Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - МСХА имени К.А. ТИМИРЯЗЕВА

(ФГОУ ВПО РГАУ - МСХА имени К.А. Тимирязева)

КАЛУЖСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра бухгалтерского учёта, финансов и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Первичная учетная документация»

на тему: Первичная учетная документация и организация документооборота по учету труда и его оплаты в СХК «Племзавод «Доброволец» Смоленской области

Шифр 12078

Выполнила: студентка 2 курса,

экономического факультета

заочного отделения (Эк 25)

Павликова О.В.

Проверила: Сергеевна Ирина Александровна

Калуга 2013

Содержание

Введение

1. Организация первичного учета в системе бухгалтерского учета сельскохозяйственных организаций

1.1 Сущность, значение и классификация первичных документов

1.2 Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления

1.3 Понятие документооборота, его значение и виды, нормативная база

2. Первичные учетные документы, используемые при учете расчетов с персоналом по оплате труда в СХК «Племзавод «Доброволец»

2.1 Организационно-правовая и экономическая характеристика организации

2.2 Порядок заполнения первичных документов по учету кадрового состава и отработанного времени

2.3 Первичные документы по учету начислений и удержаний из заработной платы работников

3. Совершенствование организации первичного учета в СХК «Племзавод «Доброволец»

3.1 Разработка графика документооборота по учету труда и заработной платы

3.2 Отражение в учетной политике информации о первичных документах и графике документообороте по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Заключение

Список используемых источников

Введение

Первичная учетная документация и документооборот - это отражение всех хозяйственных операций, которые производятся каждый день в организации. В моей работе мы рассматриваем первичную учетную документацию и организацию документооборота по учету труда и его оплаты в сельскохозяйственной организации. Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах. Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

К первому уровню системы следует отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ.

3-й уровень: методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота.

Актуальность выбранной темы исследования объясняется значимостью документации, которая касается оплаты труда и его учета в организации. Для подавляющего большинства людей заработная плата является основным источником дохода. Поэтому вопросы, связанные с заработной платой (ее величиной, формой начисления и выплаты и другие), являются одними из наиболее актуальных как для работников, так и для работодателей.

Объектом исследования курсовой работы является СПК «Племзавод «Доброволец».

Предметом исследования является организация учета первичной документации и документооборота по учету труда и его оплате.

Целью настоящей работы является изучение особенностей учета первичной документации и документооборота по учету труда и его оплате на современном предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий круг задач:

- рассмотреть теоретические и практические аспекты первичной документации по учету труда и кадровому учету;

- рассмотреть теоретические и практические аспекты учета расчетов с персоналом по оплате труда;

- раскрыть особенности составления первичной документации по учету труда и его оплате на предприятии СПК «Племзавод «Доброволец»

- рассмотреть пути возможного совершенствования первичной документации и документооборота.

Методы исследования:

- сравнение;

- сопоставление;

- анализ литературы;

- анализ нормативно-правовой документации;

Практическая значимость работы. Результаты данного исследования могут быть использованы в практической работе бухгалтера и экономиста.

1. Организация первичного учета в системе бухгалтерского учета сельскохозяйственных организаций

1.1 Сущность, значение и классификация первичных документов

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико:

· они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений

· обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков,

· являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита.

· от достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна приводить к потере в бухгалтерской информации юридической силы.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице:

Таблица № 1. Признаки и виды документов.

Признак	Виды документов
По назначению	- распорядительные - оправдательные - комбинированные - документы бухгалтерского (или учетного) оформления
По способу/порядку составления	- первичные - сводные
По способу отражения хозяйственных операций	- разовые - накопительные
По месту составления и обращения	- внутренние - внешние
По качеству	- полноценные - неполноценные
По степени использования средств вычислительной техники	- документы, заполняемые вручную - частично заполненные на машинах - полностью выполненные на машинах

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.

Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие. бухгалтерский заработный удержание

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу / порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.)

1.2 Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

* наименование документа;

* дату составления документа;

* наименование организации, от имени которой составлен документ;

* содержание хозяйственной операции;

* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

* личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

* при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

* при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

1.3 Понятие документооборота, его значение и виды. Нормативная база

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня;

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

· Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

· Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

· Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

· Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

· Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1). Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 2).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Рис. 2. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Нормативная база делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис.3. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Рис.3. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление имеет общие стандарты.

2. Первичные учетные документы, используемые при учете расчетов с персоналом по оплате труда в СХК «Племзавод «Доброволец»

2.1 Организационно-правовая и экономическая характеристика организации

СХК «Племзавод «Доброволец» находится в д. Сеньково Смоленского района. Удаленность от города составляется всего 9 км по направлению дороги Смоленск - Кардымово. Дата регистрации компании 13 мая 1994 года. Уставный капитал по состоянию на 1 июля 2012 года составил 1604000 руб. По землям хозяйства проходит окружная автодорога, имеется также сеть проселочных и полевых дорог, по которым обеспечивается связь с полями севооборотов, сенокосными участками, производственными центрами.

