Общие вопросы организации работы бюджетного учреждения

Категория работников	По плану	Фактически	Отклонение (+,-)	Выполнение плана, %
	сумма, млн. руб.	удельный вес, %	сумма, млн. руб.	удельный вес, %	сумма, млн. руб.	удельный вес, %
Администрация	3,8	4,09	3,7	3,87	-0,1	-0,22	97,4
Бухгалтерия	2,7	2,91	2,65	2,77	-0,05	-0,14	98,1
Хозяйственный отдел	7,4	7,97	7,3	7,63	-0,1	-0,34	98,6
ППС	79,0	85,03	82,0	85,73	3	0,7	103,8
Всего	92,9	100	95,65	100	2,75	-	103,0

Источник - собственная разработка

Исходя из таблицы 7 можно сделать вывод, что в общем план по фонду заработной платы перевыполнен, в частности за счет заработной платы ППС.

3.5 Анализ основных средств, нематериальных активов и отдельных предметов в составе оборотных средств

Задачи и источники информации для анализа основных средств

В процессе производства или оказания услуг основные средства (далее - ОС) являются одним из важнейших факторов. Они значительно расширяют возможности человека в процессе труда (однако не могут существовать и без его участия).

Основой функционирования сферы услуг и материально-технической базой бюджетных организаций являются основные непроизводственные фонды (в отличие от производственных фондов). Между производственными и непроизводственными фондами имеются существенные различия, которые в некоторой степени сказываются на процедуре проведения экономического анализа. Так, основные производственные фонды участвуют в создании материальных благ и по мере износа постепенно переносят свою стоимость на продукт труда в виде амортизации. Непроизводственные основные фонды не принимают непосредственное участие в производстве материальных благ, функционируют в качестве предметов длительного потребления, постепенно утрачивают свою стоимость и их обновление производится за счет средств государственного бюджета и внебюджетных источников. От наличия непроизводственных фондов, их состояния и степени использования во многом зависят объем и качество предоставляемых услуг (здоровье людей, образование, просвещение, наука и т.д.).

Значение анализа основных средств заключается в том, что с его помощью можно определить пути повышения эффективности использования объектов основных средств, наметить мероприятия по улучшению их состояния и сохранности.

Основными задачами анализа основных средств выступают:

Изучение состава и структуры основных средств, а также их изменения (движения);

Оценка технического состояния основных средств;

Установление обеспеченности учреждений и их структурных подразделений основными фондами (соответствия величины, состава и технического уровня фондов реальной потребности в них);

Оценка правильности и обоснованности списания объектов основных средств;

Определение влияния использования основных средств на конечный результат работы учреждения.

Источниками информации для проведения анализа основных средств являются:

Бухгалтерский баланс (ф. № 1) (Прил. И);

Отчет о движении основных средств (ф. № 5) (Прил. К);

Бюджетная смета;

Акты о списании основных средств с баланса учреждения;

Ведомость инвентаризации основных средств;

Данные синтетического учета основных средств (мемориальные ордера, записи в книге «Журнал-Главная», оборотные ведомости и др.);

Данные аналитического учета основных средств (инвентарные карточки учета основных средств; инвентарные списки и т.д.);

Материалы специальных обследований, проверок и ревизий;

Технические паспорта на основные средств и др.

Анализ состава и структуры основных средств.

Анализ ОС, как правило, начинают с изучения их натурально-вещественного содержания (т.е. состава) и процентного отношения отдельных видов ОС к общей сумме (структуры).

Анализ состава и структуры основных средств предполагает установление наличия ОС по группам на начало и конец исследуемого периода (нескольких периодов), характеристику наличных групп по их целям и свойствам, изменение остатков ОС.

