Организация учета поступления и выбытия основных средств на примере ОАО "УАВР Газпром трансгаз Волгоград"

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

При отсутствии с работником договора о полной материальной ответственности сумма причиненного им ущерба, превышающая его средний месячный заработок, может быть возмещена через суд. При отказе суда или отрицательном решении недостачу относят за счет организации. В бухгалтерском учете такие факты хозяйственной деятельности оформляют следующими записями:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», отнесена сумм недостачи ТМЦ на виновное лицо;

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», по таким искам корректируется сумма недостач путем составления сторнировочной записи (на основании решения суда);

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится сумма недостачи на увеличение прочих расходов.

Организация может приобретать (оплачивать) путевки в санаторно-курортные учреждения для своих работников. Расчеты со своими сотрудниками по таким операциям отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Прочие расчеты с персоналом».

Существует 2 варианта приобретения путевок.

Организация самостоятельно приобретает путевку, а работник впоследствии вносит за нее оплату в кассу организации (работник в этом случае получает лишь отсрочку платежа, оплачивая полную стоимость путевки).

Работник самостоятельно приобретает путевку, а организация компенсирует ее стоимость (в этом случае уже организация несет расходы, которые не принимаются для целей налогообложения прибыли).

Рассмотрим примеры бухгалтерских записей.

Пример:

Организация «УАВР Газпром трансгаз Волгоград» приобрела для своего работника Иванова Ивана Петровича путевку в санаторий, стоимость которой составляет 10 000 руб. Впоследствии Иван Петрович полностью внес за нее оплату в кассу организации.

В учете составляются следующие записи:

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т сч. 51 «Расчетные счета»,

10 000 руб., перечислена оплата за путевку;

Д-т сч. 50-3 «Денежные документы»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

10 000 руб., приобретенная путевка принята к учету;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 3 «Прочие расчеты с персоналом»

К-т сч. 50-3 «Денежные документы»,

10 000 руб., отражается задолженность по выданной ему путевке;

Д-т сч. 50-1 «Касса организации»

К-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом»,

12 000 руб., получена от работника оплата за путевку в кассу предприятия.

При исчислении налога на прибыль и определении размера дохода работника, подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц, в настоящее время следующие положения:

с суммы компенсации стоимости путевки на санаторно-курортное лечение удержание налога на доходы физических лиц не производится (п. 9 ст. 217 НК РФ). Оплачивая туристические путевки своего работника, организация обязана произвести удержание налога на доходы физических лиц с этого работника и уплату его в бюджет;

за счет организации производится начисление страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний от стоимости оплаченной за работника путевки.

Пример:

Смирнов Василий Геннадьевич приобрел путевку в санаторий за 15 000 руб. а организация, сотрудником которой он является, компенсировала ему произведенные расходы. Организация уплачивает страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по ставке 0,3%.

Рассмотренные факты хозяйственной жизни отражают следующими записями:

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»

К-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом»,

15 000 руб., начислена за счет средств организации компенсация работнику за оплаченную им путевку;

Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»

К-т сч. 69-1 «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»,

45 руб. (15 000 руб.* 0,3%),

Начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Д-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом»

К-т сч. 50 «Касса»,

15 000 руб., выплачена компенсация работнику.

Обособленно на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражают операции, связанные с выкупом у своих работников собственных долей (акций). В случае когда организация продает выкупленные собственные акции (доли) своим же работникам, составляется запись:

Д-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом»

К-т сч. 81 «Собственные акции (доли)».

Оплата работниками приобретенных акций через кассу организации отражается записью:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом».

2.4.2 Организация учета расчетов с подотчетными лицами в «УАВР Газпром трансгаз Волгоград»

Подотчетными лицами являются работники организации (в том числе и совместители), которые имеют право получать наличные деньги и расходовать их на административно-хозяйственные и операционные расходы с обязательным условием представления отчета об использовании полученных денежных средств.

За счет подотчетных сумм оплачивают приобретение канцелярских и хозяйственных товаров в сети розничной торговли, горюче-смазочных материалов через АЗС, мелкий ремонт, командировочные и представительские расходы.

Действующим законодательством не запрещена выдача наличных денежных средств в подотчет для погашения кредиторской задолженности перед контрагентами (поставщиками, подрядчиками и др.) Однако при оплате задолженности через подотчетных лиц организациям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами (не более 60 000 руб. по одной сделке), уставленный указанием Банка России «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» от 14 ноября 2001 г. №1050-У.

