Облік касових операцій та інших грошових коштів

забезпечення необхідними даними процесу складання звітності, здійснення контролю й економічного аналізу;

забезпечення економічності облікового процесу шляхом його автоматизації та наукової організації праці обліковців.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях в Україні є: Автоматизована,Спрощена, Журнал-Головна, Меморіально-ордерна та Журнально-ордерна форми обліку.

Автоматизована форма

Використання обчислювальної техніки для ведення обліку і складання звітності на сучасному етапі організації автоматизованої форми обліку ґрунтується на застосуванні діалогового режиму (форми) роботи. При цьому ведення обліку характеризується повною автоматизацією оброблення й узагальнення облікової інформації. Дані будь-якого рівня систематизації можна отримати безпосередньо після введення господарської операції до бази даних. Діалогова форма обліку забезпечує обмежений доступ як до первинної, так і до систематизованої інформації шляхом введення паролів для перевірки повноважень на доступ до інформації.

Діалогова форма ведення бухгалтерського обліку характеризується:

- автоматизацією документування

- автоматизованою фіксацією облікової інформації на машинних носіях;

- систематизацією, узагальненням і відображенням даних обліку;

- відображення даних у вигляді відеограм та друкованому вигляді;

- автоматичним контролем вихідної інформації;

- забезпеченням розшифрування результатних показників з наведенням методики використаних розрахунків та вхідних даних тощо.

Найпопулярніші програмні продукти для автоматизації бухгалтерського обліку в Україні:

1) "Парус" - призначений для підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, формування внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства. Використання даної системи дає можливість: готувати платіжні документи; виписувати рахунки на оплату і накладні на відпуск товарів; вести облік основних засобів, запасів, дебіторської і кредиторської заборгованості, грошових коштів тощо; одержувати щомісячну звітність щодо руху засобів за відповідними рахунками; складати баланс та інші форми фінансової звітності;

2) "1С - Бухгалтерія" дає можливість: вести синтетичний і аналітичний облік адаптовано до інформаційних потреб підприємства; одержувати необхідну звітність за рахунками синтетичного та аналітичного обліку; доповнювати і змінювати робочий план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форми первинних документів та звітності; автоматично друкувати первинні документи.

Форма обліку Журнал-Головна є найпростішою формою бухгалтерського обліку. Назва форми походить від назви головного регістру, в якому поєднується хронологічний запис із систематичним. У цьому регістрі поєднано Журнал реєстрації операцій і Головну книгу. Кожна господарська операція одночасно реєструється і відображається на відповідних синтетичних рахунках, для кожного з яких відводиться подвійна графа - для запису дебетових і кредитових оборотів.

Журнал-Головну як основний регістр відкривають на поточний рік.

Спершу записують сальдо на початок місяця в розрізі синтетичних рахунків. Після відображення всіх господарських операцій за місяць підраховують обороти за рахунками та виводять сальдо на початок наступного місяця. Сума оборотів за дебетом всіх рахунків має дорівнювати сумі оборотів за кредитом усіх рахунків, а також підсумку графи "Сума обороту". Це дає змогу систематично контролювати правильність записів шляхом перевірки їх при підрахунку підсумків.

Аналітичний облік за цією формою ведуть на картках або в книгах. За допомогою оборотних відомостей встановлюється взаємозв'язок між синтетичними й аналітичними рахунками. Підсумки оборотних відомостей за аналітичними рахунками звіряють з оборотами та сальдо за відповідними синтетичними рахунками. Складати оборотну відомість за синтетичними рахунками за цією формою недоцільно, оскільки підсумки оборотів за дебетом і кредитом рахунків, а також рівність залишків рахунків порівнюють у самій Журнал-Головній. За даними книги Журнал-Головна складають бухгалтерський баланс.

Цю форма обліку досить широко застосовувалася у сільськогосподарських підприємствах, споживчій кооперації, бюджетних установах. Зараз її застосовують малі підприємства, оскільки кількість використовуваних тут синтетичних рахунків незначна. Проте при використанні великої кількості синтетичних рахунків (більше 20) ця форма втрачає наочність записів. Однак в умовах комп'ютерної обробки даних застосування цієї форми бухгалтерського обліку доцільне й ефективне.

Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток - для аналітичного. Суть меморіально-ордерної форми полягає в тому, що на підставі оформлених, перевірених документів (первинних або згрупованих за певною ознакою) складають меморіальні ордери, в яких вказують короткий зміст і підставу здійснення господарської операції, кореспондуючі рахунки за даною операцією та суму.

