Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных накладных, приходных накладных, актов о приемке материалов. В графе «Примечание» записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др. В журнал записывают только акцептованные счета- фактуры.

Акцептованные счета с указанием регистрационного номера по журналу учета поступающих грузов передают в бухгалтерию. В бухгалтерии поступившие счет - фактуры записывают в журнал-ордер №6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Журнал-ордер заполняется в три этапа.

На первом этапе записи в журнал делают при поступлении акцептованных счет - фактур других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер платежного требования-поручения (счет - фактуры). Наименование поставщика, сумму акцепта счет - фактуры. Затем счет-фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения - при поступлении ценностных от прочих поставщиков.

На втором этапе запись в журнал производят на основании поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов. В журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению разрезе корреспондирующих счетов по учету товарно-материальных ценностей или затрат на производство.

Приходные документы должны быть тщательно проверены и соответствовать количеству материальных ценностей в счет - фактуре. Если при приемке грузов выявляют недостачу или порчу ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании акта приемки материалов и расчета суммы претензии, сумму претензии списывают с кредита счета 671 в дебет счета 334 «Прочие». Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа.

В журнале отражают также операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным по работам и оказанным услугам (ремонт основных средств, перевозки грузов, представление воды, тепла, электроэнергии). При записи в журнал данных счета-фактуры, предъявленного за работы или услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов - потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов, сделанной бухгалтерией на счет - фактурах поставщиков [27, c 30].

На третьем этапе в журнале отражают оплату счетов-фактур. Отметки об оплате делают на основании выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается дата оплаты счета в какого счета произведена оплата (431,441,451,421). Если с поставщиками и подрядчиками заключен договор о взаиморасчетах, то только сна основании письма от поставщика производят разноску в журнал-ордер на взаиморасчет.

За приобретенные товары, оказанные услуги и выполненные работы с поставщиками и подрядчиками можно погасить задолженность следующим способами:

· за наличный расчет;

· на безналичный расчет.

При оплате поставщику за наличный расчет выписывается расходно-кассовый ордер, где указываются все реквизиты получателя. В случае, если поставщик может предоставить квитанцию приходно-кассового ордера и фискальный чек, то это прикладывается к расчетно-кассовому ордеру. Если эти документы не предоставляются, то поставщик должен предоставить доверенность на получение наличных с денег в подтверждение того, что частное лицо является сотрудником фирмы.

При безналичном расчете оплата поставщику осуществляется платежным поручением, где указываются все реквизиты поставщика.

В конце месяца в журнале подсчитывают итоги и выводят остатки по неоплаченным счетам.

Заключение журнала производят по четырем сторонам: начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.

В журнале по учету расчетов с поставщиками содержатся сводно-контрольные данные, которые расшифровывают остаток по счету 671 на конец месяца.

3.2 Синтетический учет

Для отражения операций расчетов по поставкам бухгалтерском учета применяется определенный перечень нормативных актов РК, регулирующие правила записей информации в регистрах, учета и предоставление определенной отчетности. Основным нормативным документов в этом процессе является план счетов бухгалтерского учета.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками предусмотрен счет 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на котором обобщается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

· полученные товарно-материальные запасы, и внеоборотные активы, выполненные работы и потребленные услуги, включая расходы по доставке или переработке товарно-материальных запасов;

· полученные товарно-материальные запасы и внеоборотные активы, работы и услуги, по которым расчетные документы от поставщиков и подрядчиков не поступили;

· излишки товарно-материальных запасов и внеоборотных активов, выявленных при их приемке.

По кредиту счета 671 отражается:

· стоимость приобретенных товарно-материальных запасов, внеоборотных активов и др., а также стоимость услуг и по их доставке и переработке на стороне - в корреспонденции с соответствующими счетами учета товарно-материальных запасов, внеоборотных активов и др.

