Анализ обеспечения сохранности документов

Автоматизированная реставрация состоит из следующих основных операций: сканирование текста и ввод изображения в память ЭВМ (рекомендуемое разрешение при сканировании не меньше 300 dpi), машинный анализ дефектов текстового материала, выбор способов устранения дефектов на изображении, определение параметров обработки, обработка изображения текстового материала, контроль результатов реставрации.



4. Использование способов реставрации документов АФ РФ в муниципальных архивах Алтайского края

Сохранность АФРФ - приоритетное направление работы архивных учреждений.

Вопросы обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации являются одним из важных направлений деятельности муниципальных архивов, но очень затратными и поэтому медленно решаемыми. реставрация бумажный документ архив

Я хочу рассказать о некоторых проблемах и вопросах обеспечения сохранности документов АФРФ в муниципальных архивах Алтайского края.

В 2006 году по инициативе муниципальных архивов было принято 10 решений представительных органов муниципальных образований, 76 постановлений и 139 распоряжений администраций районов, городов края, касающихся архивного дела.

В 22-х районах, городах края на сессиях представительных органов муниципальных образований, заседаниях совещательных органов администраций районов, городов, на аппаратных совещаниях, Днях информаций, Школах местного самоуправления было рассмотрено 33 вопроса по обеспечению сохранности документов и укреплению материально-технической базы муниципальных архивов. В частности, в Крутихинском районе районным Советом депутатов было принято решение от 14.07.2006 № 255 «Об утверждении Плана мероприятий по защите государственных информационных ресурсов Архивного фонда Алтайского края в Крутихинском районе на 2006-2010 годы», в котором также нашли отражение вопросы обеспечения сохранности документов.

В течение 2006 года был осуществлен переезд шести муниципальных архивов в новые помещения (в Заселовском, Новичихинском, Суетском районах, городах Заринске, Новоалтайске, Рубцовске). Расширены архивохранилища путем выделения дополнительных площадей в восьми муниципальных архивах (в Немецком национальном, первомайском, Петропавловском, Солонешенском, Шипуновском районах, городе Бийске). Вместимость архивохранилищ муниципальных архивов края увеличились на 770 м2 по сравнению с 2005 годом.

В целом, муниципальные архивы размещены следующем образом: 33 - в зданиях администраций районов, городов; 31 - в других административных зданиях, вместе с другими службами; 8 - в отдельно стоящих приспособленных зданиях.

Для размещения документов в 22-х муниципальных архивах дополнительно приобретены стеллажи, общая протяженность которых составляет 1595 погонных метров; 24-х приобретены 11630 архивных коробок для картонирования дел.

Количество муниципальных архивов, оснащенных действующей охранно-пожарной сигнализацией в настоящее время - 33, в том числе в Змеиногорском районе и г. Камне-на-Оби только пожарная сигнализация. При этом в Курьинском, Поспелихинском, Табунском районах, городе Змеиногорске сигнализацией оборудованы не все имеющиеся помещения (50%). В Целинном районе ОПС подключена в начале 2007 года.

В 10-ти муниципальных архивах приобретено 27 огнетушителей.

В Поспелихинском районе (в архива - хранилище документов по личному составу), городах Заринске, Новоалтайске и Рубцовске в прошедшем году установлены автоматические системы пожаротушения, кнопки тревожной сигнализации, приборы объемного обнаружения. В Суетском районе и г. Рубцовске установлено речевое оповещение о пожаре. В архивном отделе администрации г. Бийска действует ранее установленная автоматическая система пожаротушения, также были ранее установлены 7 автоматических огнетушителей системы «Веер-1», 8 приборов учета температуры и влажности воздуха в архивохранилищах, кнопка тревожной сигнализации.

Из-за недостатка финансовых средств по-прежнему не установлены ОПС в муниципальных архивах Алейского, Алтайского, Благовещенского, Волчихинского, Егорьевского, Каменского, и др. В сентябре 2006 года была отключена ОПС за неуплату в основном здании архивного отдела администрации Поспелихинского района.

