Контроль расчетных операций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Сущность и значение контроля расчетных операций

1.1 Задачи и источники проверки расчетных операций

1.2 Составление плана и программы проверки расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

1.3 Обзор нормативных документов и экономической литературы по теме исследования

2. Контроль расчетных операций

2.1 Контроль расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

2.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам

2.3 Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

2.4 Контроль расчетов с персоналом по прочим операциям

3. Заключительный этап ревизии расчетных операций

3.1 Составление акта проверки расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

3.2 Совершенствование контроля расчетных операций

Заключение

Список использованных источников



Введение

проверка расчетный операция акт

Для нормального функционирования, обеспечения своевременности расчетов с поставщиками, покупателями, другими организациями, финансовой системой, банками и работниками организации располагают определенными финансовыми ресурсами. Одним из видов расчетов организации являются расчеты с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы. Списание подотчетных сумм по установленным нормам производится на себестоимость, что в конечном счете влияет на финансовый результат работы организации, правильное начисление и уплату налогов, а также финансовую устойчивость организации.

Правильный учет расчетов с подотчетными лицами призван обеспечить бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет является важнейшим средством систематического контроля за правильным использованием денежных средств на командировочные и хозяйственные расходы. Следовательно, без четко организованного учета не может осуществлять финансово-хозяйственную деятельность в современных условиях, так как контрольная проверка порой оборачивается для организаций уплатой пени, штрафов, что затрудняет осуществление хозяйственной деятельности. Однако следует заметить, что не в последнюю очередь ошибки связаны с незнанием того, к каким последствиям приведут принимаемые ими решения [8, с.24].

Высокий уровень организации и проведения аудита на практике позволяет получить достоверную информацию о состоянии и использовании подотчетных сумм в организации. Хорошо поставленный контроль создает условия для сохранности собственности, обеспечивает лучшее использование денежных средств, а также получение оптимальных результатов хозяйственной деятельности.

Высокий уровень организации и проведения ревизии на практике позволяет получить достоверную информацию о состоянии и использовании подотчетных сумм в организации. Хорошо поставленный контроль создает условия для сохранности собственности, обеспечивает лучшее использование денежных средств, а также получение оптимальных результатов хозяйственной деятельности.

Велика роль достоверности ревизии, особенно когда остро стоит задача быстрого восстановления управляемости экономикой. От ревизоров следует ожидать и требовать перестройки своей работы на уровне современных задач, но для этого надо существенно повысить их специальный статус, расширить границы контрольных функций, подумать над сокращением рутинных операций. Что же касается системы контроля расчетов с подотчетными лицами, то она должна быть построена в организации таким образом, чтобы способствовать укреплению государственной исполнительной дисциплины, улучшению контроля за результатами деятельности, за современным возвратом неиспользованных подотчетных сумм.

Поэтому выбранная тема курсовой работы, является сегодня особенно актуальной и вполне современной и требует дальнейшего исследования и изучения.

Цель дипломной работы - оценка существующей методики ревизии расчетов с подотчетными лицами, разработка рекомендаций по нормализации состояния расчетной дисциплины в организации.

Поставленная в работе цель предопределила комплекс взаимосвязанных и взаимообусловленных задач, важнейшими из которых явились следующие:

- изучить необходимость и сущность расчетов с подотчетными лицами, значение и задачи их контроля;

- определить нормативно-правовое регулирование учета и ревизии расчетов с подотчетными лицами;

- изучить документальное оформление, синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;

- оценить организацию учета расчетов с подотчетными лицами и разработать предложения по ее совершенствованию;

- оценить систему внутреннего контроля в организации;

- разработать план и программу проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

- проверить соблюдение порядка и правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами;

- изучить типичные ошибки учета расчетов с подотчетными лицами и способы их исправления;

- разработать мероприятия по нормализации состояния расчетов с подотчетными лицами.

Проблемы организации учета и ревизии расчетов с подотчетными лицами всегда находятся в центре внимания в исследованиях ведущих экономистов нашей страны. Изучению данной темы значительное место отведено в научных исследованиях экономистов Белого И.Н., Ладутько Н.И., Кравченко Л.И., Пупко Г.М., Тишкова И.Е, Шидловской М.С. и др.

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ».

Дипломная работа выполнена на фактических материалах ООО «ТРИВИУМ», расположенного в Бресте.

