Облік і контроль наявності та використання матеріалів та продуктів харчування у бюджетній установі

Таблиця 1.6 Витрачання матеріалів та продуктів харчування на потреби установи Машівської ЦРЛ за 2010 - 2012 р., (грн.)

Назва	2010 р.	2011 р.	2012 р.	Відхилення 2012 р. до2011 р.
				абсолютне, грн.	відносне, %
Матеріали для учбових, наукових та інших цілей (рах. 231)	0	0	161	16	0,0
Продукти харчування (рах. 232)	165534	43107	30993	-12114	-28,1
Медикаменти і перев'язувальні засоби (рах. 233)	491584	183140	196027	12887	7,0
Господарські метеріали і канцелярське приладдя (рах. 234)	50863	10905	21687	10782	98,9
Паливо, горючі і мастильні матеріали ( рах.235)	159998	3041	4699	1658	54,5
Тара (рах. 236)	84	321	360	39	12,1
Запасні частини до транспортних засобів (рах.238)	25087	5062	4719	-343	-6,8
Інші матеріали (рах. 239)	0	348	0	-348	-100,0
Всього	893150	245924	258485	12561	5,1

Аналізуючи дані таблиці можна сказати, що в 2012 році в порівняні з 2011 роком витрачання матеріальних запасів на потреби установи збільшились на 12561 грн., тобто на 5,1%. Найбільше збільшення спостерігається по медикаментам та перев'язувальним засобам на 12887 грн. (7,0 %). Значне збільшення видатків відбувається по господарських матеріалах і канцелярському приладдю на 10782 грн. (98,9%). А по продуктах харчування видатки зменшились на 12114 грн. (28,1%). Але якщо робити аналіз по відсотках, то найбільший відсоток зменшення видатків відбувається по інших матеріалах на 100 %, бо в 2012 році взагалі не було витрат на придбання інших матеріалів. В кінці року проводиться визначення результату від надання державних послуг, надання інших послуг відповідно до кошторису установи як за загальним, так і за спеціальним фондом.

Таблиця 1.7 Фінансові результати Машівської ЦРЛ за 2010 - 2012 р., (грн.)

Назва	2010 р.	2011 р.	2012 р.	Відхилення 2012 р. до 2011 р.
				абсолютне, грн.	відносне,%
Загальний фонд
Отримані доходи	6690601	10016542	11540469	1523927	15,21
Проведені видатки	6761536	9983109	11595177	1612068	16,15
з них: поточні	6658585	9983109	11595177	1612068	16,15
капітальні	102951	0	0	0	0
Результат виконання кошторису за загальним фондом	29811	93318	38609	-54709	-58,63
Спеціальний фонд
Отримані доходи	946173	916211	1111736	195525	21,34
Плата за послуги, що надаються бюджетними установами, всього, в т.ч.	218980	181635	214363	32728	18,02
- плата за послуги, що надаються згідно з функціональними повноваженнями	213368	174787	211527	36740	21,02
- плата за оренду майна	5612	6848	2386	-4462	-65,16
- надходження від реалізації майна	0	0	450	450	-65,16
Інші джерела власних надходжень всього	414214	354680	304047	-50633	-14,28
- благодійні внески, дарунки	414214	354680	304047	-50633	-14,28
Інші надходження спец. фонду	312979	379896	593326	213430	56,18
Проведені видатки	941763	893782	1186442	292660	32,74
з них: поточні	376742	391180	446489	55309	14,14
капітальні	565021	501814	739953	238139	47,46
Результат виконання кошторису за спеціальним фондом	71384	93813	19107	-74706	-79,63

Результат виконання кошторису - це сума, одержана в результаті річного закриття рахунків при підсумуванні всіх отриманих доходів і всіх проведених видатків, передбачених кошторисом доходів та видатків. Результати проведеного аналізу наведено в табл. 1.7 на підставі форми № 9д, № 9м «Звіт про результати фінансової діяльності» (додаток В.7, Г.7, Д.7). Аналізуючи дані дослідження (табл. 1.7) таблицю можна сказати, що в 2012 році значно збільшились доходи по загальному фонду в порівнянні з 2011 роком на 1523927 грн., що становить 15,21%. Також збільшились проведені видатки по загальному фонду на 11612068 грн. або на 16,15%.

Незважаючи на збільшення доходів та видатків результат виконання кошторису за загальним фондом зменшився на 54709 грн.

Відхилення обсягу виконання кошторису спостерігається і по спеціальному фонду - в 2012 р. по відношенню до 2011 р. збільшились як доходи на 21,34 %, так і видатки на 32,74 %.

Результат виконання кошторису за спеціальним фондом зменшився за рахунок перевищення доходів над видатками в 2011 році на 93813 грн. По спеціальному фонду поточні видатки збільшились на 55309 грн. і капітальні видатки також збільшились на 238139 грн. Що стосується доходів по цьому фонду то вони найбільше збільшились за рахунок надходження плати за послуги, що надаються установою на 21,02 %, а за рахунок надходження плати за оренду майна навпаки - зменшились на 4462 грн. Також зменшились доходи за рахунок благодійних внесків, грантів, дарунків на 50633 грн.. На 56,18 % збільшились інші надходження спеціального фонду.

Отже, підсумовуючи проведене дослідження можна зробити висновок. Лікарня є комунальним лікувальним закладом, заснованим на районній комунальній власності та підпорядковується Машівській районній раді, районній державній адміністрації та Департаменту охорони здоров'я Полтавської обласної державної адміністрації. Вона забезпечує надання кваліфікованої стаціонарної та поліклінічної медичної допомоги.

Лікарня є неприбутковою організацією та фінансується за рахунок місцевого бюджету.

