Особенности бухгалтерской информационной системы 1С:Предприятие

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие создает бухгалтерскую информационную систему. В ней осуществляется сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии, их обработка, хранение, передача пользователям для анализа и принятия решений.

Примером такой БУИС является система 1С: Предприятие.

Система 1С:Предприятие представляет собой универсальный инструмент автоматизации управления экономической деятельностью предприятия. Причем, 1С - это настраиваемая система. Конфигурация системы, используемая на конкретном предприятии, определяется направлением его деятельности, инфраструктурой предприятия, уровнем поддержки информационных технологий и подготовленностью персонала.

Система 1С: Предприятие включает в себя две составляющие: Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и отвечает принятому законодательству.

Технологическая платформа включает четыре компонента: 1С:Предприятие, Конфигуратор, Отладчик и Монитор пользователей.

Компонент 1С:Предприятие осуществляет автоматизацию управления деятельностью предприятия. Он содержит три подсистемы: Бухгалтерский учет, Оперативный учет и Расчет.

Подсистема «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

Подсистема «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в реальном масштабе времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

Подсистема «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов в масштабе реального времени. Она может использоваться для расчета заработной платы, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

Компонент Конфигуратор предназначен для настройки системы с учетом специфики конкретного предприятия, а также для модификации технологии ведения бухгалтерского учета при изменении соответствующих нормативно-правовых документов.

Кроме того, входящие в Конфигуратор инструменты позволяют выполнять настройку пользовательского интерфейса, а также некоторые операции по администрированию системы.

Компонент Отладчик призван обеспечить повышение технологичности процесса разработки программных модулей на встроенном языке.

Компонент Монитор пользователей позволяет осуществлять оперативный контроль за действиями пользователей, работающих с информационной базой системы 1С:Предприятие как в сетевом, так и в монопольном режиме.

При работе с сетевой информационной базой используются средства администрирования системы 1С:Предприятия. Это позволяет избежать одновременного обращения к данным с целью их модификации нескольких пользователей, несанкционированного доступа к защищенной информации, непреднамеренного искажения или разрушения данных.

В комплект поставки программных продуктов 1С:Предприятие включаются различные типовые конфигурации.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной подсистемы, предназначены для автоматизации отдельных сфе Индивидуальные особенности воображенияр деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы (Бухгалтерия, Торговля + Склад, Зарплата + Кадры). Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе (Комплексная конфигурация).

В рамках дисциплины «ИСЭ» изучается типовая конфигурация Бухгалтерия.

1. Особенности программы 1С: Предприятие

Система 1С: Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

учет операций по банку и кассе;

учет основных средств и нематериальных активов;

учет материалов;

учет товаров, услуг и производства продукции;

учет валютных операций;

учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;

учет расчетов по заработной плате;

учет расчетов с бюджетом и др.

Система 1С: Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета:

синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

учет по нескольким планам счетов;

валютный учет;

многомерный аналитический учет (по нескольким видам субконто);

многоуровневый аналитический учет по каждому измерению (по нескольким субконто каждого вида);

количественный учет;

учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1С: Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

режим ручного ввода операций (проводки вводятся вручную);

режим типовых операций (готовая форма операции заполняется недостающими данными);

режим автоматического формирования операций по документам (информация вводится в форму документа).

2. Описание основных понятий системы

Среди основных понятий системы можно выделить базовые (общие) понятия, и понятия, относящиеся исключительно к подсистеме «Бухгалтерский учет».

Базовые понятия системы:

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «ФИО руководителя, главного бухгалтера» и т.д.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Имеют вид различных списков, например справочники: «Основные средства», «Материалы», «Контрагенты», «Номенклатура», «Сотрудники» и другие.

1С: Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками (имеют несколько уровней вложенности) и подчиненными справочниками (принадлежат какому-либо справочнику, например справочник «Договоры» подчинен справочнику «Контрагенты»).

Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений.

К перечислениям относят тип контрагента (физическое лицо, дочернее общество, зависимое общество, прочая организация), виды платежа (почтой, телеграфом, электронно) и т.д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С: Предприятие могут использоваться документы. Как правило, набор документов 1С: Предприятие совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, накладная, приходный и расходный кассовые ордера и т.д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в табличной части, которые заполняются при его формировании. Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Документ автоматически формирует бухгалтерскую операцию, включающую одну или несколько проводок.

Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется - «Операция».

Журналы. Для просмотра операций в 1С: Предприятие предусмотрены журналы: Журнал операций, Журнал проводок, Общий журнал и Журналы документов.

Журналы документов позволяют просмотреть список документов, относящихся к конкретному разделу учета (Банк, Касса, Учет ОС).

Журнал операций показывает все операции, сформированные вручную и с помощью документов, за определенный период, а также проводки текущей операции. Кроме того, он содержит кнопки, облегчающие ввод операций (Ввести документ, Ввести типовую операцию, Ввести операцию вручную) и др.

Журнал проводок отражает только проводки. Документы, не формирующие проводок, в нем не отражаются.

Общий журнал содержит список всех операций за определенный период.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются, как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанции (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, перенос операций, вызов путеводителя по конфигурации, ввод сведений об организации и др.

Понятия подсистемы «Бухгалтерский учет»:

Бухгалтерские счета. Предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. Свойства бухгалтерских счетов могут настраиваться в зависимости от принятой в конкретной стране и на конкретном типе предприятий системы учета. Настройка осуществляется в режиме «Конфигуратор».

Операции и проводки. Предназначены для отражения движения средств в бухгалтерском учете. Операция может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит только одной операции.

Субконто. Обозначает набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, контрагенты, материалы и т.д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются для ведения аналитического учета. Например: по 10 счету учет ведется в разрезе материалов, следовательно, вид субконто по 10 счету - материалы, а конкретными субконто будут выступать различные материалы - бензин, краска, шпагат и т.д.

Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Основные средства».

Существующие виды субконто используются для настройки аналитического учета по счетам бухгалтерского учета. При формировании проводок для счетов, по которым ведется аналитический учет, необходимо указать конкретные значения субконто.

Типовые операции. Механизм типовых операций позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь сам создает шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» формирования проводок, или использует уже готовые типовые операции. При формировании типовой операции в шаблон, содержащий проводки и другие сведения, вводятся недостающие значения (объекты аналитики - субконто, валюта, количество и др.). Суммы проводок рассчитываются по определенным в шаблоне формулам.

Корректные проводки. Механизм корректных проводок предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В меню «Операции», п. «Корректные проводки» пользователь вводит список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если в меню «Сервис», п. «Общая настройка», закладка «Режим работы» установлена галочка в поле «Использовать список корректных проводок», система проверяет проводки операции, используя этот список.

3. Порядок работы с программой

программный бухгалтерский субконто

1. Создание собственной базы или использование типовой конфигурации.

2. Запуск программы - осуществляется с помощью кн. «Пуск» - «Программы» - «1С:Предприятие 7.7» - «1С:Предприятие» (или «Конфигуратор»).

После запуска программы на экране появляется окно, содержащее перечень команд главного меню, каждая из которых содержит соответствующие команды подменю.

Табл. 1. Общая последовательность этапов работы и выполняемых действий

Этапы работы	Выполняемые действия	Меню программы
1. Установка временных параметров	1. Установка рабочего периода 2. Установка рабочей даты 3. Установка интервала видимости операций	СервисПараметры / Бухгалтерские итоги СервисПараметры / Общие СервисПараметры /Журналы
2. Ввод начальных сведений	1. Ввод сведений об организации 2. Заполнение справочников	СервисСведения об организации ОперацииКонстанты Справочники ОперацииСправочники
3. Ввод хозяйственных операций	1. Открытие журналов: Операций, Проводок, Документов, Общий 2. Ввод проводок в журналы: вручную с помощью типовой операции с помощью документов	Журналы или Операции ДействияНовая ДействияВвести типовую ДействияВвести документ или Документы
4. Получение отчетности	1. Просмотр и печать отчетов	ОтчетыСтандартные отчеты ОтчетыСпециализированные ОтчетыРегламентированные

4. План счетов

На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами, а также другие специальные планы счетов.

Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях может использоваться несколько планов счетов. В системе 1С: Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.

Сам план счетов создается на этапе конфигурирования, что служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета.

В 1С:Предприятие план счетов для просмотра и редактирования открывается при выборе в главном меню «Операции» пункта «План счетов». При заполнении проводок счета могут вводиться с клавиатуры, а могут быть выбраны из плана счетов.

