Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы

1.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

2. Командировка: общие положения

2.1 Служебной командировкой не является

2.2 Распоряжение нанимателя

2.3 Командировочное удостоверение

2.4 Срок командировки

2.5 Другая местность вне места постоянной работы

2.6 Служебное задание

2.7 Ограничения при направлении работников в служебные командировки

2.8 Особые категории командированных лиц

2.9 Возмещение расходов по командировке

2.10 Авансовый отчет

3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

4. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

4.1 Применяемая форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами

4.2 Ведение Главной книги и содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованных источников

Приложения



Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что достаточно часто встречаются ошибки и нарушения, допущенные при расчетах с подотчетными лицами.

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, является Закон «О бухгалтерском учете и отчетности». Он определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь. В соответствии с этим законом законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности должно обеспечивать:

*единообразие ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций всеми организациями;

*сопоставимость учетной информации различных организаций;

*достоверность учетной информации каждой организации.

Кроме того, руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения. Он должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами, в том числе и на примере Ассоциации международных автомобильных перевозчиков «БАМАП».

«БАМАП» - республиканское, некоммерческое, добровольное, объединение коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, в том числе в международном сообщении, а также организаций желающих оказывать содействие в развитии указанных перевозок, нанимателей.

В связи с этим задачи данной работы следующие:

*ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

*изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

*ознакомиться с нормативной базой, регламентирующей порядок ведения данного вида расчетов;

*на основании документального отражения расчетов с подотчетными лицами проследить взаимосвязь теории с практикой.

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данными ассоциации «БАМАП».

наличный денежный учетный командировка



1. Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет на предстоящие расходы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Такие работники называются подотчётными лицами.

Работник - лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс юридических лиц, подразделений, а также использующих наемный труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Кассовые операции по выдаче наличных денег под отчет оформляются формами первичной учетной документации:

- расходному кассовому ордеру формы КО-2

- платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

По юридическим лицам, финансируемым из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому источнику отдельно.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, производятся в порядке и размерах, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями), постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями) и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД (с изменениями и дополнениями).

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, регламентированных отдельно.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег под отчет:

не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.



1.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Выдача наличных денег из касс производится по:

- расходному кассовому ордеру формы КО-2, при разовых выдачах наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам;

- платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя при выдаче нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.

Выдача наличных денег работникам может производиться по удостоверению, выданному юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.

Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

В соответствии с приказом руководителя подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО).

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

*наименование организации;

*номер документа и дата его составления;

*сумма, подлежащая выдаче;

*ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

*документ, на основании которого оформляется данный РКО;

*документ, удостоверяющий личность работника;

*сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

-кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

-кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2008 г. № 4 и Правилах ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.



2. Командировки: общие положения

В соответствии с ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

На практике встречаются ситуации, когда организация (наниматель) расположена в одном населенном пункте, а работник принят на работу (например, в филиал) и проживает в другом населенном пункте. При этом данный работник направляется в служебную командировку по месту нахождения головной организации, т.е. нахождения нанимателя. Такая поездка является командировкой.

Местом нахождения организации (нанимателя) (за исключением простого товарищества) признается место ее государственной регистрации.

Местом жительства физического лица признается место (населенный пункт, дом, квартира или иное жилое помещение), где это физическое лицо зарегистрировано по месту жительства, при отсутствии такого места - место, где это физическое лицо постоянно или преимущественно проживает, а в случае, если данные об этом установить невозможно, - место нахождения имущества этого лица.

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных ТК.

Работник принимается на работу по трудовому договору на основании штатного расписания. При этом у данного работника это может быть как основное место работы, так и совместительство.

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае если работник отправляется в командировку одновременно и по основному месту работы, и по совместительству, заработная плата сохраняется ему по обеим должностям, по договоренности между командирующими организациями расходы по оплате служебной командировки в условиях внешнего совместительства могут быть распределены между этими организациями.

Может возникнуть ситуация, при которой необходимо направить в командировку работника, выполняющего для организации какие-либо работы или услуги, но не состоящего с ней в отношениях, регулируемых ТК. Такие отношения регулируются ГК на основании договоров гражданско-правового характера. К договорам гражданско-правового характера относятся подряд, возмездное оказание услуг и др.

