Аудит расчетов с подотчетными лицами и персоналом

Размещено на http: //www. allbest. ru/

1. Расчеты с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям как объект финансово-хозяйственной деятельности

аудит подотчетный персонал учет

1.1 Организация расчетов с использованием наличных денежных средств, задачи их финансово-хозяйственного контроля

Хозяйственный контроль - это контроль хозяйственных параметров деятельности (коммерческой и некоммерческой) субъектов хозяйствования (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), их структурных подразделений, а также отдельных работников данных субъектов хозяйствования. Хозяйственный контроль по своему содержанию можно подразделить на три вида:

1) административный (административно-управленческий);

2) технический (технико-технологический)

3) финансово-хозяйственный (финансовый).

Данная классификация осуществляется в зависимости от области (сферы) хозяйственного контроля.

Объектом финансово-хозяйственного контроля являются финансово-хозяйственные операции (изменения денежных параметров) деятельности субъектов хозяйствования, которые находят или должны находить документальное отражение (в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета с группировкой по соответствующим счетам, в бухгалтерской отчетности или в других учетных документах).

Финансово-хозяйственный контроль - это проверка со стороны субъектов контроля, наделенных таким правом, финансово-хозяйственных операций деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, их структурных подразделений с целью оценки законности осуществления данных операций.

Качество выполнения контрольной функции в обществе зависит от социальной цели (социального заказа), которая ставится перед контролирующими органами, а также от того, в чьих интересах осуществляется данный контроль. Сама система общественного контроля независимо от того, в чьих интересах осуществляется контроль, включает в себя контроль за производственно-техническими и социально-экономическими процессами, происходящими в обществе.

В условиях рыночной экономики возрастает объем финансовой информации и увеличивается сложность в получении достоверной учетной и отчетной информации о финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующих субъектов. Поэтому особое значение приобретает организация эффективного финансово-экономического контроля.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы [1]. Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Целевой аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами: денежными средствами из кассы организации или непосредствен из банка; путем списания денежных средств со специального карточного счета, откытого банком для организации расчетов по банковской пластикой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги, то он имеет право возместить данные расходы, но только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы). При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов. К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс [2].

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с: приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет; оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходами на командировки по территории Беларуси и за границу; представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет.

1.2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение проверки операций с подотчетними лицами и персоналом по прочим операциям

Основными нормативными документами регулирующие вопросы расчетов с подотчетными лицами являются:

1. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 4.

Прием наличных денег юридическими лицами осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством. Выдача наличных денег из касс юридических лиц производится по расходным кассовым документам на бланках, утвержденных в соответствии с законодательством.

Подтверждением приема наличных денег являются:

1) квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

2) второй экземпляр квитанции формы КВ-1, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

3) квитанция к талону формы 20-фс, утвержденной приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. № 311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

4) другие приходные документы, предусмотренные законодательством [5].

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации».

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством.

2. Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь 13.02.2008 № 24).

3. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 N 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках".

Установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

суточные - 60000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 30000 рублей;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 20000 рублей [4].

4. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

В качестве примера приведем нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках в некоторые страны в соответствии с Таблицей 1.1.

5. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь 29.02.2008 № 29) [8].

Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Таблица 1.1 Нормы командировочных расходов

Наимен. государства	Наимен. валюты	Нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных)	Предельная норма расходов по найму жилого помещения
		для работников, направляемых в краткосрочные командировки	для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находится загранучреждение
Италия	евро	50	40	до 130
Китай	доллары США	50	30	до 150
Латвия	евро	26	15	до 70, Рига, Вентспилс - до 110
Литва	евро	30	20	до 70, Вильнюс - до 140, Каунас, Клайпеда - до 90

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

1) нормативно-правовые документы, регулирующие порядок учета и налогообложения расчетных операций;

2) учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (приложение А), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (приложение Б), командировочное удостоверение (приложение В), служебное задание для направления в командировку (приложение Г) и отчет о его выполнении (приложение Д) и др.

3) инвентаризационные материалы, отражающие результаты проведения инвентаризации расчетов: акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение Е), справка к акту инвентаризации;

4) учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости по счетам, анализы счетов, обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (приложение Ж, И) и др.

5) бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма №1 «Бухгалтерский баланс» (приложение К), форма №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» (приложение Л);

6) прочие аудиторские доказательства, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, учетная политика в целях бухгалтерского и налогового учета (приложение М), акты проверок ревизионных органов, аудиторские заключения и др.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицам и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.



1.3 Организационно-экономическая характеристика и оценка системы внутреннего контроля в исследуемой организации

Общество с дополнительной ответственностью «Людмилица» создано и осуществляет свою деятельность на основании Устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ОДО «Людмилица» является юридическим лицом, осуществляет деятельность на основе полного хозяйственного расчёта и самофинансирования.

Основными целями деятельности ОДО «Людмилица» являются:

- извлечение прибыли;

- удовлетворение экономических, социальных и культурных интересов Учредителя и работников организации.

Основным видом деятельности ОДО «Людмилица» является розничная торговля.

ОДО «Людмилица» включает в себя магазин «Продукты», расположенный по адресу г. Минск, ул. Янки Мавра 48. Магазин осуществляет торговлю через прилавок и кассы, расположенные на зале. Есть лицензия на реализацию алкогольных напитков и табачных изделий.

Продовольственная группа разделена на 5 отделов, где реализуются: кондитерские изделия, вино-водочные изделия, табачные изделия, рыбные консервы и пресервы, фрукты и овощи, консервы овощные, колбасная, молочная продукция, соки и напитки, хлебо-булочные изделия и прочие продовольственные товары.

ОДО «Людмилица» возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность перед государством и трудовым коллективом.

Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Наем директора осуществляется по контракту, в котором определяются права, обязанности и ответственность директора, условия его материального обеспечения и освобождения от должности с учетом гарантий, предусмотренных действующим законодательством. Директор самостоятельно решает все вопросы деятельности организации, за исключением отнесенных законодательством к компетенции общего собрания трудового коллектива.

Экономическая служба ОДО «Людмилица» представлена бухгалтерией: главным бухгалтером и бухгалтером.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Главный бухгалтер также организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности, обеспечение правильных соотношений темпов роста производительности труда и заработной платы, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов. А также проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, достижению высокого уровня их обоснованности, по созданию и улучшению нормативной базы планирования.

Бухгалтер выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками); осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливает их к счетной обработке; отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

Таким образом, бухгалтерия своевременно формирует полную и достоверную информацию о результатах хозяйственной деятельности предприятия, а также вовремя предотвращает нежелательные результаты хозяйствования на основе установления целесообразности совершаемых операций. Выявляет резервы хозяйственной деятельности предприятия и их эффективное использование для обеспечения финансовой устойчивости, так как использование всех видов ресурсов в хозяйственной деятельности должно соответствовать установленным нормативам и сметам. Обеспечивает информацией, необходимой для контроля за исполнением налоговой политики, формирования базы для налогового учета.

Бухгалтерия придерживается принятой учетной политики в течение отчетного периода. Учет в бухгалтерии ведется автомтизированно с применением программы «1С: Предприятие».

ОДО «Людмилица» осуществляет оперативный и бухгалтерский учет результатов своей деятельности, представляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту нахождения и территориальные органы государственной статистики соответственно.

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности по ОДО «Людмилица» за 2012-2014 гг. представлены в Приложении Н. Все данные представлены в отчетах о прибылях и убытках за 2012-2014гг. (приложения П, Р, С), а также в бухгалтерских балансах за 2012-2014 гг. (приложени, Т, У, Ф), которые главный бухгалтер составляет по окончании отчетного года.

Внутренний контроль - непрерывный процесс, осуществляемый наделенными соответствующими полномочиями органами управления и контроля и структурными подразделениями общества, предназначенный для обеспечения разумной гарантии достижения целей в следующих категориях: эффективность и результативность бизнес-процессов общества; надежность финансовой отчетности; соблюдение законодательства, устава и внутренних документов компании.

