Недостачи имущества, а также порча сверх норм убыли относятся на виновных лиц, а при их отсутствии - на расходы организации. Основанием для таких записей являются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание стоимости вреда с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Излишки денежных средств и материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, должны быть оприходованы.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов основных средств должна быть проведена с учетом рыночных цен, а амортизация определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением соответствующих актов. Недостачи денежных средств и материальных ценностей списываются за счет виновных лиц, а при их отсутствии - за счет организации (на расходы организации).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности «Ивацевичский государственный профессиональный лицей сельско-хозяйственного производства» составляет бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно, для вновь созданных организаций - с даты их государственной регистрации, создания, образования по 31 декабря включительно.

Бухгалтерская отчетность наряду с другими видами отчетности используется для экономического анализа деятельности организации и служит исходной базой для планирования. Заполнить бухгалтерскую отчетность означает заполнить определенные таблицы, формы и показатели которых утверждаются Министерством финансов.

Состав, формы таблиц бухгалтерской отчетности бюджетных организаций и порядок их заполнения определен Положением о бухгалтерских отчетах организаций, финансируемых из бюджета, утвержденным Постановлением Министерства финансов № 13 от 30 января 2002г.

Лицей представляет годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты. Годовые отчеты составляются на 1 января, квартальные - на 1 апреля, 1 июля и 1 октября, месячные - на первое число месяца, следующего за отчетным месяцем. Отчетность представляется финансирующему органу - управление образования Брестского областного исполнительного комитета.

Перечень форм, представляемых в составе годового и квартального отчетов:

баланс исполнения сметы расходов (форма 1);

отчет об исполнении сметы расходов организаций, финансируемых из бюджета (форма 2);

отчет об исполнении сметы расходов организаций, финансируемых из бюджета на капитальное строительство (форма 2-2) и приложение к отчету "Использование средств, выделенных на финансирование капитального строительства";

отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам. Отчеты имеют отдельную нумерацию для определенной группы организаций (форма 3);

отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам (форма 4);

отчет о движении валютных средств (собственных и заемных) (форма 4-В);

отчет о поступлении и расходовании средств местных внебюджетных фондов (форма 4-ВФ);

отчет о выполнении объема по научно-исследовательским работам (форма 4-н);

отчет о недостачах и хищениях имущества в бюджетных организациях (форма 15).

Перечень форм, представляемых только в составе годового отчета:

отчет о движении основных средств (форма 5);

отчет о движении материальных ценностей (форма 6).

Сроки представления отчетности организациям, финансируемым из республиканского бюджета, устанавливаются Министерством финансов, а организациям, финансируемым из местных бюджетов, - соответствующими местными финансовыми органами.

Министерства, другие республиканские органы государственного управления могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы по согласованию с Министерством финансов.

К годовому и квартальному отчетам прилагается пояснительная записка, подписанная руководителем организации, главным бухгалтером и руководителем планово-финансовой службы.

Бухгалтерские отчеты подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, а в централизованных бухгалтериях - руководителями организаций, при которых они созданы, и главными бухгалтерами централизованных бухгалтерий. Отчеты по сети, штатам и контингентам подписывают руководитель организации, главный бухгалтер и руководитель планово-финансовой службы.

2.3 Составление баланса с использованием персонального компьютера

Современное человеческое общество имеет ярко выраженную информационно-технологическую ориентацию, предполагающую широкое использование электронно-вычислительной техники во всех сферах жизнедеятельности. Не является исключением бухгалтерский учет и экономический анализ. Перестройка традиционных форм учета, возрастание роли внутреннего аудита и анализа, видов расчетов, денежных единиц, количества собственников, усложнения информационных связей - все это указывает на возросшую необходимость организации электронной обработки экономической информации и использование новейших информационных технологий в бухгалтерском учете, экономическом анализе и составлении отчетности.

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения. Бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных, операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами. Ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. «Идеал» для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя организации - это получение всей необходимой информации по всей организации на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно работать эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Правильный выбор программного продукта - один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой.

В «Ивацевичском государственном профессиональном лицее сельско-хозяйственного производства» бухгалтерский баланс, как и другие формы отчетности, составляются вручную. Автоматизацию баланса целесообразно проводить на базе программы «1С: Бухгалтерия» версии 7.7.

«1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной бухгалтерской программой в России и Белоруссии.

Основные особенности программы:

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

- возможности ведения количественного и многовалютного учета;

- получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;

- полная настраиваемость, возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройка аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных документов.

Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения операций, использования наглядных возможностей Windows-интерфейса и легкостью освоения. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Перед тем, как начать собственно ведение бухгалтерского учета - ввод проводок, получение итогов синтетического и аналитического учета, формирование отчетности и т.д., надо настроиться на используемой план счетов и классификацию видов объектов аналитического учета. Список вызывается из пункта «Счета» из группы «Операции» главного меню.

