Технология и автоматизация делопроизводства

Размещено на http://allbest.ru

Технология и автоматизация делопроизводства

1.Теоретические вопросы

делопроизводство документ нормативный правовой

1.1 Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативно-правовых актов об электронных документах. Электронно-цифровая подпись

Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает:

- законодательные акты в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства, регламентирующие вопросы документационного обеспечения республики;

- правовые акты органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; - правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- нормативные документы по организации управленческого труда и охраны труда; - нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Работа с обращениями граждан в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях (далее -- организации) жестко регламентирована специальными законодательными актами и иными нормативными документами. Основополагающим документом является Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407XIII «Об обращениях граждан», в котором установлен порядок обращения граждан с предложениями, заявлениями и жалобами к должностным лицам организаций, а также порядок их рассмотрения. В соответствии со ст. 6 указанного Закона Кабинетом Министров Республики Беларусь принято постановление от 1 октября 1996 г. № 643 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан». Положение определяет основные принципы организации делопроизводства по обращениям граждан в организациях независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности. Этим же постановлением Министерству образования и науки Республики Беларусь было поручено по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь разработать и утвердить методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан. Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях по обращениям граждан утверждены приказом Министерства образования и науки Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. № 530. В них включены статьи Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, детализировано и уточнено содержание делопроизводственных процедур. Методическими рекомендациями установлена специальная форма регистрационно-контрольной карточки для регистрации обращений граждан, сформулированы требования по ее заполнению. На основании указанных нормативных актов в каждой организации должны быть разработаны положения, инструкции, иные организационно правовые документы, определяющие порядок организации работы с обращениями граждан при их поступлении и рассмотрении, формы и порядок составления аналитических документов по обращениям, правила ведомственного хранения документов-обращений. Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут руководители организаций. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры по совершенствованию этой работы. Обращения граждан поступают в организации при личном приеме или по почте. Вся работа с обращениями граждан, как правило, осуществляется в службе документационного обеспечения управления (общем отделе, канцелярии и др.). Необходимость создания специального структурного подразделения (отдела, сектора, группы) по работе с обращениями определяется функциями организации, ее уровнем в системе управления, количеством поступающих обращений. Делопроизводство по обращениям граждан в организации ведется отдельно от других видов делопроизводства. В организациях обращения граждан регистрируются централизованно в день их поступления. Согласно требованиям нормативных документов регистрация обращений граждан осуществляется с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК) установленной формы. После регистрации в день поступления обращения граждан передаются на рассмотрение руководству и в тот же день направляются на исполнение в структурные подразделения данной организации или в другие организации, к компетенции которых отнесено решение поставленных в обращении вопросов. Поступившие обращения должны рассматриваться оперативно и целенаправленно. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления, жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа в РКК делается соответствующая запись. Обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены лицам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа в РКК делается соответствующая запись. В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, указывать фамилию исполнителя и номер его телефона. Обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены лицам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Сроки исполнения обращений граждан не должны превышать одного месяца. Сроки хранения обращений граждан определены в Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, и Методических рекомендациях о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях по обращениям граждан. Согласно ст. 29 Перечня и п. 12 Методических рекомендаций для обращений граждан и документов по их рассмотрению установлен пятилетний срок хранения.

Основные понятия:

Для целей настоящего Закона используются следующие основные понятия:

электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом;

электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа;

средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь;

личный ключ подписи - набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи;

открытый ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используемый при проверке электронной цифровой подписи;

карточка открытого ключа проверки подписи - документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа проверки подписи и подтверждающий его принадлежность какому-либо физическому или юридическому лицу;

собственник информационных систем и сетей - государство, административно-территориальная единица, физическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями;

машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

20 июля 2010 г. постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1086 утверждено Положение «О порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» (далее -- Положение)⁵. Оно является подзаконным актом к Закону № 113-3 и призвано конкретизировать содержание его ст. 20, которая гласит: «Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копия электронного документа должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа».

Отметим, что под формой внешнего представления в Законе понимается «воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, Доступной и понятной для восприятия человеком». Другими словами, любое отображение электронного документа на экране монитора или его вывод на печать приводит к появлению формы внешнего представления. Во многих ситуациях эту форму нужно зафиксировать, придать ей официальный статус, чтобы ее можно было, например, предъявить в качестве доказательства в суде. Закон предусматривает, что в этих случаях она обязательно распечатывается на бумажном носителе и удостоверяется уполномоченным лицом, после чего приобретает статус официальной копии.

