Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Теоретико-методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и хозяйственно-операционным расходам

1.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Воронежавтодор»

2.1 Технико-экономическая характеристика ОАО «Воронежавтодор»

2.2 Документальное оформление учет расчетов с подотчетными лицами

2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

2.4 Рекомендации для учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

Заключение

Литература

Введение

В предпринимательской деятельности часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Денежные средства выдаются подотчет для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские расходы, для покупки продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Выбранная тема является особенно актуальной, так как в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Цель дипломной работы рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами, а также предложить рекомендации совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Для реализации сформулированной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть теоретико-методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами;

изучить учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и представительским расходам;

предложить рекомендации совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Денежные средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, на что расходуются денежные средства.

Объектом исследования является Панинский филиал ОАО «Воронежавтодор».

Основной вид деятельности: ремонт и строительство дорог.

Предмет исследования - бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка используемых источников и приложения.

Теоретико-методологической базой работы выступают труды таких авторов, как Бакаев А. С., Богаченко В. М.

Фактологическую базу исследования составляют регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская отчетность, ОАО «Воронежавтодор» за 2012-2014 гг.

В качестве информационной базы исследования в дипломной работе были использованы Указы президента РФ, законы, постановления, разъяснения Министерства Финансов РФ, а так же регистры синтетического и аналитического учета.

В работе применялись общие методы исследования - анализ научной и учебной литературы, изучение мнения экспертов, специалистов, работников бухгалтерии путем проведения бесед, опросов с целью оптимизации безналичных расчетов.

Теоретическая и практическая значимость настоящей работы заключается в том, что сформулированные в ней выводы и предложения позволят применительно к конкретным организационно-экономическим условиям ОАО «Воронежавтодор» осуществить систему мер, направленных на повышение аналитичности и оперативности ведения учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Теоретико-методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и оформлением расчетов по ним, регламентируются отдельными нормативно-правовыми актами (Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40; Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и т.д.), но ни один из них не содержит определения подотчетных сумм.

Подотчетными суммами понимаются суммы, выданные в установленном порядке должностным лицам авансом на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом должностные лица в установленные сроки представляют обоснованный отчет о произведенных расходах (авансовый отчет) и возвращают неиспользованные суммы. Авансовый отчет составляется по типовой форме, сдается в бухгалтерию с приложением первичных документов и утверждается руководителем организации или другим уполномоченным им лицом [13. с. 250].

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм определяется в учетной политике организации. Кроме этого, руководителем организации издается приказ, регламентирующий проведение расчетов с подотчетными лицами. В приказе обязательно отражаются следующие позиции:

перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственные, канцелярские, представительские и иные расходы. Следует отметить, что приказом не назначаются лица, имеющие право получать под отчет суммы на командировочные расходы. Право получения денежных сумм на командировочные расходы возникает после подписания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;

срок, на который выдаются денежные средства под отчет;

предельный размер подотчетных сумм. Для каждой статьи расходов, а также для различных подотчетных лиц могут быть установлены дифференцированные лимиты. Размер аванса на командировочные расходы ограничивается расчетной величиной, которая складывается из стоимости проезда, квартирных (стоимости найма жилого помещения), суточных и иных расходов, определенных целями поездки. Оплате подлежат также расходы за бронирование места в гостинице. Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (в т.ч. за время вынужденной остановки в пути). К иным расходам относятся такие, как приобретение материальных ценностей, оплата телефонных переговоров, а в случае поездки на служебном автомобиле, запчастей, оплата услуг по ремонту, проезд по платным автомобильным дорогам и др. Для возможности признания таких расходов в целях налогообложения в приказе следует указать на право их осуществления командированным работником.

Подотчетные лица должны быть проинформированы о предельной величине расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, которая в настоящее время составляет 100 тыс. руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).

Подотчетные лица обязаны отчитаться в течение трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки (для командировочных расходов). День возвращения из командировки отражается в командировочном удостоверении.

Выдача аванса работнику осуществляется на основании его письменной заявки на имя руководителя, который при наличии оснований отдает распоряжение о выдаче.

В настоящее время используются два варианта выдачи денежных средств подотчетным лицам - наличными деньгами из кассы и с использованием платежной карты. При этом операции с использованием платежных карт регламентированы Положением «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П. В соответствии с п. 2.5 этого документа с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт.

Банк вправе определить в договоре со страховщиком максимальную сумму наличных денежных средств, которая может быть выдана в течение одного операционного дня. Кроме того, в договоре могут быть предусмотрены условия на случай, когда подотчетным лицом осуществляются операции, сумма которых превышает остаток денежных средств на банковском счете организации (например, на случай предоставления овердрафта и др.).

