Производственные запасы как объект финансового контроля

При проверке операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На предприятии этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ОДО "Тедол". Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия. Рассмотрим корреспонденцию счетов по отпуску и поступлению материалов.

Таблица 2.5. Корреспонденция счетов по отпуску и поступлению материалов

Примечание - Источник: собственная разработка

При аудите операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения ТМЦ необходима доверенность от предприятия покупателя. ОДО "Тедол" контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж. Для наглядности проверки операций по движению ТМЦ составим таблицу 2.6.

Таблица 2.6. Проверка операций по движению товарно- материальных ценностей на ОДО «Тедол»

Примечание - Источник: собственная разработка

ОДО «Тедол» составляет бухгалтерскую отчетность в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РБ и с Инструкцией о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности, а предоставляет ее государственным органам для целей налогообложения. Проверим правильность отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия, т.е. в бухгалтерском балансе. Приложение Б. Остатки товарно-материальных ценностей показываются в активе баланса в разделе I «Внеоборотные активы», подразделе «Запасы» по строке 211. ТМЦ учитываются по их фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РБ). При отпуске ТМЦ в производство и ином выбытии их оценка производится на ОДО «Тедол» по себестоимости каждой единицы запасов.

3. МЕТОДИКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ ОПЕРАЦИЙ С МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЗАПАСАМИ

3.1 Оценка состояния внутреннего контроля сохранности и использования материальных запасов

Так как внутренний контроль является неотъемлемой частью общей системы управления, то в ходе проверки на ОДО «Тедол» проверяющий изучил систему внутреннего контроля клиента, поскольку характер и качество комплексной проверки во многом зависит от того, настолько грамотно и достоверно проверяющий даст оценку функционирования и эффективности системы внутреннего контроля субъекта ведения хозяйства. Основная цель изучения и оценки системы внутреннего контроля клиента - подготовить основу для планирования проверки, установления вида, сроков проведения и объема процедур. В процессе такой оценки устанавливается вероятность наличия ошибок в бухгалтерском учете, которые влияют на достоверность финансовой информации.

Результаты опроса изучения системы внутреннего контроля были оформлены в виде анкеты. (Приложение А).

Из данных этого тестирования следует, что осуществление внутреннего контроля по вопросам проверки находятся на уровне ниже среднего, а по вопросам организации контроля на уровне высоком. Организация и ведение бухгалтерского учета не отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения не поднялись выше среднего (У3) уровня.

Если по итогам оценки надежность системы внутреннего контроля оценена как "высокая" или "средняя", то проверяющий должен учитывать это при разработке программы проверки, однако не должен доверять системе абсолютно. Если надежность оценена как "низкая", то проверяющий не должен в дальнейшем полагаться на систему внутреннего контроля клиента. При анализе результатов тестирования следует обратить особое внимание на вопросы теста, по которым получены отрицательные ответы.

Оценка надежности системы внутреннего контроля может считаться завершенной, если проверяющий выявил вероятность того, что существующие политика и процедуры внутрифирменного контроля помогут или не помогут обнаружить существенные искажения информации по учету и использованию прибыли предприятия. В связи с тем, что риск неэффективности системы внутреннего контроля затруднительно выразить количественно, проверяющий должен отразить в рабочих документах описание вероятности такого риска и использовать ее в дальнейшем как оценочный показатель.

На этапе знакомства и оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в качестве основных методов получения аудиторских доказательств проверяющий применяет опрос, проверку арифметических расчетов, соблюдения правил учета операций, прослеживание, наблюдение, проверку документов. Важным методом получения информации должно стать непосредственное наблюдение за сотрудниками, которые выполняют учетную и контрольную работу.

3.2 Особенности планирования и документальное оформление материалов ревизии учета материальных запасов

В результате проверки деятельности ОДО «Тедол» были выявлены следующие недостатки:

Отражение в учете счетов поставщиков и подрядчиков не в соответствующем периоде.

При анализе первичных документов и регистров бухгалтерского учета было выявлено, что отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. При обсуждении этого вопроса с главным бухгалтером подразделения выяснилось, что в основе проблемы лежит неправильный документооборот компании. В соответствии с решением правления ОДО «Тедол» основным поставщиком материалов является ООО «Радаксис». Согласно договора, поставщик имеет право предоставлять счета-фактуры (на основании которых и осуществляются бухгалтерские записи) в течение 30 дней с момента поставки. Поскольку вероятность неплатежа или непоставки в данном случае отсутствует, то ООО «Радаксис» обычно присылает счета-фактуры ближе к окончанию срока, установленного договором. В свою очередь ОДО «Тедол», не зная точной цены поступившего товара, не учитывает его в бухгалтерском учете.