Функционирование системы внутреннего контроля ОДО «Людмилица»

осуществляется на постоянной основе. Служба внутреннего аудита проводит регулярную оценку и мониторинг функционирования системы внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля ОДО «Людмилица» основана на разграничении компетенции субъектов внутреннего контроля в части разработки, применения и оценки эффективности процедур внутреннего контроля. В соответствии с ними эффективность и надежность системы внутреннего контроля в организации можно оценить как средняя. Компоненты системы внутреннего контроля представлены в таблице 1.2.

Во-первых, система внутреннего контроля включает в себя надлежащую систему бухгалтерского учета. Во-вторых, была проанализирована контрольная среда ОДО «Людмилица». Хозяйственная деятельность предприятия в целом соответствует требованиям действующего законодательства. Организационная структура ОДО «Людмилица» не предполагает четкого разделения обязанностей, однако предусмотрено, чтобы работники не выполняли несовместимые функции, то есть существует разделение выполнения функций управления и учета активов, осуществления хозяйственных и бухгалтерских операций. Приняты меры по обеспечению сохранности активов и бухгалтерских записей, а именно: создание запасных копий, защита компьютерных программ.

Таблица 1.2 Компоненты системы внутреннего контроля

Компоненты системы внутреннего контроля	Описание компонента	Ключевые факторы
1	2	3
Контрольная среда	Определяет мнение поведения организации, влияет на осознание системы контроля входящими в данную среду, является основой для всех других компонентов СВК	Факторы среды контроля: - честность и этические ценности; - готовность быть компетентным (уровень квалификации и периодичность повышения); - совет директоров, руководство компании, акционеров весь управленческий персонал; - организационная структура предприятия; - наделения полномочиями и ответственностью; - политика и практика управления человеческими ресурсами
Оценка риска	Выявление, анализ и управление субъектами риска, имеющими отношение к подготовке финансовой отчетности, ее достоверному представлению в соответствии с системой бухгалтерского учета	В процессе оценки необходимо рассматривать: - взаимосвязь рисков и конкретных утверждений финансовой отчетности; - обработка и подведение итогов финансовых данных; - внутренние и внешние события и обстоятельства; - специальное рассмотрение обстоятельств
Система бухгалтерского учета	Система БУ состоит из методов и записей созданных для идентификации сбора, анализа, классификации учета операции субъектов, а также для обеспечения отражения в отчетности соответствующих активов и обязательств	Основное внимание системы БУ уделяется следующим операциям: - эффективность системы БУ должна привести к ведению операции таким образом, чтобы предотвратить искажения в утверждениях руководства касательно финансовой отчетности; - система бухгалтерского учета должна представлять полный операционный отчет
Контрольные процедуры	Политика и процедуры, помогающие обеспечить выполнение директив руководства, а также необходимые меры для снижения риска возникающего при достижении задач субъекта	Средства контроля за обработкой информации бухгалтерского учета: - общие средства контроля; - прикладные средства контроля; - документы и учтенные записи; - независимые проверки; - выполнение обзора; - мониторинг; - разделение обязанности

Третьим элементом системы внутреннего контроля являются отдельные средства контроля. Так, одной из процедур внутреннего контроля является проведение сверок расчетов. Для тестирования средств контроля на практике применяют тесты или вопросники по тестированию системы внутреннего контроля. В ОДО «Людмилица» при проверке текущих активов были использованы тесты контроля (Таблица 1.3).

Таблица 1.3 Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание вопроса или объект исследования	Содержание ответа (результат проверки)	Выводы
1	2	3
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроках отчетности и подотчетных суммах?	Приказ о закреплении подотчетных лиц, сроках отчетности имеется	Контроль удовлетворительный
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций в РБ	Порядок расчетов наличными денежными средствами соответствует законодательству	Контроль удовлетворительный
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?	Сроки отчетности соблюдаются и не противоречат законодательству	Необходимо усилить контрольные функции
Проверяются ли авансовые отчеты по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых к ним документов?	Проверяются при отражении подотчетных сумм в бухгалтерском учете	Необходимо провести выборочную проверку
Используются ли типовые формы первичных документов?	Соответствуют	Контроль удовлетворительный
Применяются ли специализированные компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	Используется программа 1С Бухгалтерия	Контроль удовлетворительный
Какие документы ведутся по аналитическому учету расчетов с подотчетными лицами?	Ведутся ведомости аналитического учета	Контроль удовлетворительный
Нарушаются ли сроки возврата подотчетных сумм и выдачи перерасхода?	Отсутствуют нарушения в соблюдении сроков	Контроль удовлетворительный
Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами?	Порядок ведения бухгалтерского учета соответствует действующему законодательству	Провести тестирование записей в соответствии с Планом счетов



