Расчеты с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время предприятия различных организационно-правовых форм хозяйственной деятельности включаются в процесс международной экономической интеграции, идет процесс формирования социально- ориентированной рыночной инфраструктуры и развитие ее экономики на качественно новом уровне. В этих условиях возникла новая форма финансового контроля - аудит. Главная его цель заключается в обеспечении контроля за достоверностью информации, отражаемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности. подотчетный бухгалтерский наличный денежный

Аудит и ревизия способствуют повышению эффективности производственной и финансово-коммерческой деятельности субъектов хозяйствования. Проверка соблюдения законности, достоверности и целесообразности хозяйственных операций, выявление внутрипроизводственных резервов повышения эффективности деятельности организаций, а также нарушений и злоупотреблений, их причин и виновных в этом лиц, разработка конкретных предложений по устранению имеющихся недостатков и нарушений требуют глубоких знаний методологии и техники проведения контрольно-ревизионной работы.

Реформирование системы бухгалтерского учета в Республике Беларусь, возникновение и развитие налогового учета, внедрение в практику учета международных стандартов затрагивают изменения требований к аудиту. В настоящее время аудит в Республике Беларусь также находится в стадии реформирования - идет активная адаптация международных стандартов к специфике социально ориентированной рыночной экономики, разрабатываются правила аудиторской деятельности, предъявляются повышенные требования к аудиторам по качественному проведению оказываемых услуг.

При невозможности произвести расчеты непосредственно из кассы или расчетного счета на предприятиях выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Формирование рыночных экономических отношений предъявляет повышенные требования к организации бухгалтерского учета. Без строгого учета и контроля невозможно организовать рациональное и экономное использование производственных и трудовых ресурсов, предупредить возникновение непроизводительных расходов и потерь, обеспечить сохранность материальных ценностей организации.

Правильность организации расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление ее договорной и расчетной дисциплины, улучшение ее финансового состояния. Особое значение придается проверке состояния дебиторской и кредиторской задолженности, от величины и реальности которых зависят финансовое состояние и платежеспособность организации.

Тема курсовой работы является довольно актуальной. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Отсюда целью курсовой работы является в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Исходя, из поставленной цели в курсовой работе ставятся следующие задачи:

1)рассмотреть расчеты с подотчетными лицами и задачи их контроля;

2)рассмотреть нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами;

3)рассмотреть общую характеристику внутреннего контроля организации;

4)рассмотреть оценку состояния организации и методики ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, а также планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

5)оценить проверку соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;

6)оценить проверку целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчетным лицам в связи со служебными командировками на территории Республики Беларусь и в странах ближнего и дальнего зарубежья;

7)оценить проверку правильности расчетов с подотчетными лицами в связи с хозяйственно-операционными расходами;

8)рассмотреть проверку правильности, полноты и своевременности записей в регистры синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами:

9)оценить проверку достоверности и взаимосвязи показателей бухгалтерской отчетности по расчетам с подотчетными лицами;

10)рассмотреть документальное оформление материалов ревизии расчетов с подотчетными лицами;

11)определить особенности планирования проведения и документального оформления аудита расчетов с подотчетными лицами.

Для написания курсовой работы были использованы данные открытого акционерного общества «Торгодежда».

Главной целью деятельности ОАО «Торгодежда» является осуществление розничной торговли товарами народного потребления для наиболее полного удовлетворения спроса населения широким ассортиментом товаров, в первую очередь отечественного производства, направленной на укрепление финансовой устойчивости предприятия и обеспечение его рентабельной работы.

В ходе написания работы были использованы следующие источники информации: действующие нормативно-правовые акты, учетная политика организации, учебный материал.

ГЛАВА 1. Расчеты с подотчетными лицами - один из важнейших объектов финансово-хозяйственного контроля

1.1 Расчеты с подотчетными лицами и задачи их контроля

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчетными лицами. Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица.

Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Бухгалтерский учет имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в экономике, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др.

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятия [12, с. 356].

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

- установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

- выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

- соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

1.2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетными лицами

Основным актом законодательства, регламентирующими учет и отчетность по результатам деятельности в Республики Беларусь является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 25 июня 2004 г. № 42-З).

Данный Закон определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь.

Бухгалтерский учет представляет систему непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества и обязательств организации методом ее двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Следовательно, согласно Закону учет финансовых результатов является важнейшей задачей и приоритетом всей системы учета в Республике Беларусь.