При формировании отчетов (например, баланса) большинство показателей рассчитывается на основе данных о хозяйственных операциях. Но в отчеты необходимо включать и такие сведения, которые нельзя получить из информации, хранимой в журнале операций. Такими сведениями являются, например, название предприятия, фамилии руководителя и главного бухгалтера и т.д. В «1С: Бухгалтерии» такие данные надо занести в список констант.

Список вызывается из пункта «Константы» из группы «Операции» главного меню. Константы используются в программе для хранения некоторых данных (текстовых и числовых), не относящихся ни к счетам, ни к аналитике и используются при формировании баланса и других отчетов, создаваемых бухгалтером, кроме того, константы могут использоваться в формулах расчетов и т.п.

Исходными данными для «1С: Бухгалтерии» являются проводки, вводимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа формирует баланс, другую отчетность и разные вспомогательные документы.

Журнал операций вводится на экран при выборе пункта «Журнал операций» группы «Операции» главного меню. Для ввода новой проводки в журнал операций следует нажать клавишу Ins или кнопку Новая проводка в нижней части окна с журналом операций. При вводе проводки последовательно ввести реквизиты проводки. Для окончания ввода реквизита нажать клавишу Enter.

При вводе реквизитов проводки следует иметь в виду следующее:

- дата проводки должна находиться в интервале видимости операций. Если ввести недопустимую дату, программа сообщит об этом. Надо будет либо исправить дату, либо нажать Esc для отмены ввода проводки;

- счета дебета и кредита проводки можно выбрать из списка счетов. Для вывода списка счетов нажмите F4. В выведенном списке надо дважды щелкнуть мышью строку с нужным счетом или субсчетом, либо выделить эту строку в списке и нажать Enter или кнопку Выб.;

- если по счету дебета или счету кредита проводки ведется аналитический учет, то программа предложит выбрать из списка соответствующее субконто (объект аналитического учета).

- если по счету дебета или счету кредита проводки ведется валютный учет, то программа предложит выбрать из списка используемую валюту.

- если по счету дебета или счету кредита проводки ведется количественный учет, то перед вводом суммы проводки будет предложено ввести количество. После ввода количества сумма проводки автоматически вычисляется как количество, умноженное на цену субконто. Можно исправить рассчитанную сумму или оставить ее без изменения.

Кроме ручного ввода проводок, «1С:Бухгалтерия» позволяет заполнять журнал операций следующими способами:

- использование типовых операций

- использование документов и расчетов

- перенос проводок

Чтобы начать применять «1С: Бухгалтерию» необходимо ввести остатки по всем счетам на начало того периода, с которого начинается применяться программа. Перед тем, как приступить к вводу остатков, надо выполнить следующие действия:

определить используемый план счетов;

задать наименование видов субконто;

задать ведение аналитического учета;

определить дату входящих остатков;

5) установить рабочий период.

При вводе остатков на начало квартала следует установить рабочим периодом предыдущий квартал, при вводе остатков на начало года - последний квартал предыдущего года. Для установки рабочего периода надо выбрать в группе «Отчетность» главного меню пункт «Расчет итогов», подвести курсор к параметру «Рабочий период» и установить нужный рабочий квартал и год;

6) установить рабочую дату (дату, которая будет предлагаться по умолчанию во вновь вводимых проводках). Для этого нужно выбрать пункт «Общие параметры» группы «Сервис» главного меню;

установить интервал видимости операций. Интервал видимости операций предназначен для ограничения просмотра списка операций (например, одним днем, текущим месяцем, текущим кварталом, текущим и прошедшим кварталами, всем годом). Режим установки интервала вызывается из колонки «Операции» главного меню. Интервал видимости операций задается в виде начальной и конечной даты. В журнале операций будут просматриваться все проводки, входящие в данный интервал. Остальные проводки также будут храниться программой, будут участвовать в расчетах, входить в формируемые ведомости и могут быть в любой момент «открыты» для просмотра изменением интервала операций.

Для ввода начальных остатков надо перейти в режим «Журнал операций» группы «Операции». Чтобы ввести дебетовый остаток по субсчету следует указать код этого субсчета в графе «Дебет» вводимой проводки, а в графу «Кредит» занести код «00». Для ввода кредитового остатка код «00» занести в графу «Дебет», а в графу «Кредит» - код субсчета, по которому вводится остаток.

В «1С: Бухгалтерии» бухгалтерский баланс формируется на основании оборотно-сальдовой ведомости, которая содержит для каждого счета остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Для вывода данной ведомости нужно выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость» группы «Отчетность» меню программы.

«1С: Бухгалтерия» позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет задается с помощью файла, содержащего форму отчета и формулы расчета каждого показателя. Можно изменять существующие отчеты и создавать новые.

Для выбора формируемого отчета следует выделить строку с названием нужного отчета (в данном случае бухгалтерский баланс исполнения сметы расходов) и нажать кнопку запроса «Сформировать». Программа начнет формирование отчета (этот процесс при необходимости можно прервать нажатием клавиши Esc). Сформированный отчет будет выведен в отдельное окно. Если при формировании отчета были выявлены ошибки или встречены команды выдачи сообщений, то эти сообщения или предупреждения об ошибках будут выданы в специальное окно.