Її майно становлять основні фонди та оборотні кошти, а також інші цінності, вартість яких відображається у самостійному балансі лікарні. Вартість активів в цілому по установі з кожним роком збільшується за рахунок збільшення необоротних активів. В процесі діяльності, Машівська ЦРЛ використовує матеріальні цінності в межах своєї потреби. Кошторисні призначення по загальному фонду дуже відрізняються від планової потреби, що тягне за собою незабезпечення необхідними запасами для нормальної роботи лікарні. Тому робота адміністрації направлена на пошуки нових джерел надходження коштів та підвищення доходів по спеціальному фонду.

Розділ 2. Методика обліку матеріалів і продуктів харчування

2.1 Документальне забезпечення надходження та вибуття матеріалів і продуктів харчування

Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріалів та продуктів харчування у лікарні є своєчасне і правильне оформлення відповідними первинними документами усіх операцій з надходження, переміщення в межах установи та витрачання матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку.

Матеріальні цінності надходять до лікарні від постачальників, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи, як надлишки, виявлені при інвентаризації [59, с. 53]. Надходження матеріальних цінностей можна зобразити у вигляді рисунку (рис.2.1).

Рис. 2.1 Шляхи надходження матеріалів та продуктів харчування

Операції надходження матеріалів та продуктів харчування оформляють відповідними первинними документами: рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними або просто накладними. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, їх найменування, сорт, масу (кількість), ціну, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка передала та прийняла цінності на відповідальне зберігання [7, с. 48].

Для отримання матеріальних цінностей і складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей [12, с. 407]. На необхідну кількість матеріальних цінностей та згідно кошторисних призначень лікарня укладає договір, яким визначається термін поставки матеріалів, їх найменування та якісні ознаки, кількість, порядок оформлення документів та розрахунку, порядок вивезення (доставки), права, обов'язки і відповідальність сторін.

Одночасно з відвантаженням продукції за договором постачальник виписує і передає покупцю розрахункові та інші супровідні документи - накладну або товарно-транспортну накладну, податкову накладну і обов'язково рахунок. Усі ці документи надходять до бухгалтерії лікарні, де перевіряють правильність їх. оформлення, після чого передають головному бухгалтеру. Він перевіряє документи на відповідність умовам договору постачання та наявність коштів на відповідному КЕКВ, згідно кошторисних призначень. Отримавши матеріальні цінності, виникають поточні зобов'язання, які потрібно зареєструвати в органах Державній казначейській службі, а потім лікарня подає платіжні доручення, разом з рахунками, накладними та договорами для здійснення оплати [4, с. 178].

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб, з якими при призначенні на посаду укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Цей договір повинен зберігатися у головного бухгалтера установи. У лікарні письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність укладаються із завідувачем господарства, комірником, старшими сестрами медичними та з іншими посадовими особами, що виконують роботи з приймання, зберігання, використання та видачі матеріальних цінностей. Адміністрація лікарні створила для цих працівників умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей. З цією метою матеріали зберігаються у спеціально пристосованих приміщеннях, оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність визначення кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Кожен склад обладнано відповідним чином: стелажами, чарунками, піддонами, секціями, інвентарною тарою, ціни.

Надходження матеріалів на склад оформляється розпискою матеріально-відповідальної особи на документах постачальника. При централізованій доставці матеріальних цінностей їх приймання підтверджується розпискою матеріально відповідальної особи у супровідному документі постачальника.

Відпуск матеріалів зі складу здійснюють на підставі відповідних документів, оформлених належним чином і затверджених (підписаних) керівником установи [36, с. 133]. Усі видаткові документи на відпуск матеріалів зі складу об'єднують у дві групи: разові та накопичувальні. Разові документи після використання (видачі матеріалів) у той же день відображають у регістрах складського обліку. Накопичувальні документи заносять до облікових регістрів тільки після їх закриття, але не пізніше останнього дня звітного місяця. Кількісний облік матеріалів на складі ведуть матеріально відповідальні особи у розрізі найменувань, сортів, категорій, профілів, типорозмірів або інших якісних відмінностей за номенклатурними номерами у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № З- 9). Рух первинних документів щодо надходження запасів можна побачити на рис. 2.3.

Рис. 2.3 Документопотік операцій з надходження запасів

Первинними документами, що відображають рух та вибуття матеріальних цінностей є [36, с. 78]:

- відомість видачі матеріалів (застосовується при щоденному відпуску матеріалів). У ній вказують кількість видачі матеріалів, виходячи з встановлених норм їх витрачання;

- дорожній лист вантажного автомобіля (т. ф, № 4), використовують для списання на видатки бензину, витрачених на роботу різних машин. Витрати пального списуються за фактичними видатками, але не вище затверджених норм на фактичний обсяг виконаних робіт (відпрацьований час);

- акти списання (ф. № 3-2) (оформляють для списання використаних господарських засобів, чи списання матеріалів, які вже не придатні для подальшого використання);

- накладні.

Медикаменти та перев'язувальні засоби є досить вагомою складовою частиною матеріальних цінностей лікарні.

Для щоденного отримання медикаментів та перев'язувальних засобів , головна сестра медична складає вимоги-накладні ф. № 3-3 які оформляються у двох примірниках і містять такі дані: повну назву лікарського засобу, розмір, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку, кількість, вартість. Перший примірник накладної залишається в аптеці, а другий - передається головній сестрі медичній, яка одержує лікарські засоби. Обидва примірники підписують головний лікар та головний бухгалтер лікарні та завідувач аптеки. Кожна накладна на видачу лікарських засобів таксується завідувачем аптеки чи його заступником, після чого накладні передаються до лікарні. В кінці місяця ЦРА № 27 складає рахунок виписаних вимог-накладних і передає до лікарні для здійснення оплати.

