Учет запасов в бюджетных организациях

№ п/п	Содержание операции	Проводка	Сумма, сом.
		Дебет	Кредит
1	Выдано из кассы подотчетному лицу	2 20822 560	2 20104 610	3 599
2	Утвержден авансовый отчет: - оприходованы материалы; - выделен НДС	2 10506 340 2 21001 560	2 20822 660 2 20822 660	3 050 549
3	Уплата НДС Налоговый вычет по НДС Если нет оснований для налогового вычета	2 30304 830 2 30304 830 2 10604 340	2 20101 610 2 21001 660 2 21001 660	549

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение безвозмездно от вышестоящей организации или от другого бюджетного учреждения, то тогда они приходуются по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования .

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение по договору дарения, то тогда они приходуются по текущей рыночной стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (пример 3).

Пример 3. В бюджетное учреждение по договору дарения (безвозмездно) поступили от бюджетного учреждения, подведомственного разным главным распорядителям по подчиненности одного уровня бюджета (от государственных и муниципальных учреждений), хозяйственные материалы на сумму 5 712 сом., в том числе НДС - 756 сом. Отражение операций по поступлению хозяйственных материалов приведено в таблице 2.4 и 2.5.

Таблица 2.4 Поступление прочих материалов по договору дарения без дополнительных расходов

№ п/п	Содержание операции	Проводка	Сумма, сом.
		Дебет	Кредит
1	Оприходованы материалы, поступившие по договору дарения, включая НДС (с указанием наименования и количества)	2 10506 340	2 40101 180*	5 712

Если материалы поступают по договору дарения (безвозмездно) и производится доставка по отдельному счету (договору), то записи будут иными.

Таблица 2.5 Поступление прочих материалов по договору дарения с дополнительными расходами

№ п/п	Содержание операции	Проводка	Сумма, сом.
		Дебет	Кредит
1	Оприходованы материалы, поступившие по договору дарения, (по наименованию и количеству)	2 10604 340	2 40101 180*	5 712
2	Доставка	2 10604 340	2 30205 730	300
3	Оприходованы материалы с учетом доставки	2 10506 340	2 10604 440	6012

- при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов, в том числе по централизованному снабжению: Дебет 10506 340 Кредит 30404 340;

- при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями бюджетов разных уровней:

Дебет 10506 340 Кредит 40101 151

Пример 4.

При инвентаризации в бюджетном учреждении обнаружены излишки материальных запасов у материально ответственного лица Иванова И.И. (таблица № 6). Определяем наименование материалов, количество и оцениваем излишки по текущей рыночной стоимости. Под текущей стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету (табл.6).

Таблица 2.6 Оприходование излишков материалов

№ п/п	Содержание операции	Проводка
		Дебет	Кредит
1	Составлен акт инвентаризации, согласно сличительной ведомости приходуются излишки	10501 340 10502 340 10503 340 10504 340 10505 340 10506 340 10507340	40101 180

Аналитический учет МПЗ ведется на основании оборотно-сальдовых ведомостей.Они распечатываются ежемесячно в разрезе номеров счетов, материально-ответственных лиц и структурных подразделений .

В конце года перед составлением годового бухгалтерского отчета Департамент пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики обязан провести инвентаризацию материальных ценностей и расчетов.

Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов и антимонопольной политики Кыргызской Республики.

Полную инвентаризацию всех активов и обязательств необходимо проводить в течении четвертого квартала отчетного года. Однако есть и исключения.

Проведение полной инвентаризации также необходимо:

- при реорганизации или ликвидации организации;

- при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия.

Частичную инвентаризацию учреждение обязано проводить:

- при передаче имущества в аренду, его выкупе или продаже;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики.

Выявление при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих счетах.

Основная цель инвентаризации материальных запасов- выявление фактического наличия материально производственных запасов в натуральном и стоимостном выражении.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, так как в ходе ее проведение фактическое наличие МПЗ сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются сохранность МПЗ; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения МПЗ.

По объему проверки инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные, а по времени- на плановые и внезапные.

Организует и руководит проведение инвентаризации руководитель организации (его заместитель) или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, которая назначается приказом руководителя организации. Для одновременного проведения проверок при большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. В приказе должны быть указаны: должность, фамилия, имя, отчество председателя и членов комиссии, цель и объект инвентаризации, дата начала и окончания проведения инвентаризации, сроки сдачи материалов в бухгалтерию. Этот приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, в которой отражаются результаты, полученные в итоге. Следует иметь в виду, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания недействительными ее результатов.