Таким образом, можно сделать вывод, что автоматизация составления бухгалтерского баланса предприятия значительно облегчат труд бухгалтера, позволит экономить время на заполнение отчетных форм, ведения дублируемой информации, исключит вероятность ошибки при выполнении расчетов.

3. Анализ использования сметных расходов

3.1 Приемы и источники информации анализа исполнения сметы расходов

В период переходной экономики, особенно при наличии бюджетного дефицита и государственного долга, возникает потребность в эффективном использовании средств, выделяемых из бюджета, обеспечение сохранности материальных и денежных средств, своевременное и правильное ведение расчетов, соблюдение платежной и финансовой дисциплины. Рациональное использование государственных средств, обоснованность всех производственных показателей, целевая направленность в использовании выделенных ассигнований - это основные принципы, ключевые моменты в работе любого бюджетного учреждения.

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Всё это может быть достигнуто в процессе анализа хозяйственной деятельности учреждения. Главная цель анализа - своевременно выявлять и устранять недостатки и находить резервы улучшения состояния учреждения.

В бюджетных и научных учреждениях учет расходов и составление отчетности осуществляются в разрезе показателей сметы, которые обобщены в двух основных статьях: текущие расходы и капитальные расходы. Содержанием анализа исполнения смет расходов является оценка эффективности использования выделенных учреждению материальных, трудовых и финансовых ресурсов, выявление отклонений фактических расходов от сметных назначений, а также количественная оценка влияния факторов, вызвавших эти отклонения.

В ходе анализа, должно быть установлено, соблюдаются ли данным учреждением основные принципы сметного финансирования:

- расходы учреждения должны определятся объемом оказанных услуг;

- допускается использование только утвержденных смет, как основных, так и дополнительных;

- соблюдение строго целевого назначения и использования бюджетных средств, что достигается использованием бюджетной классификации;

- обеспечение бюджетными средствами в меру выполнения производственной программы, но с учетом использования ранее отпущенных бюджетных средств;

- не допускаются расходы, которые не предусмотрены сметой или которые превышают сметные назначения;

- не допускается скрытое увеличение расходов за счет каких-либо источников или сокращение объема оказанных услуг.

Несомненно, рациональное расходование бюджетных средств занимает важное место в деятельности бюджетных учреждений. Однако, недоиспользование средств в сравнении со сметой теряет смысл, так как приводит к ухудшению условий обслуживания контингента населения, ухудшения условий работы, необоснованному сокращению норм расходов. Экономия может достигаться только при условии внедрении каких-либо мероприятий.

При помощи анализа можно из разрозненных различного рода данных об отдельных экономических явлений и фактах хозяйственной деятельности составить целостную картину хозяйственного процесса, выявить присущие ему в конкретных условиях тенденции, разработать варианты управленческих решений и выбрать из них наиболее оптимальный. Он также необходим для объективной оценки фактических результатов деятельности, выявления отклонений от планов и их причин.

Основными задачами анализа бухгалтерского баланса исполнения сметы расходов являются:

- изучение финансового состояния учреждения;

- оценка эффективности использования ассигнований из бюджета;

- изучение состояния материально-технической базы и хозяйственных взаимоотношений с другими организациями;

- оценка состояния расчетной дисциплины учреждения;

- проверка достоверности бухгалтерского баланса и других форм отчетности;

- выявление, измерение и изучение факторов отклонений фактических показателей от базовых и нормативных;

- контроль за соблюдением принципов финансирования бюджетного учреждения;

- подготовка аналитической информации для выбора оптимальных управленческих решений.

Исходя из вышеназванных задач экономического анализа, можно сделать вывод, что его конечной целью является изыскание резервов дальнейшего улучшения деятельности учреждения. Таким образом, анализ является важным инструментом управления и должен широко использоваться в хозяйственной практике.

Приемы и методы, используемы при проведении анализа исполнения сметы расходов следующие:

- сравнение - представляет собой сопоставление фактического уровня изучаемого показателя с существующей базой (например, фактические расходы сопоставляются со сметными назначениями);

- группировка - способ раскрытия содержания изучаемых объектов экономического анализа, позволяющий изучить экономические явления в их взаимосвязи и взаимозависимости;

- детализация - разложение обобщающих или сводных показателей по времени и месту (основные по принадлежности к классификационной группе);

- сводка - форма совокупного представления различных показателей для оценки какого-либо процесса (разработка аналитических таблиц);

- абсолютные и относительные величины;

- балансовая увязка;

Все эти методы можно использовать как по отдельности, так и в совокупности.