Меморіальні ордери складають на окремих бланках або на самому документі, якщо на ньому в реквізитах відтворено форму ордера. Меморіальні ордери реєструють у хронологічному регістрі меморіальних ордерів (реєстраційному журналі). У цьому журналі відображаються дані за кожним меморіальним ордером із зазначенням його загальної суми. Загальний підсумок цього журналу відбиває обсяг господарської діяльності підприємства і використовується для контролю повноти відображення операцій на синтетичних рахунках. Він має дорівнювати дебетовому й окремо кредитовому обороту за всіма синтетичними рахунками і Головною книгою.

Реєстраційний журнал служить також для контролю збереження меморіальних ордерів та поданих до них документів. Реєстраційний журнал можна відкривати на рік: з 1 січня по 31 грудня з суцільною або помісячною нумерацією меморіальних ордерів. Якщо за меморіальними ордерами закріпилися постійні номери для відображення операцій на певній ділянці облікової роботи (наприклад, прибуток, видаток каси, заробітна плата з нарахуваннями, банк, витрати тощо), то доцільною є місячна нумерація меморіальних ордерів.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Головну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки в Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує контроль кореспондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синтетичного обліку.

У Головній книзі для кожного рахунка виділяють окрему сторінку. У Головну книгу записують дату і номер меморіального ордера, а також суму оборотів за дебетом і кредитом рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків.

Форма Головної книги свідчить, що кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок за кредитом, і навпаки, запис на кредиті рахунка -- кореспондуючий рахунок за дебетом. Тому кожен запис у Головну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий -- на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця за кожним рахунком підраховують обороти за дебетом і кредитом, визначають залишки і складають оборотну відомість. Така побудова Головної книги дає змогу складати оборотну відомість як простої, так і шахової форми.

Аналітичний облік у меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на картках, коли для кожного рахунка передбачено окрему картку. Щодо касових операцій, то їх ведуть у Касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера.

Наприкінці місяця на підставі аналітичних рахунків складають оборотну відомість, підсумки якої звіряють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків. Завдяки цьому досягають взаємної перевірки достовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після взаємної звірки записів за даними синтетичних рахунків складають баланс, за даними вибірки і додаткових розрахунків на основі аналітичного обліку - інші форми фінансової і податкової звітності.

Меморіально-ордерна форма характеризується простотою побудови облікових регістрів. Поєднання синтетичного обліку в книгах з аналітичним обліком на картках дає змогу використати їх переваги, зокрема на малих підприємствах з невеликим обсягом облікової роботи. Використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню систематичного обліку, а перевірка дебетових і кредитових оборотів за рахунками Головної книги з оборотом реєстраційного журналу дає можливість встановити повноту і правильність записів та усунути помилки.

В умовах ручної обробки даних меморіально-ордерна форма має такі недоліки: багаторазовість записів господарських операцій і пов'язані з цим зайві затрати праці; відокремленість синтетичного й аналітичного обліку; слабка адаптованість облікових регістрів до потреб складання форм фінансової і податкової звітності. Перелічені недоліки суттєво обмежують її застосування на підприємствах, в організаціях і установах. Однак, в умовах використання сучасної обчислювальної техніки, досконалих програмних продуктів меморіально-ордерна форма є доцільною і ефективною.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів - журналів і допоміжних відомостей до них. Основними обліковими регістрами журнально-ордерної форми є журнали. Це комбіновані регістри синтетичного, а в багатьох випадках і аналітичного обліку. В них поєднано хронологічний і систематичний облік, що відповідає самій назві регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюються в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).

Журнали побудовані за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають за кредитом даного синтетичного рахунка і дебетом кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято за основу будови журналів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Така будова регістрів з використанням шахового принципу дає можливість значно скоротити дублювання записів і розкрити суть операції, виявити помилкові записи.

При цьому операції відображаються на кредиті й дебеті кореспондуючих рахунків лише однієї суми, тобто за один робочий прийом.

За зовнішнім виглядом журнали являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів його балансового рахунка, операції за якими обліковуються в даному журналі. В окремих графах журналу вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка.

Формат цих регістрів, розміщення граф і порядок записів залежать від характерних особливостей обліковуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожен журнал має постійний номер. У журналі може вміщуватися від двох до декількох однорідних синтетичних рахунків. Це дає змогу зосередити облік за всіма синтетичними рахунками лише в незначній кількості журналів.

