Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ХОХОЛЬСКОГО ПОЧТАМТА УФПС ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ - ФИЛИАЛА ФЕДЕРАЛЬНОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «ПОЧТА РОССИИ»

1.1 Организационно-экономические и учетные аспекты работы организации

1.2 Стратегия развития хозяйственной деятельности объекта исследования

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Общие сведения о ведении операций с подотчетными лицами

2.2 Информационная база аудиторской проверки

2.3 Приемы и способы работы с подотчетными лицами

3. ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ОБЪЕКТЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

3.1 Этап планирования аудита

3.2 Аудит операционно-хозяйственных расходов в исследуемой организации

3.3 Аудиторская проверка представительских расходов по существу

3.4 Критические области аудита командировочных расходов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также иные хозяйственно-операционные цели. Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими под отчет денежные средства).

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, аудиторы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списания, а также своевременностью сдачи в кассу неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать неотрегулированных сумм по данным расчетам.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Многие работники бухгалтерии не успевают отслеживать все изменения, которые возникают в связи с реформированием бухгалтерского и налогового учета. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы - изучить теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами, смоделировать аудиторскую проверку данного участка учета и сформировать рекомендации по его совершенствованию в исследуемой организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий круг задач: хозяйственный аудит командировочный расход

-проанализировать хозяйственную деятельность ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП "Почта России";

-изучить теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами;

-осветить вопросы аудита расчетов с подотчетными лицами на базовом предприятии;

-сформулировать рекомендации по совершенствованию учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации.

Предметом исследования являются организация и методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиал ФГУП "Почта России". Место нахождения: Воронежская область, р.п. Хохольский, ул. Ленина, д. 5.

Основной вид деятельности объекта исследования: предоставление почтовых, финансовых и инфокоммуникационных услуг.

Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников и приложений. Во введении отражены цель, задачи, предмет и объект исследования, актуальность темы исследования, а также структура дипломной работы. Основная часть состоит из трех глав. Финансовое состояние Хохольского почтамта анализировалось за период с 2010 по 2012 годы.

Методологической и теоретической базой данного исследования послужили труды таких ученых - экономистов, как Кондраков Н.П., Подольский В. И. и др. Основными методами исследования послужили экономико-математический, сравнительный, расчетно-конструктивный, метод отдельного случая и др.

При написании работы использовались законодательные, инструктивные и нормативные акты, монографическая и периодическая литература, практический материал исследуемого предприятия ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП "Почта России".

Теоретическая значимость работы заключается в исследовании нормативных и законодательных актов в части расчетных операций с подотчетными лицами и отражении их в бухгалтерском учете.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что проведенный аудит учета расчетов с подотчетными лицами является основой для рекомендаций в области совершенствования данного участка учета в исследуемой организации.

1. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСП ХОХОЛЬСКОГО ПОЧТАМТА УФПС ВОРОНЕСКОЙ ОБЛАСТИ - ФИЛИАЛА ФГУП «ПОЧТА РОСИИ»

1.1 Организационно-экономические и учетные аспекты работы организации

Правление федеральной почтовой связи (УФПС) Воронежской области с 2003 года является филиалом Федерального государственного унитарного предприятия (ФГУП) «Почта России».

В состав УФПС Воронежской области входят 22 почтамта, из которых четыре относятся к 1 категории, четыре ко 2-ой, десять к 3-й и четыре к 4-ой. В области функционирует 985 отделений почтовой связи, из которых 808 находятся в сельской местности.

Филиал предоставляет своим клиентам более 80 видов почтовых, финансовых, инфокоммуникационных и прочих услуг. Воронежский филиал - это крупнейшее инфраструктурное предприятие области, обеспечивающее работой 7137 человек, из которых 3197 - почтальоны и 1357 - операторы.

14 февраля 2006 г. между ФГУП «Почта России» и областной администрацией Воронежской области было подписано Соглашение о взаимодействии в сфере совершенствования и развития почтовой связи на территории Воронежской области.