· стоимость принятых работ и потребленных услуг - в корреспонденции со счетами 811 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг), 821 «Общие и административные расходы»

· сумма налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) - в корреспонденции со счетом 331 «Налога на добавленную стоимость»;

· сумма обнаруженных недостач сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества при приемке на склад поступивших акцептованных товарно-материальных запасов внеоборотных активов, а также несоответствие цен, обусловленные договором, и арифметические ошибки - в корреспонденции со счетом 334 «Прочие».

По дебету счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражающие суммы оплаченных счетов и суммы зачетов предварительно выданным авансом в корреспонденции с соответствующими счетами учет денежных средств (431,432,441,451, и 351 «Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов», 352 «Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг» [23, c 388].

Счет 671 кредитуется после того, как на склад покупателя поступили товарно-материальные запасы, или приняты работы и услуги заказчиком. Отражение этих операций на счетах затрат на производство возможно, если во время выполнения работ, предоставления услуг совпадает с их производством.

Суммы отражения по кредиту счета 671 зависит также от соответствия сроков поступления материальных ценностей и платежных документов. С 1 января 2006 года в соответствии с действующим Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» начался очередной этап перехода на МСФО, который охватывает большинство казахстанских предприятий. Процесс перехода на МСФО далеко не прост и зачастую сопряжён со многими проблемами и вопросами. Освоение МСФО требует серьёзного, большого и кропотливого труда. С 1 января 2006 года почти все организации должны составлять финансовую отчётность в соответствии с международными стандартами финансовой отчётности. Практическая реализация данного требования законодательства вызывает множество вопросов. Многие из них рассматриваются на страницах известных изданий. На большинство вопросов однозначных ответов всё ещё нет. В РК в соответствии с п.5 ст.3 Закона РК «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности» уполномоченный орган разрабатывает и утверждает новые планы счетов бухгалтерского учёта и методические рекомендации к ним. В соответствии с ст.6 этого Закона операции и события отражаются на синтетических счетах способом двойной записи в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учёта. Порядок ведения аналитического учёта устанавливается предпринимателем или должностным лицом юридического лица, которое в соответствии с законодательными актами РК и учредительными документами осуществляют текущее руководство и ведение дел исходя из потребностей предпринимателя или организации.

НА основании инструкции каждая компания РК должна разработать свой рабочий план счетов исходя из специфики своей рабочей деятельности и потребностей1 в информации для принятия различных экономических решений и используя общие правила формирования. Так счета должны быть представлены по степени убывания ликвидности. Ликвидность, способность активов обращаться в денежные средства или непосредственно использоваться в качестве средства обращения. Чем быстрее может актив превратится в денежные средства, тем он более ликвиден. План счетов начинается со счетов денежных средств, затем идут счета краткосрочных финансовых инвестиций, счета краткосрочной дебиторской задолженности и так далее по степени возможности превращения в денежные средства. При разработке рабочего плана счетов компания может открывать как синтетические так и аналитические счета. Совокупность всех счетов используемых компанией, представляет собой Главную книгу.

Тема данной дипломной работы «Учёт и анализ расчётов с поставщиками и подрядчиками», данный вид расчётов учитывается согласно Генеральному плану счетов по МСФО на счёте 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», и находится в разделе «Краткосрочная кредиторская задолженность» (по поставщикам).

3.3 Расчет претензий к поставщику

Чтобы сократить до минимума возможность возникновения спорных ситуаций по договорам поставки, бухгалтеру необходимо до его заключения:

проэкспертировать подготовленный проект договора на предмет соответствия его существенных условий требованиям действующего законодательства;

определить критерии перехода права собственности на поставляемый товар от поставщика к получателю;

указать конкретный порядок расчета с поставщиками, в т.ч. и порядок возврата авансовых платежей (предоплаты);

определить четкий порядок приемки поставляемых товаров по количеству и качеству;

предусмотреть виды и объем ответственность сторон за невыполнение договорных обязательств;

определить конкретный способ обеспечения исполнения договорных обязательств [5, с 100].