До журналів відкривають окремі відомості за дебетом рахунків, відомості аналітичного обліку до рахунків даного журналу. Так, з метою посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів поряд із журналом за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості за дебетом цих рахунків. Оскільки в журналах ведуть тільки синтетичний облік, то для потреб аналітичного обліку за рахунком даного журналу відкривають окремі відомості аналітичного обліку.

За рахунками, які охоплюють велику кількість обліковуваних об'єктів (основні засоби, виробничі запаси, розрахунки з оплати праці тощо) аналітичний облік ведуть так само, як і за інших форм обліку -- на картках або в книгах.

Записи в журнали здійснюють безпосередньо на підставі перевірених документів у порядку їх надходження й опрацювання. Якщо кількість однорідних документів за операціями значна, то їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали. Наприкінці місяця за кожним журналом підбивають підсумки зроблених записів. Загальний підсумок за кредитом рахунка в журналі порівнюють з підсумками кореспондуючих за дебетом рахунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки за тими рахунками, за якими ведуть картки (книги) аналітичного обліку.

Після закінчення місяця журнали і відкриті до них відомості підписуються працівниками бухгалтерії, котрі складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні відмітки. Головна книга є системним регістром синтетичного обліку, де узагальнюються дані поточного обліку, проводиться взаємна перевірка записів. У Головній книзі для кожного синтетичного рахунка відводять окрему сторінку.

Кредитові обороти журналів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками їх відображають у журналі): дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Отже, журнали і Головна книга взаємно доповнюють один одного і дають розгорнуту кореспонденцію за дебетом і кредитом кожного синтетичного рахунка. Тому складати оборотну відомість за синтетичними рахунками за цієї форми обліку недоцільно.

Наприкінці місяця за кожним синтетичним рахунком Головної книги виводять залишок (сальдо), який записують в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс, а за даними окремих журналів і їх відомостей - інші форми фінансової та податкової звітності. Після складання балансу журнали складають в окрему місячну папку і здають до поточного архіву бухгалтерії.

Журнально-ордерна форма порівняно з попередніми має такі переваги: скорочується обсяг облікової роботи шляхом усунення проміжних облікових ланок (наприклад, складання меморіальних ордерів та їх реєстрації), уникнення багаторазовості й дублювання записів в облікові регістри; є певна регламентація порядку ведення обліку шляхом застосування журналів із заздалегідь надрукованим переліком кореспондуючих рахунків; прискорюється складання фінансової і податкової звітності, оскільки потрібна інформація міститься в журналах і їх відомостях.

Застосовувана форма бухгалтерського обліку ґрунтується на методичних рекомендаціях щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. №356. Ці методичні рекомендації передбачають застосування регістрів бухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Організація бухгалтерського обліку господарських операцій на малих підприємствах ґрунтується на єдиних методологічних засадах, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бухгалтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадського харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Міністерство фінансів України у Вказівках про склад та порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затверджених наказом від 31.05. 96 №112, передбачило застосування спрощеної форми бухгалтерського обліку малими підприємствами з простим технологічним процесом виробництва продукції (виконання робіт, послуг), які здійснюють за місяць не більш як. 300 господарських операцій. При організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій складає робочий план рахунків із скороченою номенклатурою рахунків, що дає змогу вести облік майна підприємства та його зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку на основних, головних для нього рахунках.

Так, матеріали, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувані предмети обліковуються на одному рахунку - "Виробничі запаси"; операції з обліку витрат, пов'язаних з виробництвом, які за типовим Планом рахунків відображаються на рахунках "Виробництво", "Загальновиробничі витрати", "Брак у виробництві", "Витрати обігу", обліковують на рахунку "Виробництво"; облік готової продукції і товарів ведуть на одному рахунку - "Готова продукція"; облік дебіторської і кредиторської заборгованості, включаючи розрахунки з підзвітними особами, з працівниками по інших операціях, векселі видані та векселі одержані, ведеться на рахунку "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами" і т. ін.

Бухгалтерська звітність суб'єктами малого підприємництва складається в порядку, визначеному Міністерством фінансів України в Інструкції про порядок заповнення форм річного бухгалтерського звіту підприємства.

Спрощена форма бухгалтерського обліку рекомендована до застосування виключно на малих підприємствах і в обліковому процесі бюджетних установ не використовується.

Спрощена форм бухгалтерського обліку, відповідно до способу реєстрації облікових даних може вестись вручну чи за допомогою комп'ютерної техніки.

Мале підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку, виходячи з потреб свого виробництва і управління, їх складності та чисельності працівників

Підприємствам, що зайняті у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри, передбачені журнально-ордерною формою бухгалтерського обліку.