Источником анализа исполнения смет бюджетных и научных учреждений служит информация как непосредственно характеризующая уровень расходов, так и позволяющая выявить факты их изменения. К ней относятся:

- отчет об исполнении сметы расходов бюджетных учреждений (форма №2);

- баланс исполнения смет расходов бюджетных учреждений
(форма № 1);

- карточки учета расходов и данные первичного учета затрат материальных ресурсов, труда и заработной платы;

- отчеты о выполнении плана по сети, штатам и контингентам (форма № 3);

- акты ревизий и проверок;

- данные бюджетных учреждений по учету кассовых и фактических расходов.

Одной из особенностей учета расходов в бюджетных учреждениях, имеющих важное значение для анализа исполнения смет, является отражение в бухгалтерском учете двух видов расходов: кассовых и фактических. Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные банком как наличными деньгами, так и путем безналичных расчетов.

К фактическим же расходам относятся действительные затраты учреждений, оформленные соответствующими документами, а также расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной заработной плате и стипендиям. При внесении в банк каких-либо сумм на бюджетные или текущие счета учреждений в бухгалтерском учете на эти суммы уменьшаются кассовые расходы [11, с. 74]. Последние не должны превышать годовые ассигнования в целом по уточненной смете и по отдельным статьям расходов. Однако они могут быть выше или ниже фактических расходов.

Значение анализа исполнения сметы расходов бюджетных организаций состоит в том, что с его помощью определяются отклонения, во-первых, кассовых расходов от фактических, во-вторых, кассовых и фактических расходов от назначений по смете и, в-третьих, отклонения всех видов этих расходов от выделенных бюджетных средств. Анализ способствует выявлению причин отклонений, а также позволяет обеспечивать контроль за соблюдением норм расходов на текущее содержание по всем статьям бюджетной классификации.

В процессе анализа используются данные учета расходов в разрезе отдельных видов мероприятий и работ. По аналогичным их видам привлекается информация о расходах других учреждений. Это позволяет повысить результативность анализа и выявить резервы снижения расходов.

3.2 Оценка полноты и правильности исполнения сметы расходов

Анализ соблюдения сметы расходов осуществляется путем сопоставления кассовых и фактических расходов с расходами как в целом по смете, так и по каждой статье в отдельности. Это позволяет устанавливать недорасход сметных назначений или сверхсметные расходы и таким образом давать характеристику деятельности учреждения по исполнению сметы расходов.

Недоиспользование бюджетных средств нежелательно, поскольку это связано, как правило, с невыполнением учреждениями заданий по производственным показателям и ведет к ухудшению обслуживания населения. Причинами недорасхода бюджетных средств, как правило, являются недостатки в деятельности учреждений, а также факторы, не зависящие от учреждения (например, несвоевременное финансирование и др.).

Наличие сверхсметных расходов в основном зависит от работы учреждений и расценивается как нарушение финансовой дисциплины. Причинами этого могут быть несоблюдение установленных норм расхода, необоснованное увеличение уровня производственных показателей работы учреждения и др.

При анализе исполнения сметы расходов бюджетного учреждения, прежде всего, изучаются состав и структура расходов. С этой целью расходы группируются по статьям бюджетной классификации. Кроме того, они подразделяются, во-первых, на текущие и капитальные, а во-вторых, на зависящие и не зависящие от изменения показателей сети, штатов и контингента [5, с. 112].

В процессе анализа структуры расходов определяется удельный вес каждой группы расходов в их общей сумме и производится сравнение с показателями сметы и предыдущего года. Необходимые для анализа данные по «Ивацевичском государственный профессиональный лицей сельско-хозяйственного производства» представлены в табл. 3.1.

По данным табл. 3.1 видно, что для анализируемого учреждения характерен значительный удельный вес расходов на заработную плату (36.9% - по смете и 31.7% - фактически), начислений на заработную плату (12,6% и 10,7%), приобретение предметов снабжения и расходных материалов (9,5% и 8,7%), капитальные расходы (12,2% и 23,2%).

Таблица 3.1 Состав и структура сметы расходов «Ивацевичского государственного профессионального лицея сельскохозяйственного производства» в 2011г.