Облік медикаментів та перев'язувальних засобів у головної сестри медичної здійснюється у кількісному виразі в розрізі відповідних найменувань у «Книзі предметно-кількісного обліку аптекарських запасів» (ф. № 8-МЗ). Для цього в цій книзі на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка (або декілька сторінок при необхідності). Видача зазначених лікарських засобів у відділення оформляється спеціальними накладними (вимогами), підписаними головним лікарем та головним бухгалтером. Отримує такі лікарські засоби медична сестра певного відділення або кабінету. Наприкінці кожного місяця старші сестри медичні на підставі даних первинного обліку складають «Звіт про надходження та витрачання медикаментів», що підлягають предметно-кількісному обліку» (ф. № 2-МЗ), який є підставою для списання цих засобів з підзвіту матеріально-відповідальної особи на витрати установи

Закупка та доставка продуктів харчування може здійснюватися як у централізованому порядку спеціалізованим транспортом постачальника за кільцевим графіком (центрозавезення) так і комірником лікарні (за дорученням). Систематичні поставки здійснюють, як правило, у порядку центрозавезення (наприклад, щоденне завезення хліба). Розрахунки за систематичні поставки здійснюють у формі планових платежів.

Куплені продукти харчування оприбутковують за ціною придбання (купівельною вартістю) без врахування витрат на їх транспортування та суми сплаченого ПДВ при придбанні. Останні записують на видатки установи за рахунок відповідних асигнувань та на відповідні КЕКВ.

Надходження продуктів харчування в установу оформляється розпискою комірника у документах постачальника після ретельної перевірки відповідності кількості, асортименту та якості продуктів супровідним документам. Облік надходження та відпуск продуктів харчування на складі здійснюється на підставі первинних документів у «Книзі складського обліку запасів» (т. ф. № 3-9) у розрізі найменувань, номенклатурних номерів, сортів у кількісному виразі. Отримані документи постачальника комірник передає до бухгалтерії для здійснення оплати [38, с. 298].

Відпуск продуктів для харчоблоку проводиться через кухаря на підставі «Меню-вимоги на видачу продуктів харчування» (т. ф. № 3-4). Дані Меню-вимоги носять превентивний і дещо ймовірний характер, оскільки формуються на підставі попередніх статистичних даних щодо кількості хворих у відділеннях. Підготовка інформації про наявність хворих, розрахунок необхідної кількості продуктів харчування за видами та складання вимоги на їх відпуск здійснюється у такій послідовності:

- старші медичні сестри відділень подають дані про наявність хворих станом на 8-му годину ранку поточного дня за групами хворих і номерами столів (дієти) та передають їх дієтсестрі;

- на підставі цих даних про наявність хворих та рецептів і норм харчування дієтсестра складає меню-розкладку (ф. № 44-МЗ), яка являє собою розрахунок необхідної кількості певного продукту в порції відповідної страви та загальної кількості продуктів;

- видача хліба, цукру,солі, чаю з харчоблоку у відділення здійснюється за окремою накладною.

У бухгалтерії облік надходження продуктів харчування здійснюється у «Накопичувальній відомості надходження продуктів харчування» (т. ф. № 3 12), яку складають окремо за кожною матеріально-відповідальною особою у кількісному і сумарному (грошовому) вираженні на підставі первинних документів.

Отже, документування є важливою частиною методу бухгалтерського обліку. На підставі даних первинних документів здійснюється контроль за своєчасністю та правомірністю виконання господарських операцій установою. Первинні документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Особи, що склали і підписали ці документи, відповідають за достовірність даних відображених в них, а також за своєчасне і якісне їх складання та подання.

2.2 Синтетичний та аналітичний облік надходження та вибуття матеріалів і продуктів харчування

Аналітичний облік матеріалів, продуктів харчування та тари ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю та вартістю у бухгалтерії в оборотних відомостях (ф. №3-11) по матеріально-відповідальних особах та за місцем їх зберігання[41, с. 213].

Метод оборотних відомостей передбачає, що в бухгалтерії ведуться «Оборотні відомості» (т. ф. № 3-11) кількісно-сумового обліку за матеріально-відповідальними особами (залишок на початок місяця, надійшло, вибуло, залишок на кінець місяця - кількість і сума). Оборотну відомість відкривають на рік і складають щомісячно. Записи в такі оборотні відомості вносять на підставі первинних документів та їх накопичувальних відомостей за місяці, (окремо з надходження і видатку), які складають для кожної матеріально-відповідальної особи. Дані такого реєстру звіряють з картками складського обліку. Замість реєстру можна використовувати з цією ж метою «Звіт про рух матеріалів на складі», який більше відповідає цьому методові обліку. Залишки на початок місяця у звітах по матеріалах звіряють із залишками на кінець попереднього місяця в оборотній відомості, надходження та вибуття матеріалів - з доданими до звіту первинними документами. Підсумки оборотних відомостей за всіма матеріально відповідальними особами звіряють з даними синтетичного обліку [8, с. 167].

Оборотні відомості складаються окремо по комірнику, по молочній кухні та спеціальному харчуванню. Дані в оборотну відомість по комірнику на витрачання заносяться зі зведеної накопичувальної відомості, яка складається з даних накопичувальних відомостей окремо по харчуванню в стаціонарах і по харчуванню учасників та інвалідів Великої Вітчизняної війни.

В оборотну відомість в графу «Витрачання» по молочній кухні заносяться дані зі Звіту по дитячій молочній кухні, графа «Надходження» заповнюється з первинних документів.