План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов. Обратившись к одной из закладок, можно выбрать тот или иной план счетов. Название текущего плана счетов выводится в заголовке таблицы.

Список счетов содержит колонки, отражающие данные счета:

Код - полный код счета, включающий все коды вышестоящих счетов;

Наименование счета (субсчета) - строка, отражающая назначение счета;

Вал. - признак ведения валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ставится «+»;

Кол. - признак ведения количественного учета. Если но счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»;

Заб. - признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспондировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи;

Акт. - признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» - активный, «П» - пассивный, «AП» - активно-пассивный;

Субконто 1, ... Субконто 5 - виды субконто счета. Количество этих колонок определяется в конфигурации (максимальное количество - 5). Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, если по счету 10 в колонке «Субконто1» указан вид субконто «Материалы», то учет по данному счету будет вестись в разрезе материалов.

Самая левая колонка плана счетов является служебной и отражает состояние счета: является ли счет группой или собственно счетом, заведен он в конфигурации или в информационной базе, помечен счет на удаление или нет.

План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних - подчиненные им субсчета. Счет, у которого есть субсчета, является счетом-группой и имеет пиктограмму-состояние желтого цвета. Счет, не имеющий субсчетов, и субсчет имеют пиктограмму синего цвета.

При просмотре плана счетов в окно просмотра можно вывести только счета, не показывая при этом подчиненные им субсчета. Для этого в главном меню «Действия» надо выбрать режим «Иерархический список» или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Тогда для просмотра субсчетов у какого-либо счета достаточно выбрать пункт «Следующий уровень» в меню «Действия» главного меню программы. Для того, чтобы вернуться назад, на верхний уровень (в данном случае - к счетам), нужно выбрать пункт «Предыдущий уровень» в меню «Действия» главного меню программы.

Если же режим «Иерархический список» отключен, то в окно просмотра плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета в одном списке.

В режиме 1С:Предприятие имеется возможность создавать свои счета и добавлять субсчета, если в этом есть необходимость.

Для ввода нового счета или субсчета выполните одно из следующих действий:

нажать первую кнопку на панели инструментов окна плана счетов,

нажать клавишу Ins,

в главном меню программы открыть меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Новый».

При вводе нового счета программа задает вопрос: Будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи становится группой и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в проводках: в них могут быть использованы только его субсчета. Настройки учета счета-группы автоматически распространяются на его субсчета.

Если при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой и может использоваться в проводках. Но если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать. Например, если в плане счетов был счет «20», не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет «20.1», то счет «20» будет переименован в субсчет в «20.0», и будет создан счет «20», являющийся группой для субсчетов «20.1» и «20.0».

Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то и план счетов автоматически добавляется и сам счет.

Для изменения счета (не заданного в Конфигурации) можно воспользоваться пунктом «Изменить» меню «Действия» или кнопкой панели инструментов «Изменить». Если план счетов открыт для просмотра и редактирования (не для выбора), то изменение счета вызывается также нажатием клавиши Enter или двойным щелчком мыши. При редактировании видов субконто действуют следующие правила, если для счета задается несколько видов субконто, то они должны указываться слева направо без пропусков. Для отключения ведения аналитического учета в диалоге выбора вида субконто следует нажать кнопку «Очистить».

Счета, заданные в конфигурации, нельзя удалить, изменить. У таких счетов изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, а код счета и настройки учета изменены быть не могут.

Субсчета могут быть добавлены лишь для счетов уже имеющих субсчета.

5. Ввод сведений об организации

Для ввода сведений об организации, в которой ведется учет, в системе 1С:Предприятия предусмотрены справочник «Константы» и обработка «Сведения об организации». Они служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко. Наиболее простой пример подобной информации - название организации, которое, как правило, не меняется.

Удобство использования констант и обработки «Сведения об организации» заключается в том, что в них один раз заносится информация о предприятии, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм. Например, уже упоминавшееся название организации можно занести в соответствующую константу, а в многочисленных бланках документов использовать имя этой константы для получения ее значения - наименования организации, т.е. константа автоматически вставляется в документ. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его в «Сведениях об организации» и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создать практически неограниченное количество констант для хранения любой нужной информации.

Вся работа с константами ведется в специальном окне «Список констант», которое вызывается из меню «Операции», п. «Константы».

