Организация учета материалов и особенности автоматизации учетных процессов

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997года №835 должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материально производственных запасов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". Для оформления и учета хозяйственных операций по движению на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» материалов предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации: доверенность, счет - фактура, накладная на перемещение, требование накладная, отчет о движении материально производственных ценностей, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, товарно-транспортная накладная.

Право лица выступать в качестве доверенного лица ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности № 87 от 23.12.2013.

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателюпод расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод», иным лицам выдача доверенностей не допускается.

Выдаваемая доверенность полностью заполняется и содержат образец подписи лица, на имя которого она выписана. Как правило, доверенности выдаются на 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на 1 месяц.

Приходный ордер товаров№ 2862 от 29.12.2013применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов на предприятии ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» № 126 от 26.11.2013. применяется в следующих случаях:

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется Лимитно-заборная карта № 124 от 12.11.2013.На подотчетное лицо документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой - складу.

При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - получатель.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Требование-накладная (№ 000000127) от 21.12.2013. наЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (№ 231), от 15.12.2013. которая является основным перевозочным документом. Товарно-транспортная накладная на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» составляется в четырех экземплярах. Каждый экземпляр товарно - транспортной накладнойзаверен подписью, печатью или штампом. Товарно-транспортная накладнаясоставляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

- наименование получателя груза;

- наименование груза;

- количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

- род упаковки;

- способ погрузки и разгрузки;

- время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем ЗАО «Волчихинским пивоваренным заводом», но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются водителю, из них:

- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем); четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля. Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

2.3 Синтетический и аналитический учет материально-производственных запасов

Синтетический и аналитический учет производственных запасов на предприятии ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» ведется, на 10счете "Материалы." Счёт 10 по отношению к балансу- активный, счёт хозяйственных средств, основной инвентарный. К счету 10 "Материалы", предприятиемоткрыты следующие субсчета: 10-1 "Сырьё и материалы", 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", 10-3 "Топливо", 10-4 "Тара и тарные материалы", 10-5 "Запасные части", 10-6 "Прочие материалы", 10-7 "Материалы, переданные в переработку на сторону", 10-8 "Строительные материалы", 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

При учете материалов по фактической себестоимости на предприятии в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 "Материалы" и кредитуют следующие счета:

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков.

71 "Расчеты с подотчетными лицами" - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Таблица: Регистрационный журнал по ДТ 10 счета «Материалы»

Материальные ценности на предприятии ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод», полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Если при приемке материалов на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» обнаружена недостача или их порча, то их стоимостьотражают по дебету счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям", и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В этом случае на материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не отражают.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов.При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

Таблица: Регистрационный журнал по КТ 10 счета «Материалы»

При продаже материальных запасов, синтетический учет которых на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» ведется по фактической себестоимости, их списывают со счета 10 в дебет счета 91 в течение месяца по учетным ценам, а по окончании месяца такой же проводкой списывают отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам (способом "красное сторно" или способом дополнительных проводок).

Учётной политикой ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» установлено, что сырьё и материалы списываются в производство по средней себестоимости.

При списании этим способом бухгалтерия определяет среднюю себестоимость единицы сырья и материалов.

Глава 3. Особенности организации учета материалов в бухгалтерской программе 1С: Предприятие 8.2

3.1 Автоматизация учета материально-производственных запасов

На предприятиях, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, применяются программы, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность. Примерами таких программ являются разработки фирмы «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно большие удобства обеспечивают комплексные системы, предлагаемые фирмами «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др.

Программа «1С: Бухгалтерия.

Программа «1С: Бухгалтерия» -- это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

Программа обеспечивает возможность ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полнойнастраиваемости форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки могут вводиться в «Журнал операций» вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки помесяцам.

Режимы работы программы:

-«Конфигуратор» -- позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;

-«Отладчик» -- предназначен для отладки программных модулей;

-«1С: Бухгалтерия» -- исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены в соответствие с требованиями конкретного предприятия.

Программа «1С: Предприятие» -- инструментальная система, состоящая из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских операций, обеспечивает ведение плана счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонент «Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонент «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

Система «Галактика»

Система «Галактика» -- это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

Возможности комплекса:

-оперативное управление финансами;

-контроль за ходом выполнения договорных отношений;

-контроль взаимных обязательств;

-управление складскими запасами;

-формирование и контроль исполнения финансового плана;

-планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

Структурно комплекс состоит из четырех блоков: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач и может функционировать как в комплексе, так и автономно.

