются в состав прочих расходов в полном объеме.
Для целей НДФЛ сумма суточных в пределах норм составила:
700 руб. x 3 сут. = 2 100 руб.
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.
Также работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице и оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостинице и включаемых в счет за проживание.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).
Такие расходы работнику не оплачиваются.
Расходы к проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:
- стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
- плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если он находится за чертой населенного пункта;
- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Пример. 17 октября 2013г. из кассы на основании расходного кассового ордера (Приложение 10) были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику ООО «РИФ-Терминал» Арапову Алексею Михайловичу в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Так как сотрудник за все рассчитывается сам, то ООО «РИФ-Терминал» выдает ему денежные средства из кассы, тем самым, выполняя свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда и избегая лишних хлопот и проводок в учете
Таблица 2.5
Учет командировочных, выданных Арапову Алексею Михайловичу
|
операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, руб. |
||
|
Дт |
Кт |
|||
|
проезд |
71 |
50 |
11800 |
|
|
проживание |
71 |
50 |
2950 |
|
|
Суточные расходы |
71 |
50 |
700 |
|
|
итого |
15450 |
Чаще всего, руководство ООО «РИФ-Терминал» не утруждает себя столь точными расчетами при выдаче командировочных, а выдает немного больше, на всякий случай. В нашем случае 16 000 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть.
Иногда ООО «РИФ-Терминал» делает такую ошибку: сначала сотрудник что-то покупает (например: книгу), отчитывается в том, что он купил, а затем ООО «РИФ-Терминал» оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Ведь ООО «РИФ-Терминал» ему ничего не поручала, денег не выдала, на что их тратить, не устанавливала. Получается, что работник тратит собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом ООО «РИФ-Терминал» приобретает у своего сотрудника эти самые материальные ценности. Но такая сделка - это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица, принадлежащего ему имущества. Так что сначала выдаются деньги, а потом проверяется, как они потраченыВасильева, Л.С.; Петровская, М.В. Бухгалтерский управленческий учет. Порядок постановки и основные направления развития; М.: Эксмо, 2009. - с. 134..
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка местная и длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 рублей.
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС)Глинкин, А.А. Налог на прибыль и доходы; Учебно-информационный центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве, 2012. - с. 451..
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице в данном случае составят 5 х 3 540 = 17 700 руб
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию примера составляют 5 900 руб.
При помощи авансового отчета (Приложение 5) подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии ООО «РИФ-Терминал» израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 (Приложение 5) и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии ООО «РИФ-Терминал». Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) (Приложение 4,7,8,9) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне авансового отчета суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Таблица 2.6
Итоговый расчет по расходам на командировку Арапова Алексея Михайловича. Август 2013 г
|
Вид расхода |
Расходы, руб. в сутки |
Cутки |
Расходы, руб. |
|
|
Суточные |
700 |
5 |
3 500 |
|
|
Проживание в гостинице |
3 540 |
5 |
17700 в т.ч. НДС 2 700 |
|
|
Проезд |
5900 в т. ч. НДС 900 |
|||
|
ИТОГО |
27 100 |
Иногда организация самостоятельно приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб. НДС) и затем передает их командированному. В этом случае будет следующая последовательность бухгалтерских операций.
Таблица 2.7
Бухгалтерские операции, составленные в отношении подотчетных сумм, выданных Арапову Алексею Михайловичу
|
операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, руб. |
||
|
Дт |
Кт |
|||
|
Приобретение билетов |
60 |
51 |
23600 |
|
|
Билеты поступают в организацию |
50-3 |
60 |
20000 |
|
|
19 |
60 |
3600 |
||
|
Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку. |
71 |
50-3 |
20000 |
На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.
Если сотрудник за все рассчитывается сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязательства по обеспечению его проживания и проезда.
Выдача денег из кассы отражается проводкой: Дт 71 Кт 50.
Таблица 2.8
Бухгалтерские проводки в ООО «РИФ-Терминал» в августе 2013г. в отношении командированного сотрудника
|
операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, руб. |
||
|
Дт |
Кт |
|||
|
из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику |
71 |
50 |
10000 |
|
|
по авансовому отчету начислены суточные |
26 |
71 |
3500 |
|
|
по авансовому отчету учтены расходы на проживание. |
26 |
71 |
17700 |
|
|
по авансовому отчету учтены транспортные расходы. |
26 |
71 |
5900 |
Подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» могут быть только сотрудники ООО «РИФ-Терминал».
