Журнально-ордерна форма обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНА ФОРМА ОБЛІКУ

План

Вступ

1. Історія виникнення та принципи побудови журнально-ордерної системи рахівництва

1.1 Історія розвитку форм бухгалтерського обліку

1.2 Принципи побудови журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

2. Методика ведення журнально-ордерної форми рахівництва

2.1 Методика ведення журнально-ордерної форми обліку на підприємстві

2.2 Механізовані й автоматизовані форми ведення журнально-ордерного обліку

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерського обліку, його технічної оснащеності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і будова облікових регістрів, взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку на сьогодні залишається однією з найпоширеніших. Проте останніми роками велика кількість змін в обліку, припинення централізованого забезпечення бланками облікових регістрів, невідповідність змісту облікових регістрів системі записів господарських операцій в них, яка швидко змінюється, призвели до того, що рівень та ефективність застосування журнально-ордерної форми значно знизились. Цьому сприяло також введення податкового обліку.

Практичне застосування журнально-ордерної форми обліку в зв'язку з переходом на нову облікову політику не розроблено і корективи не вносились.

Із впровадженням в облікову практику нового Плану рахунків бухгалтерського обліку, де докорінно змінено його структуру і зміст, використання старих облікових регістрів у низці випадків взагалі неможливе.

1. Історія виникнення та принципи побудови журнально-ордерної системи рахівництва

1.1 Історія розвитку форм бухгалтерського обліку

За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самому ранньому ступені розвитку облік вівся самим власником господарства для організації спостереження і контролю за збереженням його майна та розміром одержуваного доходу. Відомо, що самою ранньою була стара італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в його роботі "Трактат про рахунки і записи", виданій в 1494 р. у Венеції. В ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам'ятна книга), Журнал і Головна книга. Операції записувались із слів власника або з його Пам'ятної книги (вона замінювала собою документи) в хронологічний регістр-Журнал (де зазначались кореспондуючі рахунки), а потім в систематичний регістр -- Головну книгу. Рахунки в Головній книзі велись як індивідуальні, їх відкривали на кожний об'єкт обліку (наприклад, рахунок Коштів, рахунок Зерна, рахунок купця Мозиря тощо). За даними Головної книги складався баланс.

Таким чином, наприкінці XIV століття вперше була описана книжкова форма обліку. Вона задовольняла потреби купців і дрібних ремісників. Проте із зростанням обсягу діяльності, збільшенням кількості господарських операцій виникла потреба в узагальнених (синтетичних) показниках. Тоді Головна книга перетворилася в регістр синтетичного обліку, паралельно якому став вестись аналітичний облік в окремих допоміжних книгах.

У другій половині XVIII століття стали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, при якій суворо розмежовувались касові і некасові операції. Для цього Журнал було поділено на кілька хронологічних регістрів -- Касовий журнал, Меморіал,тощо. Ця форма з середини XIX століття застосовувалась і в Росії.

Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребував дальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроблена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались в декількох журналах (касовому журналі, журналах обліку товарів, продажу, купівлі тощо). Від щоденних записів у Головну книгу перейшли до записів в неї місячними підсумками, для підготовки яких було введено зведений журнал (що складався шляхом вибірок з щоденних журналів). Поступово для обгрунтування записів в регістри почали використовувати документи.

Отже, форми бухгалтерського обліку постійно удосконалюються. Це зумовлено загальним розвитком народного господарства, ускладненням економічних відносин, зростанням обсягу інформації, що підлягає обліку, удосконаленням практики самого обліку, а також впровадженням високопродуктивної обчислювальної техніки для механізації й автоматизації обчислювальних робіт. Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки забезпечує своєчасне одержання якісної інформації, необхідної для управління, а також системи показників звітності -- при мінімальних затратах праці і засобів на ведення обліку.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіально-ордерна (контрольно-шахова), журнально-ордерна, автоматизована (комп'ютерна),проста і спрощена форма обліку.

1.2 Принципи побудови журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку с найбільш прогресивною серед інших форм обліку. Вперше основні принципи журнально-ордерної форми обліку були сформульовані у 40-х роках XIX століття. Об'єктивна необхідність в її виникненні і застосуванні була викликана вимогами удосконалення управління, посилення контролю за режимом економіки, підвищення оперативності бухгалтерської звітності, уникнення недоліків, які притаманні меморіально-ордерній та Журналу-Головній формам обліку.

Шляхи подолання цих недоліків перш за все полягали в тому, щоб скоротити багаторазове дублювання даних, переписування одержаних підсумків із одного реєстру в інший. Для цього необхідно було шукати нову форму реєстрів і принципово міняти методику відображення господарських операцій у цих реєстрах. Теорією І практикою було запропоновано два види бухгалтерських реєстрів - журнали-ордери і допоміжні відомості. У цілях узагальнення або групування облікових даних, крім зазначених реєстрів, можуть застосовуватись спеціально розроблені таблиці.

Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Вони нагадують собою накопичувальні відомості, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку за кореспондуючими рахунками. Кількість таблиць у журналах-ордерах залежить від складності організації бухгалтерського обліку того чи іншого об'єкта, від ступеня деталізації обліку, можливості ведення аналітичного і синтетичного обліку в одному реєстрі та інших обставин.

Журнали-ордери, як правило, призначені для синтетичного обліку операцій господарської діяльності підприємств.

Ведення записів у журналах-ордерах здійснюється у порядку однобічної реєстрації. Реєструються тільки кредитові обороти в кореспонденції з дебетовими. Журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто кредитові обороти за кожним балансовим рахунком збираються в одному журналі-ордері, а дебетові обороти за цим рахунком знаходять відображення в різних журналах-ордерах.

Журнали-ордери можна побудувати і за дебетовою ознакою. Проте кредитова ознака має перевагу над дебетовою, тому що більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру операцій, що відбуваються в господарстві. У бухгалтерській формулі рахунок, який кредитується, у більшості випадків відповідає початковому пункту, звідки кошти виходять, з'являються, а дебетовий рахунок - кінцевому пункту куди кошти надходять, або формі, в яку вони втілюються. Таким чином, бухгалтерський запис може бути виражений у вигляді вектора, що вказує напрямок і величину коштів, що обертаються. Отже, кредитові переваги при побудові журналів-ордерів не штучно нав'язані з зовні, а випливають з природи і суті самих господарських операцій. Поєднання хронологічного запису ("журнали") із зазначенням, на які рахунки зараховують суму операцій ("ордер") послужило підставою для назви основних реєстрів журналами-ордерами.

Після підрахунку записів за місяць журнал-ордер нагадує не що інше, як складну місячну журнальну статтю, в якій один рахунок кредитується, а декілька дебетуються. Водночас зазначений реєстр замінює меморіальний ордер, в якому б цей запис було зафіксовано. У журналі-ордері таких записів може бути стільки, скільки в ньому є рахунків, що кредитуються.

Журнально-ордерна форма обліку ґрунтується на принципах систематизації і накопичення в хронологічному порядку даних первинних документів, що відображують господарські операції безпосередньо в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку. Записи в накопичувальні відомості вносять за показниками, необхідними для управління, контролю й аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також періодичної бухгалтерської звітності та розрахунків (декларацій), які надаються податковій адміністрації, до Пенсійного фонду та іншим організаціям з метою посилення контрольних функцій обліку операцій виробництва, каси, рахунків у банку, розрахунків з дебіторами та кредиторами, фінансовими органами; систематизація і накопичування відбувається як за кредитом, так і за дебетом основних синтетичних і кореспондуючих з ними рахунків. Переважно це здійснюється у відомостях аналітичного обліку а в окремих випадках - і у відповідних журналах-ордерах. Синтетичний і аналітичний облік здійснюються у реєстрах, як правило, в єдиній системі записів.

За синтетичними рахунками з великою номенклатурою облікових об'єктів, які мають значну кількість щомісячних записів господарських операцій, аналітичний облік ведуть у допоміжних відомостях і виробничих звітах, побудованих, в основному, за дебетовою ознакою. Вони застосовуються тільки в тих випадках, коли необхідні дані неможливо накопичувати безпосередньо в журналах-ордерах. Дані цих реєстрів потім переносять у журнали-ордери.

Для узагальнення і первинного групування деяких облікових даних, крім основних реєстрів, застосовуються допоміжні реєстри, в яких господарські операції відображують на підставі первинних документів за необхідними аналітичними показниками.

Журнали-ордери побудовані таким чином, що в них відображують однорідні за економічним змістом операції, а також операції, що взаємопов'язані між собою. Тому ряд журналів-ордерів (1 с.-п. 2 с.-г., З с.-г, 5 с.-г., 6 с.-г., 7 с.-г.) передбачені для обліку операцій за кредитом декількох синтетичних рахунків. У цьому випадку для кожного синтетичного рахунка виділено окремий розділ.

Для забезпечення правильного групування даних первинних документів у журналах-ордерах передбачено типову кореспонденцію за кредитом рахунків бухгалтерського обліку і наведено перелік показників, необхідних для складання періодичної та річної звітності. В журналах-ордерах, що призначені для синтетичного та аналітичного обліку, крім того, передбачено позиції аналітичного обліку (журнали-ордери ЗА с.-п, ЗБ с.-п, ЗВ с.-г. та ін.).

Записи в облікових реєстрах проводять у міру надходження документів або за підсумками за місяць залежно від характеру і змісту операції. На документах, дані яких включено до журналів-ордерів, відомостей, реєстрів й аркушів-розшифрувань, вказують номери відповідних реєстрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, які відображені в реєстрах загальним підсумком, номер реєстру і номер запису вказують на окремому аркуші, який прикріплюється до зброшурованих документів.

Підсумкові дані в журналах-ордерах на кожному синтетичному рахунку в обов'язковому порядку необхідно звіряти з даними інших облікових реєстрів, в яких відображені записи за відповідними кореспондуючими рахунками. В тих журналах-ордерах, де облікові записи не можуть бути проконтрольовані шляхом зіставлення їх з відповідними показниками інших реєстрів, підсумкові дані за документами використовуються для перевірки підсумків за окремими кореспондуючими рахунками.