Рассматриваемое положение регламентирует порядок такого удостоверения. Отметим, что оно не распространяется на случаи, когда копия создается в системах межведомственного или внутриведомственного документооборота. Это значит, что работник организации, получив электронный документ по локальной вычислительной сети или электронной почте, может при необходимости создать его бумажную копию и заверить ее в том порядке, как это принято для копий бумажных документов. Но эта копия не будет иметь юридической силы, т.е. суд, регистрирующий или контролирующий орган может не принять ее к рассмотрению. В случаях, если копия необходима именно для таких целей, ее следует удостоверить так, как предписано Положением, обратившись для этого к нотариусу или иному уполномоченному лицу.

Для того чтобы удостоверить бумажную копию электронного документа, уполномоченное лицо должно иметь соответствующие технические возможности. Помимо компьютера и принтера, с помощью которых можно воспроизвести форму внешнего представления и вывести ее на печать, необходимы программные и технические средства для проверки ЭЦП. Эти средства могут представлять собой специальную программу, а также устройство для считывания ключей подписи. Они должны иметь сертификат на соответствие определенным требованиям, который выдается Национальной системой подтверждения соответствия Республики Беларусь, или экспертное заключение Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь о том, что данное средство этим требованиям отвечает. В соответствии с Законом № 113-3 такие средства называются сертифицированными средствами электронной цифровой подписи. Нотариус или иное лицо, имеющее полномочия на удостоверение формы внешнего представления, должны приобрести сертифицированные средства и оснастить ими рабочее место, на котором осуществляется процедура удостоверения.

Положение содержит перечень исходных данных, которые заявитель должен предъявить уполномоченному лицу, а также устанавливает обязанности последнего.

1.2 Рекомендации по работе с электронными документами в организациях

Для установления единых требований к порядку работы с различными видами ЭД (или ДЭВ -- документов в электронном виде) в структурных подразделениях организаций независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, а также наличия или отсутствия ЭЦП разработаны Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь (далее -- Рекомендации), утвержденные приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиция Республики Беларусь от 01.03.2010 г. № 11.

Рекомендации определяют общие подходы к организации работы с ДЭВ по следующим аспектам:

Ш классификация ДЭВ;

Ш создание системы управления документами и распределение ответственности при работе с ними; планирование жизненного цикла документов; удостоверение подлинности и оформление электронной документации;

Ш защита документов;

Ш порядок внесения изменений в ЭД;

Ш организация электронного документооборота;

Ш организация учета электронной документации;

Ш экспертиза ценности документов;

Ш оперативное хранение и подготовка к передаче документов в архив организации;

Ш уничтожение ДЭВ с истекшими сроками хранения.

Новыми положениями по организации работы с ДЭВ являются главы, посвященные вопросам создания системы управления ЭД, распределения ответственности по работе с документами, организации документооборота и защиты ЭД. Создание системы управления ДЭВ организации осуществляется с целью обеспечения сохранности документов и возможности их воспроизведения и использования при длительном архивном хранении.

Вопросы управления документами в рамках единой документационной системы, разработка общей политики организации по работе с документами в целях обеспечения их сохранности и долговременного хранения уже достаточно давно нашли свое отражение в международных стандартах ИСО. Например, такие положения закреплены в стандарте ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление документами. -- Часть 1: Общие требования» (далее -- ИСО 15489-1-2001).

Авторы Рекомендаций не дают четкого определения понятия «система управления ДЭВ», однако подразумевают под ним комплекс взаимосвязанных организационных и технических мероприятий по организации работы с ЭД.

В соответствии с Рекомендациями такая система должна включать в себя регламентацию следующих аспектов работы с ДЭВ:

разработка, принятие и соблюдение политики по работе с ДЭВ;

организация «электронного делопроизводства», в том числе в рамках АС ДОУ;

организация архивного хранения ДЭВ.

Кроме того, в Рекомендациях отмечено, что правильно организованная система управления ДЭВ обеспечит соблюдение законодательства Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела и сохранность таких документов, относящихся к Национальному архивному фонду Республики Беларусь.

