Анализ хозяйственной деятельности ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП "Почта России"

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в таблице 3.

Таблица 3 - Вопросник аудитора для оценки надежности СВК в отношении расчетов с подотчетными лицами

№	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	2	3	4	5	6	7
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет				1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды	“Подотчет 1.1.1”
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	нет				2
		да	Журнал-ордер по счету 71	“Подотчет 1.1.2”
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Нет				3
		да	Письменные распоряжения руководителя	“Подотчет 2.1.2”
4	Облагаются ли НДФЛ суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	нет				4
		да	Приказ руководителя о возмещении	“Подотчет 2.2.1”
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет				5
		Да		“Подотчет 2.1.5”
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Нет				6
		Да	Писменные распоряжения руководителя и сметы	“Подотчет 4.1.1”
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет				7
		Да		“Подотчет 4.1.2”
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Нет				8
		Да		“Подотчет 4.2.2”

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке.

Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета законодательству.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами приведены в таблице 4.

Таблица 4 - Методы сбора аудиторских доказательств

№	Основные виды нарушений при учете расчетов с подотчетными лицами	Методы сбора доказательств
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
1.1	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы						+
1.2	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия						+
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
1.3	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.						+
1.4	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы						+
2.1	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку			+			+
2.2	Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке			+
2.3	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.4	Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм						+	+
2.5	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм							+	+
3.2	Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
4.1	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети						+	+
4.2	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле						+	+
5.1	Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете						+
5.2	Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.1	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.2	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.3	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере по счету 71						+	+

Примечание к таблице:

Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8) :

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3. Устный опрос;

4. Получение письменных подтверждений;

5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;

7. Проверка арифметических расчетов;

8. Анализ.

3.2 Аудит операционно-хозяйственных расходов в исследуемой организации

Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. В результате проверки было выявлено, что на исследуемом предприятии список работников не утвержден.

В ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

При представлении авансового отчета предъявляются кассовые чеки и первичные оправдательные документы. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны прикладываться товарные чеки с расшифровкой покупки. Документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:

-наименование;

-дату составления;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц.

Стоит отметить, что печать в данном перечне не упоминается.

Работники, получивший денежные средства под отчет, должны за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику) (Приложение 5).

Однако в ходе проверки составления авансового отчета в исследуемой организации были выявлены серьезные нарушения, а именно, неуказан номер авансового отчета, дата утверждения отчета должностным лицом. Не отмечено, наименование структурного подразделения, несмотря на то, что Хохольский почтамт является филиалом ФГУП «Почта России». В графе назначение аванса указано «Подотчет». В данном случае необходимо указать на «Операционно-хозяйственные расходы». В графе «приложение» необходимо отметить количество документов (в данном случае 6 штук) и количество листов (6). На обратной стороне авансового отчета не заполнена графа 7 «принято к учету», а в графе 9 не указан дебет счета 10/10.

В дальнейшем проверка проводилась сплошным методом с заполнением рабочих документов аудитора. В ходе данной проверки отклонений выявлено не было.

Важным этапом аудита расчета с подотчетными лицами является проверка получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам, т.к. это очень распространенная ошибка. Вышеуказанная проверка проводилась с помощью специально разработанного рабочего документа, табличная часть которого представлена в виде таблицы 5.

Таблица 5 - Проверка наличия фактов получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам

№п/п	ФИО работника, получающего сумму под отчет	Отчитался ли по ранее полученному авансу
		Да	Нет
1	Бобков Р. Н.	Х
2	Ивнев И.И.	Х
3	Миронова И.А.	Х
4	Лаврова А.Е.	Х
5	Ледовская О.Е.	Х
6	Ситников Д.В.	Х
7	Самофалов К.А.	Х
8	Мироненко А.В.	Х
9	Крючина К.Е.	Х
10	Литвиненко О.А.	Х

В ходе данной проверки в ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России» нарушения не были выявлены.

Важной задачей аудита расчетов с подотчетными лицами является контроль за целесообразностью и законностью использования подотчетных сумм, поэтому необходимо осуществить проверку законности расходования подотчетных сумм и соответствия их целевому характеру использования. Для наглядности представим результаты проверки в виде таблицы 6. В ходе данной проверки отклонений на исследуемом предприятии выявлено не было.

Проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия. Данная проверка проводилась сплошным методом с использованием рабочего документа, табличная форма которого представлена в таблице 7.