Пример 1. Строительная организация, расположенная в г. Мозыре, заключила с физическим лицом И. договор подряда. По условиям заключенного договора И., проживающий в г. Мозыре, должен выполнять работы на территории г. Минска. В данном случае направление физического лица, выполняющего работу на условиях договора подряда, командировкой не является, так как отношения между работником и строительной организацией регулируются ГК, а не ТК.

Таким образом, в служебную командировку можно направить только лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

В отечественной практике направление в командировку нештатных сотрудников обычно связано с оплатой поездок работников органов государственного управления, в приказе на командирование которых оговаривается оплата стороной, интересы которой представляет данный работник.

2.1 Служебными командировками не являются

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Например, поездка продолжительностью 1,5 часа из организации, находящейся в одной части г. Минска, в организацию в другой части г. Минска служебной командировкой не признается.

Кроме того, не являются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.

Справочно. Для работников, занятых в строительстве, электроэнергетике, нефтеперерабатывающей и лесной промышленности, связи, лесном и водном хозяйстве, на автомобильном, водном, железнодорожном транспорте, изыскательских, геологоразведочных, топографо-геодезических и лесоустроительных работах, в научных экспедициях, а также транспортировкой нефти и газа, содержанием автомобильных дорог, выплачиваются надбавки за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне постоянного места жительства (полевое довольствие). Условия, порядок и размеры выплаты надбавок определяет Правительство Республики Беларусь.

В ряде случаев работники в интересах нанимателя обучаются с отрывом от производства и при этом направляются в другую местность. Такое направление служебной командировкой не является. Однако законодательством предусмотрены отдельные гарантии и компенсации при направлении таких работников на:

- переподготовку, повышение квалификации и стажировку в очной (дневной) форме обучения. На весь период прохождения ими обучения сохраняется средняя заработная плата по месту работы;

- переподготовку в заочной форме обучения. Сохраняется средняя заработная плата по месту работы на время нахождения их на сессии.

Работникам, направленным на повышение квалификации, переподготовку, стажировку в очной (дневной) форме обучения в другой населенный пункт, наниматель выплачивает суточные по установленным нормам командировочных расходов в течение первого месяца обучения, на протяжении остального периода обучения - стипендию в размере 0,5 тарифного оклада (ставки) в месяц.

Работникам из числа руководящих работников и специалистов, направленным на переподготовку в заочной форме обучения в другой населенный пункт, в период их нахождения на сессиях за счет средств нанимателя выплачиваются суточные до 60 календарных дней по установленным нормам командировочных расходов в течение каждого учебного года пропорционально продолжительности обучения.

Жилое помещение в общежитии, коммунальные услуги оплачивает наниматель, направляющий работника на обучение, в размере фактических затрат при наличии подтверждающих документов в оригинале.

При невозможности предоставления общежития работникам, направленным на обучение в другой населенный пункт, расходы на наем жилого помещения оплачиваются за счет средств нанимателя в порядке и размерах, установленных для возмещения расходов на наем жилого помещения при служебных командировках.

Работникам, направленным на обучение в другой населенный пункт, за счет средств нанимателя оплачивается проезд к месту обучения и обратно на основании вызова учреждения образования при:

- профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации, стажировке в очной (дневной) форме обучения - один раз в течение всего периода обучения;

- переподготовке в заочной форме обучения - не более двух раз в течение учебного года.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Прием командированных сотрудников оформляется Журналом учета работников, прибывающих в командировки (Приложение 1). А выбывающих - Книга учета работников, выбывающих в командировки (Приложение 2).

2.2 Распоряжение нанимателя

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (Приложение 3). С выдачей командировочного удостоверения установленной формы.

Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником.

Порядок направления в служебные командировки руководителя организации определяется собственником имущества либо уполномоченным им органом, которому предоставлено такое право.

На практике довольно часто возникает вопрос о том, кто и как оформляет приказ (распоряжение) на служебную командировку для руководителя организации. Так как данный правовой акт издает сам руководитель, то его содержание может быть следующим: "Убываю в командировку 05.11.2011 на 1 календарный день в г. Витебск, для контроля за производством". Либо по примеру приказа, форма заполнения которого размещена в СС "Деловые Бумаги: Белорусский Выпуск".

