Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Основными реквизитами авансового отчета являются:

· наименование организации;

· ФИО и должность работника;

· номер и дата составления авансового отчета;

· назначение аванса;

· сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

· и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

· дата;

· порядковый номер документа;

· кому, за что и по какому документу уплачено;

· сумма оплаты;

· итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

· проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (Приложение 8);

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя) (Приложение 9).

Цели служебной командировки могут быть разными: выполнение работ, налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформлением ПКО. В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.



3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е. Д50 К71

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.



4. Учетная политика и практика расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

4.1 Применяемая форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами

Деятельность Ассоциации «БАМАП» направлена на:

· содействие развитию в Республике Беларусь автомобильных перевозок грузов и пассажиров, в том числе в международном автомобильном сообщении;

· содействие в комплексной защите интересов автомобильных перевозчиков, их информационное обеспечение, а также оказание консультационных услуг;

· содействие в модернизации парка грузовых и пассажирских автомобилей перевозчиков;

· организация профессиональной подготовки и переподготовки специалистов, водителей, осуществляющих автомобильные перевозки грузов и пассажиров, в том числе в международном сообщении;

· проведение конкурса профессионального мастерства водителей автомагистральных автопоездов;

· оказание помощи в оформлении документов для открытия виз членам БАМАП, кандидатам в члены БАМАП, а также пользователям книжками МДП;

· проведение научно-исследовательской деятельности в области международных автомобильных перевозок;

· разработку рекомендаций по правилам, регулирующим автомобильные перевозки, в том числе перевозки грузов и пассажиров в международном автомобильном сообщении, и проведение политики соблюдения международными перевозчиками условий честной конкуренции на рынке транспортных услуг.

Для реализации основных направлений деятельности Ассоциация «БАМАП» тесно взаимодействует с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, Государственным таможенным комитетом Республики Беларусь, а также другими органами государственного управления. Принимает участие в формировании транспортного, таможенного, налогового законодательства, регулирующего международные перевозки автомобильным транспортом. На международном и национальном уровнях принимает участие в различных организациях, деятельность которых связана с международным автомобильным транспортом.

Согласно учетной политике, принятой в исследуемом предприятии, применяемая форма бухгалтерского учета - автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С: Бухгалтерия версии 7.7.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые директором предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

- приходно-кассовые ордера;

- расходно-кассовые ордера;

- авансовые отчеты;

- командировочные удостоверения;

- платежные ведомости;

- кассовые чеки;

- и иные документы.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в Ассоциации «БАМАП» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь.

Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках строгой отчетности.

Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Командировочные удостоверения заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.

Выбывающие в командировку работники регистрируются и в специальном журнале.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные и оперативные нужды, а так же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует порядку, описанному в теоретической части данной работы.

При необходимости, работники предприятия используют собственные средства, в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В этом случае работники обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах «БАМАП». В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии составляться запись Д20, 26, 60 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету) и Д71 К50 (возмещение израсходованных сумм).

4.2 Ведение Главной книги и содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Ведение Главной книги на предприятии ведется автоматически, и в конце месяца формируются остатки и отражаются обороты за период. Содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в «БАМАП» приведены в таблице 1 (Приложение 10).

Таким образом, отражение расчетов с подотчетными лицами в «БАМАП» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в «БАМАП» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.



Заключение

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

*своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

*документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

*контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

Что касается Ассоциации «БАМАП», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в «БАМАП» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.



Список использованных источников

1.Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями)

2.О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь в редакции от 25.06.2001 № 42-3.

3.О порядке направления в служебные командировки за границу: Положение, утвержденное указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с изменениями и дополнениями.

4.О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35

5.Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43, с изменениями и дополнениями

6.Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 мая 2003 г. № 89.

7.Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007г. № 197

8.О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008

№ 29

9.О порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: Инструкции в редакции постановления Правления Национального Банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г., с изменениями и дополнениями

10.О порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 13. февраля 2008 № 24, с изменениями и дополнениями.

11.2500 типовых проводок/ Т.А.Сукристик. - Мн.: Регистр, 2006.

12.Бухгалтерский учет. / Под ред. Н. И. Ладутько.- Мн.: ФУА «Информ», 2004.