Основной целью производственно-хозяйственной и коммерческой деятельности Общества является:

- удовлетворение нужд потребителей в кондитерских изделиях;

- получение прибыли от реализации продукции;

- повышение жизненного уровня и решение социально-бытовых вопросов коллектива;

- обеспечение устойчивых отчислений в государственный бюджет.

Штатная численность составляет 17 человек и утверждена в штатном расписании.

Бухгалтерский учет в организации ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Форма бухгалтерского учета - автоматизированная. В 2014 проведена полномасштабная работа для перехода на программное обеспечение нового поколения «1С: Предприятие 7.7», предназначенного для ведения бухгалтерского и налогового учета, а также для составления регламентированной отчетности.

В бухгалтерии ООО «ТРИВИУМ» работает 3 человека. В бухгалтерии имеется 5 компьютеров, которые увязаны в общей сети организации.

Бухгалтерский учет осуществляется централизованно, свод информации представляется из подразделений в бухгалтерию для формирования оборотов главной книги. Учет ведется по отдельным участкам (учет товарно-материальных ценностей на складах, в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет затрат на производство и себестоимости выпускаемой продукции, реализация продукции и прочих ТМЦ, учет расчетов с покупателями и поставщиками, ведение книги покупок и продаж, учет движения денежных средств и др.), а также осуществляется общий свод информации.

Учет экономической и финансовой деятельности осуществляется главным бухгалтером и отражается в годовом отчете. Итоги деятельности Организации отражаются в оперативных, ежемесячных, квартальных и годовых отчетах и балансах, которые представляются в установленные сроки. Ответственность за состояние учета, своевременное представление бухгалтерской и иной отчетности, предоставление расчетов по налогам и их достоверности несет директор и главный бухгалтер ООО «ТРИВИУМ».



1. Сущность и значение контроля расчетных операций

1.1 Задачи и источники проверки расчетных операций

В рыночной экономике между предприятиями постоянно совершаются сделки покупки-продажи средств и предметов труда. Кроме того, расчеты ведутся с бюджетом, с банками, органами страхования, различными общественными организациями, непосредственно с работниками и др. Всевозможные расчеты, возникающие между предприятиями, ведутся при помощи денег. С их помощью завершается превращение денежной формы выделенных средств в производственные запасы, получение денежной выручки и заключенного в ней чистого дохода. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств.

Расчеты совершаются в двух формах: путем безналичных перечислений через систему банка или в виде платежей наличными деньгами. Относительно небольшие суммы денежных средств используются для наличных расчетов с подотчетными лицами. Такие средства хранятся и обращаются через кассы. При невозможности произвести расчеты непосредственно из кассы или расчетного счета, выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи.

Наличные деньги под отчет выдаются из касс предприятий. При отсутствии своей кассы разрешается выдавать кассирам предприятий или лицам, их замещающим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя предприятия, использующего наемный труд, допускается использование личных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физических лиц в интересах предприятия, использующего наемный труд, с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Расчеты связанные с использованием физическими лицами личных средств в интересах предприятия, с которым они состоят в трудовых отношениях, следует расценивать как расчеты наличными денежными средствами между предприятиями. При этом наличные денежные средства включаются в фактическую сумму расчетов наличными денежными средствами между предприятиями по дате фактического расходования личных средств физическими лицами. Дата составления авансовых отчетов и фактического возмещения физическим лицам использованных ими личных средств не учитывается.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий, но не более предельного размера (не более 50 минимальных заработных плат), установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования [2, с. 25] и на сроки:

- не более 3-х рабочих дней на хозяйственно-операционные нужды, производимые в месте нахождения субъектов хозяйствования;

- не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъекта хозяйствования;

- до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей одной минимальной заработной платы.

Использование наличных денег физических лиц в интересах субъектов хозяйствования допускается в исключительных случаях на приобретение товарно-материальных ценностей на сумму до десяти минимальных заработных плат в месяц. При этом физические лица, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств использованных ими в интересах субъекта хозяйствования.

При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах, в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы;

- выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства подотчет.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, которые получают наличные денежные средства на осуществление выше указанных расходов.

Компетентный учет и своевременный аудит расчетов с подотчетными лицами являются важными факторами правильного ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии. Значение учета и аудита расчетов с подотчетными лицами велико, так как они тесно связаны с наличными деньгами, а денежные расчеты в свою очередь выступают важным фактором обеспечения кругооборота средств на предприятии.

