Учетная политика ВПО "Дальрыбвтуз"

- количество кредитных организаций-эмитентов - 674;

- количество кредитных организаций-эквайреров - 642.

При совершении операций с использованием платежной карты кредитная организация обязана идентифицировать ее держателя в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" в порядке, установленном Положением Банка России от 19 августа 2004 года N 262-П "Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 6 сентября 2004 года № 6005.

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией - эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом).

Клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:1

- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;

- иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.

Кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

- остаток денежных средств на банковском счете клиента в случае невключения в договор банковского счета условия предоставления овердрафта;

- лимит предоставления овердрафта;

- лимит предоставляемого кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором. При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Рассмотрим порядок получения банковской карты и проведения операций с ее использованием.

Для того чтобы стать владельцем банковской карты юридическое или физическое лицо должно открыть в банке-эмитенте специальный банковский счет, заключив соответствующий договор банковского счета (договор на расчетно-кассовое обслуживание), договор банковского вклада, кредитный или иной договор, предусматривающий осуществление операций с использованием банковских карт. При этом банк-эмитент выдает банковскую карту владельцу, который получает право на ее использование, сама карта остается собственностью банка.

Каждая карта должна содержать наименование и логотип банка-эмитента, которые позволяют его однозначно идентифицировать. Кроме того, каждой карте присваивается ПИН-код -- персональный идентификационный номер, который предоставляет держателю карты возможность обслуживания в банкоматах

9. Наличные и безналичные расчеты

Денежное обращение (наличное и безналичное) не самоцель, а одно из средств, позволяющих функционировать экономическому механизму в стране и в мире в целом, решать социальные задачи. От того, как налажено денежное обращение, насколько оно отражает реальные потребности, зависит экономическое и социальное благосостояние в стране. В процессе осуществления предпринимательской деятельности у индивидуального предпринимателя неизбежно возникают вопросы по порядку осуществления денежных расчетов.

Следует отметить, что, хотя расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы или в безналичном порядке (п. 1 ст. 861 ГК РФ), порядок денежных расчетов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей законом регламентируется весьма жестко. Так, в соответствии с п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между ними могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" определяет основные принципы построения и функционирования денежной системы Российской Федерации. Согласно данному Закону Банк России отвечает за организацию обращения наличных денег. Единственным законным средством платежа на территории Российской Федерации признаются банкноты и монеты (наличные деньги), эмитируемые банком России как официальная денежная единица Российской Федерации. Все остальные виды расчетно-денежных операций отнесены к категории безналичных расчетов. К нормативным актам, регулирующим порядок ведения кассовых операций и условия работы с денежной наличностью, в настоящее время относятся: Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. N 40); Положение ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (утв. Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 г.); Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке".

В соответствии с п. 1, 2 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии с Указанием ЦБ РФ N 1050-У от 14 ноября 2001 г. предельный размер расчетов наличными деньгами в настоящее время между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 тыс. руб.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками (п. 5, 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

То, что в тексте Порядка ведения кассовых операций упоминаются только предприятия, объединения, организации и учреждения, позволяет считать, что Порядок ведения кассовых операций в РФ на индивидуальных предпринимателей не распространяется.

Однако некоторыми специалистами высказывается точка зрения, что в настоящее время такой вывод неверен. Так, В. Мешалкин приходит к выводу, что порядок ведения кассовых операций также должен распространяться и на индивидуальных предпринимателей, т.е. в настоящее время все предприниматели должны хранить свободные денежные средства в банке, при этом предпринимателю необходимо иметь расчетный счет. Следуя этой логике можно сказать, что за невыполнение вышеизложенного предприниматель может быть привлечен к ответственности согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

10. Прием денежной наличности по приходным кассовым ордерам

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

* с банковских счетов организации

* от покупателей (выручка от продаж)

* от продажи имущества

* от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)

* в оплату за денежные документы

* от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)

* от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

При получении ПКО кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

Если какое-либо из вышеперечисленных требований несоблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления. В противном случае кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный орде. Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью "Получено" с указанием даты (числа, месяца, года).

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

11. Выдача денежной наличности по расходным кассовым ордерам

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером формы №КО-2, утвержденным приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51.