Суми, що зараховуються в дебет рахунків, за якими аналітичний облік ведуть у відповідних журналах-ордерах, відомостях, реєстрах, у необхідних випадках групують за субрахунками або статтями аналітичного обліку в аркушах-розшифруваннях. На кожний рахунок, що дебетується, відкривають аркуш-розшифрування. Якщо в дебет синтетичного рахунка зараховують суми з кредиту декількох рахунків, 30середжених в одному журналі-ордері або розташованих у різних журналах-ордерах, то зазначене групування відбувається (за умови, що робота виконується одним бухгалтером) в одному аркуші-розшифруванні.

Записи в аркушах-розшифруваннях проводяться за даними однакових документів підсумками за день або більш тривалий період, а в необхідних випадках - на підставі окремих документів з коротким поясненням змісту операції. По закінченні звітного місяця заповнені аркуші-розшифрування передають працівнику, який веде відповідні записи в журналах-ордерах або у відомостях, в яких повинні знайти відображення аналітичні дані за рахунками. В облікових реєстрах, аналітичні дані яких відображують підсумками за місяць, обороти встановлюють шляхом підсумку сум за документами, попередньо згрупованими за необхідними аналітичними показниками.

Помилки, виявлені в реєстрах до підбиття підсумків, виправляють шляхом закреслення помилкового запису і напису над закресленим правильного тексту або суми. Якщо помилку виявлено після підбиття підсумків, але до внесення їх у Головну книгу, виправлення виконують на підставі бухгалтерської довідки з відображенням у вільних рядках або графах. Після запису підсумків журналів-ордерів у Головну книгу ніякі виправлення в них за поточний місяць не допускаються, а необхідні виправлення оформляють також бухгалтерською довідкою і заносять у Головну книгу в наступному місяці. Зазначені довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому здійснено виправлення.

Головну книгу використовують для узагальнення даних журналів-ордерів. взаємної перевірки правильності проведених записів за окремими синтетичними рахунками і складання бухгалтерського балансу за місяць, квартал і рік. У Головній книзі відображують залишки за рахунками, на яких вони були на початок місяця, поточні обороти і залишки на кінець місяця за відповідними синтетичними рахунками. Записи оборотів у Головну книгу є одночасно і реєстрацією облікових даних, що відображені в журналах-ордерах.

У Головній книзі записи за місяць виконують, як правило, за синтетичними рахунками, тому що необхідні дані субрахунків і аналітичних рахунків знайшли уже відображення у відповідних реєстрах. Обороти за кредитом відповідного синтетичного рахунка відображують одним підсумковим записом із кожного журналу-ордера, а за дебетом - із декількох журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками з виведенням після цього кінцевого підсумку.

Отже, в Головній книзі записи здійснюють за дебетом рахунків у кореспонденції з кредитованими рахунками, в той час яку журналах-ордерах записи роблять за кредитам у кореспонденції з рахунками, котрі дебетуються, що забезпечує взаємний контроль показників. Перевірку правильності записів до Головної книги здійснюють шляхом підсумку сум оборотів і залишків за усіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів та залишків повинні бути відповідно рівними.

Головну книгу відкривають на рік, для чого на кожний синтетичний рахунок відводять окремий аркуш, а, за необхідності, за окремими рахунками - два аркуші.

Таким чином, в основу побудови нової журнально-ордерної форми обліку покладено такі найважливіші принципи:

- у здійснення записів у журналах-ордерах у порядку реєстрації операцій тільки за кредитом рахунка в кореспонденції з дебетом рахунків (інших рахунків);

- сполучення, як правило, в єдиній системі записів синтетичного та аналітичного обліку;

- відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій у розрізі показників, необхідних для здійснення контролю, аналізу і складання періодичної і річної бухгалтерської звітності;

- застосування журналів-ордерів за декількома рахунками, які мають між собою економічний і обліковий зв'язок;

- застосування облікових реєстрів заздалегідь зазначеною кореспонденцією рахунків та показниками, які необхідні для складання періодичної і річної бухгалтерської звітності, а в окремих випадках - з номенклатурою статей аналітичного обліку в деяких рахунках;

- застосування місячних, а у деяких випадках - квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладених аркушів.

2. Методика ведення журнально-ордерної форми рахівництва

2.1 Методика ведення журнально-ордерної форми обліку на підприємстві

Журнально-ордерна форма обліку заснована на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліків відповідно до чинного Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні .

При журнальній формі господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або за підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій. На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

В облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру. Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів з кредиту рахунків.

У Головній книзі відображаються: сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, які наводяться сумою за кореспондуючими рахунками із журналів. Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірку правильності записів у Головній книзі здійснюють підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні.

Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із усіх журналів. Відомості аналітичних даних заповнюються, як правило, після складання Журналів - регістрів синтетичного обліку.

