Сумська обласна державна адміністрація є невід'ємною частиною державного апарату, який здійснює контроль за використанням державними коштами. І, виходячи з покладених на неї функцій доцільним стало створення системи внутрішнього контролю за виконанням Сумської ОДА усіх законодавчих та нормативних актів щодо касового виконання місцевих бюджетів. Практична реалізація цієї системи базується на створенні в Сумській ОДА відділу внутрішнього контролю.

Під системою внутрішнього контролю слід розуміти сукупність процедур, які забезпечують достовірність та повноту інформації, яка передається керівництву Сумської ОДА, дотримання положень нормативних актів при здійсненні операцій щодо виконання бюджетів.

На жаль, в установі не існує відділу внутрішнього контролю, тому є можливість допущення помилок, недостовірність даних, зловживань.

З метою забезпечення правильності ведення бухгалтерського обліку, законності використання бюджетних коштів, державного і комунального майна, складанні достовірної фінансової звітності щодо видаткової частини бюджету в Сумській обласній державній адміністрації проводиться ревізія (перевірка) Державною фінансовою інспекцією України.

Основні питання, що мають бути проконтрольовані у ході перевірки видаткової частини бюджету, наступні:

– наявність і достовірність розрахунків обсягу витрат установи;

– правильність відокремлення видатків між бюджетами, і платежів між відповідними фондами;

– дотримання порядку перерахунку асигнувань з бюджету підвідомчим установам;

– законність та ефективність розпорядження бюджетними коштами.

Насамперед, на початку проведення ревізії, визначається чи дотримується установа відповідних законодавчо-нормативних актів у процесі розрахунку, складання і затвердження проекту бюджету; чи виконуються вимоги Бюджетного кодексу у питанні змісту і структури бюджету території; чи є в наявності розпис витрат бюджету, за місяцями або за поділом між головними розпорядниками бюджетних коштів, затвердженими кошторисами і штатними розписами, планами розподілу бюджетних коштів підприємствами й організаціями, які їх отримують.

У ході ревізії видатків Сумської ОДА з'ясовується, які регіональні програми, що потребують виділення коштів, прийнято місцевими радами та яким чином здійснюється контроль у процесі виконання заходів, запланованих цими програмами.

За даними звітів про стан виконання прийнятих програм соціально-економічного та культурного розвитку районів у 2012р. було встановлено, що на зазначені цілі було перераховано бюджетних коштів у розмірі 12700 тис. гривень, та досягнуто значних результатів.

При перевірці порядку та обсягу перерахованих коштів з державного бюджету до Сумської обласної державної адміністрації та їх розподілу між територіальними бюджетами встановлюється факт дотримання Порядку перерахування міжбюджетних трансфертів між бюджетами забезпечено в повному обсязі.

Оцінка законності передбачених у кошторисі видатків в Сумській ОДА проводиться у розрізі окремої статті видаткової частини бюджету. Також перевірці підлягає не тільки цільове направлення витрат, але й потенціальний розмір їх фінансового забезпечення за рахунок планованих надходжень до бюджету.

У теперішніх умовах нестачі фінансових ресурсів варто розробляти план фінансування, перш за все, поточних видатків. Це видатки бюджету для фінансової підтримки підприємств, організацій і установ, які діють на початку бюджетного року, а також для матеріального забезпечення заходів соціального-економічного захисту громадян. В умовах достатнього розміру доходів бюджету розраховуються видатки на фінансове забезпечення функціонування інвестиційного та інноваційного розвитку регіону, й інші витрати, що безпосередньо пов'язані з відповідними напрямами діяльності.

У процесі проведення ревізії стану та використання основних фондів Сумської ОДА, аналізується порядок утримання державного майна, та здійснення витрат для проведення необхідних заходів у напрямках діяльності галузей і виконання функцій, здійснюваних установою.