Для проведения анализа состава и структуры необходима обоснованная классификация ОС. Для целей АХД наиболее часто используются две классификации: 1- классификация ОС по их видам и назначению, которая положена в основу выделения счетов (здания, сооружения, транспортные средства и т.д.). 2 - по признаку влияния на выполнение основных функций ОС классифицируются на активную и пассивную часть. Такая группировка в известном смысле носит условный характер и зависит от специфики и рода деятельности учреждения. К активной части ОС относятся объекты, которые используются непосредственно для оказания услуг. К пассивной части ОС относят те объекты (здания, сооружения, транспортные средства, передаточные устройства, хозяйственный инвентарь и т.д.), которые призваны создавать благоприятные условия для нормальной работы учреждения. При этом по общему правилу высокий удельный вес Активной части и его увеличение оцениваются положительно.

Для характеристики состава ОС могут быть применены и другие признаки классификации.

Для проведения анализа по видам ОС можно использовать данные Бухгалтерского баланса, Отчета о движении основных средств, оборотных ведомостей и др. за ряд лет. Сопоставляются данные на разные даты, выявляется их абсолютное и относительное отклонение, как по суммам, так и по удельному весу.

Таблица 8 Анализ ОС

Группа основных фондов	На начало года, млн. руб.	На конец года, млн. руб.	Удельный вес
Машины и оборудования	501471,9	484447,1	85,67
Транспортные средства	6753,5	6753,5	1,15
Инструмент производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь	61370,1	61370,1	10,48
Прочие основные средства	15772,7	31380,9	2,7
Всего основных средств	585368,2	583951,5	100
Отдельные предметы в составе оборотных средств	89375,4	219508
Амортизация основных средств	260187,9	323524,9

Источник - собственная разработка

При анализе объекты основных средств важно изучить не только в стоимостной оценке, но и с количественной и качественной точки зрения.

Анализ технического состояния

В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, то есть утрачивают свои первоначальные свойства, физические качества, технико-эксплуатационные возможности, вследствие чего уменьшается их потребительская стоимость.

Необходимо иметь в виду, что износ основных средств учреждений и организаций, состоящих на бюджете, отличается от процесса износа основных производственных фондов. Если основные фонды материальной сферы, перенося по частям свою стоимость на готовую продукцию, формируют источник своего возмещения, то непроизводственные основные средства бюджетных учреждений возмещаются за счет бюджетных и внебюджетных источников.

Обобщающими показателями состояния основных средств являются коэффициенты износа и годности. Для их расчета в качестве основного источника информации используются накопительная ведомость начисления амортизации, а также данные бухгалтерского баланса ф. № 1.

Коэффициент износа исчисляется как отношение суммы накопленной амортизации к первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств:

Киз = И / Ф 100,

где И -- сумма начисленного износа основных средств, тыс. руб.;

Ф -- стоимость основных средств, тыс. руб.

Коэф. износа = 323524,9/583951,5*100=55,4

Этот показатель отражает состояние изношенности объектов основных средств и позволяет сделать предварительные выводы о необходимости их обновления.

Коэффициент годности -- это отношение остаточной стоимости основных средств к первоначальной (восстановительной) или, другими словами, это разница между единицей (100 %) и коэффициентом износа:

Кг = Фо /Ф 100 = 100 - Киз, (6.2)

где Фо -- остаточная стоимость основных средств, тыс. руб.;

Ф -- балансовая стоимость основных средств, тыс. руб.

Кг = 100 - 55,4 = 44,6

Коэффициенты износа и годности рассчитываются как на начало, так и на конец отчетного периода (года). Более полная картина получится в том случае, когда расчет будет проведен как в целом по всем объектам учреждения, так и по отдельным группам основных средств.

При анализе технического состояния основных средств внимание также уделяется оценке такого характерного для бюджетных учреждениях показателя, как фонд в основных средствах. Данный показатель отражает их остаточную стоимость. Чем меньше сумма фонда в основных средствах, тем ниже уровень их технического состояния, и наоборот.

Уменьшение на конец года фонда в основных средствах и, следовательно, увеличение процента их износа оцениваются как отрицательный фактор качественного состава основных средств.

Следует иметь в виду, что приведенные коэффициенты лишь относительно характеризуют степень изношенности основных средств. Экономический износ основных средств, исчисленный по нормам амортизации, не соответствует их реальному физическому и моральному износу, который следует оценивать экспертным путем.

