Наличное денежное обращение и учет кассовых операций в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы бухгалтерского учета кассовых операций

1.1 Понятие, сущность и классификация денежных средств

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций в Российской Федерации

1.3 Порядок ведения и документирования учета кассовых операций в организациях

1.4 Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

1.5 Инвентаризация кассы

2. Учет кассовых операций в организации ООО "Алгос-фудс" Столовая №1

2.1 Краткая природно-экономическая характеристика района и организации

2.2 Документальное оформление кассовых операций

2.3 Охрана природы

2.4 Учет кассовых операций в ООО "Алгос-фудс" Столовая №1. Поступление, сдача в банк и контроль за полнотой учета денежных средств

2.5 Аналитический и синтетический учет денежных средств в кассе организации

2.6 Организация и оплата труда, персонал организации

3. Пути совершенствование бухгалтерского учета в ООО "Алгос-фудс" Столовая №1

3.1 Компьютеризированная форма учета денежных средств

3.2 Преимущества и недостатки в отражении кассовых операций в организации

Заключение

Список использованной литературы и источников



Введение

Сегодняшнее состояние экономики во многом определяется существующей системой расчётов, к сожалению, не удовлетворяющей участников рыночных отношений, будь это предприниматели, банки, предприятия или организации. О результативности применяемых способов платежей и форм расчета, четкости, полноты и упорядоченности документооборота, обслуживающего область расчётов, действенности информационной базы учета и совершенности методик анализа зависит состояние оборотных средств организации. Следовательно, одной из наиболее актуальных является проблема обеспечения надёжности расчётно-платёжной системы и сокращения длительности расчётных операций, поскольку задержки в расчётах остаются фактором, значительно снижающим оборачиваемость средств участников рынка. От того, насколько качественно, надёжно и своевременно осуществляются расчёты между организациями, зависит финансовое состояние организации. Операции по кассе ведутся в соответствии с методикой ведения бухгалтерского учёта. Необходимо чёткое управление и контроль за поступлением и выбытием денежных средств.

Для осуществления организацией любой основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и т.д.) необходимы денежные средства. Денежные средства организации образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т.д.

Организации расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; осуществляют вложения во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, затраты по закладке и выращиванию многолетних насаждений, а также по формированию основного стада) и др.

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчётных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книгах, переводов в пути денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объёмом имеющихся у неё денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется её платёжеспособность одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платёжеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для рас чётов по имеющимся у них текущим обязательствам. Кроме того, организации необходимы определённые запасы резервных денег для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций.

Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, то есть к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции и к прямым потерям за счёт их обесценивания.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранить текущую платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счёт инвестиций временно свободных денег. Всё это придаёт особое значение учёту денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платёжеспособности организации.

Актуальность выбранной мной тема дипломной работы обусловлена тем, что хранение и выдача наличных денежных средств осуществляется через кассу организации. Правильное использование, контроль за сохранностью и приумножением денежных средств организации - важнейшая задача бухгалтерии. Бухгалтерский учет с наличными денежными средствами имеет огромное значение для правильной организации денежного обращения, расчетов, для укрепления платежной дисциплины организации, эффективности использования финансовых ресурсов, а так же, ведение кассовых операций в организации подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов, вследствие того, что расчеты наличными денежными средствами являются повышенным соблазном для различного рода злоупотреблений.

Для организации важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечением сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Целью данной дипломной работы являлось изучение теоретических особенностей регулирования наличного денежного обращения и учета кассовых операций в организации, а также разработка практических рекомендаций по совершенствованию учета кассовых операций на примере организации ООО "Алгос фудс" Столовая №1.

В связи с поставленной целью необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть понятие, сущность и классификацию денежных средств;

- изучить нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций в Российской Федерации;

- описать порядок ведения и документирования учета кассовых операций в организации;

- дать краткую природно-экономическую характеристику района и организации ООО "Алгос-фудс" Столовая №1;

- рассмотреть учет кассовых операций исследуемой организации;

- подготовить предложения по совершенствованию учета денежных средств в кассе организации;

- дать рекомендации по улучшению контроля за движением денежных средств в организации.