На основании приказа председателя комиссии на момент проведения проверки материально-ответственное лицо прекращает все операции по отпуску и приемке МПЗ. Заведующий складом дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточки учета МПЗ и сданы в бухгалтерию организации; все поступившие МПЗ оприходованы, а выбывшие- списаны в расход.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись МПЗ по складам. В эту опись вносятся сведения о фактическом наличии МПЗ, полученные в результате инвентаризации. В конце описи записывают указанные данные по последней странице и по описи в целом. Все члены комиссии подписывают последнюю страницу описи. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что комиссия произвела в их присутствии проверку ценностей, а также об отсутствии претензий к комиссии и о принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки материальных ценностей с данными бухгалтерского учета. При выявлении в описи отклонений от учетных данных при наличии количественно-суммового учета составляют сличительные ведомости, где выводят расхождения между учетными данными и фактическим наличием по каждому наименованию и сорту МПЗ.

На предприятиях, где количественно-суммовой учет не ведется, выводятся расхождения в целом между фактическими остатками по данным инвентаризационной ведомости и учетными данными.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленные результаты инвентаризации

(излишки или недостачи), оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

Данные результатов проведенных инвентаризаций представляются руководителю организации в виде ведомости окончательных результатов инвентаризации.

В ходе проверки могут быть выявлены либо излишки, либо недостачи МПЗ. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с отнесением на финансовые результаты. Недостача ценностей списывается на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением их стоимости и количества по счетам учета МПЗ. По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки.

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц. Если конкретные виновные лица не установлены, недостачи учитывают в состав прочих расходов. Выявление при инвентаризации разницы разрешатся регулировать путем зачета недостачи ценностей излишками по пересортице, образовавшейся у одного материально-ответственного лица за один и тот же период. Зачет можно производить по материальным ценностям тождественного количества одного и того же наименования в отношении одной и той же группы товаров, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару.

2.3 Роль учета запасов в бюджетных учреждениях

Главным условием функционирования бюджетных учреждений является их полное обеспечение материальными ресурсами и рациональное их использование. В условиях экономического кризиса и под влиянием инфляционных процессов, в связи с нехваткой бюджетных средств перед большинством бюджетных учреждений стоит задача, связанная с обеспечением их материальными ценностями, необходимыми для нормальной деятельности учреждений.

В процессе осуществления своей деятельности Департамент пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики систематически приобретает материальные ценности.

Под материальными ценностями понимают вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда.

Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций.

Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из

оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

Но в то же время материалы в бюджетных учреждениях, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной их деятельности, надлежащего качества оказываемых услуг и выполняемых работ. Полное и своевременное обеспечение учреждений материалами является важным условием выполнения ими своих функций, создания необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений непроизводственной сферы в материальных ресурсах, которая может быть удовлетворена экстенсивным (приобретением большого количества материалов) или интенсивным путем (более экономным использованием имеющихся ресурсов).

Наиболее приемлемым и эффективным, особенно в условиях дефицита бюджетных ресурсов, является второй путь.

Но при этом следует учитывать, что все издержки отраслей непроизводственной сферы можно разделить на две группы:

- затраты материалов, которые используются в процессе производства услуг и которые можно сократить без ущерба для удовлетворения потребности в них и повышения качества обслуживания (канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы и т.д.);

- затраты, которые оказывают прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных. Более широкие границы экономии материальных ресурсов, которые используются работниками Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики в процессе своей трудовой деятельности, возможны по таким видам, как топливо, электроэнергия, хозяйственный инвентарь и др. Здесь допустимо снижение их удельного расхода без ухудшения качества услуг.

При анализе использования материальных ресурсов изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

- оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

- характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

- изучение состояния запасов материальных ценностей;

- определение полноты и рациональности использования материалов;

- выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

- поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

В работе по анализу, осуществляемому непосредственно в самом учреждении, ведущая роль принадлежит бухгалтерам и экономистам.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его поведения в качестве источников информации используется : личная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении детального анализа хозяйственной деятельности учреждения по результатам работы за год широко применяются соответствующие источники информации:

1) баланс исполнения сметы расходов;

2) отчет об исполнении сметы расходов;

3) отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам ;

4) отчет о движении материальных ценностей ;

5) пояснительная записка к годовому отчету;

6) данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров , заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.



ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЗАПАСОВ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ПАСТБИЩ МИНИСТЕРСТВА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И МЕЛИОРАЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

3.1 Анализ объема и структуры запасов

Для получения объективных результатов анализа деятельности Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики важным условием является достоверность информационной базы. Особое значение имеет достоверность отчетности - наиболее насыщенного информацией источника. Достоверность отчетности обеспечивается в результате ее проверки, которая включает контроль за соблюдением правил составления и представления отчетности, полнотой и своевременностью проведения инвентаризаций, наличием взаимной согласованности показателей различных форм отчетности, правильностью плановых показателей, включенных в отчетность, и преемственностью показателей за смежные периоды.

После проверки достоверности информационные материалы подвергаются аналитической обработке. Обработка имеющейся информации осуществляется с использованием различных методов и приемов, которые составляют основу методики анализа хозяйственной деятельности.

Наиболее распространенным является метод сопоставления или сравнения. Он состоит в сопоставлении отчетных показателей с плановыми данными, нормами и нормативами, сметой, показателями за ряд предыдущих лет, а также аналогичными показателями работы других учреждений. Выбор формы сравнения зависит от задач анализа. Так, для оценки выполнения плана фактическое значение отчетных показателей сравнивается с планом, для установления тенденций развития - с показателями предыдущего периода, для характеристики состояния или уровня использования материалов - соответственно с нормативом или нормой. Во всех случаях обязательным условием правильности сравнений является сопоставимость данных.

Иногда для полного анализа бывает недостаточно сравнения показателей, имеющихся в отчете, без определения относительных величин. В этом случае выводятся удельные веса или проценты, которые затем сопоставляются.

Расчет относительных величин (коэффициентов, процентов и т.д.) применяется для оценки темпов развития, степени выполнения плановых заданий, соблюдения норм и нормативов, состояния и уровня использования материальных ресурсов. Для расчета влияния различных факторов (среднегодового количества коек, среднего числа дней функционирования одной койки в году, денежных норм расхода продуктов питания, медикаментов на один койко-день) на изменение обобщающих показателей (величину расходов на материалы, продукты питания и перевязочные средства) применяют методы элиминирования- прием цепных подстановок, абсолютных и относительных разниц. При их использовании измерение влияния факторов осуществляется в установленной последовательности, которая предполагает, что при определении влияния одного из факторов другие остаются неизменными.

Проверка правильности расчета влияния отдельных факторов на изменение результативного показателя, а также полноты использования материальных ресурсов, их движения и состояния осуществляется при помощи балансового приема. Рассмотрение данных, представленных в любом балансе, в их взаимной увязке позволяет сделать важные аналитические расчеты и выводы. Так, движение материальных ценностей можно охарактеризовать следующим балансом:

ОМ_н+ПМ=РМ_с+РМ_п+ОМ_к,

где ОМ_н, ОМ_к -- остатки материальных ценностей соответственно на начало и конец анализируемого периода; ПМ -- поступление материалов в отчетном периоде; РМ_С, РМ_П -- расход материальных ценностей соответственно на собственные нужды и прочее их выбытие.

Использование этой формы баланса при анализе позволяет исчислить показатели использования материальных ресурсов, проследить за их размещением, установить формы движения.

Сглаживание положительных и отрицательных результатов деятельности учреждения в отдельные периоды, а также результатов работы отдельных подразделений на уровне обобщающих показателей вызывает необходимость использования приема детализации, который представляет собой

разложение сводных показателей по времени и месту их формирования на частные. Это позволяет обнаружить недостатки в работе в том или ином периоде или того или иного отделения.

Обработанные с помощью всего перечисленного арсенала приемов данные сводятся в таблицы, форма и содержание которых должны соответствовать требованиям полного отражения и целесообразной последовательности рассмотрения показателей.

Непосредственно в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики для проведения и оформления анализа аналитические таблицы разрабатываются заблаговременно. В них накапливается информация в динамике за ряд лет, необходимая для принятия решений по организации планирования и контроля за работой учреждения.

По данным годового отчета, представленным в таблице 2.1 ? материальные запасы на начало 2011 г составляли 1482615,07 сом., в том числе наибольший удельный вес составляла статья «Медикаменты и перевязочные средства» ? 44,44%, что в абсолютной сумме ? 658901,65 сом., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» ? 1,95 % и «Продукты питания» ? 2,55% (данные таблицы 2.1), что в абсолютных суммах соответственно ? 28887,72 сом. и 37840,76 сом.