Выдача корпоративной банковской карточки подотчетному лицу во многом схожа с выдачей аванса. Использование денежных средств по корпоративной карте должно производиться с соблюдением утвержденной руководителем (уполномоченным лицом) заявки подотчетного лица на сумму аванса. При этом подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением первичных расходных документов, оригиналов, квитанций электронных терминалов и банкоматов, иных документов [16. с. 523].

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками вправе расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Также предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Выдача наличных денег под отчет производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров.

Приказом руководителя по предприятию устанавливается круг лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Выдача авансов лицам, не поименованным в приказе, производиться не должна. Приказом может быть также оговорен порядок выдачи работникам подотчетных средств и размеры подотчетных сумм.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен представить авансовый отчет. Отчет представляется в трехдневный срок, если иное не установлено приказом руководителя.

Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Согласно абз. 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

Выбранный вариант установления срока необходимо прописать в нормативном акте организации, например, дополнить приказ п. 3 следующего содержания: «Срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 14 календарных дней, за исключением случаев направления сотрудников в командировку».

Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи.

Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания.

Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

Если сотрудник не возвращает полученные подотчетные денежные средства.

Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм. Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника [9].

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и хозяйственно-операционным расходам

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

Местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляю прочие расходы.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки [27].

Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет. Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

А также работники имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается [13. с. 257].

1.3 Учет расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закон № 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

оформление подготовительных документов;

оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.[17;435]

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря- дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

порядок расходования средств на представительские расходы;

документальное оформление представительских расходов;

порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. Д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия «представительские расходы».

Представительские затраты признаются расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским расходам относят:

на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. «Сверхнормативные» суммы представительских расходов согласно п.42 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст. 318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы:

приказ о проведении приема;

список приглашенных лиц;

список лиц принимающей стороны;

журнал регистрации гостей;

смета расходов на проведение приема;

документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.

Пунктом 2 ст. 93 Налогового (от 03.12.2012 № 231-ФЗ) кодекса определено, что не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы по организации банкетов, досуга, развлечений или отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения.

Для подтверждения произведенных расходов издается приказ на проведение приема.

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного подотчетного лица составляется еще один приказ. Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами распоряжается руководитель [14. с. 253].

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Воронежавтодор»

2.1 Технико-экономическая характеристика ОАО «Воронежавтодор»

Панинский филиал (подразделение) акционерного общества «Воронежавтодор» является составной частью общества и осуществляет на территории Панинского района функции, определяемые акционерным обществом и соответствующие Уставу акционерного общества открытого типа «Воронежавтодор», зарегистрированному 5 сентября 1996 года № 111942 Регистрационной палатой администрации города Воронежа.

Основным видом деятельности является содержание дорог общего пользования, ремонт и строительство дорог общего пользования.

Местонахождение филиала 96140, Воронежская область р.п. Панино, ул. 9-е Января,91.

Филиал в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества (в новой редакции), настоящим Положением, решениями общего собрания и Совета директоров акционерного общества, приказами и распоряжениями Генерального директора общества.

Деятельность филиала строится на основе текущих и перспективных бизнес-планов, утверждаемых Генеральным директором общества по представлению исполнительного директора филиала.

Штатное расписание утверждается Генеральным директором общества по представлению исполнительного директора филиала.

Директор филиала самостоятельно распределяет между работниками филиала премии и другие денежные средства, выделенные обществом по результатам хозяйственной деятельности филиала и предусмотренные сметой расходов филиала.

Трудовые отношения исполнительного директора филиала с обществом регулируется индивидуальным договором (контрактом).

Ревизия деятельности филиала осуществляется ревизионной комиссией общества (внутренний аудит), а также сторонним аудитором (внешний аудит).

Полное фирменное наименование Общества Акционерное общество открытого типа «Воронежавтодор», Сокращенное наименование Общества ОАО «Воронежавтодор»,

Местонахождение Общества: Российская Федерация, г. Воронеж. Почтовый адрес: 394068, г. Воронеж, ул. Революции 1905 года, 82.

Общество является единым производственно-хозяйственным комплексом, призванным на основании договоров подряда осуществлять проектирование, содержание, ремонт, реконструкцию и строительство автомобильных дорог и сооружений на них, других объектов дорожного хозяйства.

Общество имеет в своем составе структурные единицы не являющиеся юридическими лицами действующие в соответствии с Положением о них и имеющие расчетные счета в банке (открываемые по ходатайству Общества), согласно приложению.