Номер подстатьи	Подстатьи расходов	Утверждено по смете	Фактические расходы	Отклонения
		сумма, тыс. руб.	уд. вес %	сумма, тыс. руб.	уд. вес %	по сумме, тыс. руб.	по уд. весу, %
1.10.01.00	Оплата труда рабочих и служащих	970220	36,9	931780,5	31,7	-38339,5	-5,2
1.10.02.00	Начисления на оплату труда	330180	12,6	313572,5	10,6	5616,5	-2,0
1.10.03.00	Приобретение предметов снабжения и расходных материалов	248545	9,5	254161,5	8,6	+5616,5	-0,8
1.10.03.01	в том числе: канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей	52630	2,0	66029,6	2,2	13399,6	+0,2
1.10.03.02	медикаменты и перевязочные средства	-	-	-	-	-	-
1.10.03.03	мягкий инвентарь и обмундирование	6500	0,2	6649,3	0,2	+149,3	-
1.10.03.04	продукты питания	167165	6,3	159575,6	5,4	-7589,4	-0,9
1.10.03.05	прочие расходные материалы и предметы снабжения	22250	0,8	21907,0	0,7	-343	-0,1
1.10.04.00	Командировки и служебные разъезды	5250	0,2	6302	0,2	1052	-
1.10.05.00	Оплата транспортных услуг	179863	6,8	174782	6,0	-5081	-0,8
1.10.06.00	Оплата услуг связи	3200	0,1	3142,6	0,1	-57,4	-
1.10.07.00	Оплата коммунальных услуг	241814	9,2	267101	9,1	25287,1	+0,1
1.10.10.00	Прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг	198280	7,5	177252,5	6,0	-21027,5	-1,5
1.30.03.00	Трансферты населению	129253	5,0	127912,6	4,4	-1340,4	-0,6
Итого расходов по текущему содержанию учреждения	2306605	87,8	2256007,3	76,8	-50597,7	-11,0
2.40.01.00	Приобретение оборудования и предметов длительного пользования	108550	4,1	468804,1	16	+360254,1	+11,9
2.40.03.00	Капитальный ремонт	211390	8,0	211385,5	7,2	-4,5	-0,8
Итого капитальные расходы	319940	12,2	680189,6	23,2	+360249,6	+11,0
Всего по смете	2626545,0	100,0	2936196,9	100,0	+309651,9	-

В ходе анализа исполнения сметы определяются отклонения фактических расходов от предусмотренных сметой в целом и по отдельным статьям.

По данным табл. 3.1 в анализируемом периоде был допущен перерасход сметных назначений на общую сумму 309651,9 тыс. руб. Средства по смете освоены на 111,8 % (2936196,9 / 2626545,0 100). В основном это связано с дополнительным выделением средств на оплату расходов по приобретению оборудования и предметов длительного пользования.

Наблюдается низкий уровень освоения расходов на оплату труда (меньше планового на 38339,5 тыс. руб.). Снижение общего размера оплаты труда произошло за счет роста средней заработной платы сотрудников и сокращения численности персонала.

Как уже было отмечено выше расходы бюджетных учреждений подразделяются на текущие и капитальные. К текущим относятся расходы на заработную плату, канцелярские и хозяйственные расходы, командировки и служебные разъезды, оплата коммунальных услуг, расходы на питание, приобретение мягкого инвентаря, медикаментов и перевязочных средств и прочие расходы. Для учреждений отраслей социально-культурного комплекса они являются преобладающими. Так по данным отчета лицея они составляют 76,8% от общей суммы расходов.

Капитальные затраты учреждения -- это расходы на приобретение оборудования и инвентаря, а также капитальный ремонт зданий и сооружений. В анализируемом учреждении на их долю приходится 23,2% от общей суммы расходов. Такой удельный вес объясняется тем, что в прошлом году был закончен капитальный ремонт здания колледжа и принадлежащего ему общежитию. Кроме этого, основную часть оборудования (сельскохозяйственные машины и агрегаты) учреждение приобрело в лизинг.

Следующим этапом анализа исполнения сметы является сопоставление кассовых расходов с назначениями по смете. Такое сопоставление имеет целью, во-первых, выявить недорасход или перерасход выделенных из бюджета средств и, во-вторых, обеспечить действенный контроль за исполнением сметы расходов. В результате анализа нередко устанавливаются факты превышения кассовых расходов по одним статьям сметы с одновременным недоиспользованием средств по другим статьям. Такие случаи означают нарушение принципа целевого использования бюджетных ассигнований.

В ходе анализа особое внимание уделяется изучению случаев превышения расходов по статьям, по которым превышены сметные назначения. За этим могут скрываться различные нарушения. Например, приобретение излишних или дорогостоящих материальных ценностей, содержание сверхштатного персонала, нарушения в оплате труда, завышение плана по объему строительно-монтажных работ или выполнение работ на сверхплановых объектах при капитальном ремонте зданий и сооружений и др.

Для изучения отклонений кассовых расходов от выделенных по смете составляется, табл. 3.2.

Таблица 3.2 Анализ отклонений кассовых расходов от сметных назначений «Ивацевичского государственного профессионального лицея сельскохозяйственного производства» в 2011г.

Номер подстатьи	Подстатьи расходов	Остаток средств на начало года	Профинан-сировано	Кассовые расходы	Отклонения
					перерасход бюджетных средств	недорасход бюджетных средств
1.10.01.00	Оплата труда рабочих и служащих	-	969614,7	969614,7	-	-
1.10.02.00	Начисления на оплату труда		330035,7	330035,7	-	-
1.10.03.00	Приобретение предметов снабжения и расходных материалов		248484,7	248484,7	-	-
1.10.03.01	в том числе: канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей		52629,9	52629,9	-	-
1.10.03.02	медикаменты и перевязочные средства		-	-	-	-
1.10.03.03	мягкий инвентарь и обмундирование		6499,6	6499,6	-	-
1.10.03.04	продукты питания		167119,2	167119,2	-	-
1.10.03.05	прочие расходные материалы и предметы снабжения		22236,0	22236,0	-	-
1.10.04.00	Командировки и служебные разъезды		5249,9	5249,9	-	-
1.10.05.00	Оплата транспортных услуг		179863,0	179863,0	-	-
1.10.06.00	Оплата услуг связи		3197,7	3197,7	-	-
1.10.07.00	Оплата коммунальных услуг		241813,7	241813,7	-	-
1.10.10.00	Прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг		16200,0	16200,0	-	-
1.30.03.00	Трансферты населению		129252,7	129252,7	-	-
2.40.01.00	Приобретение оборудования и предметов длительного пользования		108548,5	108548,5	-	-
2.40.03.00	Капитальный ремонт		211385,5	211385,5	-	-
	Всего по смете		2625725,6	2625725,6	-	-

