Документационное обеспечение деятельности отдела кадров

8. Басаков М.И. «Основы делопроизводства» Ростов-на-Дону, РГЭЛ 1995

9. Рогожин М.Ю. «Справочник по делопроизводству» 2-е издание СПб: Питер, 2011

10. Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е. «Кадровая служба предприятия» 3-е издание Омега-Л

11. Ленкевич Л.А. «делопроизводство» уч., 4-е издание, Москва издательский центр «Академия», 2013

12. Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» учебное пособие 3-е изд. - Москва--Новосибирск: ИНФРА-М--Сибирское соглашение, 2003.

13. Андропова Т.Ю. Кадровое делопроизводство. Документация М.: ИЦ "Академия", 2008. - 64 с.

14. Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК, 2009. - 432 с.

15. Шитова М.А.; Гусятникова Д.Е.; Захаркина О.И. «Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база» URL: http://www.libma.ru/delovaja literatura/kadrovaja sluzhba predprijatija deloproizvodstvo dokumentooborot i normativnaja baza/index.php (дата обращения 01.03.2016)

16. Андреева В.И. профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия НОУ «ИПП» «Документирование деятельности кадровых служб. Изменение в системе работы с кадровой документацией. Классификация кадровых документов. Локальные нормативные акты» URL: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000122 (дата обращения 03.03.2016)

17. «Кадровик-практик» URL: http://www.kadrovik-praktik.ru (дата обращения 15.03.2016)

18. «Кадровик. Кадровый менеджер» № 6/2008

19. Об информации, информационных технологиях и защите информации Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 15.03.2016)

20. Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 16.03.2016)

21. Форум-Кадры решают все «Кадровые вопросы для начинающих» URL: http://www.bizneshaus.ru/dok.html (дата обращения 16.03.2016)

22. Аркада-центр архивное и кадровое делопроизводство URL: http://arkadacentre.ru/perechenDocKS.htm (дата обращения 16.03.2016)

23. Документационное обеспечение кадровой службы URL: https://allcountriesnews.wordpress.com/2013/ (дата обращения 19.03.2016)

24. Директор по персоналу/ прак. интнрнет-журн. по упр. чел. ресурсами 27.03.2015 URL: http://www.hr-director.ru/article/63423-red-qqq-15-m3 (дата обращения 19.03.2016)



Приложение 1

Инструкция документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Общие положения

Назначением инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров, является установление единого порядка работы с документами в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Действие настоящей инструкции распространяется на следующие виды документов:

Приказы по личному составу.

Трудовая книжка.

Штатное расписание.

График отпусков

Настоящая инструкция разработана на основании следующих нормативных документов:

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных».

Устав ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Постановление Министерства труда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

Специалист отдела кадров организации несет персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Данная инструкция утверждается приказом директора ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Термины и определения

ежегодный оплачиваемый отпуск -- это непрерывный отдых в течение определенного количества дней подряд, который предоставляется всем работникам для восстановления работоспособности с сохранением места работы (должности) и среднего заработка

отпуск - временное освобождение от работы для отдыха

перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

поощрение - это публичное признание результатов труда работников.

приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.

увольнение - это прекращение трудовых отношений между работодателем и работником, освобождение сотрудника от занимаемого рабочего места и должности. Увольнение с работы предполагает расторжение трудового договора.

унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

штатное расписание -- нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности

Требования к оформлению документов отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Приказы по личному составу:

Приказ о приеме на работу (форма Т-1)

Алгоритм оформления приема работника на работу.

Фамилия, имя, отчество работника записываются в строгом соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Если заключается срочный трудовой договор, то в графе «Дата» указывается и дата приема на работу, и дата расторжения срочного трудового договора. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, или на определенный срок, но при этом конкретная дата окончания договора не определена, то в графе «по» не делаются никакие отдельные пометки.

Каждому вновь принятому и каждому работающему приписывается уникальный табельный номер, который не меняется при любых перемещениях работникам внутри организации, вплоть до его увольнения.

Наименование структурного подразделения определяется в соответствии с установленными наименованиями подразделений по штатному расписанию ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж».

Наименование профессии или должности записывается в соответствии со штатным расписанием. Сведения о профессии или должности будут в точном соответствии с приказом внесены в трудовую книжку работника.

Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, на определенный срок) указывают без сокращений.

Размер оклада тарифной ставки устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Эти сведения проставляются в виде цифры (в рублях). В графе о надбавках также проставляется ее цифровое значение.

Если работнику устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись и указывается продолжительность испытательного срока.

