Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

- о задолженности поставщикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- по неоплаченным в срок расчетным документам;

- по неотфактурованным поставкам;

- авансам выданным;

- по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

- по просроченным векселям;

-по полученному коммерческому кредиту и др.

3. Действующая практика учета расчетов с покупателями и заказчиками на примере ООО "Максим - Б"

3.1 Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками

При отгрузке произведенной продукции покупателям и заказчикам на счетах организации возникает дебиторская задолженность. Расчеты с покупателями и заказчиками производятся платежными поручениями, платежными требованиями-поручениями, в виде товарообменных операций (бартерные сделки), в порядке уступки права требования, договора мены и т.д.

Возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". По дебету этого счета отражают суммы, на которые предъявлены расчетные документы; по кредиту - суммы поступивших платежей (включая суммы авансов) и т. п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

К счету 62 могут быть открыты субсчета:

- 62-1 "Расчеты в порядке инкассо" с отражением на нем сумм по предъявленным к покупателям и заказчикам счетам за отгруженную в их адрес продукцию, выполненные работы и принятым банком к оплате расчетным документам;

- 62-2 "Расчеты плановыми платежами". Данный субсчет используется организациями, находящимися между собой в длительных хозяйственных связях. Произведение расчетов по каждой поставке в таком случае порождает большое количество документов. Поэтому расчеты производятся ежедневно или в другой отрезок времени исходя из планового объема поставок с обязательной корректировкой в конце месяца по фактически выполненным обязательствам;

- 62-3 "Векселя полученные". На этом субсчете учитывается задолженность покупателей, обеспеченная выданными векселями.

Учет расчетов с покупателями должен обеспечить контроль возникновения дебиторской задолженности в процессе реализации, сроков и фактов погашения, а также реальной оценки дебиторской задолженности и времени поступления финансовых средств в организацию. Кроме того, учет расчетов с покупателями является составной частью учета реализации и непосредственно влияет на уровень налогообложения.

Все расчеты с покупателями и заказчиками организации строят на основании заключенных договоров-контрактов, в которых указаны сроки, условия поставки продукции, порядок оплаты и т. п. Документами при расчетных взаимоотношениях с покупателями и заготовительными организациями являются специальные приемные квитанции. В приемных квитанциях отражают, какая продукция принята, ее количество (в натуральной и зачетной массе), дата, причитающаяся оплата и т. п. Эта квитанция является основанием для записей в учетные регистры по счету 62.

На суммы реализованной продукции организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику, дебетуя при этом счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредитуя счет 90 "Продажи". При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности они списывают ее с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств (табл. 9.2).

При продаже амортизируемого имущества, то есть основных средств и нематериальных активов, а также другого имущества, стоимость имущества по ценам продажи списывают в дебет счета 62 с кредита счета 91 "Прочие доходы и расходы". Поступление платежей за проданное имущество отражают по дебету счетов по учету денежных средств (50, 51, 52, 55) и кредиту счета 62.

Поступление дебиторской задолженности признается в учете как формирование прочих доходов.

Действующее законодательство предусматривает погашение дебиторской задолженности путем уступки права требования первоначальным кредитором новому кредитору. Данный порядок регулируется п. 1 ст. 382 ГК РФ.

Не допускается переход прав кредитора к другому лицу по регрессным требованиям. В подобной ситуации имеется в виду, что к поставщику, выполнившему свои обязательства и уступившему право требования на удовлетворение этих обязательств новому кредитору, последний не вправе предъявить данное требование первоначальному кредитору.

Сумма обязательств согласно уступке требования к новому кредитору может быть ниже или выше суммы первоначальной дебиторской задолженности. Это зависит не только от финансовой устойчивости первоначального кредитора, но и от сложившейся ситуации на соответствующем сегменте его предпринимательской деятельности.

Дебиторскую задолженность можно разделить на истребованную, т. е. признанную не удовлетворенной должником, несмотря на принятые меры по ее возврату кредитором, и неистребованную. В последнем случае считается, что кредитор не предпринял необходимых действий, подтвержденных документально, по ее возврату, включая попытку возврата через суд. Не исключено, что такие действия могут быть результатом умысла одной из сторон. Согласно ст. 169 ГК РФ в подобной ситуации имущество, полученное по сделке, должно быть возвращено другой стороне. Полученное же этой стороной имущество либо причитавшееся ей в возмещение исполненного подлежит взысканию в доход федерального бюджета, т. е. налогооблагаемая база по налогу на прибыль уменьшению не подлежит.