С 1 января 2014 г. вступило в силу Закон РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Он заменит ныне действующий одноименный Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII, который с 1 января 2014 г. утратил силу. Закон № 57-З определяет правовые и методологические основы бухгалтерского учета, требования к составлению и представлению бухгалтерской и (или) финансовой отчетности. Действие Закона № 57-З (на основании п.1 ст.2) распространяется на организации. Таким образом, индивидуальные предприниматели вправе им не руководствоваться.

Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4. Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27.03.2012 № 136 внесены изменения и дополнения в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 29.03.2013 №185.

Инструкцией устанавливается единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. В частности, в соответствии с Инструкцией допускается получение юридическими лицами, индивидуальным предпринимателем, имеющими несколько текущих (расчетных) банковских счетов в различных банках, наличной иностранной валюты в одном из банков, в которых открыты текущие (расчетные) банковские счета.

Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки в случае наличия у юридического лица, индивидуального предпринимателя несколько текущих (расчетных) банковских счетов в различных банках устанавливаются одним из обслуживающих банков по выбору юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 8 августа 2013 г. № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

- за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов - суточные - 60 000 рублей за каждый день командировки;

- за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов - суточные при однодневных служебных командировках и командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, - 30 000 рублей;

- без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, - 20 000 рублей в сутки.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в ред. постановлений Минфина 08.01.2013 г. №1).

В качестве примера приведем нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках в некоторые страны (таблица 1.2.1).

Таблица 1.2.1- Нормы командировочных расходов

Наименование государства	Наименование валюты	Нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных)	Предельная норма расходов по найму жилого помещения
		для работников, направляемых в краткосрочные командировки	для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства
Италия	евро	40	25	до 120
Китай	доллары США	50	30	до 150
Латвия	доллары США	26	15	до 70, Рига, Вентспилс - до 110
Литва	доллары США	26	15	до 60, Вильнюс - до 120, Каунас, Клайпеда - до 70
Польша	доллары США	35	22	до 150

Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 4 февраля 2013 г. № 4).

Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Источниками информации в ходе проверки являются:

1) бухгалтерская отчетность:

- бухгалтерский баланс (форма №1) (Приложение А);

- отчет о движении денежных средств (форма №4);

2) статистическая отчетность:

- Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты));

3) регистры бухгалтерского учета:

- Главная книга;

- журнал-ордер №7;

4) документы:

- приказы и распоряжения руководителя организации;

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

- отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

- задание на командировку;

- журнал учета работников, выбывающих в командировки;

- перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;

- данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.3 Общая характеристика системы внутреннего контроля организации

Функционирование субъектов хозяйствования предусматривает наличие системы контроля их деятельности. Основная цель контроля заключается в определении отклонений фактических характеристик работы субъекта хозяйствования от установленных заданием, соответствие его деятельности действующему законодательству.

Выделяют два основных вида контроля - внешний и внутренний. Внешний контроль обеспечивает интересы внешних пользователей финансовой отчетности (акционеров, учредителей, банков, иных кредиторов).

Цель внешнего контроля - подтверждение достоверности представляемой организацией годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Внешний контроль приводится по правилам, установленным законодательством Республики Беларусь, аудиторскими фирмами, получившими специальные разрешения (лицензии) на осуществление аудиторской деятельности.

Основные задачи внешнего контроля:

- проверка и выдача заключения о достоверности представляемой финансовой отчетности;

- оценка соответствия совершенных финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;

- подтверждение своевременности и полноты формирования уставного капитала субъектом хозяйствования.

Внутренний контроль обеспечивает интересы учредителей организации.

ОАО «Торгодежда» является коммерческой организацией - юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать.

Предприятие вправе иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак (знак обслуживания), открывать в установленном порядке текущий (расчетный) и иные счета в банках.

Основной целью деятельности предприятия является получение прибыли в интересах учредителя и коллектива.

Особое место среди институтов контроля достоверности и полноты экономической информации занимают органы системы внутрихозяйственного контроля. Система внутрихозяйственного контроля представляет собой совокупность органов контроля, выполняющих контрольные процедуры в интересах тех или иных групп пользователей экономической информации. Контрольные процедуры осуществляются на предприятии с целью эффективного управления, основой которого является контроль выполнения всеми сотрудниками экономического субъекта своих обязанностей 14, с.19.

Внутрихозяйственный контроль - единство органов контроля, объектов контроля и форм его реализации.

Рисунок 1 - Структура внутрихозяйственного контроля

По форме организации внутрихозяйственный контроль представлен отделами и службами, функционирующими на предприятии. К ним относятся: ревизионная комиссия; отдел внутреннего аудита; наблюдательный совет; службы и отделы, осуществляющие контроль внутри отделов (их контрольные функции не являются основными, а выполняются в виде самоконтроля или определяются специфическими задачами этих служб).