Основанием для издания приказа по унифицированной форме является подписанный обеими сторонами трудовой договор, поэтому указывается регистрационный номер и дата трудового договора с работником.

Приказ о приеме на работу подписывает директор ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж» с указанием должности и с расшифровкой подписи.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов по личному составу.

Работник должен ознакомиться с приказом о приеме на работу под подпись и поставить собственноручную дату подписи. Дата ознакомления работника с приказом о приеме на работу не должна превышать трехдневного срока после фактического начала работы.

Личная карточка работник (форма Т-2)

Алгоритм заполнения личной карточки работника.

«Общие сведения»:

Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Табельный номер работника присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и номером страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Алфавит указывается первая буква фамилии работника. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.

Характер работы указывается (постоянно, временно и др.)

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквами «М» и «Ж».

Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными работником документами.

Дата рождения устанавливается в соответствии с паспортом или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне «9 января 1975 г.»

При указании места рождения необходимо учитывать следующее:

длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город-гор., деревня-дер., край-кр., округ-окр., область-обл., поселок-пос., район-рн., станция-ст.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

гражданин Российской Федерации - 1;

гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2;

иностранный гражданин (указывается, какого государства) - 3;

лицо без гражданства - 4.

Языки, которыми владеет работник, указывается полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовом формате указывается следующим образом (код по ОКИН):

владею свободно - 3;

читаю и могу объясняться - 2;

читаю и перевожу со словарем - 1.

Образование записывается полностью и кодируется согласно ОКИН следующим образом:

начальное (общее) образование - 02;

основное общее образование - 03;

среднее (полное) образование - 07;

начальное профессиональное образование - 10;

среднее профессиональное образование - 11;

неполное высшее образование - 15;

высшее профессиональное образование - 18;

послевузовское образование - 19.

Стаж работы рассчитывается исход из установленных законодательно правил расчета и на основании документов, подтверждающих данный стаж: трудовой книжки и других.

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками, согласно российскому законодательству, являются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра и иные родственники, проживающие совместно с работником. Но для работодателя целесообразнее указывать членов семьи работника: это дети, супруг, родители и другие лица, которых работник считает членами своей семьи.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Кроме этого, необходимо указать и адрес места жительства работника и (или) адрес его прописки.

«Сведения о воинском учете»

Основными документами на основании, которых заполняется сведения о воинском учете, являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Подписи. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями и их достоверностью.

Также работник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов или сведений, предоставленных работником устно.

«Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу». Заносятся сведения на основании приказа о приеме на работу (форма Т-1) и приказа о переводе на другую работу (форма Т-5). После внесения записи в данный раздел, работник знакомится с ними под подпись.

Сведения в раздел 3 личной карточки вносятся в течение недели после того, как данная кадровая процедура была осуществлена. Записи в раздел 3 вносятся вместе с записями в трудовой книжке.

«Аттестация»

указывается дата прохождения аттестации;

решение комиссии, например «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;

ссылка на документ, как правило, это протокол по результатам аттестации с указанием его номера и даты;

в графе основание указывается приказ о направлении работника на аттестацию.

«Повышение квалификации» записывается на основании документов, предоставляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указывается:

даты начала и окончания обучения;

вид повышения квалификации;

наименование учебного заведения повышения квалификации;

вид документа (свидетельство, удостоверение);

графа основание может быть не заполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

«Сведения о профессиональной переподготовке», заполняются аналогично с указанием специальности (направления, профессии) по которой происходит переподготовка.

«Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды.

«Отпуск». В данном разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится дата начала отпуска, а вот дату окончания отпуска рекомендуется вносить, после того как работник фактически вернулся из отпуска. Так как в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания, в графе «дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

«Дополнительные сведения». В данном разделе для полноты учета указываются:

сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения. Здесь следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание;

сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности и др.

«Основания увольнения», После того, как сотрудник увольняется, в данный раздел вносятся записи, где указывается расшифровка статьи, по которой расторгается трудовой договор работника в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона, дата увольнения, приказ об увольнении.

Подписи. При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы, с расшифровкой подписи и указанием должности, а также сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

Алгоритм оформления перевода на другую работу.

Документ-основание. Если инициатором перевода является работник - заявление. Если инициатором перевода является работодатель - это может быть уведомление, предложение или другая форма.

Письменное соглашение о переводе (как правило, в форме письменного соглашения к трудовому договору).

Приказ о переводе - унифицированная форма Т-5.

Внесение записи в трудовую книжку (при постоянном переводе).

Внесение записи в личную карточку Т-2 раздел 3.

Ознакомление работника с записью, внесенной в трудовую книжку через личную карточку Т-2.