Підприємства торгівлі, громадського харчування і постачальницько-збутових видів діяльності можуть використовувати регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Виходячи з потреб виробництва й управління, мале підприємство може пристосовувати регістри бухгалтерського обліку відповідно до специфіки своєї роботи з дотриманням вимог

єдина методологічна основа (принцип подвійного запису);

взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліків;

суцільне відображення всіх господарських операцій в регістрах обліку на підставі первинних облікових документів;

накопичення і систематизація даних первинних документів у розрізі показників, необхідних для управління і контролю за господарською діяльністю малого підприємства, а також для складання і подання бухгалтерської звітності та декларації з оподаткування.

Початковим етапом бухгалтерського обліку на малому підприємстві є суцільне документування всіх господарських операцій.

Малі підприємства для документування операцій можуть використовувати типові міжвідомчі форми первинної облікової документації та відомчі форми.

Наступним етапом обліку є:

- реєстрація відомостей, відображених у первинних документах, у застосовуваних регістрах бухгалтерського обліку;

- складання фінансової звітності;

- використання даних бухгалтерських регістрів для одержання іншої інформації, яка необхідна для самого підприємства і зовнішніх користувачів.



Розділ 3. Організація бухгалтерського обліку обраного показника

3.1 Сутність і зміст обраного показника як об'єкта бухгалтерського обліку

Готівковий обіг регулює Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. №72, та Інструкція Національного банку України "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України" від 19.02.2001р. №69.

Ці нормативно-правові акти встановлюють певні обмеження щодо обігу готівки.

Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі - Положення) затверджено постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. №72.

Кожна установа або підприємство для здійснення своєї діяльності має у своєму розпорядженні грошові кошти. Рух грошових коштів, який відбувається в процесі діяльності, може здійснюватись як у готівковій, так і у безготівковій формах.

Операції, під час яких грошові кошти переміщуються у вигляді готівки, називаються касовими операціями. Облік касових операцій здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті України від 13.01.2005 р. №637 (зі змінами і доповненнями). Відповідно до цього Положення, кожна установа, підприємство та організація для здійснення розрахунків готівкою повинні мати касу.

Каса - це приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Відповідальність за обладнання каси, доставку та зберігання коштів несуть керівники підприємств та установ.

Касир - це матеріально відповідальна особа, на яку покладено функції щодо видачі - приймання готівки.

Призначення на посаду касира відбувається на підставі наказу керівника установи, який одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його з Положенням №637.

Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. При цьому касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. В установах та організаціях, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника і з ним на період відсутності касира укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, яку з цією метою призначає керівник установи. За результатами перерахування цінностей і передачі їх касиру складається акт за підписами осіб, що були при цьому присутні.

В установах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов'язків може бути покладене, відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах або організаціях, які мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплату праці, виплати допомоги у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, стипендій та премій можуть проводити за письмовим наказом керівника інші,зокрема касира особи, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність і на яких накладаються обов'язки, які встановлені для касира.

Установи та організації можуть мати у касі готівку лише в межах лімітів залишку.

Ліміт залишку готівки в касі - це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі на кінець робочого дня, який встановлюється установою банку.

Ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства.

Державному казначейству України та його територіальним підрозділам ліміт каси встановлюється установами Національного банку, у яких відкриті консолідовані бюджетні рахунки цих органів, за погодженням з їх керівниками. Органи Державного казначейства подають до установ Національного банку загальну заявку-розрахунок щодо органу казначейства та підприємств, установ та організацій, що ними обслуговуються. Зазначені органи казначейства згідно із загальною заявкою-розрахунком у межах встановленого ліміту повідомляють розміри лімітів каси підприємствам, установам і організаціям, які вони обслуговують. Ліміт каси протягом року може бути змінений органами Державного казначейства України.

Якщо установа фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі в такій установі встановлюється тією установою банку, де відкрито її поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням у ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи.

Уся готівка понад ліміт повинна здаватись до установи банку.

Понадлімітна готівка може зберігатись у касі у випадку, якщо вона була отримана з метою виплати заробітної платні, стипендій, пенсій, компенсацій, допомоги, коштів на відрядження тільки протягом трьох робочих днів. Після закінчення цього терміну невикористані за призначенням кошти підлягають поверненню до установи банку.