Подразделения (отделения) осуществляют свою деятельность от имени Общества.

Исполнительные директора назначаются Советом директоров по представлению Генерального директора.

Основные элементы учетной политики предприятия. Бухгалтерский учет ведется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. В функции главного бухгалтера входит исполнение, контроль, соблюдение требований, предъявляемых к документообороту и разработка предложений по его совершенствованию. В состав бухгалтерии входят 3 человека и каждый отвечает за свой участок.

Бухгалтерский учет ведется в журнально-ордерной форме с использованием программы 1С- Бухгалтерия. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных учетных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции. При этом применяются типовые междуведомственные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлениями Госкомстата РФ. Также для оформления финансово-хозяйственных операций применяются формы первичных учетных документов, разработанные и утвержденные предприятием. Для ведения бухгалтерского учета используется рабочий план счетов, содержащий необходимые синтетические счета.

Инвентаризация имущества и обязательств проводится в соответствии с утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». подотчетный синтетический аналитический расход

Малоценные объекты основных средств стоимостью не более 40 000 руб., а также книги, брошюры и другие издания списываются по мере отпуска их в эксплуатацию.

Ежегодная переоценка основных средств не производится.

Приобретенные материалы отражаются по фактической себестоимости. Для определения размера материальных расходов при списании сырья и материалов в производство применяется метод оценки по средней себестоимости.

Учет затрат на производство ведется с подразделением на прямые, собираемые по счету 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательное производство», и косвенные, отражаемые по дебету счетов 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». В конце отчетного периода косвенные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в результате распределения : дебет счетов 20 или 23 - кредит счетов 25 или 26 по принадлежности.

Учет готовой продукции ведется на счете 43 «Готовая продукция» с использованием счета 40 «Выпуск продукции». В учете готовая продукция оценивается по нормативной (плановой) производственной себестоимости.

Выручка для целей исчисления налога на прибыль определяется по «методу начисления». Рассмотрим основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности исследуемого предприятия на основании приложения 1. и представим в виде таблицы 1.

Таблица 1- Основные финансово-экономические показатели хозяйственной деятельности ОАО «Воронежавтодор» за 2012-2014 годы

Показатель тыс. руб.	Годы	Отклонение(+/-)	Темп роста, %
	2012	2013	2014	2013 г. от 2012 г.	2014 г. от 2013 г.	2013 г. от 2012 г.	2014 г. от 2012 г.
Выручка от реализации товаров, работ, услуг	14507359	29362562	50969284	14855203	21606722	202,40	173,59
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг	-19509753	-30931500	-51026912	11421747	20095412	158,54	164,97
Прибыль от продаж	-5002394	-1568938	-57628	3433456	1511310	31,36	3,67
Рентабельность продаж	-0,34482	-0,05343	-0,00113	0,29139	0,0523	15,50	2,11
Прибыль до налогообложения	-5247157	-2634668	-2893100	2612489	-258432	50,21	109,81
Чистая прибыль	-4259091	-2404687	-2662328	1854404	-257641	56,46	110,71
Среднегодовая численность работников	72	56	52	-16	-4	77,78	92,86
Среднегодовая производительность труда	162535	188612	184316	26077	-4296	116,04	97,72
Расходы на оплату труда	4432088	4454311	5971033	22223	1516722	100,50	134,05
Среднегодовая заработная плата	120420	151200	114828	30780	35287	125,56	144,36

Выручка в анализируемом предприятии в 2014 г. увеличилась на 21606722 и 173,59 %. Наблюдается незначительное повышение показателя себестоимости по сравнению с предыдущем годом 20095412 тыс. руб. и на 164,97 %, что повлияло на величину валовой прибыли и вызвало ухудшение финансового положения.

Наблюдается снижение показателя рентабельности продаж, его значение свидетельствует о том, что на один рубль полученной выручки от продажи приходится в 2014 г. 0,05 коп. убытка, а в предыдущем году 0,29 коп.

Анализируя динамику видно, что финансовый результат представлен в виде убытка в течение трех последующих лет, так в 2012 г. получен убыток в размере 4259091 тыс. руб. Следует отметить положительную динамику в 2011 г. 2404687 тыс. руб. на 556,46 % меньше. Однако в 2014 г. убыток составил 2662328 тыс. руб. ,110,71 % больше, чем в 2013 г. Это, связано, прежде всего, с резким ростом себестоимости, так в 2014 г. 51026912 тыс. руб. на 164,97 %, чем в 2013 г. 30931500 тыс. руб.