Организация ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области зарегистрирована 17 марта 1993 года. Регистратор - Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам № 24 по Южному административному округу г. Москвы.

Фирменное наименование подразделения: полное - Обособленное структурное подразделение Хохольский почтамт Управления федеральной почтовой связи Воронежской области филиала федерального государственного унитарного предприятия «Почта России»; сокращенное: ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».

Место нахождения подразделения: р.п. Хохольский, Воронежской области, ул. Ленина, д.5. Почтовый адрес: 396840, р.п. Хохольский, Воронежской области, ул. Ленина, д.5.

Подразделение является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» осуществляет часть его функций на территории Хохольского района Воронежской области.

Подразделение не является юридическим лицом и действует на основании собственного устава.

Подразделение осуществляет свою деятельность от имени филиала. Ответственность за деятельность подразделения несет филиал.

Руководство и контроль за деятельностью подразделения осуществляет директор УФПС Воронежской области - филиала предприятия.

Для осуществления своей деятельности подразделение имеет круглую печать, бланки с изображение эмблемы «Почта России» и штампы с указанием на принадлежность подразделения к филиалу и предприятию.

Основными задачами подразделения являются оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности, предусмотренных уставом, с целью получения прибыли (Приложение 1).

Для достижения возложенных задач подразделение осуществляет в установленном законом порядке следующие виды деятельности:

- оказание всех видов услуг почтовой связи;

- оказание универсальных услуг почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории Российской Федерации и по доступным ценам.

- осуществление деятельности по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) экспресс-почты;

- оказание услуг международной почтовой связи, обмен международными почтовыми отправлениями с иностранными почтовыми операторами (иностранными почтовыми администрациями) по поручению филиала. Для наглядности основные виды деятельности исследуемого предприятия представлены на рисунке (рис.1).

Рисунок 1- Услуги Хохольского почтамта УФПС Воронежской области

Почта России активно работает не только над расширением спектра услуг, оказываемых населению, но и над повышением их качества. С 2005 года на предприятии реализуется проект по разработке и внедрению системы менеджмента качества. В настоящее время уже почти половина всех филиалов Почты России получили сертификаты о соответствии требованиям международного стандарта ИСО 9001:2000 в отношении оказания почтовых (письменная корреспонденция, посылки, экспресс-почта) и финансовых (почтовые переводы, доставка пенсий, прием платежей) услуг.

Подразделение осуществляет свою финансовую, производственно-хозяйственную и коммерческую деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и локальными нормативными актами предприятия и филиала, регламентирующими деятельность по управлению имуществом. Рассмотрим аппарат управления в виде рисунка (рис. 2).

Рисунок 2 - Аппарат управления Хохольского почтамта УФПС Воронежской области

Подразделение осуществляет заключение сделок (договоров) в соответствии с локальными нормативными актами предприятия и филиала, регламентирующими деятельность по управлению имуществом.

Подразделение не имеет собственного отдельного баланса. Подразделение самостоятельно осуществляет бухгалтерский учет всех хозяйственных операций подразделения, документооборот на основе законодательства РФ, положения по учетной политике и прочих распорядительных документов филиала и предприятия. Налоговый учет всех хозяйственных операций подразделения осуществляет филиал.

Ответственность за организацию учета, а так же за организацию и обеспечение документооборота в подразделении несет начальник подразделения.

Результаты деятельности подразделения отражаются в регулярной отчетности, которая представляется филиалу в форме, объеме и в сроки, установленные филиалом.

Ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет начальник подразделения и главный бухгалтер подразделения.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделения может осуществляться контрольно-ревизионным подразделением филиала и должностными лицами филиала.

Основные приемы и способы бухгалтерского учета, принятые в Хохольском почтамте УФПС Воронежской области, представлены в учетной политике (Приложение 2).

1.2 Стратегия развития хозяйственной деятельности объекта исследования

Первичным звеном бухгалтерского учета является бухгалтерия организации. Бухгалтерия самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет ее главный бухгалтер, который обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия.