Облік по спеціальному харчуванню включає в себе надходження та видача молока медичним працівникам, в яких робота пов'язана зі шкідливими умовами праці, за умови відображення в колективному договорі. Вони отримують його по 0,5 л за кожен відпрацьований день згідно списків, які складає щотижнево інженер з охорони праці .

Аналітичний облік медикаментів та перев'язувальних засобів ведеться також окремо по матеріально-відповідальних особах в оборотних відомостях (ф. № 3-11) по найменуванням, кількості та вартості.

Оборотні відомості складаються по відділенням, по клініко-діагностичній лабораторії (КДЛ), по недоторканому запасу медикаментів (НЗ), по дезінфікуючим засобам,по резерву медикаментів на випадок грипу, по лікарняній касі на підставі Звітів про надходження та використання медикаментів. Всі оборотні відомості з обліку медикаментів розносяться в Зведений журнал про рух лікарських засобів, згідно якої робляться відповідні проводки та заносяться до Меморіального ордеру № 13 [12, с. 407].

Аналітичний облік господарських матеріалів, канцелярського приладдя, палива, мастильних матеріалів та запасних частин ведеться також в оборотних відомостях для кожної матеріально-відповідальної особи. Дані про надходження беруться з первинних документів, а використання відображається з накопичувальних відомостей списання матеріалів окремо по кожній матеріально-відповідальній особі.

Для обліку матеріалів та продуктів харчування планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено синтетичний рахунок класу 2 «Запаси» - 23 «Матеріали і продукти харчування». На цьому рахунку обліковують різні матеріальні цінності і продукти харчування, що знаходяться в лікарні, за їх предметною характеристикою, незалежно від коду економічної класифікації видатків, за рахунок якого вони були придбані. Цей рахунок поділяється на такі субрахунки:

«Матеріали для учбових, наукових та інших цілей»;

«Продукти харчування»;

«Медикаменти і перев'язувальні засоби»;

«Господарські матеріали і канцелярське приладдя»;

«Паливо, пальне і мастильні матеріали»;

«Тара»;

238 «Запасні частини до машин і обладнання»;

239 «Інші матеріали».

Бухгалтерія лікарні використовує такі субрахунки:

- 232 «Продукти харчування», на якому обліковуються продукти харчування в лікарні, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1133 «Продукти харчування»;

- 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби» - обліковують медикаменти, бактерицидні препарати, сироватки, вакцини, кров та перев'язувальні засоби в лікарні, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1132 «Медикаменти та перев'язувальні матеріали;

- 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» - обліковують господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб лікарні (електричні лампи, мило, щітки та ін.). будівельні матеріали для поточного ремонту, у кошторисах яких асигнування на цю мету передбачаються за кодом економічної класифікації видатків 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;

- 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» - обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріали), що знаходяться в лікарні, а також безпосередньо у матеріально-відповідальних осіб, у кошторисах яких передбачено асигнування також за кодом економічної класифікації видатків 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»;

- 236 «Тара» - обліковують поворотну тару, обмінну тару (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки, мішки), як порожню, так і ту, що вміщує матеріальні цінності;

- 238 «Запасні частини до машин і обладнання» - обліковують запасні частини, призначені для ремонту і заміни спрацьованих частин транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери та інші запасні частини), що не обліковуються на субрахунку 105 «Транспортні засоби», у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» [38, с. 298].

За дебетом субрахунків рахунка 23 «Матеріали і продукти харчування» оприбутковують матеріали і продукти харчування, придбані лікарнею, у кореспонденції із кредитом відповідного субрахунку рахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або класу 6 «Поточні зобов'язання». За кредитом субрахунків рахунка 23 здійснюють списання матеріалів і продуктів харчування на дебет відповідного субрахунку рахунків класу 8 «Витрати» [60].

Таблиця 2.1 Господарські операції з обліку руху продуктів харчування та медикаментів Машівської ЦРЛ

Зміст господарських операцій	Кореспондуючі рахунки	Сума, грн.
	Дт	Кт
Перераховано постачальникам за продукти та медикаменти а) за рахунок коштів загального фонду б) за рахунок коштів спеціального фонду	675 675а	321 323	1200,00 960,00
Одержано від постачальників продукти харчування та медикаменти а) придбані за рахунок коштів загального фонду: - на купівельну вартість без ПДВ - на суму ПДВ б) придбані за рахунок коштів спеціального фонду: - на купівельну вартість без ПДВ - на суму ПДВ	232,233 802 232,233 811	675 675 675а 675а	1000,00 200,00 800,00 160,00
Оприбутковані продукти харчування та медикаменти, отримані лікарнею як благодійна допомога	232,233 364 324	364 324 712	500,00 500,00 500,00
Надійшла тара з продуктами харчування	236	675	35,00
Списано продукти харчування для переробки продукції	825	232	460,00
Отримані продукти харчування за рахунок переробки	232	825	460,00
Оприбутковані медикаменти, отримані за операціями з централізованого постачання	233	683	3200,00
На підставі виправдних документів списуються витрачені продукти харчування та медикаменти: - придбані за кошти загального фонду - придбані за кошти спеціального фонду - одержані як благодійна допомога	802 811 812	232,233 232,233 232,233	800,00 500,00 500,00
1. Списано бій тари ( витрати віднесені на : а) видатки загального фонду б) видатки спеціального фонду	802 811	236 236	10,00 22,00

Розглянемо типові кореспонденції рахунків по відображенню господарських операцій з обліку руху продуктів харчування та медикаментів (табл. 2.1).

В табл. 2.2 подана кореспонденція рахунків з обліку господарського інвентарю, канцелярського приладдя, запасних частин, пального та мастильних матеріалів.