Таким образом, принятие решения о возможности направления в служебную командировку, как работника, так и руководителя организации оформляется приказом или распоряжением собственника имущества организации либо уполномоченным им органом.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку.

Следует также помнить, что в случае направления работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям.

На практике часто расчет среднего заработка за дни нахождения работника в командировке не производится, а начисление и выплата заработной платы осуществляются в обычном порядке. Это неправильно. В случае если заработная плата ниже среднего заработка за срок командировки, необходимо следовать законодательству.

Если заработная плата выше среднего заработка за срок командировки, тогда норма выплаты соблюдена, но расчет в любом случае следует сделать, чтобы сравнить средний заработок и начисленную заработную плату сотруднику за данный период. Несоблюдение нормативных правовых актов Республики Беларусь является нарушением законодательства и влечет административную, персональную и другую ответственность.

Пример. Направлены работники (подрядчики) в командировку для строительства школьного спортивного сооружения в сельской местности до окончания срока строительства этого сооружения. На выходные дни работники будут возвращаться домой.

Согласно положению об оплате, действующему в организации, где они

работают, этим работникам установлена сдельно-премиальная система оплаты труда.

Как видно из условий оплаты, сохраненный средний заработок работников за время командировки не стимулирует увеличение объема работ, так как материального поощрения в данном случае нет.

Каким образом можно стимулировать оплату труда работникам, находящимся в длительной командировке, за выполненный объем работ по строительству вышеназванного объекта?

За работниками, направленными в командировку, сохраняется средний заработок за все рабочие дни по графику постоянного места работы.

В то же время не считаются служебными командировками поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной либо подвижной характер.

В приведенном примере работники еженедельно направляются в командировку на строительство объекта в другую местность до окончания срока строительства объекта и постоянно возвращаются к месту проживания на выходные дни. Наниматель самостоятельно принимает решение установить им надбавки за разъездной и подвижной характер работы согласно ст. 99 ТК.

Это позволит производить оплату труда данных работников по действующей на предприятии системе оплаты труда, включая выплаты стимулирующего и компенсирующего характера.

При определении надбавок за разъездной характер работы наниматель руководствуется Постановлением N 763 и Письмом Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 23.10.2009 N 04-2-01/2926 "О выплатах стимулирующего характера в соответствии с нормами Декрета Президента Республики Беларусь от 23 января 2009 г. N 2".

В дебет счетов учета затрат 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию" и т.д. в корреспонденции с кредитом счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" по оплате труда отражается сумма надбавки за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне постоянного места жительства, полевое довольствие.

2.3 Командировочное удостоверение

Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме (Приложение 4).

Данная форма установлена для командировок в пределах Республики Беларусь.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

· фамилия, имя и отчество работника;

· наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);

· продолжительность командировки в календарных днях.

· номер командировочного удостоверения;

· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

· пункт назначения;

· цель командировки;

· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подписанное удостоверение выдается командируемому работнику на руки. Если в командировку направляются несколько работников, то командировочное удостоверение оформляется на каждого из них индивидуально.

В командировочном удостоверении, с обратной стороны, указываются время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. Отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью организации, в которую был направлен сотрудник. Первая отметка о выбытии работника заполняется в организации, командирующей его.

В соответствии с указанными отметками определяются фактическое время пребывания работника в служебной командировке и размер денежной компенсации.

Как упоминалось, если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются даты прибытия и выбытия.

При направлении в служебную командировку группы работников театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов или иных публичных выступлений, при условии совпадения для всех лиц группы пункта назначения, сроков командировки, дат выбытия и прибытия в место командирования, выбытия из него и прибытия в место постоянной работы выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции N 35.

Регистрация работников, выбывающих (прибывающих) в служебную командировку, ведется в специальных журналах по форме, установленной законодательством. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журналов регистрации.