Обов'язковим об'єктом перевірки в Сумській ОДА є: правильність розрахунків розміру надходжень і витрачань на утримання установи; врахування встановлених бюджетом лімітів видатків при розрахунку; факт наявності кошторисів, і планів, що підтверджують витрачання бюджетних коштів і асигнувань, достовірність даних для підрахунку сум витрат та їх затвердження; точність ведення обліку і істинність фінансової інформації.

У загальній сумі отриманих бюджетних коштів на соціально-економічні і культурні заходи найбільшу частку складають витрати на заробітну плату та відрахування.

Перевіряючи використання грошових коштів на заробітну плату в Сумській обласній державній адміністрації, проводиться аналіз правильності застосування посадових окладів, розміри премій, надбавок, різних виплат згідно з чинним законодавством. У ході перевірки у 2012р. порушень щодо перевищення фактичної чисельності працівників передбаченої штатним розписом в установі, який затверджується вищою організацією у визначених розмірах фонду оплати праці, не виявлено. Також, з'ясовано, що кошти за сфальсифікованими відомостями для виплати зарплати, або за відомостями минулих періодів, підставних чи вигаданих осіб, витрати не списувалися. Виявлено, що у відомостях, для збільшення суми зарплати не допускалися підчистки, дописи або корективи цифр.

Протягом проведення ревізії в Сумській ОДА перевіряється точність та правдивість даних для розрахунку сум податків із зарплати працівників установи і вчасність перерахунку їх відповідного до бюджету, а також розрахунки за єдиним соціальним внеском. Достовірність відображеної інформації цих операцій в обліку підтверджується актом ревізії.

Ревізійною комісією в Сумській ОДА перевіряється розміри витрат на відрядження працівників установи, або працівників, які суміщають роботу в Сумській ОДА з роботою в інших установах. З цією метою проводяться зустрічні перевірки, які виявляють відсутність подвоєного відшкодування витрат на відрядження.

У ході ревізії витрат для оплати комунальних послуг Сумської обласної державної адміністрації перевіряється дотримання встановлених законом цін і тарифів на електроенергію, водопостачання, каналізацію. У 2012р. було з'ясовано, що дані, зазначені у квитанціях та чеках на оплату господарських потреб, що впливає на розмір витрат, не завищувалися.

У витратах на утримання автотранспорту Сумської ОДА перевіряється дійсність застосовуваних норм витрачання паливно-мастильних матеріалів, порядок розрахунку витрат за надані послуги автомобільним транспортом, призначення автотранспорту у діяльності установи. Порушень по даному об'єкту перевірки у 2012р. не виявлено.

Значної уваги приділяється видаткам на поточний ремонт установи. На даній ділянці перевірки вивчається точність і правильність розрахунку кошторису на такий ремонт, застосування цін, відповідність собівартості використаних матеріалів і приладдя до обсягу проведених робіт з поточного ремонту.

З метою крайньої економії та перевірки наявності фактів використання телефонного зв'язку в особистих цілях за рахунок державних коштів в Сумській ОДА, детальної перевірки підлягають суми витрат на канцелярське забезпечення та поштово-телеграфне обслуговування установи.

Перевірка використання отриманих з бюджету коштів для цілей поповнення основних фондів досліджуваної установи та інших товарно-матеріальних запасів проводиться з метою виявлення рівня їх збереження і використання.

З метою контролю видатків Сумської обласної державної адміністрації досліджуються питання щодо: відповідності видатків призначеними кошторисом для відповідних цілей; повноти надходження та оприбуткування запасів, матеріалів, обладнання тощо; ефективності здійснення переоцінок, фактів наявності договорів з матеріально відповідальними особами; систематичності проведення запланованих інвентаризацій необоротних та оборотних активів установи; правдивості списання матеріальних запасів.

У питаннях відчуження об'єкта власності перевіряється факт наявності рішення відповідного органу щодо продажу необоротних засобів із зазначенням засобу продажу, додержання покупцем вимог з купівлі-продажу майна, своєчасність оплати за придбане майно, повнота перерахунку коштів від реалізації основних фондів до доходів установи та ефективність їх витрачання, вчасність перерахунку до бюджету грошових коштів від реалізації установою та організаціями об'єктів комунального майна.