Доступный порядок рассмотрения хозяйственных споров сегодня не является обязательным (изменения в Гражданский процессуальный кодекс РК внесены Законом РК от 11.07.2004 г. № 238-II), однако отсутствуют и правовые нормы, которые запрещали бы его осуществление. С учетом этого игнорировать процедуру досудебного урегулирования возникших недоразумений по договорам не следует.

Претензии по договорам поставки чаще всего возникают в случае поставки некачественных или некомплектных товаров [1, с 427].

Компания получатель имеет возможность в соответствии с положениями ст. 428 и 471 Гражданского кодекса РК по своему выбору потребовать от поставщика:

1) соразмерного уменьшения покупной цены (стоимости поставки);

2) безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;

3) возмещения своих расходов на устранение недостатков товара;

4) замены товара ненадлежащего качества на товар, соответствующий договору;

5) отказа от исполнения договора и возврата уплаченной за товар денежной суммы.

Кроме того, п. 1 ст. 473 Гражданского кодекса РК предусматривает: Если поставщик не поставил предусмотренное договором количество товара либо не выполнил требования покупателя о замене товара ненадлежащего качества или о доукомплектовании товаров в установленный срок, покупатель вправе приобрести недопоставленные товары у других лиц, с отнесением всех необходимых и разумных расходов по их приобретению на поставщика.

Для подтверждения неисполнения поставщиком принятых на себя обязательств (поставка некачественного либо не в полном объеме товара) у компании получателя должны быть подтверждающие первичные документы [9].

Приказом Министерства финансов РК от 19.03.2006 г. № 128 утверждены типовые формы первичных документов. Так, при приемке основных средств и товарно-материальных запасов компания - получатель составляет акт (накладную) приемки-передачи основных средств по форме ОС-1, акт о поступлении оборудования (форма ОС-10 или ТМЗ-8), акт о приемке ТМЗ (форма ТМЗ-4).

В случае выявления недостачи и дефектов получателем заполняются соответствующие строки и графы.

Акты визируются членами комиссий и представляют собой документы, подтверждающие неполное исполнение поставщиком обязательств.

В соответствии с положениями ст. 466 Гражданского кодекса РК покупатель должен незамедлительно письменно уведомить поставщика о выявленных при осмотре недостатках или несоответствиях товара условиям договора.

В случае недостижения урегулирования конфликта в досудебном порядке покупатель имеет право обратиться в компетентный орган.

Для взыскания в результате неисполнения деловым партнером обязательств по договору поставки в судебном порядке покупатель должен подготовить и предоставить в суд вместе с исковым заявлением документальные обязательства, подтверждающие:

нарушение поставщиком принятых по договору обязательств;

причинную связь между понесенными убытками и неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств;

размер убытков (реального ущерба и упущенной выгоды), возникших у истца в связи с нарушением ответчиком своих обязательств [5, с 101].

Следует иметь в виду и возможность одностороннего отказа от исполнения договора в случае его существенного нарушения одной из сторон. Пункт 2 ст. 476 Гражданского кодекса РК определяет «Нарушение договора поставщиком предполагается существенным в случаях:

1) поставки товара ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;

2) неоднократного нарушения сроков поставки товара.

Согласно п. 3 нарушение договора покупателем предполагается существенным в случаях:

1) неоднократного нарушения сроков оплаты товаров;

2) неоднократной невыборки товаров.

Согласно п. 4 Соглашением сторон могут быть предусмотрены иные основания одностороннего отказа от исполнения договора или одностороннего его изменения.

Согласно п. 5 Договор поставки считается расторгнутым или измененным с момента получения стороной уведомления другой стороны об изменении или одностороннем отказе от исполнения договора, если иной срок расторжения или изменения договора не предусмотрен в уведомлении либо не определен соглашением сторон.