Среднесписочная численность работников на 31.12.2014 года составляет 52 человека, уменьшение численности на 16 человек по сравнению с 2011 г. связано с проведением мероприятий по оптимизации расходов предприятия и приведения численности работников филиалов к одному уровню в зависимости от километров обслуживаемых дорог и необходимого технического оснащения.

В связи с изменением правил приемки работ по государственному контракту на содержание автомобильных дорог и мостовых сооружений вместо планового финансирования, финансирование по факту выполненных работ) многие затраты филиала не были приняты Управлением дорог и дорожной отрасли по Воронежской области. А также, несмотря на увеличение цен электроэнергии, ГСМ, щебня, битума и прочих материалов - расценки на содержание километра дорог остались неизменными, что повлекло убыток от основной деятельности по содержанию дорог.

2.2 Документальное оформление учет расчетов с подотчетными лицами

Рассмотрим документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы в ОАО «Воронежавтодор».

В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем предприятия. Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке. В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов.

На основании приказа в бухгалтерии составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

Утвержденная руководителем смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный кассовый ордер (РКО) .

На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.

Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет - это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных расходов за время командировки. Фактические расходы, отражаемые в авансовом отчете, требуют документального подтверждения приложение 2. Поэтому заполняется авансовый отчет на основании приложенных к нему первичных документов.

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

наименование организации;

отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;

номер и дату составления авансового отчета;

цель полученного аванса - командировочные расходы;

величину полученных из кассы денежных средств;

сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;

сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).

Прежде чем заполнить последние два показателя, подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета на основании имеющихся документов.

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

В случае если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.

Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации.

Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов).

Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.

Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров для проведения общего собрания акционеров. При составе делегации свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации. Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы:

приказ о проведении приема;

список приглашенных лиц;

список лиц принимающей стороны;

журнал регистрации гостей;

смета расходов на проведение приема;

документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.

А также п. 2 ст. 93 Налогового кодекса определено, что не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы по организации банкетов, досуга, развлечений или отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения».

Для подтверждения произведенных расходов издается приказ на проведение приема. Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. [15. с. 258].

2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с рабочими по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы (в ред. Приказа Министерства Финансов РФ от 18.09.2006 № 115н.). Аналитически учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Таблица 2 - Основные хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами

Наименование хозяйственной операций	Проводки
	Д	К
Выдан аванс подотчетному лицу	71	50
Получен авансовый отчет с приложением первичных документов, в т.ч. по следующим расходам:
-отправка почтовой корреспонденции;	26	71
-приобретение канцелярских принадлежностей	10	71
Сдан в кассу неиспользованный остаток аванса	50	71
Выдан аванс на приобретение проездных билетов	71	50
Сдан авансовый отчет по приобретенным проездным билетам. Билеты зарегистрированы в журнале	50.3	71
Выданы билеты каждому командированному сотруднику.	71	50.3
Выдан аванс каждому командированному сотруднику	71	50
Сданы авансовые отчеты	26	71
Выдан перерасход каждому командированному сотруднику	71	50
НДФЛ с суточных сверх нормы по каждому сотруднику	70	68.1
Отражены представительские расходы на проведение банкета	44	71
Получение для командировки валютных средств	71	52
Оплата подотчетных сумм чеками	71	55
Возмещение долга по подотчетным суммам	70	71

Для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете 71, предназначен журнал-ордер № 7.

В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.

Для получения синтетических данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.

Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.

Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки.

Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата [16. с. 453].

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

При аудите расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит:

правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие документов для обоснования произведенных расходов;

правильность оформления командировочных документов и соответствие произведенных расходов установленным нормам;

соответствие выдачи под отчет денежных сумм установленным внутренним правилам организации.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются первичные и сводные документы. Для наглядности представим информационную базу аудита подотчетных средств в виде рисунка 1.

Рисунок 1 - Схема движения бухгалтерской информации по счету 71

Основные нарушения злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия [16, c. 314].

2.4 Рекомендации для учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованного предприятия, на участке бухгалтерской работы, связанном с учетом расчетов подотчетных лиц существуют отдельные проблемные моменты, которых можно было бы избежать.

При расчетах с подотчетными лицами необходимо правильно отнести расходы подотчетных лиц на статью расходов. Для того что бы правильно отнести расходы по командировке на себестоимость. Сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье «услуги связи».

Телефонные переговоры оплачиваемые работнику без предоставления указанных документов относятся на счета учета затрат по субсчету «исключаемые из себестоимости при налогообложении».

Учитывая недостаточность российской экономической можно относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Для того, что бы при отсутствии командировочного удостоверения не возникли ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

порядок представления авансовых отчетов;

запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

К учету нельзя принимать авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

...