Потенциальный риск:

1. Искажение сумм (сальдо и оборотов) по счетам учета материальных ценностей, незавершенного строительства и кредиторской задолженности и, следовательно, возникновение определенных затруднений при сверке задолженности с поставщиком;

2. Искажение показателей формы № 1 "Бухгалтерский баланс", характеризующих производственные запасы (стр. 210) и кредиторскую задолженность (стр. 620), а также формы № 2 "Отчет о прибылях и убытках" по строке 020 «Себестоимость выполненных работ, оказанных услуг»;

3. Искажение исчисленных на основе показателей формы № 2 (по оплате) "Отчет о прибылях и убытках" налогов;

4. Неадекватное отражение данных в книге покупок и соответствующие претензии со стороны налоговых органов по налогу на добавленную стоимость.

При проведении ревизии материалов на складе были выявлены следующие недостатки в области ведения складского учета:

Несвоевременность отражения поступивших на склад материалов в инвентарных карточках. Данная проблема имеет объективные и субъективные причины. К объективным можно отнести тот факт, что в момент проведения проверки на ОДО «Тедол» поступало существенное количество материалов как от сторонних организаций, так и от других подразделения компании. К субъективным же относится то обстоятельство, что сверка складских и бухгалтерских данных происходит только в момент закрытия квартала или к моменту проведения инвентаризации, в прочее же время внесение данных о поступивших материалах в инвентарные карточки существенно отстает от фактического оприходования материалов на склад.

При осмотре склада было обнаружено, что полки, на которых расположены материалы, не пронумерованы, что затрудняет быстрый поиск материалов на складе. Также было выявлено, что в инвентарной карточке не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал, что тоже затрудняет процесс его поиска. На поступивших недавно материалах отсутствуют бирки, позволяющие произвести однозначное определение материала на складе. Среди объективных причин отсутствия бирок может привести двумя факторами: либо к данному материалу нет сопроводительных документов, либо по материалу наблюдалась пересортица.

Еще одним существенным недостатком складского учета ОДО «Тедол» является складирование материалов не по видам, а по приходам.

Недостатки документооборота на ОДО «Тедол». Информация поступает в бухгалтерию из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства зачастую возникают задержки. Например, как уже говорилось выше, ООО «Радаксис» может задерживать передачу счетов-фактур на ОДО «Тедол». Также материалы на склад могут поступать без сопроводительных документов или их комплектация может им не соответствовать (пересортица). Помимо вышеперечисленных задержек инженерная служба может не предоставлять документы в бухгалтерию в связи с несоответствием указанной цены имеющемуся договору или просто вследствие халатности сотрудников. Подобная ситуация, в частности, выявилась и в процессе проверки первичных документов, относящихся к поступлению материалов на ОДО «Тедол» за январь 2009 г. При проверке было обнаружено несколько материалов, счета-фактуры и накладные к которым были получены канцелярией ОДО «Тедол» в декабре 2008 г. Однако, вследствие халатности сотрудников инженерной службы, документы на эти материалы были переданы в бухгалтерию лишь в январе 2009 г. Подобная практика документооборота влечет за собой проблему несвоевременности отражения в учете поступления материалов.

Вторым выявленным недостатком является неправильное списание материалов. Так при проверке было обнаружено следующее: при отпуске материалов на сторону склад отпускает не самые старые материалы (как необходимо по методу ФИФО, а самые дорогие. При отпуске же материалов в производство метод ФИФО соблюдается.

Несовершенство учетной политики в области учета материалов. В ходе анализа учетной политики предприятия в ней были выявлены следующие недостатки:

- в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи материальных отчетов со складов в бухгалтерию;

- в учетной политике не указана определенная схема документооборота по движению материалов между подразделениями;

- в учетной политике нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов;

- в учетной политике бухгалтерский учет в части учета МБП, зафиксирован с нарушениями требований действующего законодательства, в частности без учета Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств».

Контрольно-ревизионная работа строится на основе планов контрольно-ревизионных служб Приложение Г. Правильная организация контрольно-ревизионной работы- необходимое условие высококачественного выполнения заданий по проведению проверок (ревизий), устранению и предотвращению выявленных нарушений.

