Технология и автоматизация делопроизводства

Заключительный этап экспертизы осуществляется по истечении предельного срока хранения ЭД в организации с целью окончательного отбора ЭД, имеющих научную, практическую и историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение, а также документов, которые необходимо уничтожить. На данном этапе для документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, составляется опись, согласованная с БелНИЦЭД и утвержденная руководством организации. На ЭД временного срока хранения составляется акт об уничтожении.

Таким образом, соблюдение процедуры проведения экспертизы ценности электронных документов на всех этапах их жизненного цикла позволит обеспечить надежное долговременное хранение и возможность воспроизведения с течением времени.

2. Правила оформления реквизитов

Что такое бланк документа? В каком случаи разрабатываются специальные бланки? Каковы варианты оформления реквизита «Индекс документа»? В каком случаи на документе проставляю реквизит «Ссылка на дату и индекс входящего документа»? Какие типы и размер шрифта рекомендуется для оформления документов на персональном компьютере? Рассчитать какой размер шрифта практически совпадает с высотой шрифта пишущей машинки (4,25мм).

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

т.е. бланком документа называют:

· лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

· электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

При этом типы бланков могут быть трех видов:

1. бланк для писем

2. общий бланк

3. бланк конкретного вида документа

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

-организационные (положения, инструкция) справочно-информационные (акты, протоколы, справки и т.п.) документы

Допускается изготовления на основе общего бланка специальных бланком для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и т.д. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, изготовлению специальных бланков считается целесообразным, если исходя из данных анализа объемов документооборота в организации документа создается более 200 в год.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п).

Регистрационный индекс - условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

Для внутренних документов (приказов, протоколов) - это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течении календарного года.

Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 - индекс структурного подразделения; 05 - номер дела в номенклатуре; 53 - порядковый номер отправляемого документа.

Реквизиты «Дата» и «Регистрация индекс» на бланках оформляется в виде трафарета:_______№_______.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Это важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделения он должен быть направлен, а также позволяющий найти в структурном подразделении копию инициативного документа, на который пришел ответ. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 01-13/121 от 02.03.2004. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета: На №__________от____________.

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 - 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38 - 95).

Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word: формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

o поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

o межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

o первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

o выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

o номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

для тезисов выступлений:

o формат А4 (210x297 мм);

o поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

o межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

o первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

o выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;

o номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом. Например:

СОГЛАСОВАНО	Одинарный
Председатель Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь	точно 14 пт Одинарный
ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия	Одинарный
Дата	Полуторный
СОГЛАСОВАНО	р
Министр финансов Республики Беларусь	точно 14 пт Одинарный
ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия	Одинарный
Дата

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).

От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

2. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

3. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

4. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

5. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

6. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

7. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста: Для рефератки малого размера:

o формат А6 (105 х 148 мм);

o поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

o межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

o первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

o выравнивание по ширине, с переносом слов;

Для рефератки среднего размера:

o формат А5 (148 х 210 мм);

o поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив

o межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

o первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

o выравнивание по ширине, с переносом слов;

3. для рефератки большого размера:

o формат А4 (210 х 297 мм);

o поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;

o межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)

o первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

o выравнивание по ширине, с переносом слов.

8. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):

o поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

o межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

o номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

9. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);

o шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;

o межстрочный интервал - точно 9 пт.

Например:

3. Иванова 220 88 3 1 Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1	точно 9 пт
пт - пункт, размер шрифта

Машинописные документы выполняются на чистой бумаге трех сортов: № 0, 1, 2. Формат бумаги выбирают в зависимости от объема машинописного текста. На листе формата А4 (210Ч297мм) изготавливают документы большого объема. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатают на листах формата А5 (148Ч210мм). Для печатания планов, графиков, таблиц используют бумагу формата А5 (297Ч420мм). Межстрочный интервал. В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или 0,677 дюйма) и устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта (в большинстве случаев -- 120 % размера шрифта). Например, если шрифт -- 10 пт, то межстрочный интервал автоматически составит 12 пт. По умолчанию устанавливается интервал, равный одной строке. В случае необходимости его можно изменить. Например, при полуторном к строке будет прибавлена еще половина интервала. MS Word предоставляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список «Междустрочный» в окне диалога «Абзац». Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактнее расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым. Для определения величины межстрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В соответствии с ними необходимо придерживаться данных о межстрочных интервалах, представленных в табл. 1.1.