13.Аналитическая правовая система «Бизнес-инфо»



Приложение 1

Таблица 1 - Счета отнесения затрат по служебному заданию

N п/п	Цель служебной командировки	Источники списания командировочных расходов	Бухгалтерский счет
1	Покупка, доставка основных средств и затраты по капитальным вложениям	Первоначальная стоимость основных средств	08 "Вложения во внеоборотные активы"
2	Приобретение нематериальных активов и других внеоборотных активов	Первоначальная стоимость нематериальных активов и других внеоборотных активов
3	Покупка и доставка оборудования, требующего монтажа	Стоимость оборудования, требующего монтажа	07 "Оборудование к установке"
4	Покупка и доставка сырья, материалов и комплектующих	Стоимость сырья, материалов и комплектующих	10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
5	Закупка товара	Стоимость товара	41 "Товары", 44 "Расходы на реализацию"
6	Участие в обучающих семинарах, проверка деятельности структурных подразделений, иные цели, связанные с предпринимательской деятельностью организации	Себестоимость продукции (работ, услуг)	20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию"
7	Гарантийный ремонт товара (продукции), проданного организацией, если установлен гарантийный строк	Себестоимость продукции (работ, услуг); резервы предстоящих расходов	20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию"и др. счета учета затрат; 96 "Резервы предстоящих расходов"
8	Заключение договоров (контрактов) на поставку продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг, изучение рынков сбыта, участие в выставках, ярмарках и т.п.	Себестоимость продукции (работ, услуг)	44 "Расходы на реализацию", 26 "Общехозяйственные расходы"
9	Открытие нового производства, новых направлений работы, продвижение на рынок новых видов товаров (работ, услуг)	Расходы будущих периодов с последующим списанием на себестоимость продукции (работ, услуг)	97 "Расходы будущих периодов"
10	Цель командировки не связана с предпринимательской деятельностью организации (непроизводственные цели)	Внереализационные расходы	92-2 "Внереализационные расходы"; 29 "Обслуживающие производства и хозяйства"
11	Оказание транспортных услуг сторонней организации	Себестоимость продукции (работ, услуг)	20 "Основное производство"
12		Компенсируются заказчиком, если условиями договора это предусмотрено	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
13	Как правило, если расходуются средства целевого характера, предусмотренные сметой или договором на цели в п. 1 - 11	Целевые источники финансирования	86 "Целевое финансирование"



Приложение 2

Таблица 1 - Содержание хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Получены денежные средства в кассу, в том числе для выдачи под отчет	50	51	7637900
2	Выданы денежные средства на возмещение командировочных расходов командировки по РБ	71.1	50	124800
3	Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за приобретение дизельного топлива	60.1	71.2	40400
4	Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за командировку рабочего по РБ	20	71.1	124800

Примечание - Источник: собственная разработка



Приложение 3

Книга учета работников, выбывающих в командировки из Ассоциации международных автомобильных перевозчиков «БАМАП». (наименование организации)

№ п/п	Фамилия, имя, отчество командированного работника	Занимаемая должность	Приказ о команди-ровании	Фамилия, инициалы, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение	Дата	Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения
			дата	№ при каза		фактического выбытия	фактического прибытия
1	Казинская Людмила Михайловна	Зам. директора	17.04.11	134-к	С.Г. Гринцевич	17.04.2011	21.04.2011



Приложение 4

Образец журнала работников, прибывающих в командировки

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывающих в командировки в ЗАО "Резерв" (наименование предприятия, учреждения, организации)

№ п/п	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Занимаемая должность	Наименование предприятия, учреждения, организации, выдавшего командировочное удостоверение	Дата прибытия	Дата выбытия
1	Кротов С.В..	инженер	ООО "Спутник	19.05.2003	29.05.2003



Приложение 5

Задание на командировку

УТВЕРЖДАЮ

Директор Ассоциации международных автомобильных перевозчиков «БАМАП»

____________ А.С.Гавриленко

«20» апреля 2011 г.

ЗАДАНИЕ

на служебную командировку

1. Фамилия, имя, отчество: Васильев Сергей Александрович

2. Должность: менеджер отдела снабжения ОАО «Веста-сервис»

3. Место и срок командировки: Витебск, 4 (четыре) дня

4. Цель командировки: Участие в качестве слушателя в семинаре

«Инновации в менеджменте»

5. Предполагаемые результаты:

Изучение материалов о новациях в сфере менеджмента в целях последующего внедрения новейших разработок в производство.

20.04.2011

Начальник отдела снабжения Подпись Б.Т.Тыряев

Задание получил: Подпись С.А.Васильев

Размещено на Allbest.ru

...