Оформление приказа о переводе:

1.Дата перевода зависит от того временный это перевод или постоянный. Если перевод временный, то в графе «Перевести на другую работу по..» указывается точная дата окончания перевода (если она известна), если перевод постоянный в этой графе ставится прочерк.

2.Кроме этого эта же информация дублируется в графе «вид перевода», где словами без сокращений необходимо написать «постоянно» или «временно». Именно здесь указывается ограничение времени перевода, например: «на период отсутствия Ивановой К.А.», «на время выполнения проекта «Название проекта».

3.Основанием для перевода может служить какое-нибудь основание, оформленное письменно - заключение аттестационной комиссии, медицинское заключение, докладная записка руководителя подразделения, служебная записка или заявление самого работника и др. Тогда в приказе рекомендуется указывать, по чьей инициативе и на каких конкретных документах основан перевод.

4.Обязательным условием для соблюдения процедуры перевода является оформление дополнительное соглашение к трудовому договору, регистрационный номер и дата подписания, которых указываются в этом приказе.

5.Работник знакомиться с приказом под подпись и, в случае, если он не оспаривает его действие, то перевод считается осуществленным с той даты, которая указана в приказе.

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Заявление работника на отпуск или уведомление работодателем работника о предоставления отпуска в сроки, указанные в графике отпусков (не позднее, чем за две недели до начала отпуска).

Издание приказа о предоставлении отпуска по унифицированной форме Т-6. Ознакомление работника с приказом под подпись.

Оформление записки-расчета для начисления отпускных.

Внесение информации о предоставленном отпуске в личную карточку Т-2 раздел 8.

Внесение даты фактически использованного отпуска в график отпусков.

Простановка кодировки «ОТ» за весь период ежегодного очередного отпуска в табеле учета рабочего времени.

Оформление приказа о предоставлении отпуска:

1.В приказе точно указывается вид отпуска, который записывается без сокращений. Это может быть: ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, по беременности и родам и др. В унифицированной форме отпуска в зависимости от их вида указываются раздельно. Ежегодный оплачиваемый отпуск фиксируется в разделе А унифицированной формы, другие виды отпуска указываются в разделе Б. В разделе Б фиксируется суммарная продолжительность дней отпуска и его суммарный период (дата начала и окончания).

2.В приказе указывается период работы, за который сотрудник берет отпуск, если он ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы, то это рабочий год работника, исчисление которого начинается с даты фактической приема на работу.

3.В приказе указывается точное количество календарных дней отпуска. Согласно этой цифре бухгалтерия и начисляет сотруднику отпускные, которые должны быть ему выданы не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 Трудового кодекса).

4.В следующей графе указывается точная дата начала и окончания отпуска, исходя из того количества дней, которое указано в предыдущей графе.

5.Сотрудник знакомиться с приказом под подпись, проставляя собственноручно дату ознакомления.

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9)

Алгоритм командирования работника.

Оформление документов-оснований для командирования работника (служебных записок, переписки между организациями и т.д.).

Приказ о командировании, унифицированная форма Т-9. Ознакомление работник с приказом под подпись.

Оформление служебного задания для направления в командировку.

Оформление командировочного удостоверения.

Оформление отчета о командировании в журнале регистрации.

Оформление авансового отчета - форма АО-1. Передача его в бухгалтерию.

Оформление приказа о направлении в командировку:

Указывается точное наименование места назначения (страны, города и организации) полностью без сокращения.

Указывается срок командировки - количество календарных дней командировки (включая выходные).

Указывается точная дата начала командировки и ее окончания.

Точно указывается цель командировки. Это может быть: согласование документации, подписание договора, переговоры с поставщиком «Х», закупка оборудования и др.

В приказе определяется за счет каких средств осуществляется командировка. Здесь указывается конкретная организация, оплачиваемая расход средств по командировке.

В качестве основания для издания приказа указывается конкретный документ, например: служебное задание для направления в командировку, письмо поставщика, предложение от клиента и др.

В форме данного приказа может быть предусмотрено его согласование с должностными лицами внутри организации, например с главным бухгалтером, так как при командировке планируется размер предстоящих расходов.

Приказ о поощрении работника (форма Т-11)

Алгоритм оформления поощрения работников.

Оформление документов-оснований для поощрения.

Оформление приказов о поощрении - унифицированная форма Т-11. Подписание приказа руководителем и работником.

Внесение записи о поощрении (награждении) в личную карточку Т-2 раздел 7, и при необходимости в трудовую книжку.