Ревизионная комиссия представляет собой орган, избираемый собственниками, в состав которого включаются работники организации для периодической проверки наличия и сохранности ее активов и обязательств. Наблюдательный совет также является избирательным органом, который помимо функции управления реализует функции управленческого контроля, т.е. контроля выполнения управленческих решений. Отдел внутреннего аудита - орган, назначаемый руководством организации для совершенствования менеджмента на основе установления достоверности корпоративной информации и выполнения консультационных услуг для внутренних пользователей.

Разнообразие организационных форм внутреннего контроля обусловлено:

- решением различных задач, поставленных перед ними (так, основной задачей ревизионной комиссии является контроль наличия и сохранности активов, а задачами внутреннего аудита - обеспечение менеджмента организации достоверной и полной бизнес-информацией, ее анализ, в отдельных случаях - обоснование управленческих решений);

- различным характером зависимости (так, ревизионная комиссия обслуживает прежде всего интересы собственников, а отдел внутреннего аудита - интересы высшего звена управления);

- различием организации работы (так, внутренний аудит - самостоятельная деятельность, а остальные формы внутрихозяйственного контроля - деятельность, осуществляемая наряду с выполнением основных обязанностей).

Все формы реализации внутрихозяйственного контроля представляют собой совокупность тех или иных приемов и способов контроля. Несмотря на то, что одни и те же процедуры контроля могут применяться в ходе реализации различных форм внутрихозяйственного контроля, объем и объекты их применения будут различны. Так, инвентаризация для целей ревизии должна проводиться сплошным методом по всем товароматериальным ценностям, тогда как инвентаризация для целей внутреннего аудита может проходить выборочно, а для служебного расследования она ограничена видом товароматериальных ценностей или материально-ответственными лицами.

Поскольку согласно ст.7 Закона Республики Беларусь в компетенцию главного бухгалтера входят: постановка и ведение бухгалтерского учета в организации; формирование учетной политики организации; составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности, - ответственность за состояние внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Торгодежда» возложена на главного бухгалтера.

Ответственность за выполнение своих обязанностей по внутреннему контролю главный бухгалтер несет только перед собственниками и (или) руководством предприятия.

Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется не только детальный контроль за сохранностью активов, но и контроль за политикой и качеством менеджмента.

Аудиторские проверки проводятся на договорной основе сотрудниками аудиторских фирм либо отдельными аудиторами - предпринимателями, имеющими лицензию на право занятия такой деятельностью.

Получение информации о деятельности аудируемого лица является важной частью планирования работы, помогает аудитору выявить события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению компанией.

Создание эффективной системы внутреннего аудита в компании позволит:

- обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;

- сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал организации;

- своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении организацией;

- сформировать адекватную современным постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Оценка состояния организации и методики ведения бухгалтерского учета и составления отчетности

Бухгалтерская (финансовая) отчетность - это совокупность показателей, отражающих фактическое состояние стоимости хозяйственных средств и их источников и экономические результаты хозяйственной деятельности за отчетный период. Ее сущность как заключительной стадии или элемента системы метода бухгалтерского учета заключается в обобщении данных бухгалтерского учета в виде экономических показателей в определенных формах или таблицах, удобных для восприятия и использования внутренними и внешними пользователями.

Реальная значимость бухгалтерской (финансовой) отчетности обеспечивается ее основными принципами (требованиями):

1 Достоверностью отчетных данных, вытекающей из достоверной учетной информации, основанной на строгой документации, инвентаризации, специальной методической (технологической) обработки первичных документов, сверки аналитического и синтетического учета и обобщения.

2 Полнотой информации о хозяйственной деятельности за отчетный период.

3 Правильностью отнесения доходов и расходов к отчетным периодам, правильностью оценки объектов учета и соблюдения других положений принятой учетной политики.

4 Сопоставимостью фактических отчетных показателей с аналогичными показателями прошлого отчетного периода, плана, сметы. Эта сопоставимость особенно необходима в условиях инфляции, большой подвижности рыночных цен на средства производства и на произведенную продукцию (работы, услуги).

5 Своевременностью отчетности, от которой непосредственно зависит и своевременность принятия правильных управленческих решений на основе ее анализа.

По степени обобщения отчетность в ОАО «Торгодежда» подразделяется на первичную и сводную.

Первичная отчетность - это отчетность о хозяйственной деятельности одного предприятия (организации).

Сводная отчетность составляется вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами) в целом по данным отчетов подведомственных предприятий.

По периодичности (срокам) представления отчетность подразделяется на годовую и внутригодовую (квартальную и месячную). Внутригодовая отчетность, как правило, заполняется нарастающим итогом с начала календарного года [5].

