Организация контроля учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Экспертиза договоров с подрядчиками - гораздо более трудоемкая процедура, требующая подтверждения факта выполнения работ, оказания услуг по договорам с подрядчиками. Здесь наиболее распространены: договор подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение строительных и технических работ. Это связано с тем, что предметом названных договоров является выполнение определенной работы и сдача ее результатов заказчику. Некоторые виды работ и услуг при этом не имеют вещевого выражения и определить их содержание и полноту не всегда просто. Среди договоров данной группы наибольшее количество вопросов у ревизора представляют договоры возмездного оказания услуг, как то: реклама, консультационные услуги, нотариальные услуги, пожарные услуги, охранные услуги и т.д. Как правило, все перечисленные услуги очень дорогие, а риск того, что подтверждающие их совершение первичные документы (для аудитора - аудиторские доказательства) некачественные - велик. Кроме того, здесь велика вероятность наличия фиктивных договоров, обеспечивающих фиктивные выплаты.

Учитывая эти факторы, ревизору следует очень ответственно подходить к правовой оценке договоров второй группы, особенно договоров возмездного оказания услуг. При проверке следует применять либо сплошную проверку таких договоров, либо выборку договоров с большой степенью риска, опираясь на личное суждение ревизора. При необходимости, проверяющий может привлечь к правовой экспертизе договоров эксперта, компетентного в юридических вопросах.

В процессе исполнения заключенных договоров (контрактов) главный бухгалтер ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» (филиала) несет ответственность за:

организацию контроля поступления товаров, выполнения работ и оказания услуг поставщиками и подрядчиками в случае произведенной по договору (контракту) предоплаты (аванса);

правильное отражение в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственных операций в соответствии с условиями договоров (контрактов);

организацию контроля оплаты от филиалов за отгруженную продукцию и оказанные услуги;

за обеспечение заинтересованных лиц достоверной информацией о расчетах.

Филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» заключает договоры с поставщиками на поставку товаров для их последующей реализации или для собственного потребления. Проведенная документальная проверка данных договоров свидетельствует об их достоверности, полном отражении существенных условий сделки, реквизитов контрагентов.

Порядок расчетов с поставщиками, оговоренный в договоре, на предприятии осуществляется после получения товарно-сопроводительных документов и продукции в сроки, оговоренные в договоре. Филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский»выявлено выписывает банку платежное поручение на перечисление средств бенефициару (Приложение 4). Сумма оплаты, перечисленная поставщику (подрядчику) отражается в выписке банка. За исследуемый период (декабрь 2012г.) поставщикам и подрядчикам в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» претензий не выставляло, что готовит о достаточно отлаженной снабженческой деятельности предприятия.

Из договоров с высокой степенью риска филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» заключает договоры на оказание услуг по техническому обслуживанию помещений, а также на выполнение ремонтных работ техники (Приложение 5, 6). Проверкой данных договоров установлено соответствие их оформления действующему законодательству. Фактическое оказание данных работ и услуг подтверждается актами выполненных работ.

В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками, ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.). Все реквизиты указанных документов должны быть заполнены четко в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.

При проверке реальности задолженности перед поставщиками и подрядчиками в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» выявлено, что задолженность с истекшим сроком давности, спорная и безнадежная отсутствуют. Организация производит оплату за товарно-материальные ценности (работы, услуги) в сроки, установленные договорами, регулярно производит сверку взаиморасчетов с контрагентами.

Проведенная в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» ревизия проверки соблюдения договорной и расчётно-платёжной дисциплины позволяет сделать выводы о том, что система внутреннего контроля за выполнением договорных обязательств, а также правильностью и своевременностью расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации находится на среднем уровне. На данную оценку повлияли следующие положительные и отрицательные моменты в организации расчетных операций.

К положительным моментам относится:

· достаточно стабильный круг поставщиков и покупателей,

· достоверность данных в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» повышается в силу небольшой численности работников организации и четкого разграничения обязанностей сотрудников организации, наличие в штате квалифицированного юриста,

· наличие на филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» должностных инструкций и графика документооборота, в соответствии с которыми документы для осуществления расчетов своевременно поступают в бухгалтерию организации. Для предотвращения случаев несвоевременного представления документов в бухгалтерию автор рекомендует организации разработать и утвердить приказом руководителя санкции за несвоевременное представление документов.