Из-за недостатка финансирования не обеспечено полное картонирования всех дел, находящихся на хранении, в половине муниципальных архивов края. 14 муниципальных архивов нуждаются в приобретение компьютеров. Во многих муниципальных архивах необходимо приобретение дополнительных стеллажей стоит в Кытмановском, Солонешенском районах.

В некоторых муниципальных архивах края необходим элементарный текущий ремонт в архивохранилищ.

Из этого видно, что одной из самых важных проблем сохранения документов в архивах Алтайского края является недостаток денежных средств. Так же, как ив Алтайском крае, эта проблема является одной из самых главных и во многих других субъектах Российской Федерации. Я считаю, что необходимо увеличить финансирование архивных фондов страны, так как это поможет развитию России в будущем.

4.1 Проблемы реставрации изобразительных архивных документов из опыта РГАНТД

Изобразительные материалы представляют собой особую группу архивных документов и требуют индивидуального подхода при их реставрации. Правильность выбора способа реставрации и материалов для его осуществления, прежде всего, обусловлена проведением предварительных лабораторных исследований, целью, которых является определение технологических особенностей изготовления реставрируемого объекта, устранения следов, предшествовавших неквалифицированных реставрационных вмешательств и проведения последующих реставрационных мероприятий с объектом в щадящем для последнего режиме

Здесь изложен опыт работы реставраторов Лаборатории микрофильмирования и реставрации документов РГАНТД по реставрации изобразительных архивных материалов из фондов Российского государственного архива древних актов и Российского государственного военно-исторического архива.

Первый документ, о котором пойдет речь, из фондов Российского государственного архива древних актов представляет собой гравюру «Новая радость» (время создания - 1819 г.), выполненную на тряпичной бумаге размером 48,2х60,8 см. Основанием для реставрации послужило неудовлетворительное состояние сохранности: бумага ветхая, деформированная, загрязненная, имеет многочисленные разрывы, утраты, изломы и срывы фактуры, а также потертости печатного слоя. Гравюра ранее реставрировалась, о чем свидетельствуют подклейки с оборотной стороны. На фотографии (приложение 3) представлен общий вид гравюры до реставрации с лицевой стороны, а на другом фото: приложение 4) - общий вид гравюры до реставрации с оборотной стороны. Сведений о проводимых ранее реставрационных мероприятиях не сохранилось.

Перед реставрацией был проведен ряд исследований по идентификации природы клея и загрязнений, а также значения водородного показателя основы (рН).

Прежде, чем приступить к удалению силикатного клея и последующей обработке поврежденных высокой щелочностью участков основы, была проведена механическая очистка гравюры от поверхностных загрязнений при помощи скальпеля, полужесткой кисти и пылесоса со специальной насадкой.

Далее глазным скальпелем послойно удалялась клеевая пленка, а распыленные скальпелем частички клея тщательно собирались ватными тампонами. После максимального удаления клеевой пленки с поверхности бумаги, поврежденные клеем участки основы, с подложенной под них фильтровальной бумагой, обрабатывались отжатыми ватными тампонами, смоченными 2%-м водным раствором трилона Б. Обработка проводилась на протяжении 5-ти дней под контролем универсального индикатора, до установления на обрабатываемом участке основы нейтрального значения среды (рН - 7).

Выведение жировых пятен производилось 50%-м водным раствором диметилсульфоксида. Обработку пятен производили следующим образом: под участки с пятном подкладывали фильтровальную бумаге (2-3 слоя). Ватным тампоном на стеклянной палочке наносили раствор на пятно, затем сверху накладывали фильтровальную бумагу и «отжимали» косточкой. Обработку проводили до тех пор, пока на фильтровальной бумаге перестали отражаться следы от пятен. Далее следовала промывка дистиллированной водой. После вышеописанной обработки интенсивность цвета пятен значительно уменьшилась.

В связи с неудовлетворительным состоянием сохранности основы общую промывку гравюры осуществляли дистиллированной водой на столе между листами фильтровальной бумаги. Фильтровальная бумага менялась по мере загрязнения. Для восполнения утрат основы использовалась тряпичная бумага по цвету, фактуре и толщине близкая к «авторской». После восполнения утрат, склейки и подклейки разрывов, обработки мучным клеем и разглаживания косточкой изломов основы, гравюра сдублирована на японскую реставрационную бумагу при помощи мучного клея, отпрессована между сукнами и выдержана в прессе между листами фильтровальной бумаги в течение 15 суток. На фотографии (приложение 5) представлен общий вид гравюры после реставрации с лицевой стороны, а на фотографии (приложение 6) - общий вид гравюры после реставрации с оборотной стороны.