Основная цель ревизии расчетов с подотчетными лицами - установление правильного целевого использования подотчетных сумм, выявление и локализация незаконных и хозяйственно нецелесообразных расходов; контроль за сокращением дебиторской и кредиторской задолженности; ускорением оборачиваемости оборотных средств; улучшением финансового состояния.

Основными задачами ревизии расчетов с подотчетными лицами являются:

- установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

- выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

- соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов;

- проверка правильности расчетов с прочими дебиторами и кредиторами [33, c.78].

Источниками контроля являются:

- приказы по предприятию;

- авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

- отчет кассира с приложенными приходно-расходными документами;

- главная книга;

- баланс предприятия;

- данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, выполнение указанных задач позволит организации правильно организовать учет расчетов с подотчетными лицами и прочими дебиторами и кредиторами, избежать финансовых штрафов.



1.2 Составление плана и программы проверки расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Цели системы внутреннего контроля в организации:

- упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел организации;

- выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства;

- сохранение активов организации и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

При определении эффективности системы внутреннего аудита приобретают многие факторы:

- круг работников, участвующих в формировании информации в организации, и наличие у них ответственности за порученное дело;

- наличие упорядоченных взаимоотношений между ними по ведению дел и формированию информации;

- наличие технических средств контроля;

- наличие технологии контроля;

- контролируемые параметры [24, c.202].

Учитывая то, что расчётные операции представляют собой однородную группу хозяйственных операций, методика их проверки разрабатывается по единой схеме, которая включает следующие формы:

1. Перечень основных нормативных документов, которыми должен руководствоваться ревизор при проверке данного раздела учёта. Задача аудитора состоит в том, чтобы установить не только наличие в организации необходимой нормативной базы, но и её использование в учётном процессе.

2. Описание альтернативных учётных решений, выбор которых представлен организации Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», что позволяет аудитору при необходимости сравнить их с вариантом, применяемом в организации, и дать рекомендации по улучшению ведения учёта.

3. Перечень первичных документов по данному разделу учёта. Ознакомиться с ними можно путём изучения рабочего альбома первичных документов, что даёт возможность аудитору сделать вывод о состоянии регистрации хозяйственных операций в первичном учёте, порядке заполнения первичных документов.

4. Регистры синтетического и аналитического учёта и отчётности. Установление конкретных регистров для соответствующих форм учета (автоматизированной, журнально-ордерной, мемориально-ордерной, упрощённой) позволит аудитору определить их соответствие общепринятым типовым регистрам, дать оценку состояния аналитического учёта и технологии обработки первичных документов по учёту расчетов с подотчетными лицами, и при необходимости дать клиенту нужные рекомендации.

5. Перечень типичных ошибок, который содержит наиболее часто встречающиеся нарушения при оформлении и отражении в учёте расчетов с подотчетными лицами.

6. Тестирование, включающее вопросы, ответы на которые позволят выявить возможные нарушения в организации учёта и внутреннего аудита расчётных операций, а также оформления их документами и заполнения отчётности, отражающей состояния расчётов [33, c.182].

Тесты внутреннего аудита для ООО «ТРИВИУМ» представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Тесты внутреннего контроля операций по учету расчетов с подотчетными лицами для ООО «ТРИВИУМ»

Содержание вопроса или объект исследования	Содержание ответа (результат проверки)	Выводы и решение ревизора
Как часто проводится сверка расчётов?	Один раз в год	Контроль слабый. Необходимо провести выборочную инвентаризацию расчётов
Наличие в организации необходимой нормативной базы, кем и как часто она обновляется?	Нормативная база обновляется регулярно по подписке	-
Разработаны ли схемы организации и отражения на счетах расчетов с подотчетными лицами?	Схем нет, разработан рабочий план счетов	Возможны ошибки в корреспонденции счетов. Рекомендовать клиенту срочно разработать схемы и ознакомить с ними непосредственных исполнителей.
Соблюдается ли график документооборота по расчетам с подотчетными лицами?	График систематически нарушается?	В текущей отчётности возможны ошибки из-за отсутствия данных.
Систематически ли проводятся записи в регистрах бухгалтерского учёта?	Да	Правильность учётных записей можно провести выборочно.
Проверяются ли главным бухгалтером записи по учету расчетов с подотчетными лицами ?	Ежеквартально	Вероятность ошибок невысокая, можно провести выборочную проверку записей.
Имеются ли отклонения от инструкции в корреспонденции счетов по расчётам с подотчетными лицами?	Имеются ввиду отсутствия схем отражения на счетах расчётных операций	Рекомендовать разработать схему отражения и провести аттестацию непосредственных исполнителей.