Оформление приказа о поощрении:

1.В приказе о поощрении указываются мотив награждения. Это может быть, например, образцовое выполнение трудовых обязанностей, многолетняя безупречная работа и пр.

2.Указывается вид поощрения: объявление благодарности, награждение Почетной грамотой и т.д.

3.Основание для издания приказа: представление руководителя структурного подразделения, ходатайство трудового коллектива и др.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение) (форма Т-8)

Алгоритм оформления прекращения трудового договора.

Оформление документов-оснований (в случае увольнения по инициативе работника - заявление с необходимыми резолюциями).

Оформление проекта приказа о прекращении трудового договора (Т-8).

Подписание проекта приказа директором и самим работником (собственноручно проставленной датой ознакомления)

Оформление записки-расчета для произведения работнику всех необходимых выплат - окончательного расчета не позднее чем в день увольнения.

Внесение записи о прекращении трудового договора в личную карточку Т-2. Ознакомление работника с внесенной записью под подпись.

Внесение записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора. Ознакомление работника с внесенной в трудовую книжку записью под подпись.

Выдача работнику трудовой книжки на руки.

Оформление приказа о прекращении трудового договора:

1.Под наименование приказа делается ссылка на трудовой договор, его номер и дату, который расторгается, а также фиксируется дата увольнения.

2.В разделе «Основания для увольнения» указывается ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ с расшифровкой статьи. Именно эти сведения и будут основанием для внесения записи о причинах расторжения трудового договора (прекращения) в трудовой книжке работника.

3.Так как запись в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировкой приказа - то из основной формулировки приказа необходимо убрать лишние сведения - для этого под основной фразой есть запись о- «ненужное зачеркнуть». В большинстве случаев, лишним будет второй глагол в этой формулировке «уволить» (но, без зачеркивания даты расторжения трудового договора).

4.В графе «Основание» указывается ссылка на конкретный документ, послуживший основанием для увольнения. Это может быть заявление сотрудника от «__»________ 200 _ г., соглашение № от «__»________ 200 _ г., докладная записка руководителя подразделения и др.

5.форме Т-8 и предусмотрен реквизит «Решение профсоюзной организации о согласии на увольнение». Если в организации нет профсоюза, то этот раздел не заполняется, а делается запись «Профсоюзная организация в «Компании» не создана. Если профсоюз есть, то необходимо указывать номер и дату решения профсоюзной организации. Также в этом разделе может быть сделана запись «Для расторжения договора по данному основанию согласие профсоюза не требуется».

Трудовая книжка.

Оформление трудовой книжки:

Заполнение сведений о работнике:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных доку-ментов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка;

изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе:

в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации;

под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа, согласно которому работник принят на работу.

Заполнение сведений об увольнении:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) с ссылкой на статью Трудового кодекса Российской Федерации;

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ, его дата и номер;

ниже прописывается должность ответственного за ведение трудовых книжек, подпись, расшифровка подписи, и заверяется печатью.

Штатное расписание (форма Т-3)

Оформление штатного расписания:

Номер документа. Устанавливается на основании порядкового номера штатного расписания, начиная с момента создания первого штатного расписания.

Дата. Соответствует дате разработки данного штатного расписания.

В строке «На период с …», указывается, с какого именно числа начинает действие, данное штатное расписание.

В графе утверждения, проставляется дата и номер приказа, на основании которого утверждено штатное расписание. Также цифрами и прописью указывается количество штатных единиц.

Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений указываются по степени функционирования. Коды структурных подразделений проставляются по порядку.

Профессия (должность). Прописываются на основании общероссийских классификаторов профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Количество штатных единиц, указывается на конкретную должность.

Оклад (тарифная ставка). Указывается конкретной цифрой в рублях.

Надбавки. Указываются в цифровом значении в рублях.

В столбце 9 «Итого» необходимо просуммировать оклад с надбавками по данной должности.

В графе «Примечание» указывается другая необходимая информация.

Штатное расписание подписывает лицо, ответственное за финансирование (бухгалтер) и специалист отдела кадров.

График отпусков (форма Т-7)

Оформление графика отпусков:

График отпусков утверждает директор, в конце каждого календарного года.

Указывается номер документа, дата составления, в строке «на год» указывается год, на который составляется данный график.

Графа 1 «Структурное подразделение». Указывается наименование структурного подразделения по степени функционирования.

Графа 2 «Должность». Указывается должность, специальность, профессия, которая указана в штатном расписании.

Графа 3 «Фамилия, имя, отчество». Указываются те данные Ф.И.О., сотрудника, который занимает данную должность.

Графа 4 «Табельный номер». Прописывается тот номер, который присваивается сотруднику, когда он принимается на работу.