Объектом дипломного исследования является ООО "Алгос-фудс" Столовая №1.

При подготовке дипломной работы использованы нормативные документы, регламентирующие порядок учета денежных средств, специальная и учебная литература по исследуемой теме, а также материалы бухгалтерского учета ООО "Алгос-фудс" Столовая №1.



1. Теоретические основы бухгалтерского учета кассовых операций

1.1 Понятие, сущность и классификация денежных средств

Изобретение монетных денег по своему значению в развитии экономики приравнивается к изобретению письменности. До этого в качестве эквивалентов использовали самые разные предметы. Постепенно выделились весовые металлические деньги как наиболее надежные. Но только монеты стали универсальным эквивалентом в обмене и стоимостным измерителем в бухгалтерии.

Для бухгалтерского учета изобретение денег с "твердым" курсом означало поворот от натурального учета к обобщающему - стоимостному. Сегодня это изобретение позволяет обобщать разнородные факты хозяйственной деятельности организации, группировать учетные объекты и операции, получать системную экономическую информацию.

Организация в ходе осуществления своей деятельности вступают в хозяйственные связи с другими организациями, учреждениями и отдельными лицами. Такие связи основаны на различного рода расчетах, производимых движением денежных средств.

Денежные средства в организации могут находиться в форме наличных денег в кассе и на расчетных счетах в банках. Следует отметить, что нет экономического различия между наличными денежными средствами и денежными средствами в безналичной форме. Имеются лишь различия технического характера: безналичные денежные средства концентрируются на счетах в банках, а наличные деньги - в кассе организации. Расчеты между организациями, учреждениями в основном производятся безналичным путем.

Для выполнения хозяйственной деятельности организации должно обладать необходимым размером денежных средств. Чтобы определить, достаточно ли у организации денежных средств, надо применить приемы и методы экономического анализа, который базируется на данных бухгалтерского учета и вероятностных оценках будущих фактов хозяйственной деятельности.

Устойчивое финансовое состояние организации является залогом его жизнедеятельности в условиях рыночной экономики. Финансы организации представляют собой систему денежных отношений, возникающих при формировании и использовании денежных фондов и при обороте денежных средств. Таким образом, основой финансовой модели любой организации является движение денег.

Для нормального функционирования организации и непрерывности движения оборотных активов последние должны находиться на всех стадиях операционного цикла и во всех формах (денежной, производительной и товарной), поскольку отсутствие хотя бы одного из элементов приводит к остановке индивидуального оборота средств.

Кругооборот фондов начинается с авансирования денег на приобретение средств производства. Денежные средства в первой фазе кругооборота не расходуются, а только авансируются и в последующем возмещаются из выручки от продажи товаров. В результате происходит смена форм стоимости - часть стоимости из денежной формы превращается в товарную.

Другая часть денежных средств авансируется на оплату труда работников организации и после их расходования превращается в средства потребления.

Во-второй, фазе кругооборота, т.е. в процессе производства, осуществляется производительное потребление рабочей силой средств производства для создания материальных благ. На этом этапе движения стоимости и смена ее форм опосредуются деньгами в виде вложения их в незавершенное производство, что обеспечивает непрерывность процесса производства.

Созданный в процессе производства готовый продукт включает перенесенную стоимость (овеществленный труд) и вновь созданную стоимость (прибавочный продукт).

В-третьей, фазе кругооборота фондов товарная форма стоимости превращается в денежную и формируется выручка от реализации продукции, а также возникают денежные отношения, связанные с расчетами организациями за реализованную продукцию, с использованием прибыли и с налогообложением.

Для осуществления нормальной деятельности организации требуется непрерывное движение оборотных средств, которые должны находиться на всех стадиях операционного циклах и во всех формах (денежной, производительной и товарной). Отсутствие хотя бы одного из элементов приводит к остановке индивидуального кругооборота средств.

В процессе индивидуального кругооборота средств организации деньги выступают во всех свойственных им функциях: меры стоимости, средства обращения и платежа, а также средства накопления (сбережения).