Расчеты в таблице, характеризующие уровень кассового исполнения сметы расходов, показывают, что перерасход бюджетных средств не был допущен ни по одной статье сметы.

Для сопоставления кассовых и фактических расходов с назначениями по смете составляется таблица по данным формы № 2 «Отчет об исполнении сметы расходов» (Приложение 2).

Таблица 3.3 Анализ отклонений «Ивацевичского государственного профессионального лицея сельскохозяйственного производства» в 2011г, тыс. руб.

Номер подстатей	Подстатьи расходов	Утверждено по смете	Фактический расход	Кассовый расход	Отклонение
					КР от сметы	ФР от сметы
1.10.01.00	Оплата труда рабочих и служащих	970220	931780,5	969614,7	-605,3	-38439,5
1.10.02.00	Начисления на оплату труда	330180	313572,5	330035,7	-144,3	-16607,5
1.10.03.00	Приобретение предметов снабжения и расходных материалов	248545	254161,5	248484,7	-60,3	5616,5
1.10.03.01	в том числе: канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей	52630	66029,6	52629,9	-0,1	13399,0
1.10.03.02	медикаменты и перевязочные средства	-	-	-	-
1.10.03.03	мягкий инвентарь и обмундирование	6500	6649,3	6499,6	-0,4	149,3
1.10.03.04	продукты питания	167165	159575,6	167119,2	-45,8	-7589,4
1.10.03.05	прочие расходные материалы и предметы снабжения	22250	21907,0	22236,0	-14,0	-343,0
1.10.04.00	Командировки и служебные разъезды	5250	6302	5249,9	-0,1	1052,0
1.10.05.00	Оплата транспортных услуг	179863	174782	179863,0	-	-5081
1.10.06.00	Оплата услуг связи	3200	3142,6	3197,7	-2,3	-57,4
1.10.07.00	Оплата коммунальных услуг	241814	267101	241813,7	-0,3	25287,1
1.10.10.00	Прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг	16200	14614,3	16200,0	-	-1585,7
1.30.03.00	Трансферты населению	129253	127912,6	129252,7	-0,3	-1340,4
Итого расходов по текущему содержанию учреждения	2306605,0	2256007,3	2305791,6	-813,4	-50597,7
2.40.01.00	Приобретение оборудования и предметов длительного пользования	108550	468804,1	108548,5	-1,5	360254,1
2.40.03.00	Капитальный ремонт	211390	211385,5	211385,5	-4,5	-4,5
Итого капитальные расходы	319940,0	319940	319934,0	-6,0	360249,6
	Всего по смете	2626545,0	2936196,9	2625725,6	-819,4	309651,9

Итак, по данным таблицы 3.3 видно, что в анализируемом учреждении в целом по смете средства по кассовым расходам недоиспользованы на сумму -819,4 тыс. руб., а по фактическим расходам - перерасход на сумму 309651,9 тыс. руб. Сверхсметные кассовые вложения не допущены ни по одной статье сметы.

Анализ причин сверхсметных расходов или неполного использования средств, предусмотренных сметой, осуществляется раздельно по каждой статье расходов в тесной увязке с показателями состояния и развития сети, объема социально-культурных услуг, предоставляемых учреждениями населению, состояния штатной дисциплины и запасов товарно-материальных ценностей, соблюдения требований режима экономии и законности в использовании бюджетных средств. При определении их влияния принимается во внимание различная их зависимость от объема выполняемых работ или других расчетных единиц их измерения. Это позволяет из общей суммы недорасхода выявить экономию средств как результат рационального их использования и сверхсметные расходы разграничить на обоснованные и необоснованные. При этом учитывается, что все расходы учреждения должны осуществляться в пределах утвержденной сметы, а на дополнительно возникающую потребность в бюджетных средствах должна составляться смета, утверждаемая в установленном порядке.

В лицее допущен значительный кассовый и фактический недорасход средств по заработной плате. Причинами этого являются рост депонентской задолженности и сокращение численности преподавательского персонала, о чем свидетельствуют данные анализа соотношения кассовых и фактических расходов по подстатье 1.10.01.00 «Оплата труда рабочих и служащих».

