Документационное обеспечение деятельности отдела кадров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области Государственное бюджетное профессионально образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж»

Выпускная квалификационная работа

Документационное обеспечение деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Исполнитель: Федорова А.В.

студентка 31 ДОУА группы

Руководитель: Юсуфова Е.А.

Камышлов, 2016



Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности отдела кадров

1.1 Направления документационной деятельности отдела кадров

1.2 Сущность кадрового делопроизводства

1.3 Нормативно-методическая база документационного обеспечения деятельности отдела кадров

Глава 2. Специфика документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

2.1 Краткая характеристика документационного обеспечения в организации

2.2 Анализ документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Глава 3. Разработка инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

3.1 Теоретическое обоснование инструкции деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

3.2 Оценка целесообразности применения разработанной инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Заключение

Список используемых источников и литературы

Приложения



Введение

В настоящее время законодательством Российской Федерации регламентированы практически все виды деятельности предприятий, включая деятельность по обеспечению и сопровождению делопроизводства и работы с сотрудниками предприятий, т.е. осуществление кадровой работы.

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной организации.

Но, ни для кого не секрет, что служба персонала на предприятии - явление далеко не повсеместное. Многие небольшие предприятия, находящиеся на начальном этапе развития, как правило, не имеют отдельной структуры или сотрудника, который занимается вопросами управления персоналом в компании. Для обеспечения такого вида деятельности, предприятия создают отдел, который отвечает за кадровый учет, т.е. отдел кадров. Отдел кадров - это структурное подразделение организации, отвечающее за управление персоналом и кадровую документацию.

Актуальность темы обусловлена тем, что документационное обеспечение деятельности отдела кадров - важная часть управленческой деятельности учреждения любой организации, так как кадровая документация является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера заработной платы и др.

Проблема - отсутствие документов, регламентирующих документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»»

Цель работы - разработать и обосновать инструкцию по документационному обеспечению отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», определить целесообразность применения данной инструкции.

Объектом дипломной работы является документационное обеспечение отдела кадров.

Предмет - документационное обеспечение отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Задачи:

раскрыть теоретические основы и нормативные требования к документационному обеспечению деятельности одела кадров в организации.

проанализировать состояния документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

разработать инструкцию по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

определить целесообразность применения разработанной инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Методом исследования в данной работе, является анализ документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». А также изучение и анализ научной литературы по документационному обеспечению и кадровому делопроизводству.

Более подробно изучением кадровой службы занимались известные авторы такие как, Басаков М.И., Рогожин М.Ю., Кирсанова М.В., Кривошеева Н.А., Кузнецова Т.В. и др.

нормативный документационный обеспечение кадр



Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности отдела кадров

1.1 Направления документационной деятельности отдела кадров

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятия (организации).

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Реализация цели деятельности отдела кадров достигается посредством выполнения им комплекса специальных функций и задач.

Основными функциями отдела кадров являются:

документирование оформления приема, увольнения, перевода, перемещения, командирования работников, предоставления им отпусков в соответствии с трудовым законодательством;

ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, внесение в них новых данных, характеризующих работника, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов;

прием, хранение, заполнение, выдача трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Своевременное внесение в трудовые книжки записей о переводах, перемещениях, поощрениях и др.;

ведение учета работающих в организации военнообязанных, составление отчетов в соответствии с действующими нормативными актами;

ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам по их заявлениям;

выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации;

организация и ведение табельного учета рабочего времени, фактически отработанного работниками организации;

обеспечение защиты персональных данных работников;

организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение;

подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава организации, его подразделений и работе с кадрами;

ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела;

формирование кадрового резерва;

организация документооборота в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

организация контроля за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

контроль соблюдения социально-психологического климата в организации, предупреждение трудовых конфликтов.

В рамках осуществления перечисленных функций отдел кадров решает следующие основные задачи:

организация кадрового делопроизводства;

оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек, личных дел, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования;

поддержание в актуальном состоянии базы данных о сотрудниках организации;

ведение учетно-справочной работы;

обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации;

контроль за соблюдением в организации законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы;

контроль достоверности сведений (персональных данных), сообщаемых о себе сотрудниками;

создание кадрового резерва;

планирование, анализ состояния и подведение итогов кадровой работы;

методическое руководство кадровой работой в структурных подразделениях организации;

консультирование должностных лиц по вопросам кадровой работы;

работа с обращениями сотрудников, организация их приема по насущным вопросам.