Основные источники информации для анализа: данные аналитического бухгалтерского учета по счетам результатов, «Бухгалтерский баланс», «Отчет о прибылях и убытках» Хохольского почтамта УФПС Воронежской области за 2010 - 2012 годы (Приложение 3).

Рассмотрим основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия и представим в виде таблицы (табл. 1).

Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» за 2010-2012 годы

Показатель	Годы	Отклонение(+/-)	Темп роста, %
	2010 тыс. руб.	2011 тыс. руб.	2012 тыс. руб.	2011 г. от 2010 г. тыс. руб.	2012 г. от 2011 г. тыс. руб.	2011 г. от 2010 г.	2012 г. от 2011 г.
Выручка от реализации товаров, работ, услуг	6104	6860	6371	756	-489	112,38	92,87
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг	4470	4169	4677	-301	508	93,26	112,18
Прибыль от продаж	1613	2205	1466	592	-739	136,70	66,48
Рентабельность продаж	25,69	32,85	13,27	7,16	-19,58	127,87	40,39
Прибыль до налогообложения	1568	2253	941	685	-1312	143,86	41,76
Чистая прибыль	1568	2253	845	685	-1408	143,86	37,50

Выручка на анализируемом предприятии в 2012 г. уменьшилась на 489 тыс. руб. или 7,13 %. Наблюдается незначительное повышение показателя себестоимости по сравнению с предыдущим годом на 508 тыс. руб. или на 12,18 %, что повлияло на величину валовой прибыли и вызвало ухудшение финансового положения.

Наблюдается резкое снижение показателя рентабельности продаж (в 2012 г. данный показатель составил 13,27, а в 2011 г. значение этого показателя было равно 32,85). Анализируя динамику Хохольского почтамта УФПС Воронежской области видно, что финансовый результат в 2012 г. представлен виде прибыли (845 тыс. руб.), по сравнению с предыдущим годом прибыль сократилась на 1408 тыс. руб.

Представим основные экономические показатели для наглядности в виде рисунка (рис 3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Основные показатели экономической деятельности ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области за 2010-2012 годы

Больше всего доходов в 2012 г. Хохольский почтамт получил от оказания услуг почтовой связи - на их долю приходится 3586 тыс. руб., выручка от торговой деятельности 2324 тыс. руб. Уменьшение доходности произошло одновременно в регулируемом и нерегулируемом сегментах.

В 2012 году удалось на 21% увеличить объем среднемесячной выработки на одного работника - до 29,5 тыс. рублей. Среднемесячные продажи в расчете на одно отделение почтовой связи увеличились на 14% - с 193 тыс. рублей до 221 тыс. рублей, а в расчете на одного жителя - с 57 до 65 рублей. Произошло увеличение объемов оказываемых услуг:

- простой и заказной письменной корреспонденции - на 2,8% ;

- отправлений 1-го класса - на 81,1;

- посылок - на 9,5% ;

- экспресс-почты (EMS) - на 24,3% .

В соответствии с приказом Федеральной службы по тарифам среднее повышение тарифов на услуги по пересылке внутренней корреспонденции (почтовые карточки, письма, бандероли) составило 10,6% с 1 февраля 2012 года. В частности, тарифы по простой корреспонденции выросли на 11,8%, по заказной корреспонденции - на 7,1%, а по корреспонденции с объявленной ценностью - на 10,1%. С начала 2011 года тарифы на доставку пенсий и пособий увеличились с 0,97 до 1,17%, а с 10 января 2012-го на 7% подорожали услуги по пересылке. Рассмотрим влияние отдельных статей на суммарный прирост доходов Почты России за 2012 год и представим в виде рисунка (рис. 4).