На конец 2011 года материальные запасы составляли 1729802,89 сом., что на 247187,8 сом. (данные таблицы 5) превышает показатель на начало года, в том числе наибольший удельный вес составляла статья также, как и на начало года «Медикаменты и перевязочные средства» ? 44,37%, что в абсолютной сумме ?767570,03 сом., на начало 2012 года значение самого показателя снизилось на 0,07 %, наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» ? 1,95 % и «Продукты питания» ? 2,58%, что в абсолютных суммах соответственно ? 33809,98 сом. и 44701,51сом., на 26586,1 сом. увеличился показатель «Горюче-смазочные материалы», удельный вес которого составлял 5,06 % .

Таблица 3.1 Материальные запасы за 2011 год

Наименование показателей	На начало 2011 г.	На конец 2011 г.
Материальные запасы	1482615,07	1729802,89
Медикаменты и перевязочные средства	658901,65	767570,03
Продукты питания	37840,76	44701,51
Горюче-смазочные материалы	60925,29	87511,39
Строительные материалы	28887,72	33809,98
Мягкий инвентарь	396753,7	446953,34
Прочие материальные запасы	299305,95	349256,64

Таблица 3.2 Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2011 года

Наименование показателей	Удельный вес на начало 2011 г. в %	Удельный вес на конец 2011 г. в %
Материальные запасы	100	100
Медикаменты и перевязочные средства	44,44	44,37
Продукты питания	2,55	2,58
Горюче-смазочные материалы	4,11	5,06
Строительные материалы	1,95	1,95
Мягкий инвентарь	26,76	25,84
Прочие материальные запасы	20,19	20,19

Полученные результаты анализа отражаются в пояснительной записке к годовому отчету, излагаются в аналитических записках с указанием в них мероприятий по устранению выявленных недостатков и улучшению деятельности учреждения.

Важное место в работе по реализации предложений занимает правильная организация контроля за их выполнением. Практика показывает, что там, где хорошо налажены и действуют все рычаги контроля, предложения выполняются своевременно и качественно. А это в свою очередь обеспечивает достижение главной цели анализа - содействия совершенствованию деятельности Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики, более рациональному и экономному использованию материальных ценностей при условии полного удовлетворения потребности в них, повышает эффективность и результативность проводимой аналитической работы.

3.2 Анализ использования запасов

Одним из условий нормальной работы Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики является обеспеченность учреждения материальными ресурсами. Для оценки обеспеченности Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики материалами в процессе анализа прежде всего определяется уровень материалопотребления и его изменение в сравнении с предыдущими годами. Он измеряется стоимостью израсходованных материальных ресурсов в отчетном году на нужды учреждения .

Уровень материалопотребления целесообразно рассчитывать как в целом по всем потребленным материалам, так и по каждой группе в отдельности.

Но при этом необходимо учитывать, что по некоторым видам материальных ценностей, которые потребляются учреждением для обеспечения его нормального функционирования (хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо, горючее и смазочные материалы, запасные части), характеристику следует делать в целом по общему, а не по удельному расходу, так как их потребление непосредственно не связано с изменением объема оказываемых услуг.

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений в материальных запасах, которая может быть удовлетворена экстенсивными, то есть приобретением большего количества материалов или интенсивным путем, то есть более экономное использование материальных запасов. Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве. Но в то же время материалы в бюджетном учреждении, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной деятельности. Полное и своевременное обеспечение учреждений материальными запасами является важным условием выполнения ими своих функций, созданий необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы . Ермекбаев А.З. Экономика образования. Бухгалтерский учет и анализ в бюджетных учреждениях. \ Бишкек - 2004.

Материальные запасы, как правило, занимают меньшую долю в бухгалтерском балансе. Однако их влияние на формирование достоверной отчетности также немаловажно. Порядок формирования стоимости запасов идентичен порядку формирования стоимости основных средств. Стоимость запасов представляет собой сумму вложений на их формирование, включая затраты по доставке, страхованию доставки и прочие.

При проведении анализа хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в качестве источников информации используются:

- баланс исполнения бюджетной сметы,

- отчет об исполнении бюджетной сметы,

- отчет о движении материальных запасов,

- пояснительная записка к годовому отчету,

- данные активов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов,

- данные первичных документов, учетных регистров.

В процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других бюджетных учреждений, позволяющих судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли .

Рассмотрим более подробно показатели использования материальных запасов в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики на основе анализа использования материальных запасов за 2011?2012 года.

По данным таблицы 3.3 можно сделать выводы по анализу динамики изменения использования материальных запасов.

