Документ у системі соціальної комунікації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Національний транспортний університет

Факультет транспортних та інформаційних технологій

Кафедра філософії та педагогіки

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Документознавство»

на тему: Документ у системі соціальної комунікації

Студентки I курсу ДЗ групи

напряму підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність»

Безвіконна Ірина Олегівна

Керівник ст. викладач Ткаченко Владислав Володимирович

Київ - 2014

Содержание

Вступ

• Розділ І. Теоретичні аспекти соціальної комунікації
• 1.1 Поняття соціальної комунікації
• 1.2 Типи соціальних комунікацій
• 1.3 Різновиди комунікаційних каналів
• Розділ ІІ. Системний підхід до документа як об'єкта дослідження
• 2.1 Сутність, ґенеза та розвиток поняття “документ”
• 2.2 Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"
• 2.3 Властивості, ознаки та функції документа як системи
• Розділ ІІІ. Документна комунікація
• 3.1 Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації
• 3.2 Функції документів у системі соціальної комунікації
• 3.3 Комунікаційні бар'єри
• Висновки
• Список використаної літератури

Вступ

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально - комунікаційна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами неможливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезису доводять, що соціальна комунікація - це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогрессу будь-якого виду суспільного устрою. Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Над питанням дослідження соціальної документно-комунікаційної системи працювали такі відомі науковці як Ю.Н. Столяров, А.В. Соколов, А.А. Солянник, Н.Б. Зиновьєва. Великий внесок в розроблення цієї проблеми внесли Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецова - Водка.

Актуальність теми зумовлюється тим, що документні комунікації дедалі помітніше характеризують суть невпинної глобалізації, котра охоплює сферу політики, торгівлі, промисловості, массової культури тощо. Соціальні документно-комунікаційні системи впливають на сучасний стан суспільства та зміни в ньому вцілому, тому їх вивчення є дуже важливим на сучасному етапі.

Мета цієї роботи - вивчення соціальної документно - комунікаційної системи та аналіз ії специфіки.

Поставлена мета зумовила необхідність розв'язання наступних конкретних завдань:

- з'ясувати поняття соціальної комунікації;

- проаналізувати особливості документної комунікації як окремого виду комунікації;

- охарактеризувати документ як об'єкт та предмет комунікації;

Такими чином, об'єкт нашого дослідження - соціальна документно - комунікаційна система.

Предметом вивчення є дослідження документної комунікаційної системи, як підсистеми соціальної; дослідження документних потоків та масивів як складових документної комунікації; з'ясування специфіки документної діяльності.

Для розв'язання завдань у роботі застосовано комплексну методику дослідження. В роботі застосовано підвиди логічного методу дослідження (класифікаційний, моделювання), а також такий спеціальний метод дослідження, як джерелознавчий.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків і списку використаної літератури. Список використаної літератури становить 20 найменування. Загальний обсяг курсової роботи складає 41 сторінок, з них основного тексту 38 сторінок.

Розділ І. Теоретичні аспекти соціальної комунікації

документ соціальний комунікація

1.1 Поняття соціальної комунікації

Соціамльна комунікамція (англ. Social communication) -- це обмін між людьми або іншими соціальними суб'єктами цілісними знаковими повідомленнями, у яких відображені інформація, знання, ідеї, емоції тощо, обумовлений цілим рядом соціально значимих оцінок, конкретних ситуацій, комунікативних сфер і норм спілкування, прийнятих у даному суспільстві.

Теорія комунікації розглядає соціальне значення комунікації, яке означає та характеризує різноманітність зв'язків та відносин, що виникають у людському суспільстві (комунікаційні процеси у суспільстві).

Виділяються три основні (базові) функції соціальної комунікації:

1. Інформаційна функція означає, що завдяки соціальній комунікації в суспільстві передається інформація про предмети, їх властивості, явища, дії та процеси.

2. Експресивна функція визначає здатність соціальної комунікації передавати оціночну інформацію про предмети або явища.