Окно списка констант представляет собой таблицу, состоящую из трех колонок (граф). В графе «Код» выводятся краткие наименования констант. Графа «Наименование» служит для расшифровки краткого наименования константы. И, наконец, графа «Значение» содержит само значение константы.

Одна ячейка в окне всегда выделена инверсным цветом и называется «активной» или «текущей». Окно списка констант может содержать панель инструментов для быстрого доступа к часто используемым командам работы со списком.

В программе 1С: Предприятие пользователь может только корректировать значения констант в списке. Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение краткого или полного наименования у существующих констант может выполняться только в Конфигураторе.

Чтобы изменить значение константы, необходимо установить курсор в ячейку таблицы, содержащую изменяемое значение, и нажать клавишу Enter. Ячейка переключится в режим редактирования и в ней появится текстовый курсор в виде мигающей вертикальной полоски (тогда значение вводится вручную) или кнопка выбора (тогда значение выбирается из списка).

Некоторые константы могут иметь историю изменения значения. Подобные константы называются периодическими. В этом случае в списке констант будет храниться не только самое последнее значение константы, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. Подобный механизм позволяет получать значение константы, существовавшее на любую дату.

Для просмотра истории значения константы необходимо встать на строку с нужной константой и нажать мышью соответствующую пиктограмму на панели инструментов окна справочника или выбрать пункт «История значения» в меню «Действия» главного меню программы.

Окно истории значения константы представляет собой таблицу, состоящую из двух колонок - дата и значение константы на эту дату.

Сведения об организации вводятся в диалоговое окно «Сведения об организации», которое вызывается из меню «Сервис», п. «Сведения об организации».

Диалог организован в виде картотеки (имеет 5 закладок). Для доступа к закладке необходимо щелкнуть мышью по ярлыку с ее названием.

Закладки диалога имеют определенное назначение:

Закладка «Организация» - предназначена для ввода сведений о наименовании, дате образования и местоположении предприятия.

Закладка «Коды» - предназначена для ввода различных кодов (идентификационного номера, ОКПО и др.).

Закладка «Банк» - предназначена для ввода банковских реквизитов предприятия (№ р/счета, наименование банка и др.). Выбор основного расчетного счета осуществляется с помощью кнопки выбора, для корректировки основного счета предназначена кнопка «Редактировать».

Закладка «ГНИ» - содержит наименование ГНИ и органа управления государственным имуществом.

Ответственные лица - предназначена для ввода Ф.И.О. руководителя, главного бухгалтера и кассира посредством выбора из списка «Сотрудники» с помощью кнопки выбора. Выбранный сотрудник вставляется нажатием кл. «Enter».

6. Справочники

В программе 1С: Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

режим просмотра и редактирования,

режим выбора элемента справочника.

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы «Справочники» или «Операции», п. «Справочники».

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника нажатием кнопки выбора.

Отличия между двумя этими режимами заключаются в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши Enter или соответствующей пиктограммы на панели инструментов ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

Система 1С: Предприятие позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.

Система 1С: Предприятие имеет механизм поддержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников: организации и договора с ними, товары и единицы их измерения, и так далее. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договора текущей организации.

Окно справочника, в общем случае, представляет собой таблицу, содержащую как минимум две графы - код и наименование элемента справочника, но может быть и больше.

Справочник может быть многоуровневым, т.е. содержать группы.

Двойной щелчок левой кнопкой мыши по знаку + (или Ctrl+) открывает доступ к элементам справочника, входящим в эту группу. Повторный двойной щелчок (или Ctrl+) закрывает группу. Цвет знака в крайней левой графе для заголовков групп - желтый, для обычных элементов - голубой.

Кроме того, в справочнике могут присутствовать «зачеркнутые» условные знаки, обозначающие помеченные на удаление элементы и группы справочника.

Для просмотра и редактирования реквизитов справочника необходимо установить курсор в строку с нужным элементом и нажать клавишу Enter. На экран будет выдан диалог для редактирования элемента справочника. Для закрытия диалога можно нажать клавишу Esc, кнопку закрытия окна (х) или кнопку формы, которая обычно называется «Закрыть».

Окно справочника обычно содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы со справочником.

Как уже было сказано выше, строки в справочнике могут быть двух типов: элементы справочника и наименования групп справочника.