Табл.1.1.

Реквизит	Пишущая машина	Персональный компьютер
Текст документа на формате А4	1,5	1
Текст документа на формате А5	1 Точно	14 Текст
Текст документа, предназначенный к типографическом у изданию	2	1,5
Реквизит, состоящий из нескольких строк	1	Точно 14
Составная часть реквизита	1,5-2	1
Отделение реквизитов документа друг от друга	2-3	1,5

Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2), устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4: 1) 58--61 -- при одинарном интервале; 2) 38--41 -- при полуторном; 3) 29--31 -- при двойном. Если текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и даже 15 пт, то устанавливаемый интервал не будет совпадать с соответствующим интервалом пишущей машины, так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на формате А4. Для достижения соответствия следует на компьютере задавать межстрочный интервал с учетом данных табл. 1.2.

Таблица 1.2. Количество печатных строк на формате А4 в зависимости от межстрочного интервала и размера шрифта.

Пишущая машинка	Персональный компьютер
Интервал	Количество строк (размер шрифта примерно 12 пт)	Интервал	Размер шрифта	пт
				11 12 13 14 15 16
1	58-61	1	63	57 52 48 45 42 39
-	-	1,1	57	52 48 44 41 38 36
-	-	1,2	52	48 44 40 37 35 33
-	-	1,3	47	44 40 37 35 32 30
-	-	1,4	44	41 37 35 32 30 28
1,5	38-41	1,5	42	38 35 32 30 28 26
2	29-31	2	32	29 26 24 23 21 20

Шрифты. Основными параметрами при машинописном оформлении документов являются межстрочный интервал (шаг строки), равный 4,25 мм, и шаг письма -- расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатанных символов, которое составляет 2,6 (2,54) мм. Высота шрифта пишущей машины -- 4,25 мм, а ширина, как правило, -- 2,6 мм. При использовании компьютерных технологий к основным параметрам символьного оформления относятся тип (гарнитура) шрифта -- графические особенности шрифта, а также размер шрифта (кегль) -- его высота, которые в отличие от машинописи следует установить перед процессом набора текста. Высота шрифта (кегль) задается в пунктах (единица измерения, принятая в полиграфии). Один пункт (1 пт) равен 1/72 дюйма или 0,352 мм (англо-американская система измерения). Все шрифты могут быть разбиты на две группы: моноширинные (фиксированные) -- символы одинаковой ширины; пропорциональные -- ширина символа определяется особенностью его изображения. Количество символов, которое можно напечатать на отрезке в один дюйм (2,54 см), измеряется в питчах. В случае моноширинного шрифта на отрезке в один дюйм помещается 10 символов (ширина каждого -- 2,54 мм). Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier (Курьер) и пропорциональный шрифт Times New Roman (Тайме Пью Роман). Гарнитуры можно подразделить на четыре большие группы: шрифт с засечками (серифный), шрифт без засечек (сан-серифный), рукописный шрифт и специальные шрифты (запись нот, химических формул и др.). Серифные шрифты (например, Петербург, Тайме, Кудряшов) имеют специальные горизонтальные и вертикальные засечки, что делает их удобными для чтения, так как засечки облегчают скольжение взгляда по строке. Для оформления документов лучше всего подходят шрифты Тайме и Петербург. При составлении официальных документов может быть использован шрифт Курьер, имитирующий шрифт пишущей машины. Особенность данного шрифта заключается в том, что он моноширинный, т.е. буквы в разных строках располагаются точно друг под другом. Возможности шрифтового оформления, предоставляемые MS Word, разнообразны. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется использовать шрифт Тайме Пыо Роман в обычном начертании размером не менее 13 пт (0,352 мм * 13 = 4,57 мм), что больше высоты шрифта пишущей машины (4,25 мм). Часто для оформления текста предлагают использовать шрифт размером 15 ит (0,352 мм х х 15 = 5,28). Однако это не совсем оправдано, поскольку влечет за собой уменьшение количества строк на листе формата А4 и увеличение физического размера.