Для основных средств бюджетных учреждений характерен не только физический износ, но и моральное старение. В связи с этим возникает объективная необходимость установления и выявления изменения уровня прогрессивности основных средств. Этот уровень может характеризоваться удельным весом стоимости либо прогрессивных, либо морально устаревших видов основных средств в их общей стоимости.

Анализ движения основных средств.

Анализ наличия и движения основных средств учреждения производится на основе данных «Отчета о движении основных средств» ф. № 5. С целью более глубокого и детального анализа наличия и движения основных средств бюджетного учреждения необходимо дополнительно использовать данные текущего учета (акты приемки-передачи основных средств; акты на списание основных средств; данные инвентаризаций; инвентарные карточки и др.).

Интенсивность поступления и выбытия характеризуется соответственно коэффициентами обновления и выбытия.

Коэффициент обновления исчисляется:

Ко = Сп / Скх 100,

где Сп -- стоимость поступивших основных средств, тыс. руб.;

Ск -- стоимость основных средств на конец отчетного периода, тыс. руб.

Ко = 62541,9/583951,5*100 = 10,7

Этот коэффициент отражает интенсивность обновления (поступления) основных средств в результате ввода в действие новых объектов, приобретения или безвозмездного получения их от других организаций.

Коэффициент выбытия характеризует степень интенсивности выбытия основных средств и рассчитывается:

Кв = Св / Снх 100,

где Св -- стоимость выбывших основных средств, тыс. руб.;

Сн -- стоимость основных средств на начало отчетного периода, тыс. руб.

Кв = 63958,6/585368,2*100 = 10,9

3.6 Анализ материальных ресурсов

Задачи и источники информации для анализа материалов

Особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве.

Следует однако учитывать тот факт, что затраты некоторых материалов могут оказывать прямое воздействие на какую-либо сторону деятельности учреждения и которые непосредственно связаны с поддержанием жизнедеятельности людей, получающих услуги (продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, имеющие значительную долю в общем объеме материальных затрат).

С учетом этого соблюдение режима экономии по большинству материальных ценностей, используемых в учреждении, должно быть ограничено целесообразностью, рациональностью их распределения и использования без ущерба качества лечения больных.

При анализе использования материальных ресурсов и изыскании внутренних резервов их экономии необходимо решить следующие задачи:

- оценка обоснованности заявок на приобретение материальных ценностей, а также полноты их удовлетворения;

- характеристика комплектности и своевременности поступления материальных ресурсов;

- изучение состояния запасов материальных ценностей;

- определение полноты и рациональности использования материалов;

- выявление и изучение причин недостатков в обеспеченности учреждения материальными ресурсами и их использовании;

- поиск внутренних резервов повышения эффективности использования материальных ценностей и разработка мероприятий по их внедрению.

В зависимости от целей анализа, от периодичности его проведения в качестве источников информации используется различная учетная, отчетная и нормативная документация.

При проведении АХД учреждения по результатам работы за год применяются следующие источники информации:

Бухгалтерский баланс (ф. № 1);

Бюджетная смета;

Основные показатели деятельности организации (развития сети, объема оказываемых услуг и т.п.);

Отчет о движении материальных ценностей (ф. № 6) (Прил. Л);

Пояснительная записка к годовому отчету;

Данные актов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов, разработанных ведомственных и отраслевых инструкций и указаний.

С целью принятия оперативных решений в качестве источников информации могут привлекаться данные первичных документов, отражающих поступление и расходование материалов (товарные накладные, счета-фактуры, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, накладные (требования), меню-закладки и требования на выдачу продуктов со склада и т.д.), данные учетных регистров (книги складского учета, мемориальных ордеров № 6, 6а, 7, 11, 12, 13, оборотных ведомостей по субсчетам, книги «Журнал-Главная» и др.), заключенные с поставщиками договора на поставку материальных ценностей. Кроме этого, в процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других учреждений, позволяющая судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли.