Схема журнально-ордерної форми обліку виглядає наступним чином:

Порядок ведення обліку за журнально-ордерною формою для великих промислових підприємств передбачає ведення 17 журналів-ордерів,що визначено визначено Інструкцією з використання єдиної журнально-ордерної форми обліку № 63, затвердженою Міністерством фінансів СРСР 8 березня 1960 р. з подальшими змінами. Для малих підприємств порядок ведення обліку за скороченою журнально-ордерною формою (8 журналів-ордерів) затверджено Інструкцією Мінфіну від 6 червня 1960 р .

Ця форма ведення обліку передбачає застосування таких регістрів:

1. Журнал №1 "Облік грошових коштів та грошових документів" за кредитом рахунків 30, 31, 33:

1.1. Відомість за дебетом рахунка 30;

1.2. Відомість за дебетом рахунка 31;

1.3. Відомість за дебетом рахунка 33.

В Журналі №1 ведеться узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті в касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо) та коштів у дорозі.

Записи у Журналі №1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2-3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу №1 і відомостей до нього.

Для відображення операцій, здійснених у іноземній валюті, використовується Журнал №1 і відомості до нього, які заповнюються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал №1 і відомості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті.

Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.

Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку тощо).

2. Журнал №2 "Облік довгострокових та короткострокових позик" за кредитом рахунків 50, 60.

У Журналі №2 відображаються операції з одержання довгострокових і короткострокових позик та інші операції, облік яких ведеться на рахунках 50 "Довгострокові позики" і 60 "Короткострокові позики". У цьому Журналі відображаються обороти у розрізі кореспондуючих рахунків. Записи здійснюються на підставі виписок банку і доданих до них документів таї інших документів, що засвідчують рух залучених | позикових коштів.

Аналітичні дані до рахунків 50 і 60. У графі З відображаються позикодавці (банки) кредитів (позик) і строки їх погашення.

У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 50 відображаються суми одержаних довгострокових позик, а також переведення короткострокових (відстрочених) у довгострокові позики, у графі 6 - погашення заборгованості за ними та переведення до поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями. У графі 7 таблиці аналітичних даних до рахунку 60 відображаються суми одержаних короткострокових кредитів (позик), у графі 6 - сума їх погашення та переведення до довгострокових зобов'язань у разі відстрочення кредитів (позик). У графах 9 і 10 наводяться дані про нараховані відсотки (проценти) за користування довгостроковими позиками і окремо за короткостроковими позиками за поточний місяць і за період з початку року до кінця місяця, за якими і складається Журнал № 2.

Журналу №3 "Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань".

В даному журналі ведеться облік розрахунків з постачальниками та підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіторами і кредиторами, за податками і платежами, облік виданих та отриманих короткострокових векселів, виданих довгострокових векселів, довгострокових і поточних зобов'язань (крім зобов'язань, облік яких ведеться у Журналі 2), відстрочених податкових активів і зобов'язань.

В розділі І Журналу№ 3 ведеться облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (за кредитом рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68).

В розділ II Журналу №3 ведеться облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових та поточних зобов'язань (за кредитом рахунків 17 52,53,54,55,61,64,67,69):

Відомість 3.1. призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, що відображаються на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями та замовниками", крім заборгованості, яка забезпечена векселем.

Підсумки граф 13-20 (рядок "Усього за рахунком 36") цієї відомості переносяться до графи 5 розділу І Журналу №3.

Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості (з підзвітними особами, за авансами виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями). У Відомості 3.2 для обліку розрахунків за кожним дебітором відводиться необхідна кількість рядків.

Сальдо визначається за кожним дебітором і також переноситься в графи 5 і 6 Відомості 3.2 на наступний місяць.

Підсумки граф 16-21 (рядок "Усього за рахунком 37") цієї відомості переносяться до графи 6 розділу І Журналу №3.

Відомість 3.3 призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, що відображаються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Протягом місяця записи у відомості здійснюються в міру визнання зобов'язання за матеріальні цінності, нематеріальні активи, роботи і послуги та проведення розрахунків з постачальниками та підрядниками на підставі первинних облікових документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів приймання матеріалів, робіт, послуг, прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку тощо).

За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом - її погашення, списання тощо. Сальдо на кінець місяця наводиться за кожним постачальником та підрядником і переноситься в графу 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.

У графі 20 Відомості 3.3 відображається загальна сума, що належить сплаті постачальнику, підряднику за одержані товарно-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті роботи і послуги.

Підсумки граф 13-19 (рядок "Усього за рахунком 63") цієї відомості переносяться до графи 10 розділу І Журналу №3.

Відомість 3.4 призначена для аналітичного обліку заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена одержаними векселями, а також для розрахунків за зобов'язаннями постачальникам, підрядникам та іншим кредиторам за одержані сировину, матеріали, товари, послуги, роботи та за іншими операціями, на яку підприємством видані векселі (рахунки 16 "Довгострокова дебіторська заборгованість", 34 "Короткострокові векселі одержані", 51 "Довгострокові векселі видані", 62 "Короткострокові векселі видані").