Правила подготовки организационно-распорядительных документов 1. Должностная инструкция. Состав реквизитов должностной инструкции. Технология создания (операции и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов.

Должностная инструкция -- краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации.

Должностная инструкция - это фактически часть трудового договора между работником и нанимателем. Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции.

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

· общие положения;

· функции;

· должностные обязанности;

· права;

· ответственность;

· взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей.Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

Оформление, реквизиты должностной инструкции

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации - куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.

Студенческие документы

1. Составить заявления на имя декана вашего факультета с просьбой допустить вас к сдаче экзаменов без сданного зачета.

ФФБД, 1-й курс, РФМ-15 Декану ФФБД

ЗАЯВЛЕНИЕ Н.А. Лесневская

01.04.2015 №1

Прошу разрешить мне пересдать экзамен по курсу «Макроэкономика».

Студент (подпись) Л.С. Царь

Распорядительные документы

Приказы по основной деятельности

Составить сводный приказ и выполнить формулировку записи в трудовую книжку.

Навукова-вытворчае

аб'яднанне «Мадэм»

ЗАГАД

12.03.2013 № 1

г. Мiнск

Об уточнении состава

пожарно-технической комиссии

В связи с кадровыми изменениями, происшедшими на предприятиях и в службах объединения и на основании Положения ОПТК, утвержденного Постановлением Кабинета Министров РБ от 14.10.1995 г. № 571,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить председателем ПТК объединения Петрову И.С.

2. Руководителям подразделений:

2.1. Уточнить составы ПТК своих объектов в срок до 01.04.2013 г.

2.2. Копии приказов о создании ПТК направить в отдел противопожарной безопасности.

2.3. При сдаче объектов в аренду установить в договоре аренды ответственность за пожарную безопасность и обеспечивать контроль за исполнением договора.

3. Приказ об уточнении состава ПТК объединения от 10.10.1991 г. № 55 считать утратившим силу.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора А. А. Сергееву.

Директор

объединения(подпись) В.Л. Сидоров

Начальник

отдела кадров (подпись) Н.А. Козлов

01.04.2013

Начальник

юридической службы (подпись) В.С. Бобров

01.04.2013

ОАО «Крыничка»

ПРИКАЗ

15.03.2013 № 151-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

ПОЛУЙЧИКА Олега Сергеевича на должность токаря третьего разряда инструментального цеха с 02.04.2013 г. с повременной системой оплаты труда с трехмесячным испытательным сроком.

Основание: 1. Заявление Полуйчика О.С.

2. Трудовой договор от 29.07.2012 г. №45

2. УВОЛИТЬ:

КУЗНЕЦОВА Егора Алексеевича, слесаря цеха № 2, 15.04.2013 в связи с неявкой на работу в течение более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности в соответствии п.6 ст. 42 ТК РБ.

Основание: Докладная записка начальника цеха Петрова П.П.

3. НАГРАДИТЬ:

РАДЧЕНКО Аллу Александровну, заместителя главного бухгалтера, специальным подарком за длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения в соответствии со ст. 193 ТК РБ.

Основание: Представление главного бухгалтера Сидорова С.С.

Директор ОАО (подпись) И.И.Иванов

Начальник отдела кадров

(подпись) И.С.Пономаренко

17.03.2013

С приказом ознакомлены: (подпись) О.С. Полуйчик

17.03.2013

(подпись) Е.А. Кузнецов

17.03.2013

(подпись) А.А. Радченко 17.03.2013

В дело 04-13

(подпись) П.А.Филипчик

17.03.201

1. Для Полуйчика О.С.