В современных организациях функции специалиста по кадрам условно можно подразделить на два вида:

управление трудовыми отношениями;

документальное оформление трудовых отношений.

Управление трудовыми отношениями включает следующие функции:

планирование персонала;

обеспечение организации персоналом;

оценка персонала;

профессиональное обучение и развитие персонала;

организация системы вознаграждения и социального развития;

координация работы по управлению качеством условий труда и соблюдению техники безопасности.

В общей сложности данные функции соответствуют функциям системы управления персоналом, описанным выше.

Оформление трудовых отношений включает следующие функции:

подготовка кадровых приказов;

ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

оформление и учет трудовых книжек;

ведение личных дел;

консультирование сотрудников;

составление и корректировка графиков отпусков;

оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами;

и некоторые другие функции.

Как видно из приведенных выше перечней, специалист по кадрам выполняет широкий ряд функций, связанных с существенными трудозатратами.

Основным содержанием работы специалиста по кадрам является:

обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т.п.);

развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.);

их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности).

Вышеперечисленные функции могут быть разделены на традиционные (подбор и расстановка, повышение и награждение; оценка, контроль, документирование) и новые (определение потребностей в кадрах на известный период, составление программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр.), а также на основные (прогнозирование потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур, обеспечение медицинского обслуживания и пр.).

Работа специалиста по кадрам имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа по формированию трудовых ресурсов.

Стратегическое направление работы ориентировано на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

1.2 Сущность кадрового делопроизводства

Для того чтобы, дать определение термину «кадровое делопроизводство», нужно отметить что такое «делопроизводство» и какие задачи оно решает. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, «делопроизводство», преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации, т.е. кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство - комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Кадровое делопроизводство - инструмент, позволяющий:

четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений для достижения "баланса интересов" сторон трудовых отношений;

создать организационно-правовые основы трудовых отношений;

документально закрепить единые принципы корпоративных отношений;

построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам организации;

обеспечить комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров и обеспечения мер по охране труд;

разрешать трудовые споры.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформлять трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решать множество других задач, обеспечивая юридическую силу документов, жизненно важных для каждого гражданина. Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадрового отдела (кадровой службы) предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Поэтому специалист отдела кадров должен руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство кадрового отдела, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем - ТК РФ). На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. Эти акты, как и другие любые имеют перечень документов необходимых для их реализации. В состав локальных нормативных актов входят:

*Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

*Положение об оплате труда и премировании является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то положение об оплате труда может быть приложением к коллективному договору. Положение об оплате труда и премировании является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается зарплата на предприятии.

*Положение об обработке персональных данных (ст. 85 - 90 ТК РФ) - это локальный нормативный акт, в котором регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

*Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) - это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Специалисты кадровых служб руководствуются штатным расписанием для определения работников организации и для организации поиска будущих работников, а также для начисления заработной платы работникам.

*Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ) - регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения или взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Сотрудник организации под роспись знакомится с этими правилами.

*Должностная инструкция - это локальный нормативный акт, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации. А именно: задачи, основные права, обязанность и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы. Данные инструкции разрабатывает руководитель организации и руководитель кадрового отдела. Все пункты должностной инструкции прописываются именно той организации, в которой она составляется.

*Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ) - это локальный акт, который обеспечивает рабочему здоровье и жизнь, которыми он должен руководствоваться. Наличие в организации грамотно составленной инструкции, обеспечивает снижение производственных рисков, аварийных ситуаций и профессиональных заболеваний. Инструктаж по охране труда производится по усмотрению руководителя организации, но не реже одного раза в год. Инструктаж проводится под расписку работника.

Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов. Все унифицированные формы документов утверждены положением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, к этим формам относятся такие документы как:

*Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)

заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне проставляются также согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки.

*Личная карточка (форма Т-2)

заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника, и подшивается в его личное дело.

*Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6)

применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

*Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

*Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

*Личные заявления работников предприятия пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.

*Докладные записки пишутся от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении, и она подшивается в соответствующее дело.

Унифицированные формы нужны для того, чтобы облегчить работу кадрового сотрудника. Они уже разработаны, в них только нужно внести конкретные сведения, поставить подпись и печать.

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

1.3 Нормативно-методическая база документационного обеспечения деятельности отдела кадров

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

На основании Федерального закона Российской Федерации от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных».

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Характер рекомендательный (необязательный) носят методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости. Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Также специалисту отдела кадров необходимо: Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Они помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.