Функция меры стоимости действует во всех формах проявления товарно-денежных отношений и используется в процессе внутрифирменного планирования и контроля, учета, финансового анализа и ценообразования.

При выполнении функции средства обращения и платежа деньги выступают материальным носителем финансово-кредитных отношений организации с его партнерами и государством. Государство, воздействуя на движение денежной формы стоимости, тем самым влияет и на движение ее в товарной форме. При этом деньги приобретают самостоятельное движение, не имеющее непосредственной связи с движением товара. Однако в каждом случае деньги должны выступать эквивалентом соответствующей массы стоимости, воплощенной в товарно-материальных ценностях. Если этого не происходит, то в хозяйстве образуется цепочка неплатежей со свойственным им бартерным обменом, взаимозачетами и вексельным обращением.

Таким образом, движение денег в наличной и безналичной форме образует денежный оборот организации, которая является объектом регулирования и управления на микро- и макро- уровнях.

В последние годы широкое распространение в России получил термин "денежные потоки". В буквальном понимании этот термин не имеет соответствующего толкования. Вероятно, впервые он был введен финансовыми аналитиками, которые пытались объяснить изменения в денежных средствах в одном периоде по сравнению с другим.

С точки зрения бухгалтерского учета, "денежные средства представляют собой сумму наличных денег в кассе организации, свободные денежные средства, хранящиеся на расчетном, валютном и прочих счетах в банке, а также ценные бумаги и другие денежные средства".

С позиции финансового анализа Бернстайн Л.А. дает определение денежных средств как наиболее ликвидной категории активов, которая обеспечивает предприятию наибольшую степень ликвидности, а следовательно, и свободы выбора.

Становится очевидным, что "денежные средства" - это некий осязаемый актив, в то время как "денежный поток" - это разность между полученными и выплаченными предприятием денежными средствами за определенный период, т.е. это движение денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия.

Для получения прибыли организация необходимо переводить денежные средства в различные активы (запасы), которые, в свою очередь, обращаются в дебиторскую задолженность как часть процесса реализации.

Результаты считаются окончательными и достигнутыми, если приток денежных средств обеспечивает покрытие обязательств организации.

Термин "денежный поток" чаще употребляется в изданиях зарубежных авторов. Российские авторы используют термин "движение денежных средств". Под словом движение (поток) понимается поступление (приток) и выбытие (отток) денежных средств. Такие поступления и выбытия могут относиться к различным видам деятельности. Можно определить различия между притоками и оттоками для каждого вида деятельности.

Вопрос о классификации денежных потоков не достаточно отражен в отечественной литературе, хотя в последние годы был опубликован ряд работ (О.В. Ефимовой, В.В. Ковалева, Е.С. Стояновой, А.Д. Шеремета, Р.С. Сайфулина и др.), освещающих данную тематику. Однако комплексные публикации, посвященные исследованию только данной проблемы, практически отсутствуют.

Для обеспечения эффективного управления денежными потоками необходимо их классифицировать по различным признакам. Самым распространенным классификационным признаком является разделение денежных потоков по видам хозяйственной деятельности.

В соответствии с международными стандартами учета выделяют следующие виды денежных потоков:

1. Денежный поток по операционной (текущей) деятельности.

Он характеризуется денежными поступлениями от продажи товаров и предоставления услуг, поступлениями от аренды, комиссионными и другими доходами. Также этот вид денежного потока отражает платежи поставщикам за товары и услуги, выплаты служащим, занятым в операционном процессе, платежи налоговым органам и страховым фондам, другими платежами, связанными с осуществлением операционной деятельности.

2. Денежный поток по инвестиционной деятельности

Он характеризуется поступлениями и платежами, связанными с продажей имущества организации, привлечения источников долгосрочного финансирования (эмиссия акций, долгосрочные кредиты и займы), с осуществлением реальных портфельных инвестиций долгосрочного характера и другие денежные потоки, обслуживающие инвестиционную деятельность предприятия.

3. Денежный поток по финансовой деятельности организации

Он характеризуется операциями по краткосрочному финансированию организации: кредиты и займы, реализация и выкуп акций; облигационные займы и их погашение, оплата процентов по полученным кредитам и займам, валютные операции, погашение обязательств по векселям и другие.