У заголовку над рядками 8-12 і 15-17 Відомості 3.4 підприємством вказується номер синтетичного рахунку, до якого відкрито аркуш цієї відомості, а у самому заголовку Відомості 3.4 вписується словами об'єкт обліку (одержаних короткострокових векселів, виданих короткострокових векселів).

Підсумки граф 15-17 (рядок "Усього") цієї відомості переносяться відповідно у графи 3, 4 та 8, 9 розділу І Журналу №3.

Відомість 3.5 призначена для аналітичного обліку внутрішніх, внутрішньогосподарських розрахунків, розрахунків за нарахованими відсотками, за авансами одержаними та за іншими операціями, що відображаються на рахунку 68 "Розрахунки за іншими операціями".

Підсумки граф 15-20 (рядок "Усього") цієї відомості переносяться до графи 11 розділу І Журналу №3.

Відомість 3.6 призначена для узагальнення інформації про розрахунки підприємства за усіма видами платежів до бюджету, включаючи прибутковий податок з працівників підприємства, фінансові санкції, що справляються в дохід бюджету.

У відомості за кожним видом податків і платежів щомісяця відображаються нараховані та належні до відшкодування з бюджету суми податків і платежів, їх сплата, списання тощо. Сальдо на кінець місяця визначається окремо за кожним видом податків і платежів.

У рядках 1.1-1.9 відображаються сальдо, сплата, списання, суми, належні до відшкодування з бюджету, тощо та нарахування за кожним видом под. атків і платежів. У рядку 1.10 наводиться підсумок рядків 1.1-1.9 за відповідними графами.

У рядках 2.1-2.8 відображаються сальдо, сплата та нарахування інших платежів до бюджету, зокрема мита, різниць між сумою відшкодування і втратами від нестач і псування цінностей. У рядку2.9 наводиться підсумок рядків 2.1-2.8 за відповідними графами.

У рядках 3.1-3.3 відображаються сальдо, обороти за дебетом і кредитом субрахунку 643 "Податкові зобов'язання". У рядку 3.4 наводиться підсумок рядків 3.1-3.3 за відповідними графами.

У рядках 4.1-4.3 відображаються сальдо, обороти за дебетом і кредитом субрахунку 644 "Податковий кредит". У рядку 4.4 наводиться підсумок рядків 4.1-4.3 за відповідними графами.

У рядку 5 наводиться підсумок рядків 1.10, 2.9, 3.4, 4.4.

Підсумки граф 13-20 рядка 5 "Усього" за рахунком 64 "Розрахунки за податками і платежами" переносяться у графу 9 розділу II Журналу №3.

Для узагальнення інформації про наявність та рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних активів, а також для відображення капітальних і фінансових інвестицій призначений Журнал №4 (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19. 35).

Аналітичний облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів (крім інструментів, приладів та інвентарю, малоцінних необоротних матеріальних активів, інвентарної тари, інших необоротних матеріальних активів), нематеріальних активів та зносу цих необоротних активів ведеться за кожним об'єктом окремо з розподілом на власні та отримані на умовах фінансової оренди, виробничі та невиробничі об'єкти необоротних активів в картках обліку відповідних необоротних активів.

Записи в Журналі №4 ведуться на підставі первинних та зведених облікових документів (акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, акту списання, розрахунку амортизації тощо).

У графах 3, 4 і 5 розділу І цього Журналу відображаються вибуття відповідно основних засобів, інших необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів внаслідок їх продажу, безоплатної передачі, неможливості отримання підприємством надалі економічних вигод від їх використання або невідповідності критеріям визнання активом, а також я або невідповідності критеріям визнання активом, а також сума уцінки, яка відображається за кредитом відповідних рахунків бухгалтерського обліку необоротних активів. У графі 6 розділу І Журналу відображаються сума нарахованої амортизації та сума збільшення зносу необоротних активів внаслідок їх дооцінки та зменшення їх корисності.

У графі 7 відображається вартість негативного гудвілу, що виник внаслідок придбання або об'єднання підприємств.

У розділі II Журналу №4 відображаються капітальні інвестиції (введення в дію необоротних активів, вибуття внаслідок продажу, уцінка тощо), інші необоротні активи та фінансові інвестиції (їх погашення, списання тощо) (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35).

Відомість 4.1 ведеться за дебетом рахунку 15 і призначена для аналітичного обліку капітальних інвестицій в розрізі витрат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, вартість придбаного устаткування, що потребує і не потребує монтажу, затрати на придбання (виготовлення, спорудження) інших необоротних матеріальних (спеціальних інструментів, інвентарної тари, тимчасових нетитульних споруд, предметів прокату, бібліотечних фондів) і нематеріальних активів, фінансова оренда), а також з поділом інвестицій у капітальне будівництво, що виконані підрядним і господарським способом.

У цій відомості також відображаються витрати на проведення модернізації, модифікації, дообладнання (субрахунок 152), реконструкції, добудови (субрахунок 151) об'єкта, що приводить до збільшення первісно очікуваних від його використання майбутніх економічних вигод.