Основными негативными моментам в системе внутреннего контроля является отсутствие в штате предприятия должности внутреннего аудитора и ведение бухгалтерского учета вручную.

Таким образом, по результатам проверки организации договорных основ, расчетной и претензионной работы на предприятии можно сказать, что в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» налажен действенный контроль за выполнением договорных обязательств с поставщиками и подрядчиками. В ходе проверки нарушения не установлены.

2.3 Проверка законности, правильности документального оформления, достоверности, полноты и своевременности отражения в учете расчётов с поставщиками и подрядчиками

Расчеты с поставщиками и подрядчиками - раздел учета, где наряду с проверкой отражения операций в системе бухгалтерского учета немаловажное значение приобретает оценка системы первичного учета. Связано это в первую очередь с тем, что практически все документы, оформляющие операции данного раздела, поступают в организацию извне в виде первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с расчетами за оказанные услуги). Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности.

Так, согласно заключенных договоров поставки, между поставщиком и филиалом «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» заключен договор на поставку определенного вида ценностей на 2013 год. Основанием для получения товарно-материальных ценностей является ТТН-1 (приложение 7).

Так, в большинстве случаев, для получения товарно - материальных ценностей у поставщиков для экспедитора (работника) от предприятия выписывается доверенность (Приложение 8), которая регистрируется в журнале выданных доверенностей (Приложение 9).

При проведении порядка ведения первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Оценим правильность заполнения первичных документов по формальному признаку. Результаты данной контрольной процедуры сведены в таблицу 2.2.

Таблица 2.2 Результаты проверки первичных и сводных документов по формальному признаку

Проведем прослеживание сумм и порядок составления первичных документов. Так, согласно ТТН-1 (Приложение 7) №1279274 от 26.12.2012г. в филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» поступили материальные ценности на сумму 15629851 руб. Для получения данных ценностей работнику Белоцкому И.В.. была выдана доверенность №2020 от 17.12.2012г., что не было отражено в журнале регистрации выданных доверенностей (Приложение 9). В то же время аналогичные данные указаны и в документах по приемке материалов и принятию материалов к учету, а счетов - к оплате, а именно: в расшифровке счета 10 отражены поступившие материалы, принят к оплате входной НДС, отражена задолженность перед поставщиком, оплачено поставщику. Итоговые суммы по поступившим от поставщика производственным запасам были отражены в журнале-ордере 6АПК (Приложение 10), сумма оплаты поставщикам отражена в журнале-ордере 2АПК, но поступление материальных ценностей от поставщика ОАО «Аульское МРО» и соответствующая сумма НДС по поступившим ценностям не отражены в книге покупок (Приложение 11). Итоговые суммы совпадают с суммами в главной книге как по счету 60, также и по счету 51.

Таким образом, проведя прослеживание сумм по всем первичным документам расхождений и нарушений выявлено не было, но отсутствие записи в книге покупок является нарушением ведения складского учета.

Отклонений по проверке достоверности задолженности в декабре 2012 года по счету 60 не выявлено, суммы в балансе (Приложение 12), Главной книге, своде ЖО №6 и по аналитическому учету соответствуют друг другу и составляют 7448839456рублей краткосрочной задолженности перед поставщиками и подрядчиками.

Кроме того, каждая сумма дебиторской и кредиторской задолженности на отдельных счетах рассматривается с точки зрения возникновения долга, причины и давности образования задолженности, реальности ее получения. Различают следующие категории задолженности: текущую (или нормальную); не оплаченную в срок; задолженность с истекшим сроком исковой давности; спорную; безнадежную.

С целью проверки законности, правильности документального оформления, достоверности, полноты и своевременности отражения в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками в филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» периодически проводится инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, которая способствует выявлению и предотвращению потерь о бесхозяйственности, укреплению внутрихозяйственного расчета, расчетной, финансовой и кредитной дисциплины.