Крім грошових коштів на поточних рахунках у банках, реєстраційних та спеціальних реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства України та в касі, бюджетні установи можуть мати інші грошові кошти, до яких зараховують: кошти в акредитивах, у чекових книжках, в оплачених талонах на бензин, мазут, харчування і т. ін., оплачених путівках у будинки відпочинку, санаторії, турбази, у повідомленнях на поштові перекази, у векселях одержаних та в інших грошових документах, у тому числі прийнятих на тимчасове зберігання від хворих (у лікарнях, санаторіях тощо). Перелічені цінності зберігаються, як правило, у касі установи.

3.2 Первинний облік касових операцій та інших грошових коштів

Рух коштів у касі оформлюють такими первинними документами:

-- прибутковий касовий ордер (форма №КО-1);

-- видатковий касовий ордер (форма №КО-2);

-- платіжні, розрахунково-платіжні відомості.

Приймання готівки в касу підприємства оформлюють прибутковими касовими ордерами (Додаток 1), підписаними головним бухгалтером. При прийманні готівки видається квитанція з підписами головного бухгалтера і касира та печаткою. На гроші, отримані в банку за грошовим чеком, теж оформлюють прибутковий касовий ордер. Видачу грошей із каси оформлюють видатковими касовими ордерами ( Додаток 2) або платіжними відомостями, підписаними керівником і головним бухгалтером.

Приймання і видачу готівки за касовими ордерами здійснюють тільки в день їх виписки. Касові та інші видаткові документи відразу після одержання або видачі грошей за ними підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати. Видатковий касовий ордер .

Касові ордери до передання в касу реєструють у журналі реєстрації касових ордерів (форма №КО-3 або №КО-За).( Додаток 3).

Приймання в касу та видача з каси грошових документів оформляється відповідними касовими ордерами, на яких ставиться штамп "фондовий" або робиться такий же напис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведеться окремо від грошових коштів у готівці. Реєстрація фондових касових ордерів також ведеться окремо. Аналітичний облік грошових документів ведеться на спеціальних картках за їх видами або у книзі розрахунків (контокорентної форми).

У разі допущення помилки у первинному документі ,не допускається внесення необумовлених виправлень. Якщо в документі припустилася помилки, виправляється коректурним способом. При складанні документу вручну, неправильний запис перекреслюється однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлений текст, згори робиться правильний запис, який обмовляється написом "виправлено" і підтверджується підписом осіб, що підписали документ, з вказівкою дати виправлення. При складанні документу за допомогою засобів обчислювальної техніки, якщо помилка виявлена на стадії складання документу, документ слід переробити, якщо ж помилка виявлена пізніше, виправлення робиться аналогічним чином.

Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.

Прийняті документи бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки -- доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Арифметична перевірка -- це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.

Перевірені та прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню - розцінюванню, групуванню та контируванню. Необхідність розцінювання пояснюється тим, що в окремих документах матеріально відповідальні особи проставляють тільки кількість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а тому в накладних, вимогах, лімітно-забірних картах фахівці з обліку вже самі проставляють ціну і визначають суму господарської операції.

Групування документів - це підготовча робота для їх контирування, тобто складання бухгалтерських проведень. Суть групування полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і визначенні загального підсумку.

Котирування - це процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення. Бухгалтерське проведення роблять, як правило, від руки на вільному місці первинного документа. Потім бухгалтерські проведення узагальнюють за кожною однорідною групою або на першому документі, або складанням меморіального ордера.

Рознесення сум господарських операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім - аналітичного обліку. Про тотожність сум синтетичного й аналітичного обліку свідчать результати узагальнення даних поточного обліку. Перевірені підсумкові дані поточного обліку потім використовують для наступних записів в узагальнюючі регістри та складання бухгалтерської звітності.

Отже, з початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського обліку.

Складання бухгалтерської звітності є завершальним етапом використання первинних документів: це процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень. Після цього бухгалтерські документи передаються в архів підприємства. Строки зберігання документів встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Документи в архіві мають зберігатись у закритих шафах так, щоб забезпечити їх належне утримання та швидке знаходження. Вилучення документів можливе тільки на вимогу правоохоронних або інших контролюючих органів. Як зазначено в Законі "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути вилучені в підприємства "тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право ... зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством" (стаття 9.9).

3.3 Організація аналітичного обліку касових операцій та інших грошових коштів

Регістром аналітичного обліку з обліку касових операцій є касова книга (форма №КО-4). (Додаток 4).

Кожна операція за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером записується в касову книгу в день її здійснення.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках через копіювальний папір. Другий примірник - відривний, це звіт касира - документ, який передається в бухгалтерію і представляє собою відривний листок Касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою підприємства та кількість їх засвідчена підписами керівника і головного бухгалтера.