Министерство финансов Республики Беларусь разрабатывает и утверждает отчетные формы бухгалтерской (финансовой) отчетности и методические указания по их заполнению.

В состав годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, используемой ОАО «Торгодежда», входят:

- бухгалтерский баланс;

- отчет о прибылях и убытках;

- отчет об изменении капитала;

- отчет о движении денежных средств;

- отчет о целевом использовании полученных средств.

До составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должна быть проведена большая подготовительная работа:

- инвентаризация всех видов хозяйственных средств и их источников и отражение в учете результатов инвентаризации;

- переоценка основных средств и других материальных ценностей (но распоряжению правительства);

- проверка полноты отражения за отчетный период всех хозяйственных операций;

- проверка тождества (равенства) данных аналитического учета данным синтетического учета;

- подсчет оборотов и сальдо за декабрь и за весь год по синтетическим счетам, т.е. составление оборотной (оборотно-сальдовой) ведомости для получения тpex пар равенств;

- изучение инструкций, методических указаний по заполнению отчетных форм и их взаимной сверки.

На протяжении многих веков методология ведения бухгалтерского учета была и есть в своей основе единой, международной. Об этом свидетельствуют такие элементы, приемы, методы бухгалтерского учета, применяемые всеми странами, как счета, двойная запись хозяйственных операций, составление оборотных ведомостей и бухгалтерского баланса, денежная (стоимостная) оценка средств, калькуляция, инвентаризация и др.

Вместе с тем методология бухгалтерского учета в своем развитии усложнялась и улучшалась на основе совершенствования процессов управления хозяйственной деятельностью.

На базе общего методологического единства бухгалтерского учета и наличия разных методик его ведения в различных странах появилась необходимость создания международных стандартов по учету, которые в 70-е годы прошлого века начал разрабатывать Комитет международных стандартов.

Применение международных стандартов бухгалтерского учета в определенной степени создает уверенность у иностранных инвесторов в безопасности вложения своих капиталов в экономику других стран, а также методическую основу для правильной разработки и усовершенствования национальной системы учета в Республике Беларусь.

Знакомство с Учетной политикой и спецификой деятельности конкретной организации позволяет правильно оценить систему внутреннего контроля и определить направления проверки. Среди вопросов, подлежащих проверки в ходе ревизии, большое внимание уделяется проверке соответствия системы бухгалтерского учета и отчетности ревизуемого предприятия требованиям законодательства.

Учетная политика оформляется приказом руководителя организации, вводится с начала отчетного года и действует до конца года без изменения, кроме случаев:

- реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования);

- изменения законодательства Республики Беларусь;

- изменения условий хозяйственной деятельности. Учетная политика представляется в налоговый орган вместе со сдачей годового отчета (Приложение В).

Формирование учетной политики должно исходить из выбора и обоснования способов ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством.

2.2 Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

Планирование - один из важнейших этапов ревизии, так как без разработки общей стратегии и детального подхода невозможна качественная ревизия.

Планирование ревизии подразделяется на предварительное планирование, подготовку и составление общего плана и программы ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов:

1) подготовка к проведению ревизии;

2) проведение ревизии в соответствии с программой;

3) подготовка и оформление результатов ревизии;

4) реализация материалов ревизии;

5) контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

Ревизия на ОАО «Торгодежда» проводилась в соответствии с координационным планом ревизий на 2011 г. на основании предписания УБОН Минского городского исполнительного комитета от 27.02.2011 г.№ 392 и приказа УБОН Минского городского исполнительного комитета от 27.02.2011 г. № 134, комиссией в составе:

Председатель: Станкевич С.Г.- главный контролер-ревизор КРО.

Члены комиссии: Коваленко Т.В.- главный контролер-ревизор КРО

Вознюк Н.Г.- заместитель начальника ОБУ и Ф

Бондарева Т.В.-начальник ОК и ЮР

Нестерова В.В.-главный специалист ОТ и ГО,

с ведома директора Садовского И.В., с участием главного бухгалтера Рыбак Г.Б. проведена комплексная документальная проверка отдельных вопросов финансово-хозяйственного деятельности ОАО «Торгодежда» за апрель месяц 2011 г.

Ревизия начата 01.04.2011 г. и закончена 30.04.2011 г.

В ходе ревизии был проверен ряд вопросов, но основное внимание уделялось учету расчетов с подотчетными лицами.

На предварительном этапе составляется программа проведения ревизии.