4.2 История отдела научной реставрации графики XVIII-XX веков и архивных документов

Потребность реставрации графических произведений в Третьяковской галерее возникла еще в 1950-х годах, так как уже существовал значительный фонд графики, а реставраторов по графике не было. В 1948 году при Государственных центральных художественных реставрационных мастерских (ГЦХРМ) открылся отдел реставрации графических произведений, возглавляемых Е.А. Костиковой, а в 1950 году открылись курсы по теории и практике реставрации графических произведений. Реставратор по масляной живописи Е.Н. Дивова была направлена на эти курсы, которые успешно закончила. Кроме реставрации графики Е.Н. Дивова проверяла хранение графических произведений, следила за температурно-влажностным режимом помещений, за правильным экспонированием произведений графики.

В 1956 году Е.Н. Дивова начала реставрацию большемерных произведений, так называемых картонов А.А. Иванова, за что ей было присвоено звание художника-реставратора графики высшей категории. («Картоны» - подготовительные эскизы или этюды, написанные на недорогих листах картона, для дальнейшего переноса живописи на холст. Нередко картон становится основой для законченных произведений живописи или графики.)

О реставрации этих произведений Е.Н. Дивовой была написана статья, вошедшая в сборник «Очерки по русскому и советскому искусству» (Л.: Художник РСФСР, 1974).

В реставрации одного из произведений А.А. Иванова принимала участие А.Е. Тейс, прошедшая стажировку в ГЦХРМ. В 1968 году в реставрацию пришла Р.С. Пучкова, работавшая ранее в отделе хранения графики и хорошо знающая фонды. В 1982 году после смерти Е.Н. Дивовой в отдел реставрации графики поступила опытный реставратор И.Н. Быкова, прошедшая хорошую школу в ГЦХРМ и Всесоюзного научно-исследовательского института реставрации (ВНИИР). Реставрация уникальных произведений графики, акварелей, пастелей, гуаши рисунков, сделанная сотрудниками отдела реставрации графики была оценена Аттестационной комиссией Министерства культуры СССР присвоением высшей категории. В 1988 году реставрационный отдел Третьяковской галереи был разделен на отделы реставрации масляной живописи, темперы, графики и скульптуры. Заведующей отделом реставрации графики стала А.Е. Тейс.

При реконструкции экспозиционных залов Третьяковской галереи и создании шести новых залов, предназначенных для сменных выставок графики, на которых экспонируется до 250 произведений, встал вопрос об увеличении числа реставраторов по графике. Отдел реставрации графики получил новое современное помещение, новое оборудование в выстроенном здании депозитария и пополнился новым поколением реставраторов. Это позволило значительно увеличить масштабы работы. Ежегодно отдел реставрации графики готовит к экспонированию (с учетом выставок за пределами Галереи) более 700 произведений. За прошедшее десятилетие, со времени открытия Третьяковской галереи после реконструкции в 1995 году, отдел организовал 16 выставок, большинство экспонатов которых - произведения из фондов Галереи.

Система экспонирования произведений графики в Третьяковской галерее уникальна не только для российских, но и для зарубежных графических собраний. Помимо большого объема работ такой режим экспонирования графических произведений, разнообразных по материалам и технике исполнения, ставит перед реставраторами задачу разработки новых методик и развития уже известных способов реставрации. Каждая реставрация - это решение отдельной научной проблемы, требующей от реставратора обоснованного применения научных технологий. Так, например, реставратором Р.С. Пучковой разработан и успешно применяется способ восстановления сильно пожелтевшей хрупкой бумаги рисунков.