В целом по всем статьям материальных запасов наблюдается увеличение показателей как в абсолютных, так в относительных величинах, например, по статьям «Продукты питания» ? увеличение на 6860,75 сом. (+ 0,03%); «Горюче-смазочные материалы» увеличились с 60925,29 сом. до 87511,39 сом., что в процентах составляет 0,95%, уменьшение по статьям «Медикаменты и перевязочные средства» на 0,07%, «Мягкий инвентарь» на 0,92%, что в абсолютных суммах составляет соответственно 108668,38 сом. и 50199,64 сом.

Таблица 3.3 Динамика изменения использования материальных запасов

Наименование показателей	2011 г.	2012 г.	Отклонение (+,-)
	Сумма,сом.	Уд.вес, %	Сумма,сом.	Уд.вес, %	Сумма,сом.	Уд.вес, %
Материальные запасы	1482615,07	100	1729802,89	100	247187,8	-
Медикаменты	658901,65	44,44	767570,03	44,37	+ 108668,38	0,07
Продукты питания	37840,76	2,55	44701,51	2,58	+ 6860,75	+ 0,03
Горюче-смазочные материалы	60925,29	4,11	87511,39	5,06	+ 26586,1	+ 0,95
Строительные материалы	28887,72	1,95	33809,98	1,95	+ 4922,26	0
Мягкий инвентарь	396753,7	26,76	446953,34	25,84	+ 50199,64	- 0,92
Прочие материалы	299305,95	20,19	349256,64	20,19	+ 49950,69	0

По данным, представленным в таблице 3.4 материальные запасы на начало 2012 г составляли 1729802,89 сом., на начало 2009 года. 1957468,15 , из них наибольший удельный вес составляла статья «Медикаменты и перевязочные средства» ? 49,38% на конец 2012 года, что в абсолютной сумме ? 966517,58 сом., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» ? 2,13 % (41743,44 сом.) и «Продукты питания» ? 2,58% на начало года, 3,68% на конец , что в абсолютных суммах соответственно ? 44701,51 сом. и 71937,27 сом.



Таблица 3.4 Материальные запасы за 2012 год

Наименование показателей	На начало 2012 г.	На конец 2012 г.
Материальные запасы	1729802,89	1957468,15
Медикаменты и перевязочные средства	767570,03	966517,58
Продукты питания	44701,51	71937,27
Горюче-смазочные материалы	87511,39	70466,89
Строительные материалы	33809,98	41743,44
Мягкий инвентарь	446953,34	428086,93
Прочие материальные запасы	349256,64	378716,04

Таблица 3.5 Показатели удельного веса по материальным запасам по данным 2012 года

Наименование показателей	Удельный вес на начало 2012 г. в %	Удельный вес на конец 2012 г. в %
Материальные запасы	100	100
Медикаменты и перевязочные средства	44,37	49,38
Продукты питания	2,58	3,68
Горюче-смазочные материалы	5,06	3,60
Строительные материалы	1,95	2,13
Мягкий инвентарь	25,84	21,87
Прочие материальные запасы	20,19	19,35

На конец 2012 года материальные запасы составляли 1957468,15сом., что на 227665,3 сом., что превышает показатель на начало года.

Анализируя темп роста показателей, то в целом можно проследить положительную динамику роста, при этом особый интерес могут вызвать данные по двум статьям «Строительные материалы» по которой наблюдается резкое увеличение показателя и «Горюче-смазочные материалы» ? по данной статье наблюдается резкое снижение показателя. Ермекбаев А.З. Экономика образования. Бухгалтерский учет и анализ в бюджетных учреждениях. \ Бишкек - 2004.

Таблица 3.6 Темп роста за 2011?2012 гг.

Наименование показателей	Темп роста на 2011 г. в %	Темп роста на 2012г. в %	Темп роста на 2009 г. в %
Материальные запасы	116,7%	113,2%	133,6%
Медикаменты и перевязочные средства	116,5%	125,9%	141,4%
Продукты питания	118,1%	160,9%	129,9%
Горюче-смазочные материалы	143,6%	80,5%	46,5%
Строительные материалы	117,0%	123,5%	292,1%
Мягкий инвентарь	112,7%	95,8%	109,5%
Прочие материальные запасы	116,7%	108,4%	140,6%

Таким образом, одним из условий нормальной работы бюджетного учреждения является обеспеченность учреждения материальными запасами. Для оценки обеспеченности бюджетного учреждения материальными запасами в процессе анализа, прежде всего, определяется уровень материального потребления и изменения в сравнении с предыдущими периодами. На изменение уровня материалопотребления оказывает прямое воздействие рост либо сокращение расходов учреждения на материальные запасы. Анализируя обеспеченность бюджетного учреждения материальными запасами, необходимо принимать во внимание также ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь рассчитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материалов.