По результатам проверки в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Приложение Е. Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляется справкой.

Акты и справки подписываются проводившим проверку (ревизию) должностным лицом (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем) и лицом, выполняющим функции главного (старшего на правах главного) бухгалтера проверяемого субъекта, а при необходимости - другими участниками проверки (ревизии).

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица субъекта хозяйствования делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию). Проверявший вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц юридического лица (индивидуального предпринимателя) и лиц, непосредственно виновных в установленных проверкой (ревизией) нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту проверки (ревизии) и являются неотъемлемой его частью.

В акте проверки (ревизии) должны быть указаны:

- основания назначения проверки (ревизии), дата и номер приказа (распоряжения) о ее проведении, должность, фамилия, имя и отчество лица, составившего акт проверки (ревизии);

- даты начала и завершения проверки или ревизии (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки (ревизии);

- должности и фамилии работников проверяемого субъекта хозяйствования, обязанных в соответствии с упомянутым Порядком подписать акт проверки (ревизии), с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к проверке (ревизии);

- наименование и местонахождение проверяемого субъекта хозяйствования;

- кем и когда были проведены предыдущие проверки (ревизии), какие принимались меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства;

- какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены;

- место, время и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования которых нарушены, установленная актом законодательства ответственность за данный вид нарушения;

- факты несоблюдения установленного порядка составления и исполнения смет и финансовых планов;

- факты сокрытия или несвоевременного перечисления причитающихся бюджету платежей и других сумм, прочих нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, невыполнения требований по осуществлению внутрихозяйственного учета и контроля, установленные в ходе проверки (ревизии) недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам;

- должности и фамилии лиц, по вине которых допущены соответствующие нарушения, а также сведения о том, какие именно действия (бездействие) этих должностных лиц повлекли нарушения в деятельности субъекта хозяйствования;

В акте проверки (ревизии) должна быть соблюдена объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов.

При проведении проверки (ревизии) уполномоченные должностные лица контролирующих органов обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.

Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экземпляру акта проверки (ревизии), в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: сумма ущерба, период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов, виновные лица и др. В акте могут приводиться обобщенные итоговые данные и примеры.

Результаты проверки (ревизии) излагаются в акте на основе:

- проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся у проверяемых субъектов документов и материалов, проведенных встречных проверок;

- фактических проверок действительности совершенных операций;

- итогов взвешивания и обмера сырья и материалов по данным произведенных в ходе проверки (ревизии) инвентаризаций;

- проведения контрольных обмеров, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции;

- данных проверки качества продукции, соблюдения технических условий и технологических режимов производства, соответствия продукции государственным стандартам, а также других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз.

Оформленный в соответствии с требованиями Порядка акт проверки (ревизии) направляется должностному лицу контролирующего органа, уполномоченному рассматривать материалы о совершенном правонарушении.

3.3 Аудиторское заключение

В 2014 году на предприятии был проведен аудит финансово-хозяйственной деятельности за период 01.01.2013-31.12.2013г. Проверку проводил ООО «Аудит», свидетельство регистрации №854236588 в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе выполнения курсовой работы мы рассмотрели организацию учета, движения товарно-материальных ценностей на ОДО «Тедол», основным видом деятельности которого является производство изделий из дерева и металла, а также обеспечение сохранности материальных ценностей на основе изучения материалов и анализа хозяйственной практики. Нами были сделаны ряд выводов и предложений в сфере рассматриваемых вопросов.

При рассмотрении материальных ценностей как объекта учета и контроля, мы пришли к следующим выводам:

Огромную роль в решении этой задачи играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.

Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации.

Четкая классификация материально-производственных запасов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации синтетического и аналитического учета.

Важной предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет значение и для более эффективной организации обработки данных учета. На ОДО «Тедол» учет ведется по методу себестоимости каждой единицы.

Учет материальных ценностей на предприятии отвечает как условиям производственного потребления материалов, так и требованиям организации складского хозяйства, и обеспечивает выполнение одной из основных задач учета - контроль за сохранностью материальных ценностей во время их приемки и хранения.