Постороннее лицо подотчетным быть не может. В принципе это могут быть любые работники ООО «РИФ-Терминал», но круг таких лиц ограничен, ведь у ООО «РИФ-Терминал» нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику ООО «РИФ-Терминал» выдаются денежные средства, ему указывают на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен трем дням со дня выдачи денег, а для командированных работников - трем дням со дня возвращения из командировки. Если ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет так же 3 дня с момента возвращения из командировки. Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в РФ»: пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.
2.3 Контроль учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Контроль расчетов с подотчетными лицами проводился на основе составленной программы аудита (рабочий документ аудитора).
Проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» начинается с проверки наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами. Проверяется правильность составления приказов руководителя предприятия. Также проверяется, выполняются ли все распоряжения руководителя подотчетными лицами.
03 февраля 2014 г. в ООО «РИФ-Терминал» была осуществлена аудиторская проверка. При проверке было выявлено, что в ООО «РИФ-Терминал» список работников, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя предприятия. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае на основании заявления работника и служебной записки главного бухгалтера. Также в ООО «РИФ-Терминал» установлено, что новый аванс выдается работнику предприятия при условии, что он отчитался за ранее полученный аванс. Что соответствует существующему на сегодняшний день законодательству.
Таблица 2.9
Этапы аудита, проводимого в ООО «РИФ Терминал» 03.02.2014 г
|
№ п/п |
Этапы аудита |
Дата проверки |
ФИО |
Роспись |
Комментарии, документы |
|
|
Аудит расчетов с подотчетными лицами |
||||||
|
1 |
Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н. |
|||
|
1.1 |
Правильность оформления приказов (распоряжений) руководителя |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Приказ о подотчетных лицах и порядке получе-ния в подотчет денежных средств |
||
|
=1.2 |
Проверяется порядок выдачи подотчетных сумм |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Проверяются приказы руководи-теля организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о командировочных расходах |
||
|
2 |
Проверка документального оформления авансовых отчетов |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
|||
|
2.1 |
Формальная проверка |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Авансовый отчет и документы прилагаемые к нему |
||
|
2.2 |
Проверка по существу |
03.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
|||
|
3 |
Проверка правильности корреспонденции счетов |
15.02.- 16.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Авансовый отчет, анализ счета 71 |
||
|
4 |
Проверка формирования регистров синтетического и аналитического учета |
17.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Анализ счета 71, оборотно - сальдовая ведомость |
||
|
5 |
Проверка правильности отражения данных по счету 71 в отчетности организации |
18.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Бухгалтерский баланс (форма №1) стр.240, 620; Приложение к бухгалтерскому балансу (форма |
||
|
№5) - раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» |
||||||
|
6 |
Выражение мнения аудитора |
30.02.2014 |
Жиганова Ю.Н |
Рабочие документы аудитора |
Следующим этапом проверки является: проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы проверили:
- оформление авансовых отчетов;
- оформление командировочных расходов;
- своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. При проверке авансовых отчетов по форме было изучено следующее:
- соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;
- наличие номера и даты составления;
- указание подотчетного лица;
- указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
- указания назначения аванса;
- наличие подписей;
- заполнение обратной стороны авансового отчета.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом 3 февраля 2014 было проверено соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверили путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Также проводилась сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. В ООО «РИФ-Терминал» при поступлении материалов через подотчетное лицо к авансовому отчету прикладывается платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). Было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов. При проверке оформления авансовых отчетов в ООО «РИФ-Терминал» было выявлено, что на некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Также на некоторых командировочных удостоверениях отсутствует подпись генерального директора, а служебных заданиях отсутствует подпись работника, которому выдается аванс. Еще было выявлено, что на предприятие отсутствует график документооборота по счету 71.
Затем проверялась правильность корреспонденции счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно рабочему плану счетов учет кассовых операций в ООО «РИФ-Терминал» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыто три субсчета. Проверили учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. При проверке корреспонденции счетов в ООО «РИФ-Терминал» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», аудитором не было выявлено нарушений.
Следующим этапом контроля является формирование регистров синтетического и аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование регистров аналитического учета в ООО «РИФ-Терминал» происходит автоматически в программе, разработанной на основе 1С: Бухгалтерия. На основании первичных документов (авансового отчета и документов, прилагаемых к нему) происходит формирование анализа счета 71.