Политика в области работы с ДЭВ должна определяться и фиксироваться организацией путем принятия локальных нормативных правовых актов. К таковым в соответствии с Рекомендациями относятся:

приказы руководства организации;

положения о структурных подразделениях организации;

должностные инструкции работников организации;

инструкция (регламент, стандарт предприятия и т.д.) но организации работы с ДЭВ.

Ответственность по работе с ДЭВ в организации должна распределяться между руководством организации, руководителями структурных подразделений, работниками организации и закрепляться в вышеперечисленных документах. Как отмечено в Рекомендациях, особая ответственность ложится на руководство организации, службу документационного обеспечения управления (далее -- служба ДОУ) и отдел информационных технологий (далее -- отдел IT).

Руководство организации несет ответственность за обеспечение эффективного управления ДЭВ в рамках системы, распределяет ресурсы и отвечает за реализацию единой политики в области управления ДЭВ во всей организации. Работники службы ДОУ непосредственно отвечают за делопроизводственные и архивные аспекты работы с ДЭВ, специалисты отдела IT -- за технический аспект организации работы с документами и техническую поддержку функционирования АС ДОУ при ее наличии.

Вопросы организации электронного делопроизводства рассмотрены в Рекомендациях последовательно, начиная с планирования жизненного цикла ДЭВ и заканчивая вопросами подготовки документов к передаче в архив организации и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В Рекомендациях приводится два варианта построения электронного документооборота:

в рамках локальной сети организации при отсутствии специализированного программного обеспечения;

на базе АС ДОУ.

В рамках локальной сети электронный документооборот осуществляется посредством разработки схемы размещения и порядка прохождения ЭД. Схема размещения документов разрабатывается в соответствии с номенклатурой дел организации сами документы размещаются в электронных делах. Порядок прохождения ДЭВ описывает процесс работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации. В Рекомендациях предложено два варианта регистрации ДЭВ: 1) журнальный; 2) карточный. Авторы Рекомендаций постарались сохранить преемственность с регистрационным аппаратом бумажных документов. В приложениях к ним приведены формы журналов регистрации и состав реквизитов регистрационно-контрольной карточки.

Организация электронного документооборота на базе АС ДОУ должна осуществляться в соответствии с принятой системой делопроизводства организации и отвечать требованиям законодательства Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу.

В соответствии с Рекомендациями функционирующая в организации АС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих функций:

документирование;

обеспечение документооборота;

архивная обработка и хранение документов.

Кроме того, Рекомендации при выборе соответствующего программного продукта допускают использование международных технических нормативных правовых актов в области электронного документооборота и архивного хранения ДЭВ (например, ИСО 15489-1-2001, Типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота MoReq (MoReq -- «Model requirements for the management of electronic records») и др.).

В Рекомендациях предлагаются и варианты решения вопроса удостоверения подлинности электронных документов. Среди них выделяют ЭЦП, удостоверяющий лист, электронные водяные знаки.

Однако при этом открытым остается вопрос удостоверения подлинности и обеспечения целостности ЭД при архивном хранении как в организациях, так и в государственных архивах в соответствии с новым Законом № 113-3. В частности, решению сточки зрения теории и практики архивного дела подлежит вопрос обеспечения сохранности ДЭВ, подписанных ЭЦП, при архивном хранении.

Достаточно подробно в Рекомендациях освещен аспект защиты ДЭВ. Она должна осуществляться по следующим направлениям:

управление процессом доступа к документам;

протоколирование работ исполнителей с документами;

организация резервного копирования и восстановления данных.

Кроме этого, в Рекомендациях пересмотрены и дополнены вопросы экспертизы ценности, обеспечения сохранности, учета, организации оперативного хранения, уничтожения ДЭВ с учетом нынешнего уровня развития информационных технологий.

В заключительных положениях Рекомендаций приводятся формы и образцы различных организационно-распорядительных, справочных, учетных документов по работе с ДЭВ в структурных подразделениях организации (удостоверяющий лист, график выполнения резервного копирования, журналы регистрации входящих/исходящих/внутренних ДЭВ, журнал учета машинных носителей, этикетка на машинный носитель, форма информационно-поисковой характеристики, ведомость машинного носителя, акта о выделении к уничтожению ДЭВ, не подлежащих хранению, и др.).