Таблиця 2.2 Операції з обліку руху господарських матеріалів і канцелярського приладдя Машівської ЦРЛ

Зміст господарських операцій	Кореспондуючі рахунки	Сума, грн
	Дт	Кт
Перераховано постачальникам за господарські матеріали, канцелярське приладдя, запасні частини, пальне та мастильні матеріали а) за рахунок коштів загального фонду б) за рахунок коштів спеціального фонду	675 675а	321 323	3000,00 2160,00
Одержано від постачальників господарські матеріали, канцелярське приладдя , запасні частини, пальне та мастильні матеріали а) придбані за рахунок коштів загального фонду: - на купівельну вартість без ПДВ - на суму ПДВ б) придбані за рахунок коштів спеціального фонду: - на купівельну вартість без ПДВ - на суму ПДВ	234,235,238 802 234,235,238 811	675 675 675а 675а	2500,00 500,00 1800,00 360,00
Оприбутковані господарські матеріали і канцелярське приладдя , отримані лікарнею як благодійна допомога	234,235,238 364 324	364 324 712	1200,00 1200,00 1200,00
Передано завгоспом миючі засоби на сестру господиню поліклініки	234	234	345,00
Видано завгоспом паливо водіям	235	235	350,00
На підставі виправдних документів списуються витрачені господарські матеріали, канцелярське приладдя , запасні частини, пальне та мастильні матеріали - придбані за кошти загального фонду - придбані за кошти спеціального фонду - одержані як благодійна допомога	802 811 812	234,235,238 234,235,238 234,235,238	1300,00 800,00 1200,00

Для зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування використовується Меморіальний ордер № 11 (форма № 398 бюджет). Він складається за результатами місяця на підставі накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування по кожній матеріально-відповідальній особі, тобто комірнику, сестрі медичній з дієтетичного харчування та по спеціальному харчуванню.

Для зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування використовується Меморіальний ордер № 12 (зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування) форма № 411 (бюджет). Він складається також в кінці місяця на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування по кожній матеріально-відповідальній особі [38, с. 298].

До меморіального ордера № 12 переносяться підсумки з відомостей витрачання продуктів харчування за відповідною кореспонденцією рахунків.

Узагальнення даних про вибуття, списання матеріалів, крім продуктів харчування, ведеться в Меморіальному ордері № 13 форма № 396 (бюджет). На підставі відповідних документів вносяться записи за дебетом видаткових субрахунків, що кореспондуються з матеріальними субрахунками у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Наприкінці місяця підраховуються підсумки за всіма стовпцями меморіальних ордерів, а позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переносяться до Головної книги.

Всі меморіальні ордери підписуються виконавцем та головним бухгалтером.

Отже, для детальної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку, використовують аналітичний облік, в якому, крім грошового вимірника, застосовують натуральні вимірники. Синтетичний облік призначений для обліку інформації в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Сума залишків і оборотів на всіх аналітичних субрахунках повинна дорівнювати залишку й оборотам відповідного синтетичного рахунку. Дані цього обліку використовують для заповнення бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності.

2.3 Шляхи вдосконалення обліку матеріалів і продуктів харчування

Матеріали і продукти харчування бюджетної установи - це та частина запасів, які придбані з метою їх використання для потреб установи, забезпечення її життєдіяльності та виконання основних функцій. Важливість максимально об'єктивного обліку матеріалів і продуктів харчування важко переоцінити, адже у господарській практиці вони займають значну частку активів суб'єкта господарювання і сильно впливають на формування видатків, а отже і фінансового результату. А через те, що сучасна економіка характеризується значною мінливістю і варіативністю, то методологія обліку матеріалів і продуктів харчування повинна теж постійно вдосконалюватись для правильного планування, складання та виконання кошторисів. Тому, розвиток бухгалтерського обліку даних активів має здійснюватись такими основними напрямками:

- активне використання методів управлінського обліку в процесі надходження і вибуття матеріалів і продуктів харчування. Тут увага має фокусуватись на бюджетуванні витрачання і придбання запасів. Установа балансує між потребою в ліквідних оборотних коштах і потребою в складських запасах матеріалів і продуктів харчування для безперервного процесу діяльності лікарні. Правильно складений кошторис усуне проблеми тимчасової нестачі грошей або матеріальних запасів, а отже зроблять діяльність більш забезпеченою в необхідних матеріалах і продуктах харчування;

- економічно обґрунтована диверсифікація як і джерел надходження та використання матеріальних запасів, так і практичних бухгалтерських прийомів з оприбуткування, класифікації і оцінки запасів. Сумною українською реальністю є часті зміни і логічні нестиковки в законодавстві та інших нормативно-правових актах щодо регулювання обліку в бюджетних установах.

Для удосконалення раціонального використання матеріальних ресурсів, варто підвищувати їх оперативність і аналітичність. Для цього треба впорядкувати, уніфікувати й стандартизувати процес документування з урахуванням вимог новітнього програмного забезпечення. Тобто замінити процес обробки та систематизації первинних документів самими працівниками бухгалтерії на спеціалізовані новітні бухгалтерські програми, які б дали можливість оперативно та ефективно обробляти інформацію на електронних носіях. Такі програми набагато полегшили б роботу економістів та бухгалтерів.

Необхідно ліквідувати невідповідність системи документації засобом автоматизації обліку, максимально спростити первинні документи та сполучити з електронними носіями, вибрати оптимальну періодичність їхнього заповнення. Необхідно скоротити витрати часу й праці на складання та розробку кошторисів доходів та видатків установи, що можливе при обробці та передачі інформації в умовах автоматизації та застосування новітніх технічних засобів безпосередньо в процесі вдосконалювання бюджетних операцій. Створення спеціальних програм по складанню та виконанню, обчисленні звітів дозволило б здійснювати збір вихідних даних минаючи стадію розробки на паперових документах.