Неистребованная дебиторская задолженность списывается кредитором на убытки только по истечении трех лет со дня фактического получения организацией-должником товаров (работ, услуг). Если в дальнейшем сумма дебиторской задолженности поступит, то ее оприходование относится на прочие результаты.

Признание дебиторской задолженности нереальной к погашению в силу неплатежеспособности должника и отнесение ее на убытки организации по истечении срока исковой давности (три года) не дает основания прекратить текущий контроль за ней. Она принимается к учету с момента отнесения на убытки на забалансовый счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" и продолжает числиться в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

- авансам полученным;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Аналитический учет по каждому покупателю ведется в ведомости № 38. В конце месяца данные по счету 62 переносятся в журнал-ордер № 11, а из него - в Главную книгу.

3.2 Порядок документального оформления расчетов с покупателями

Отношения между поставщиками и покупателями по поводу продажи или покупки товаров, материалов, продукции, работ или услуг регулируются различными видами договоров: купли-продажи, мены, комиссии и другие.

Договор поставки - один из наиболее широко применяемых в предпринимательской деятельности. Согласно Гражданского Кодекса договор поставки это один из видов договора купли-продажи наряду с такими договорами как: розничная купля-продажа, поставка товаров для государственных нужд, контрактация, энергоснабжение, продажа недвижимости, продажа предприятия.

Предметом договора поставки являются товары. Важной характеристикой договора поставки является то, что по нему право собственности на товары от поставщика (продавца) переходит к покупателю. Это общие правила для всех видов договора купли-продажи.

Отличительные особенности договора поставки:

­ в качестве продавца (поставщика) в договоре поставки всегда выступает лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность. Это может быть коммерческая организация либо гражданин - индивидуальный предприниматель. Поставщик продает либо производимые им товары, либо товары, закупленные для продажи;

­ договором поставки признается договор, по которому товары приобретаются для их использования в предпринимательской деятельности либо в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием;

­ момент заключения договора поставки и момент передачи товаров не совпадают. Это означает, что для передачи товаров договором предусматривается какой-либо срок, который начинает течь, как правило, с момента заключения договора. При этом товары могут передаваться в полном объеме сразу или партиями.

Основные признаки договора поставки позволяют отграничить его от других видов купли-продажи и иных договоров. Договор на выполнение работ (строительные работы) и оказание услуг именуется договором подряда. Для разграничения договоров поставки и подряда (например, широко применяемых в республике договоров на переработку давальческого сырья) необходимо, прежде всего, учитывать основное содержание договорных обязанностей. Сходные отношения возникают в случаях, когда в договор поставки включены условия о передаче покупателю материалов, сырья, комплектующих изделий. Договор, содержанием которого является выполнение работ по заданию заказчика из его материалов, квалифицируется как договор переработки давальческого сырья, т.е. договор подряда. Передача материалов и т.п. по договору подряда не влечет передачу права собственности на них.

Под существенными (обязательными) условиями договора понимаются такие условия, при отсутствии которых договор считается незаключенным, а все вытекающие из него права и обязательства - недействительными.

К условиям договора относятся:

- предмет договора (наименование, ассортимент, количество, качество и иные индивидуализирующие или родовые (как, например, для зерна) признаки товара);

- срок (сроки) поставки;

- цель (цели) приобретения товаров: для собственного производства и (или) потребления, вывоза из Российской Федерации, оптовой и (или) розничной торговли, переработки на давальческих условиях, поставки для государственных нужд.

Согласно положению о поставках товаров в Российской Федерации в договоре, как правило, должны быть отражены:

- предмет договора (наименование товара, его количество, ассортимент, качество и комплектность);

- порядок расчётов и цена товара;

- порядок поставки товара;

- транспорт;

- требование к таре и упаковке;

страхование;

- имущественная ответственность сторон;

- срок действия договора;

- порядок изменения и расторжения договора;

- иные не противоречащие законодательству Российской Федерации условия, которые стороны признают необходимыми предусмотреть в договоре.

При заключении договора путем составления одного документа он как правило, должен содержать следующие реквизиты:

а) точное и полное наименование, а также сведения о месте нахождении сторон договора;

б) дату заключения договора;

в) место заключения договора;

г) надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени.