Глава 2. Специфика документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

2.1 Краткая характеристика документационного обеспечения в организации

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж» является некоммерческой организацией, созданной Свердловской областью для оказания услуг в целях обеспечения реализации образования.

Полное наименование - государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Камышловский педагогический колледж».

Сокращенное наименование - ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Тип - образовательное учреждение среднего профессионального образования.

Организационно-правовая форма - бюджетное учреждение.

Местонахождение: юридический адрес - 624860, Свердловская область, город Камышлов, ул. Маяковского, 11; фактический адрес - 624860, Свердловская область, город Камышлов, ул. Маяковского, 11.

Учредителем является Свердловская область, собственником имущества учреждения является Российская Федерация

Полномочия учредителя учреждения осуществляет Министерство общего и профессионального образования Свердловской области, полномочия собственника имущества учреждения осуществляет уполномоченный собственником орган. Имущество закреплено за учреждением на праве оперативного управления в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области является главным распорядителем средств областного бюджета, выделенных в форме субсидий учреждению, на финансовое обеспечение выполнения государственного задания.

В своей деятельности учреждение руководствуется Конституцией Российской Федерации, Уставом Свердловской области, законодательством Российской Федерации, законодательством Свердловской области, иными нормативными правовыми актами, приказами министра общего и профессионального образования Свердловской области, настоящим уставом.

Учреждение создается без ограничения срока деятельности. Образовательное учреждение ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» - осуществляет реализацию основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования базовой и углубленной подготовки, основных профессиональных образовательных программ начального профессионального образования, образовательных программ дополнительного образования, основных общеобразовательных программ основного общего и среднего (полного) общего образования, образовательных программ профессиональной подготовки.

Содержание и воспитание детей, находящихся в трудной жизненной ситуации, в том числе детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Организацию питания и медицинского обслуживания обучающихся. Основная деятельность учреждения это, прежде всего образовательный процесс.

В связи со спецификой организации, в Камышловском педагогическом колледже, отдельной службы документационного обеспечения управления нет. Деятельность службы ДОУ выполняют заместители директора, секретарь руководителя, делопроизводитель и специалист отдела кадров каждый из них выполняет отдельный вид деятельности, также они взаимодействуют друг с другом и другими структурными подразделениями организации. Так же деятельность делопроизводителя и специалиста отдела кадров выполняет один человек, т.е. ведет совместную работу. Деятельность каждого специалиста представлена в таблице 1

Таблица 1

Должность	Направление деятельности
Зам. директора по УПР (учебно-производственной работе), СПС (социально-педагогической работе), зам. директора по практике, АХЧ (административно-хозяйственная часть)	Разработка локальных нормативно-правовых актов, составление проектов приказов, составление планов работы, протоколов, актов, сдача документации секретарю.
Секретарь руководителя	Ведет журналы регистрации входящих, исходящих документов. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет протоколы собраний трудового коллектива, заседаний отдела, комиссий. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Составляет совместно с руководителем акты на работников. Отправляет документацию по адресатам. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Делопроизводитель	Принимает и регистрирует заявления работников, докладные записки по трудовым отношениям. Ведет книги приказов по личному составу, отпускам, командировкам. Составляет приказы на сотрудников. Ведет журналы регистрации приказов. Обеспечивает сохранность проходящей документации. Систематизирует и хранит документы. Создает документы отдела. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный их поиск. Подготавливает и сдает в архив колледжа документы, составляет опись дел, передаваемых на хранение в архив.
Специалист отдела кадров	Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Ведет документацию по учету кадров (прием, перевод, трудовая деятельность и увольнение работников). Ведет личные дела сотрудников, заполняет личные карточки Т-2. Формирует кадровые базы данных, готовит статистическую информацию, отчеты. Осуществляет учет и хранение трудовых книжек. Своевременно знакомит работников с приказами и другими документами кадрового характера. Составляет табель учета рабочего времени. Соблюдает законодательство о защите персональных данных. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками внутреннего трудового распорядка, движение кадров. Выполняет служебные поручения своего непосредственного руководителя. Формирует папки документов кадрово-юридического отдела.

По данным таблицы можно сделать вывод, что работу специалиста делопроизводственной службы в колледже, выполняет делопроизводитель. В своей деятельности делопроизводитель выполняет большой объем работы, начина с создания документов и заканчивая сдачей документов на архивное хранение.

2.2 Анализ документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Кадровые документы имеют первостепенное значение для каждого работника учреждения, так как они подтверждают стаж и место работы.

В ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» кадровый отдел состоит из двух человек (секретарь и делопроизводитель). Два специалиста выполняют весь объем работы с документами, совмещая свою трудовую деятельность с рядом других должностных обязанностей. В своей деятельности они руководствуются рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция делопроизводителя». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права делопроизводителя, а так же его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.

В ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» специалист по кадрам (делопроизводитель) непосредственно подчиняется директору.

Специалист по кадрам выполняет следующие функции:

осуществляет подготовку и систематизацию материалов сотрудников при собеседовании, переводе на новую должность, а также осуществляет подготовку проведения аттестации и оформления документов по решению аттестационной комиссии;

ведёт оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения, выдача различного рода справок работникам организации;

ведёт учет личного состава и стажа работников организации,

осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

В своей деятельности отдел кадров руководствуется:

Трудовым Кодексом Р.Ф. ,

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации",

Уставом организации ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» и т.д.

Документы ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Состав документов отдела кадров: трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, личные дела, бланки документов, копии паспортов и документов об образовании, согласие на обработку персональных данных, переписки с организациями, переписки с Министерством образования.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится специалисту по кадрам.

В ГБОУ СПО СО «Камышловский педагогический колледж» используется следующий перечень унифицированных форм:

документальное закрепление структуры и штата предприятия (Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3), Замещение должностей);

внутренние нормативные акты (Должностные инструкции работников, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об обработке персональных данных работника);

документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на предприятие: Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ (распоряжение). О приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а). Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а). Личная карточка работника (форма Т-2). Трудовая книжка работника. Личное дело работника;

оформление отпуска на предприятии: График отпусков (форма Т-7). Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а);

оформление командировок работников на предприятии: Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а). Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9,Т-9а). Командировочное удостоверение (форма Т-10). Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а).

В ходе проведения анализа с документами, были выявлены ряд преимуществ и недостатков. Преимущества:

Документы хранятся в отдельных папках и на определенных полках. Личные дела хранятся в отдельном шкафу. На каждом личном деле работника указана его фамилия, имя и отчество. Личные дела стоят в алфавитном порядке. На каждого работника заведено личное дело.

Недостатки отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»:

Нарушение инструкции по хранению документов, оформление документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами организации.

Личные карточки уволенных сотрудников хранятся в хаотичном порядке, совместно с действующей картотекой. Записи в некоторых личных делах произведены неаккуратно, с допущением орфографических ошибок. Документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г, ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к неправильному оформлению и возможна утеря документов.

В ходе анализа деятельности отдела кадров Камышловского педагогического колледжа, выявлено, что для устранения недостатков оформления кадровых документов можно порекомендовать и внедрить инструкцию по документационному обеспечению деятельности отдела кадров.

Один из способов совершенствования документационного обеспечения - это регламентация.

Оптимальными средствами совершенствования документационного обеспечения с точки зрения регламентации являются альбом форм и инструкция.

Альбом форм документов организации -- это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Также альбомом форм не предусмотрена регламентация выполнения процессов по работе с документами, он только является справочником, в котором содержится в упорядоченном виде формы документов, необходимых, для реализации собственных функций.

Рассмотрим подробнее инструкцию как, средство совершенствования документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». К организационным мерам по совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела кадров относится разработка локальных нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающие требования, правила, рекомендации по организации документационного обеспечения по деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Инструкция будет служить инструментом совершенствования работы с документами отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов.

В более общем понимании разработка инструкции будет являться частью мер по совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела кадров в организации.

Данная инструкция будет способствовать предотвращению и устранению ошибок при систематизации работы с кадровыми документами, подготовке и передаче их на хранение делопроизводителю, а также поможет молодым специалистам, которые придут в организацию.



Глава 3. Разработка инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

3.1 Теоретическое обоснование инструкции деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Инструкция - документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.

Разработка инструкции направлена на установление единого порядка работы с документами в целом.

Назначением инструкции является установление единого порядка работы с документами отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», подготовка и передача их в архив.

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция разработана на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Структура инструкции содержит 5 разделов.

Общие положения.

В данном разделе описано назначение и цель инструкции, на какие документы распространяется ее действие, на основании каких нормативных документов она разработана, кто несет ответственность за выполнение и кто утверждает данную инструкцию.

Термины и определения.

В разделе описаны основные термины, которые характерны для данной инструкции.

Требования к оформлению документов отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

В данном разделе представлен алгоритм заполнения приказов по личному составу. Приведены примеры заполненных унифицированных форм документов в виде приложений. А также прописаны правила заполнения трудовых книжек, штатного расписания и графика отпусков.