Нумар запісу Номер записи	Дата	Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку- мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата, номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
1	2	3	4
		ОАО «Крыничка»
02	02	04	2013	Принят токарем третьего разряда инструментального	Приказ № 151-к от
				цеха.	15.03.2013

1. Для Кузнецова Е.А.

Нумар запісу Номер записи	Дата	Звесткі аб прыеме не работу, пераводзе на іншую работу, звальненні (з указаннем прычын і спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На падставе чаго ўнесены запіс (назва даку- мента, яго дата і нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата, номер)
	чысло число	месяц месяц	год год
1	2	3	4
		ОАО «Крыничка»
03	15	04	2013	Уволен за неявку на работу в течение более четырех	Приказ № 151-к от
				месяцев подряд вследствие временной	15.03.2013
				нетрудоспособности
				(п.6 ст. 42 ТК Республики Беларусь)

Справочно-информационные документы

Составить акт списания имущества профилактория УО «БГЭУ» согласно приказу ректора от 18.03.2015 №35 признанно негодным к эксплуатации и подлежащим списанию следующее оборудование

Профилакторий УТВЕРЖДАЮ

УО «БГЭУ» Ректор

АКТ (подпись) В.Н.Шимов

31.03.2013 № 5 01.04.2013

г. Минск

О списании имущества

Основание: приказ ректора УО «БГЭУ» от 18.03.2013 № 35 «О списании имущества»

Составлен комиссией:

Председатель: Главный врач О.В. Галимов

Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер В.И. Вишнева

2. Заместитель главного врача М.С. Иванчик

Присутствовали: 1. Старшая медицинская сестра С.Ю. Курлейчик

2. Секретарь К.К. Подосиновик

В период с 30.03.2013 по 31.03.2013 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню признано негодным в эксплуатации и подлежит списанию.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 01-13

2-й экземпляр - в бухгалтерию

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 2 экз.

Председатель комиссии (подпись) О. В. Галимов

Члены комиссии: (подпись) В.И.Вишнева

(подпись)М.К.Иванчик

С актом ознакомлены: (подпись) С.Ю. Курлейчик

01.04.2013

(подпись) К.К. Подосиновик

01.04.2013

В дело № 01-13

(подпись) В.С.Березовская

01.04.2013

Документы, входящие в состав личного дела

Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить автобиографию на служащего (руководителя или специалиста) по вашей будущей специальности. Оформить необходимые визы и резолюции.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения личного дела -- 75 лет.

Личное дело является основным документом персонального учета служащих. В нем находит документальное отражение трудовая деятельность работника.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- личный листок по учету кадров;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

- заявление о приеме на работу;

- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

- декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (Ведамасць Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь. 1997. № 24. Ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

- контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета;

- копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

- копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

- копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

- договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц);

- направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками,

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Царь (Ванагель) Любовь Сергеевна, родилась 2 октября1995 года в деревне Андруши Несвижского района Минской области. В 2011 году окончила 9 классов сейловичской средней школы. В этом же году была зачислена в Минский государственный технологический колледж и в 2014 году окончила данное учебное заведение по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и контроль».

Затем в 2014 я поступило в ПТК «РИПО» и в 2015 годе окончила и получила разряд Парикмахера и Мастера по маникюру.

В августе 2015 года была принята в РУП «Белпочта» на должность оператор связи.

В сентябре 2015 года была зачислена в группу 15РФМ-1 в Белорусский государственный экономический университет

Замужем. В декабре 2015 года изменила девичью фамилию Ванагель на Царь в связи с вступлением в брак.

Мой муж - Царь Евгений Семенович, 1990 года рождения, занимает должность кровельщик в ОАО «СтройТактик»

Детей - нет

Мать - Ванагель Татьяна Иосифовна, 1976 года рождения. В настоящее время проживает в д. Андруши ул.Центральная д.78, работает в ОАО «Сейловичи».

02 января 2016 г. (Подпись) Л.С. Царь

Деловое письмо

Составить письмо-запрос в адрес ООО «НЭВИ» с просьбой о поставке копировальных аппаратов моделей «XEROX WC PE16e», «XEROX WC 15», «XEROX WC PE16».