Для ввода новой группы в многоуровневый справочник нужно выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку «Новая группа» на панели инструментов окна справочника,

в главном меню программы открыть меню «Действия» и в этом меню выберите пункт «Новая группа».

Если необходимо, чтобы новая группа, вводимая в многоуровневый справочник, сразу попала в определенную группу справочника, то перед вводом следует перейти в эту группу.

При вводе в справочник новой группы указывается ее код, который может формироваться автоматически или вводиться вручную.

При вводе группы ее код будет проверяться на уникальность и, если он совпадает с одним из кодов, уже имеющихся в справочнике будет выдано сообщение «Код не уникален!». В этом случае код необходимо будет исправить.

Система не проводит различий между кодами элементов справочника и групп элементов, то есть коды группы и элемента не могут совпадать.

Для ввода нового элемента в справочник можно:

нажать кнопку на панели инструментов окна справочника

нажать клавишу Ins

в главном меню программы открыть меню «Действия», в этом меню выбрать пункт «Новый».

Если необходимо, чтобы новый элемент, вводимый в многоуровневый справочник, сразу попал в определенную группу этого справочника, то перед вводом элемента следует перейти в эту группу.

Замечание. Если для многоуровневого справочника отключен показ в виде иерархического списка (пункт «Иерархический список» меню «Действия» главного меню программы), ввод нового элемента в справочник запрещен.

Каждый элемент справочника обычно имеет несколько полей, а иногда и несколько закладок, которые необходимо заполнить. Одни поля заполняются вручную (наименование, сумма), другие заполняются путем выбора из других справочников или перечислений (единицы измерения, ответственное лицо, вид ОС).

Если необходимо очистить поле, т.е. удалить выбранное значение из поля, используется сочетание клавиш Shift+F4.

Справочник можно просматривать с помощью дерева групп, расположенного в левой части справочника. Оно содержит наименования групп справочника и позволяет, во-первых, удобно просматривать структуру справочника, и, во-вторых, быстро переходить к элементам, входящим в конкретную группу справочника.

Для удобства работы дерево групп имеет возможность раскрываться и сжиматься. Знак «+» в узле ветви указывает, что эту ветвь можно раскрыть, для этого достаточно щелкнуть мышью на знаке «+». Ветвь откроет для просмотра следующий уровень, а знак «+» изменится на «-». Закрыть ветвь дерева можно щелчком мыши на знаке «-».

Если клавишами или мышью установить курсор на элементе дерева групп, который не является конечным (т.е. содержит элементы), то нажатием кл. «*» цифровой клавиатуры, можно раскрыть сразу все ветви дерева для этого элемента, и наоборот, нажатием кл. «-» на цифровой клавиатуре можно скрыть все ветви дерева этого элемента.

С помощью дерева групп можно перемещать элементы из группы в группу, для этого нужно выполнить следующие действия:

раскрыть дерево групп,

курсором отметить группу, в которую нужно перенести элемент,

справа в списке отметить курсором перемещаемый элемент списка,

выполнить команду «Переместить из группы в группу» путем нажатия на соответствующую пиктограмму или выбрав в меню «Действия» команду «Перенести в другую группу».

Элементы справочника могут располагаться либо в алфавитном порядке (сортировка по наименованию), либо согласно кодам (сортировка по коду). Порядок сортировки устанавливается в меню «Действия», пункт «Сортировка».

Удаление элемента справочника, как и любого другого объекта в 1С (операции, документа) осуществляется в два этапа.

1 этап - пометка на удаление.

Установить курсор на удаляемый объект, в меню «Действия» выбрать пункт «Пометить на удаление» или нажать соответствующую пиктограмму на панели инструментов или клавишу Delete. В результате значок элемента будет перечеркнут.

2 этап - удаление помеченного объекта.

Закрыть все окна, в меню «Операции» выбрать пункт «Удаление помеченных объектов». В появившемся окне, содержащем список помеченных на удаление объектов, нажать кнопку «Контроль». Программа проверит удаляемые объекты на предмет их использования в каких либо других объектах (операциях, документах и т.п.). Последующее нажатие кнопки «Удалить» удалит те объекты, которые нигде не использовались.

7. Задание временных интервалов

Перед началом работы необходимо правильно установить все временные параметры проводимых операций: рабочую дату, рабочий период, а также интервал видимости операций в журнале.