Виправлення в касовій книзі не допускаються; зроблені виправлення (поточного дня) засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера.

Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30 (відомість 1.1), 31 (відомість 1.2), 33 (відомість 1.3).

Записи у відомості здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2-3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього.

Для відображення операцій, здійснених у іноземній валюті, використовується Журнал 1 і відомості до нього, які заповнюються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і відомості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті. Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.

Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку ).

Для синтетичного обліку інших грошових коштів планом рахунків бюджетних установ передбачені рахунки 33 "Інші кошти" та 34 "Короткострокові векселі одержані".

Рахунок 33 має чотири субрахунки:

331 "Грошові документи в національній валюті",

332 "Грошові документи в іноземній валюті",

333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті",

334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

Рис 1. Схема документообігу касових операцій та інших грошових коштів.

3.4 Організація синтетичного обліку касових операцій та інших грошових коштів

Синтетичний облік грошових коштів відображаються на рахунках бухгалтерського обліку за допомогою таких рахунків як:

* ЗО "Каса";

* 31 "Рахунки в банках";

* 333 "Грошові кошти в дорозі у національній валюті";

* 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті";

Таблиця 3.1 Бухгалтерський облік касових операцій

Первинний документ	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		дебет	кредит
Надходження в касу підприємства
Корінець чеки, прибутковий касовий ордер	Отримані по чеку грошові кошти на виплату авансу по відрядженню працівника	301, 302	311, 312
Корінець чеки, прибутковий касовий ордер	Отримані по чеку грошові кошти на господарські потреби, на виплату відпускних	301	311
Прибутковий касовий ордер	Повернений підзвітною особою залишок невитрачених сум, виданих на господарські потреби	301, 302	372
Прибутковий касовий ордер	Отриманий аванс в рахунок поставки товарів (готівкова виручка)	301	681
Прибутковий касовий ордер	Отримана доплата за поставлені товари	301	361
Прибутковий касовий ордер	Повернений залишок сум, виданих на відрядження	301, 302	372
Прибутковий касовий ордер	Внесено внесок до статутного фонду готівковими грошовими коштами в касу	301,302	46
Прибутковий касовий ордер	Отримані по чеку грошові кошти з поточного рахунку підприємства на виплату заробітної плати	301	311
Виплати з каси підприємства
Видатковий касовий ордер	Видані грошові кошти під звіт на відрядження	372	301, 302
Видатковий касовий ордер	Видані працівнику грошові кошти під звіт на господарські потреби	372	301
Видатковий касовий ордер	Виплачено відпускні	661	301
Видатковий касовий ордер, квитанція до оголошення на внесення готівки	Здана готівка в касу банку для зарахування на поточний рахунок	311, 312	301, 302
Видатковий касовий ордер	Виплачена сума арендної плати	685	301
Видатковий касовий ордер	Видані кошти під звіт на господарські потреби	372	301
Платіжна відомість, Видатковий касовий ордер	Виплачена заробітна плата працівникам підприємства	661	301

3.5 Порядок узагальнення даних бухгалтерського обліку

Для контролю за правильністю й відповідністю записів по рахунках щомісяця складаються оборотні відомості. Таб. 3.2.

Щоб перевірити правильність ведення обліку по синтетичних рахунках складають оборотну відомість по синтетичних рахунках. Ця відмінність будується у вигляді багатографної таблиці.

Складається відомість на підставі показників синтетичних рахунків.

В кінці оборотної відомості по кожній з граф визначають підсумки. Контрольне значення відомості ґрунтується на трьох парах рівних підсумків.

1. Рівність дебетових і кредитових залишків на початок звітного періоду. Ця пара рівності зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є основною для запису початкових залишків на активних і пасивних рахунків.

2. Рівність підсумків дебетових і кредитових оборотів за звітний період. Вона випливає з правила подвійного запису операцій.

3. Рівність підсумків дебетових і кредитових залишків на кінець звітного періоду. Ця рівність зумовлена двома попередніми.

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в бухгалтерських записах або при складанні оборотної відомості.

Якщо нема першої пари рівностей помилки можуть бути такого характеру:

- не правильно перенесена сума залишку з рахунка;

- не правильно підраховано підсумки .

Щоб знайти помилку потрібно повторно перевірити перенесення сум і провести підрахунки.