Рисунок 4 - Влияние отдельных статей на суммарный прирост доходов ОСП Хохольский почтамт за 2012 год

За последние несколько лет ФГУП «Почта России» удалось укрепить свои рыночные позиции за счет расширения спектра предоставляемых услуг и повышения их качества. Помимо традиционных почтовых сервисов предприятие активно развивает сегменты финансовых и инфокоммуникационных услуг, розничную и дистанционную торговлю через сеть почтовых отделений, обеспечивает подписку и доставку периодической печати. Устойчивое положение предприятия подкрепляется наличием широкой сети филиалов.

В 2011 году по заказу ФГУП «Почта России» независимая компания Boston Consulting Group разработала Стратегию развития национального почтового оператора на период до 2016 года, при этом ряд предлагаемых проектов выходят за этот горизонт. Реализация документа позволит максимально полно использовать имеющиеся конкурентные преимущества Почты России, провести масштабную модернизацию основных фондов, значительно улучшить финансовые показатели предприятия и обеспечить развитие информационной и логистической среды на всей территории РФ.

Проект Стратегии направлен для согласования в Правительство РФ. Разработанный документ учитывает все основные макроэкономические факторы, в том числе мировой финансовый кризис, вступление России во Всемирную торговую организацию (ВТО) и присоединение к Генеральному соглашению по торговле услугами (ГАТС).

Новая стратегия ориентирована, в частности, на рост на всех ключевых рынках за счет повышения качества услуг и сервиса. Ее реализация окажет значимое влияние не только на деятельность предприятия, но также будет иметь высокую социальную и экономическую значимость для государства в целом. Частные потребители выиграют от роста качества базовых почтовых услуг, расширения их ассортимента и дополнительных сервисов, обеспечения доступа к максимально широкому спектру финансовых услуг в небольших населенных пунктах.

С ростом объема и количества предоставляемых услуг в перспективе возникнет дополнительная потребность в персонале, появится необходимость в узкоспециализированных специалистах. Повышение доходов Почты России позволит увеличить зарплаты. Рост качества работы предприятия создаст возможность ускоренного развития других сфер экономической деятельности, в частности, дистанционной торговли. При этом Почта России сможет произвести технологическое обновление, обеспечить долгосрочную стабильность и устойчивое развитие, а улучшение финансового состояния предприятия снизит совокупный объем субсидий со стороны государства.

Проведенный экспертный анализ показал, что наиболее предпочтительной для Почты России является модель интенсивного роста, предусматривающая увеличение объемов на ключевых направлениях, а также перестройку логистических и сетевых процессов.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Общие сведения о ведении операций с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

-Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П);

-Гражданский кодекс Российской Федерации: части первая, вторая: с изм. и доп. от 28.12.2013г.;

-План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010);

-Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет";

-Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

-Указание ЦБ РФ № 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя";

-Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Законодательство не содержит определений понятий "подотчетное лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94 (ред. от 08.11.2010) следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.

Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с работодателем в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений [16, c. 256].

Стандартный вариант, когда денежные средства выдаются под отчет из кассы организации, при этом работодатель сам решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает ее с расчетного счета. Однако существуют и другие способы выдачи работодателем денежных средств под отчет.

Выдача денег из кассы путем использования остатка денежных средств от наличной выручки. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, а также на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. То есть расходы на хозяйственные и командировочные нужды в названном пункте не предусмотрены. Однако п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У дополнил этот перечень. В соответствии с нормой абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии:

-на выплату заработной платы;

-на иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

-на стипендии;

-на командировочные расходы;

-на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

-на возврат наличных денег за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, оплаченные ранее за наличный расчет;

-на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Выдача денег по "безналу" на карточный счет или корпоративные карты. Если организация откроет карточный счет для совершения операций с корпоративными картами, то перечисление подотчетных сумм будет происходить с одного счета организации на другой счет этой же организации, то есть не происходит смены владельца счета и руководитель организации может контролировать расходование и остаток на счете. Кроме этого, он несет административную и налоговую ответственность за возможные правонарушения [12].

То есть обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя, может считаться корпоративной, если она предназначена для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете. Кроме этого, сотрудник имеет право на распоряжение деньгами на карточном счете работодателя только в пределах лимита, установленного договором банковского счета.