Примечание - Источник: собственная разработка.

Таким образом, в ООО «ТРИВИУМ» система внутреннего контроля находится на достаточно низком уровне.

Документальная ревизия представляет собой контрольное изучение ранее произведенных хозяйственных операций с точки зрения их законности, достоверности и экономической целесообразности.

Ревизия по времени осуществления относится к последующему контролю и проводится путём сплошной или выборочной проверки совершенных хозяйственных операций по данным первичных документов, записей в учетных регистрах и отчетности, что позволяет наиболее полно и глубоко проверить результаты хозяйственно-финансовой деятельности предприятий (объединений), организаций и учреждений, эффективность использования находящихся в их распоряжении материальных, финансовых и трудовых ресурсов [5, c.30].

В ходе ревизии изучаются все стороны хозяйственно-финансовой деятельности проверяемых организаций что не является обязательным при осуществлении других способов хозяйственного контроля.

В отличие от других способов хозяйственного контроля ревизия имеет четкий правовой статус, определяющий границы ее распространения, сроки проведения (ежегодно - в хозрасчетных организациях, один раз в два года - в бюджетных организациях), права и обязанности лиц, проводящих ревизию, и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Следовательно, ревизия - это способ последующего контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью организаций, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершённых хозяйственных операций, ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующими положениями и нормативно-законодательными актами, а также достоверность учётных и отчётных показателей.

Проведение ревизии расчетов с подотчетными лицами включает ряд этапов.

1. Планирование ревизии.

2. Подготовка к проведению ревизии.

3. Проведение ревизии расчетов с подотчетными лицами.

4. Систематизация материалов ревизий и проверок и их анализ.

5. Рассмотрение материалов ревизии их реализация.

Подробно рассмотрим каждый пункт.

1. Вначале разрабатывается перспективный план организации контрольно-ревизионной работы.

2. На подготовительном этапе проведения ревизии осуществляется документальное ознакомление с деятельностью ООО «ТРИВИУМ», изучаются нормативные акты по проверяемым вопросам, определяется перечень вопросов, подлежащих проверке, и составляется программа ревизии (приложение А). По данным программы разрабатывается план проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРИВИУМ» (приложение Б).

3. Для осуществления ревизии издается предписание, в котором указываются название ревизуемой организации, сроки проведения ревизии, состав ревизионной группы исходя из объемов работы с учетом конкретных задач ревизии и особенностей проверяемых объектов (приложение В).

Организация работы на месте ревизии заключается в следующем: предъявление документов руководителю ООО «ТРИВИУМ»; ознакомление с задачами ревизии; выполнение ранее принятых решений по итогам предыдущих проверок.

5. Контроль осуществляется путем изучения действующей системы учета, контроля и анализа; проверки документов с точки зрения законности, достоверности и экономической целесообразности произведенных операций, сделок; сопоставления бухгалтерских записей в оправдательных и распорядительных документах, первичных и сводных документах, учетных регистрах и отчетности; проведения встречных проверок учетных записей, документов, учетных регистров; сличения банковских операций на ревизуемом объекте с записями по этим операциям и счетам в банке, т.е. проводится документальный контроль.

Документальный контроль направлен на установление достоверности и законности совершенных хозяйственных операций по данным первичной и сводной документации, учетных регистров и отчетности, другой документации.

Существуют следующие приемы документального контроля:

- встречная проверка документов, а именно, сопоставление приказов «О командировании», командировочных удостоверений, заданий по командировке с отчетами о командировке и авансовыми отчетами ;

- взаимный контроль документов, затрагивающих одну и ту же учетную запись, а именно, сопоставление данных авансового отчета со счетами гостиниц ;

- хронологический анализ хозяйственных операций, их целесообразность и законность, а именно, контрольный расчет командировочных расходов;

- сопоставление документов оправдательных и распорядительных, а именно, сопоставление данных приказов «О командировании» с данными командировочных удостоверений и заданиями по командировке;

- сопоставление данных первичных документов с данными сводных документов, а именно, сопоставление данных авансовых отчетов (приложения Г, Д) с данными машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость счета 71» (приложение Е);

- проверка документов по формальным признакам, или формальная проверка, а именно, проверка приказов «О командировании», командировочных удостоверений (приложения Ж, З), авансовых отчетов (приложения Г, Д);

- технико-экономический расчет а именно, контрольный расчет командировочных расходов;

- сопоставление данных учетных регистров с данными отчетности;

- арифметическая проверка (подсчет), а именно, проверка авансовых отчетов (приложения Г, Д).