Компания СХК «ПЛЕМЗАВОД «ДОБРОВОЛЕЦ» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

· Разведение крупного рогатого скота (Основной вид деятельности);

· Выращивание зерновых и зернобобовых культур (Дополнительный вид деятельности);

· Выращивание кормовых культур; заготовка растительных кормов (Дополнительный вид деятельности);

· Мясное и молочное скотоводство.

Перейдем к рассмотрению размеров производства хозяйства (Таблица 2), которые с помощью небольшой системы показателей позволяют оценить в стоимостной форме деятельность предприятия в целом.

К тому же они способны повлиять на факторы, способствующие развитию предприятия, такие как внедрение современной техники, научной организации труда, повышение его производительности, уровень себестоимости продукции.

Таблица 2 - Размеры производства

Показатели	2010 г	2011 г	2012 г	2012 г в % к 2011 г
1. Стоимость валовой с/х. продукции в текущих ценах. тыс.руб.	43942,6	47116,42	59629,65	126,56
2.Стоимость товарной продукции. тыс.руб.	28427	31659	37336	117,93
3. Среднегодовая стоимость основных средств производства тыс.руб.	45027,5	45823	48657,5	106,19
4.Среднегодовая численность работников в с/х. производстве, чел.	143	147	137	93,20
5. Площадь с/х угодий всего:	2476	2476	1795	72,5
в том числе пашни, га	1858	1858	1795	96,61
6.Поголовье животных	2336	2487	2517	101,21
-крупный рогатый скот, голов.	1798	1822	1856	101,87
в том числе коровы	600	600	600	100

Анализируя размеры производства СПК «Племзавод «Доброволец» можно сказать, что предприятие имеет средние размеры для сельскохозяйственных предприятий нашей области

В развитии производства и росте его эффективности не маловажную роль принадлежит трудовым ресурсам. Важнейшей отличительной чертой рабочей силы является то, что она - носитель производственных отношений и ей присуще общественное и социально-экономическое содержание. Количество и состав работников, необходимых для выполнения производственной программы, зависит от размера организации, характера деятельности и т.п. Анализ рабочей силы СПК начнем с изучения состава и структуры по каждой категории работников в отдельности (Таблица3).

Таблица 3 - Среднегодовая численность и структура работников организации

Категории работников	Среднегодовая численность работников, чел	Структура в % к итогу
	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.
1.Рабочие постоянные	115	120	100	78,23	81,08	72,99
в том числе: - трактористы-машинисты	18	36	44	12,24	24,32	32,12
- операторы машинного доения	21	16	23	14,29	10,81	16,79
- скотники крупного рогатого скота	19	16	30	12,93	10,81	21,90
- работники свиноводства	2	2	3	1,36	1,35	2,19
- работники коневодства	1	1	-	0,68	0,68	-
2.Рабочие сезонные и временные	7	7	11	4,76	4,73	8,03
3.Служащие	21	20	22	14,29	13,51	16,06
из них: руководители	8	8	7	5,44	5,41	5,11
специалисты	13	12	15	8,84	8,11	10,95
4.Всего работников, занятых в сельскохозяйственном производстве	143	147	133	97,28	99,32	97,08
5.Работники торговли и культурно-бытовых учреждений	4	1	4	2,72	0,68	2,92
6.Всего по организации	147	148	137	100,00	100,00	100,00

Оценивая структуру и состав работников, можно отметить, что структура изменяется достаточно заметно, все большую долю стали занимать работники, занятые в основном производстве. А именно на 18 человек (или 8 %) увеличилось количество трактористов - машинистов, в связи с увеличением площади пашни. По мере роста поголовья увеличилось число работников, обслуживающих КРС - операторов машинного доения на 7 человек (или 6 %) и сотников на 14 человек (или 11 %). Возросла и доля служащих на 3 %, причем их внутренняя структура увеличилась в пользу специалистов, а число руководителей сократилось. Единственная категория работников, которая вообще исчезла из структуры - это работники коневодства, их обязанности стали совмещать со своими работники других категорий. Также увеличилась численность временных и сезонных работников на 4 человека в 2012 году, так предприятия во время сезонных работ необходимо большее число работников, но принимать их на постоянной основе не выгодно. В целом работники сельского хозяйства занимают в среднем за три года 97,89 % от общей численности работников предприятия. За три года количество работников занятых в других сферах различно, что связано с частичным функционированием собственного магазина и дома культуры. В целом структура численности работников соответствует специализации предприятия, где наибольший удельный вес занимают постоянные работники, из них небольшая доля работников животноводства, на втором месте работники отрасли растениеводства, которая обеспечивает животноводства кормами. Наметившаяся тенденция к увеличению служащих, связана с изменением структуры управленческого персонала и личными мотивами руководителей.