Затем проверили правильность отражение данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности организации. В ООО «РИФ-Терминал» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» каждый месяц автоматически в программе формируется оборотно-сальдовая ведомость.
На конец 2013г. дебетовый остаток по счету 71 в ООО «РИФ-Терминал» составил - 248145 руб., который находит отражение в бухгалтерском балансе по строке «Дебиторская задолженность». Вероятность ошибки исключена, так как отчеты формируются автоматически.
Контроль планировался и проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность компании не имеет существенных искажений в части учета расчетов с подотчетными лицами. Контроль проводился с целью подтверждения правильности и своевременности отражения в первичных документах и учетных регистрах операций по учету расчетов с подотчетными лицами за 2013 г.
При проведении контроля учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям были выявлены незначительные нарушения организации учета на данном участке. Отрицательным моментом, является то, что в некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов.
В целях исключения фальсификации учетной информации рекомендуется заполнить все необходимые реквизиты документов.
Выявленные в ходе контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям нарушения отражены в таблице 8 и были оформлены в рабочем документе.
Таблица 2.10
Нарушения, выявленные в процессе проведения аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям в ООО «РИФ-Терминал» в 2013 г
|
Выявленное нарушение |
Положения какого документа нарушены |
Рекомендации аудитора |
|
|
Отсутствие графика документооборота по счету 71 |
п. 4 ПБУ 1/08 «Учетная политика организации» (утв. МФ РФ от 06.10.08 г. № 60н) (с изм. от 30.12.09 г.) |
Применять разработанный график документооборота, что повысит качество ведения бухгалтерского учета |
|
|
В некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса |
п. 2 ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ (с изменениями от 23.11.09 г.) |
Тщательно проверять обязательные реквизиты и оформлять документы согласно требованиям нормативно-правовых актов |
|
|
В некоторых служебных заданиях отсутствует подпись работника, которому выдается аванс |
|||
|
В некоторых командировочных удостоверениях отсутствует подпись генерального директора |
|||
|
В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов |
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» ведется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, обеспечивает сплошное, непрерывное, полное, документально обоснованное и взаимосвязанное отражение и контроль хозяйственных операций.
По результатам контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» выдано заключение в части учета расчетов с подотчетными лицами не влияющее на достоверность отчетности.
В ходе проверки учета расчетов с подотчетными лицами установлено:
- по состоянию на 1 октября 2012 года по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебиторская задолженность составляла 381 202 руб. 83 коп., на 31 декабря 2013года - 452 758 руб. 39 коп.;
- по состоянию на 31 декабря 2013года за уволенными сотрудниками числилась непогашенная дебиторская задолженность по счету 71 в сумме 95 766,6 руб., по счету 73 - в сумме 74 165,54 руб.
В организации для водителей и менеджеров, постоянная работа которых осуществляется в пути, с 01.02.13г. года применялся особый порядок начисления суточных. На основании приказа по организации для этих категорий работников был установлен дифференцированный размер суточных в зависимости от марки автомобиля и маршрута служебной поездки. В размер суточных были включены суммы стоянок и компенсаций водителям за проживание в кабине автомобиля. Указанный порядок в Учетной политике не закреплен.
В ходе выборочной проверки авансовых отчетов выявлено:
- к зачету принимались товарные чеки и квитанции без кассовых чеков (а/о №№ 283 от 03.02.13г. на сумму 130 руб., 2059 от 10.11.13г. на сумму 2970 руб. и 7800 руб., 124 от 22.01.13г. на сумму 25 руб., 1263 от 21.07.13г. на сумму 110 руб. и т.д.);
- к зачету принимались кассовые чеки без расшифровки приобретенных товаров (а/о №№ 2050 от 01.11.13г. на сумму 440 руб., 1093 от 25.06.13 г. на сумму 4319,93 руб., 304 от 25.03.13 г. на сумму 8050 руб. и т.д.);
- отсутствие авансовых отчетов, которые отражены в бухгалтерском учете по счету 71 (а/о от 01.04.13 г. №№ 802 на сумму 260 руб., 831 на сумму 130 руб., 846 на сумму 300 руб., 847 на сумму 250 руб.);
- выявлены факты переплат по авансовым отчетам (а/о № 3 от 14.01.13 г. приложен фискальный чек на сумму 529,20 руб., к зачету приняли 588 руб., № 17 от 19.01.13г. отсутствовал оправдательный документ на сумму 495 руб.);
- выявлены случаи нарушения п. 6 Учетной политики по срокам отчета по выданным под отчет суммам (а/о № 1381 от 01.07.13 на сумму 3100 руб. приложены фискальные чеки от 07.11.07 г., № 1371 от 01.07.13г. на сумму 5872 руб. приложены оправдательные документы от 30.11.12 г. и т.д.);
- нарушение п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденных ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40 лицам, не отчитавшимся за ранее полученные подотчетные суммы, выдавались новые авансы (Григоренко А.П., Аристархову Е.Г., Гаврилову Г.В. и др.).