Таким образом, данный способ выдачи подотчетных сумм является хорошей альтернативой наличной выдаче.

Помимо российских рублей под отчет выдается иностранная валюта.

Денежные средства в наличной иностранной валюте работодатель может выдать через кассу подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку.

Однако, прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций.

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:

-список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;

-порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;

-список лиц, уполномоченных поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Лица, которым выдаются подотчетные суммы на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды организации, отбираются из числа ее сотрудников - в большинстве случаев по такому критерию, как должностные обязанности, в перечень которых входит в том числе выдача заработной платы. Кроме этого, желательно, чтобы лицо было материально ответственное.

Отметим, что для удобства список лучше составить с указанием только штатных должностей; в этом случае при увольнении сотрудника не будет необходимости вносить в него корректировки, а новый сотрудник автоматически станет подотчетным лицом.

Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

Выбранный вариант установления срока необходимо прописать в нормативном акте организации.

Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи.

Аванс на командировку. Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания [29, c. 256].

Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п. 1 Указания ЦБ РФ № 1843-У. Напомним, что согласно данной норме расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Однако работодатели не учитывают, что это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса.

Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника.

Учет расчетов с сотрудником, которому выданы денежные средства под отчет, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту - израсходованные подотчетным лицом суммы либо возвращенные им. Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации, списывается со счета 71 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" [21, c. 253].

Дебиторская задолженность сотрудника организации списывается после утверждения авансового отчета.

Налог на доходы физических лиц. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.

Следует помнить, что для целей обложения НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.

Налог на добавленную стоимость. Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета. Указанными пунктами ст. 171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организации в составе командировочных расходов.

Однако уплаченные суммы НДС, если счет-фактура отсутствует и они не поименованы в п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ, подлежат вычетам за счет собственных источников организации. В этом случае сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в оправдательных документах, например в чеке электронного терминала, в чеке ККТ и др. Данная операция отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/2 "Прочие расходы", и кредиту счета 19.

Если при направлении в командировку куплены электронные билеты, то суммы НДС подлежат вычетам на основании ч. 7 ст. 171, ч. 1 ст. 172 НК РФ. Однако в данном случае сумма НДС должна быть выделена в чеке электронного терминала и в электронных билетах.

Налог на прибыль организаций. Материальные запасы принимаются по стоимости их приобретения без учета НДС (ст. 254 НК РФ).

Расходы на командировку признаются после утверждения авансового отчета и относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (п. 12 ч. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252, п. 5 ч. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.07.2010 № 03-03-07/23, Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008 "Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций") [19, c. 23].

2.2 Информационная база аудиторской проверки

При аудите расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит:

-правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие документов для обоснования произведенных расходов;

-правильность оформления командировочных документов и соответствие произведенных расходов установленным нормам;

-соответствие выдачи под отчет денежных сумм установленным внутренним правилам организации.

Типичными ошибками и нарушениями являются:

-превышение установленного срока предоставления авансового отчета по денежным средствам, полученным при направлении работника организации в командировку;

-отсутствие приказа или заявления о выдаче подотчетных денежных сумм с резолюцией руководителя;

-выдача подотчетных сумм работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

-выдача подотчетных денежных средств лицам, с которыми не заключены трудовые договоры;

-наличие авансовых отчетов лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;

-систематическая выдача под отчет денежных средств с последующим их возвратом в кассу организации, что предполагает отсутствие производственной необходимости.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

-авансовые отчеты;

-журнал регистрации авансовых отчетов;

-приказы о направлении сотрудников в командировку;

-список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

-сметы представительских расходов;

-приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

-баланс предприятия;

-отчет о движении денежных средств;

-главная книга по счету 71;

-журнал-ордер по счету 71 (№ 7), объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. Для наглядности представим информационную базу аудита подотчетных средств в виде рисунка (рис. 5).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 5 - Схема движения бухгалтерской информации по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" по журнально-ордерной (автоматизированной) форме бухгалтерского учета

Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

-выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

-несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

-списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия [17, c. 14].