Система «Турбо-Бухгалтер

Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета, как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

Подсистемами оперативного учета в программе являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов, а также в форме первичных документов.

Система «БЭСТ-ПРО»

Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для

автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Информационное ядро системы -- подсистема «Главная книга», в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами, располагает средствами для контроля корреспонденции счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут быть настроены свои собственные формы отчетов. Система легко адаптируется к любым изменениям законодательства.

Система «Бухгалтерский комплекс»

Система «Бухгалтерский комплекс» -- самая старая форма существования бухгалтерских программ представляет собой комплекс программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, с возможностью последующего агрегирования данных, так и бухгалтерского учета в целом. Для средних и крупных предприятий такая система остается наиболее приемлемой.

3.2 Особенности организации синтетического и аналитического учета материалов в бухгалтерской программе « 1С Управление производственным предприятием 8.2» на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»

Аналитический учет материально-производственных запасов на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»ведется в программе 1С Предприятие» конфигурация «Управление производственным предприятием», в разрезе номенклатуры.

Поступление материально-производственных запасов может осуществляться в виде:

- поступление от поставщика

- приобретение подотчетными лицами

Операции по поступлению материально-производственных запасов на ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»от поставщиков «Теком-Автоматика» в программе регистрируется документом «Поступление товаров и услуг»

В меню покупка выбираем «Поступление товаров и услуг», открываем форму нового документа.Документ вводим с датой поступления 24.12.2013.

В шапке документа указываем:

- склад на который поступили материалы «Основной»

-наименование покупателя ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»

- поставщика «Теком-Автоматика»

- в колонке номенклатура указываем вид материалов.

Выбираем вкладку счет-фактура, где указываем номер и дату счет- фактуры 24.12.2013г. №8725

Поступившие материально-производственные запасы оприходуются на основной склад.

Выбираем в меню «Склад»- «Оприходование товара»

Заполняем шапку документа:

-дата поступления на склад 24.12.2013г.

-наименование склада «Основной»

- В номенклатуре указываем вид материально-производственных запасов.

Списание материально-производственных запасов со склада в производствона ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод»отражается по кредиту 10, в дебет счетов затрат.

Операции по передаче материально-производственных запасов в программе 1С Предприятие» конфигурация «Управление производственным предприятием» отражаются с помощью документа «требование-накладная» № 00000012270, где указывается фактическое количество отпущенного материала, после чего документ проводится.

Выбираем меню - производство-требование накладная.

В шапке документа:

- вводим дату отпуска материалов в производство 02.01.2014.

- склад с которого отпускается продукция «Основной»

- в номенклатуре указываем вид МПЗ.

Переходим на закладку «счет затрат» и указывает счет затрат 20.01.1 на который списываются материально-производственные запасы.

Заключение

В работе была описана методика ведения бухгалтерского учета материальных запасов в соответствии с утвержденными положениями и нормативными актами. Были приведены счета, с помощью которых ведется учет этих операций. Приведенная методика ведения бухгалтерского учета материально-производственных запасов является полной и конкретизированной, что позволяет организовать четкое управление и контроль за их учетом. Успешное выполнение этих задач зависит от ритмичности работы предприятия, правильной организации сбыта и складского хозяйства, своевременности документального оформления хозяйственных операций.

Бухгалтерией ЗАО «Волчихинский пивоваренный завод» ведется сальдовый метод аналитического учета материалов. Материальные ценности учитываются в разрезе групп, субсчетов и счетов. Важным условием повышения эффективности использования оборотных средств на предприятии является рациональная организация производственных запасов. Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к оптимальному выбору поставщиков, налаженной работе транспорта. Важная роль принадлежит улучшению организации складского хозяйства. Огромную роль в решении этой задачи играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.

Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации. Четкая классификация материально-производственных запасов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации синтетического и аналитического учета. Важной предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет значение и для более эффективной организации обработки данных учета. На рассматриваемом предприятии учет ведется по фактической себестоимости.

Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение. Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Большое значение для сохранности материалов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет. Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, а также материальной заинтересованности рабочих, руководителей в рациональном использовании указанных ресурсов.

Предприятие обязательно должно стремиться к соблюдению норм производственных запасов материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса. Чтобы улучшить учет материальных ресурсов, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.). В целом можно сказать, что ЗАО "Волчихинский пивоваренный завод" работает эффективно, является достойным конкурентом на рынках напитков Алтайского края и других регионов Сибири. И этого он добился путем завоевания покупателей качеством товара и широким ассортиментом продукции.

Размещено на Allbest.ru