Проведенный анализ изменения уровня материалопотребления в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики дает лишь общую характеристику обеспеченности организации материальными ресурсами. Для более детальной оценки и принятия правильных решений по выявленным отклонениям с целью закрепления положительных тенденций и устранения негативных моментов необходимым этапом анализа является характеристика материалопотребления по ряду материальных ценностей в разрезе их непосредственных потребителей отделений .

При определении уровня материалопотребления по продуктам питания и медикаментам в качестве производственных показателей целесообразно брать не среднегодовое количество коек, а количество койко-дней, так как расход по этим группам материалов напрямую зависит от объема работы учреждения.

Осуществляя анализ в разрезе отдельных учреждений Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики уровень материалопотребления следует определять по каждой группе ценностей, а при оценке степени обеспеченности учреждения материалами в разрезе отделений. Источниками информации для анализа в этом случае служат данные аналитического учета -- итоги оборотных ведомостей по соответствующим субсчетам в разрезе материально ответственных лиц, а также данные о среднегодовом количестве коек и койко-дней по каждому учреждению и отделению.

В условиях недостаточной обеспеченности Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики источниками финансирования, необходимыми для удовлетворения потребностей в материальных ресурсах, важнейшим направлением повышения эффективности деятельности организации является - экономное расходование материалов.

Экономия материальных ресурсов имеет первостепенное значение для отраслей материального производства. В то же время не теряет она свое значение и для бюджетных учреждений, где выражается в соблюдении установленных норм расхода отдельных видов материалов при выполнении конкретных работ. В связи с этим в процессе анализа для оценки уровня использования материальных ценностей фактический их расход сравнивается с нормативным. Результат выражается в экономии или перерасходе отдельных видов материальных ресурсов. При этом следует учитывать, что не всякая экономия заслуживает положительной оценки. Особое значение имеет не экономия вообще, а какими средствами она достигнута. Например, экономия в расходах на _#медикаменты, если она вызвана ухудшением лечения больных, должна рассматриваться как самое отрицательное явление. Экономия, полученная в результате более экономного расходования материалов, топлива, инструментов и т.п., заслуживает всякого поощрения. Поэтому именно возможность получения такой экономии и должна выявляться в процессе анализа эффективности использования материальных ресурсов.

В Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики как и в других бюджетных организациях, в настоящее время нормы расходов устанавливаются не по всем группам материалов.

Величина их расхода, прежде всего, зависит от обеспеченности учреждения соответствующими видами ценностей, потребности в них, а также возможности получения экономии.

Но в, то же время, по ряду групп материалов плановые нормы утверждены и подлежат соблюдению. К таким материалам относятся продукты питания, медикаменты, спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, а также некоторые виды хозяйственны материалов (стиральный порошок, мыло и т.д.).

В зависимости от вида материальных ценностей нормативный расход может быть как в натуральном, так и в стоимостном выражении. По большинству материалов (спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, строительные и хозяйственные материалы) в процессе анализа эффективности их использования целесообразно проводить сравнение фактического расхода с натуральными нормами. При этом необходимо иметь в виду, что эти нормы не должны быть статичными. При их расчете и утверждении должны учитываться складывающиеся тенденции потребления соответствующих материалов, возможности сокращения их расхода в связи с применением новых методик и технологий работы. Для разработки прогрессивных норм, прежде всего, необходимо проанализировать динамику фактического удельного расхода на протяжении ряда лет, а затем на основе выявленных тенденций и выясненных причин этих изменений установить оптимальную величину нормы с учетом обеспечения возможности получения экономии расходов без ущерба качеству оказываемых услуг.

Остатки материалов могут увеличиваться за счет финансирования из бюджета, внебюджетных средств, безвозмездного поступления, излишков, обнаруженных при снятии остатков, МБП, материалов, неправильно учитываемых на этих счетах.