1.3 Специфика использования электронной почты в деятельности организаций

Придание юридической силы документам электронной почты подразумевает наличие у них следующих реквизитов: наименование организации и/или структурного подразделения -- автора; дата; регистрационный индекс и подпись⁷.

При работе с электронной почтой в качестве аналога собственноручной подписи могут использоваться различные средства: простая электронная подпись, электронная цифровая подпись и др.

В качестве простой электронной подписи может рассматриваться, например, изображение собственноручной подписи автора, полученное путем сканирования и вставленное в документ. Также простой электронной подписью является указание в конце текста сообщения электронной почты имени и фамилии автора.

Возможность использования простой электронной подписи предусмотрена ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь, а также законодательством по делопроизводству.

Необходимо учитывать, что простая электронная подпись сама по себе не гарантирует подлинности документа и не подтверждает факт внесения в него несанкционированных изменений. С учетом этого ее использование чаще всего ограничено лишь рамками одной организации или нескольких, связанных договорными отношениями.

Наиболее широко применяемым юридически значимым средством удостоверения документов в электронном виде является ЭЦП. Порядок ее использования ранее регламентировался Законом Республики Беларусь № 357-3 от 10.01.2000 г. «Об электронном документе». С января 2011 г. вместо указанного Закона вступил в силу закон Республики Беларусь № 113-3 от 28.12.2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». В нем в качестве основного средства удостоверения документов в электронном виде также рассматривается ЭЦП.

Ключевым преимуществом ЭЦП перед иными существующими аналогами собственноручной подписи является то, что она предоставляет гарантии подтверждения авторства, а также неизменности документа после его создания. Вместе с тем ее использование влечет за собой некоторые проблемы.

Согласно белорусскому законодательству, электронное сообщение, подписанное ЭЦП, которая подтверждает его неизменность, будет характеризоваться подлинностью и целостностью и, соответственно, иметь юридическую силу. При этом для официального признания ЭЦП используемые средства ее выработки и проверки должны быть сертифицированы в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь, в том числе государственных стандартов.

Если же с помощью ЭЦП подписано не само электронное сообщение, а приложение к нему, то с точки зрения законодательства их статус будет различным. В отношении приложения в данном случае следует говорить о подлинности и юридической силе, тогда как электронное сообщение, играющее роль сопроводительного электронного письма или конверта, можно назвать лишь информационным сообщением, не имеющим с официальной точки зрения юридической и доказательной силы, так как его неизменность и аутентичность не удостоверены надлежащим образом.

Использование ЭЦП не является единственным способом удостоверения сообщения электронной почты (ЭП). Законодательством Республики Беларусь допускается ситуация, при которой стороны при обмене электронными сообщениями заранее могут договориться о признании официальными документами сообщений, отправляемых друг другу по электронной почте, без удостоверения при помощи ЭЦП.

В отношении внутренних документов порядок удостоверения документов электронной почты без использования ЭЦП закрепляется в Инструкции по делопроизводству организации и/или иных локальных нормативных правовых актов. При этом в случае, если эти и другие локальные нормативные правовые акты организация решится издавать также в электронном виде, они должны быть удостоверены при помощи ЭЦП.

При отсутствии у документов электронной почты ЭЦП необходимо предусматривать порядок, при котором используемые для их хранения программно-технические средства позволят сохранить и подтвердить их подлинность и целостность, а также доступность на протяжении всего жизненного цикла. Подобный порядок может предусматривать применение программно-технических средств разграничения и индивидуализации доступа работников к системе электронной почты организации. В том числе каждому работнику может назначаться индивидуальный набор прав для ознакомления, создания, удаления документов электронной почты и распоряжения ими, а также вестись протоколирование действий сотрудников при использовании системы электронной почты организации.

В случае обмена документами по электронной почте со сторонними лицами и организациями порядок их удостоверения без применения сертифицированных ЭЦП необходимо закрепить в письменном соглашении, заключаемом с корреспондентами, с которыми предполагается осуществлять обмен юридически значимыми документами в электронном виде. Подобное соглашение целесообразно заключать с постоянными корреспондентами, электронная переписка с которыми имеет значительный объем. При необходимости соглашение может заключаться и между сторонами, использующими для удостоверения пересылаемых документов ЭЦП.

Законодательно не запрещается заключать такие договоры в устной форме, однако в силу необходимости подробной регламентации всех аспектов обмена электронными сообщениями наиболее приемлемым представляется именно заключение письменного соглашения.