Перечень подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег по отчет устанавливаются приказом (распоряжением) руководителем. Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм в приказе целесообразно установить сроки, на которые выдаются подотчетные суммы; требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов; порядок предоставления, обработки и утверждения авансовых отчетов; также может быть определен максимальный размер выдачи денег по отчет. При разработке такого приказа руководствуются установленными правилами ведения кассовых операций.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы и экспедиции, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятия. Выдача наличных денег в подотчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2).

Лица, получившие наличные деньги на определенные цели обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1» «Авансовый отчет» для учета расчетных операций по выданным денежным средствам предусмотрен оправдательный документ- авансовый отчет (форма АО-1). Этот документ служит основанием для списания дебиторской задолженности и признания расходов организации.

Авансовый отчет может быть составлен на бумажном и машинном носителях информации. На обратной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих производственные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, правильность их оформления и подотчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

При проверке авансовых отчетов особое внимание уделяют качеству приложенных документов. Приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) через подотчетных лиц в объектах розничной торговли должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек необходим для расшифровки информации о сумме, указанной в кассовом чеке, с целью правильного отражения приобретаемых ценностей в разрезе действующей номенклатуры.

Если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенных ТМЦ или получен в кассовый чек, в организации составляют акт. Актом подтверждается факт приобретения ТМЦ за наличный расчет, принятие к учету последних в разрезе номенклатуры и количества. Тем самым предотвращается возникновение спорных ситуаций с налоговыми организациями по поводу обоснования сумм расходов и зачета НДС.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Повторная выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача другому лицу выданных подотчет наличных денег запрещается. Ответственность за правильное оформление выдачи денежных сумм подотчетным лицам несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов, возвратом неиспользованных авансов и т.д.

Выдача наличных денег под отчет на расходы связанные со служебными командировками производится в пределах сумм причитающихся командированным лицам на эти цели.

Направление работников в командировку производится руководителями организации и оформляется Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) или Приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а).

Документы в форме Т-9 и Т-9а заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа выписывают командировочное удостоверение (форма №Т-10), в котором указывают время пребывания служебной командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытии и выбытия, заверенные подписью и ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма №АО-1) с приложением оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы.

Срок командировки работников определяется приказом руководителя организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать 1 года.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам командировочным удостоверением о дне пребывания в место командировки и дне выбывания из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты отметки о дне пребывания и дне выбывания делаются в каждом пункте.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности, работодатель обязан возмещать работнику:

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

доп.расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Для коммерческих организация с частной формой собственности все перечисленные расходы, кроме суточных учитываются в составе издержек производства или обращения в фактическом размере, при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или иными локальным нормативным актом организации. Для признания величины некоторых расходов, связанных со служебной командировкой в целях налогообложения прибыли законодательством установлены определенные лимиты (ограничения).

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный отчет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не возвращенная в срок подотчетным лицом сумма неизрасходованного аванса подлежит отнесению в дебет счет 94 «недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 71 «расчеты с подотчетными лицами» с дальнейшим удержанием этой суммы из оплаты труда данного работника.

Согласно ст.138 ТК РФ размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы (за вычетом НДФЛ) не должен превышать 20 %. Операции по удержанию этих сумм в системе счетов отражают в следующем порядке:

Д-т сч. 73-2 «расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «недостачи и потери от порчи ценностей», отражена сумма задолженности работника перед организацией за своевременно не возвращенную сумму аванса;

Д-т сч. 70 «расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 73-2 «расчеты по возмещению материального ущерба», удержана из начисленной оплаты труда своевременно не возвращенная сумма аванса.

При журнально-ордерной форме учета регистра для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 АПК. Это комбинированный учетный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейно-позиционной формой записи. Это значит, что каждому подотчетному лицу отводится в журнале-ордере одна строка и по мере предоставления авансовых отчетов, сдачи в кассу не использованных сумм или получения денег погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям производятся отдельно на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 АПК являются расходные кассовые ордера на суммы выданные под отчет, авансовые отчеты- на израсходованные суммы, а также приходные кассовые ордера- на возврат излишне выданных сумм подотчетным лицом в кассу организации.

В условиях компьютерных технологий обработки учетных данных обеспечивается получение всех регистров по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в автоматизированном режиме. Широкое распространение получил вариант обработки с автоматизированным формированием авансовых отчетов. В этом случае документ формируют путем заполнения соответствующего макета. После распечатки документ передается на подпись руководителю и главному бухгалтеру (или лицам их замещающих), а сформированный макет используется для дальнейшей обработки данных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