В ходе проверки командировочных удостоверений установлены нарушения требований инструкции МФ СССР № 62 от 07.04.08 г. «О служебных командировках» и Постановления Госкомстата РФ № 1 от 05.01.04 г.:
- отсутствие служебных заданий на командировки (а/о №№ 145 от 09.01.13 г., 30 от 14.01.13г., 152 от 24.12.13г., 1228 от 01.07.13г. и т.д.);
- отсутствие отметок и печатей о прибытии в командировочных удостоверениях (а/о №№ 42 от 14.02.13г., 46 от 14.02.13 г., 44 от 14.02.13 г., 40 от 14.02.13г., 45 от 14.02.13 г., 37 от 14.02.13 г., 43 от 14.02.13 г., а/о №№ 35 от 22.01.13 г., 36 от 22.01.13 г., 1145 от 01.07.13 г., 1381 от 01.07.13г. и т.д.);
- отсутствие приказов на продление командировок (а/о №№ 1302 от 10.07.13г., 728 от 21.04.3 г. и т.д.).
3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
3.1 Предложения по совершенствованию учета и контроля с подотчетными лицами
В целом на предприятии соблюдается законодательство, регулирующее учет расчетов с подотчетными лицами, но имеются определенные недостатки. В частности - в организации были выданы авансовые отчеты сотрудникам предприятия, которые не отчитались за ранее выданные денежные средства, что противоречит действующему законодательству. В целях предотвращения подобных нарушений в будущем, необходимо составить список подотчетных лиц, своевременно не предоставивших отчет об израсходованных суммах в командировках, и список подотчетных лиц, своевременно не предоставивших отчеты о суммах, предоставленных им на хозяйственные нужды. Это необходимо для того, чтобы не выдавать новые подотчетные суммы данному сотруднику до тех пор, пока сотрудник не предоставит отчет о ранее неизрасходованных суммах. Таким образом, необходимо усилить контроль в отношении лиц, не отчитавшихся за выданные им ранее подотчетные суммы.
Кроме того, на предприятии ООО «РИФ-Терминал» необходимо составить график документооборота с подотчетными лицами. Четко организованный документооборот будет обеспечивать контроль над оформлением документов, устанавливать персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечит своевременность составления бухгалтерской отчетности. Помимо этого, правильно организованный документооборот будет способствовать рациональному разделению учетного труда, равномерности загруженности учетных работников и позволит избежать ошибок.
Таблица 3.1
Примерный график документооборота в ООО «РИФ-Терминал»
|
№ № п/п |
Наименование операции |
Наименование документа |
Ответственный исполнитель |
Получатель |
|
|
11. |
Выдача подотчетных сумм |
РКО |
Кассир |
Подотчетное лицо |
|
|
22. |
Отчет по затраченным денежным средствам |
Авансовый отчет |
Кассир |
Подотчетное лицо |
|
|
33. |
Возврат неизрасходованных денежных средств |
ПКО |
Подотчетное лицо |
Кассир |
|
|
44. |
Возмещение перерасхода |
РКО |
Подотчетное лицо |
Кассир |
Так как на предприятии ООО «РИФ-Терминал» выдача заработных плат осуществляется перечислением ее на банковские карты, на предприятии можно внедрить систему, в соответствии с которой имелась бы возможность «заморозить» заработную плату сотруднику на некоторое время, до тех пор, пока он не отчитается по ранее выданному авансу. Таким образом, сотрудники начнут относиться более серьезно к данному вопросу, и авансовые отчеты будут сдаваться гораздо быстрее.