Одним з зазначених об'єктів ревізії виступає наявність в Сумській ОДА згоди відповідного органу на списання необоротних активів під час їх ліквідації, а також реальність висновків спеціально створеної комісії про стан списаних необоротних активів, з вказаними причинами їх списання, своєчасність надходження і відображення у складському обліку отриманих залишкових матеріалів після ліквідації необоротних засобів.

Для проведення ревізії видатків на капітальний ремонт приміщень і споруд в Сумську ОДА залучаються необхідні фахівці, які надають професіональний висновок щодо відповідності вартості проведених робіт до фактично сплачених коштів. Актом ревізії у 2012р. було зазначено, що неправильного застосування цін і надмірного списання матеріалів не здійснювалося.

Ревізії також підлягають видатки спеціального фонду, за яким перевіряється достовірність формування і витрачання, факт наявності кошторису за спеціальними коштами, затвердженого в законодавчому порядку.

За результатами ревізії у 2012р. було встановлено, кошти на цілі, не передбачені кошторисом спеціального фонду не використовувалися, перерахунки до бюджету сум залишкових коштів від доходів із спеціального фонду проводилися вчасно і в повному розмірі.

Під час ревізії витрачання бюджетних коштів виявляються випадки існування небюджетних фондів, виділення коштів водночас з різних бюджетів, проведення витрат для купівлі автомобільного транспорту та інших пристроїв при наявній простроченій заборгованості за фондами відповідного бюджету не було.

Розпорядження про витрачання вільних бюджетних коштів приймається Сумською ОДА з наступним затвердженням цих рішень відповідними радами.

Для встановлення законності і правильності здійснення операцій по рахункам установи ревізія включає розрахунок та аналіз планових, фінансових, статистичних та інших показників щодо виконання цього бюджету.

Протягом перевірки дотримання Сумською ОДА порядку виконання місцевого бюджету за витратами ревізори зосереджується увага на таких питаннях:

– правильність ведення бухгалтерського обліку видатків бюджету відповідно законів і нормативних актів;

– точність та вчасність складання установою кошторису та планів щодо витрачання бюджетних коштів на основі встановлених лімітів;

– цільове використання бюджетних коштів, зокрема реальність в документів, що підтверджують оплату угод тощо;

– достовірність здійснення операцій з власними надходженнями Сумської ОДА.

Наслідки ревізії оформляються Актом (перевірки) фінансово-господарської діяльності установи, який підписується керівником ревізійної групи (ревізуючим), керівником (або заступником) органу управління, та головним бухгалтером.

У ході аналізу Акту ревізії фінансово-господарської діяльності Сумської обласної державної адміністрації за період з 01.01.2009р. по 01.10.2012р., встановлено, що ревізію проведено з 22.11.2012р. по 26.12.2012р. у відповідності до питань програми ревізії та робочого плану з відома заступника голови - керівника апарату Сумської ОДА та у присутності начальника відділу фінансово-господарського забезпечення. Посадовими особами установи в ході ревізії надано журнал реєстрації перевірок, в якому проведено відповідні записи.

За ревізійний період апаратом Сумської ОДА згідно кошторису одержано бюджетних коштів на загальну суму 24449166,06 грн., в тому числі коштів державного бюджету 21493734,64 грн., коштів обласного бюджету 2955431,42 грн.

Таким чином, проведена ревізія видатків в Сумській ОДА, свідчить про задовільний стан та дбайливе витрачання бюджетних коштів в установі. Тому, організація і проведення ревізії видатків має важливе значення, адже ефективна система контролю сприяє удосконаленню фінансово-бюджетної дисципліни, достовірності і прозорості бухгалтерського обліку і звітності.

Розділ 3. Шляхи удосконалення організації обліку і контролю видатків бюджетних установ