Таким образом, основная цель ревизии расчетов с подотчетными лицами - установление правильного целевого использования подотчетных сумм, выявление и локализация незаконных и хозяйственно нецелесообразных расходов.



1.3 Обзор нормативных документов и экономической литературы по теме исследования

Основой правого регулирования учета и проверки расчетных операций с подотчетными лицами является Трудовой кодекс Республики Беларусь, принятый палатой представителей 8 июня 1999 г., одобренный Советом Республики 30 июня 1999 г. (с изменениями и дополнениями от 15.07.2015 N 305-З ) [29].

Указом Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь» ( в редакции от от 07.05.2015 N 190) определено, что расчеты наличными денежными средствами допускаются:

- между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 базовых величин в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка;

- юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц:

а) с рынками за оказываемые ими услуги, за исключением аренды помещений, - в порядке, определенном Национальным банком;

б) с магазинами-складами за приобретаемые у них товары - в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь и Национальным банком;

в) с ветеринарными и фитосанитарными службами - в порядке, определенном Национальным банком.

- юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки грузов, в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, только за топливо и услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров Республики Беларусь, - в порядке, установленном Национальным банком;

- юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, за продукцию (товары, работы, услуги), аренду площадей, платежей в бюджет (в том числе государственные целевые бюджетные фонды) и в государственные внебюджетные фонды при внесении этих денежных средств непосредственно в кассы банков с последующим их зачислением на текущие (расчетные) счета получателей в порядке, определенном Национальным банком.

Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам производится в соответствии Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь 29 марта 2011 г. N 107 Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых Постановлений Правления Национального Банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов (в ред. постановлений Правления Нацбанка от 31.03.2014 N 199)). Правила разработаны на основании статей 26,30,39 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег под отчет из кассы организации производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу оформляется приходным кассовым ордером формы КО-1. О приеме наличных денег выдаются:

- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, утвержденная Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 29 марта 2010 г. N 38 Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций (в ред. постановлений Минфина от 13.06.2016 N 44);

- второй экземпляр квитанции формы КВ-1;

- квитанция к талону формы 20-фс.

Выдача разрешений на расчеты наличными деньгами между организациями, их обособленными подразделениями, предпринимателями, частными нотариусами производится в соответствии с пунктами 19, 20 правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных Постановление Правления Национального Банка Республики Беларусь 30 марта 2011 г. N 112 Об утверждении инструкции об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального Банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов (в ред. постановлением Правления Нацбанка от 04.12.2014 N 748)).

Порядок возмещения работникам командировочных расходов регламентируется Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь 16 Июня 2016 Г. N 48 Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках [23].

Выдача наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, с разъездами предпринимателей, производится в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» от 30 января 2001 г. № 7 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 15.11.2007г № 165). В соответствии с внесенными изменениями водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) производится в размере не менее 40% от установленных норм.

Направление работников в служебную командировку за границу регламентируется Постановление Министерства Труда и Социальной Защиты Республики Беларусь 30 Июля 2010 Г. N 115 Об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства Труда Республики Беларусь и Министерства Труда и Социальной Защиты Республики Беларусь (В Ред. Постановлений Минтруда от 10.02.2012 N 22) [22]. В соответствии с п.53 данного постановления, «при служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы».

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.05.2001 г. № 675 «О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

Порядок организации учета расчетов с подотчетными лицами регулирует Закон Республики Беларусь 12 июля 2013 г. N 57-З О бухгалтерском учете и отчетности Принят Палатой представителей 26 июня 2013 года Одобрен Советом Республики 28 июня 2013 года(в ред. Закона Республики Беларусь от 04.06.2015 N 268-З) [17].