Оскільки своєчасне та якісне ведення обліку матеріалів і продуктів харчування в більшості залежить від кваліфікації спеціаліста, необхідно посилити роботу по підвищенню кваліфікації бухгалтерів, ознайомлення з передовим досвідом подібних установ, проходження стажування, своєчасне ознайомлення зі змінами в законодавстві.

Отже, використання для автоматизації розрахункових робіт програмного забезпечення обумовлює необхідність впровадження автоматизованої форми складання, виконання та розрахунку кошторису витрат, який відповідає експлуатаційним можливостям сучасної обчислювальної техніки та новітнім технологіям. Це буде сприяти розробці технологічного процесу введення й обробки економічних даних, скороченню документообігу та створенню масивів постійної інформації.

2.4 Проект автоматизації обліку матеріалів і продуктів харчування

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп'ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами.

Задачею автоматизації обліку є підвищення продуктивності праці бухгалтера, надання можливості поєднання функцій певних суміжних ділянок обліку одним виконавцем. Автоматизація дозволяє практично повністю вирішити проблему точності та оперативності створення та подання інформації. Правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовується більш широко ніж при ручній обробці даних, що обумовлено рядом факторів, основними з яких є: обробка і зберігання великої кількості однакових в структурному плані одиниць облікової інформації, здійснення вибірки інформації з великої кількості даних, виконання складних математичних розрахунків, одержання в лічені хвилини паперових копій будь-якого документу, багаторазове відтворення будь-яких дій тощо.

Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, які необхідні для прийняття ефективних управлінських рішень.

Сучасні системи автоматизації бухгалтерського обліку включають великий набір типових рішень, що забезпечують основні ділянки обліку і адаптованих до сучасних умов господарювання, проте в кожній конкретній установі є певні свої особливості обліку, які неможливо заздалегідь передбачити. Часто виникає особливість якимось особливим чином вводити, збирати і аналізувати документи чи окремі дані, виконувати нестандартні дії чи готувати індивідуальні звітні форми.

Взагалі не існує програмних продуктів, які були б стандартом для автоматизації бухгалтерського обліку. Однак широкі інструментальні можливості деяких систем у взаємодії з високою кваліфікацією спеціалістів з обліку дозволяє розв'язувати найскладніші задачі. На підприємстві основні облікові операції повинні бути автоматизовані, а бухгалтерська інформація зібрана, оброблена і надана у зручному вигляді для подальшого аналізу і прийняття рішень.

Правильний вибір засобів автоматизації та програмного забезпечення дозволяє і миттєво адаптувати роботу бухгалтера до правових норм, які часто змінюються.

Всі сучасні програмні продукти для бухгалтерії дозволяють вести не тільки синтетичний, але й аналітичний облік господарських операцій, облік розрахунків з контрагентами, постачальниками, покупцями, дебіторами і кредиторами - це притаманно практично всім програмним засобам для ведення бухгалтерського обліку. Проте можливості бухгалтерських програм різні.

Однією з комп'ютерних програм бухгалтерського обліку придатною до використання в бюджетних установах є програма «1С: Бухгалтерія».

Програма «1С: Бухгалтерія» являє собою комплексну бухгалтерську систему автоматизації різних видів діяльності підприємств та бюджетних установ, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку: облік товарних та матеріальних цінностей, взаєморозрахунок з покупцями та замовниками, розрахунок заробітної плати, визначення фінансових результатів і т. д [10, с. 36].

Документи у програмі «1С: Бухгалтерія» - це своєрідний електронний аналог звичайного бухгалтерського документа. Будь-який бухгалтер знає, що таке накладна, інвентарна картка, звіт при використання коштів, виданих у підзвіт, тощо. За бухгалтерським сенсом документи в 1С відповідають однойменним паперовим бухгалтерським документам однак мають значно більші можливості. Наприклад, виписування паперової накладної потребує від бухгалтера не тільки оформлення відповідного бланку, а й рознесення даних у відповідні журнали, що забезпечують ведення аналітичного обліку, а після цього й виконання арифметичних обчислень і рознесення даних в інші журнали, які використовують наприкінці місяця або кварталу для зведення балансу. На кожному етапі можлива елементарна арифметична помилка, що призведе до багатьох годин підрахунків та звірянь. Водночас робота з електронною випискою зводиться до досить простої процедури введення даних у діалоговому вікні, причому вибір обігових активів роблять з довідників. Завершивши введення реквізитів, натисканням на одну кнопку, можна надрукувати накладну на папері, а турбуватися про проведення, які формує документ автоматично зовсім не потрібно, не кажучи вже про перенесення даних у журнал [9, с. 161].

Конфігурація базується на плані рахунків, затвердженому Указом Головного Управління Державного казначейства України Міністерства фінансів України № 114 від 10 грудня 1999 році.

У конфігурації реалізовані:

- план рахунків, що містить настройки аналітичного і кількісного обліку, практично для всіх розділів бухгалтерського обліку;

- довідник валют, який використовується при веденні валютного обліку;

- набір довідників для формування первинних документів і ведення списків об'єктів аналітичного обліку;

- набір документів, призначених для введення, збереження та друку первинних документів і автоматичного формування бухгалтерських операцій;

- набір стандартних звітів, що дозволяють одержувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахунках, будь-яких об'єктах аналітики;

- набір регламентованих звітів (податкових, бухгалтер, та ін.);

- спеціальні звіти і режими обробки документів і операцій, що виконують сервісні функції.