Во все времена деловое общения было одним из важнейших составляющих бизнеса.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме факты, сведения, мнения, и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной деятельностью. С помощью письма обеспечивается воздействия на людей в целях организации и координаты их деятельности.

Деловое письмо обычно пишут на одном из официально принятых языков. На государственным уровне используют государственный язык.

Стиль делового письма.

Для написания деловых писем использую официально-деловой стиль языка, для которого характерно стремление к точности стандартизированность, неличные и долженствующе-предписывающий характер изложения.

Таблица

Таварыства с абмежаванай адказнастью «НЭВИ» ТАА «НЭВИ» вул. Пiянерау, 25, 240000, г. Мiнск Рэспубліка Беларусь Тэл.: (017) 257 90 40, факс: (017) 268 30 25 E-mail:kvars@.by р/р 3031234560078 у фiлiяле ААТ «БПС-Сбербанк» г. Мiнска МФА 202001234 УНП 600055 14.03.2013 № 01-05/13 На № 06-13/25 от 06.03.2013 О поставке копировальных аппаратов	Общество с ограниченной ответственность «НЭВИ» ООО «НЭВИ» ул. Пионеров, 25, 240000, г. Минск Республика Беларусь Тел.: (017) 257 90 40, факс: (017) 268 30 E-mail:kvars@.by р/с 3031234560078 в филиале ОАО «БПС-Сбербанк» г. Минска МФО 202001234 УНН 600055 Директору ООО «НЭВИ» Голуб А.К. ул. Короля, 55, 220002, г. Минск Жуку Е.Л. Заключить договор на поставку продукции до 15.05.2013 (подпись Голуба А.К) 16.03.2013

Уважаемый Сергей Константинович!

В связи с расширением штата сотрудников просим поставить копировальные аппараты моделей «XEROX WC PE16e» в количестве 3 шт., «XEROX WC M15» - 5 шт., «XEROX WC PE16» - 2 шт.

Выражаем надежду на поставку максимального количества всех запрошенных моделей оргтехники.

С уважением,

Директор ООО «Контур» (подпись) Е. Л. Хоружик

09 Петренко А.Р. 214 11 38

МЛ 14.03.2013 Запрос

В дело 06-13

Отправлено письмо № 05-09/78

(подпись) Е.Л.Жук

14.03.2012

Переписка с иностранным корреспондентом

Составить письмо по вопросом гарантии и устранению дефектов.

ОАО «Электротехника»

220000 Минск, ул. Якубова, 14

тел./факс (+375) 458 36 95, 258 96 34

Your ref: NP/MN/12

Our ref: GT/FR/26

25 MAY 2012

CROSBY VALVE & GAGE COMPANY

P.O. Box 308

Wrentham, Massachusetts 02093

USA

Уважаемые господа,

Мы получили письмо от 20 декабря 2015 года и были удивлены вашим решением продлить гарантийный период на генератор, вышедший из строя из-за дефектов завода-изготовителя, только на 1 месяц.

Вам, конечно известно, что мы незамедлительно сообщили вам о выходе генератора из строя. Однако ваши представители прибыли с большой задержкой, в результате чего генератор был выпущен в эксплуатацию только через 2 месяца после его поломки. Более того, мы были удивлены, что вопреки контракту вы отказались полностью возместить нам убытки, вызванные простоем генератора.

Таким образом, мы хотели бы возобновить наши переговоры, окончательно определить дату истечения гарантийного периода и решить вопрос о полной компенсации наших убытков.

С уважением,

(личная подпись)

Иванова К.М.

Генеральный директор

Enс: Order № 12

Организационные документы

Правила составления должностной инструкции (смотри вопрос 3).Составить должностную инструкцию коммерческому директору.