Стороны, заключающие соглашение об обмене юридически значимыми документами посредством электронной почты, должны использовать совместимые программно-технические средства. Совместимость подразумевает возможность программно-технических средств воспроизводить пересылаемые документы без искажения и формы внешнего представления, проверять подлинность ЭЦП, которыми будут подписываться документы, и т.д.

В соглашении необходимо подробно регламентировать порядок удостоверения и обмена документами ЭП. В частности, следует определить:

1. адреса электронной почты;

2. категории документов;

3. требования к их оформлению;

4. периодичность проверки сторонами электронной почты;

5. перечень оснований для отказа в регистрации и рас смотрении поступающих по электронной почте документов;

6. способы удостоверения документов;

7. форматы файлов, в которых допускается их пересылать.

При определении порядка удостоверения пересылаемых посредством электронной почты документов на основе соглашения в качестве альтернативы использованию сертифицированных средств ЭЦП может рассматриваться технология создания и проверки цифровых подписей S/MIME, поддерживаемая широко распространенным программным обеспечением для работы с электронной почтой.

Документированная информация, пересылаемая посредством системы электронной почты организации, подлежит защите на протяжении всего ее жизненного цикла.

Целями защиты информации являются недопущение неправомерного доступа, уничтожения (утраты), модификации (изменения), копирования, распространения и/или предоставления информации, блокирования правомерного доступа к ней, а также иных неправомерных действий. Для достижения указанных целей могут применяться правовые, организационные и технические (программно-технические) меры. К правовым относятся меры по закреплению ответственности работников за нарушение установленного порядка защиты, определению перечня защищаемых сведений, прав и порядка доступа к защищаемой информации, заключению соглашений (договоров) со сторонними организациями и частными лицами о порядке защиты предоставляемой им или получаемой от них информации, а также установлению ответственности за нарушение такого порядка и т.д.

Организационные меры включают организацию особого режима допуска на территории (в помещения), где может быть осуществлен доступ к информации, разграничение доступа к ней по кругу лиц и характеру сведений и т.д. Помимо этого, в организации должен быть определен порядок действий при возникновении угроз для используемой системы защиты корпоративной ЭП, в том числе чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств, и ликвидации их последствий.

К техническим (программно-техническим) мерам по защите информации относятся меры по использованию надежных средств хранения информации, а также ее защиты, в том числе криптографических средств, систем контроля доступа к информации и регистрации его фактов, средств бесперебойного электропитания и т.д.

Для защиты информации в случаях, определенных законодательством, должны применяться программно-технические средства, сертифицированные в установленном порядке или имеющие положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы. В частности, в государственных информационных системах должны использоваться средства ЭЦП и шифрования, сертифицированные в установленном порядке уполномоченными органами Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

Устанавливаемые в организации правила защиты документов ЭП должны предусматривать порядок доступа различных работников к ним в зависимости от предоставлен пых полномочий на ознакомление и работу с определенными категориями информации.

Доступ к системе ЭП организации может предоставляться работникам с использованием системы парольного доступа. Для эффективного применения подобной системы в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить правила использования паролей.

При внедрении персонального парольного доступа к документам ЭП (в том числе персональным почтовым ящикам) необходимо предусмотреть, чтобы в случае увольнения работника или его длительного отсутствия доступ к таким документам (почтовым ящикам), ограниченный паролем данного работника, мог быть предоставлен уполномоченным лицам (службе ДОУ, службе безопасности, лицу, заменяющему отсутствующего работника (временно исполняющему его обязанности) и т.д.).

Для защиты информации от уничтожения нужно использовать программно-технические средства ее резервного копирования. В этих целях в организации необходимо разработать график выполнения процедур резервного копирования, в котором указываются:

I. категории документов ЭП, подлежащих резервному копированию;

II. частота резервного копирования;

III. устройства хранения и места размещения файлов резервных копий;

IV. работники, выполняющие процедуры резервного копирования и отвечающие за сохранность резервных копий (системные администраторы, работники отдела информационных технологий, ответственные работники структурных подразделений и т.д.).