Инвентаризация расчетов в филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» проводится согласно утвержденному графику и приказу руководителя.

Инвентаризация обязательств в части расчетов с поставщиками и подрядчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов. При этом оформляется акт сверки расчетов. Также данный акт может поступать от поставщика в процессе инвентаризации поставщиком расчетов с покупателями и заказчиками за год.

Отсутствие автоматизации бухгалтерского учета является самым крупным недостатком системы внутреннего контроля филиала «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский». Необходимость вручную обсчитывать большое количество расчетных операций неизбежно влечет за собой арифметические ошибки, а, следовательно, дополнительные затраты времени на их поиск и исправление.

Так как в результате аудиторской проверки в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» не обнаружены искажения показателей бухгалтерской отчетности, которые оказывают существенное влияние на достоверность проверяемой отчетности.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЁТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЁТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

Расчеты с поставщиками и подрядчиками являются одним из важных видов расчетов, которые осуществляет предприятие. В результате проведенного исследования учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» были выявлены отдельные моменты учетного процесса, требующие доработки и совершенствования.

Усиление контроля за правильностью составления первичных документов позволит избежать случайных ошибок, которые в дальнейшем могут привести к искажению данных. Поэтому на предприятии рекомендуется автоматизировать первичный учет.

В связи с тем, что в хозяйстве существует проблема несвоевременных расчетов с поставщиками и подрядчиками, то при заключении договора поставки или подряда необходимо особое внимание уделить укреплению договорной дисциплины, в том числе выполнению сроков поставки продукции (оказания услуг, выполнения работ) и сроков их оплаты.

В целях контроля за своевременностью оплаты долговых обязательств и недопущения возникновения просроченной кредиторской задолженности также необходимо контролировать сроки оплаты, поскольку большинство заключенных договоров в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» с поставщиками и подрядчиками содержат условия оплаты по платежному поручению.

Огромное значение для учета расчетов с поставщиками, подрядчиками и всего бухгалтерского учета имеет автоматизация.

Приобретение программного продукта "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси" позволит одновременно регистрировать каждую запись хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, предусмотрен ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции -- простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Основные печатные формы первичных учетных документов соответствуют типовым формам, используемым в Республике Беларусь.

"1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси" позволяет решать все задачи, стоящие перед бухгалтерской службой предприятия, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В этом случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете. "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси" предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе. Это удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность организаций тесно связана между собой и в текущей работе требуется оперировать общими списками товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность требуется формировать раздельно. Благодаря возможности учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси " может использоваться как в небольших организациях, так и в холдингах со сложной организационной структурой. Стоимость на приобретение данного продукта представлена в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Прайс ООО "СофтСервис" на приобретение "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси "

Для поддержки программных продуктов в актуальном состоянии фирма поставщик отслеживаем все изменения законодательства и вносит их в программу. Получать обновления для своей конфигурации, а также помощь квалифицированных специалистов по всем вопросам работы с программой можно в рамках "Абонентского обслуживания". "Абонентское обслуживание" представляет собой регулярные работы по сопровождению наших программных продуктов. Предусмотрено три варианта такого обслуживания: с выездом специалиста к абоненту, без выезда и линия консультаций. Описание всех вариантов приведено в таблице 3.2.

Таблица 3.2 Описание предоставления сопровождения в рамках «Абонентское обслуживание»

Вариант без выезда предусматривает обновление программного продукта один раз в месяц одним из следующих способов:

· посредством Интернет рассылки;

· посредством подключения удаленного доступа к рабочему серверу абонента;

· непосредственный доступ абонента к FTP серверу.

Получить ответы на возникающие текущие вопросы по работе с программой филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» сможет обратившись на линию консультации. При покупке данного программного продукта, как для нового клиента, в течении гарантийного срока обслуживания служба консультации работает бесплатно.

Данные меры позволят не только усовершенствовать учет и контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками, но и окажут значительное влияние на улучшение состояния платежной дисциплины на предприятии, что отразится на производственно-хозяйственной деятельности и поспособствует улучшению финансового состояния и платежеспособности филиала «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский».

Размещено на Allbest.ur