2.2 Порядок заполнения первичных документов по учету кадрового состава и отработанного времени

В настоящее время каждая организация АПК, в том числе и СПК "Племзавод "Доброволец", представляет собой сложное хозяйство, в котором ежедневно совершаются разнообразные и разнородные операции. Все отдельные хозяйственные операции отражаются в момент их свершения в особых документах лицами, ответственными за данный участок работы (бригадиром, заведующим фермой, кладовщиком и т.д.), т.е. они имеют правовое значение.

Следовательно, первичный учет представляет собой регистрацию отдельных хозяйственных операций. Первичный учет - начальная стадия восприятия информации, используемой всеми видами учета. Первичный учет называют еще и производственным, так как значительная часть первичных документов составляется непосредственно на месте производства продукции - в поле, на ферме, в подсобном предприятии.

Оформление первичной документации по движению работников СПК осуществляет секретарь председателя или инспектор, отдел кадров как отдельная структурная единица отсутствует, что в принципе легко объясняется небольшими размерами хозяйства. Возникновение трудовых отношений оформляется приказом о приеме на работу (ф. № Т - 1), который составляется на основании заявления работника и с которым его знакомят под личную роспись. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер и открывается личная карточка (ф. № Т-2), , где содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведении о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестаций и дополнительные сведения. А так же, в обязательном порядке заполняется трудовая книжка, или заводится новая, если сотрудник не имел трудового стажа, на основе полученной трудовой книжки заполняется книга учета трудовых книжек, которая ведется тоже по установленным стандартам.

Также первичными документами по учету движения персонала являются:

- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5) составляется в двух экземплярах при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается у инспектора, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных, подразделений и подписывается руководителем организации.

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

- Приказ о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8) -- составляется в двух экземплярах и подписывается председателем правления кооператива. В приказе указывают причину и основание увольнения .

Сначала составляются все документы о приеме сотрудника на работу, составление приказа о приеме за основе заявления, составления личного дела и занесения сведений о работе в трудовую, затем, смотря какую должность человек будет занимать, подсчет его отработанного времени будет заноситься в первичные документы, которые представлены в следующей главе.

2.3 Первичные документы по учету начислений и удержаний из заработной платы работников

В растениеводстве первичный учет труда представлен различными учетными листами, а именно:

Учетный лист тракториста-машиниста (ф. № 411-АПК), который заполняют на каждого тракториста-машиниста. Учет ведут по мере выполнения по видам работ, указывая, под какие культуры они выполнялись, количество отработанных часов, норму выработки, расценку, объем выполненной работы в натуре и в переводе на условные эталонные гектары. Учетный лист ведет бригадир, подписывают его тракторист, бригадир и утверждает агроном, который делает отметку о качестве и сроках выполнения работ. Учет работы комбайнеров также ведется в учетном листе тракториста-машиниста, где дополнительно учитываются количество убранных гектаров и намолот зерна в центнерах.

На транспортных работах для учета работы трактористов в хозяйстве ведут путевой лист трактора (ф. № 412-АПК), в котором записывают количество отработанных часов, дней, пробег всего и в том числе с грузом, количество перевезенных грузов, сделанных тонно-километров, выполненных условных эталонных гектаров работы, расход горючего по норме и фактически и суммы начисленной оплаты труда.

Для учета ручных работ и работ, выполненных с помощью живой тягловой силы, применяют учетный лист труда и выполненных работ ф. № 410-АПК, который предназначен для учета труда и работ, выполненных звеном, бригадой, а ф. № 410А-АПК - для учета затрат труда и работ, выполненных отдельным членом бригады.

В животноводстве первичными документами, отражающими выработку и подсчет заработной платы (оплаты труда), являются:

- журнал учета надоя молока (ф. № СП-21),

- акт на оприходование приплода животных (ф. СП-39),

- акт на перевод животных из группы в группу (ф. № СП-47),

- ведомость взвешивания животных (ф. № СП-43),

- расчет прироста животных (ф. № СП-44).

Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства ведут в журнале ф. № 135-АПК, в котором записывают имена и фамилии основных и подменных работников, количество отработанных каждым человеко-часов, объем выполненной работы, расценки и на отдельной строке указывают количество рабочих дней, отработанных рабочими лошадьми.

На вспомогательных производствах и при выполнении строительных работ работниками хозяйства для учета объема выполненных работ, затрат труда и начисления заработной платы используют следующие первичные документы.