Облік капітального будівництва ведеться за фактичними витратами. Для визначення фактичної вартості кожного окремого об'єкта капітального будівництва, реконструкції, добудови, модернізації, модифікації, що здійснюється у кількох звітних періодах, застосовується вкладний аркуш формату Відомості 4.1 із зазначенням назви об'єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового кредиту, що визнається законодавством у зв'язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, устаткування і будівельно-монтажних робіт.

Після одержання (прийняття) необоротних активів, устаткування, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт сума податкового кредиту способом сторно відображається (у цій відомості і Журналі №3) за дебетом рахунку 15 "Капітальні інвестиції" і кредитом субрахунку 644 "Податковий кредит" і не включається до первісної вартості побудованих (змонтованих, уведених в експлуатацію) основних засобів.

У Відомості 4.2 узагальнюються аналітичні дані про фінансові інвестиції в асоційовані, дочірні підприємства, в спільну діяльність, облік яких ведеться за методом участі в капіталі, а також еквівалентів грошових коштів, інших інвестицій. Для довгострокових і короткострокових фінансових інвестицій ведуться окремі відомості.

Аналітичний облік нематеріальних активів ведеться у Відомості 4.3, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року до граф 1-8. Протягом звітного року помісячні надходження на підставі первинних облікових документів позиційним способом записуються до граф 1-8 дані про придбані, отримані, створені нематеріальні активи, граф 9-11 - про переоцінку, зменшення і відновлення корисності нематеріальних активів, до граф 12-14 - про вибуття. На кінець кожного місяця наводиться сальдо вартості нематеріальних активів (графа 5) та їх зносу (графа 6) як результат підрахунків показників у цих графах на початок місяця, записів за поточний місяць у цих графах, а також у графах 9-14 з урахуванням відповідної суми амортизації з графи 8. При необхідності Відомість 4.3 продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату.

Для обліку витрат діяльності і відображення кредитових оборотів на рахунках обліку запасів, розрахунків з оплати праці, відрахувань на соціальні заходи застосовується Журнал №5 або №5А і Відомість 5.1 обліку руху запасів. В обох варіантах Журналу є однаковими за змістом і порядком заповнення розділи І (з кредиту рахунків 90, 92, 93, 94, 95,96, 97, 98, 99 в дебет рахунків), II "Витрати з податку на прибуток, витрати фінансової та інвестиційної діяльності, інші витрати" та IV "Аналітичні дані до рахунку 28 "Товари".

Розділ І Журналу№ 5 і Журналу №5 А заповнюється після складання розділів II і III (або ІІІ А) цих журналів, окремі дані до яких переносяться із складених журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з розділу III Б журналу №5 А).

Усі витрати по підприємству в цілому незалежно від того, на яких

синтетичних рахунках вони обліковуються, відображаються (збираються в розрізі кореспондуючих рахунків) в одному регістрі. В цьому Журналі забезпечується узагальнення всіх витрат на виробництво за елементами і статтями витрат. Для цього з графи "Усього" журналів 1,2, З, 4, 6, 7 до Журналу №5 переносяться дані про витрати підприємства, які за побудовою журналів відображені у відповідних регістрах.

При опрацюванні первинних облікових документів по заробітній платі і витрачанню матеріальних ресурсів записи в регістрах обліку витрат здійснюються безпосередньо з первинних документів. Нарахована заробітна плата, витрачання матеріалів, відрахування на соціальні заходи, інші витрати розподіляються за напрямками витрат (по рахунках, субрахунках, статтях тощо) при відображенні даних у Журналі №5. Для розподілу можуть застосовуватися аркуші -- розшифровки.

За кредитом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображаються операції, пов'язані з нарахуванням працівникам підприємства основної і додаткової заробітної плати, премії, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тощо. Операції з виплати заробітної плати та інші обороти за дебетом рахунку 66 "Розрахунки з оплати праці" відображаються в журналах і, 3, 6, 7.

Аналітичний облік розрахунків за нестриману в установлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в реєстрі депонованої заробітної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати (графи 7-10) і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію.

На початок року невиплачені суми депонованої заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої заробітної плати поточного року.

Підприємства, які не застосовують рахунки класу 8 "Витрати за елементами" у складі Журналу №5 ведуть розділ III "Витрати діяльності".

Дані за рядком 9 "Усього за розділом ІІІ" з граф 3-16 Журналу №5 переносяться до Головної книги. Підсумки рядків за графами 3-16 і за графами 18-23 (із журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7) наводяться у відповідному рядку графи 24 як фактичні витрати за наведеними напрямами (статтями) витрат операційної і надзвичайної діяльності, а в графі 25 накопичуються такі дані для складання звітності за період з початку року.

У графі 2 по рядках 1.1-1.6 розділу III підприємства вказують об'єкти витрат (види, групи продукції, послуг основного виробництва, об'єкти будівництва, допоміжні (підсобні) виробництва). У графах 3 і 4 цього розділу і розділів III А і III Б підприємства витрачання виробничих запасів можуть наводити за сумою їх облікової вартості та сумою розподілених транспортно-заготівельних витрат.