Такая классификация является условной, хотя и закреплена в международных стандартах. Не всегда можно строго разграничить элементы денежных потоков по видам деятельности, так как часто возникают виды поступлений и выплат, которые сложно интерпретировать. Вопрос в каждом конкретном случае следует решать индивидуально, ориентируясь на принятые в России стандарты бухгалтерского учета.

В нашей стране проблема классификации и оценки денежных потоков находиться в стадии изучения. Очевидно, что принципиально элементы денежных потоков не могут отличаться от мировых стандартов, однако они должны отражать особенности бухгалтерского учета в России.

Можно выделить и другие направления классификации денежных потоков.

По размерам обслуживания хозяйственной деятельности денежные потоки можно разделить на следующие виды:

1. денежный поток по отдельной хозяйственной операции;

2. денежный поток по отдельным структурным подразделениям (центрам ответственности);

3. денежный поток по предприятию в целом.

По направленности движения денежных средств выделяют два основных вида денежных потоков:

1. положительный денежный поток - поступления денежных средств от всех видов хозяйственных операций (приток денежных средств);

2. отрицательный денежный поток - выплаты денежных средств организации в ходе осуществления всех видов хозяйственных операций (отток денежных средств).

По уровню достаточности денежных средств выделяют следующие виды денежных потоков:

- избыточный денежный поток - превышение поступлений денежных средств над потребностью организации в их расходовании.

Наличие избыточного денежного потока свидетельствует о неэффективном использовании денежных средств в организации. Это может привести к "потерям" денежных ресурсов в результате процесса инфляции и упущенной возможности получения дополнительного дохода от их выгодного вложения.

- дефицитный денежный поток - поступление денежных средств значительно ниже потребности организации в их расходовании. Это говорит об ухудшающемся финансовом состоянии организации.

По непрерывности формирования в рассматриваемом периоде времени различают следующие виды денежных потоков организации:

1. дискретный денежный поток - поступление или расходование денежных средств, связанные с осуществлением единичных хозяйственных операций организации в рассматриваемом периоде (приобретение целостного основного средства нематериального актива, поступлением финансовых средств безвозмездно и т.п.);

2. регулярный денежный поток - поступление или расходование денежных средств по отдельным хозяйственным операциям, осуществляемым постоянно по отдельным интервалам этого периода.

3. В основном к регулярным денежным потокам относятся денежные потоки, возникающие в результате операционной деятельности организации.

Эти потоки могут различаться только в рамках конкретного временного интервала. Если рассматривать все денежные потоки при минимальном временном интервале, то все они будут носить дискретный характер. При длительном временном интервале большая часть денежных потоков будет иметь регулярный характер.

Если рассматривать денежные потоки организации с точки зрения концепции оценки стоимости денег во времени, то выделяют:

1. настоящий денежный поток - это денежный поток организации, который планируется получить в будущем, приведенный по стоимости к текущему моменту времени;

2. будущий денежный поток - это денежный поток организации, как единая сопоставимая величина, приведенная по стоимости к конкретному предстоящему моменту времени.

Эта концепция широко используется при решении ряда вопросов бухгалтерского учета, таких, как отражение сделок по аренде, кредиторской и дебиторской задолженности, операций с облигациями и другими ценными бумагами, планирование привлечения капитала и определение его источников, оценка и переоценка активов, начисление пенсий и других.

Предложенная классификация позволит более целенаправленно осуществлять учет, анализ и планирование различных видов денежных потоков в организации.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций в Российской Федерации

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности организации, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции, оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одной организации выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.

В соответствии с п. 1 ст. 140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

В числе объектов гражданских прав ст. 128 ГК РФ называет вещи, включая деньги и ценные бумаги, и иное имущество, в том числе имущественные права. Однако очевидно, что непосредственно вещью можно назвать только наличные деньги - банкноты и монеты (ст. 29 Закона о Банке России), поскольку вещами обычно называют объекты материального мира, т.е. то, что доступно физическому восприятию.

Согласно ст. 140 ГК РФ платежи на территории РФ осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги (банкноты, монеты).

