Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство лесного хозяйства РТ

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Лубянский лесотехнический колледж»

Специальность: 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

(Дипломная работа)

ТЕМА Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Работу выполнила

Акмалова Айгуль Рафисовна

группа 32э

Руководитель:

Фахразиева Татьяна Сергеевна

Лубяны - 2014г.



Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Вывод по главе 1

Глава 2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО "Вятскополянский лесхоз"

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз»

Вывод по 2 главе

Заключение

Список литературы



Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно - операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами. [25 с.51]

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.

Актуальность исследования обоснована тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

Целью исследования является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз».

Объектом исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз».

Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Вятскополянский лесхоз".

Гипотеза исследования - учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с действующим законодательством, позволит усилить контроль за их движением на предприятии. Учет также важен для создания системы контроля за действенным использованием всех видов ресурсов, определения и отражения в отчетности достоверных данных, характеризующих успехи и неудачи организации в достижении поставленных целей, для увеличения капитала в результате осуществления хозяйственной деятельности.

Задачи исследования:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Методологической основой исследования являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ООО «Вятскополянский лесхоз».

Практическая значимость исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

Дипломная работа состоит из введения, 2 глав и заключения.

В первой главе дипломной работы изложен теоретический материал по учету и внутреннему контролю расчетов с подотчетными лицами. Теоретический материал изложен в соответствии с нормативными документами и законодательством, действующим в настоящее время в Российской Федерации.

Вторая глава посвящена изучению учета и внутреннему контролю расчетов с подотчетными лицами по материалам представленным ООО «Вятскополянский лесхоз». На данном этапе осуществлялось ознакомление с деятельностью организации, со структурой управления, ответственными лицами за организацию и ведение учета расчетов с подотчетными лицами, дана общая организационно-экономическая характеристика ООО «Вятскополянский лесхоз».

учет подотчетный бухгалтерский командировочный



Глава 1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими различный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни.

Система регулирования бухгалтерского учета в России

Уровень	Документы	Органы, принимающие документы
I - законодательный	Федеральные законы, постановления, указы	Президент РФ Правительство РФ Федеральное Собрание РФ
II - нормативный	Положения (стандарты) по бухгалтерскому учету	Министерство финансов РФ Центральный Банк РФ
III - методический	Нормативные акты (приказы, инструкции), методические указания	Министерство финансов РФ Федеральные органы исполнительной власти
IV - организационный (микро уровень)	Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения)	Предприятия, консультационные фирмы

I уровень (законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». [11]

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ:

- глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств;

- глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет;

- глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли. [1]

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку. [9]

II уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности. [7]

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. [4]

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению. [2]

III уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации».[8]

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчета при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей.[10]

IV уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».[6]

Утвержденный руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.



1.2 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.[15 с.210]

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

- под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- под отчет на командировочные расходы;

- в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

При выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому; [25 с.51-52]

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть ему возмещены).

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы.[14 с.153]

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации.[9]

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. [9]

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

§ покупкой товарно-материальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

§ осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

§ подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

§ участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

§ другими аналогичными нуждами. [11,с. 114]

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения.

Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

o служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов;

o поездки работников, выполняющих работы по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

Ш Расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы ,- 12 руб. в сутки;

Ш Расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

Ш Расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями)- в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

Ш Иных расходов, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. [22 с.270]

В командировку может быть направлен только штатный работник предприятия, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения считается частью его вознаграждения по договору.

[14 с.359]

Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников).