Программа ревизии - это перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, используемые способы и приемы контроля, конкретных исполнителей. Программа оформляется документально. В программу не следует включать второстепенные вопросы, так как это приводит к потере времени и отвлекает от проверки основных вопросов. Разработка программы ревизии является завершающим этапом планирования проведения проверки (Приложение Б).

Перечень основных вопросов, касающихся проверки расчетов с подотчетными лицами приведен в таблице 2.2.1

Таблица 2.2.1 - Перечень основных вопросов, подлежащих проверке расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Объект исследования	Представляемая информация
1	Утвержден ли в организации список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Приказ об утверждении списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды
2	Имеется ли в организации журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки	Журнал регистрации работников, направленных в командировку
3	Оформляются ли приказы по командировкам, даются ли командируемым работникам письменные задания	Приказы, распоряжения
4	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Данные аналитического учета
5	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Расчет аванса
6	Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам	Первичные учетные документы
7	Проверяется полнота оприходования ТМЦ, приобретенных за счет подотчетных сумм	Данные складского, синтетического и аналитического учета
8	Своевременно ли представляются авансовые отчеты	Авансовые отчеты, командировочные удостоверения, данные бухгалтерского учета

До начала ревизии работники комиссии должны быть ознакомлены с программой и между ними должны быть распределены вопросы и установлены конкретные сроки выполнения ими мероприятий.

На основании программы составляется план ревизии определенных участков деятельности организации, который привязан к специфике организации, режиму работы, географическому расположению. Планы утверждаются руководителем ревизионной группы. В рабочем плане указывается перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизий. План составляется на месте ревизии.

Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки дополнительных вопросов, не предусмотренных в плане и программе.

2.3 Проверка соблюдения порядка и правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам

Прием наличных денег юридическими лицами осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством. Выдача наличных денег из касс юридических лиц производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

- второй экземпляр квитанции формы КВ-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

- квитанция к талону формы 20-фс, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

- другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации».

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (Приложение Ж) и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица, производятся по расходным кассовым ордерам.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя юридического лица допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Юридические лица выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, включая день выдачи наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.

Юридические лица выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами в размерах, определяемых руководителем юридического лица, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

- кассовый ордер формы КО-1 (Приложение Г), квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством (Приложение Д);

- кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира (Приложение Е).

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об из расходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных суммах, а так же карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия [7, с. 371].

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.

Приступая к проверке соответствия оборотов по счету 71, на основании имеющихся документов можно составить таблицу 2.3.1.

Таблица 2.3.1 - Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Анализе счета и Оборотно-сальдовой ведомости, руб.

Сальдо на начало периода (приложение Н)	Дебетовый оборот	Кредитовый оборот	Сальдо на конец периода (приложение Н)	Отклонения данных
	по оборотно-сальдовой ведомости (приложение М)	по анализу счета 71.1	по оборотно-сальдовой ведомости (приложение М)	по анализу счета 71.1
901 150	1 521 000	1 521 000	2 697 550	2 697 550	275 400	0

Отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителем предприятия ОАО «Торгодежда», но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем организации список лиц, которым выдаются суммы под отчет.

Для получения наличных денежных средств с текущего расчетного счета предприятие в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.

Порядок расчета и учет командировочных расходов всегда оказываются предметом пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок. Проверяется наличие приказа, а также других сопутствующих документов (Приложения З, И, К).

При проверке авансовых отчетов по форме анализируются наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора - правильность и достоверность проверки.

2.4 Проверка целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчетным лицам в связи со служебными командировками на территории Республики Беларусь

Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается день фактического возращения командированного работника, то есть день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого транспортного средства, на котором работник прибыл.

Ревизору следует при проверке учитывать, что командированному работнику возмещаются расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.

При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях эконом-класса, установленных в соответствии с законодательством.

Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации.

В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.

Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат;

- по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя -- квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшей категории допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.

Командированному работнику возмещается стоимость завтрака, включенная в стоимость номера (места) в гостинице. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны, либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более -- принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных подлинных подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

- за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов -- суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае если принимающая или направляющая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированному работнику одноразового питания, суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового -- 30 %, трехразового -- 15 % от установленной нормы;

- по междугородным телефонным переговорам -- в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих подтверждающих документов;

- по провозу багажа сверх нормы бесплатного провоза в связи с производственной необходимостью его провоза на основании соответствующих подтверждающих документов;

- иные расходы, произведенные работником в интересах выполнения служебного задания с разрешения или ведома нанимателя.

2.5 Проверка целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчетным лицам в связи со служебными командировками в страны ближнего и дальнего зарубежья

В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает необходимость направить сотрудника в другой город, страну.

Прежде всего, ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных Министерством финансов Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

...