Якщо нема другої пари рівності помилки можуть бути слідуючі:

- неправильно перенесено суми оборотів з рахунків;

- неправильно підраховано підсумки на рахунках і у відомості;

- допущено помилки при рознесенні господарських операцій на рахунки Щоб знайти помилки слід повторно перевірити перенесення оборотів, правильність підрахунків і правильність розноски операцій.

Якщо нема якоїсь з двох попередніх пар рівностей, то третьої не буде.

А якщо дві попередні є , а третьої нема то помилки можуть бути такі:

- неправильно визначено кінцевий залишок на рахунках ;

- неправильно перенесено залишки з рахунків;

- неправильно підраховано підсумки у відомості.

Щоб знайти ці помилки слід також заново підрахувати підсумки у відомості, перевірити правильність перенесення і визначення залишків.

Оборотну відомість по синтетичних рахунках використовують для складання балансу на кінець звітного періоду.

Для перевірки правильності складання кореспонденції рахунків складають шахову оборотну відомість, в якій розшифровують обороти по кореспондуючих рахунках.

За будовою ця відомість нагадує шахову дошку. Всі рахунки в ній записують двічі. Один раз назви рахунків розміщують у лівій частині таблиці по вертикалі, а другий - ці самі рахунки в тій же послідовності записують по горизонталі у верхній частині таблиці. Суми оборотів по кожному рахунку записують на перетині кореспондуючих рахунків,що дебетуються (по вертикалі) і кредитуються (по горизонталі). Така будова оборотної відомості дає змогу глибше розкрити економічний зміст господарських операцій і використати дані бухгалтерського обліку для оперативного керівництва і контролю.

Шахову оборотну відомість використовують також для перевірки правильності складання бухгалтерських записів.

Незважаючи на деякі переваги шахової оборотної відомості перед простою, застосування її в практиці ведення бухгалтерського обліку обмежене, через велику кількість рахунків вона стає громіздкою.

На основі даних первинних документів складаються облікові регістри (відомості, журнали ) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах.

Облікові регістри складаються щомісяця. Облікові регістри підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків й коду синтетичного рахунку.

Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться до відповідних журналів. Розріз (деталізація) аналітичної інформації у регістрах бухгалтерського обліку підприємством може розширюватися, змінюватися.

У випадках, коли потрібну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів тощо) безпосередньо у журналах забезпечити неможливо, то попередньо дані первинних документів у потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (аркушах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів.

Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, в залежності від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою та змістом.

Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями.

На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру.

В облікових регістрах підчистки і необумовлені виправлення тексту та цифрових даних не допускаються.

Помилки в облікових регістрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазначенням дати виправлення.

Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з кредиту рахунків.

У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, які наводяться сумою за кореспондуючими рахунками із журналів.

Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірку правильності записів у Головній книзі здійснюють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні.

Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року №291 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 року за N 893/4186.

3.6 Порядок складання і подання балансу та інших форм фінансової звітності

Фінансова звітність включає:

- Баланс (ф. №1);

- Звіт про фінансові результати (ф. №2);

- Звіт про рух грошових коштів (ф. №3);

- Звіт про власний капітал (ф. №4);

- Примітки до річної фінансової звітності (ф. №5).

Баланс (ф. №1)

Бухгалтерський баланс дає змогу отримати узагальнену та згруповану у відповідний спосіб інформацію про стан господарських засобів і джерел їх утворення на певну дату.

Існує два визначення балансу: економічне, згідно з яким це спосіб економічного групування та узагальненого відображення у грошовій оцінці стану господарських засобів і джерел їх утворення на певну дату, і бухгалтерське, згідно з яким це двобічна таблиця, ліва частина якої (актив) призначена для відображення засобів підприємства, права (пасив) -- для відображення джерел їх формування.

Зміст, форма балансу та загальні вимоги до розкриття його статей визначаються Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 2, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. №87.

Розрізняють такі види бухгалтерського балансу:

* вступний -- складається на початку діяльності підприємства;

* періодичний -- складається протягом календарного року за звітними періодами;

* річний -- відображує стан капіталу підприємства, розміщеного в активах і пасивах на початок наступного року, а також результати діяльності за попередній рік;

* об'єднувальний -- складається в разі злиття кількох підприємств у об'єднання на правах юридичної особи;

* розподільний -- складається при реструктуризації великих підприємств, поділу їх на менші за обсягом підприємства з правами юридичної особи;

* сапований -- призначений для коригування контрактивних та контрпасивних статей балансу;

* ліквідаційний -- складається в разі ліквідації підприємства, яке має статус юридичної особи;

* зведений -- складається на підприємстві, до складу якого входять реструктуризовані підприємства чи господарства, виділені на самостійний баланс;

* консолідований -- передбачає включення до його складу всіх підприємств однієї компанії, фірми, концерну з правом юридичної особи.