Анализ использования материалов

В условиях уменьшения источников финансирования, необходимых для удовлетворения потребностей в материальных ресурсах, важнейшим направлением повышения эффективности деятельности организации является экономное расходование материалов и контроль за их использованием.

В ходе анализа следует изучить направления использования материалов (израсходованы на нужды организации, списано недостач, реализовано, передано безвозмездно). Наиболее общая информация по использованию материалов приведена в ф.6. Материалы должны использоваться на нужды организации, остальные направления как правило оцениваются отрицательно. Полезным будет изучить направления расходования отдельных групп и видов материалов, однако столь детальная информация не всегда может быть предоставлена.

Анализ использования материалов целесообразно начать с общей характеристики изменения расхода материалов за ряд лет, как в целом, так и по группам материалов, структурным подразделениям и т.д. При сравнении данных различных периодов необходимо обеспечить их сопоставимость.

Таблица 9 Анализ использования материалов

Показатель	Предыдущий год	Отчетный год
Израсходовано материалов на нужды учреждения, тыс.руб.	182860,5	58691,8
Среднегодовое количество учащихся, чел.	2001	2158
Уровень материалопотребления	91,38	27,2

Источник - собственная разработка

Экономия выражается в соблюдении установленных норм расхода отдельных видов материалов при выполнении конкретных работ. В связи с этим в процессе анализа для оценки уровня использования материальных ценностей фактический их расход сравнивается с нормативным. Результат выражается в экономии или перерасходе отдельных видов материальных ресурсов. При этом следует учитывать, что не всякая экономия заслуживает положительной оценки. Например, экономия в расходах на медикаменты, если она вызвана ухудшением лечения больных, должна рассматриваться как самое отрицательное явление.

В бюджетных организациях, в настоящее время нормы расходов устанавливаются не по всем группам материалов. Величина их расхода прежде всего зависит от обеспеченности учреждения соответствующими видами ценностей, потребности в них, а также возможности получения экономии.

Но в то же время по ряду групп материалов плановые нормы утверждены и подлежат соблюдению. К таким материалам относятся продукты питания, медикаменты, спирт, перевязочные средства, топливо и ГСМ, строительные материалы, материалы для протезирования, а также некоторые виды хозяйственных материалов (стиральный порошок, мыло и т.д.).

3.7 Анализ внебюджетных средств

Задачи и источники информации для анализа внебюджетной деятельности

В настоящее время учреждения, финансируемые из бюджетов различных уровней, с целью привлечения дополнительных средств, необходимых для эффективного использования государственной собственности, развития материально-технической базы и поддержания социальной сферы, ведут деятельность, разрешенную уставом учреждения, но не связанную с получением и расходованием бюджетных ассигнований - внебюджетную деятельность. Внебюджетная научно-производственная деятельность бюджетных учреждений является важнейшим и динамично развивающимся источником их доходов.

Внебюджетная деятельность весьма многогранна и существенно варьируется в зависимости от вида организации, характера ее основной деятельность, возможностей по оказанию платных услуг.

Задачи анализа внебюджетной деятельности могут включать:

оценку выполнения плана по основным показателям каждого вида внебюджетных средств;

оценку исполнения сметных назначений по всем видам внебюджетных средств;

расчет влияния факторов на отклонения по основным результативным показателям (объем продукции, прибыль, себестоимость и т.д.);

разработка мероприятий по устранению выявленных в результате анализа недостатков и мероприятий по изысканию источников образования и эффективного использования внебюджетных средств;

контроль правильности образования доходной и расходной части сметы, проверка своевременности и полноты начисления и перечисления налогов в государственный бюджет.