2. Организация и методика проведения проверки учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

2.1 Планирование и организация проведения проверки учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Процесс подготовки и проведения ревизии учета расчетов с подотчетными лицами включает следующие этапы:

- подготовка к проведению ревизии;

- инвентаризация и обследование;

- проверка и анализ учета расчетов;

- систематизация и обобщение результатов ревизии;

- реализация материалов ревизии;

- контроль выполнения решений, принятых по результатам ревизии.

Ревизия проводится на основании письменного приказа руководителя контролирующего органа.

Проведению ревизии предшествует подготовительная работа, которая заключается в:

1. изучении нормативных актов, касающихся особенностей деятельности контролируемого объекта;

2. изучении бухгалтерской и статистической отчетности;

3. изучении материалов предыдущих ревизий и тематических проверок.

Результаты работы, проведенной в подготовительный период, отражаются в программе ревизии, которая содержит сроки, виды, объем и задачи работы каждого специалиста в составе ревизионной бригады. Она позволяет скоординировать работу членов бригады и сократить сроки проверки. Программа составляется в двух экземплярах: первый остается в контрольно-ревизионной организации, второй - руководитель контрольно-ревизионной бригады забирает собой на проверку. Программа подписывается руководителем контрольно-ревизионной организации и руководителем контрольно-ревизионной бригады.

На основании программы руководитель ревизионной бригады составляет рабочий план проведения ревизии. В нем указываются объекты ревизии, объемы работ, способы проверки, исполнители и сроки выполнения работ. План уточнятся на месте проверки с учетом результатов проведенного обследования. Он согласуется с руководителем проверяемой организации и подписывается руководителем контрольно-ревизионной бригады. На конечной стадии подготавливаются предложения по результатам проверки.

Программа ревизии включает в себя следующие основные вопросы, касающиеся учета расчетов с подотчетными лицами, отраженные в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Программа ревизии расчетов с подотчетными лицами