3. Прагматична функція означає, що соціальна комунікація є засобом, який спонукає людину до певної дії та реакції.

Існує безліч визначень соціальної комунікації. Найчастіше: соціальна комунікація - це:

1) «передача інформації, ідей, емоцій у вигляді знаків, символів;

2) процес, що пов'язує частини соціальної системи одна з одною;

3) механізм, що дозволяє визначати поведінку іншої людини» [6].

У процесі комунікації виділяють 5 елементів:

Хто - комунікатор (той, хто передає і формує повідомлення).

Що- повідомлення.

Як - спосіб передачі повідомлення, канал.

Кому - аудиторія, якої адресується повідомлення.

Навіщо - з якою метою, ефективність.

Соціальна комунікація, або соціокомунікація є предметом соціології комунікації - спеціальної галузі соціології, що вивчає функціональні особливості спілкування представників різних соціальних груп в плані їх взаємодії - передачі і отримання смислової та оцінної інформації і в плані впливу на їхнє ставлення асоціальних цінностей даного суспільства і соціуму в цілому.

Структура соціальної комунікації залежить від цілей комунікатора (комунікантів). У найзагальнішому вигляді ця структура включає в себе суб'єкти комунікації (комунікатора, комунікантів), комунікаційну діяльність, комунікативні повідомлення та комунікативну діяльність. Комунікативні технології, реалізовані за допомогою комунікаційних систем, конструюють і відтворюють оптимальний з точки зору комунікантів систему соціальних зв'язків. Комунікаційні структури в складних системах накладаються один на одного, а комунікативні зв'язки формують великі мережі, що складають основу соціальної структури того соціального утворення, в межах якого здійснюються комунікації.

Можна виділити кілька основних підходів до розуміння сутності соціальної комунікації як публічного спілкування в сучасній науці. Зокрема, комунікація розглядається як:

· механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі (Чарльз Кулі);

· обмін інформацією між складними динамічними системами та їх частинами, які здатні приймати інформацію, накопичувати її та перетворювати (Аркадій Урсул);

· інформаційний зв'язок суб'єкта з тим чи іншим об'єктом (Мойсей Каган);

· спосіб діяльності, який полегшує взаємне пристосування людей (Тамотсу Шибутані);

· акт відправлення інформації від мозку однієї людини до мозку іншої (Пол Сміт, Кріс Беррі, Алан Пулфорд);

· специфічний обмін інформацією, процес передачі емоційного та інтелектуального змісту (Андрій Звєрінцев, Альвіна Панфілова).

1.2 Типи соціальних комунікацій

Деякі дослідники під соціальною комунікацією розуміють не тільки масштабне розповсюдження повідомлення, але й індивідуальний обмін, що відбувається мід двома людьми. Його звична форма - розмова. Незважаючи на те, що це підходить до характеристики «соціальна», частіше СК вживається в цьому визначенні, коли мова йде про групу або масі людей.

Виділяють кілька видів соціальної комунікації:

За характером аудиторії :

- Міжособистісна ( індивідуалізована )

- Спеціалізована (групова )

- Масова

За джерела повідомлення:

- Офіційна ( формальна)

- Неформальна

Через передачі :

- Вербальна

- Невербальна.

2.3 Різновиди комунікаційних каналів.

Комунікаційний канал - це реальна чи уявна лінія зв'язку (контакту), по якій повідомлення рухаються від комуніканта до реципієнта. Наявність зв'язку - необхідна умова будь-якої комунікаційної діяльності, у якій би формі вона не здійснювалася (спілкування, управління, наслідування). Комунікаційний канал надає комуніканту і реципієнту засоби для створення і сприйняття повідомлення, наприклад, мови, коди, технічні пристрої.