В соответствии с требованиями к договору поставки прилагаются копии лицензий на осуществление оптовой и (или) розничной торговли, а к договору по импорту товаров - копии накладных таможенных деклараций (статистических деклараций). При этом в тексте договора указываются номер и дата выдачи этих лицензий, а копии лицензий заверяется подписью руководителя юридического лица или предпринимателя, печатью и ставится дата.

Стороны могут предусмотреть, что поставка товаров в течение срока действия договора поставки может осуществляться отдельными партиями. На практике достаточно часто применяется следующее: стороны заключают договор поставки и указывают, что наименование, количество, ассортимент товаров, его цена и т.д. будут оговорены в спецификациях, являющихся неотъемлемыми частями договора. В этом случае заключенный договор поставки носит так называемый "рамочный" (или предварительный) характер, а каждая подписанная к нему спецификация должна рассматриваться как отдельный договор поставки. Эти отдельные договоры поставки следует отличать от поставки товаров партиями: во втором случае речь идет об одном договоре (одной поставке), в рамках которого товары поставляются частями, а не все сразу.

На российских предприятиях отгрузка покупателям комплектующих и ТМЦ оформляется договором и ведомостью, где указаны наименования, ассортимент и количество изделий.

При поставке товаров отдельными партиями следует оговаривать размер партии, сроки поставки товаров каждой партии. В случае отсутствия таких договоренностей товары поставляются равномерными партиями помесячно. Указанное правило не действует, если из законодательства или существа обязательства по поставке товаров не вытекает иное. Наряду с определением периодов поставки в договоре может быть установлен график поставки товаров.

Гражданский Кодекс предусматривает, что поставщик имеет право досрочно поставить товары только с согласия покупателя. Согласие должно быть выражено в письменной форме. В случае несогласованной досрочной поставки товаров покупатель имеет право отказаться от приемки товаров. Если покупатель принял досрочно поставленные товары, то они засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в следующем периоде. Стороны свободны в выборе способа доставки покупателю продукции. Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях.

В случаях, когда в договоре не определено, каким видом транспорта или на каких условиях осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определение условий доставки товара принадлежит поставщику, если иное не вытекает из законодательства или существа обязательства.

Договором поставки может быть предусмотрена т.н. выборка, т.е. получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика.

Покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Обязанности покупателя по приемке товаров, а также обязанности поставщика по их передаче, порядок и сроки приемки-передачи товаров по количеству и качеству определяются в Положении о приемке товаров по количеству и качеству.

Срок приемки (осмотра) товаров устанавливается в договоре или законодательстве. Покупатель обязан незамедлительно письменно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях или недостатках товаров. Если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товаров или их ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом (рекламационным актом), составляемым в день их выявления. Перечень данных, которые необходимо указывать в акте, установлен Положением о приемке товаров по количеству и качеству.

В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законодательством, регулирующим деятельность транспорта.

Отгрузка товаров по договору оформляется товарной либо товарно-транспортной накладной. Получение комплектующих покупателем от предприятия оформляется приемо-сдаточным актом.

Для выписки товарно-транспортных накладных типовой или специализированных форм с применением персональных ЭВМ используются бланки строгой отчетности типовой формы с указанными на них при изготовлении серией и номером накладной. Все остальные реквизиты распечатываются с помощью компьютера при условии их строгого соответствия реквизитам типовой или утвержденным в установленном порядке специализированных форм бланков, предназначенных для заполнения вручную.

При большом перечне отпускаемых грузов, который не представляется возможным поместить на стандартном бланке, разрешается заполнять на бланке накладной с типографскими серией и номером итоговую часть, а перечень отправляемых товаров прилагать товарно-транспортной накладной с информацией по всем графам оригинала, а также с указанием серией и номером накладной, к которой дается это приложение.

Покупатель оплачивает поставляемые товары с соблюдением порядка и формы расчета, предусмотренных договором поставки. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то расчеты осуществляются платежными поручениями. Иные формы расчетов (платежными требованиями-поручениями, платежными требованиями и т.д. должны быть прямо указаны в договоре).

Если договором предусмотрено, что оплата товара осуществляется получателем (плательщиком), а получатель необоснованно отказался от оплаты либо не произвел ее в установленный договором срок, поставщик вправе потребовать от покупателя оплаты поставленного товара и убытков, понесенным им за несвоевременную оплату товара, а также уплату предусмотренной законодательством или договором неустойки (пени, штрафа).