Порядок исчисление убытков при расторжении договора регламентируется ст. 477 Гражданского кодекса РК, которая гласит:

1. Если в разумный срок после расторжения договора, вследствие нарушения обязательства продавцом, покупатель купил товар взамен предусмотренного договором у другого лица по более высокой, но разумной цене, он может предъявить продавцу требование о возмещении убытков в виде разницы между установленной в договоре ценой и ценой по совершенной взамен сделке.

2. Если в разумный срок после расторжения договора, вследствие нарушения обязательства покупателем, продавец продал товар другому лицу по более низкой, чем предусмотренная договором, по разумной цене, продавец может предъявить покупателю требование о возмещении убытков в виде разницы между установленной в договоре ценой и ценой по совершенной взамен сделке.

3. Если после расторжения договора по основаниям, предусмотренным пунктами 1 и 2 настоящей статьи, не совершена сделка взамен расторгнутого договора и на данный товар имеется текущая цена, сторона может предъявить требование о возмещении убытков в виде разницы между ценой, установленной в договоре, и текущей ценой на момент расторжения договора.

Текущей ценой признается цена, обычно взимавшаяся при сравнимых обстоятельствах за аналогичный товар в месте, где должна быть осуществлена передача товара.

Если в этом месте не существует текущей цены, может быть использована текущая цена, применявшаяся в другом месте, которая может служить разумной заменой, с учетом разницы в расходах по транспортировке товара.

4. Удовлетворение требований, предусмотренных пунктами 1 - 3 настоящей статьи, не освобождает сторону, не исполнившую обязательства, от возмещения иных убытков, причиненных другой стороне…» [9]

Заключение

Грамотно составленный договор поставки может избежать ошибок, которые впоследствии могут привести к значительным экономическим потерям и длительным судебным тяжбам. Особенно это касается международных договоров поставки, т.к. единого международного права по поставке товаров не существует, и стороны могут добиваться включения в договор индивидуальных условий только в рамках разрешаемой свободы договора. Знание правовых норм позволит бухгалтеру своевременно обнаружить недоработки экспертируемого проекта договора поставки и своевременно внести необходимые изменения и дополнения.

Завершая рассмотрение анализа, необходимо учесть, что такой анализ позволяет разработать конкретные меры по улучшению организации расчётов:

улучшить меры, направленные на укрепление договорной дисциплины;

устранить недостатки в первичном учете. Для этого устаревшие формы товарно-транспортных накладных следует заменить на новые ведомственные специализированные формы, при этом в них заполнять все необходимые реквизиты. Книги покупок и продаж должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью;

регулярно составлять прогнозы поступлений от покупателей и платежей поставщикам с целью оценки достаточности денежных средств на определенный период и принятия соответствующих управленческих решений;

повысить требовательность к соблюдению покупателями расчетной дисциплины. В связи с этим рекомендуется применять форму расчетов платежными требованиями-поручениями, которые обеспечивают обязательный платеж покупателя при наличии средств на его счете;

необходимо следить за соотношениями дебиторской и кредиторской задолженности: значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных (как правило, дорогостоящих) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

контролировать политику диверсификации в отношении дебиторов, т.е. ориентироваться на увеличение их количества для уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями;

постоянно контролировать состояние расчетов по просроченной задолженности;

производить классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

воздействие на неаккуратных плательщиков путём применения аккредитивных форм расчётов или передачи неоплаченных ценностей на ответственное хранение;

меры по улучшению претензионной работы предприятия, неуклонному соблюдению установленных сроков платежей, внедрению наиболее прогрессивных форм расчётов, соответствующих особенностям деятельности анализируемого предприятия и изысканию путей для ускорения оборачиваемости оборотных средств в сфере обращения;

имея оперативные данные по просроченной задолженности, необходимо начинать претензионную работу, т.е. высылать уведомления - претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;

разрабатывать разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств.

Заключая договор, необходимо не упустить ничего, что считаете важным, начиная с названия и заканчивая реквизитами сторон. В тоже время быть бдительным: не принимать на себя тех обязательств, которые не сможете выполнить.

Таким образом, вышеизложенные предложения будут способствовать совершенствованию организации расчетов и их учета.