Перечень вопросов, подлежащих ревизии	Приемы ревизии	Рабочая документация
1	2	3
Организация порядка выдачи денег под отчет	Взаимный контроль документов, затрагивающих одну и ту же учетную запись, хронологический анализ хозяйственных операций, их целесообразности и законности, сопоставление документов оправдательных и распорядительных, формальная проверка, нормативно-правовая проверка, встречная ревизия, арифметическая проверка	Справки, расчеты, накопительные ведомости и другие документы
утвержден ли руководителем предприятия список лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет
выдавались ли суммы под отчет лицам, не имеющим трудовых отношений с ревизируемым предприятием
правильно ли выдаются деньги под отчет
выдавались ли деньги под отчет лицам при наличии задолженности по ранее полученным суммам
выдавались ли авансы под отчет сверх установленных размеров
не превышал ли размер выданного аванса суммы по расчету
соблюдается ли лимит командировочных расходов
имеют ли место факты скрытого финансирования работников путем выдачи аванса без потребности в нем
не оплачивались ли расходы из подотчетных сумм, которые могли быть оплачены из кассы предприятия
были ли случаи передачи авансов одним подотчетным лицом другому
Соблюдение расчетной дисциплины	Сопоставление документов, аналитические процедуры,	Накопительные ведомости, справки, ведомости переплат и
целесообразность направления работника в командировку
выполняются ли задания по командировкам
соблюдаются ли сроки пребывания работника в командировке	логическая проверка, нормативно-правовая ревизия, экономическая ревизия, формальная проверка	недоплат, аналитические таблицы, акты
своевременность и полнота представления авансовых отчетов
наличие документов, подтверждающих произведенные расходы по авансовому отчету
своевременно ли утверждаются авансовые отчеты руководителем предприятия
погашаются ли оправдательные документы с целью предотвращения их повторного использования
расходуются ли подотчетные суммы по целевому назначению
своевременно ли возвращают подотчетные лица остатки неиспользованных подотчетных сумм
числится ли дебиторская задолженность за уволенными работниками
Соблюдение правил расходования средств	Сопоставление данных первичных документов с данными сводных документов, встречная ревизия, хронологический анализ операций, арифметическая проверка	Объяснительные записки, расчеты, таблицы, ведомости нарушений, предложения по устранению выявленных нарушений
законность совершаемых хозяйственных и командировочных расходов
были ли случаи незаконных или нецелесообразных командировок
правильно ли составляются расчеты по определению расходов по командировкам
правильность определения сумм расходов по служебным командировкам за границу
не принимались ли за счет предприятия расходы, которые должны быть отнесены за счет подотчетных лиц
были ли случаи отнесения на расходы предприятия стоимости командировок, производившихся для других организаций вместо возмещения ими этих расходов
Достоверность учетных и отчетных данных	Юридическая проверка, сопоставление данных учетных регистров с данными отчетности, инвентаризация, обследование, оценка экономической эффективности совершенных операций, анализ использования экономического потенциала предприятия	Группировочные ведомости, таблицы взаимоувязки показателей форм отчетности, объяснительные записки, инвентаризационные материалы
своевременно ли отражаются в учете операции по использованию подотчетных сумм
относятся ли расходы на другие счета с целью вуалирования этих расходов
обоснованно ли относятся расходы на затратные счета
наличие сторнировочных записей
качество первичных и сводных документов
правильно ли ведутся учетные регистры
реальность сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
не было ли случаев свертывания сальдо счета 71 в бухгалтерском балансе
достоверность данных бухгалтерской отчетности
Организация и действенность внутрихозяйственного контроля	Анализ результатов работы	Акт, справки

Ревизию за движением подотчетных сумм осуществляют государственные органы, ведомственные контрольно-ревизионные службы и коммерческие банки. При этом ревизия проводится по следующим направлениям:

- организация порядка выдачи денег под отчет;

- соблюдение расчетной дисциплины;

- соблюдение правил расходования подотчетных сумм;

-достоверность учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами;

- организация и действенность внутрихозяйственного контроля за расчетной дисциплиной.

Подотчетные суммы ревизируются сплошным способом во взаимосвязи с кассовыми и банковскими операциями.



2.2 Проверка обоснованности выдачи и своевременности возврата денежных средств выданных под отчет

На начальном этапе ревизии необходимо убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Проверяющему лицу следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

Особое внимание в ходе ревизии расчетов с подотчетными лицами уделяется наличию на предприятии списка работников, которым могут выдаваться наличные деньги на хозяйственные и операционные нужды. В данный список обычно включают сотрудников, которые постоянно работают на предприятии или лиц, выполняющих разовые работы по договорам подряда. В обязательном порядке список утверждает руководитель организации путем издания приказа.

Большое значение при ревизии подотчетных сумм уделяется порядку выдачи денежных средств подотчетным лицам. Наиболее распространенным нарушением при ревизии данного вопроса является выдача наличных денег лицам, имеющим задолженность по ранее полученным средствам.

По выданным в подотчет суммам ревизор устанавливает, нет ли превышения предельных размеров аванса. А именно:

- не превышают ли расходы, производимые в месте нахождения организации, трех рабочих дней;

- не превышают ли расходы, производимые вне места расположения организации, десяти рабочих дней;

- соблюден ли тридцатидневный рабочий срок при расходе сумм, не превышающих одной базовой величины, в целом по организации.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

1) на порядок оформления авансовых отчетов;

2) на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);

3) на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;

4) на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

5) на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов организации по признакам соответствия унифицированной форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются: наличие номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; факт указания назначения аванса; наличия подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах.

Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом ревизор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками и на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются:

1) кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, утвержденные в соответствии с законодательством;

2) кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

Работники, не отчитавшиеся в установленные сроки за полученные денежные средства на командировочные расходы, считаются лицами, не возместившими предприятию полученные суммы.