Рабочий период может быть задан кварталом, или месяцем, или днем, или несколькими днями или годами в меню Сервис - Параметры - Бухгалтерские итоги. Обычно рабочий период устанавливается в соответствии с текущим кварталом. Рабочий период, соответствующий кварталу, задается кварталом и годом. Причем, задаваемый период должен быть не позднее квартала, установленного в режиме «Управление бухгалтерскими итогами» в меню Операции. В этом режиме устанавливается квартал, по который включительно будет осуществляться расчет итогов.

Интервал видимости операций - это период (день, месяц, квартал, год, произвольно заданный интервал), за который будут выводиться операции в журнале.

Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами:

1. Пункт «Параметры» в меню «Сервис» главного меню программы - закладка «Журналы».

В этом случае при открытии журнала интервал видимости автоматически устанавливается так, как определено в настройке параметров журналов, но только если рабочая дата принадлежит установленному интервалу. Если дата не принадлежит интервалу, в окне с журналом автоматически будет установлен тот интервал, в котором находится дата.

2. Пункт «Интервал» в меню «Действия» или соответствующая кнопка на панели инструментов окна журнала.

В этом случае на экран будет выдан запрос «Параметры журнала». В соответствующих полях этого запроса необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости операций. Вместо ввода даты вручную нажатием кнопки можно вызвать календарь для выбора нужной даты мышью. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку «ОК».

В результате при просмотре журнала будут видны только те проводки, даты которых попадают в установленный интервал.

Рабочая дата - текущая дата или дата, которая задается в качестве текущей.

При старте системы 1С: Предприятие рабочая дата считывается из системной даты компьютера.

В тех случаях, когда операции вносятся на дату не соответствующую действительной (например, когда вносятся операции за предыдущий период) необходимо установить дату самостоятельно в меню «Сервис», пункт «Параметры», закладка «Общие». При этом дата должна быть в пределах того периода, за который предполагается вводить операции. В поле «Рабочая дата» необходимо ввести дату в формате ДД.ММ.ГГГГ (число, порядковый номер месяца и год). Разделительные точки вводить не требуется, они уже присутствуют в поле ввода.

Если в поле «Рабочая дата» нажать мышью кнопку календаря, то можно вызвать на экран календарь и выбрать рабочую дату - указав ее мышью на листе календаря.

Справа от поля ввода рабочей даты устанавливается режим смены рабочей даты в полночь. При установленном по умолчании режиме в полночь будет предлагаться yстановить новую рабочую дату, если до этого рабочая дата соответствовала текущей рабочей дате компьютера. Можно выбрать режим, при котором смена рабочей даты будет выполняться автоматически. Также можно выбрать режим, при котором рабочая дата меняться не будет.

Число цифр года в представлении даты. Программа поддерживает два формата представления даты: с последними цифрами года и с полным представлением года. Внутренний формат хранения даты при этом не изменяется - изменяется лишь внешнее представление даты. Этот параметр влияет на представление дат в формах документов, журналов и т.д. Представление даты в отчетах и печатных формах документов задается в конфигурации.

Год начала рабочего столетия. Это параметр, который используется в случае представления даты в формате с двумя последними цифрами года. При этом важно, как интерпретируется введенная дата. Так как при вводе даты вводится лишь две цифры года, возникает вопрос, к какому веку относится введенная дата. Параметр ввода начала рабочего столетия задает год, начиная с которого размещаются введенные даты. Например, если задан 1940 год, это значит, что ввод даты 01.01.42 интерпретируется как 1 января 1942 года, а ввод даты 01.01.39 - как 1 января 2039 года, Фактически, год начала рабочего столетия отмечает границу тех ста лет, в которые помешаются вводимые даты.

8. Управление бухгалтерскими итогами

Режим yпpaвления бухгалтерскими итогами носит, скорее, административный характер. Обращение к нему выполняется достаточно редко, только при изменении настроек счетов или при переходе к следующему кварталу.

Режим «Управление бухгалтерскими итогами»- предназначен для управления системой бухгалтерских итогов 1С:Предприятия.

Для вызова данного режима следует выбрать пункт «Управление бухгалтерскими итогами» из меню «Операции» главного меню программы.

Бухгалтерские итоги могут формироваться в 1С:Предприятии за самые различные периоды. Система бухгалтерских итогов 1С:Предприятия автоматически поддерживает их в актуальном состоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операции. В режиме «Управление бухгалтерскими итогами» устанавливается период, до которого (включительно) будут поддерживаться итоги.