Комунікаційні канали забезпечують рух не смислів, а тільки матеріальної форми повідомлень, що виражає смисловий зміст. Причому рух відбувається як у фізичному (геометричному) просторі, так і в астрономічному часі. Комунікаційна ж діяльність, як відомо, становить собою рух смислів у соціальному просторі, і результатом цієї діяльності є поширення освіти, формування громадської думки і психічних настроїв і т. д. Отже, комунікаційна діяльність - діяльність духовна, але для її реалізації потрібні матеріально-технічні засоби, якими виступають комунікаційні канали.

Розвиток людства від первісного варварства до постіндустріальної цивілізації супроводжувався постійним збільшенням кількості комунікаційних каналів, завдяки доповненню природних каналів, що утворилися в ході антропогенезу, каналами штучними, створеними людьми свідомо.

Природні комунікаційні канали - це канали, які використовують вроджені, природно притаманні гомо сапієнс засоби для передачі смислових повідомлень. Просторовий рух повідомлень забезпечують невербальні (несловесні) і вербальні (словесні) канали. Природним каналом передачі смислів в особистісному психологічному часі є індивідуальна пам'ять.

Невербальні комунікаційні засоби - це спадщина зоокомунікації, властивої вищим тваринам. Зміст зоокомунікації - демонстрація пережитих емоційних станів - гнів, біль, страх і т.д. Невербальний канал - найдавніший з природних комунікаційних каналів, що виник в ході біологічної еволюції задовго до появи людини. Формування мовної здібності і відповідно - вербальної комунікації відбувалося в процесі антропогенезу.

Володіння мовою, тобто вербальним комунікаційним каналом, - головна ознака роду людського, для реалізації якої було потрібне утворення спеціальної "мовної зони" в мозку, розвиток артикуляційного апарату, граціалізація щелеп і т.п. Домашні тварини не можуть говорити саме тому, що вони не мають біологічних передумов для цього. Тому вербальний канал комунікації правомірно іменувати природним.

Потреба в штучних комунікаційних каналах і засобах виникає тоді, коли комунікант і реципієнт позбавлені безпосереднього контакту. Першим штучним каналом вважається канал символічних документів, носій смислових символів: амулети, прикраси, татуювання, орнамент.

Писемність - комунікаційний засіб, що відкрив новий канал документальної комунікації. Рукописні документи були доповнені друкованими виданнями і пресою, які використовують спершу мануфактурну, а з XIX століття - індустріальну технічну базу. Паралельно розвивалися недокументальні канали: вербальна комунікація отримала в своє розпорядження дротовий (телеграфно-телефонний) зв'язок та радіозв'язок. Телебачення - синтез вербального та невербального каналів.

Інформатизація є не що інше, як збагачення соціальної комунікації новими комунікаційними каналами і засобами, перш за все - комп'ютерними. З'являються машиночитані документи (від магнітних звукозаписів і відеозаписів до оптичних дисків), традиційну пошту доповнює пошта електронна, глобальна телекомунікація стала повсякденним явищем. При цьому відповідно до закону кумуляції (нагромадження) комунікаційних каналів усі природні й штучні канали та засоби продовжують співіснувати.

Залежно від матеріально-технічного оснащення, тобто від використовуваних каналів, розрізняються три роди соціальної комунікації:

1. Усна комунікація, що використовує, як правило, одночасно і в нерозривній єдності природні вербальні і невербальні канали і засоби.

2. Документальна комунікація, що застосовує штучно створені канали, насамперед - писемність і друк, а також образотворче мистецтво, для передачі смислів у часі і в просторі.

3. Електронна комунікація, заснована на дротовому та космічному радіозв'язку, використанні комп'ютерної техніки, магнітних і оптичних засобів запису.

Усі три роди взаємодіють один з одним, утворюючи змішані, гібридні комунікаційні канали та засоби, наприклад, радіо і телебачення, звуко- та відеозапис, машиночитані (електронні) текстові документи.

Розділ ІІ. Системний підхід до документа як об'єкта дослідження

2.1 Сутність, ґенеза та розвиток поняття “документ”

Поняття " документ" є центральним , фундаментальним в понятійної системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності щодо створення, збирання, аналітико -синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві .

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документів. Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується .

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

У документоведении застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі".

Згідно з Федеральним законом "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Названі у визначеннях ознаки документа припускають:

· наявність інформації, смислового змісту;

· стабільну речову (матеріальну) форму, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

· функціональну призначення для передачі інформації в просторі і часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах .

Документ спеціально створюється з метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації і засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміну " документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття " документ" постійно змінювалося.

Слово документ ( лат. documentum - зразок , доказ , свідоцтво) походить від дієслова " docere " - вчити, навчати. Коріння цього слова йдуть у індоєвропейська прамова, де воно означало жест витягнутих рук, пов'язаний з передачею, прийомом або отриманням чого-небудь.

За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" і пов'язане з тим, що на розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" був замінений на "doc" в слові "doceo" - вчу, навчаю, від якого були утворені слова "doctor" - учений, "doctrina" - вчення, " documentum " - те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Цицероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати "письмовий доказ", " доказ, почерпнуте з книг, що підтверджують записів, офіційних актів". У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до XIX. З латинської мови воно запозичене у всі європейські мови.

На початку XX ст. воно мало два значення:

a ) будь-який папір, складена законним порядком і яка може служити доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання ) або на виконання будь-яких обов'язків (умови, договори, боргові зобов'язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідоцтво.

До другої половини XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з'являються похідні від слова "документ" терміни: документація - у значенні підготовки та використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний - що відноситься до документа.

Наприкінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття "документ": спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, службовець для отримання та докази, потім - як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно в юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр. . ). Можна виділити наступні значення "документа" , введені науковий обіг П.Отле:

а ) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілений він в матеріально- фіксованій формі або є провідником ( передавачем ) інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об'єкти - носії інформації, так і радіо -, телепередачі, театральні вистави;

б) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;

в) до складу документів входять також матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксування, зберігання та відтворення інформації з метою її передачі в просторі та часі, незалежно від способу фіксування. Це і документи "писані" (тобто з інформацією, зафіксованої знаками листа), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинної запису зображення та звуку).

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття "історичний документ" (фіксоване свідоцтво про будь епосі , обличчі і т.д. ) і "рахунковий документ" (службовець підставою для здійснення господарських дій - прийому та видачі цінностей). Узагальнююче визначення не дано.

Починаючи з 1950-х років в офіційній термінології слово "документ" трактується у вузькому, широкому і самому широкому значенні. Вузьке значення зводилося до діловому папері, письмовим посвідченню, історичному джерелу. У широкому розумінні поняття про документ було особливо поширене в 1960-1970-і роки. Документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її поширення у просторі та часі (включаючи і т.зв. тривимірні твори мистецтва - архітектуру і скульптуру ). У 1980-х - початку 1990-х років використовується і найширше тлумачення, згідно з яким документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, який несе інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури ), від зразків мінералів, гербаріїв, історичний реліквій до виробів промисловості і техніки (години, автомобіль, гвинтівка) і т.д. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання.

Ось чому спочатку книгознавці і документалісти, а потім й інформатики приступили до обгрунтування нового широкого значення терміну " документ" , пов'язаного з поняттям "інформація" і "комунікація". Істотний внесок в уточнення і розвиток поняття "документ" як одного з основних у документоведении, інформатики, документалістики, бібліотекознавства та бібліографознавства внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гіляревскій, О. П. Коршунов, А.І.Міхайлов, А . В. Соколов, Ю.Н.Столяров, А.І.Черний, Г.Н.Швецов -Водка та ін. Документалісти та інформатики першими відмовилися від найширшого значення документа , обмеживши його зміст обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробьев). У 1960-ті роки А.І. Михайлов, А.І.Черний і Р.С.Гіляревскій, крім названих, вводять функціональний ознака документа. За їхнім визначенням, документ - це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі.

2.2 Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"

Головною складовою документа виступає інформація , тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" закріплено наступне визначення поняття "інформація": "Інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання".