Конфігурація є готовим рішенням по автоматизації більшості ділянок бухгалтерського обліку:

- банківські і касові операції (банківська виписка, прибутковий і видатковий касові ордера), облік підзвітних сум;

- облік необоротних активів (надходження, нарахування зносу, ремонт і модернізація, ліквідація, індексація) відповідно до Інструкції з обліку основних засобів і інших необоротних активів затвердженої наказом Головного Управління Державної казначейської служби України. Облік по номенклатурних картках, МВО (матеріально-відповідальних особах), джерелах фінансування;

- облік запасів (надходження, переміщення, списання) по джерелах фінансування; одержання і надання послуг (реалізація);

- облік нарахування і виплати заробітної плати, відпускних, лікарняних, премій, різних доплат, матеріальної допомоги та утримань із зарплати з елементами кадрового облік). Автоматизація розрахунку заробітної плати. По кожному із видів нарахувань і утримань надана можливість самостійного вибору оподатковування як із ФЗП, так і з конкретного співробітника. Оподатковування виконується по джерелах фінансування, за рахунок яких зроблені нарахування;

- податковий облік (податкові накладні, коригування, книга придбань і книга продажів). Податковий облік, у частині нарахування ПДВ реалізований за допомогою позабалансових рахунків. У конфігурації існує декілька варіантів нарахування ПДВ:

- наприкінці місяця з обліком першої з подій, що наступили;

- по факту оплати (касовий метод);

- «відключити», використовується для неплатників ПДВ.

Операції з надходження матеріалів та продуктів харчування в установу від постачальників відображуються в обліку за допомогою документа «Прибуткова накладна» та «Рахунка».

Операції передавання матеріалів з одного місця зберігання в інше, виконують у типовій конфігурації за допомогою документа «Переміщення».

Операції по списанню у типовій конфігурації виконують за допомогою призначеного для цього документа Списання ТМЦ [13, с. 163].

Стандартні звіти дають змогу отримати підсумкові і детальні відомості щодо обліку матеріалів та продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою. Звіт «Обігово-сальдова відомість» за рахунком, сформована для рахунка 23, забезпечує перегляд залишків як у грошовому, так і в кількісному обліку.

У конфігурації реалізоване бюджетування та облік фінансування по різних джерелах фінансування з аналітичним обліком по статтях, відповідно до кодів економічної класифікації витрат (КЕКВ).

Конфігурація дозволяє одержувати як стандартну бухгалтерську звітність, так і регламентовані звіти. Регламентовані звіти обновлюються щокварталу і містять форми, що подаються до Управлінь Державного Казначейства, статистичних управлінь та податкових органів.

Конфігурація дозволяє автоматизувати ведення обліку по різних розділах бухгалтерського обліку. Для ведення обліку в конфігурації використовуються документи. Даний розділ містить інформацію про роботу з документами.

Конфігурація включає широкий набір документів (видів документів).

Частина документів призначена тільки для введення, зберігання і друку первинних документів, що використовуються в установі, наприклад: «Платіжне доручення», «Банківська виписка».

Інша частина документів, крім введення даних первинного документу, виконує автоматичне формування проводок. Наприклад: «Надходження запасів».

Використання документів, що автоматично формують проводки, дозволяє істотно полегшити ведення бухгалтерського обліку і підготовку до складання звітності. Введення нового документу здійснюється за допомогою меню «Документи» головного меню програми, або через піктографічне меню.

У Машівській ЦРЛ використовується автоматизована система формування звітної документації «Медок» [22, с. 297]. Програмний комплекс «Медок» призначений для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу у всіх без винятку суб'єктів господарювання будь-якої форми власності та джерел фінансування або між ними та державними контролюючими органами, подача звітності яким передбачена чинним законодавством. Завдяки програмному комплексу «Медок» установа може подавати звіти до:

- територіального статистичного управління;

- Пенсійного фонду України та інших соціальних фондів;

- державної казначейської служби та ін.

Головною функціональною можливістю програмного забезпечення, яке застосовується в лікарні, є формування та ведення фінансової звітності установи, яка в свою чергу залежно від звітного періоду поділяється на річну та проміжну (квартальну, місячну).

Відображення матеріалів і продуктів харчування у звітності установи можна зустріти:

- в формі № 1 «Баланс», який містить залишок матеріалів та продуктів харчування на початок та кінець звітного періоду;

- в «Звіті про виконання загального фонду кошторису установи» (форма № 2д, № 2м), в якому відображають касові та фактичні видатки, що підтверджують оплату та використання матеріалів та продуктів харчування за рахунок загального фонду;

- в «Звіті про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» (форма № 4-1д, № 4-1м), в якому відображають касові та фактичні видатки, що підтверджують оплату та використання матеріалів та продуктів харчування, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами;

- в «Звіті про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ» (форма № 4-2д, № 4-2м), в якому відображають касові та фактичні видатки, що підтверджують оплату та використання матеріалів та продуктів харчування.

- в «Звіті про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду» (форма № 4-3д, № 4-3м), в якому також відображають касові та фактичні видатки, що підтверджують оплату та використання матеріалів та продуктів харчування за рахунок коштів, що належать до інших надходжень спеціального фонду бюджету за кодами програмної класифікації видатків.

- в «Звіті про рух матеріалів і продуктів харчування» (форма № 6) де відображають рух матеріалів і продуктів харчування протягом року, їхні залишки на початок і кінець року, а також розкриваються джерела їх надходження в лікарню та напрямки їх використання.

На підставі всього вище сказаного можна зробити висновок, що автоматизована система обробки є вдалим поєднанням професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію. Вона є оперативною, підвищує достовірність відображення інформації, розширює можливості прийняття більш об'єктивних фінансових і управлінських рішень та поліпшує якість роботи як кожного окремого бухгалтера, так і бухгалтерії в цілому

Розділ 3. Контроль обліку матеріалів і продуктів харчування

3.1 Мета та завдання контролю матеріалів та продуктів харчування

Контроль в бюджетних установах - це сукупність заходів які проводять державні і органи з метою перевірити законності доцільності, ефективності використання бюджетних коштів установою, розподілу і використання грошових фондів держави та місцевих органів самоврядування [11, с. 201].