В процессе подготовки выставки «Колосс графический: От картонов А.А. Иванова до плакатов Л.С. Бакста» (2004), были разработаны принципы реставрации большеформатных произведений. Выставка «Искусство пастели» (2004-2005) стала импульсом применения широкого способа реставрации произведений в техники пастели на разных основах - пергаменте, картоне, бумаге, холсте, применяемых в мастерской реставрации графики Галереи. Итогом работы отдела реставрации графики, стала выставка «Новая жизнь рисунков старых мастеров» (2002 2003), продемонстрировавшая высокий уровень мастерства и особый сложившийся стиль реставрационной школы графики.

В Третьяковской галерее имеется большой фонд уникальных рукописных и архивных документов, поэтому в 2004 году был организован сектор реставрации архивных документов и рукописей. Заведующим сектором стала реставратор высшей квалификации Н.Ф. Паламарь. В секторе реставрации архивных документов трудятся также два опытных реставратора - Л.В. Муратова и М.А. Волчкова. За 2005 год было реставрировано 49 архивных дел 4421 листа)



5. Обеспечение сохранности уникальных документов

Критерии определения особо-ценных (уникальных) документов.

При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

1) время создания документа - основной самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории. Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 года и до конца восемнадцатого века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. Документы созданные до 1626 года в соответствии с критерием «древность документа», как правило, относятся к уникальным;

2) ценность содержащейся в документах информации - наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении;

3) юридическая сила, подлинность документов - два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассматривать вместе.

Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно самой донной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД (особо ценным документам) копий. В этом смысле подлинность документа - это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого явления.

Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К таким документам относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинниками или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).

Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой меж архивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящихся к одному важному событию или факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и авто графичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.

Поэтому для особо ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличие от просто ценного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником:

1) значение фондообразователя - критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках меж фондовых документных связей;

2) авторство (и адресат) документа - критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие авто графичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии;

3) наличие палеографических, художественных и других особенностей документа - также являются критерием, который может применяться прежде всего к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.

В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Также используют дополнительный проверочный критерий - материальная ценность документа, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Степень интенсивности использования документов не является критерием определения особо ценных документов. Физическое состояние документа также не является критерием определения особо ценных документов, так как ценность, в том числе особо ценного документа, определяется значением его содержания.

5.1 Учет и описание особо ценных и уникальных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.

Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.

Учет особо ценных документов ведется по:

1) списку фондов, содержащих особо ценные документы;

2) описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения / единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершению копирования всех единиц хранения / единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения / единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения / единиц учета.

5.2 Организация хранения и использования особо ценных и уникальных документов

Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».

В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные и уникальные документы, добавляется тире отметка «ОЦ».

С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.

Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов - один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитро основе - один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ - рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-ксеро-электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.



6. Особо ценные документы. определение

В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

Особо ценный документ - это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ - это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) авто графичность.

Имеет место ограничение доступа к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Существует следующий график проведения плановых проверок наличия и состояния дел в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук:

1) уникальных документов - ежегодно;

2) особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

3) аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

4) кинодокументов - один раз в 2 года.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Определение уникальных и особо ценных документов происходит следующим образом:

1) заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;

2) рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;

3) представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении особо ценных документов важными считаются следующие критерии:

1) значение учреждения, фондообразователя;

2) авторство документов;

3) время создания документов;

4) ценность, содержащейся в документах информации;

5) юридическая сила, подлинность документов;

6) наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

1) выявление фондов, частей фондов;

2) выявление дел по описям;

3) непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

Принципы проведения экспертизы ценности:

1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи.

2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.

3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе).

Когда документ признан особо ценны, на дела, содержащие такие документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс "ОЦ".

После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.



7. Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения,

Особому учету подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными или уникальными.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение") в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй - у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.

Ежегодно, специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет особо ценных документов ведется по:

1) списку фондов, содержащих особо ценные документы;

2) описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерниками).

В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда. Уникальный ценный документ архивный

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ".

В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения, единиц учета.



8. Страховой фонд и страховые копии особо ценных и уникальных документов

На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах). Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах. Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши). В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов. Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.



9. Хранение уникальных и особо ценных документов

Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

Как правило, оригиналы особо ценных документов не должны предоставляться пользователям, экспонироваться на выставках, выдаваться другим организациям для временного пользования. Отклонения от настоящего правила возможны лишь в особых случаях, со специального разрешения директора государственного и муниципального архива, руководителей администрации государственного органа.