Суммы, за которые работники не отчитались перед бухгалтерией, плюсуются к сумме заработной платы и облагаются подоходным налогом.

За суммы полученных денежных средств на хозяйственные нужды ответственные работники отчитываются так же, как за суммы, полученные на командировочные цели.

При приеме авансовых отчетов за израсходованные денежные средства по покупке ценностей на хозяйственные цели бухгалтер в первую очередь просматривает приложенные товарные чеки по приобретенным ценностям. Не допускается прием авансовых отчетов, к которым приложены товарные чеки, где не расписаны купленные хозяйственные товары.

2.3 Проверка правильности оформления, своевременности и обоснованности расчетов с персоналом по прочим операциям

Далее детально проверяются представленные командированными лицами авансовые отчеты. Устанавливается наличие в командировочных удостоверениях отметок о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в служебной командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами проездных документов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

На следующем этапе ревизии устанавливается законность и целесообразность расходования подотчетными лицами выданных им сумм путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов. При проверке данного вопроса ревизор должен руководствоваться следующими нормативными и законодательными документами:

1) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерством финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 г. № 35 (в редакции от 22.02.2002 г. № 23);

2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда от 14.04.2000 г. № 55 (в редакции от 18.12.2006 г. № 160);

3) постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в редакции от 30.08.2007 г. № 126).

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Проверке подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции и т.д.

Таблица 2.2 Процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами

Содержание операции	Контрольные процедуры
Поступление материально-производственных запасов	Проверка наличия платежных и расчетных документов (товарного чека, накладной, кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру). Контроль наличия записей о наименовании приобретенных ценностей и подтверждение производственного характера расходов.
Командировочные расходы	Контроль наличия документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения и их соответствия. Проверка наличия служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении для определения источника финансирования расходов и их признания в учете. Проверка оправдательных документов, подтверждающих расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, билеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, автомобильной стоянки, за право въезда на территорию города)
Операции по приобретению горюче-смазочных материалов	Установление производственного характера расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации, по данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел. Подтверждение расходов на приобретение ГСМ актами о расходе и путевыми листами.
Представительские расходы	Проверка правомерности и документального оформления расходов (проведение официального приема, транспортное обеспечение представителей, буфетное обслуживание участников переговоров, оплата услуг переводчиков). Установление наличия приказа руководителя и отчета о представительских расходах, перечня участников и программы мероприятия, авансового отчета с прилагаемыми документами (товарным и кассовым чеком, закупочным актом и др.). Проверка обоснованности расходов статей затрат для их подтверждения в бухгалтерском и налоговом учете

В процессе проверки авансовых отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение МПЗ, командировочные и представительские расходы, операции по приобретению ГСМ.

Контрольные процедуры проверки хозяйственных операций, осуществленных подотчетными лицами, представлены в таблице 2.3.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Ревизору следует проконтролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

2.4 Проверка правильности, достоверности и взаимной увязки показателей аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги (Приложение Щ). Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца, и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге. Операции по счету 71 за ноябрь 2014г. отражены в таблице 2.

Таблица 2.3 Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами ОДО «Людмилица» за ноябрь 2014 г., руб.

Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета	Сумма	Приложение
	дебет	кредит
Выданы денежные средства из кассы организации на покупку хоз. материалов Петрову В.В.	71	50	100 000	РКО №78 от 15.11.14г
На сумму израсходованных и подтвержденных расходов по авансовому отчету	44	71	90 000	Авансовый отчет 15 от 16.11.14г
Удержание невозвращенных из заработной платы по решению нанимателя	70	94	10 000	Расчет бухгалтера



2.5 Проверка достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и статистической отчетности по расчетам с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Основными источниками при проверке достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и статистической отчетности по выручке от реализации являются бухгалтерская отчетность форма 1 «Бухгалтерский баланс» (приложение Е) по строке прочая дебиторская задолженность и статистическая отчетность форма 12-ф (расчеты) "Отчет о состоянии расчетов". Проверку начинаем с определения соответствия данных регистров синтетического учета и Баланса.