Метою контролю обліку та використання матеріалів та продуктів харчування є виявлення відхилень від прийнятих норм та стандартів, порушень принципів законності, ефективності і економії витрачання матеріальних ресурсів на найбільш ранній стадії для того, щоб мати можливість вжити коригувальних заходів, а в окремих випадках - притягти винних до відповідальності, отримати компенсацію за заподіяну шкоду або здійснити заходи щодо запобігання або скорочення подібних порушень у майбутньому.

Завданням контролю в лікарні наявності та руху матеріалів та продуктів харчування є перевірка:

- дотримання правил ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності;

- дотримання платіжної дисципліни;

- недопущення фіктивних фінансових операцій і відмивання «брудних грошей»;

- недопущення нецільового і неефективного використання бюджетних коштів при процесі придбання матеріалів та продуктів харчування;

- дотримання порядку та процедур державних закупівель;

- недопущення нецільового використання кредитів і позик отриманих під гарантії Уряду для придбання матеріалів та продуктів харчування.

При здійсненні зовнішнього контролю необхідно дотримуватись принципів:

- незалежності - органи уповноважені на здійснення контролю мають функціональну організаційну фінансову незалежність необхідну для об'єктивного та ефективного виконання завдань;

- об'єктивності та неупередженості - органи уповноважені на здійснення контролю у своїх діях мають виходити з державних інтересів дотримуватися професійної етики не повинні зловживати наданими їм повноваженнями;

– повноти - охоплення всієї сукупності дій учасників бюджетного процесу під час здійснення контролю і відображення виявлених фактів вчинення бюджетних правопорушень;

- єдності - єдність забезпечується єдиною правою базою та єдиними стандартами у сфері здійснення контролю;

- обґрунтованості - результати контролю ґрунтуються на законодавстві та підтверджується документально;

- відповідальності - кожний орган уповноважений на здійснення контролю відповідає за свої дії або бездіяльність.

Система бюджетного контролю, як і будь-якого виду контролю, включає такі елементи:

- суб'єкти контролю - органи державної влади, відомчі контролюючі органи, внутрішні комісії лікарні;

- об'єкти контролю - грошові та розподільчі процеси, що виникають при формуванні і використанні грошових фондів держави, місцевих органів самоврядування, установ. В якості окремого об'єкту бюджетного контролю є виконання кошторисів лікарні;

- предмет контролю, в якості якого виступають всі стадії бюджетного процесу;

- методи контролю, до яких відносять документальну і камеральну перевірки, економічний аналіз, ревізію, обстеження;

- процес контролю, який розподіляється залежно від часу;

- узагальнення та реалізація результатів контролю.

Перераховані вище елементи системи контролю складають в сукупності механізм контролю, який здійснюється на всіх етапах роботи лікарні. При цьому контроль, який здійснюється на всіх стадіях і має свої цілі:

- постійну оцінку достатності і відповідності діяльності лікарні вимогам внутрішнього фінансового контролю;

- оцінку діяльності на відповідність результатів установленими задачам і планам;

- інформування безпосередньо головного лікаря лікарні про результати кожної перевірки (оцінки, розслідування, вивчення або ревізії), проведеної підрозділами внутрішнього фінансового контролю.

Контроль матеріалів та продуктів харчування в установах здійснюється як внутрішній так і зовнішній. При цьому внутрішній контроль здійснюють працівники установи при надходженні та використанні матеріалів та продуктів харчування, шляхом проведення річної інвентаризації або в разі необхідності. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці. Перевірка первинних документів традиційно поділяється на такі види - за формою, за змістом. Мета внутрішнього контролю матеріалів та продуктів харчування полягає в їх збереженні на всіх етапах руху та раціональному витрачанні.

Зовнішній контроль матеріалів та продуктів харчування здійснюється працівниками державної фінансової інспекції при проведенні ревізій або тематичних перевірок діяльності бюджетної установи, який включає всю перевірку господарської діяльності установи.

Головним зовнішніми контролюючими органами в лікарні є територіальні відділення Державної фінансової інспекції України та Управління Державної казначейської служби, що контролює дотримання фінансової дисципліни лікарні по територіальному розподілу витрат коштів з місцевого бюджету.

Нормативними документами, що регулюють проведення контрольних заходів, інспектування бюджетних установ є:

– Закон України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» № 5463-VI від 16 жовтня 2012 р.[21];

– Положення про Державну фінансову інспекцію України, затверджене Указом Президента України № 499/211 від 23 квітня 2011 р. [55];

– Методичні рекомендації щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Державної фінансової інспекції України № 90 від 14 грудня 2011 р. [40];

– постанова Кабінету Міністрів України «Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади» № 1001 від 28 вересня 2011 р. [51];

– постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку проведення інспектування Державною фінансовою інспекцією, її територіальними органами» № 550 від 20 квітня 2006 р. [52];

– постанова Кабінету Міністрів України «Питання Державної фінансової інспекції» № 968 від 7 вересня 2011 р. [53];

– Примірна програма ревізії бюджетної установи, затвердженої наказом Держфінінспекції № 14 від 14 жовтня 2011 р. [58];

– інші нормативні документи перелічені в розділі 1.2 випускної роботи.

Основними завданнями Державної фінансової інспекції України є здійснення контролю за:

- використанням коштів бюджетних рівнів, які входять до складу бюджетної системи України, та коштів державних цільових фондів;

...