2.3 Приемы и способы работы с подотчетными лицами

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с рабочими по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуются в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету 94 «Недостачи и потери от ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) [30, с. 26].

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет (Приложение 4). Рассмотрим основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами и представим их в виде таблицы (табл. 2).

Таблица 2 - Бухгалтерские проводки учета расчетов с подотчетными лицами

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
1	2	3	4
71	50, 50-3	Выданы под отчет: - денежные средства, - денежные документы.	№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
08, 10	71	Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению: - внеоборотных активов, - материалов и их доставкой.	№ АО-1 "Авансовый отчет", № М-7 "Акт о приемке материалов"
19-3	71	Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.	Счет-фактура
20, 23, 25, 26, 29, 44	71	Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к: - основному производству; - вспомогательному производству; - общепроизводственным нуждам; - общехозяйственным нуждам; - обслуживающим производствам и хозяйствам; - расходам по продаже продукции.	№ АО-1 "Авансовый отчет"
50	71	Возвращены подотчетные суммы в кассу организации.	№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
70	71	Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.	№ Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", № Т-51 "Расчетная ведомость"
71	91-1	Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет
91-2	71	Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет

Аналитический учет в журнале-ордере по счету 71 ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то руководитель предприятия признает, что перерасход оправдан и работнику должны возместить разницу.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [29, c. 253].

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Из вышеизложенного следует, что наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов.

Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать "наличку" под отчет. - В приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы. Помимо этого необходимо указать предельный размер и порядок сдачи авансовых отчетов.

Авансовый отчет (форма № АО-1) используют для списания денег, выданных на приобретение административно-хозяйственных нужд. Этот документ должны заполнить бухгалтер и подотчетное лицо. К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие необходимые документы. К авансовым отчетам необходимо прилагать первичные документы, на основании которых были истрачены подотчетные суммы. Это могут быть счета из гостиниц (если сотрудник отчитывается по расходам на служебную командировку), товарные чеки из магазинов розничной торговли и другие.

Если такая документация отсутствует, организация вправе решить, что денежные средства были истрачены на иные цели.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ОБЪЕКТЕ ИССЛЕДОВАНИЯ

3.1 Этап планирования аудита

Под аудитом учета расчетов с подотчетными лицами понимается независимая проверка, осуществляемая аудиторской организацией и имеющая своим результатом выражение мнения аудиторской организации о степени достоверности данного участка учета.

Основными этапами проведения аудиторской проверки операций с подотчетными лицами являются:

-определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов;

-составление аудиторской программы проверки расчетов с подотчетными лицами;

-тестирование системы внутреннего контроля и учета;

-установление соответствия данных бухгалтерской отчетности данным счетов бухгалтерского учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;

-проверка организации материальной ответственности;

-документальное оформление аудита расчётов с подотчётными лицами;

-выражение мнения о достоверности отчетности в части учета расчётов с подотчётными лицами.

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

-общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;

-аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации [20, с. 15].

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения [29, c. 128].

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.

В процессе планирования аудитор должен также:

-оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента;

-установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной;

-выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.

Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности [18, c. 13].

Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.

Составляя программу проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия на проверку тех участков, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.

Программа аудита учета расчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, для сбора аудиторских доказательств.

Аудиторская организация, если сочтет это целесообразным, может согласовать с руководством проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана и программы аудита. При этом аудиторская организация является независимой в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общим планом и данной программой.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке [12].

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению страховыми взносами [3].

Для составления программы проверки расчетов с подотчетными лицами для удобства рассмотрим классификацию возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

Итак, основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;

2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

1. Нарушение порядка удержаний НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

1. Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

2. Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере по счету 71 или других регистрах.

При составлении программы проверки расчетов с подотчетными лицами, признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

-отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

-несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

-отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

-несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

-задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

-списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

-отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

-отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

-отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающего авансовые отчеты;

-выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания [17, c. 14].

...