По элементу 1.10.03.04 «продукты питания» кассовые расходы меньше фактических и меньше сметных на 7589,4 тыс. руб. На не выполнение плана повлияло уменьшение количества учащихся, получающих питание за счет средств из бюджета. Этот же фактор оказал существенное влияние на разницу между кассовыми, фактическими и сметными назначениями по статье 30.03.00.

По своему характеру текущие расходы предназначены для приобретения материальных ценностей, расходов на оплату труда и др., которые полностью потребляются в течение года. Поэтому при оценке эффективности их использования следует учитывать уровень выполнения плана по производственным показателям, который отражается в «Отчете о выполнении плана по сети, штатам и контингентам» (форма № 3). Эта форма специализирована по видам учреждений. Лицей составляет отчет по форме № 3-9 (Приложение 3), содержащей такие показатели, как количество учащихся; общий штат с выделением педагогических ставок педперсонала и мастеров и др.

Анализ отчета по штатам и контингентам начинается с сопоставления плановых показателей на начало и конец отчетного периода с фактическим их выполнением. Это дает возможность определить, как учреждение выполняет задание по формировании учебных мест, использованию утвержденного фонда заработной платы и т.п. Анализ отчета о выполнении плана по сети, штатам и контингентам в учреждениях образования позволяет, во-первых, выявить нарушения в комплектации штатов педагогических работников, во-вторых, установить степень загруженности персонала.

Группировка текущих расходов бюджетных учреждений на зависящие и не зависящие от объема работы имеет смысл для оценки отклонений фактической их суммы от сметы и обоснования потребности учреждений в ассигнованиях из бюджета. Такая группировка важна в связи с тем, что бюджетным организациям предоставляется право направлять сэкономленные средства на собственные социальные и производственные нужды. Для реализации этого права следует учитывать характер зависимости полученной экономии от показателей хозяйственной деятельности учреждения.

На уровне отдельных учреждений к важным показателям относятся те из них, что отражают суммарные текущие затраты на единицу измерения сети или объема работы (например, средний расход на содержание одного учащегося в колледже). Они определяются по итогу расходов на текущее содержание в целом и отдельно по каждой статье данной группы расходов, а также в целом по общей сумме расходов. По данным отчетности средний расход рассчитывается по показателям «Утверждено по смете» и «Фактический расход» путем деления суммы расхода на количество соответствующих единиц измерения сети.

Данные о среднем размере бюджетных средств на единицу измерения сети используются для оценки изменения уровня расходов по сравнению с предыдущими периодами, с показателями других учреждений и со сметой. Они характеризуют качество работы учреждения по исполнению сметы расходов. Однако использование этих данных для сравнительной характеристики эффективности расходования средств бюджета в различных типах учреждений требует установления нормативов затрат на единицу услуг не только по отдельным отраслям, но и в территориальном разрезе, в связи с объективными различиями в условиях их хозяйствования, обусловленными природно-климатическими особенностями района обслуживания, в численности и плотности населения, местных традициях и др.

Итак, данные отчетности учреждений позволяют выявить только общие недостатки в исполнении сметы расходов. Большие трудности возникают при анализе хозяйственных расходов, затрат на приобретение оборудования, мягкого инвентаря, капитальный ремонт зданий и сооружений, поскольку в отчете и балансе нет показателей, подробно характеризующих эти расходы, да и установить их невозможно. Средства на эти цели могут быть использованы в пределах утвержденной сметы, установленных денежных и натуральных норм, но этого недостаточно для вывода о правильном их расходовании. На практике могут допускаться случаи накопления излишних запасов материальных ценностей, приобретения дорогостоящего инвентаря и оборудования, не соответствующего потребностям учреждений, и другие нарушения. Выявить их можно только при глубоком изучении каждого вида расходов в отдельности с привлечением данных первичного учета и дополнительной информации, полученной в результате проверок на местах, ревизий и обследований.

3.3 Оценка действия факторов, влияющих на отклонение кассовых и фактических расходов

Изучение соотношения между кассовыми и фактическими расходами позволяет выявлять причины, направления и размеры отклонений расходов, возникающих в процессе исполнения сметы.

Как отмечалось ранее, фактические расходы -- это затраты отчетного периода на содержание бюджетного учреждения. Их изучение позволяет судить об эффективности использования бюджетных средств, устанавливать степень соответствия расходов объему выполненных учреждением работ (услуг).

Кассовыми расходами называются затраты бюджетных средств в пределах сумм, выданных банком бюджетному учреждению наличными деньгами или в порядке безналичных расчетов через систему казначейства [5, с.124].

Анализ соотношения между кассовыми и фактическими расходами проводится в целом по смете и по отдельным ее статьям с использованием данных отчета об исполнении сметы расходов, баланса об исполнении сметы расходов, аналитических карточек кассовых и фактических расходов по отдельным статьям и видам. В табл. 3.4 приведены показатели по анализируемому учреждению образования, необходимые для общей характеристики соотношения между ними.

Таблица 3.4 Анализ отклонений кассовых и фактических расходов «Ивацевичского государственного профессионального лицея сельскохозяйственного производства» в 2011г, тыс. руб.

