Учет расчетов с подотчетными лицами

Ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе.

Находясь в командировке, подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. Организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. Документально подтвержденные расходы понимаются как затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

В случаи НДС счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Сумма представительских расходов в исследуемой организации незначительная. Отчет составлен по форме, однако отсутствует распоряжение, в котором дается задание на организацию представительского мероприятия, устанавливаются сроки проведения, а также назначается лицо, ответственное за проведение [26. с. 14].

Проверка представительских расходов в ОАО «Воронежавтодор» показала, что нормативная величина не превышена. Так в первом полугодии 2014 г. представительские расходы составили 2270 руб. В марте 2014 г. общество принимало представителей заказчиков. Расходы составили: буфетное обслуживание 1180 руб., включая НДС 180руб., транспортное обслуживание представителей 590 руб., включая НДС 90 руб., оформление зала 500 руб. Бухгалтер ОАО «Воронежавтодор» составил акт об отнесении затрат к представительским расходам таблица 3.

Таблица 3 - Акт об отнесении затрат к представительским расходам

Оптимизируя учет расходов, нужно помнить о трех обязательных составляющих это: официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат ОАО «Воронежавтодор» рекомендуется ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

Также бухгалтеру необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом [24, c. 215].

С 1 января 2008 г. согласно установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По результатам опроса бухгалтеров можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.

В итоге, проблема-лидер - это доказательство экономической обоснованности командировочных расходов, чтобы учесть их при расчете налога на прибыль.

Вторая по значению проблема - это документальное подтверждение затрат. И хотя ни бухгалтеры, ни аудиторы не считают трудности с документами первостепенными, большинство арбитражных разбирательств возникает именно из-за бумажных конфликтов. Причин тут несколько. Во-первых, командированные сотрудники часто забывают представить в бухгалтерию те или иные оправдательные документы. А во-вторых, для инспекторов даже самый мелкий недочет в оформлении документов - это повод начислить недоимку и штрафы.

Третья важная проблема - удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных.

И, наконец, замыкают список главных проблем сложности с вычетом НДС по билетам и услугам гостиниц, а также со списанием представительских расходов при командировках. Представим данные результатов опроса в виде рисунка 2.

Рисунок 2 - Значимость проблем, выявляемых при учете расчетов с подотчетными лицами

В ходе исследования предлагаются следующие пути решения данных проблем.

«Любимый» документ налоговиков при проверке расходов на служебные поездки - это командировочное удостоверение. Сегодня аудиторы повсеместно не признают расходы по командировкам, которые не подтверждены удостоверениями.

Помимо командировочного удостоверения налоговики во время проверок большое внимание уделяют бумагам, подтверждающим расходы на проезд, проживание, питание и услуги связи, а также документам, подтверждающим загранкомандировки.

Суточные в пределах законодательно установленных норм НДФЛ не облагаются.

Проверяющие с завидным упорством настаивают, что по НДФЛ надо применять норматив 700 руб. в день для командировок по России, для поездок за границу - 2500 руб. в день. И с тех сумм, которые данный лимит превышают, необходимо платить НДФЛ (ст. 217 НК РФ согласно редакции п. 3 ст. 217 НК РФ).

Проверяющие не разрешают вычет НДС по билетам и услугам гостиниц.

При отсутствии счета-фактуры разрешается принимать к вычету НДС по проезду и проживанию, только если сумма налога выделена в билетах и счетах гостиницы отдельной строкой.

Аудиторы не признают представительские расходы командированных сотрудников.

Для того чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:

закрепить размер суточных в кадровых документах;

снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;

получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;

отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;

оформить авансовый отчет.

Заключение

В дипломной работе раскрыты понятие и формы учета расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами осуществляется с помощью авансового отчета, чеков, расходных кассовых ордеров.

Учет расчетов с подотчетными лицами рассмотрен на примере ОАО «Воронежавтодор».

По результатам анализа основных экономических показателей ОАО «Воронежавтодор» можно сделать вывод, что финансовое положение предприятия на 1 января 2015 года оценивается как предкризисное. Выручка в анализируемом предприятии в 2014 г. увеличилась на 21606722 и 173,59 %. Наблюдается незначительное повышение показателя себестоимости по сравнению с предыдущем годом 20095412 тыс. руб. и на 164,97 %, что повлияло на величину валовой прибыли и вызвало ухудшение финансового положения.

Для улучшения сложившегося финансового положения предприятию предлагается принять меры по снижению прочих расходов, уменьшить расходы за счет чистой прибыли. Увеличить рынок сбыта путем поиска более выгодных сегментов рынка и изучения цен конкурентов, а также увеличение выручки не только от основного вида деятельности, но и от коммерческих операций.

Рассмотрено также документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии.

В результате проведенного исследования в дипломной работе были сделаны следующие выводы:

Денежная наличность подотчетным лицам выдается на следующие цели:

операционные расходы;

административно-хозяйственные расходы;

служебные командировки.

Выдача наличности в подотчет производится :

только тем сотрудникам, список которых утвержден руководителем;

после полного расчета сотрудника по ранее полученным подотчетным суммам;

не ранее наступления действительной надобности в расходах, размер которой утверждается руководителем.

Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованного предприятия, на участке бухгалтерской работы, связанном с учетом расчетов подотчетных лиц существуют отдельные проблемные моменты, которых можно было бы избежать.

При расчетах с подотчетными лицами необходимо правильно отнести расходы подотчетных лиц на статью расходов.

Необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет.

Так же при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров), для возмещения НДС из бюджета.

По результатам анализа расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии, можно сделать вывод, что в большинстве случаев сотрудники постоянно создают проблемы с документами по командировкам. Это зачастую происходит из-за несерьезного отношения многих сотрудников к сбору подтверждающих документов, что нередко приводит решению этих проблем в суде.

Для того, чтобы идеально подтвердить расходы на командировку следует:

закрепить размер суточных в кадровых документах;

снабдить сотрудника командировочными документами по установленным формам;

получить от сотрудника все возможные подтверждающие документы;

отметить удостоверение, оформить отчет о выполнении задания;

оформить авансовый отчет.

В результате проделанной научно-исследовательской работы предложены рекомендации по учету расчетов с подотчетными лицами. Надеемся, что предложенные мероприятия помогут укрепить контроль учета расчетов с подотчетными лицами базового предприятия и оптимизировать труд работников бухгалтерии.

Литература

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. [Электронный ресурс] / СПС «Консультант Плюс».

2. Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об аудиторской деятельности» [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

3. О Центральном банке Российской Федерации: федеральный закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ (ред. от 28.12.2013) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

4. О бухгалтерском учете: федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ [Электронный ресурс] / СПС «Консультант Плюс».

5. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 03.02.2014) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

6. Гражданский кодекс Российской Федерации: части первая, вторая и третья: от 26.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 28.12.2013) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

7. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.12.2013) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

8. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.12.2013) (с изм. и доп., вступ. в силу с 30.01.2014) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс»

9. «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2013 год» (приложение к письму Минфина России от 29.01.2014 № 07-04-18/01) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

10. Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности: Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696 (ред. от 02.08.2010) [Электронный ресурс] /СПС «КонсультантПлюс».

11. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций утв. Приказом МФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010).

12. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: приказ Минфина России от 29.07.1998 г. N 34н (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010г. №186н).

13. Богаченко В.М. Бухгалтерский учет: учебное пособие/В.М. Богаченко, Н.А. Кирилова.- Изд. 18-е, доп. и переработ. - Ростов н / Д: Феникс, 2014. - 461 с.

14. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: учебник / Ю.А. Бабаев. - М.: ЮНИТИ- ДАНА, 2012. -385 с.

15. Белов А.А., Бухгалтерский учет: учебное пособие./ А.А. Белов.- М.: Книжный мир, 2011. -748 с.

16. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебник / Н.П. Кондраков. - М.: Инфра - М, 2012. - 717с.

17. Любушин Н.П. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: учеб. пособие / Н.П. Любушин.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.-448 с.

18. Мельник М.В. Экономический анализ в аудите: учеб. Пособие: / М.В. Мельник . - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 543 с.

19. Подольский В.И. Аудит: учебник / В.И. Подольский.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 744 с.

20. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: учебник / А.Д. Шеремет, В,П, Суйц. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 410 с.

21. Аманжолова Б.А., Зайцева О.П., Шахманова Б.А. Искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности: причины, терминология, выявления / Б.А. Аманжолова, О.П. Зайцева, Б.А. Шахманова. // Аудиторские ведомости.- 2011. - № 2. - С. 18 - 25.

22. Галкина Е.В. Аналитические процедуры в аудиторской деятельности / Е.В. Галкина. // Аудитор.- 2012. - № 8. - С. 13 - 19.

23. Гутцайт Е.М. Аудит и другие науки. // Аудитор. - 2013. - № 10. - С. 15 - 26.

24. Руденко И.В. Уровень существенности в аудите: методы определения / И.В. Руденко // Аудиторские ведомости. - 2011. - №14. - С. 16 - 22.

25. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами / А.В. Грищенко. // Аудиторские ведомости. - 2012. - №2. - С. 23-28.

26. Бычкова С.М. Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами / С.М. Бычкова. // Аудиторские ведомости. - 2012. - №9. - С. 14-22.

27. Яковлева В. Учет подотчетных сумм / В. Яковлева // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2013. - 26 марта.

28. Международный стандарт аудита 570 «Непрерывность деятельности» // Бизнес Консенсус. URL: http://www.consensus-audit.ru/audit-info/article/mezhdunarodnyie-standartyi-audita-uchebnik/7/9/.

29. Аузан А.А. Институциональная экономика [Электронный ресурс]. URL: http://esquire.ru/auzan/ (дата обращения: 23.04.2013).

30. Спесивцева С.Н. Роль и место аудита как вида профессиональных услуг в развитии предпринимательства в России [Электронный ресурс] // Проблемы современной экономики. 2011. № 4 (40). URL: http://www.m-economyru/art.php?nArtId=3818/ (дата обращения: 26.04.2013).

Размещено на Allbest.ru