Таблица 7 - Проверка наличия подотчетных лиц в штате ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России»

№ п / п	ФИО работника, получавшего суммы под отчет в течении проверяемого периода	Есть ли данный работник в штате предприятия	Примечание
		Да	Нет
1	Бобков Р. Н.	Х
2	Ивнев И.И.	Х
3	Миронова И.А.	Х
4	Лаврова А.Е.	Х
5	Ледовская О.Е.	Х
6	Ситников Д.В.	Х
7	Самофалов К.А.	Х
8	Мироненко А.В.	Х
9	Крючина К.Е.	Х
10	Литвиненко О.А.	Х
11	Карпов М.К.	Х
12	Пронина П.Р.	Х
13	Сергеева А.Л.	Х
14	Свиридова О.А.	Х

В ходе данной проверки отклонений выявлено не было, все подотчетные лица являются штатными сотрудниками исследуемой организации, и задолженности по подотчетным суммам нет.

3.3 Аудиторская проверка представительских расходов по существу

Несмотря на то, что нормы об учете представительских расходов давно не претерпевали изменений, они традиционно вызывают большой интерес. Руководство хочет как можно больше затрат отнести к представительским расходам, бухгалтеры же знают, что налоговики тщательно проверяют все позиции. Рассмотрим, какие затраты представительскими быть не могут, какие документы необходимы для обоснования и как их оформить.

Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации [26, c. 517].

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Аудитор должен выяснить, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские и во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии подтвердить представительские расходы (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего, необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях организация сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

-представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

-участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании). Под обслуживанием понимается:

-транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

-буфетное обслуживание во время переговоров;

-оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Стоит обратить особое внимание, что указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит.

Аудиторская проверка требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса РФ кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Здесь важна позиция аудиторов о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов аренды нет, поэтому аудиторы совершенно обоснованно не принимают их в качестве представительских.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение - доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ). И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике аудиторы отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию.

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению аудиторов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов. Но Минфин РФ подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время.

Аудитор должен проверить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

-приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели;

-смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели, а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если оформить все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно- в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26).

Аудитор должен проверить расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала, что в п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Аудитор должен проверить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

-программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);

-список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или и в программу этого мероприятия);

-отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

-официальность проводимого мероприятия;

-экономическая обоснованность производимых расходов;

-документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа;

-дата составления документа;

-наименование экономического субъекта, составившего документ;

-содержание факта хозяйственной жизни;

-величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

-наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

-подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Из вышеизложенного, можно сделать вывод, что при аудите представительских расходов необходимо проверить наличие следующих документов:

-приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;

-смета представительских расходов;

-первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;

-отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются цель и результаты мероприятия, сумма расходов на представительские цели, а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Рассмотрим для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать.

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

-оригинал подписанного двухстороннего договора;

-акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;

-счет-фактуру;

-путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги;

-счета на оплату.

Если же заказывали услуги не в организации, а у простого таксиста, то нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

-товарную накладную (форма № ТОРГ-12);

-счет-фактуру;

-счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

Продукты для кофе-брейка целесообразнее всего приобретать в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

-товарную накладную (форма № ТОРГ-12);

-счет-фактуру.

Эти документы не вызывают подозрений у аудиторов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

Если завтраки, обеды, ужины в кафе, ресторане, буфетное обслуживание организуются силами сторонней организации, то данные расходы оформляются:

-счетами;

-договорами на оказание услуг;

-заказ-счетами (форма № ОП-20);

-актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

Для отражения расходов на проживание в гостинице нужно взять чек ККТ или БСО - бланк строгой отчетности (письмо Минфина РФ от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

-оригинал подписанного двухстороннего договора;

-акт выполненных работ;

-счет-фактура;

-счет на оплату.

Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

-этот договор подряда;

-акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать мероприятие, его время и дата);

-платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам) [30].

Аудит представительских расходов в исследуемой организации показал, что нормативная величина не превышена. Так в первом полугодии 2013 г. представительские расходы составили 2270 руб. В марте 2013 г. Хохольский почтамт принимал представителей УФПС Воронежской области с целью внедрить совместный сервис по печати фотографий. Расходы составили: буфетное обслуживание 1180 руб., включая НДС 180руб., транспортное обслуживание представителей 590 руб., включая НДС 90 руб., оформление зала 500 руб. Бухгалтер Хохольского почтамта составил акт об отнесении затрат к представительским расходам (таблица 8).

Таблица 8 - Акт об отнесении затрат к представительским расходам

Наименование расходов	Дата осуществления	Сумма, руб., (включая НДС)	Перечень подтверждающих документов
1. Транспортные расходы	19.03.2013	413	Счет №67 от 19.07.2013 г. от транспортной компании ООО «Аэротранс» с приложением путевых листов на сумму 413 руб.
2. Буфетное обслуживание	22.03.2013	1180	Накладная № 0015 на сумму 1180 руб. от 22.07.2013 г. от ЗАО «Ланч-сервис»
3. Транспортные расходы	22.03.2013	177	Счет № 70 от 19.07.2013 г. от транспортной компании ООО «Аэротранс» с приложением путевых листов на сумму 177 руб.
4. Оформление зала	22.03.2013	500	Товарный чек от 22.07.13
Итого		2270

Сумма представительских расходов в исследуемой организации незначительная. Отчет составлен по форме, однако отсутствует распоряжение, в котором дается задание на организацию представительского мероприятия, устанавливаются сроки проведения, а также назначается лицо, ответственное за проведение. Оптимизируя учет расходов, нужно помнить о трех обязательных составляющих это: официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов.