На основании приказа руководителя бухгалтерия рассчитывает сумму и выдает аванс на командировочные расходы. Счет 71-активно-пассивный, сальдовый, расчетный. При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т 71 К-т 50.[12 c.62] На оплату расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. При командировках по России аванс выдается в рублях.[14 с.156]

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ране выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

[21 с. 464-465]

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в, положении об особенностях направления работников в служебные командировки согласно которой:

ь для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

ь наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

ь командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

ь фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

ь днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

ь перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

ь организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

ь по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.[3]

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

ь цель командировки;

ь кто направляется в командировку;

ь место командировки;

ь срок командировки;

ь какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

ь порядок оформления командировки;

ь порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

· по найму жилого помещения;

· по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

· по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы и размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

· по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

· по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

· по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

· по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

[12 c.63]

Сотруднику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения. Также сотруднику нужно возместить расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие затраты оплачивают в пределах 50 процентов от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по его обслуживанию в баре, ресторане, или номере и расходов на пользование «рекреационно-оздоровительными объектами» (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачивают.

Сумму расходов на проживание командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом на пенсионное страхование и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с наймом помещения, принимают к вычету. Работник должен представить в бухгалтерию счет-фактуру и документы, подтверждающие оплату жилья (квитанцию к приходно-кассовому ордеру или бланк строгой отчетности).

К расходам по проезду относят:

ь стоимость билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд);

ь оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

ь оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

ь стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

ь сумму платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумму расходов по проезду командированного работника, оплаченную предприятием, не облагают налогом на доходы физических лиц, ЕСН, взносом по пенсионному страхованию и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету (при наличии проездных документов, в которых НДС выделен отдельной строкой).[14 с.157]

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта). [21 с.464]

Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути. Количество командировок не ограничено.[19]

По возвращению из командировки работник обязан в течении трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете используемых сумм. [25 с.52-53]

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем предприятия.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная в сумме - 100 руб. Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути. Единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с суточных не взимаются. [21,с.464]

Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы, на расходы по командировкам, на приобретение горюче-смазочных материалов, лицам, пользующимся автомобильным транспортом для служебных поездок. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Выдача денежных средств в подотчет оформляется расходными кассовыми ордерами.

В начале года издается приказ руководителя об утверждении списка лиц, имеющих право на получение сумм под отчет, в котором оговариваются размер выдаваемых сумм, сроки на которые они выдаются. С работниками которые включены в список, должны быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Основанием для выдачи подотчетных сумм является заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя организации. Выдача наличных денег в подотчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции.

Под хозяйственными нуждами понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта.[14 с.153]

Расходы на хозяйственные нужды можно учесть по двум основаниям:

- пп.2 п.1 ст.254 НК как материальные расходы;

- пп.7 п.1 ст.264 НК как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

В этом случае налогоплательщик решает сам, к какой группе он отнесет такие затраты (п.4 ст.252 НК).[1]

Хозяйственные товары относятся к материально-производственным запасам и принимаются на учет по фактической себестоимости (в сумме фактических затрат на их приобретение) согласно п.2,5,6 ПБУ 5/01. Они учитываются на счете 10 «Материалы» согласно Плану счетов:

Дебет 10 - Кредит 60 - поступили хозтовары от поставщика

Дебет 10 - Кредит 71 - хозтовары приобретены за счет подотчетных сумм

Стоимость затрат на хозтовары относится к расходам по обычным видам деятельности (п.5, п.7 ПБУ 10/99) и списывается в дебет счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44.[4]

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.



Вывод по главе 1

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу.



Глава 2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Вятскополянский лесхоз» (далее по тексту «Общество») создано и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее по тексту Закон) и иным действующим законодательством.

Общество является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Общество имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего имени совершать сделки, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выступать истцом или ответчиком в суде, арбитражном суде.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, в соответствии с целью и предметом деятельности, указанным в разделе 2 настоящего Устава.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Общество не несет ответственности по обязательствам своих участников.

Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале.

Участники Общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале Общества.

Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Вятскополянский лесхоз».

Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО «Вятскополянский ЛХ».

Адрес местонахождения Общества: 612974, Кировская область, Вятскополянский район, пос. Каракульская пристань.

