Документ у системі соціальної комунікації

З управлінською тісно пов'язана правова функція документа. Вона полягає в закріпленні правових норм і правовідносин в суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити певні юридичні наслідки.

Історично однією з перших стала потрібною функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних стосунків викликали вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, урожаю, худоби, боргів і тому подібне.

Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива перш за все науковій документації, оскільки метою наукового пізнання є здобуття нової інформації.

Ряд документів володіє політичною функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики відноситься в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження перш за все в документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур.

До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, етичних, естетичних, філософських і інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його відношення до навколишньої дійсності, знаходили віддзеркалення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудових пам'ятників людської думки, духовних шукань наших далеких предків. В той же час добре відомо, що документи, що виконують ідеологічну функцію, можуть робити вельми істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей [18, c.115-116].

У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямів людській діяльності, а також в процесі поглиблення документоведчеських досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояву функцій, що вже діють, або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом вельми актуальною стала проблема захисту інформації. В результаті деякі документоведи не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації.

Аналіз основних функцій документа дозволяє виділити найважливіші їх особливості. По-перше, деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі і бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, залежно від конкретних соціальних потреб. По-друге, як вже наголошувалося, будь-який документ є багатофункціональним, тобто володіє одночасно декількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємозв'язані. Проте при цьому зазвичай переважає якась одна функція. По-третє, функції документа можна розділити на:

1. функцій оперативного характеру, час дії яких обмежений (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функція захисту інформації);

2. функцій що постійно діють (всі інші), які забезпечують історичну і соціокультурну спадкоємність. Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному і інформаційному середовищі, а оперативна інформація стає ретроспективною [18, c. 117].

Документ завжди вміщує у собі одночасно декілька функцій, які тісно пов'язані одна з одною. Але поліфункціональність документа не виключає домінування однієї його функції над іншою. Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове та читацьке призначення документа, що дає можливість найбільш ефективно використовувати його потенціальні можливості.

3.3 Комунікаційні бар'єри

Жодна з видів комунікації не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають її руху. Що є інформаційними бар'єрами? Яким чином їх можна класифікувати? У найзагальнішому вигляді інформаційні бар'єри діляться на об'єктивні, тобто що виникають і існують незалежно від людини, і суб'єктивні. У свою чергу, останні можна розділити на:

а) бар'єри, що створюються джерелом, і

б) бар'єри, що виникають за рахунок приймача інформації.

У дослідницькій літературі зазвичай виділяється до десяти і більш інформаційних бар'єрів. Найбільш значимими з них є: просторові (географічні) бар'єри; міжчасові (історичні) бар'єри; державно-політичні, режимні, відомчі і бюрократичні бар'єри; економічні, технічні, семантичні (термінологічні), мовні (національно-мовні) бар'єри; ідеологічні, психологічні бар'єри.

Виділяють чотири бар'єри, що характерні документній комунікації в суспільстві: технічний, міжмовний, соціальний та психологічний.

Суть технічного бар'єру полягає в недоступності потрібних документів для реципієнта. Якщо реципієнту відомі вихідні дані необхідного документа, публікації, то бібліотечно - бібліографічні служби, завдяки міжбібліотечній кооперації, можуть рано чи пізно надати йому якщо не сам документ, то його копію. Це завдання адресного пошуку, котрому притаманний суто технічний характер і в якому не може бути жодної невідомої проблеми.

Проблема постає тоді, коли реципієнт спроможний сформулювати лише тему, але не може назвати відповідні до неї уточнення або джерела. Тоді виникає завдання семантичного пошуку інформації, яка є центральним предметом теорії інформаційно-пошукових систем (ІПС). В цій теорії наявні технічні проблеми (проблеми реалізації ІПС), та не менш важливі логічні, лінгвістичні проблеми, які досі не знайшли відповідного вирішення. Саме за причини недосконалості ІПС, що забезпечує пошук в документних сховищах, архівах та бібліотеках залишається актуальним в Україні криза інформації, яку можна виразити афоризмом: "ми не знаємо що ми знаємо".

Психологічний бар'єр при сприйнятті документів виникає внаслідок не розуміння реципієнтом його змісту. Не розуміння може зустрітися при сприйнятті будь-якого з видів документів: не розуміння замислу художника або письменника, не розуміння суті документа. В даному аспекті важливо виявити проблеми розуміння читання, оскільки воно, очевидно є різновидом комунікаційного розуміння. Відрізняють комунікаційне розуміння - поглиблене вивчення змісту тексту з метою виявлення нового або необхідного для читача; поверхове комунікаційне сприйняття, коли читач не поглиблюється у зміст, можливо з метою лише ознайомлення; псевдокомунікація - механічне повторення тексту, така ситуація відбувається, наприклад, коли важливим є лише фактичне ознайомлення з документом. Психологічні бар'єри виникають не завжди; вони тим помітніше, чим глибше читач намагається зрозуміти зміст тексту.