Произведены они могут быть только в одной-единственной форме - путем передачи денежных банкнот и монет одним лицом другому лицу.

Гражданское законодательство устанавливает следующие правила осуществления наличных расчетов дифференцированно в зависимости от того, кто является их субъектом.

1. Граждане могут осуществлять наличные расчеты между собой или с юридическими лицами без ограничений, когда такие расчеты не связаны с осуществлением этими гражданами предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 861 ГК РФ).

2. Граждане могут осуществлять наличные расчеты, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, между собой или с юридическими лицами, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 861 ГК РФ).

3. Юридические лица вправе производить расчеты между собой в наличной форме только в том случае, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 861 ГК РФ).

Компетенцию по организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на Банк России (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)").

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

1. "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47);

2. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года №18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации") (Далее Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

1. прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;

2. ведение кассовой книги и хранение денег;

3. ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Центральный Банк Российской Федерации (далее ЦБ РФ) в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает некоторые условия денежного обращения и разъясняет особенности применения в практической деятельности положений "Порядка ведения кассовых операций", например:

1. Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке";

2. Письмо ЦБ РФ от 17 февраля 1994 года №14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации";

3. Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 "О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью".

Министерство финансов Российской Федерации разрабатывает и утверждает положения о ведении бухгалтерского учета и правила ведения учета хозяйственных операций, обязательные для применения всеми организациями (кроме Центрального Банка Российской Федерации и кредитных организаций), находящимися на территории Российской Федерации.

Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат Российской Федерации - федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

В соответствии с принятым Указанием устанавливается следующее:

1. расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб.;

2. юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений Указания.

Действующей в настоящее время системой нормативного регулирования бухгалтерского учета законодательно установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ.

Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в РФ осуществляется Правительством РФ. Министерству финансов РФ предоставляется приоритетное право регулирования бухгалтерского учета, что заключается в разработке и утверждении положений (стандартов) по бухгалтерскому учету, других нормативных правовых актов и методических указаний по бухгалтерскому учету.

В настоящее время система нормативного регулирования бухгалтерского учета включает в себя нормативные акты и документы четырех уровней:

1 уровень системы - Федеральный закон "О бухгалтерском учете", иные федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ по вопросам бухгалтерского учета

2 уровень системы - Положения по бухгалтерскому учету (далее - ПБУ), устанавливающие основные нормы и принципы бухгалтерского учета, методы оценки активов, обязательств, требования к составу и содержанию показателей бухгалтерской отчетности, методологические основы организации учета различных видов активов и др.;

3уровень системы - методические указания (типовые указания и рекомендации) по ведению учета, подробно раскрывающие конкретные способы и правила ведения бухгалтерского учета применительно к соответствующим ПБУ, другие аналогичные документы (например План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению);

4 уровень системы - рабочие документы конкретной организации (учетная политика организации, рабочий план счетов, график документооборота и т.п.).

Все документы первого и второго уровней системы, а также План счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, Инструкция по его применению и другие документы третьего уровня необходимы бухгалтерам любой квалификации в их повседневной практической работе. Основными рабочими документами четвертого уровня системы, разрабатываемой организациями, являются:

1. приказ об учетной политике организации;

2. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями бухгалтерской своевременности и полноты учета и отчетности;

3. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;

4. формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

5. утвержденный порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

6. график документооборота и технология обработки учетной информации.

Документы, определяющие методологические основы, порядок организации и основные правила ведения бухгалтерского учета в организации России:

1 уровень:

- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г., №129-ФЗ.

2 уровень:

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г. №34н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 06.07.1999 №43н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 09.06.2001 №44н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2001 №26н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Условные факты хозяйственной деятельности" ПБУ 8/01 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 28.11.2001 №96н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 №32н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 №33н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 19.11.2002 №114н);

- Положение по бухгалтерскому учету "Учет финансовых вложений" ПБУ 19/02 (утв. приказом Министерства финансов РФ от 10.12.2002 №126н);

3 уровень:

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 №49);

- Методические рекомендации по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности (утв. приказом Министерства финансов РФ от 30.12.1996 №112);

- Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Министерства финансов РФ от 21.12.1998 №64н);

- Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 №119н);

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (утв. приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 №94н);

- О формах бухгалтерской отчетности организаций (приказ Министерства финансов от 22.07.2003 №67н) и др.