В ходе рассмотренных вопросов контроля за сохранностью и движением товарно-материальных ценностей на ОДО ”Тедол” можно выделить ряд положительных моментов. Во-первых, ежемесячно старший кладовщик составляет справки о залежалых и неходовых товарах, что позволяет руководителю предприятия более эффективно координировать обеспеченность предприятия, а также позволяют осуществлять контроль за состоянием производственных запасов. Бухгалтер материально-производственной группы 2 раза в месяц предоставляет оперативный отчет главному бухгалтеру о состоянии запасов, что дает возможность получить полную картину об остатках на складах предприятия и выписывать накладные на отпуск на сторону в соответствии с фактическим наличием материалов.

Следует отметить, что на данном предприятии ведется учет входящей и исходящей документации, а также составляются акты сверки по реализованным товарно-материальным ценностям.

Негативными моментами в работе предприятия стали неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика. В результате необходимо осуществить постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету товарно-материальных ценностей.

Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Анализ хозяйственной деятельности в промышленности: Учеб. / Н.А. Русак, В.И. Стражев, О.Ф. Мигун, Д.А. Шартух, Г.Г. Виногоров, Л.А. Богдановская; Под общ. ред. В.И. Стражева. Мн.: Высшая школа, 2010. -398с.

Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. пособие / Л.Л. Ермолович, Л.Г. Сивчик, Г.В. Сивчик и др.; Под общ. ред. Л.Л. Ермолович. Мн.: Интерпрессервис. Экоперспектива, 2011. - 576с.

Андросов, А.Н. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. М.: Андросов, 2010. - 1020с.

Аносов, В.П. Проблема экономии затрат и пути ее решения // Консультант 2009, № 22.

Бавдей, Л.И. Бухгалтерский учет поступления и отпуска материалов в производство // Промышленность 2006, №4. С. 19 - 24.

Бархатов, А.П. Бухгалтерский учет совместной предпринимательской и внешнеэкономической деятельности: Учеб. пособие. М.: Издательский Дом “Дашков и К”, 2011. - 258с.

Бархатов, А.П. Международный учет: Учеб. пособие. М.: Издательский Дом “Дашков и К”, 2012. - 258с.

Безруких, П.С. и др. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. М.: Бухгалтерский учет, 2009. - 624с.

Бердникова, Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Уч. пособ. М.: Инфра - М, 2011. - 213 с.

Богдановская, Л.А. Анализ издержек и финансовых результатов деятельности предприятия (фирмы) с учетом международного опыта: Учеб. пособие. Мн.: БГЭУ, 2009. - 241с.

Бороненкова, С.А. Управленческий анализ: Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2008. - 324с.

Бухгалтерский учет: Учеб. пособие / И.В. Козлова, Т.И. Парашутин, И.В. Байченко и др. М.: Финансы и статистика, 2012. - 432с.

Бухгалтерский учет на производстве: Учеб. пособие / А.М. Абашина, А.А. Маковский, М.Н. Симонова, И.К. Талье и др. М.: Филинъ, 2011. - 344с.

Бухгалтерский учет в организациях: Учеб. / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина и др. М.: Финансы и статистика, 2009. - 800с.

15. Арабян, К.К. Организация и проведение аудиторской проверки. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 245 с.

16. Аудит: учебник/ под. Ред. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ, 2011.- 411 с.

17. Белуха, Н.Т. Аудит . - К.: Знания, 2008. - 145 с.

18. Богатая, И.Н. Аудит для студентов вузов. - М.: Феникс, 2010. - 541 с.

19. Газарян, А.В., Соболева Г.В. Практика организации процесса аудита. - М.: Бухгалтерский учет, 2009.- 220 с.

20. Голикова, Е.И. Износ и амортизация: практика начисления. - М.: Финансовая газета, 2010.- 400 с.

21. Ерофеева, В.А., Пискунов В.А., Битюкова Т.А. Аудит. - М.: Высшее образование, 2008. - 115 с.

22. Иванова, Е.Л. Контроль и ревизия. М.: Эксмо, 2009. - 156 с.

23. Иванова, Н.Ю. Основы аудита. - М.: Академия, 2010. - 451 с.

24. Коваль, И.Г. Аудит. - М.: МФЮА, 2004. - 500 с.

25. Кондраков, Н.П. Учетная политика организаций на 2008 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета. - М.: Эксмо, 2008. - 680 с.

26. Кочинев, Ю.Ю. Аудит СПб.: Питер, 2007. - 478 с.

27. Лемеш, В.Н. Ревизия и аудит. М.: Издательство Гревцова, 2008. - 211 с.

Размещено на Allbest.ru