Номер подстатей	Подстатьи расходов	Фактический расход	Кассовый расход	Превышение
				КР на ФР	ФР над КР
1.10.01.00	Оплата труда рабочих и служащих	931780,5	969614,7	37834,2
1.10.02.00	Начисления на оплату труда	313572,5	330035,7	16463,2
1.10.03.00	Приобретение предметов снабжения и расходных материалов	254161,5	248484,7		5676,8
1.10.03.01	в том числе: канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей	66029,6	52629,9		13399,7
1.10.03.02	медикаменты и перевязочные средства	-	-
1.10.03.03	мягкий инвентарь и обмундирование	6649,3	6499,6		149,7
1.10.03.04	продукты питания	159575,6	167119,2	7543,6
1.10.03.05	прочие расходные материалы и предметы снабжения	21907,0	22236,0	329,0
1.10.04.00	Командировки и служебные разъезды	6302	5249,9		1052,1
1.10.05.00	Оплата транспортных услуг	174782	179863,0	5081,0
1.10.06.00	Оплата услуг связи	3142,6	3197,7	55,1
1.10.07.00	Оплата коммунальных услуг	267101	241813,7		25287,4
1.10.10.00	Прочие текущие расходы на закупки товаров и оплату услуг	14614,3	16200,0		9306,1
1.30.03.00	Трансферты населению	127912,6	129252,7	1340,1
Итого расходов по текущему содержанию учреждения	2256007,3	2305791,6	49784,3
2.40.01.00	Приобретение оборудования и предметов длительного пользования	468804,1	108548,5		360255,6
2.40.03.00	Капитальный ремонт	211385,5	211385,5		-
Итого капитальные расходы	680189,6	319940,0		360255,6
	Всего по смете	2936196,9	2625725,6		310471,3

В целом по учреждению фактический расход больше кассового на сумму 310471,3 тыс. руб. Превышение кассовых расходов над фактическими имело место по расходам на оплату труда и начислениям на оплату труда, продуктам питания и прочим расходным материалам и предметам снабжения, услугам связи и транспортным услугам, а также трансфертам населению.

Фактические расходы были выше кассовых по следующим статьям: приобретение предметов снабжения и расходных материалов (5676,8 тыс. руб.); оплата коммунальных услуг (25287,4тыс. руб.), командировочные расходы (1052,1 тыс.руб), коммунальных и прочих текущих расходов (25287,4 и 9306,1 тыс. руб) соответственно.

В ходе дальнейшего анализа выясняются причины отклонений кассовых и фактических расходов по отдельным статьям. По подстатье 1.10.01.00 «Оплата труда рабочих и служащих» фактические расходы, как правило, выше кассовых. Обычно это обусловлено тем, что начисление заработной платы предшествует ее выдаче. В нашем случае произошла выплата заработной платы за отработанное время в связи с увольнением работников, налогов на заработную плату. В отчетном периоде отклонение составило 37834,2 тыс. руб. в связи с выплатой заработной платы за вторую половину декабря, срок выплаты которой - в первых числах января следующего года, приходящийся на выходные дни.

Фактические расходы могут быть выше кассовых в тех случаях, когда по балансу учреждения на начало отчетного года имеется дебиторская задолженность за финансовым органом по налогам с рабочих и служащих (перечислено было больше, чем фактически удержано). При таком положении дел в отчетном году учреждение будет перечислять финансовому органу меньшую сумму налогов, чем фактически удержано из заработной платы.

Если кассовые расходы превышают фактические по статье «Оплата труда рабочих и служащих», обязательно надо проанализировать расчеты по платежам в бюджет (субсчет 173) или с торгующими организациями по расчетам за товары в кредит, приобретаемые работниками учреждения (субсчет 182). Наличие такой задолженности свидетельствует о том, что учреждение перечислило в бюджет и торговым организациям большую сумму, чем удержало с рабочих и служащих. Такие случаи встречаются на практике не часто и указывают, как правило, на недостатки в организации бухгалтерского учета и финансового контроля за состоянием расчетов.

Для выявления факторов, влияющих на соотношение кассовых и фактических расходов, необходимо изучить не только обороты по счетам, но и состояние остатков по ним. Для этого необходимо рассмотреть обороты и остатки по субсчетам: расчеты с персоналом по оплате труда и стипендиатами (180), расчеты с депонентами (177), расчеты с бюджетом (173), на которых отражаются начисления и удержания по заработной плате.

Анализ соотношения кассовых и фактических расходов по оплате труда проводится на основании данных баланса об исполнении сметы расходов.

По подстатье 1.10.02.00 «Начисления на оплату труда» к кассовым расходам относятся средства, полученные на оплату больничных листов, выплату различных пенсий, пособий, а также средства, перечисленные фонду социальной защиты населения (ФСЗН). К фактическим расходам по этой статье относятся суммы, начисленные на государственное социальное страхование (в процентах к фонду заработной платы, отнесенному на фактические расходы по подстатье 1.10.01.00).

Ка...