1.4 Особенности работы с документами в электронном виде в архиве организации

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь № 36 от 30.06,2010 г. утверждена Инструкция об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации (далее -- Инструкция № 36), которая вступила в силу с 21 января 2011 г. вместе с Законом Республики Беларусь № 113-3 от 28.12.2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»⁹.

Кроме Закона № 113-3,в Инструкции № 36 учтены требования Закона Республики Беларусь № 3277-ХП от 06.10.1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и иных актов законодательства Республики Беларусь. Одним из наиболее важных таких актов является Инструкция № 4.

В гл. 15--17 Инструкции № 4 содержатся нормы, регулирующие оперативное хранение документов и передачу дел в архив и на государственное хранение, а гл. 18 посвящена особенностям работы с документами в электронном виде. Положения Инструкции № 4 распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3).

В частности, п. 218 Инструкции № 4 установлено, что форматы документов в электронном виде, а также виды материальных носителей, применяемых для их хранения, определяются организацией самостоятельно, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде, полноту сведений о способах их создания, транспортировки, хранения с момента их создания до передачи в архив или уничтожения.

Более того, согласно п. 220 Инструкции № 4, документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре ЭД при его внешнем представлении должны соответствовать требованиям, установленным п. 35 Инструкции № 4.

В организации должно быть утверждено положение об архиве электронных документов.

Для организации работы с документами в электронном виде в архиве организации должен быть разработан и утвержден локальный нормативный правовой акт организации (как правило, положение об архиве электронных документов). Оно обязано включать нормы, отвечающие основным задачам архива организации в части работы с документами в электронном виде, которые перечислены в п. 7 Инструкции № 36.

Рассмотрим основные положения Инструкции № 36 подробно.

В первую очередь отметим, что образующиеся в деятельности юридических лиц документы в электронном виде, которые имеют научно-историческую, социально-культурную и практическую значимость, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь. Иные ЭД, в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.

В п. 4 Инструкции № 36 содержится требование разработать и утвердить локальный нормативный правовой акт юридического лица для организации работы с документами в электронном виде в его архиве. Как правило, таким актом является Типовое положение об архиве электронных документов организации, утвержденное постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь № 5 от 29.04.2004 г. (далее -- Типовое положение). В него необходимо включить нормы, устанавливающие основные задачи архива организации в части работы с документами в электронном виде, перечисленные в п. 7 Инструкции № 36.

При этом подобный локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, издается ее руководителем после согласования с экспертной комиссией организации и экспертно-методической комиссией соответствующего государственного архива. Локальный нормативный правовой акт организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, сдается ее руководителям после согласования с экспертной комиссией организации и экспертной комиссией вышестоящей организации.

Еще одним нововведением Инструкции № 36 является указание на то, что методическое руководство работой архива организации осуществляют органы и учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь. Напомним, что согласно п. 7 Типового положения организационно-методическое руководство деятельностью архива электронных документов организации осуществляет Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД).

В п. 6 Инструкции № 36 приведен уточненный состав документов в электронном виде архива организации. С 21 января 2011 г. в него входят:

документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных под разделений организации (в том числе научно-техническая, аудиовизуальная документация), документы по личному составу в электронном виде (в Типовом положении упоминаются еще и электронные документы, необходимые в практической деятельности);

архивные копии информационных ресурсов (банки данных, базы данных, веб-сайты, реестры, регистры, кадастры);

электронные версии нормативных правовых актов и методических документов;

электронные версии ведомственных периодических, не периодических и повторяющихся изданий. В аналогичной норме Типового положения говорится о служебных и ведомственных изданиях;

электронные версии атласов и топографических карт;

личные фонды работников организации в электронном виде;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации, либо организаций, правопреемником которых является данная организация (в настоящее время употребляется юридически неточный термин «организации-предшественники»);

* научно-справочный аппарат к документам электронного архива.