Участок реставрации документов.

Основной задачей участка является улучшение физического состояния и восстановление эксплуатационных свойств архивных документов.

Реставрация архивных документов, осуществляемая в Лаборатории, подразделена на две группы условно называемые «уникальной» и реставрацией в соответствии с «барьером технологической достаточности».

Хронологические рамки реставрируемых документов можно обозначить, начиная с 14 по 20 век.

Количество реставраторов составляет всего 6 человек, но все они профессионалы за каждым из которых сотни и тысячи спасенных документов.

Основной смысл реставрации документов в соответствии с принципом «барьера технологической достаточности» заключается в выполнении технологически правильно выбранного минимального набора операций и работ, с учетом индивидуальных особенностей документа, обеспечивающих восстановление его эксплуатационных свойств. По завершению реставрационных работ, реставратором заполняется «Технологическая карта», в которой указан перечень реставрационных мероприятий и использованных материалов, которая вкладывается в отреставрированное дело.

Заключение

В данной курсовой работе показана необходимость реставрации документов и определение видов реставрационной обработки, применение реставрации в настоящее время в архивах.

Во второй главе говорится о том, какие используются способы реставрационной обработки в современных архивах (реставрация и реконструкция переплета, переплет документов; ручная реставрация; механизированная реставрация; упрочнение документов ламинирование; инкапсулирование документов; массовая нейтрализация кислотности бумаги документов). Какие задачи стоят перед реставратором при выполнении той или иной формы реставрационной обработки. Также в первой главе я разработала деятельность по обеспечению сохранности документов в муниципальных архивах Алтайского края.

Сохранившиеся до наших дней архивные документы имеют большую историческую и культурную ценность, наряду с музейными и библиотечными фондами составляя фундаментальный массив многоплановой информации о жизни и деятельности народов, использование которой - основа дальнейшего развития общества. При долгом хранении документы приобретают значительные дефекты, способствующие потере их информативности. Проблема обеспечения сохранности и реставрации архивных документов является важнейшей заботой архивистов и предметом исследования российских и зарубежных ученых.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

Участок реставрации уникальных документов

В 1989 году в Лаборатории был организован участок для проведения работ по комплексной научной реставрации уникальных документов, находящихся на государственном хранении в федеральных архивах России.

Под уникальной реставрацией подразумевается: реставрация миниатюр и рукописей на пергаменте; реставрация графических документов на бумаге; реставрация документов на ткани; реставрация кожаных, полу-кожаных и тканевых переплетов.

Состав реставрационных мероприятий разрабатывается индивидуально, на основании предварительных лабораторных исследований. На каждый документ оформляется реставрационная документация, которая включает в себя фото-фиксацию документа до, в процессе и после реставрации, подробное описание всех реставрационных процессов и использованных материалов. Для отреставрированного документа изготавливается индивидуальная упаковка для последующего хранения.

Благодаря выполнению дипломной работы я осознала всю необходимость реставрации документов, их обеспечение сохранности.



Список использованной литературы

1. Башкир Б.С., Кирпичева Г.Я. Реставрация уникальной книги конца 17 в. //Отечественные архивы. 2003. №5

2. Бланк М.Г. Анализ сохранности рукописного фонда (фонд А.А. Ахматовой) //Проблемы сохранности фондов научных библиотек: Сб. науч. тр. Л., 1988. С. 124-132.

3. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Метод. Пособие. М.: ВНИИДАД, 2003.

4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования: учеб. пособие для сред. Проф. Образования. 2007.

5. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

6. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр "Академия", 2005.

7. Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005.

8. Черешня А.Г. Стратегия формирования Архивного фонда Российской Федерации. М., 2003.



Приложение

Помещения реставрационных мастерских



Помещения реставрационных мастерских

Помещения реставрационных мастерских

Оборудование реставрационных мастерских.

pH-метр (потенциометр)

Оборудование реставрационных мастерских.

Микрометр (предназначен для определения толщины бумаги)



Архивные документы до реставрации



Художник-реставратор

Общий вид переплета рукописи после реставрации

Разворот рукописи до реставрации



Общий вид переплета рукописи после реставрации

Размещено на Allbest.ru

...