В даний час суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, також як і кожна людина окремо, може існувати, тільки обмінюючись інформацією. У нинішніх умовах дуже важливо вчасно отримати потрібну інформацію в необхідному обсязі. Іншими словами, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією.

Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) - системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, оновлення інформації з використанням комп'ютерної та іншої техніки. Дане поняття включає в себе:

· інформаційні ресурси - документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, депозитаріях, музейних сховищах і т.д.);

· інформаційні масиви, що представляють собою упорядковану сукупність даних і (або) документів, необхідних для вирішення завдань певній галузі діяльності;

· інформаційні технології, які можна визначити як систему методів і способів збору, зберігання, аналізу, обробки і передачі інформації;

· різні засоби, що забезпечують реалізацію інформаційних технологій і тим самим функціонування всієї ІС. До таких засобів відносять програмні, технічні, лінгвістичні, правові, організаційні та ін.

Будь-яка сфера людської діяльності, так чи інакше, пов'язана з документної інформацією, тобто інформацією, що міститься в документі. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - один з головних відмінних ознак документа . Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень . Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, вченого, художника);

г) як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливу автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

д) документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і т.д;

е) документ має субстанціональності (вещностью). Для документа важлива стабільна речова форма.

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одне з двох необхідних і обов'язкових доданків документа, без якого він існувати не може. Матеріальна складова документа - це його речова (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі та часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об'єкт, спеціально створений людиною і призначений для запису, зберігання та передачі інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Функція матеріальних об'єктів зумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книг, журналів, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв і т.д. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальних документних комунікаціях. Однак спеціальна форма об'єкта також не може служити єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий листок папер, дискета або фотоплівка ), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об'єкт стає документом тільки у випадку єдності речового носія і укладеної в ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з основних особливостей його як відомої системи. При відсутності однієї з перерахованих характеристик немає єдності, а, отже, і документа.

2.3 Властивості, ознаки та функції документа як системи

Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації та матеріального (речового) носія. З'ясувати його сутність - це задача, яка вирішується за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об'єктів - систем (грец. sistema - ціле, складене з частин, з'єднання).

Документ являє собою систему - безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність. Елемент - гранична одиниця розподілу документа . Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи щодо, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речова, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац і т. д.), об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з гла , параграфів, абзаців. Документ як ціле - це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно них. З точки зору сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень та ін (в залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.

При системному підході досліджуваний документ розглядається як частина більш великої системи соціальних комунікацій. Тому, перш за все, важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, що їх у суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його відмінність і схожість з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відображає зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об'єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відображає якісне, тобто внутрішньо властиве документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх прояву), а набір ознак документа в кожному випадку може бути індивідуальним.

Як і всякий об'єкт , документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Найбільш істотні з них наступні:

а ) атрибутивность документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних доданків - інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ);

б) функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документі , мають практично всі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т.д. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а ) наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна речова форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довготривалого) використання та переміщення інформації в просторі і часі;

в) призначення для використання в соціальній комунікації. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи ).

Як і всяка система, документ створюється суспільством лише остільки, оскільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ - об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити на три групи:

а ) головна, найбільш узагальнююча функція документа - це збереження і передача (поширення) інформації в часі і просторі;

б) загальні функції документа характерні для всіх документів незалежно від їх типу та виду: інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнот , достовірніст , цінність, новизна інформації і т.д. Інформаційна функція притаманна всім без винятку документів, так як необхідність фіксувати інформацію є причиною появи будь-якого з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації; комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива. У комунікативної функції можна виділити дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у певному напрямку: зверху вниз (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору ( доповідні записки, заяви, скарги) документи двосторонньої дії, взаємопов'язані між собою (ділова та особисте листування, договірні документи); кумулятивна функція - це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь;