Основной целью создания Общества является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

Лицензируемые виды деятельности, перечень которых определяется законом, осуществляются на основании специального разрешения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Основными видами деятельности Общества являются:

· Лесоводство;

· Выращивание прочих сельскохозяйственных культур, не включенных в другие группировки;

· Декоративное садоводство и производство продукции питомников;

· Выращивание посадочного материала плодовых насаждений;

· Предоставление услуг, связанных с производством сельскохозяйственных культур;

· Предоставление услуг по закладке, обработке и содержанию садов, парков и других зеленых насаждений;

· Лесозаготовки;

· Сбор дикорастущих и недревесных лесопродуктов;

· Деятельность лесопитомников;

· Выращивание сеянцев, деревьев и кустарников;

· Выращивание прочей продукции питомников;

· Предоставление услуг в области лесоводства и лесозаготовок;

· Распиловка и строгание древесины; пропитка древесины;

· Производство шпона, листов для клееной фанеры и модифицированной древесины;

· Производство деревянных строительных конструкций, включая сборные деревянные строения, и столярных изделий;

· Производство деревянной тары;

· Производство прочих изделий из дерева и пробки, соломки и материалов для плетения;

· Производство мебели;

· Производство метел и щеток;

· Оптовая торговля лесоматериалами;

· Оптовая торговля прочими строительными материалами;

· Розничная торговля лесоматериалами;

· Сдача внаем собственного недвижимого имущества;

· Аренда легковых автомобилей;

· Аренда прочих сухопутных транспортных средств и оборудования;

· Аренда прочих машин и оборудования.

Общество вправе заниматься другими видами деятельности, не запрещенными законодательством Российской Федерации.

В ООО «Вятскополянский лесхоз» ведется автоматизированный бухгалтерский учет с использованием программы «1С: Бухгалтерия» версия 8.2. В штате числятся 2 бухгалтера: главный бухгалтер; инженер- экономист.

Структура Общества

2.2 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вятскополянский лесхоз» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебного задания. В ООО «Вятскополянский лесхоз» работники не ездят в командировки, потому что в них нет необходимости.

К таким документам относятся: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а).[17]

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а)

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя выписывается командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма Т-9).[16]

Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО «Вятскополянский лесхоз».

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО «Вятскополянский лесхоз».

Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Пример: На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71.1 Кт сч.50.1 - 4096-23 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды Асапову А.С. (Приложение 1)

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки оформленные на имя организации с указанием НДС, а также на фамилию, имя и отчество командированного лица счет, накладная, акт, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской номер ККМ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

ь наименование документа;

ь дату составления документа;

ь наименование организации, от имени которой составлен документ;

ь содержание хозяйственной операции

ь измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

ь должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

Ш порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

Ш наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

Ш идентификационный номер продавца (ИНН);

Ш наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

Ш идентификационный номер покупателя (ИНН);

Ш наименование товара (работы, услуги);

Ш стоимость (цена) товара (работ, услуг);

Ш налоговая ставка;

Ш сумма налога на добавленную стоимость;

Ш страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» (утв.постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55).

Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1),утв. тем же постановлением Госкомстата России № 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.

На оборотной стороне формы в графах 1-5 им записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графа 1).

После этого рассматриваемый отчет передается в бухгалтерию. Счетные работники проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы ими указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.

Сумма перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.[24 c.5-6]

Пример 1: В бухгалтерии ООО "Вятскополянский лесхоз" составлен авансовый отчет №1 от 31.01.2013 на Асапова А.С. Он отчитался за приобретенные запасные части и топливо на сумму 7004-00. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.10.05 Кт сч.71.01 - 5184-00 руб.

Дт сч.10.03 Кт сч.71.01 -1820-00 руб. (Приложение 2)

Пример 2: Составлен авансовый отчет №5 от 29.03.2013 на Суханова А.В. Он отчитался за транспортные услуги на сумму 1978-50.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71.01 - 1978-50 руб. (Приложение 3)

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной документации

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. [20 с.360]

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».[3 с.465]

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).[21 с.465]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.[23 с.101]

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

В ООО «Вятскополянский лесхоз» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу;

Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

В ООО «Вятскополянский лесхоз» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», версия 8.2. ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно- сальдовая ведомость по счету 71.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи, т.е. каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере представления авансового перерасхода) производится в этой строке. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно- сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

...