Сроки ознакомления с документами.

В разделе прописаны сроки ознакомления сотрудника с внесенной записью или приказом.

Инструкция представляет собой перечень действий, который необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного результата.

3.2 Оценка целесообразности применения разработанной инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

В ходе производственной преддипломной практики было проведено анкетирование специалиста по кадрам (Приложение 2). Было выявлено, что в целях совершенствования работы отдела кадров, в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», необходимо внедрить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности отдела кадров.

Работа по внедрению настоящей инструкции была разделена на этапы. На первом этапе специалисту была предложена разработанная инструкция и карта экспертной оценки (Приложение 3). Критерии карты направлены на то, чтобы отследить правильность оформления и содержания настоящей инструкции. На основании карты экспертной оценки можно сделать вывод, что инструкция соответствует необходимым требованиям, отражает содержание заявленной темы, представленная в инструкции информация может использоваться для работы с кадровой документацией.

На втором этапе инструкция была внедрена на время преддипломной практики и выдана специалисту для работы с документацией.

На третьем этапе по окончанию практики, специалисту была предложена анкета результативности внедрения настоящей инструкции (Приложение 4). По результатам анализа анкеты и работы с данной инструкцией было выявлено следующее:

внедрение инструкции позволит оптимизировать работу специалиста отдела кадров;

настоящая инструкция является эффективным способом совершенствования отдела кадров, т.к. она отражает ведение кадровой документации, что впоследствии поможет новым специалистам реализовать свои знания и навыки, а также ее внедрение не требует финансовых затрат с экономической точки зрения;

инструкция устанавливает четкий и логично выстроенный алгоритм оформления каждого документа.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что введение инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» позволяет систематизировать работу кадрового отдела, экономит рабочее время специалиста.

В случае вступления в должность другого человека, данная инструкция будет доступно и понятно регламентировать действия по введению работы с кадровой документацией.



Заключение

Поставленная цель исследования дипломной работы - разработать и обосновать инструкцию по документационному обеспечению отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», была достигнута.

В дипломной работе рассматривались теоретические основы документационного обеспечения деятельности отдела кадров, нормативно-методическая база регламентирующая деятельность отдела кадров. А также анализ документационного обеспечения деятельности отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

В ходе дипломной работе, были отражены и реализованы поставленные в начале работы задачи.

При выполнении первой задачи раскрыть теоретические основы и нормативные требования к документационному обеспечению деятельности одела кадров в организации; был сделан вывод, что деятельность специалиста отдела кадров, как и любого другого специалиста организации, обязательно документируется. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому специалист отдела кадров должен руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

При осуществлении второй задачи проанализировать состояния документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»; были выявлены недочеты в оформлении кадровых документов: допущены ошибки в оформлении приказов, записи в личные карточки работников вносятся с ошибками.

Т.к. кадровые документы, являются основанием для учета трудового стажа, начисления заработной платы (пенсии) и др., то допущение ошибок в них запрещено. На основании данного анализа была разработана Инструкция по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж». Таким образом, была реализована третья задача дипломной работы.

Для того чтобы реализовать четвертую задачу дипломной работы, был произведен опрос (анкетирование) из проведения которого, можно сделать вывод что данная инструкция позволит систематизировать работу кадрового отдела, экономит время специалиста.

В целом можно сказать, что задачи, поставленные перед началом дипломной работы, были решены в полном объеме. Представлена теоретическая часть, обоснование проблемы и ее решение, обоснование разработанного продукта, применение его на практике.

В дальнейшем данную дипломную работу и приложенные к ней материалы, можно использовать для улучшения качества работы специалиста и отдела кадров в целом.



Список используемых источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

3. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база URL: http://www.e-reading.club/bookreader.php/130973 (дата обращения 12.02.2016)

4. Санкина Л.В. доцент кафедры и документоведения РГГУ «Состав документов кадровой службы по движению персонала» URL: http://www.emcon.ru/420-051.html (12.02.2016)

5. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот уч. пособие (для студентов экономического факультета). Сост.. Омск, 2004 г. URL: http://studentam.net/content/view/537/62/ (дата обращения 14.02.2016)

6. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) Доступ из справочно-правовой систему «КонсультантПлюс». URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 22.02.2016)

7. Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: практическое пособие Издательство: Инфра-М. Год: 2003 URL: http://mirknig.com/knigi/business/1181384128-dokumentacionnoe-obespechenie-upravleniya-kadrami-prakticheskoe-posobie.html (дата обращения 25.02.2016)

...