Коммерческий директор, исполняющий обязанности должностной инструкции - гарант доходов компании

Коммерческий директор - это ключевая фигура управленческой системы любой организации. Не существует единого четкого понимания того, что входит в перечень его должностных обязанностей. Однако, в основном, его задачами является:

ь Руководство маркетинговой деятельностью;

ь Организация закупочной и транспортной логистики;

ь Управление продажами.

Как правильно написать должностную инструкцию коммерческого директора

Для того чтобы основная задача решалась оперативно и с максимально возможной отдачей, в подчинении у коммерческого директора находится ряд отделов и менеджеров, их возглавляющих. Этот аспект обязательно отражается в должностной инструкции, как и полный перечень второстепенных задач, зависящий от специализации предприятия.

Должностная инструкция для коммерческого директора в качестве прав содержит перечисление «инструментов», используемых работником. То есть, это -- список подчиненных отделов, отдельных структур, определенных должностных лиц, а также перечень технических средств, доступных коммерческому директору, и степень его ответственности по всем пунктам.

Особо бдительные члены высшего руководящего звена вносят в данный документ перечень действий, которые коммерческий директор совершать не может, то есть, разграничивают круг полномочий должностного лица.

По существу, должностная инструкция для коммерческого директора -- это те 20% известного о деятельности сотрудника, направленной на благополучие всего предприятия. Ее доскональное содержание находится в прямой зависимости от специфики деятельности компании. Данный документ является основополагающим при выборе кандидатуры на должность. Инструкция -- своеобразная «шпаргалка» для членов руководства, принимающих решение о назначении того или иного лица на должность. В соответствии с положениями, отраженными в документе, можно делать выводы о компетентности соискателя.

Непосредственно сотруднику, занимающему пост, должностная инструкция помогает четко планировать, распределять прилагаемые усилия с учетом всех инструментов, находящихся в его распоряжении, согласно полномочиям.

(смотри приложения 1, стр. 49)

Расчетно - денежные документы

Составить платежное поручение. Предварительная оплата по договору №2011 от 01.10.2015. Фирма ООО «Квант» (обслуживающий банк «Юниор» г. Минск, код №312, счет 3012340001216) на сумму 9 000 000 руб. за получение мебели от фирмы ООО «Спектор» (обслуживающий банк «Партнер», г. Минск, код №307, счет №313860001816)

Образец

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ № 2011	Дата 01.10.2015	Срочный		Несрочный	х	0401600036
Сумма и валюта: Девять миллионов рублей
	Код валюты	Br	Сумма цифрами	9 000 000
Плательщик: ООО «Квант»
	Счет №	3012340001216
Банк-отправитель: Отделение ОАО «Юниор» г. Минск
	Код банка	150501312
Банк-получатель: Отделение ОАО «Партнер» г. Минск
	Код банка	150501307
Бенефициар: РУП «Белпочта»
	Счет №	313860001816
Назначение платежа: Предварительная оплата по договору №2011 от 01.10.2015, на сумму 9 000 000 руб. за получение мебели
УНП плательщика	УНП бенефициара	УНП третьего лица	Код платежа	Очередь
190078697	290237666			22
Заполняется банком
Дебет счета	Кредит счета	Код валюты	Сумма перевода

Подписи плательщика Подпись исполнителя

Дата исполнения банком

М. П. Штамп банка

Список использованных источников

1. Жук, О. Ю. Методические рекомендации по работе с электронными документами в организациях Республики Беларусь: комментарий специалиста/ О.Ю. Жук // Архiвы i справаводства. - 2010. - № 3. - С. 61. - 65.

2. Носевич, В. Л. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе: комментарий специалиста / В.Л. Носевич // Архивы и делопроизводство. - 2010. - № 5. - С. 60 -67.

3. Сукач, А. Н. Организационно-правовые аспекты использования электронной почты в деятельности организаций/ А.Н. Сукач // Архiвы i справаводства. - 2010. - № 6. - С.65. - 69.

4. Технология и автоматизация делопроизводства: учеб. пособие: в 2 ч. / В.В. Паневчик и др.; под ред. В.В. Паневчика. - Минск: БГЭУ, 2012. - Ч.2.

Размещено на Allbest.ru

...