Підприємства, які застосовують одночасно рахунки класу 8 "Витрати за елементами" і класу 9 "Витрати діяльності" у складі Журналу №5 А, ведуть розділи III А "Витрати діяльності" і III Б "Витрати за елементами".

На підставі первинних облікових документів (та/або аркушів-розшифровок) на витрачання виробничих запасів, нарахування заробітної плати, відрахувань на соціальні заходи тощо записуються дані у графи 3-12 розділу III Б за складовими відповідних елементів витрат. У графи 14-19 розділу III Б з журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з аркушів-розшифровок до них) записуються дані про складові відповідних елементів витрат.

Підсумкові дані (рядок 6 "Усього за розділом III Б") за графами 3-12 з розділу III Б "Витрати за елементами" разом з підсумком за відповідними рахунками у графах 3-15 розділу ІІІ А записуються до підсумкового рядку 10 "Разом за розділами III А і ІІІ Б" розділу ІІІ А Журалу №5 А, а звідти - до Головної книги.

Підсумкові дані (графа 20) розділу III Б переносяться у розділ III А до відповідної статті (напряму) витрат за графами 17 (з кредиту рахунку 80 "Матеріальні витрати"), 18 (з кредиту рахунку 81 "Витрати на оплату праці"), 19 (з кредиту рахунку 82 "Витрати на соціальні заходи"), 20 (з кредиту рахунку 83 "Амортизація"), 21 (з кредиту рахунку 84 "Інші операційні витрати"). Дані підсумкового рядку 9 розділу III А за графами 16-21 також заносяться до Головної книги.

У графі 21 розділу III Б накопичуються дані за складовими елементів витрат за період з початку звітного року, включаючи звітний (поточний) місяць.

У графі 23 розділу ІІІ А накопичуються дані про складові витрат діяльності (рахунки, субрахунки, статті) за період з початку звітного року.

У розділі IV узагальнюються аналітичні дані про операції з товарами і торговою націнкою.

Облік виробничих запасів за синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за центрами відповідальності (матеріально відповідальними особами, місцями зберігання) та місцями витрат (синтетичними рахунками або субрахунками обліку витрат). У відомості визначаються сума і рівень транспортно - заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості виробничих запасів від їх поточної облікової оцінки), а також фактична собівартість витрачених (вибулих) запасів, якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю.

Записи у Відомість 5.1 проводяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнені надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш короткий проміжок часу - декада тощо).

У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в інший цех, склад тощо) за місяць виділяються окремими сумами і мають бути між собою рівними.

Журнал №6 призначено для узагальнення інформації про доходи від операційної, інвестиційної і фінансової діяльності підприємства та фінансові результати підприємства від звичайної діяльності та надзвичайних подій (за кредитом рахунків 70. 71, 72. 73, 74, 75, 76,79).

У Відомості 6.1 накопичуються дані про окремі складові доходів підприємства.

7. У Журналі №7 відображаються операції про зміни у складі власного капіталу підприємства, про нарахування, одержання і витрачання забезпечень,майбутніх витрат і платежів і коштів цільового призначення (за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46. 47, 48, 49). Відомості 7.1, 7.2, 7.3 забезпечують накопичення аналітичних даних щодо додаткового капіталу, використання прибутку, забезпечень майбутніх витрат і платежів за період з початку поточного року.

8. Аналітичний облік в розрізі об'єктів позабалансового обліку ведеться у Відомості 8, в яку з регістрів аналітичного обліку за попередній рік переносяться дані на початок поточного року (до граф 1-6). За простою системою позиційним способом заносяться дані до граф 1-6 - про надходження (одержання, надання тощо), до граф 7-12 -- про вибуття (використання, списання, повернення, сплату тощо) об'єктів позабалансового обліку (орендовані основні засоби, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, устаткування, прийняте для монтажу,матеріали, прийняті для переробки, товари, прийняті на комісію, списана дебіторська заборгованість, невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей та ін.). На кінець кожного місяця наводиться вартість залишку об'єктів позабалансового обліку (графа 5) як результат підрахунків показників у цій графі на початок місяця, записів за поточний місяць у цій графі, а також у графах 8 і 11. При необхідності Відомість 8 продовжується додатковими аркушами такого самого змісту і формату.

Підсумкові записи з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, переносяться до Головної книги за кожним рахунком окремо.

Сума підсумків Журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього самого Журналу за вертикальним підрахунком (сума граф).

Регістри бухгалтерського обліку (журнали, відомості, таблиці аналітичних даних, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операціями заповнюються в гривнях і копійках, а регістри, що, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, -- у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Відомості аналітичних даних заповнюються, як правило, після складання Журналу.

2.2 Механізовані й автоматизовані форми ведення журнально-ордерного обліку

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково-обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку - автоматизовані. В основу комплексної механізації (автоматизації) бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації .

Синтетичними й аналітичними обліковими регістрами при механізованих і автоматизованих формах бухгалтерського обліку є машинограми.

На сучасному етапі дедалі більше використовують сучасну обчислювальну техніку - ЕОМ.

Створення і впровадження в практику обліку ЕОМ привело до розробки нової форми бухгалтерського обліку - таблично-автоматизованої. При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски).

При таблично-автоматизованій формі бухгалтерського обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішуються задачі бухгалтерського обліку у двох режимах - регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм, а також існує можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів.

При загальному скороченні обсягу наданої користувачу інформації підвищується інформативна цінність таблично-автоматизованої форми. Вона також передбачає контроль вихідної бухгалтерської інформації, що позитивно впливає на дієвість даних бухгалтерського обліку.

В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України. При цьому необхідно враховувати значну різницю у змісті бухгалтерського обліку в Україні і в країнах з розвинутою економікою. Якщо в Україні бухгалтерська справа обмежувалася обліково-реєстраційними завданнями, то в країнах з розвинутою ринковою економікою вони не є основною частиною бухгалтерського обліку основна увага приділяється фінансовому аналізу та прогнозуванню. Тому дуже важливо оцінити завдання й цілі автоматизації бухгалтерського обліку. рахівництво капітал банківський автоматизація

Завдання автоматизації - підвищення якості роботи як бухгалтерів, так і бухгалтерії в цілому. Комп'ютер - це тільки інструмент, що дозволяє максимально повно використовувати кваліфікацію спеціаліста й максимально спрощувати повсякденну рутинну роботу.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп'ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які - в паперовому . Для цього насамперед необхідно точно визначити завдання автоматизації. Звичайно, найбільша кількість помилок в обліку при паперовій технології виникає на етапі переносу даних з одного облікового регістру до другого, а також при складанні різноманітних довідок і звітів. Використання автоматизованого обліку дасть змогу повністю звільнитися від такого роду помилок, оскільки як правило при автоматизованому обліку ведеться тільки один обліковий регістр, всі інші формуються автоматично і ризик помилки при переносі даних між регістрами обліку дорівнює нулю. Кожний бухгалтер знає, скільки часу і сил вимагає підготовка тих чи інших довідок, звітностей та іншої оперативної інформації, що завжди потрібна терміново.

Використання засобів автоматизації дає змогу практично повністю вирішити цю проблему, протягом лічених хвилин підготовити найрізноманітніші й деталізовані бухгалтерські дані. Потрібно також звернути увагу на те, що правильний вибір засобів автоматизації програмного забезпечення дозволить легко і швидко адаптувати роботу бухгалтерії до частих змін правових норм, які вносяться Урядом України. На жаль, подеколи цей вибір доручається спеціалістам, котрі мають смутну уяву про повсякденну рутинну роботу і проблеми бухгалтерії й чиї критерії не завжди збігаються з інтересами бухгалтерії даного підприємства.

Автоматизація не лише підвищує якість обліку, а й якість бізнесу підприємства. Тому вибір засобів автоматизації завжди має здійснюватися безпосередньо зацікавленими спеціалістами - бухгалтером і керівником підприємства. Лише спеціаліст-бухгалтер може правильно оцінити систему за всіма критеріями, основними з яких є такі :

1. На створення системи як на специфіку конкретної організації (незалежно від форми власності), так і на можливі зміни в законодавстві. Користувачеві має бути надана можливість в мінімальний термін і без втрат інформації перебудувати не тільки план рахунків, звітні форми, типові проводки, а й формувати звітність згідно з новими вимогами. Так, наприклад, підприємства з іноземними інвестиціями як правило надають своїм зарубіжним партнерам звітність за формами, заснованими на інших, ніж в Україні, методах.

2. Можливість роботи не тільки в локальних обчислювальних мережах, а й з іншими джерелами бухгалтерської інформації, такими, як системи зв'язку "клієнт - банк" для пересилання платіжних документів безпосередньо з комп'ютера до банку; касові апарати для оперативного обліку і відображення операцій у роздрібній торгівлі тощо.

3. Наявність з боку розроблювана кваліфікованої підтримки користувача приблизно за такими напрямками:

а) навчання роботі з програмами, що особливо важливо, оскільки в багатьох випадках через відсутність необхідних навичок і відпрацьованих методик навчання бухгалтер не може використовувати програмне забезпечення;

б) супроводження програмного забезпечення, що необхідно не тільки на випадок ушкодження програми з різних причин, а й у випадках радикальних змін у законодавстві;

в) оперативні консультації, оскільки проблеми, що виникають у процесі роботи, значною мірою зумовлені або порушенням технології роботи з програмами, або недостатнім знанням можливостей системи.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: "Парус", "Fin Expert", "БЕСТ", "Lady Fin", "Фінанси без проблем", "1C - Бухгалтерія - Проф. для Windows" та ін.

Система автоматизації бухгалтерського обліку спільного підприємства "Парус" призначена для підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності підприємства .Використання даної системи дає змогу:

...