Выдача наличных денежных средств с применением расходного кассового ордера осуществляется в таких случаях:

1. Выдача денежных средств одному лицу:

а) лицу, являющемуся штатным сотрудником предприятия;

б) лицу, которое не является штатным сотрудником предприятия;

2. Оформление одного расходного кассового ордера на общую сумму выданных денежных средств по платежной или расчетно-платежной ведомости;

3. При выдаче денежных средств из кассы предприятия работнику предприятия, как правило кассиру, для внесения их в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия.

Заполнение расходного кассового ордера и выдача денежных средств из кассы

Расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко, разборчиво, без исправлений и помарок чернилами или пастой шариковых ручек темного цвета. Возможно применение и других пишущих средств, а также механических пишущих средств (печатных машинок, принтеров и пр.) при условии, что записи, произведенные такими пишущими средствами, будут сохраняться на документах в течение установленного срока хранения таких документов.

В расходном кассовом ордере должны быть указаны такие обязательные реквизиты:

Название предприятия

В данной строке расходного кассового ордера обязательно должно стоять наименование предприятия, из кассы которого выдаются наличные денежные средства.

В данную строку вносится полное название предприятия или же сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия.

12. Документальный контроль

При исследовании документов используют несколько видов проверок.

Формальная проверка - можно определить как оценку внешнего вида документа: заполнение реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправлений и других визуально различимых признаков. В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия не оговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере - даты оформления и даты получения средств) подчисток, дописок текста и цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т. д.

Арифметическая проверка - это проверка правильности суммы, результата других арифметических действий. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Типичным способом мошеннических действий является искажение суммы. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным строчкам (например при умножении или сложении), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме, выраженной как в количественном, натуральном, так и в стоимостном выражении).

Логическая проверка - это рассмотрение сущности операции, оценка соответствия сущности и формы документа, бухгалтерской записи, проверка полномочий должностных лиц, подписавших документы и т. д. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

Логическая проверка проводится способами сличения, сравнения, сопоставления и т. д.

Специальные проверки. Примером может быть почерковедческая экспертиза - специальный метод, позволяющий определить правомерность подписи на документе. С применением электронной подписи эта процедура усложняется, поэтому привлекается еще и эксперт в области компьютерной техники, так как подпись может быть подлинной, но поставлена (в электронном виде) без ведома должностного лица. Такая же проблема возникает при проверке документов с факсимильной подписью.

Отдельное место занимает процедура прослеживания. Если перечисленные виды проверки применяются к одному документу, то прослеживание предполагает изучение последовательно подготавливаемых документов и анализ их на предмет сохранения сущности и параметров операции. Например, проверка договора с поставщиком по срокам, ассортименту, ценам, затем проверка накладной поставщика, счет-фактуры на соответствие договору, затем проверка документов складского учета на оприходование этой поставки, учет этих ценностей в инвентаризационной ведомости, до момента списания данных ценностей с учета. Длина цепочки прослеживания зависит от специфики деятельности.

13. Заполнение первичных документов по кассе

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ - документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу поустановленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера - не единственное, что должен иметь "упрощенец". Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций:

- приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

- кассовая книга (форма N КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

- авансовый отчет (форма N АО-1).

14. Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что по его окончании.

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?

Определение и назначение номенклатуры дел

Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Для нас здесь важно следующее:

· номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;

· она содержит сроки хранения каждого дела;

· чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции номенклатуры таковы:

· используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

· каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

· нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

· классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

· номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

· Государственной системой документационного обеспечения управления и

· Основными правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

· систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

· включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании (группы компаний).

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

· Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений;

· Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Какие документы включим в номенклатуру?

Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел.

Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

15. Правила заполнения учетных регистров

Назначение учетных форм

Формы предназначены для сбора информации о лицах, находящихся в «группе риска» социально опасного положения.

Требования к программному обеспечению ПК

На компьютере должна быть установлена программа Table Pro.

Запуск программы, заполнение базы данных, изменение, сохранение и пр. см. в «Кратком руководстве по работе с Table Pro».

Требования к персоналу, заполняющему учетные формы

Навыки работы с программой Table Pro.

