Учет расходов с подотчетными лицами

Д - т 07 "Оборудование к установке" К - т 71 - на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д - т 10 "Материалы" К - т 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д - т 11 "Животные на выращивании и откорме" К - т 71 - на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости;

Продолжение Приложения А

Д - т 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" К - т 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма - в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;

Д - т 20 "Основное производство" К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д - т 23 "Вспомогательные производства" К - т 71 - на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д - т 25 "Общепроизводственные расходы" К - т 71 - на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д - т 26 "Общехозяйственные расходы" К - т 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д - т 28 "Брак в производстве" К - т 71 - на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д - т 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д - т 44 "Расходы на продажу" К - т 71 - на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д - т 68 "Расчеты по налогам и сборам" К - т 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д - т 70 К - т 71 - такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д - т 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" К - т 71 - на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д - т 91 "Прочие доходы и расходы" К - т 71 - на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д - т 50 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д - т 50 К - т 71 - отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет "Денежные документы", К-т 50;

Д - т 51 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д - т 55 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д - т 70 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д - т 94 К - т 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д - т 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", К - т 94 - на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д - т 91 К - т 94 - на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д - т 70 К - т 73 - на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Пример.

Организация выдала аванс наличными денежными средствами под оказание услуги сторонней организацией на сумму 10 000 руб. Фактическая стоимость этой услуги (с учетом НДС) составила 8260 руб. Остаток неиспользованного аванса был сдан в кассу организации подотчетным лицом организации, оказавшей услугу. В бухгалтерском учете должны были быть оформлены следующие проводки:

Д - т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Авансы выданные", К - т 51 - 10 000 руб.

Д - т 20 К - т 60 - 7000 руб. - на сумму стоимости оказанной услуги;

Д - т 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" К - т 60 - 1260 руб. - на сумму НДС по стоимости оказанной услуги;

Д - т 60 К - т 60, субсчет "Авансы выданные", - 8260 руб. - на сумму зачтенного аванса;

Д - т 50 К - т 60 - 1740 руб. - на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации;

Д - т 68 К - т 19 - 1260 руб. - на сумму НДС, предъявленную к зачету или возмещению.

Приложение Б

Для учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 1 208 00 000.

Формирование аналитики по счету 1 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" напрямую зависит от применяемого кода классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), относящихся к расходам бюджета, например: счет 1 208 22 000 используется для отражения начисления и погашения подотчетных сумм, выданных для оплаты транспортных услуг (код 222 "Транспортные услуги" КОСГУ); счет 1 208 34 000 - для оплаты приобретения материальных запасов (код 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ); счет 1 208 12 000 - для осуществления прочих выплат (код 212 "Прочие выплаты" КОСГУ).

Как видим, в зависимости от применяемого по соответствующей выплате кода КОСГУ формируется 22 - 23_й разряды номера счета.

Коды КОСГУ применяются согласно Указаниям № 65н [22]. В связи с изменениями, внесенными в данные указания приказами Минфина РФ от 08.06.2015 № 90н, от 16.02.2016 № 9н, в части отдельных выплат скорректирован порядок применения кодов КОСГУ.

С учетом названных поправок применение аналитических счетов по расчетам с подотчетными лицами также поменялось. Сравним в таблице используемые в 2015 и 2016 годах аналитические счета, отражающие расчеты с подотчетными лицами по отдельным видам расходов.

В случае наличия у учреждения остатков по приведенным в таблице видам подотчетных сумм, сформированных на 01.01.2016 по старым аналитическим счетам, необходимо осуществить их перевод на новые аналитические счета.

Такие указания приведены в Письме Минфина РФ от 14.03.2016 № 02_07_07/14989. Согласно им перевод остатков необходимо осуществить в межотчетный период на основании бухгалтерской справки (ф.0504833).

Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным

Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н внесены изменения в Инструкцию № 157н [23], согласно которым скорректирован порядок списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и принятия к учету на забаланс. Принимая во внимание то, что неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед казенным учреждением, отражать такую задолженность необходимо с учетом внесенных новшеств. Далее рассмотрим, в чем такие новшества заключаются.