4 уровень:

- Рабочие документы конкретной организации (учетная политика организации, рабочий план счетов, график документооборота и т.п.)

Следует отметить, что система нормативного регулирования бухгалтерского учета постоянно развивается и дальнейшие работы в этом направлении предусмотрены Концепцией развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу, одобренной приказом Министерства финансов РФ от 01.07.2004 г. №180.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом МФ РФ 31.10.2000 г. №94н, предусмотрен активный счет 50 "Касса". К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и др.

Основным субсчетом, используемым для учета наличных денег, будет субсчет 50-1 "Касса организации".

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделения связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение.

Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращения их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах организации, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции упорядочению платежей. Для этого предусматривается специальное оборудование помещений кассы, полная материальная ответственность кассира, имитирование остатков наличных денег в кассе и их расходования, ограничение срока хранения в кассе денег на выплату заработной платы работникам организации, пособий, стипендий и пенсий тремя днями от времени их получения из банка, а также размера и продолжительности использования авансов на хозяйственные и командировочные расходы.

Денежные средства являются наиболее ликвидными активами любой организации правильного и своевременного учета и анализа денежных средств во многом способствует улучшению хозяйственной деятельности организации, а конечном итоге и его финансовому положению.

1.3 Порядок ведения и документирования учета кассовых операций в организациях

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Если организация осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться (сдаваться на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

Для того чтобы установить лимит остатка кассы, необходимо заполнить и утвердить в обслуживающем банке документ "Расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ___ год".

Если организация имеет несколько расчетных счетов в различных банках - достаточно установить лимит остатка кассы в одном из банков. При проверке кассовых операций банк примет лимит, установленный другим банковским учреждением.

Лимит устанавливается сроком на один календарный год. Наличную выручку из кассы можно будет расходовать только на цели, указанные в расчете лимита, поэтому рекомендуем обязательно указывать в качестве цели расхода - "Выплата зарплаты", "Хозяйственные расходы", "Командировочные расходы".

Организация не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Кроме того, ежеквартально организация должна сдавать в банк кассовый план (кассовую заявку). Кассовая заявка служит для того, чтобы учреждение банка могло спланировать движение наличных денежных средств и иметь возможность своевременно удовлетворить потребности своих клиентов, а также для возможности проведения статистического анализа оборота наличных денежных средств в различных отраслях народного хозяйства.

Необходимо заполнять ежеквартально и сдавать в обслуживающем банке документ "Кассовая заявка на ___ квартал ___ года".

Бланки документов для установления лимита остатка кассы, а также кассовую заявку нужно брать в обслуживающем банке.

Формы приходных и расходных кассовых ордеров не могут быть произвольными. Документы, оформление которых не соответствуют требованиям действующего законодательства, не могут быть приняты к учету. Утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":

1. №КО-1 "Приходный кассовый ордер",

2. №КО-2 "Расходный кассовый ордер",

3. №КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов",

4. №КО-4 "Кассовая книга",

5. №КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

6. №ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств".

7. №ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности".

Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

1. по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

2. по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)"

3. по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

4. в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

В организации выдача денег может производиться по удостоверению, выданной данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В расходном кассовом ордере:

1. по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

2. по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".

Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Строка "Документ" обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", вступившим в силу с 26 июня 2003 г., контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В силу пункта 2 статьи 2 названного закона организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Контроль за применением контрольно-кассовой техники возложен на налоговые органы. Они следят за тем, чтобы организация всю наличную выручку пробивали через кассовый аппарат и выдавали покупателям чеки. Выявить нарушение налоговики могут во время выездной проверки. Проводя проверку, налоговики могут затребовать все бухгалтерские документы. Проводить контрольные закупки представители налоговых органов не имеют права, однако такие закупки могут проводить сотрудники милиции (п. 25 ст. 11 Закона РФ от 18.04.1991 г. №1026-1 "О милиции").

Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели контрольно-кассовых машин определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории РФ.

Информация о допускаемых к использованию на территории РФ моделях контрольно-кассовых машин публикуется в печати.

При применении контрольно кассовой техники нужно внимательно относиться к наличию пломб. В случае если на контрольно кассовой машины отсутствует пломба ЦТО, или нечеткий оттиск пломбы механика, обслуживавшего фирму, то фирму привлекут к ответственности за корректировку фискальной памяти.

В соответствии с Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением заказчик бытовых услуг получает за оказанную услугу квитанцию установленного образца или чек с контрольно-кассового аппарата. Наличие квитанции установленного образца для соответствующего вида бытовых услуг не требует наличия контрольно-кассового аппарата. Однако наличие контрольно-кассового аппарата не освобождает производителя услуги от оформления договора (квитанции).

1.4 Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

К организациям, не соблюдающие порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель организации обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

Кассир, согласно законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организацией как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Денежные расчеты при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ, производятся , согласно Закону РФ от 22 мая 2003г. №54-ФЗ.

Кроме ответственности, рассмотренной выше, предусмотрена ответственность согласно Указу Президента РФ от 25 июля 2003 г. №840 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей".

В соответствии с главой 15 "Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг" статья 15.1 "Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций" предусмотрена следующая административная ответственность: нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходовании (неполное оприходовании) в кассу денежной наличности, за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.

1.5 Инвентаризация кассы

Касса (итал. cassa - ящик)- денежная наличность предприятия или организации; подразделение предприятия, осуществляющее операции с наличными деньгами, а также помещение, где расположено такое подразделение, участок бухгалтерского учета, предназначенный для отражения информации о движении наличных денежных средств и денежных документов.

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация кассы преследует следующие задачи:

1. Предотвращение хищения наличных денежных средств из кассы предприятия.

2. Обеспечение соответствия между учетными данными и фактическими показателями.

3. Приведение учета наличных денежных расчетов требованиям, предъявляемым к ведению кассовых операций.

Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. №40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. №18.

Порядок проведения инвентаризации кассы. Для того чтобы провести инвентаризацию кассы, необходимо получить от кассира или иного сотрудника, осуществляющего учет кассовых операций, оборотно-сальдовые ведомости или иные регистры бухгалтерского учета, в которых будет отражен остаток по счету 50 "Касса" на конец текущего дня. Данный остаток и является учетным показателем. После этого комиссия по инвентаризации кассы должна пересчитать денежную наличность, реально находящуюся в кассе предприятия, и сверить полученный результат с учетным показателем.

Возможны следующие варианты:

1. Реальные остатки совпадают с учетными показателями.

2. Реальный остаток больше учетного показателя, что свидетельствует об обнаружении излишка.

3. Реальный остаток меньше учетного показателя, что свидетельствует об обнаружении недостачи.

Для организации самым благожелательным является первый вариант. Ведь совпадение реальной суммы денежной наличности и выведенного учетного остатка по счету 50 "Касса" свидетельствует о правильном отражении кассовых операций в учете и ответственной работе кассира.

Отражение излишка или недостачи

Если в результате инвентаризации выявлена недостача или излишек денежных средств, то должна быть сделана соответствующая бухгалтерская запись. Такие результаты инвентаризации являются неутешительными, потому что излишек или недостача денежной наличности говорят о том, что в учете присутствуют ошибки, отражаются не все операции, возможно, имеет место хищение денежных средств. В случае обнаружения излишка либо недостачи ответственные лица должны провести мероприятия по выявлению причин их образования, а также принять меры по наказанию виновных лиц и предотвращению таких ситуаций в будущем.

Излишек денежных средств в кассе отражается следующей бухгалтерской записью: Дт 50 Кт 91

Согласно данной корреспонденции счетов, излишек денежной наличности приходуется в кассу, тем самым корректируя учетный остаток денежных средств на правильную сумму. Данные денежные средства считаются прочим доходом предприятия, поэтому счет 50 "Касса" корреспондирует со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостача денежных средств должна быть зафиксирована следующей бухгалтерской записью: Дт 94 Кт 50

...