3.4 Критические области аудита командировочных расходов

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы:

-приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);

-командировочное удостоверение (форма № Т-10);

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

-авансовый отчет (форма № АО-1).

Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы по формам N Т-9, N Т-9а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:

-расходы по найму жилого помещения;

-расходы по проезду к месту командировки и обратно;

-суточные;

-другие расходы (оплату услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке [16, c. 253].

Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381).

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают НДФЛ и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается страховыми взносами на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы .

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

-стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

-оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

-плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

-стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

-сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Российскую Федерацию в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом [24, c. 215].

С 1 января 2008 г. согласно установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По результатам опроса аудиторов можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.

В итоге, проблема-лидер - это доказательство экономической обоснованности командировочных расходов, чтобы учесть их при расчете налога на прибыль.

Вторая по значению проблема - это документальное подтверждение затрат. И хотя ни бухгалтеры, ни аудиторы не считают трудности с документами первостепенными, большинство арбитражных разбирательств возникает именно из-за бумажных конфликтов. Причин тут несколько. Во-первых, командированные сотрудники часто забывают представить в бухгалтерию те или иные оправдательные документы. А во-вторых, для инспекторов даже самый мелкий недочет в оформлении документов - это повод начислить недоимку и штрафы.

Третья важная проблема - удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных.

И, наконец, замыкают список главных проблем сложности с вычетом НДС по билетам и услугам гостиниц, а также со списанием представительских расходов при командировках. Представим данные результатов проверок в виде рисунка 6 (рис. 6).

Рисунок 6 - Значимость проблем, выявляемых при аудите расчетов с подотчетными лицами

В ходе исследования предлагаются следующие пути решения данных проблем.

«Любимый» документ налоговиков при проверке расходов на служебные поездки -- это командировочное удостоверение (Приложение 6). Сегодня аудиторы повсеместно не признают расходы по командировкам, которые не подтверждены удостоверениями.

Помимо командировочного удостоверения аудиторы во время проверок большое внимание уделяют бумагам, подтверждающим расходы на проезд, проживание, питание и услуги связи, а также документам, подтверждающим загранкомандировки.

Суточные в пределах законодательно установленных норм НДФЛ не облагаются.

Аудиторы с завидным упорством настаивают, что по НДФЛ надо применять норматив 700 руб. в день для командировок по России, для поездок за границу - 2500 руб. в день. И с тех сумм, которые данный лимит превышают, необходимо платить НДФЛ (ст. 217 НК РФ согласно редакции п. 3 ст. 217 НК РФ).

Аудиторы не разрешают вычет НДС по билетам и услугам гостиниц.

При отсутствии счета-фактуры разрешается принимать к вычету НДС по проезду и проживанию, только если сумма налога выделена в билетах и счетах гостиницы отдельной строкой.

Аудиторы не признают представительские расходы командированных сотрудников.

Для того чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:

-закрепить размер суточных в кадровых документах;

-снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;

-получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;

-отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;

-оформить авансовый отчет.

Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется «средний заработок» - поэтому нужно разобраться с особенностями его расчета.

Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату бухгалтеру Хохольского почтамта проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. 275-6-О специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.

Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому выплата работнику заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса.

Кроме того, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок даже выгоднее работнику, который ездил в командировку.

Отметим, что оплату за время командировки можно учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в расходы включаются все выплаты в пользу работников, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии (ст. 255 Налогового кодекса РФ). Именно поэтому очень важно прописать эту доплату во внутренних документах Хохольского почтамта. Например, в положении об оплате труда или о премировании.

Алгоритм расчета среднего заработка для оплаты командировки:

1.Необходимо определить расчетный период. По общему правилу он составляет 12 полных календарных месяцев, предшествующих моменту выплаты. При этом, в частности, из него исключаются периоды, когда за работником сохранялся средний заработок или он получал пособие по временной нетрудоспособности (пособие по беременности и родам).

2.Исчислить общий заработок сотрудника за расчетный период. В него включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. Но не включаются суммы, начисленные за время, когда за работником сохранялся средний заработок или он получал пособие по временной нетрудоспособности (пособие по беременности и родам).

3.Определить среднедневной заработок. Для этого сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, нужно разделить на количество фактически отработанных в этот период дней.

4.Подсчитать сумму, полагающуюся работнику за время командировки. Чтобы ее определить, величину среднедневного заработка нужно умножить на количество рабочих дней, приходящихся на время командировки.