Существенные изменения внесены и в перечень основных задач архива организации в части работы с документами в электронном виде. Типовое положение, кроме таких задач, содержит еще и функции, осуществляемые архивом электронных документов организации, а также его права. Однако разработчики Инструкции № 36 с целью упрощения структуры этого документа включили функции и права архива электронных документов организации в перечень его основных

задач.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 36 основными задачами организации в части работы с документами в электронном виде с 21 января 2011 г. являются:

комплектование документами, указанными в п. 6 данного нормативного акта;

учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве организации;

*осуществление контроля за оформлением документов в электронном виде, формированием и оформлением электронных дел в организации;

*подготовка и передача документов (в Типовом положении уточняется, что это касается только документов постоянного хранения) в электронном виде, подлежащих государственному хранению, в государственные архивы с соблюдением требований, установленных законодательством Республики Беларусь (сейчас говорится о требованиях, устанавливаемых Комитетом по архивам и делопроизводству);

составление и ежегодное уточнение списка структурных подразделений, организаций -- источников комплектования архива организации документами в электронном виде;

прием на хранение документов в электронном виде через 1 год после завершения в делопроизводстве в структурных подразделениях и организациях -- источниках комплектования архива организации. В аналогичной норме Типового положения уточняется, что на хранение принимаются только электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также электронные документы по личному составу;

оставление и представление через 2 года после завершения работы с документами электронном виде описей (в настоящее время говорится о разделах описей) электронных дел постоянного хранения организационно-распорядительной, специальной документации, по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии организации, экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертной службы вышестоящей организации. Согласно Типовому положению, кроме экспертной комиссии организации, указанное рассмотрение осуществляет еще и экспертно-проверочная комиссия БелНИЦЭД, которая таких полномочий будет лишена;

проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве организации документов в электронном виде и оказание методической помощи в ее проведении в структурных подразделениях, организациях -- источниках комплектования архива организации (в действующей аналогичной норме упоминание об этих организациях отсутствует); участие в работе экспертной комиссии организации;

осуществление учета, обеспечение целостности и полной сохранности документов в электронном виде в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

осуществление группировки документов в электронном виде по фондам;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве организации документам в электронном виде, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом государственных архивов;

оказание методической помощи структурным подразделениям организации - источникам комплектования архива организации в решении вопросов хранения и передачи документов в электронном виде в архив организации. В аналогичной норме Типового положения говорится только об оказании методической помощи службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел электронных документов;

организация использования документов в электронном виде. В действующем нормативном акте приводится еще и расшифровка понятия «использование документов»; представление в государственные архивы сведений о составе и объеме документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству; подготовка и передача на государственное хранение образовавшихся в деятельности организации документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству;

подтверждение подлинности передаваемых на государственное хранение документов, выполненных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи;

контроль исполнения установленных правил работы с документами в электронном виде структурными подразделениями организации и организациями -- источниками комплектования архива организации.

Электронные документы хранятся в течение установленных сроков. Сроки хранения электронных ресурсов указаны в гл. 2 «Электронные ресурсы» Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 г. № 82 (с изменениями и дополнениями от 19.03.2010 г.).

1.5 Организация и порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

В Республике Беларусь вопросы проведения экспертизы ценности ЭД и ИР регламентируются следующими нормативными правовыми документами:

Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь (1997 г.);

Правила учета и передачи электронных документов на государственное хранение (1997г.);

СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;

Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.);

Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение (2005 г.);

Перечни типовых документов с указанием сроков хранения (2001 г., 2006 г.).

На республиканском уровне вопросами обеспечения долгосрочной сохранности и доступности ЭД и ИР, их постоянным государственным хранением занимается БелНИЦЭД¹⁰. В центре создана постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), осуществляющая деятельность по разработке научных принципов проведения экспертизы ценности ЭД. ЭПК центра рассматривает предложения и дает рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности ЭД, а также осуществляет руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий организаций -- источников комплектования архива электронных документов БелНИЦЭД. Представители центра входят в состав экспертных комиссий таких организаций.

Практическую работу по экспертизе ценности ЭД и подготовке их к передаче на архивное хранение на локальном уровне должна осуществлять постоянно действующая экспертная комиссия организации (ЭК) в соответствии с положением об экспертной комиссии. ЭК создается на основании приказа руководителя организации из числа ведущих специалистов в области информационных технологий и документационного обеспечения управления. Председателем назначается один из заместителей руководителя. Организации, передающие ЭД на государственное хранение, включают в состав комиссии представителя БелНИЦЭД. ЭК заседает не реже 1--2 раз в год в соответствии с планом работы. Заседания оформляются протоколом.

Если в организации ранее была создана ЭК по проведению экспертизы ценности бумажных документов, то на нее могут быть возложены обязанности работы и с ЭД. В этом случае в ее состав необходимо включить специалистов, ответственных за работу с ЭД. Данные реорганизации оформляются приказом руководителя организации «О внесении изменений в состав экспертной комиссии».