Графа 5 «Количество календарных дней». Указывается количество дней, которые определены на отпуск (с учетом выходных дней)

Сроки ознакомления с документами

Приказ о приеме на работу (Т-1)

Работник знакомится с приказом не позднее трех дней после фактического начала работы.

Личная карточка (Т-2)

Личная карточка оформляется не позднее недельного срока со дня приема работника на работу. После внесения всех записей в личную карточку Т-2, работник знакомится с ними под подпись.

Приказ о переводе работника на другую работу (Т-5)

Работник знакомится с приказом под подпись. Перевод считается осуществленным с той даты, которая указана в приказе.

Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

Работник знакомится с приказом об отпуске не позднее, чем за две недели до даты начала отпуска.

Приказ о направлении работника в командировку (Т-9)

Работник знакомится с приказом о командировании не позднее, чем за две недели до даты командирования.

Приказ о поощрении работника (Т-11)

Приказ о прекращении трудового договора с работником (Т-8)

Работник знакомится с приказом об увольнении, не позднее, чем за две недели до фактической даты увольнения.

Трудовая книжка

Работник знакомится с внесенными записями в трудовой книжке не позднее недельного срока со дня приема работника на работу.



Приложение 2

Анкета о необходимости внедрения

Инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Уважаемые участники! Просим Вас принять участие в опросе и ответить на вопросы анкеты.

Внимательно прочтите каждый вопрос и возможные варианты ответов к нему. Выберите ответ, наиболее отвечающий вашему мнению, и укажите его. Ответы будут использованы в обобщенном виде.

Удовлетворены ли Вы документационным обеспечением кадрового отдела в вашем учреждении?

Да

Нет

Другое________________________________________________

В организации отсутствует Инструкция по документационному обеспечению деятельности отдела кадров. На Ваш взгляд, необходимо ли внедрить данную Инструкцию, учитывающую специфику и особенности деятельности отдела кадров?

Да (укажите почему)______________________________________

Нет (укажите почему)______________________________________

Считаете ли вы Инструкцию по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в Камышловском педагогическом колледже обязательным предметом?

Да (укажите почему)________________________________________

Нет (укажите почему)______________________________________

Поможет ли, по Вашему мнению, внедрение Инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров Камышловском педагогическом колледже оптимизировать процесс работы с кадровой документацией?

Да (укажите почему)________________________________________

Нет (укажите почему)_______________________________________

Благодарим за ответы!



Приложение 3

Карта экспертной оценки

Инструкция: Уважаемые эксперты предлагаю вам оценить инструкцию по документационному обеспечению деятельности отдела кадров ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж», направленную на улучшение кадровой документации по трёхбалльной шкале. За каждый критерий выставляется балл в соответствии со шкалой: 0 - отсутствует, 1 - присутствует фрагментарно, 2 - используется в полной мере. Всего можно набрать 18 баллов.

№ п/п	Дизайн инструкции
1)	Оформление инструкции соответствует требованиям
2)	Рациональное распределение страниц инструкции
Общая оценка:

№ п/п	Содержание инструкции
1)	Содержание инструкции соответствует заявленной теме
2)	Цель инструкции актуальна
3)	Виды документов разнообразны и соответствуют деятельности отдела кадров
4)	Инструкция содержит обязательные разделы, разделы выстроены логично
5)	Алгоритм оформления документов соответствует нормативным требованиям
6)	Представленную информацию можно использовать для работы с кадровой документацией
7)	Имеется ли необходимость совершенствовать настоящую инструкцию
Общая оценка:



Приложение 4

Анкета результативности внедрения инструкции по документационному обеспечению деятельности отдела кадров

в ГБПОУ СО «Камышловский педагогический колледж»

Уважаемые участники! Просим Вас принять участие в опросе и ответить на вопросы анкеты.

Внимательно прочтите каждый вопрос и возможные варианты ответов к нему. Выберите ответ, наиболее отвечающий вашему мнению, и укажите его. Ответы будут использованы в обобщенном виде.

Помогло ли, по Вашему мнению, внедрение инструкции оптимизировать работу специалиста отдела кадров?

Да

Нет (укажите почему)____________________________________

Как Вы считаете, является ли настоящая инструкция экономичным и эффективным способом совершенствования деятельности отдела кадров?

Да (укажите почему)_____________________________________

Нет (укажите почему)____________________________________

Какие преимущества настоящей инструкции Вы можете выделить?

Если имеются предложения по совершенствованию настоящей инструкции, то какие?

Благодарим за ответы!

Размещено на Allbest.ru

...