В случаях, когда договором предусмотрена обязанность покупателя оплатить стоимость товаров полностью или частично до передачи поставщиком товара (предварительная оплата), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором. В случае неисполнения покупателем обязанности по предварительной оплате товара поставщик вправе приостановить поставку товара до его оплаты покупателем.

Валютой платежа по договору между резидентами Российской Федерации, как правило, являются российские рубли. Иная валюта может использоваться только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

3.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями и заказчиками

Для получения различных по степени детализации показателей в бухгалтерском учете используются синтетические и аналитические счета.

Синтетические счета дают обобщенные показатели о хозяйственных средствах и операциях. Они ведутся только в денежном измерении. Аналитические счета служат для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета. Аналитические счета содержат денежные, натуральные и трудовые измерители.

Кроме синтетических и аналитических счетов, на практике применяются еще и субсчета. Субсчета - это промежуточное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Субсчета позволяют получать нужные сведения об отдельных группах объектов, входящих в состав номенклатуры.

Для синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками применяется счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"1. Согласно типовому плану счетов бухгалтерского учета к этому счету могут быть открыты субсчета:

62/1 "Расчеты в порядке инкассо";

62/2 "Расчеты плановыми платежами";

62/3 "Векселя полученные";

62/4 "Авансы полученные".

На субсчете 62/1 "Расчеты в порядке инкассо" учитывают расчеты с покупателями и заказчиками, принятыми банком к оплате расчетным документом за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и услуги.

На субсчете 62/2 "Расчеты плановыми платежами" учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, осуществляемые не по каждой сделке (отгрузке (отпуску) товаров),а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, заранее согласованных плательщиком и получателем средств в договоре.

На субсчете 62/4 "Авансы полученные" учитываются расчеты по полученным авансам под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ, оказание услуг, а также по оплате продукции и работ, произведенных для заказчиков по частичной готовности.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с покупателями и заказчиками представлена в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Корреспонденция счетов по учету расчетов с покупателями и заказчиками

На некоторых российских предприятиях договором предусмотрена обязанность покупателя оплатить стоимость товаров полностью в указанный срок (предварительная оплата). В бухгалтерском учете данная операция отражается: Дт 51 Кт 62. Отрузка комплектующего оформляется товарно-транспортной накладной. В учете делается следующая проводка: Дт 62/10 Кт 62.

Заключение

На сегодняшний день значительно возрастает роль бухгалтерского учёта как важнейшего средства получения полной и достоверной информации не только об имуществе предприятия, но и о его обязательствах. В условиях развития рыночных отношений значительно возрастает роль организации учета и контроля взаимных расчетов. Этот кругооборот хозяйственных расчетов требует постоянного внимания для принятия правильного управленческого решения. Следовательно, контроль и учет дебиторской и кредиторской задолженности является одной из главных задач на предприятии.

Дебиторская и кредиторская задолженность весьма существенно влияет на финансовое положение, использование денежных средств в обороте, величину прибыли, фактически полученной в отчетном периоде. Можно иметь потенциально хорошие финансовые результаты от продажи продукции, товаров, услуг, операционные и внереализационные доходы, но многое потерять при существенном росте дебиторской задолженности. В то же время нужно проявлять крайнюю щепетильность в расчетах с кредиторами, своевременно возвращать им долги, иначе предприятие рискует потерять доверие своих поставщиков, банков и других кредиторов, будет иметь штрафные санкции по расчетам с контрагентами. Отсюда очевидно значение правильных и своевременных расчетов с дебиторами и кредиторами.

Средства, составляющие дебиторскую задолженность организации, отвлекаются из участия в хозяйственном обороте, что, конечно же, не является плюсом для финансового состояния организации. Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность.

Синтетический и аналитический учет дебиторской и кредиторской задолженностей должен быть организован таким образом, чтобы обеспечивать прозрачность и простоту формирования необходимых раскрытий информации в финансовой отчетности, а также управление этими активами и обязательствами.

Степень детализации аналитического учета должна позволять анализировать оборачиваемость данного актива и погашение данного обязательства в разрезе каждого контрагента и однородных хозяйственных операций в разрезе каждого договора, а также отдельно отражать скидки и процентный доход.

Размещено на Allbest.ru