Одним из направлений, позволяющих совершенствовать порядок учета и контроля с подотчетными лицами, является автоматизация данного процесса. Возможности рынка высоких технологий позволяют автоматизировать многие процессы, включая и бухгалтерский учет. Для этого необходимо перевести бухгалтерию на новый уровень. И выдавать денежные средства подотчетным лицам с помощью банковских, корпоративных карт.
Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России «Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.
Кроме того, в Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее - Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций. В этой связи было бы целесообразно осуществлять расчеты с подотчетными лицами через корпоративные пластиковые карты.
Центральный Банк России в Письме от 23 июля 2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций.
В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.
В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.
Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.
Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов, о чем прямо говорится в Постановлении четырнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007.
Здесь следует помнить о том, что на практике у организаций могут возникнуть определенные налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно - хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.
Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).
Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.
Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.
В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).
Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями при перечисление денежных сумм на пластиковые карты в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:
1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;
2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;
3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.
Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.
Кроме того, перечисление денежных сумм на банковские карты не избавляет подотчетное лицо от обязанности оформления авансового отчета, который, в свою очередь, составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.
Также в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее - Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:
- приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее - указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);
- служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);
- командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).
По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).
При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты минимальны.
В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:
Дт. 71 Кт. 51 - перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 - отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.
Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)). А сумма излишка может быть:
- возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);
- переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);
- удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).
3.2 Эффективность предлагаемых мероприятий
Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.
Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специальный карточный счет, получить у банка необходимое количество платежных карт, «привязанных» к этому счету и выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких карточных счетов (например, отдельный счет для каждой карты). Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты - конкретный сотрудник (как правило, карты именные, и совершать операции по ним может только один конкретный человек). Карточные счета могут быть открыты как в рублях, так и в валюте.
Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:
- в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
- должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
- как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
- каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
Корпоративные карты - это эффективный инструмент управления подотчетными средствами. С помощью корпоративных банковских карт уполномоченный сотрудник имеет возможность тратить средства компании на обеспечение ее деятельности, командировочные, представительские и хозяйственные расходы. По факту под представительские расходы могут быть отнесены практически любые расходы, чем активно пользуются многие компании, имеющие в штате квалифицированного бухгалтера.
По технике использования средств, процесс похож на выдачу денег под отчет. Компания выпускает корпоративные карты уполномоченным сотрудникам. По мере необходимости компания пополняет корпоративные банковские карты со своего расчетного счета, а также в любое время может вернуть их обратно. Сотрудник компании расходует средства в интересах компании, а по завершении выполнения задания предоставляет в бухгалтерию слипы (чеки, оформленные терминалом), торговые и фискальные чеки. Бухгалтерия прикладывает указанные документы к авансовому отчету. С корпоративной карты есть возможность снимать наличные, в этом случае сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие их целевое использование. Средства, использованные не по назначению, а также превышающие установленный компанией лимит расходов могут быть отнесены в доходы сотрудника и вычтены из зарплаты. Средства, хранящиеся на счетах корпоративных карт, являются собственностью компании, что позволяет учитывать их при предоставлении информации об остатках собственных средств.
За совершение оплаты покупок компания не платит комиссий, что позволяет экономить на оформлении платежных поручений. При необходимости периодически совершать большое количество мелких покупок (оплата АЗС, автомоек, кафе, ресторанов, канцелярских товаров, заказы на мелкие работы и т.п.) в разных предприятиях торговли и сферы услуг, корпоративная карта просто незаменима.
В целом корпоративная карта - это достаточно удобный и оперативный способ контроля и организации финансовых средств предприятия, имеющий массу преимуществ в работе с банком и с собственными сотрудниками.
Также с целью контроля возможно к каждой карте сотрудника подключить «мобильный банк».
Для реализации данного проекта необходимо учесть затраты на внедрение автоматизации «безналичного подотчета». Как уже было сказано выше необходимо выпустить корпоративные банковские карты на подотчетных сотрудников, а так же возложить обязанности на одного кассира по перечислению подотчетных сумм на корпоративные карточки сотрудников.
В результате внедрения банковских карт по расчетам с подотчетными лицами сократятся трудозатраты и вместо двух, работающих сегодня в организации кассиров, потребуется один сотрудник.
Таблица № 3.2
|
Статья затрат |
Количество сотрудников |
Размер затрат в месяц, руб. |
|