2.3 Пути улучшения учета и использования запасов

Наиболее типичные ошибки, выявляемые при проведении анализа хозяйственной деятельности учреждения:

Ошибки в соблюдении и использовании методики учета материальных запасов, то есть отсутствие первичных документов и обязательных реквизитов в них; исправления в бухгалтерских проводках внесены без оформления, соответствующих справок; используемый вариант расчета не соответствует варианту, предусмотренному учетной политикой организации; отсутствуют договоры о материальной ответственности подотчетных лиц; не соблюдаются сроки проведения инвентаризации материальных запасов; не подтверждаются сальдо по счетам Главной книги, данным синтетического и аналитического учета; безвозмездно полученные активы не направлены на увеличение капитала.

Нахождение ошибок и их исправление, корректировка - очень сложная аналитическая процедура, требующая высокой профессиональной компетентности специалиста, осуществляющего ее.

Ошибки при ведении документооборота: неправильно оформленные первичные документы (не заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами). Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Ошибки при проведении инвентаризаций. Часто встречаемая ошибка - несоблюдение сроков проведения инвентаризаций. Ошибки в самой процедуре проведения инвентаризации.

А также ошибки:

? при составлении корреспонденции счетов. Ошибки в хронологии: хозяйственные операции отражены без соблюдения последовательности их совершения; хозяйственные операции отражены в зависимости от их содержания;

? при составлении и ведении баланса. Не проведен анализ финансового состояния и платежеспособности организации, анализ степени изношенности основных средств;

? при составлении бухгалтерской отчетности. Информация, содержащаяся в пояснительных записках, не существенна, нарушены сроки представление бухгалтерской отчетности, не публикуется квартальная бухгалтерская отчетность теми организациями, которые обязаны это делать.

Наибольшее количество ошибок в использовании методики расчета оценочных значений, ошибки в точности, полноте и соответствии данных, служащих основой для расчета оценочного значения. Используемая в расчете информация, противоречит данным бухгалтерского учета. Ошибки при выборе руководством экономического субъекта методов расчета оценочных значений. Не соблюдены правила анализа информации оценочных значений.

Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, как в бюджетном, так и во внебюджетном учете .Ермекбаев А.З. Экономика образования. Бухгалтерский учет и анализ в бюджетных учреждениях. \ Бишкек - 2004.

Особое значение имеет внедрение современных средств автоматизации и анализа материальных запасов.

Бухгалтерские задачи - очень широкое понятие, их содержание отражает поступление и выбытие товарных, материальных ценностей, денежных средств, вычисление результатов хозяйственной деятельности, отражение этих процессов на счетах бухгалтерского учета. Средства для решения бухгалтерских задач очень разнообразны, от настольных калькуляторов до больших электронно-вычислительных машин, как правило, средство ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях IBM-совместимые компьютеры и программы для них. Для ведения бухгалтерского учета на компьютерах данного класса учреждениями применяются два больших класса компьютерных программ: программы получившие название «электронные таблицы» и специализированные бухгалтерские программы. Различия между ними очень велики. По кругу охватываемых задач бухгалтерского учета в учреждении их можно разделить на общие и частные. Общие позволяют решать все стандартные задачи бухгалтерского учета, частные отдельные задачи, например: составление баланса и формы отчетности, учет материальных запасов и т.п. Программа составления баланса может включать в себя информацию других частных задач, если программа составлена одной и той же фирмой. Раздел общих программ для решения отдельных задач бухгалтерского учета не содержит такого разнообразия волнительных возможностей сервиса, как частная программа для решения тех задач.

Стоит отметить, что по количеству проданных специализированных бухгалтерских программ отечественных фирм одни из первых были: 1С-Бухгалтерия, Финансы без проблем, Турбо - бухгалтер, Парус. Каждой из них продано более 10 тысяч копий, такой тираж нельзя назвать большим. С точки зрения пользователя, это означает, что практически вся информация о программе будет получена, только от фирмы, он не найдет книг, статей, журналов и других альтернативных нефирменных каналов помощи. Цены на специализированные бухгалтерские программы разнообразны. Наиболее распространенным является «1-С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений»

Электронные таблицы, созданные в одной стране приемлемы и для другой. По мнению западных обозревателей, весь мир «завален» американскими программами. Это в полной мере относится и к электронным таблицам. Электронные таблицы всех ведущих производителей этого продукта переведены на русский язык. Точнее сказать, они продаются в русскоязычном варианте.

Анализ работы бюджетных учреждений в условиях нестабильного финансового положения в стране не возможен без поэтапного анализа всей структуры финансирования, и в особенности недостатков системы финансирования. Если расходы госбюджета и республиканского бюджета будут финансироваться неэффективно, то это отразиться на эффективности работы . Ермекбаев А.З. Экономика образования. Бухгалтерский учет и анализ в бюджетных учреждениях. \ Бишкек - 2004.