Источниками информации для анализа внебюджетных средств являются: отчет об исполнении сметы доходов и расходов внебюджетных средств (ф. № 4) (Прил. Н), как индивидуальный (по каждому виду внебюджетных источников), так и сводный (в целом по всем внебюджетным средствам, которые имеются в организации);сметы доходов и расходов внебюджетных средств и расчеты к ним; основные показатели деятельности организации (развития сети, объема оказываемых услуг и т.п.); договоры на оказание платных услуг, сдачу в аренду и др., акты выполненных работ и другие первичные документы, калькуляции, данные оперативного учета об объему и стоимости оказанных услуг, данные бухгалтерского учета (мемориальные ордера №3, 6, 14 и др, регистры по субсчетам 237, 211, 410 и др), данные ревизий и проверок.

Анализ доходов от внебюджетной деятельности

До анализа непосредственно внебюджетной деятельности можно охарактеризовать общее финансовое положение организации и соотношение источников средств (бюджетная и внебюджетная деятельность).

Анализ доходов целесообразно начинать с определения их структуры. Как правило, доходы подразделяются по направлениям внебюджетной деятельности. При этом сопоставление производится с планом (сметой) и прошлыми периодами. Это может показать какие виды деятельности наиболее значимы и имеют превалирующее значение в деятельности организации. В тоже время существенные суммы дохода не являются показателем эффективности и прибыльности данного направления деятельности, и делать такой вывод без привлечения другой информации нельзя.

В отношении наиболее существенных направлений деятельности целесообразно провести более детальный анализ. Зачастую одно направление деятельности может объединять целый ряд различных видов платных услуг. Поэтому при наличии информации по видам услуг можно также определить те из них, которые имеют существенное значение.

Таблица 10 Структура доходов по внебюджетной деятельности

Вид обучения	Выручка	Структура
Вечернее обучение	1259,7	24,76
Заочное обучение	2785,9	54,76
Переподготовка:	900,4	17,7
-вечернее обучение	448,7	8,82
-заочное обучение	451,7	8,88
Курсы для абитуриентов	18,2	0,36
Курсы повышения квалификации	44,6	0,88
Центр занятости	71,9	1,41
Обучающие курсы	6,9	0,13
ИТОГО	5087,6	100

Источник - собственная разработка

При анализе доходов следует также сопоставить сумму отраженных доходов и сумму средств, поступивших от оказания платных услуг на счета организации. Неравенство этих показателей обусловлено методом признания выручки: поступление средств не всегда связано с признанием дохода, а признание дохода не всегда говорит об одновременном поступлении средств. Результатом разрыва является образование задолженности. Анализ следует проводить за ряд лет, чтобы проследить тенденции. Безусловно, нельзя признать удовлетворительной практику, когда значительная часть доходов отвлекается из оборота в виде дебиторской задолженности.

Анализ расходов по внебюджетной деятельности

Анализ расходов в общем виде проводится по данным отчетов об исполнении сметы доходов и расходов внебюджетных средств. Прежде всего, изучается состав расходов по отдельным направлениям деятельности и его соответствие плановым значениям (смете). При отклонении фактических расходов от сметы выявляются причины этого.

Таблица 11 Анализ фактических расходов

Наименование расходов	Смета расходов	Фактические поступления и расходы	Отклонение, тыс.руб.	Отклонение, %
Поступление средств	4920000	4683021,8	-236978,2	-4,82
Все расходы	4230714	3666966,9	-563747,1	-13,33
В т.ч.:	х	х	х	х
текущие расходы	3954314	3450294,8	-504019,2	-12,75
капитальные расходы	0	0	-	-
налоги и отчисления	276400	216672,1	-59727,9	-21,61
прочие расходы	0	0	-	-

Источник - собственная разработка

Специфика внебюджетной деятельности бюджетных организаций заключается в том, что при планировании этой деятельности всегда предусматривается прибыль. У бюджетных организаций не допускается «перекрестное» финансирование и, следовательно, отсутствуют источники для покрытия убытка. Оказание услуг в убыток не допускается. При возникновении предпосылок к этому немедленно должны быть предприняты действия вплоть до прекращения оказания платных услуг. Поэтому анализ отклонений доходов и расходов от предусмотренных по смете имеет первостепенное значение. По мере осуществления внебюджетной деятельности необходимо контролировать соотношение доходов и расходов. Для этого может быть исчислен уровень расходов в выручке по соответствующему направлению деятельности. Соблюдение этого уровня говорит о корректном планировании сметы и правильном ее исполнении. Снижение уровня расходов оценивается положительно при условии, что достигнута обоснованная экономия без ухудшения условий работы и качества услуг. Увеличение же уровня расходов вплоть до 100% является индикатором снижения прибыли до порогового значения.