2.4 Срок командировки

Срок фактического пребывания в служебной командировке в пределах Республики Беларусь определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продления срока командировки допускается с разрешения нанимателя не боле чем на 10 дней.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Пример 1. Работник выбыл в служебную командировку в 8.00 6 мая и вернулся из нее в 18.00 6 мая.

Такая служебная командировка считается однодневной.

Пример 2. Работник выбыл в служебную командировку в 16.00 6 мая и вернулся из нее в 8.00 7 мая.

Такая служебная командировка считается двухдневной.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня, то вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.

2.5 Другая местность вне места постоянной работы

Очень важным аспектом является правильное определение понятия "другая местность вне места постоянной работы". При приеме на работу работника в трудовом договоре обязательно указывается согласно ст. 19 ТК место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу.

Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности.

Для решения вопроса о правомерности начисления и выплаты суточных решающее значение имеет место жительства работника.

До вступления в силу Указа N 413 особых проблем с этим не возникало. На основании п. 1 статьи 19 ГК, согласно которому местом жительства признается тот населенный пункт, где гражданин постоянно или преимущественно проживает, место жительство работника определялось по месту его прописки, указанной в паспорте.

В настоящее время в соответствии с подп. 3.1 пункта 3 Указа N 413 гражданин одновременно может быть зарегистрирован по месту проживания в одном населенном пункте, а по месту пребывания - в жилом помещении, расположенном в другом населенном пункте.

Место пребывания гражданина - временное пребывание в жилом помещении, право владения, распоряжения и (или) пользования которым возникло по основаниям, установленным законодательными актами, то есть хоть и временное, но место его жительства. Регистрация по месту пребывания - постановка граждан на регистрационный учет по месту их пребывания органами регистрации.

Таким образом, в ряде случаев в целях решения вопроса о возмещении расходов за проживание вне места жительства следует установить, имеет ли работник регистрацию по месту пребывания и где (в каком населенном пункте).

Пример. Преподаватель высшего учебного заведения, расположенного в г. Витебске, направляется в служебную командировку для преподавательской работы в другой город, где находится филиал этого учебного заведения. Такое направление считается командировкой.

Следовательно, другая местность - это любая территория, расположенная за пределами данного населенного пункта по существующему административно-территориальному делению.

2.6 Служебное задание

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета не менее важным является правильное определение цели командировки. Такая цель должна быть обязательно указана в распоряжении (приказе) нанимателя, направляющего работника в служебную командировку. Кроме этого, нанимателем выдается задание на достижение цели командировки, которое может быть прописано вместе с целью в распоряжении (приказе), и (или) в командировочном удостоверении, и (или) в документе, утвержденном локальным нормативным актом нанимателя. (Приложение 5).

Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью.

Задание на служебную командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок

В настоящее время нет жестких требований к наличию каких-либо реквизитов или обязательной информации, которую должно содержать служебное задание. При его оформлении необходимо учесть, что это задание:

- как правило, подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник;

- утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо;

- передается ответственному исполнителю для оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку и командировочного удостоверения.

Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о ее результатах

Данные документы подписываются руководителем и командированным работником. И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета. (Приложение 6).

Отнесение расходов по служебной командировке на стоимость основных средств, нематериальных и других внеоборотных активов, оборудования, требующего монтажа, сырья, материалов и комплектующих и товара базируется на требованиях ст. 11 Закона N 3321-XII: стоимость активов, приобретенных за плату, определяется путем суммирования стоимости активов, указанной в первичных учетных документах, и фактически произведенных затрат, связанных с их приобретением, в том числе осуществляемых другими лицами на основании договоров.

Таким образом, указание цели в приказе и задании на служебную командировку позволяет правильно определить источник покрытия понесенных расходов.

Нанимателем определяются также форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления .

К прочим затратам, учитываемым при налогообложении, относятся затраты на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ст. 130 НК.

Затраты - это стоимостная оценка ресурсов, потребленных организацией в процессе производства и реализации товаров, продукции, выполнения работ, оказания услуг. Затраты, приводящие к получению в будущем экономических выгод, считаются активами организации и признаются расходами в период получения от них экономической выгоды. Затраты, не приводящие к получению экономических выгод, признаются расходами организации в период осуществления данных затрат.