Значення балансу:

1) це основа бухгалтерської звітності про результати господарської та фінансової діяльності підприємства за певний період;

2) основне джерело інформації про майновий і фінансовий стани суб'єктів господарювання;

3) інформаційна база для податкових органів, кредитних установ і органів державного управління майном;

4) інформаційне забезпечення для фінансового планування підприємства, контролю грошових потоків відповідно до отриманого прибутку.

Зміст бухгалтерського балансу складають такі його характеристики:

* повнота охоплення сукупності всіх господарських процесів підприємства;

* здійснення економічно обґрунтованого групування господарських процесів;

* відображення зв'язків між господарськими явищами з додержанням типової кореспонденції рахунків.

Структура балансу

Структура бухгалтерського балансу підприємства, що рекомендована Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 2 "Баланс"

Залежно від потреб загальнодержавного спрямування Міністерство фінансів України за погодженням із Держкомстатом України може вносити відповідні корективи до структури балансу та видавати інструкції про складання періодичної (поточної) та річної звітності, в яких конкретизується зміст статей балансу, наводяться їх оцінка, розрахунок окремих показників та інші дані. Актив і пасив балансу складаються з окремих статей. Стаття балансу -- це показник, який відображає величину певного економічно однорідного виду засобів, джерел їх утворення та коштів у грошовому вираженні на певну дату. Грошове вираження називають оцінкою статті.

Актив Балансу складається з трьох розділів:

І. Необоротні активи.

II. Оборотні активи.

III. Витрати майбутніх періодів.

Пасив Балансу складається з п'яти розділів:

І. Власний капітал.

II. Забезпечення наступних витрат і платежів.

III. Довгострокові зобов'язання.

IV. Поточні зобов'язання.

V. Доходи майбутніх періодів.

Оскільки у Балансі відображаються активи (ресурси, контрольовані підприємством в результаті минулих подій, використання яких, як очікується, приведе до надходження економічних вигод у майбутньому), зобов'язання (заборгованість підприємства, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої, як очікується, приведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють в собі економічні вигоди) та власний капітал (частина в активах підприємства, що залишається після вирахування його зобов'язань), то підсумок Активу Балансу повинен дорівнювати сумі зобов'язань та власного капіталу, тобто Пасиву Балансу.

Статті бухгалтерського Балансу - це показники, що відображають стан на відповідну дату окремих видів господарських засобів, коштів і джерел їх утворення. Кожна стаття

Балансу має грошовий вираз, що називається оцінкою статті. Загальним принципом оцінки засобів для Балансу є оцінка за їх фактичною собівартістю. Форму Балансу, згідно з національними стандартами бухгалтерського обліку.

Розглянемо статті Активу і Пасиву Балансу.

Актив Балансу

І розділ Активу Балансу "Необоротні активи".

У статті "Нематеріальні активи" відображається вартість об'єктів, які віднесені до складу нематеріальних активів згідно з відповідними положеннями (стандартами). У цій статті наводяться окремо первісна та залишкова вартості нематеріальних активів, а також нарахована у встановленому порядку сума зносу. Залишкова вартість визначається як різниця між первісною вартістю і сумою зносу.

У статті "Незавершене будівництво" показується вартість незавершеного будівництва (включаючи устаткування для монтажу), що здійснюється для власних потреб підприємства, а також авансові платежі для фінансування такого будівництва.

У статті "Основні засоби" наводиться вартість власних та отриманих на умовах фінансового лізингу об'єктів і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу Основних засобів згідно з відповідними Положеннями (стандартами). У цій статті також наводиться вартість інших необоротних матеріальних активів. Окремо у цій статті наводяться первісна (переоцінена) вартість, сума зносу основних засобів та їх залишкова вартість. До підсумку Балансу включається залишкова вартість, яка визначається як різниця між первісною (переоціненою) вартістю основних засобів і сумою їх зносу на дату Балансу.

У статті "Довгострокові фінансові інвестиції" відображаються фінансові інвестиції на період більше одного року, а також усі інвестиції, які не можуть бути вільно реалізовані в будь-який момент. У цій статті виділяються фінансові інвестиції, які згідно з відповідними Положеннями (стандартами) обліковуються методом участі в капіталі.

У статті "Довгострокова дебіторська заборгованість" показується заборгованість фізичних та юридичних осіб, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після 12 місяців з Дати складання Балансу.

...