Текущая дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается по дебету счета 1 208 00 000. При непогашении подотчетным лицом задолженности перед учреждением в установленный срок (например, в срок для представления авансового отчета об израсходованных подотчетных суммах) она из разряда текущей переходит в разряд просроченной. При наличии оснований, подтверждающих неплатежеспособность дебитора, учреждение может принять решение о списании просроченной задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской записью (п.84 Инструкции № 162н [24]):

Дебет счета 1 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит счета 1 208 хх 660 "Уменьшение задолженности подотчетных лиц"

Одновременно сумма списанной с баланса задолженности принимается к учету на забалансовый счет 04 "Задолженность неплатежеспособных дебиторов".

Согласно обновленной редакции п.339 Инструкции № 157н учет задолженности на забалансовом счете 04 ведется с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с баланса. Напомним, ранее на указанный счет задолженность неплатежеспособных дебиторов принималась к учету с момента признания ее в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета, нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения.

Таким образом, теперь момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса учреждение определяет самостоятельно. Для этого комиссия по поступлению и выбытию активов выносит соответствующее решение. Иными словами, теперь учреждению необязательно ждать истечения срока исковой давности или, к примеру, вынесения решения суда о признании задолженности несостоятельной для того, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность с баланса и поставить на забаланс.

В ходе проведенной в казенном учреждении инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность по счету 1 208 34 560 на сумму 3 000 руб. Принятые им меры по самостоятельному взысканию такой задолженности результатов не дали. Учреждение обратилось в суд с требованием о погашении задолженности. Комиссией учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов принято решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

По истечении семи месяцев суд вынес постановление об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи со смертью должника. На основании данного судебного постановления комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение об окончательном ее списании с забалансового учета.

В казенном учреждении указанные операции отразятся следующим образом:

Отражаем в учете расчеты с подотчетными лицами с применением банковских карт

Все больше расчетов с подотчетными лицами осуществляется с применением банковских карт. Не так давно в Инструкцию № 162н были добавлены (Приказом Минфина РФ от 17.08.2015 № 127н) проводки для их отражения в бюджетном учете. Исходя из этого, полагаем, что будет нелишним напомнить об особенностях учета таких расчетов.

Приведем в таблице бухгалтерские записи для отражения расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт согласно обновленным п.47, 84, 92, 111, 47 Инструкции № 162н и п.365, 367 Инструкции № 157н.

Вместо указанных в таблице символов "xxx" отражается соответствующий код КОСГУ, "xx" - соответствующий аналитический код счета.

С учетом изменений, внесенных Приказом от 06.08.2105 № 124н в п.365, 367 Инструкции № 157н, забалансовые счета 17 "Поступления денежных средств на счета учреждения" и 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения" необходимо открывать не только к аналитическим счетам счета 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения", но и к счету 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам".

На банковскую карту командируемого работника казенного учреждения перечислены с лицевого счета на основании заявки денежные средства в размере 4 300 руб. (суточные - 700 руб. (7 дн. x 100 руб.), средства на оплату проживания - 3 600 руб.).

Работник снял с банковской карты 4 300 руб. через банкомат. К авансовому отчету приложены акт об оказанных услугах проживания и кассовый чек на сумму 3 500 руб. Учитывая, что сотрудник был отправлен в командировку на служебном автомобиле, в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (семь суток) приняты документы на проживание.

Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 100 руб. внесен на карту через банкомат.

В бюджетном учете указанные операции отражены следующим образом:

В качестве основных изменений, связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее:

· изменение аналитических счетов счета 1 208 00 000 для отражения в бюджетном учете командировочных расходов;

· новые правила списания с баланса и постановки на учет просроченной дебиторской задолженности подотчетного лица, признанного неплатежеспособным;

· введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт.

Размещено на Allbest.ru