Умение работать с электронной почтой (для отправки базы данных по электронной почте).

Обратите внимание, любые операции по перемещению баз данных Table Pro внутри компьютера или на внешние носители производятся только с двумя файлами. По электронной почте также нужно отправлять два файла (с расширением CSV и расширением GG) с одноименным названием:

Требования к созданию названий регистров (школьных, ведомственных и т.д.)

При формировании названия таблицы необходимо указывать наименование учреждения, вид регистра и территорию.

Пример для учреждений: регистр ГР_школа №1 _Березовский м.р.

Пример для муниципального регистра: регистр ГР_Березовский м.р.

Рекомендации по заполнению регистра.

Регистр служит для учета учащихся «группы риска» и определения результативности и эффективности профилактической системы образовательного учреждения. В связи с этим необходимо придерживаться некоторых правил:

1. На протяжении календарного года информация из регистра не удаляется, даже в том случае если учащийся закончил образовательное учреждение в мае - июне, перешел в другую школу, достиг совершеннолетия или по любой другой причине снят с учета, заполненная о нем строка остается в регистре до 10 января следующего года.

2. Для формирования регистра для следующего календарного года необходимо:

создать и сохранить резервную копию текущего регистра;

переименовать созданную копию, обозначив год (пример для учреждений: регистр ГР_школа №1 _Березовский м.р._2008; пример для муниципального регистра: регистр ГР_Березовский м.р._2008);

из исходного регистра удалить информацию о несовершеннолетних, снятых с учета.

3. Данные в регистре пополняются (изменяются) ежемесячно (после проведения совета профилактики).

4. Регистр заполняется в соответствии с правилами заполнения полей учетных форм, аккуратно, все поля (кроме примечания) являются обязательными для заполнения.

5. В примечании можно зафиксировать постановку на учет ОДН. Например, ОДН и дата постановки на учет ОДН, можно указать, какое было совершено административное правонарушение, общественно опасное деяние, преступление (статья и мера наказания)

6. Исходя из своих целей, можно добавлять дополнительные колонки, например, данные о родителях, адрес проживания несовершеннолетнего и т.п., но при отправке регистра для свода в Министерство образования, необходимо создать резервную копию и удалить дополнительные колонки.

Правила заполнения полей учетных форм

Фамилия Имя Отчество, состоящего на учете

Фамилия Имя Отчество заносятся полностью с большой буквы и отделяются пробелом (пробел вставляется между фамилией и именем, и между именем и отчеством).

Пример: Иванов Иван Иванович

Пол

Поле заполняется только одним из представленных далее вариантов:

мужской или женский

Дата рождения состоящего на учете

Формат даты - дд.мм.гггг

Между днем и месяцем, и между месяцем и годом ставится точка, без пробелов. После года рождения точка не ставится.

Пример: 10.12.1990

Территория

Поле заполняется на каждого несовершеннолетнего одним вариантом из нижеперечисленных:

§ Пермь, Дзержинский р-н § Пермь, Индустриальный р-н § Пермь, Кировский р-н	§ Пермь, Ленинский р-н § Пермь, Мотовилихинский р-н § Пермь, Орджоникидзевский р-н	§ Пермь, Свердловский р-н § Пермский м.р. § Краснокамский м.р.

Статус семьи и ребенка

Список для выбора	код
Вид семьи несовершеннолетнего
Нет статуса	0
Малообеспеченная	1
Многодетная	2
Неполная	3
Замещающая: · Опекунская · Приемная · Патронатная	4 5 6
Семья беженцев	7
Семья вынужденных переселенцев	8
Ребенок сирота, проживает в детском доме	9
Несовершеннолетний, оставшийся без попечения родителей (ОБПР)	10

Поле может быть заполнено несколькими цифрами через запятую.

Пример: 1,2

Занятость несовершеннолетнего:

Учреждение: наименование

В поле указывается название и номер учреждения с указанием его вида. Специалистом ОУ, ответственным за ведение регистра поле заполняется на одного учащегося, для всех остальных запись копируется. Заполняем следующим образом: МОУ пробел «СОШ пробел № пробел указывается номер школы».

Пример: МОУ «СОШ № 96»

Пример: МОУ «Конезаводская СОШ»

класс

В поле указывается номер класса.