Бухгалтерский учет расчетов ведется в соответствии с учетной политикой организации, разработанной в соответствии с Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 10 декабря 2013 г. N 80 Об утверждении национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности "учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки" и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства Финансов Республики Беларусь и отдельных структурных элементов Постановлений Министерства Финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета и Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского, утвержденными Постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь 29 июня 2011 г. N 50 Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства Финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов (в ред. постановлений Минфина от от 30.06.2014 N 46) [28].

Ревизии проводятся в соответствии с постановлением Указом Президента Республики Беларусь 16.10.2009 г N510 «О совершенствовании контрольно-ревизионной деятельности» в ред. От 03.06.2016 N888.

Таким образом, нормативно-правовое регулирование проверки операций с подотчетными лицами включает в себя большое количество законодательных и нормативных актов. Постоянное совершенствование учетного процесса требует обновления нормативно-законодательных актов, что, в свою очередь, предъявляет высокие требования к изучению данных правовых актов в целях повышения своего профессионального уровня.



2. Контроль расчетных операций

2.1 Контроль расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» проверялись выборочным способом. При этом устанавливается:

- соблюдение правил выдачи авансов;

- своевременность предоставления авансовых отчетов;

- целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

- правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Методика аудита расчетов с подотчетными лицами направлена на то, чтобы были достигнуты цели проверки: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие. Содержание данных целей в отношении проверки учета и сохранности денежных средств в ООО «ТРИВИУМ» сводится к следующему.

При этом контролю подлежали:

- приказы «О командировании» ;

- командировочные удостоверения ;

- авансовый отчет ;

- счета гостиниц, расчеты ;

- отчет о командировке ;

- авансовые отчеты о понесенных административно-хозяйственных расходах ;

- расходный кассовый ордер (форма № КО-2) ;

- машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость счета 71», «Анализ счета 71» (приложения Е, И).

В результате ревизии нами проверены указанные документы по форме и по существу. В приказах «О командировании» имеются номера и даты приказов, подписи ответственного лица. Командировочные удостоверения заполнены четко, без помарок.. Отчеты о командировке заполнены четко, без помарок, без указания объемов выполненных работ.

В результате ревизии установлено, что в авансовых отчетах присутствуют все подписи, указана корреспонденция счетов, приложены оправдательные документы.

В ООО «ТРИВИУМ» выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками и на административно-хозяйственные расходы производятся из кассы организации с составлением расходного кассового ордера (форма № КО-2). По административно-хозяйственным расходам наличные подотчетные суммы должны выдаются сотрудникам из кассы организации на основании счета магазина или другой организации, в которой приобретаются товарно-материальные ценности или оказываются услуги. И затем, произведя расходы, подотчетные лица на основании оправдательных документов составляют авансовый отчет.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки. В ООО «ТРИВИУМ» журнал регистрации работников, направленных в командировки не ведется.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Проверкой установлено, что в командировочном удостоверении присутствуют все печати, даты и подписи о выбытии работника в командировку и о прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Установлено, что в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет подчисток, помарок, все реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения - с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта [33, c.86].

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд. Так, в приказе № 65/214 от 20 июня 2014 г. отмечено, что специалист командирован в г. Калинковичи для решения производственных вопросов,. В командировочном удостоверении № б/н (приложение Ж) отмечено, что работник выбыл из г. Бреста 22.06.14г., прибыл в г.Калинковичи 23.06.14 г. Выбыл из г. г.Калинковичи 23.06.14г., и прибыл в г. Брест 24.06.14 г..

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставленных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поезде возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах без предъявления квитанций.

В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

Нормы возмещения командировочных расходов по командировкам, осуществляемым в пределах Республики Беларусь с 01.07.2016 г. следующие:

1. За каждый день командировки, включая время нахождения в пути, - 7 руб.; при однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, - 3,5 руб.; если в стоимость номера гостиницы включена стоимость завтрака - 70% от установленной нормы.

2. Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними). В случае, когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (пользование холодильником, телевизором), эти расходы также подлежат возмещению и возмещаются в размере, указанном в представленных счетах (квитанциях); без предоставления подтверждающих документов - 2,5 руб.; расходы по бронированию мест в гостинице - по представлении подтверждающих документов.

3. К месту командировки и обратно - в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор).

4. Расходы по междугородным телефонным переговорам (если они производились в интересах выполнения служебного задания с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем) - на основании соответствующих квитанций [22, c.44].

Произведем контрольный расчет командировочных расходов в г. Калинковичи (Республики Беларусь).