Например, работник Хохольского почтамта Смирнов В.С. в период с 26 марта по 3 апреля 2012 года включительно (всего 7 рабочих дней) находился в командировке. Служебные поездки оплачиваются исходя из среднего заработка.

Смирнову установлен оклад в размере 10 000 руб. в месяц. Расчетный период - с 1 марта 2011 года по 28 февраля 2012 года. На него приходится 249 рабочих дней. При этом в период с 10 по 13 июля 2011 года (4 рабочих дня) включительно Смирнов уже был в командировке. А в период с 31 июля по 27 августа 2011 года (20 рабочих дней) он был в очередном ежегодном отпуске. Таким образом, в июле он отработал 16 дней из 21 (начислено 7619,05 руб.), а в августе 4 дня из 23 (начислено 1739,13 руб.).

В феврале 2012 года ему была начислена годовая премия по итогам работы за 2011 год в размере 12 000 руб. По общему правилу при расчете среднего заработка она должна быть учтена полностью. Однако в расчетном периоде Смирнов был в командировке и в отпуске, на эти периоды в общей сложности приходится 24 рабочих дня (4 + 20). Таким образом, всего он отработал 225 дней (249 - 24). Поэтому размер годовой премии, принимаемой в расчет, составит:

12 000 руб. : 249 дн. * 225 дн. = 10 843,37 руб.

Сумма среднедневного заработка, сохраняемая на время командировки, будет рассчитана так:

(10 000 руб. * 10 мес. + 7619,05 руб. + 1739,13 руб. + 10 843,37 руб.) / 225 дн. = 534,23 руб.

Всего работнику за время командировки должно быть начислено:

534,23 руб. * 7 дн. = 3739,61 руб.

Если командировка приходится на два соседних месяца, то при расчете налога на прибыль сумма сохраняемого среднего заработка включается в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности. Такой подход подтверждает письмо Минфина России от 4 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/315.

Руководитель Хохольского почтамта должен издать приказ форма № Т-9, в котором необходимо установить размер выдаваемых в подотчет денежных средств, а также сроки, на которые деньги выдаются подотчетным лицам. Кроме того, по мнению аудиторов, этим приказом также должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет, и порядок представления авансовых отчетов. В случае отсутствия приказа, устанавливающего сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, расчеты по выданным в подотчет суммам необходимо осуществить в пределах одного рабочего дня.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенный в дипломной работе анализ действующей в настоящее время системы учета расчетов с подотчетными лицами показывает, что она, находится в постоянном развитии. Нами рассмотрены теоретические основы и методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Учет расчетов с подотчетными лицами становится все более актуальным не только для работников бухгалтерии, но и для обычных сотрудников организации. Следовательно, важным становится и аудит данного участка учета.

В настоящей работе, которая была, посвящена аудиту учета расчетов с подотчетными лицами было сделано следующее:

В первой главе дана краткая характеристика хозяйственной деятельности ОСП Хохольского почтамта УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».

Подразделение является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» осуществляет часть его функций на территории Хохольского района Воронежской области.

Основными задачами подразделения являются оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности.

Проанализировав динамику исследуемой организации видно, что финансовый результат в 2012 г. представлен виде прибыли 845 тыс. руб., по равнению с предыдущим годом прибыль сократилась на 1408 тыс. руб.

Больше всего доходов в 2012 г. Почта России получила от оказания услуг почтовой связи - на их долю приходится 3586 тыс. руб., выручка от торговой деятельности 2324 тыс. руб. Уменьшение доходности произошло одновременно в регулируемом и нерегулируемом сегментах.

В 2012 году удалось на 21% увеличить объем среднемесячной выработки на одного работника - до 29,5 тыс. рублей. Среднемесячные продажи в расчете на одно отделение почтовой связи увеличились на 14% - с 193 тыс. рублей до 221 тыс. рублей, а в расчете на одного жителя - с 57 до 65 рублей.

Новая стратегия ФГУП «Почта России» ориентирована, в частности, на рост на всех ключевых рынках за счет повышения качества услуг и сервиса. Ее реализация окажет значимое влияние не только на деятельность предприятия, но также будет иметь высокую социальную и экономическую значимость для государства в целом. Частные потребители выиграют от роста качества базовых почтовых услуг, расширения их ассортимента и дополнительных сервисов, обеспечения доступа к максимально широкому спектру финансовых услуг в небольших населенных пунктах.

Во второй главе рассмотрены теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

При выдаче денежных средств организация обязана:

-определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

-получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

-выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

-запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

-нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

-выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

-выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

-выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

-несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

Рассмотрено также документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии.

В третьей главе рассмотрен аудит расчетов с подотчетными лицами в ОСП Хохольский почтамт УФПС Воронежской области - филиала ФГУП «Почта России».

По результатам аудита расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии, можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происхо...