в) спеціальні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються в більшій ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська або регулятивна функція - виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відображають стадії управління і самі надають вплив на сферу управління. В управлінській функції документ виступає насамперед у нормативної ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації; правова функція - це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Правова функцією в першу чергу володіють офіційні видання (конституція, закони , укази ), історичні джерела, що служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, що фіксують договірні відносини; функція обліку дає кількісну характеристику інформації - це реєстрація й угруповання в цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю. Документи, наділені функцією облік , фіксують у специфічній формі широкий спектр інформації (статистичні та фінансово-економічні документи); пізнавальна або когнітивна функція - здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа полягає в забезпеченні загальної та професійної процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія і т.д.), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР); загальнокультурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно- художнє, наукове видання, кіно - фільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра і ін.); меморіальна (памятніковая) функція - здатність документа служити "зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам - пам'яткам (артефактів), володіє особливою соціально- культурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовам побутування в зовнішньому середовищі документи); Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми, компакт -диски, магнітні фонограми і т.п.).

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну , джерельну, підтвердження авторського авторитету та ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незліченно.

Документ завжди поєднує в собі одночасно декілька функцій, які тісно переплетені між собою. Однак поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (підручник - навчальна, указ - правова, афіша - рекламна). Значення тієї чи іншої функції з часом змінюється, тому що змінюється і роль самого документа в суспільних відносинах, в даній соціальній структурі, в процесі управління і т.д. Існують функції час дії яких обмежена (комунікативна, управлінська, правова), і функції, постійно діючі (інформаційна, соціальна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (для чого створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, з тим, щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового та читацького призначення документа залежить характер інформації, що міститься в ньому, тип і вид документа.

Знання функцій документа дозволяє:

· визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;

· правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну від усної, недокументної) в задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

· здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види і типи);

· визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, поширення, зберігання та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях і т. д;

· розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його понятійний апарат і т.д.

Функції документів виражені не в одиничному документі, а в комплексі документів, великому документальному масиві.

Розділ ІІІ. Документна комунікація

3.1 Документна комунікація як підсистема соціальної комунікації

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації.

Комунікація - обмін інформацією (ідеями, знаннями, повідомленнями) між людьми. Інформація - це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікації [17, c.46].

Сучасні автори теорії комунікації К. Шеннон та У. Вівер дають таке визначення комунікації: "Це всі дії, коли один розум впливає на інший". Розглядаючи комунікацію як явище, ми можемо виділити такі складники комунікації: суб'єкт комунікації, предмет комунікації, комунікативні засоби, комунікативний процес тощо.

Комунікація є явище системне, структурне, соціальне, історичне, психологічне й т. д. Так, предметом комунікації є комунікат. Комунікативними засобами можуть бути знакові системи. Комунікативний же процес є, власне, суттю спілкування; у нашому визначенні це безпосередньо процес встановлення й підтримання контактів. Але погляди на природу й структуру комунікативного процесу (комунікативної взаємодії) у науці різні. Ці погляди представлені у моделях комунікації [3, c.16].

У процесі комунікації виділяють п'ять основних елементів:

· комунікант - відправник документного повідомлення, з якого саме і починається акт комунікації

· комунікат - документне повідомлення (фіксована інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

· канал (спосіб передачі інформації).

· реципієнт - отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

· зворотний зв'язок - реакція реципієнта на отримане повідомлення.

Найчастіше інформація передається за допомогою мови - природної (мова людського спілкування) чи штучної (мова машинного програмування). Комунікант кодує інформацію за допомогою знаків, символів, кодів, а реципієнт декодує (розшифровує, перекладає) інформацію [9, c.32].

Комунікація відбувається лише за умови, що мова повідомлення зрозуміла реципієнту [11, c. 29].

Між комунікантом та реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого неможливий зв'язок (спосіб обміну, передачі інформації). Це - зустрічі, конференції, радіо, і телебачення, Internet, видавництво, редакція журналу, бібліотека та інші канали, що забезпечують можливість безпосередньої чи опосередкованої комунікації [12, c.48].