1. Суточные с 22 по 24.06. 2014г. (3 дня) - 3 * 40 000 = 120 000 руб.

2. Счет гостиницы за проживание № 715 с 23 по 24.06.2014 г. (1 сутки) - 228600 руб.

Дизельное топливо 3099672 руб.

Итого: 3448272 руб. (приложение Г)

Таким образом, командировочные расходы рассчитаны правильно.

При направлении работников в служебную командировку за границу в ООО «ТРИВИУМ» наниматель выдает аванс в иностранной валюте и возмещает работнику следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно:

а) при проезде по территории Республики Беларусь - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы [22, c.41].

Сумма аванса рассчитывается исходя из установленных Министерством финансов Республики Беларусь норм оплаты суточных расходов и расходов по найму жилья.

Произведем контрольный расчет командировочных расходов в г. Вроцлав (Польша) водителю. Согласно приказу «О командировании» командирован на срок с 01 по 03.01.2014 г. В командировочном удостоверении даты совпадают. Счет гостиницы работник не предоставил, таможенные документы, квитанция со стоянки расчет по конвою приложены. Следовательно:

1. Суточные (Польша) - 70$*9520 = 633500 руб.

2.Стоянка (Польша) - 2 дня - 2 * 25PLN * 3116.56 = 139126 руб.

3. Таможенное оформление - 90000 руб.

4. Квартирные - 15 $*9520 = 135750 руб.

5. Конвой - 27850 руб.

6. Дизельное топливо - 3360000 руб.

Итого: 4386226 руб. (приложение К)

Командировочные расходы рассчитаны верно.

Для проверки соблюдения сроков отчетов и начисленным подотчетным суммам составим следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.1).

Ведомость отражает дату составления авансового отчета и сроки составления авансового отчета согласно законодательству. Работники, получившие подотчетные наличные суммы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечение срока, на который они выданы или со дня возвращения с командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об использованной сумме наличной иностранной валюты, а неиспользованную - возвратить в кассу.



Таблица 2.1

Проверка соблюдения сроков отчетов по начисленным подотчетным суммам в ООО «ТРИВИУМ»

Ф.И.О. № авансового отчета, дата	Сумма начис-ленных средств, руб.	Срок отчета	Количество дней просрочки	Следовало начислить по расчетам ревизора, руб.	Откло-нения, +/-
1	2	3	4	5	6
Бутько Н.Н. №1 от 31.01.15	246650	31.01.2015 г.	-	246650	-
Ненартович А.И. № 2 от 31.01.15 г.	171000	31.01.2015 г.	-	171000	-

Таким образом, проверкой установлено, что в авансовых отчетах не имеется исправлений. В авансовом отчете присутствуют все подписи должностных лиц, имеются исправления, авансовые отчеты без номеров. Нарушений в возмещении работнику подотчетных сумм не выявлено.

2.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды, в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список в ООО «ТРИВИУМ» не ведется.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами товарно-материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Ревизор составляет следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.2).



Таблица 2.2

Проверка законности расходов подотчетных сумм на хозяйственно-операционные расходы в ООО «ТРИВИУМ», руб

Ф.И.О. № аван- сового отчета, дата	Стоимость расходов по авансовому отчету	Сумма хозяйственно-операционных расходов	Отклонения данных, +, - замечания
		первичным документам	по 10 счету	по 71 счету
1	2	3	4	5	6
Ненартович Андрей Иванович. № 2 от 31.01.15 г.	171 000	171 000	171 000	171 000	-
Безляпович Эдуард Викентьевич № 3 от 31.01.15 г.	2 090 000	2 090 000	2 090 000	2 090 000	-
Гвоздов Павел Парфёнович № 4 от 31.01.15 г.	555 000	555 000	555 000	555 000	-
Грабовский Евгений Валентинович. № 21 от 31.01.15 г.	1 221 000	1 221 000	1 221 000	1 221 000	-

Примечание. Источник: приложения З, Л, М

По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм на хозяйственные расходы нарушений не выявлено. Авансовые отчеты составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены. К авансовым отчетам приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарные чеки.



2.3 Проверка правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

В ООО «ТРИВИУМ» форма бухгалтерского учета -автоматизированная. Применяется программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие 7.7». Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Согласно рабочему плану счетов, разработанному в организации к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами открыты следующие субсчета:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»

71.11 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

...