Для удобства проверки формируется вспомогательная ведомость таблица 2.2.

Поскольку расхождений не установлено, то можно сделать вывод о правильности и достоверности показателей бухгалтерской отчетности.

Далее проверяется соответствие показателей бухгалтерской отчетности формы 1 «Баланс» и статистической отчетности формы 12-ф «Отчет о состоянии расчетов».

Таким образом, при проверке взаимоувязки и достоверности показателей бухгалтерской и статистической отчетности по прочим расчетам с подотчетными лицами не выявлено.

Таблица 2.4 Вспомогательная ведомость соответствия данных регистров синтетического учета и показателей бухгалтерской отчетности по учету расчетов с подотчетными лицами по ОДО «Людмилица» за 2014 г.

Авансы выданные в подотчет 01.01.2014 по 31.12.2014 года, млн руб.	Отклонение + (-)
По данным регистров синтетического учета по счету 71	По данным бухгалтерской отчетности
1,921	1,921	-



2.6 Документальное оформление материалов проверки расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Результаты ревизии оформляются актом комплексной ревизии (Приложение Х). По структуре акт комплексной ревизии состоит из двух частей: вступительной; исследовательской (результативно).

Во вступительной части отражается: наименование документа; место и дата его составления; основание назначения ревизии; даты начала и окончания ревизии; ревизионный период; должности и ФИО работников осуществляющих проверку; наименование и местонахождение проверяемой организации; какие операции подвергаются проверке, каким способом и за какой период.

В акте могут быть указаны краткие данные о проверяемой организации, ее организационной структуре и видах осуществляемой деятельности.

Результативная часть акта представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений и недостатков. Она оформляется в произвольной форме по разделам, соответствующим программе ревизии.

Акт подписывается руководителем ревизионной бригады, а также руководителем и главным бухгалтером проверяемой организации.



3. Организация и методика проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

3.1 Документальное оформление договорных отношений для оказания аудиторских услуг

Подготовка к проведению аудита включает в себя определение объема аудиторской проверки, стоимости ее проведения, которые должны найти отражение в заключаемом между аудиторской организацией, аудитором -- индивидуальным предпринимателем договоре на оказание аудиторских услуг (Приложение Ц). Договору может предшествовать письмо-обязательство исполнителя о согласии на проведение аудита (Приложение Ч).

Организация-клиент, сделав свой выбор, направляет в аудиторскую организацию (к аудитору-индивидуальному предпринимателю) в письменной форме предложение о проведении аудита (или уведомляет их о готовности к сотрудничеству иным способом). В обращении должна быть представлена исчерпывающая информация о клиенте: полное его наименование, дата и номер государственной регистрации, виды деятельности, состав учредителей, участников и собственников имущества, юридический адрес и др.

Согласно ст. 405 Гражданского Кодекса Республики Беларусь такое предложение называется офертой.

Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, достаточно определенное и выражающее намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора.

Получив письменное предложение о проведении аудита (оферту) (Приложение Ш), аудиторская организация (аудитор - индивидуальный предприниматель) должна дать на него ответ. В международной практике проведения аудита такой ответ получил наименование «Письмо-обязательство аудитора перед клиентом». Министерством финансов Республики Беларусь постановлением от 31.10.2001 г. № 106 с учетом изменений и дополнений, вместе с правилом аудиторской деятельности «Порядок заключения договоров оказания аудиторских услуг» утверждена примерная форма письма-обязательства о согласии на проведение аудита.

Это письмо рассматривается в качестве официального ответного документа, устанавливающего взаимоотношения между аудитором и клиентом до заключения договора. В данном письме должны быть раскрыты: цель аудита и его объекты; сроки проведения проверки; ответственность аудитора перед клиентом и его обязательство о сохранении коммерческой тайны; обязательства клиента по предоставлению необходимой для проверки информации; ответственность руководства предприятия-клиента за достоверность финансовой информации и отчетности; нормативные акты, на основании которых будет проводиться аудит; возможный риск не выявления неточностей и ошибок в учете и отчетности клиента; форма отчетности аудитора по результатам проверки; условия оплаты выполненной работы.

...