Пример: 6 «А» класс

ФИО классного руководителя (куратора)

Фамилия Имя Отчество заносятся полностью с большой буквы и отделяются пробелом (пробел вставляется между фамилией и именем, и между именем и отчеством).

Пример: Иванов Иван Иванович

Первичный, повторный учет

Дата постановки на учет, дата снятия с учета

Формат даты - дд.мм.гггг

Между днем и месяцем, и между месяцем и годом ставится точка, без пробелов. После года точка не ставится. Поле (дата постановки на учет) заполняется обязательно датой решения совета профилактики о постановке на учет. Поле (дата снятия с учета) заполняется обязательно после решения совета профилактики ОУ о снятии с учета. Пример: 06.02.2007

Основания постановки на внутриведомственный учет

Основания постановки на внутриведомственный учет группы риска	Код
1. Асоциальное поведение детей (подростков): · Совершение преступления · Совершение общественно опасного деяния (ООД) · Совершение правонарушения (административное)	32 31 30
2.Употребление ПАВ детьми (подростками).	11
3.Асоциальное поведение детей (систематическое нарушение дисциплины; сквернословие; драки; издевательство над другими детьми, совершение правонарушения)	26
4.Пропуски занятий без уважительной причины (от 20 % учебного времени).	27
5. Прошедшие курс реабилитационных мероприятий (снятие статуса «СОП»)	17

Поле заполняется обязательно одним из чисел. Основания в таблице расположены по мере снижения тяжести проступка, поле заполняется числом, кодирующим более тяжелый проступок учащегося. Например, несовершеннолетний совершил административное правонарушение и пропускает занятия без уважительной причины, поле заполняется числом - 30.

Процесс отслеживания несовершеннолетнего:

Успеваемость

Поле заполняется на каждого несовершеннолетнего одним вариантом из ниже перечисленных:

· Успевает по всем предметам;

· Не успевает по 1-3 предметам;

· Не успевает по 4 и более предметам.

Посещаемость

Поле заполняется на каждого несовершеннолетнего одним вариантом из ниже перечисленных:

· Пропуски занятий по уважительным причинам;

· Пропуски занятий без уважительной причины (менее 20% учебного времени);

· Пропуски занятий без уважительной причины (20-50% учебного времени);

· Пропуски занятий без уважительной причины (50% и более).

Поведение

Поле заполняется на каждого несовершеннолетнего одним вариантом из ниже перечисленных:

· Систематическое нарушение дисциплины

· Проблемы в отношениях «ученик-ученик»

· Проблемы в отношениях «ученик-учитель»

· Проблемы в отношениях «ученик-родитель»

· Поведение удовлетворительное

Занятость несовершеннолетнего дополнительным образованием

Поле заполняется в свободной форме с обязательным указанием в первом столбике секции, кружка, клуба, факультатива, ГПД при школе; во втором столбике указывается название учреждения дополнительного образования, которое посещает учащийся; в третьем столбике указывается клуб по месту жительства; в четвертом указывается внебюджетное учреждение, которое посещает учащийся.

Например:

Секция баскетбола	СЮТ индустриального района	Клуб «Спартак» ЦДОДД «Луч»	Фитнес центр (тренажерный зал)

Занятость в каникулярное время

Поле к 18.03 заполняется результатом занятости учащихся в зимние каникулы, к 18.06 - планом занятости на летние каникулы, к 18.09 - результатом занятости в летние каникулы, к 18.12 - планом занятости на зимние каникулы.

планируется

Поле заполняется в свободной форме с обязательным указанием времени, места и формы занятости.

результат

Поле заполняется одним вариантом из ниже перечисленных:

· Школьная площадка

· Загородный лагерь

· Поход

· Лагерь труда и отдыха

· Профильный лагерь

· Трудовая деятельность

· Отдых с родителями

· Другое (обязательно указать какое)

Место и время

Поле заполняется в свободной форме с обязательным указанием даты и места занятости.