Соответственно, при компьютеризировании учет материальных запасов в учреждении стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам также не возможно без сети Интернет.

Основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования - один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных запасов. С помощью анализа эффективности использования материальных запасов бюджетное учреждение составляет отчеты (пояснительная записка к годовому отчету), а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.

Важное условие повышения эффективности использования материальных запасов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.

Приобретение и внедрение любого программного комплекса с использованием технологии штрихкодирования и идентификации - мероприятие) дорогостоящее, поэтому надо заранее подготовиться, чтобы его использование принесло максимальный эффект и действительно облегчило работу.

Штрих-кодовые этикетки, наподобие тех, какие можно увидеть на товарах в супермаркетах, - аналог инвентарной бирки. При попытке переклейки этикетки с одного объекта на другой штрих-код разрушается.

Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета помеченных объектов используются недорогие ручные компьютеры со встроенным сканером штрих-кода. Ручной компьютер позволяет производить сбор и предварительную обработку информации с последующим переносом ее в настольный компьютер.

Широкий выбор этикеток, устойчивых к влаге и другим внешним факторам, наличие различных вариантов исполнения ручных компьютеров позволяют успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады и другое).

Благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.

Пользоваться плодами современных технологий совсем несложно. В бухгалтерской программе уже есть справочник материальных запасов. Он перекачивается из бухгалтерской программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию. Потом эта информация кодируется в штрихкоды и распечатывается на особом (термотрансферном) принтере . Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: Учебное пособие/ Седаева Т.Ю. - 2-е изд., переработанное и дополненное. - Н. Новгород: Нижегород. гос. архит. - строит. ун-т, 2009. - 86с.

Для печати этикеток можно использовать дешевую бумагу. Печать на особой бумаге, оставляющей после себя неудаляемое изображение, сигнализирующее о том, что наклейка прежде была на данном месте, рекомендуют в основном для усиления контроля за сохранностью объектов учета.

На терминал сбора данных устанавливается программа «Инвентаризация имущества» и загружаются справочники с перечнем объектов учета. Сотрудник: учреждения (оператор) считывает при помощи лазерного сканера штриховой код со всех подлежащих учету предметов. В процессе инвентаризации выполняется выбор места хранения и сканирование всех объектов учета. На каждый считанный код отображается его наименование. Если код не найден в справочнике - дается предупреждение, что объект учета с данным кодом не найден. Если оператор обнаружил плохую этикетку, то он может ее отметить как требующую замены. При этом поврежденный штрих-код имущества либо сканируется, либо вводится вручную. При невозможности определения кода оператор выбирает имущество из списка объектов учета, закрепленного за данным местом хранения.

Так, можно легко определить предметы, которые еще не учтены, а также учтены, но закреплены, скажем, за другим помещением. Существует и возможность объединения предметов учета в комплекты независимо от их месторасположения на территории. В специальные файлы (файл) записывается следующая информация, которая позже будет перенесена в обычный настольный компьютер:

? ввод в базу нового имущества и его закрепление за местом хранения или материально ответственным лицом;

? перечень имущества, которое подлежит реализации (списанию);

? перечень имущества, этикетки на котором необходимо заменить.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлены различные программные комплексы, позволяющие проводить инвентаризацию с помощью оборудования для нанесения и чтения этикеток со штрихкодом. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: Учебное пособие/ Седаева Т.Ю. - 2-е изд., переработанное и дополненное. - Н. Новгород: Нижегород. гос. архит. - строит. ун-т, 2009. - 86с.

Таким образом, автоматизация системы бухгалтерского учета ведется в основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам написания дипломной работы можно сделать следующие выводы:

? материальные запасы - это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений;

? для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет «Материальные запасы»;

? материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства;

? для выполнения производственной программы организации определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции;

? отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов:

? бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома;

? учет материальных запасов в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики ведется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету.

? При изучении предприятия видно, что используются счета бухгалтерского учета в корреспонденцией со счетами, рекомендуемые Инструкцией по бюджетному учету.

? первичная документация учета материальных запасов оформляется на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.

? результатом исследования является оценка внедрения методов по улучшению и эффективности использования материалов в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики соответственно, при компьютеризировании Департамента пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики, учет материальных запасов в учреждении станет намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появится возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы в Департаменте пастбищ министерства сельского хозяйства и мелиорации Кыргызской Республики Появится возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам в здравоохранении, ...