Комунікація функціонує ефективно за умови існування зворотного зв'язку - реакції реципієнта на отримане повідомлення. Інтерес до повідомлення залежить від багатьох чинників: мають значення зміст повідомлення, доступність інформації, місце, час видання, тираж, мова, рівень і стиль публікації [17, c.44].

Є багато підходів до класифікації комунікації. Її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування) і опосередковану (комунікація між людьми черезпевні документи); вертикальну (наприклад, між науковим керівником і дисертантом) і горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. За формою представлення інформації соціальні комунікації поділяються на документні танедокументні [7, c. 29].

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

ДК виникла на певному єтапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя. Поширенню середовища функціонування ДК сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя - виробництво, кредитно - фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової та іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства.

Найпоширенішим є поділ соціальних комунікацій на формальні і неформальні. Цей поділ здійснюється за каналом передачі повідомлень.

Формальна комунікація - обмін інформацією через спеціально створені суспільством структури та організації. Це - видавництва, редакції газет і журналів, науково-дослідні установи, вищі навчальні заклади, бібліотеки, інформаційні центри.

Неформальна комунікація - це комунікація, що встановлюється між комунікантом (відправником) і реципієнтом (отримувачем) шляхом особистих контактів, зустрічей, бесід, телефонних розмов, листування тощо. Позитивним аспектом такої комунікації є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння [9, c.36].

Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації належать: видавнича, книго-торгівельна, бібліографічна та інформаційна діяльність, а також бібліотечна, музейна та архівна справи.

В залежності від кількості тих, хто спілкується, виділяють такі види комунікації:

· двустороння;

· групова;

· масова.

В двусторонній комунікації учасники почерзі виступають то в ролі комуніканта, то в ролі реципієнта.

Групова комунікація об'єднує порівняно невелику кількість людей таким чином, що коммунікант може врахувати особливості і реакцію кожного з реципієнтів. Вона являє собою систему найчастіше міжособистісних нерегульованих зовнішніми факторами стосунків, завдяки чому кожен комунікант може виступити в ролі комуніката.

Масова комунікація - процес передачі інформації групі людей одночасно за допомогою спеціальних засобів - мас-медіа (ЗМК).Документ в масовій комунікації виконує дуже важливу роль: він є одночасно засобом соціального спілкування, кумулювання знань та соціального досвіду, а також регламентування суспільного життя [13, c. 33-34].

Соціальна комунікація за Чарльзом Кулі це механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі. Можна говорити про існування двох підходів до визначення сутності комунікації - механістичного та діяльнісного.

Механістичний підхід розглядає комунікацію як однонаправлений процес передачі та прийому інформації.

Діяльнісний підхід розглядає комунікацію як процес спілкування, обміну думками, знаннями, почуттями, схемами поведінки, а також як спільну діяльність учасників комунікації, в ході якої виробляється спільний погляд на речі та дії з ними.

Теорія комунікації розглядає соціальне значення комунікації, яке означає та характеризує різноманітність зв'язків та відносин, що виникають у людському суспільстві (комунікаційні процеси у суспільстві).

Документальне повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації: телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації. Документ постає перед людиною - споживачем інформації - як певна річ, матеріальний об'єкт. З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. Саме тому документні комунікації є дуже важливими в наш час.

3.2 Функції документів у системі соціальної комунікації

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою інформаційних зв'язків, які частенько знаходять матеріальне втілення в документованій інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію про процеси, що протікають в суспільстві. В той же час документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам робить певний вплив на формування і характер суспільних стосунків, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливе поза тим соціальним середовищем, в якому цей документ з'явився і де він функціонує.

Саме ідентифікація соціальної суті документа, що став історичним джерелом, лежить, зокрема, в основі історичної науки і такої найважливішої її галузі як джерелознавство. Соціальна природа документа найтіснішим чином пов'язана з функціями документа.