Снятие с учета (первично/вторично)

Поле заполняется одним вариантом из ниже перечисленных:

§ успешное завершение коррекционной работы;

§ совершеннолетие;

§ поступление в учреждение профессионального обучения;

§ смена образовательного учреждения;

§ смена места жительства

§ окончание образовательного учреждения;

§ трудоустройство;

§ присвоение статуса «СОП»;

§ др. причина (обязательно указать какая).

Поле заполняется после снятия с учета.

Примечания

В данное поле вводится любая необходимая информация в свободной форме.

16. Порядок проведения ревизии кассы

Ревизия кассы - это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях индивидуальных предпринимателей. Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.

При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассиров;

- при выявлении фактов хищения или злоупотребления.

В организациях и на предприятиях индивидуальных предпринимателей, как правило, ревизия кассы производится ежемесячно - утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственных лиц. Кроме этого, периодически необходимо проводить внезапные ревизии кассы. Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер, либо внутренний аудитор. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.

Индивидуальный предприниматель, который сам ведет кассу, также должен проводить ревизию и оформлять ее результаты документами унифицированных форм. Ему необходимо определить в своем решении периодичность проведения таких ревизий. Например, ежеквартально, один раз в полугодие или только по окончании года. В данном случае этого будет достаточно, так как предприниматель в силу исполнения обязанностей кассира ежедневно пересчитывает наличные денежные средства и сверяет их наличие с остатком по кассовой книге.

Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе организации, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.

Для производства ревизии кассы приказом руководителя (индивидуального предпринимателя) назначается комиссия, которая составляет акт. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В бухгалтерском учете организации делают такие проводки:

Дебет 50.1 Кредит 91.1 - оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы;

Дебет 94 Кредит 50.1 - выявлена недостача денежных средств в кассе;

Дебет 73.2 Кредит 94 - выявленная в кассе недостача отнесена на виновное лицо (кассира).

17. Проверка в первичных бухгалтерских документах обязательных реквизитов

Правильно оформленные первичные документы - это половина успеха любой налоговой проверки. Организацию, не позаботившуюся о наличии необходимых учетных документов, ждут суровые налоговые санкции.

Отсутствие “первички” контролеры часто рассматривают как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что влечет наложение штрафа в размере 5000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, по данному обстоятельству проверяющие вправе привлечь “безответственных” должностных лиц к административной ответственности и взыскать штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.11 КоАП РФ).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

· по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

· подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

· по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

· по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

· по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.

Вместе с тем, при проверке документов могут возникнуть спорные вопросы.

Приведем примеры.

Что делать, если в первичном документе нет расшифровок подписей, отсутствуют печати или документ подписан не уполномоченным на то лицом? Как принять расходы по таким документам?

По данному вопросу существует несколько точек зрения.

Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 04.08.2006, 02.08.2006 N Ф03-А73/06-2/2540 по делу N А73-15382/2005-18 указал, что документы, подтверждающие расходы и не соответствующие требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, не могут служить основанием для признания расходов налогоплательщика, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

В то же время имеются судебные решения, согласно которым расшифровка подписи не является основанием для признания документа недействительным. Например, в Постановлениях ФАС Московского округа от 02.11.2009 N КА-А40/11423-09 по делу N А40-77437/08-87-337, от 27.09.2010 N КА-А40/10957-10 по делу N А40-169401/09-116-1035 суд указал, что отсутствие в товарной накладной расшифровки подписи лица, принявшего груз, не может служить основанием для отказа в признании расходов. При этом первичные учетные документы организации подписываются лицами, которые являются ответственными за совершение операции. Перечень таких лиц устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. На практике проконтролировать полномочия лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагента, не всегда возможно. Кроме того, такая обязанность не предусмотрена законодательством.

Обязательно ли наличие оттиска печати на первичном учетном документе или нет, зависит от того, следует ли обязанность заверять документ печатью из порядка заполнения документа или его формы. Так, большинство форм, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержат пометку “М.П.”. Следовательно, на нее нужно ставить печать. В то же время, как отмечено в Постановлении ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06, оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Таким образом, если в форме, которую разработал налогоплательщик, место для печати предусмотрено, наличие ее оттиска обязательно. В противном случае без него можно обойтись.

18. Указания ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ»

1. Предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (далее - банках).

2. Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

4. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

5. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

7. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

8. Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

9. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

10. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

11. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

...