Следовательно, источником покрытия расходов по командировке, по результатам которой не достигнуто соглашение о заключении договора, будет себестоимость продукции (работ, услуг), учитываемая при налогообложении, при условии произведения этих расходов в порядке, установленном законодательством и связанном с производственной деятельностью организации.

2.7 Ограничения при направлении работников в служебные командировки

Несмотря на то, что направление в служебную командировку является частью исполнения работником своих должностных обязанностей, в ряде случаев наниматель не вправе направить его в командировку вообще либо вправе направить только с согласия работника.

В трудовом законодательстве различают два вида ограничений по направлению работников в служебную командировку:

1) категорический запрет;

2) направление в командировку работника в случае его письменного согласия на это.

Итак, категорически запрещается направлять в служебную командировку:

- беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Данная норма распространяется на беременных женщин с момента медицинского установления факта беременности, удостоверенной соответствующей справкой, и до момента родов;

- работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до трех лет.

Разрешено направлять в командировку только при наличии их письменного согласия:

- женщин, имеющих детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов - до восемнадцати лет);

- работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов - до восемнадцати лет);

- инвалидов.

Справочно. Инвалидом признается лицо, которое по причине полной или частичной утраты способности или возможности осуществлять самообслуживание, передвижение, ориентацию, общение, контроль за своим поведением, а также заниматься трудовой деятельностью вследствие наличия физических или умственных недостатков нуждается в социальной помощи и защите.

В целях отправления в служебную командировку работников, от которых необходимо их письменное согласие, требуется:

1) подготовить приказ о командировании таких работников;

2) ознакомить их с подготовленным приказом под роспись с указанием даты ознакомления и расшифровкой подписи.

Пример 1. Руководитель отдела продаж сообщил работнику, воспитывающему ребенка в возрасте 4 лет, о необходимости отбыть в командировку. Работник устно согласился с предложением начальника. Отдел кадров на основании служебной записки начальника отдела продаж подготовил приказ о направлении работника в командировку со вторника. При этом под роспись согласие работника получено не было.

Во вторник работник вышел на работу. Проблема, для решения которой его планировалось командировать, решена не была.

Для привлечения работника к ответственности нет оснований.

Напомню: не считаются служебными командировками поездки работников в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Такие поездки являются служебными.

2.8 Особые категории командированных лиц

В командировку направляется работник-совместитель

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

Данная норма касается направления работников, работающих по совместительству и направляемых в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Полагаем, что аналогичные ограничения касаются и случаев командирования работников-совместителей за границу.

В командировку направляется работник, совмещающий работу с учебой

Трудовым законодательством на нанимателя возложена обязанность по созданию необходимых условий для совмещения работниками работы с обучением. Следовательно, направить в служебную командировку таких работников можно только в случае, если командировка не препятствует работником совмещению работы с учебой.

Если в командировку необходимо направить работника, находящегося в трудовом отпуске

На практике могут иметь место ситуации, когда наниматель в силу, например, производственной необходимости должен направить в служебную командировку работника, находящегося в трудовом отпуске. То есть помимо требований законодательства, касающихся служебных командировок, должны быть соблюдены требования ст. 174 ТК относительно отзыва работника из отпуска.

Поскольку инициатива в данном случае исходит от нанимателя, он должен получить согласие работника на такой отзыв, а также решить вопрос о неиспользованной работником части отпуска. Независимо от важности причин, обусловливающих необходимость командирования работника, находящегося в отпуске, и наличия его согласия не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет, а также работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

2.9 Возмещение расходов по командировке

На основании подпункта 1.7 пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 августа 2010 г. № 1172 «О делегировании полномочий Правительства Республики Беларусь на принятие (издание) нормативных правовых актов в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь и признании утратившим силу некоторых нормативных правовых актов» Министерство финансов Республики Беларусь

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

· суточные - 44000 рублей за каждый день командировки;

· суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 22000 рублей;

· по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 13000 рублей в сутки.

Командированному работнику возмещаются расходы:

1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

2. по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

3. за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работников командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы;

4. расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

2.10 Авансовый отчет

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286)

( Приложение 7).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2008 г. № 4. И Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

...