На основании отчетов об исполнении сметы доходов и расходов внебюджетных средств может быть проведен анализ соотношения кассовых и фактических расходов по внебюджетной деятельности, однако его значение для управления организации значительно ниже, чем в отношении расходов по бюджету.

В практике анализа коммерческих организаций применяется классификация затрат на постоянные и переменные. Их размер и соотношение влияют на величину финансового результата. Эта методика может быть применена и к бюджетным организациям в части их внебюджетной деятельности, если система учета в организации позволяет получить необходимые данные.

Заключение

В исследуемой организации внутрихозяйственные проверки проводятся работниками предприятия, которые контролируют деятельность внутренних структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности. ИИТ БГУИР, являясь обособленным подразделением бюджетной организации, функционирует полностью за счет внебюджетных средств, оказывая платные услуги образования. За 1-е полугодие 2015 г. прием студентов уменьшился на 4 человека, а выпуск студентов увеличился на 3 человека. Исходя из этого видно, что в текущем году план по выпуску студентов перевыполнен, а набор новых студентов недовыполнен, что в последующем может привести к недовыполнению плана по выпуску специалистов. Имеющаяся дебиторская задолженность в данной организации является вполне характерной, большую ее часть составляет расчеты с покупателями и заказчиками. Среднесписочная численность работников в организации увеличилась, что привело к повышению уровня обслуживания. Уровень материалопотребления значительно уменьшился в отчетном году по сравнению с предыдущим, что является положительным результатом деятельности, т.к. в условиях уменьшения источников финансирования, необходимых для удовлетворения потребностей в материальных ресурсах, важнейшим направлением повышения эффективности деятельности организации является экономное расходование материалов и контроль за их использованием.

Специфика внебюджетной деятельности бюджетных организаций заключается в том, что при планировании этой деятельности всегда предусматривается прибыль. У бюджетных организаций не допускается «перекрестное» финансирование и, следовательно, отсутствуют источники для покрытия убытка. Оказание услуг в убыток не допускается. При возникновении предпосылок к этому немедленно должны быть предприняты действия вплоть до прекращения оказания платных услуг. Но в данной организации расходы в пределах доходов.



Список использованных источников

1. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие / Л.Л. Ермолович [и др.]; под общ. ред. Л.Л. Ермолович. - Минск: Интерпрессервис, 2001. - 576с.

2. Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учет: практ. пособие / Н.И.Ладутько. - 6-е изд., перераб.и доп. - Минск: ФУАинформ, 2007. - 808 с.

3. Чечевицына, Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности: учебник / Л.Н. Чечевицына, И.Н. Чуев. - М.: Дашков и К, 2003. - 352с.

4. Экономика предприятия / В.Я. Хрипач [и др.]; под общ. ред. В.Я. Хрипача. - Минск: Экономпресс, 2001. - 460с.

5. Бухгалтерский учет, анализ и аудит : учеб. пособие для студентов экономических спец. учреждений, обеспечивающих получение высшего образования / П. Г. Пономаренко [ и др.] ; под общей ред. П. Г. Пономаренко. ? 2-е изд., испр. - Минск : Вышэйшая школа, 2007. - 527 с.

6. Контроль и ревизия : учеб. пособие / под ред. В. Я. Овсийчук. - Москва : КНОРУС, 2005.

7. Бюджетные организации : учет бюджетных и внебюджетных средств : учеб. пособие / под ред. А. А. Чернюк. - Минск : РЕГИС0ТР, 2011.

8. О бухгалтерской отчетности организации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17 февраля 2004 г. № 16 // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2004. - № 55.

Размещено на Allbest.ru

...