Список использованной литературы

Балабанов И.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 480 с.

Безруких П.С. Бухгалтерский учет. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: 2002. - 720с.

Безруких П.С. Как работать с новым Планом Счетов. - М.: Бухгалтерский учет, 2001. - 110 с.

Бернстаин А.А. Анализ финансовой отчетности. - М.: 2001. - 368 с.

Бухгалтерский и налоговый учет в Казахстане. Расчеты с подотчетными лицами, поставщиками, покупателями. НДС. - Алматы: Издательский дом «БИКО», 2007. - 304 с.

Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарев, В.А. Быков, В.В. Ковалев, Г.Г. Левина / под ред. Я.В. Соколова - М.: ТК Велби, издательство Проспект, 2006. - 768 с.

Волков А.А. Экономика фирмы - М.: Инфра-М, 2001. - 306 с.

Глушков И.е. Бухгалтерский учёт на современном предприятии: эффективное пособие по бухгалтерскому учету. - 4-е изд., Новосибирск: “ЭКОР”, 2001 . - 670 с.

Гражданский кодекс Республики Казахстан. Общая часть. Особенная часть : законы и законодательные акты. -Алматы: ЮРИСТ, 2006. -330 с.

Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Бухгалтерская отчётность и её анализ.- М.: "Интер-Тех", 2002 - 112 с.

Ефимова О.В. Финансовый анализ.- 2-е изд., перераб. и доп. - М: Бухгалтерский учёт, 1999. - 352с

Ефимова О.В., Мельник М.В. Анализ финансовой отчетности. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2007. - 402 с.

Жапаров Ж.И. Учет и анализ: Учеб. пособие для вузов. - Алматы, 2006. - 286 с.

Жигалов О.В. Автоматизация бухгалтерского учёта. М.: Инфра-М, 2000. - 120 с.

Ковалёв А.И, Привалов В.П. Анализ финансового состояния предприятия. - 3-е изд., испр. и доп. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2002 - 216 с.

Кожиков В.Я. Бухгалтерский учет: Пособия для начинающих.- М.: 2001- 400 с.

Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях / Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. - М: 2000. - 283 с.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учеб пособие.- 4-е изд., перераб. и доп.- М: Инфра - М, 2005. - 640 с.

Нидлз Б.Нидлз, Б. Принципы бухгалтерского учета : пер. с англ./ Б. Нидлз, Х. Андерсон, Д. Колдуэлл ; под ред. Я. В. Соколова. -2-е изд., стер.. -М.: "Финансы и статистика", 2006. - 495 с.

Нургалиева Р.Н. Теоретические проблемы бухгалтерского учета. Библиотека бухгалтера и предпринимателя. Май-июнь. Алматы: Издательский дом «БИКО». 2005. - 48 с.

Общие вопросы организации расчетов по поставкам. Организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками №17. - Алматы, 2005. - 46 с.

Радостовец В.В., Шмидт О.И. Теория и отраслевые особенности бухгалтерского учета. - Алматы: «Центраудит-Казахстан», 2000. - 496 с.

Радостовец В.К. и др. Бухгалтерский учет на предприятии / Радостовец В.К., Радостовец В.В., Шмидт О.И. - изд.3-е, доп. и перераб. - Алматы: Центраудит-Казахстан, 2002. - 730 с.

Райзберг Б.А. и др. Современный экономический словарь / Б.А. Райзберг, Л.Ш. Позовский, Е.Б. Стародудцева. - 4-е изд., перераб. и доп.- М: Инфра - М, 2007 - 408 с.

Рахимбекова Р.М. Финансовый учет на предприятии / под ред. Р.М. Рахимбековой [Кеулимжаева К.К., Ажибаева З.Н., Айтхожина Л.Ж., Кинхузова К.К., Сальменова А.Т.] 2-е изд. Доп. И перераб.-Алматы: Экономика, 2007 - 474 с.

Размещено на Allbest.ru