Цель проведения экспертизы ценности -- определение сроков хранения ЭД, ИР в соответствии с Типовыми перечнями с указанием сроков хранения документов (2001 г., 2006 г.) и отбор на государственное хранение документов, имеющих научную, практическую и историческую ценность.

При проведении экспертизы ценности ЭД и ИР необходимо руководствоваться общими и специфическими критериями отбора. К общим критериям отбора относятся: функционально-целевое назначение организации; ценность и полнота информации, зафиксированной в ЭД; время и место создания документа; подлинность ЭД и форма его удостоверения; повторяемость информации в других документах; наглядность информации и удобство использования по сравнению с бумажными документами; возможность обеспечения постоянного хранения ЭД; возможность воспроизведения и обработки документов без использования специализированного программного обеспечения; формы и состав процедур по обеспечению подлинности и целостности ЭД; наличие сопроводительной документации на ЭД и технологической документации на информационную систему, в которой документы циркулировали. Специфические критерии отбора определяются в соответствии с видами ЭД и ИР (например, организационно-распорядительная, научно-техническая документация, цифровые аудио-, видео- и фотодокументы).

Экспертиза ценности электронных организационно-распорядительных документов проводится на основании критериев, аналогичных для соответствующих документов на бумажных носителях.

Отбор на постоянное хранение научно-технических документов производится на основании таких критериев, как: степень завершенности проекта; патентно-лицензионная ценность; значимость для развития науки и техники; новизна и уникальность исследований и разработок; авторство проекта или научной разработки (например, доктор наук, лауреат государственных или международных премий) и т.д.

Цифровые аудио-, видео-, фотодокументы отбираются на основании следующих критериев: время и место создания; авторство и значение учреждения (лица), создавшего документ; обстоятельства появления оригинала документа; оригинальность (подлинность) документа; значение информации документа; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений; повторяемость информации; художественные достоинства и цветовое решение видео- и фотодокументов.

Для ИР важнейшим критерием постоянного хранения является включение ресурса в Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение, утверждаемый Советом Министров Республики Беларусь. Дополнительными критериями служат: степень новизны; полнота, уникальность и достоверность информации; статус организации-создателя; графическое оформление (дизайн); коммерческая ценность и социальная значимость ИР.

Отличительной особенностью экспертизы ценности ЭД и ИР является то, что она проводится на всех этапах жизненного цикла документов по каждому их виду отдельно.

Экспертиза ценности на этапе планирования жизненного цикла ЭД и проектирования системы электронного документооборота в соответствии с СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» проводится с целью определения требований к ЭД, при соблюдении которых они будут доступны и воспроизводимы при долгосрочном хранении. Это связано с тем, что на протяжении всего жизненного цикла ЭД должны существовать средства, обеспечивающие их воспроизведение (визуализацию), а также средства для конвертирования документов в формат архивного хранения. Такие форматы должны быть максимально программно и аппаратно независимы и согласованы с БелНИЦЭД.

Для организационно-распорядительных документов экспертиза ценности на стадии планирования жизненного цикла ЭД и проектирования системы электронного документооборота, применяемой для создания и обращения управленческой документации, проводится с целью определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью ЭД, согласно СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (2007 г.).

В отношении ИР на данном этапе проведения экспертизы ценности важно: определить виды ресурсов с постоянным сроком хранения, подпадающие под определение постоянно обновляемых, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую; установить, представляет ли информация, удаляемая из ИР в процессе их обновления, практическую и научно-историческую ценность; обеспечить сохранность такой информации.

По результатам экспертизы ценности на этапе планирования жизненного цикла ЭД для организационно-распорядительной документации в номенклатуре дел организации в графе «Примечание» делается отметка «ЭД». Для научно-технической документации составляется Перечень разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение в соответствии с Правилами работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (2003 г.). Постоянно обновляемые ИР включаются в перечень информационных ресурсов, в котором указывается, копии каких из них подлежат передаче на государственное хранение и с какой периодичностью.

На этапе обращения ЭД и ИР в процессе функционирования системы электронного документооборота экспертиза ценности проводится в случае изменений технологии функционирования системы (например, переход на новое программное и аппаратное обеспечение).

...