Поглиблене читання - це діловий вид ознайомлення з документом та активного комунікаційного пізнання, частіше всього воно пов'язане з навчанням, виробничою діяльністю або державною службою. Його ще називають "штудирування". Читач відокремлює себе від особистості автора, веде з ним віртуальний діалог, критично оцінює прочитане, робить особисті висновки.

Соціальні бар'єри на шляху документної комунікації це перешкоди, які висуває ДОКС та керуючі нею органи на шляху повідомлення від комуніканта до реципієнта. В аспекті книжкової комунікації головним з них є цензура, яка має багатовікову історію. В розгляді, наприклад, управлінської документації, документи погоджуються з відповідальними за зміст, форму та відповідність документа відділами або керівниками, без узгодження або підпису яких документ не буде функціонувати.

Міжмовний бар'єр полягає в можливості використання в документах різних мов, оскільки документ створюється, в першу чергу, для побутування в "своїй країні", відповідно, країна, що потребує ознайомлення з певним видом документа має перекласти його на необхідну мову у будь-який спосіб (можливе використання словників, комп'ютерних програм - перекладачів, ін.), і тільки за цих обставин, відповідно, ознайомитися з цим документом.

Висновки

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє інформація. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації. Теорія комунікації передбачає, що ті чи інші явища дійсності розглядаються людиною (суб'єктом пізнання) як складові певного комунікаційно-інформаційного процесу чи „комунікаційної системи”. Комунікація, яка відбувається між людьми, тобто в суспільстві, зветься „соціальною”. У процесі соціальної комунікації передається „соціальна інформація”. Інакше кажучи, соціальна інформація - це та інформація, що функціонує в суспільстві, коли комунікаторами, тобто особами, що перебувають у комунікаційній взаємодії, є люди.Частіше за все в процесі соціальної комунікації виділяють 3 головні елементи: комунікант (тобто того, хто передає інформацію), реципієнт(тобто одержувача інформації) і канал, що забезпечує між ними і передачу повідомлення. Комунікант і реципієнт разом називаютьсякомунікаторами.В курсовій роботі визначено і доведено, що документ є особливою формою каналу комунікації, такою, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія. З погляду комунікаційно-інформаційного підходу документ - це особлива форма каналу передачі соціальної інформації, яка характеризується фіксацією (закріпленням) інформації на матеріальному (речовинному) носії. У комунікаційному процесі документ може розглядатися також як повідомлення, або як джерело інформації, її передавач чи сховище.В роботі також розглянуто функції документа. А знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове та читацьке призначення документа, що дає можливість найбільш ефективно використовувати його.

Список використаної літератури

1. Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т.17. - №1. - 16с.

2. Гордукалова Г.Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учеб. пособие. - Л., 1990. - 120с.

3. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу "Документоведение" / Зиновьева Н.Б., и др. - Краснодар, 1995. - 58 с.

4. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учеб.-метод. пособие. - М.: ИПО Профиздат, 2001. - 208 с.

5. Ілюшенко М.П., Кузнєцова Т.В., Лівшиц Я.З. Документознавство. Документ і системи документації. - К, 1998. - 327c.

6. Комова М.В. Документознавство. Навчальний посібник/Національний університет "Львівська політехніка", Інститут гуманітарних і соціальних наук. Серія: "Українські Студії". - Львів 2007. - 292 с.

7. Коренной А. Информация и коммуникация. - К.: Наукова думка, 1986. - 143 с.

8. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД; Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. - К., 2000. - 162 с.

9. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. - М., 2004. - 273c.

10. Палеха Ю.И, Леміш Н.О. Загальне документознавство. Навч. посібник: К.: Ліра-К, 2008. - 395с.

11. Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации: Учеб. пособие для студентов высш. учеб, заведений, обучающихся по специальности "Культурология" / СПб. гуманитар. ун-т профсоюзов. - СПб., 1996. - 319с.

12. Соколов А.В. Коммуникационные каналы: Лекция 2-я // Науч. и техн. б-ки. - 1994, - № 11. - С. 43-50.

13. Соколов А.В. Эволюция социальных коммуникаций. - СПб., 1995. - 163с.

14. Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. - Х.: ХДАК, 2000. - 109 с.

15. Столяров Ю.Н. Соціальні комунікації: розвиток в інформаційному просторі // Вісн. ХДАК: Зб. наук. пр. - Харьков, 2000. - Вип. 2. - С. 4-7.

16. Швецова-Водка Г. Документ і книга в системі соціальних комунікацій. - Рівне, 2001. - 438с.

17. Швецова-Водка Г. Документознавство: Навч.посіб. - К: Знання, 2007.-398 с.

18. Швецова-Водка Г. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций // Книга: Исслед. и материалы. - 1994. - Сб. 69. - 425с.

19. ДСТУ 3017 - 95. Видання. Основні види. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1995. - 45с.

20. Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. - Спосіб доступу: http://www.termika.ru/dou/resh/index3.php

Размещено на Allbest.ru