Наряд на сдельную работу (для бригады) (ф. № 414-АПК) применяют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления заработной платы (оплаты труда) членам бригады. Наряд выписывают сроком до одного месяца в одном экземпляре. В течение месяца в нем отмечают выполненные работы и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором ежедневно учитывают время, отработанное каждым членом бригады. Наряд на сдельную работу (индивидуальный) (ф. № 414А-АПК) применяют для установления заданий и учета объема выполненных работ, затраченного времени и заработной платы (оплаты труда) на одного работника. Путевой лист грузового автомобиля по учету работы грузового автотранспорта и основанием для начисления оплаты труда шоферам и грузчикам. Путевой лист выписывают на один день. В нем приводят данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего и другие показатели. Путевой лист легкового автомобиля (тип. ф. № 3) предназначен для первичного учета работы легкового автотранспорта и начисления оплаты труда шоферам. Путевой лист выдается на день.

Также для начисления заработной платы, особенно работникам с повременной формой оплаты труда, в СПК ведут табель учета рабочего времени (ф.№ Т-13 по классификации Госкомстата РФ), заполняемым по месту работы заведующим соответствующими подразделениями хозяйства. В нем записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных номеров, присвоенных работнику, ежедневно отмечают выход на работу, количество часов, неявки отражают в табеле условными обозначениями. В конце месяца в табеле подводят итоги об отработанном времени (часы, дни), днях неявки на работу (по причинам), затем табель сдают в бухгалтерию. При использовании ф. № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

На основании перечисленных документов бухгалтерия начисляет работникам основную и дополнительную заработную плату, для чего они используют расчетную ведомость (ф. № Т-51), в которой по каждому работнику отражается расчет совокупного дохода с начала года, облагаемого налогом, необлагаемые налогом суммы, вычеты на детей, прочие вычеты, суммы платежей и суммы, причитающиеся к выдаче на руки. Непосредственная выдача заработной платы за месяц происходит с помощью платежной ведомости (ф. № Т-53), где указывают фамилии и инициалы работников, суммы начислений, разного рода доплат, сумму к выдаче и расписку в получении заработной платы

Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные и удержания по инициативе организации.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит, и др.

В соответствии с НК РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%.

Налоговая ставка устанавливается в размере 35% в отношении следующих доходов:

· стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения установленных Налоговым кодексом размеров;

· страховых выплат по договорам добровольного страхования в части превышения установленных НК размеров;

· процентных доходов по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из 3/4 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ, в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам и 9% годовых по вкладам в иностранной валюте;

· суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиком заемных средств в части превышения установленных НК размеров. Налоговая ставка устанавливается в размере 30% в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации, и в размере 6% в от-ношении доходов от долевого участия в деятельности организации, полученных в виде дивидендов.

Удержания по исполнительным листам. Порядок удержания алиментов определен Семейным кодексом Российской Федерации, вступившим в силу в марте 1995 г., и Временной инструкцией о порядке удержания алиментов.

В соответствии с Семейным кодексом алименты на содержание несовершеннолетних детей устанавливаются в твердой денежной сумме или в размере: на 1 ребенка - 1/4, на 2 детей - 1/3, на 3 детей и более - 1/2 заработка (дохода), но не менее суммы, установленной законодательством. На содержание нуждающихся в помощи родителей, супругов, других лиц алименты устанавливаются в твердой денежной сумме.

Если работник, который, добровольно уплачивая алименты, подал заявление о прекращении взыскания или сменил место работы, то организация обязана сообщить в суд по месту нахождения организации и взыскателя о прекращении взыскания.

Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения как по основной, так и по совмещаемой работе, с дивидендов, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья. Алименты не взыскивают с сумм материальной помощи, единовременных премий, компенсационных выплат за работу во вредных и экстремальных условиях и иных выплат, не носящих постоянного характера.

Удержанные суммы алиментов бухгалтерия обязана в течение трех дней со дня выплаты заработной платы выдать взыскателю лично из кассы, перевести по почте акцептованным платежным поручением (с отнесением расходов по переводу на взыскателя) или перечислить на счет взыскателя по вкладам в отделение Сберегательного банка на основании письменного заявления заявителя. Если адрес заявителя неизвестен, то удержанные суммы перечисляют на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

Удержания за причиненный материальный ущерб. Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается Трудовым кодексом Российской Федерации.

Различают полную и ограниченную материальную ответственность.

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества.

Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй - у работника. Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.

3. Совершенствование организации первичного учета расчетов с персоналом по оплате труда в СХК «Племзавод «Доброволец»

3.1 Разработка графика документооборота по учету труда и заработной платы. Предложение пути совершенствования

График документооборота -- это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

...