Під функцією (від латів. “functio” - виконання) документа розуміється внутрішньо властиве йому цільове призначення, соціально вироблений спосіб його вживання. Інакше кажучи, функції документа зумовлені його суспільно-практичними цілями і завданнями, є похідними від них. Функції документа безпосередньо пов'язані з функціями інформації, які документ переймає на себе після фіксації цієї інформації на матеріальному носієві [18, c.76].

Оскільки соціальна інформація орієнтована на задоволення різних людських потреб, тобто багатофункціональна, то і документ також поліфункционален. Сукупність функцій є засобом досягнення мети і реалізації завдань, для вирішення яких документ призначений. Функції безпосередньо впливають на види, різновиди, структуру документів.

Знання функцій є необхідною передумовою для класифікації документів і подальшого глибшого їх вивчення. Різні функції документа тісно взаємозв'язані і переплетені між собою, тому вивчення їх можливо лише за допомогою загальнонаукового методу абстрагування, тобто уявного розмежування і тимчасового виділення яких-небудь окремих функцій [18, c.78].

Функції документа можна розділити на загальні і спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи яку-небудь певну потребу, тобто реалізовуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність в документі інших функцій [16, с.92].

Виникнення документа, як вже наголошувалося, було обумовлене конкретними суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими в документі і властиві всім документам.

Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації тощо. Часто документознавці об'єднують їх в єдину інформаційну функцію. Однєю з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, збереження інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається “зупинити мить”.

В процесі реалізації цієї функції відбувається так би мовити матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій. Комунікативна функція призначена не лише для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, впорядкування і підтримки інформаційних зв'язків в суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль [16, с.94].

Передача інформації охоплює всі рівні соціальної системи і різних її підсистем. Вона може бути інтерактивною, тобто вестися в діалоговому режимі; може здійснюватися в якому-небудь одному напрямі: зверху - вниз або знизу - вгору. Відповідно виникають і різні категорії документів: двосторонньої дії (ділове і особисте листування, договірні документи і так далі) багатобічної дії, розраховані на інформування всього суспільства; документи, орієнтовані зверху вниз, тобто від законодавця до виконавця, від керівника до підлеглого (закони, укази, постанови, розпорядження, накази, інструкції і так далі); документи, орієнтовані від низу до верху, - від виконавця і підлеглого до керівника (скарги, донесення, доповідні записки, рапорти і так далі).

Виникнення і широке поширення в останні десятиліття комп'ютерних, телекомунікаційних і космічних мереж зв'язку і передачі інформації (системи “Інтерспутник”, “Інтернет”, електронна пошта і ін.) різко збільшили швидкість і об'єми передачі інформації і, як наслідок, комунікативні можливості документа.

Зафіксована на матеріальному носієві інформація може стати потрібною багато разів. Тому збереження інформації є одній з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значне число спеціальних установ і організацій - архівів, інформаційних центрів, музеїв і ін.

Збережена документована інформація, виявившись в ретроспективному середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. В результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, яка є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективним середовищем існування документів, тому належить до функцій вторинного порядку.

Однією з найважливіших є культурна функція документа. Фактично будь-який документ може розглядатися як своєрідний культурний феномен, в тій або іншій мірі рівень матеріальної, наукової, технічної, мовної культури, що відображає, рівень освіти, морально-етичного стану суспільства. За допомогою документа здійснюється не лише закріплення, але і передача від покоління до покоління культурних традицій, системи цінностей, етичних норм.

Окрім розглянутих вище загальних функцій, спочатку властивих практично всім документам, існує ряд функцій, якими документи наділяються в рамках тієї або іншої конкретної сфери людської діяльності [18, c.114].

До їх числа перш за все слід віднести управлінську функцію документа. Цією функцією володіє значний масив документів, що спеціально створюються як інструмент управлінської праці. Оскільки процес управління виступає в різних формах, має різні рівні, стадії, цикли, остільки і документи, що виконують управлінську функцію, надзвичайно різні: організаційно-розпорядні, планові, звітні тощо.

...