Просмотр бухгалтерских итогов в 1С: Предприятии выполняется при помощи отчетов. Период, за который формируется отчет, определяется в параметрах системы или в окне настройки отчета. Однако при построении различных отчетов и в других случаях обращения к итогам допускается получение итогов только до установленного в этом режиме периода (включительно).

Текущая граница периода поддержки итогов. В верхней части диалога выводится текущая установка расчета итогов «Расчет итогов установлен по:». Она показывает, до какого квартала (включительно) поддерживаются в настоящий момент бухгалтерские итоги. Установка границы периода поддержки итогов.

Ниже выводится период, который будет установлен в качестве границы поддержки итогов при нажатии кнопки "Установить расчет". При вызове диалога «Управление бухгалтерскими итогами» он устанавливается на следующий период (первый, по которому не выполнен расчет), так как обычно при окончании квартала открывают следующий квартал.

Для установки желаемого квартала в качестве границы поддержки бухгалтерских итогов следует стрелками, расположенными рядом с выведенным кварта-том, выбрать желаемый квартал, а затем нажать кнопку «Установить расчет».

Установка расчета может занять продолжительное время при большом количестве остатков в бухгалтерском учете или большом количестве операций в периодах, которые будут включены в поддержку бухгалтерских итогов.

Для выполнения полного пересчета бухгалтерских итогов следует выбрать кнопку «Полный пересчет итогов». При этом выполняется пересчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних операций (по дате), и до установленного в данном режиме квартала границы поддержки итого.

Полный пересчет итогов может потребоваться в двух случаях:

Во-первых, при изменениях настроек валютного, аналитического или количественного учета по бухгалтерским счетам система предлагает выполнить пересчет итогов немедленно. Однако если требуется выполнить изменения сразу у нескольких счетов, то от немедленного пересчета целесообразно отказаться. В этом случае система не может поддерживать в корректном состоянии бухгалтерские итоги до тех нор, пока не будет выполнен полный пересчет итогов в режиме «Управление бухгалтерскими итогами». Система будет сигнализировать об этом при обращении к итогам и при запуске программы.

Во-вторых, полный пересчет итогов может быть выполнен в случае, если происходили сбои компьютера при работе с программой и текущее состояние итогов могло нарушиться. В этом случае полный пересчет итогов позволяет восстановить целостность всех итогов.

При полном пересчете выполняется также проверка существующих проводок, и в них производятся исправления в случае обнаружения несоответствия значений проводок настройкам валютного, аналитического и количественного учета по счетам, а также признаков забалансового учета.

Полный пересчет итогов может занять продолжительное время при большом количестве бухгалтерских операций в информационной базе.

9. Журналы

Хозяйственные операции в 1С: Предприятии отражаются в журналах Операций, Проводок, Документов. Причем, в журналах отражаются только те операции, даты которых попадают в установленный в Параметрах временной интервал видимости операций.

Журнал операций позволяет просмотреть список всех хозяйственных операций за период. При этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию, идентифицирующую операцию; дату, вид документа, содержание, сумму операции и т.д. В данном журнале отражаются все операции - сформированные вручную, с помощью типовых операций и документов, непроведенные по какой-либо причине документы и документы, не имееющие проводок, а формирующие только печатную форму.

В заголовке окна журнала операций указывается интервал, за который просматриваются операции в журнале. Если задано какое-либо условие отбора, то оно также выводится в заголовке журнала операций.

Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции:

Дата - дата операции (документа);

Время - время операции (документа);

Документ - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида - «Операция»;

Номер - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию как принадлежащие документам специального вида «Операция»;

Содержание - содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции;

Сумма - сумма операции - числовое значение, отображающее общую или основную сумму операцию. Данное значение произвольно задастся пользователем при виоле операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции.

Самая левая графа журнала операций является служебной и отражает состояние операции (документ это или операция введенная вручную или с использованием типовой операции, проведен документ или нет).

В журнале операций существует возможность просмотра проводок, сформированных операциями. Для этого достаточно выбрать пункт «Показывать проводки» в меню «Действия». При этом в верхней части окна будет отражаться список всех операций, а в нижней части - проводки, принадлежащие текущей операции (той на которой установлен курсор).

Проводки в нижней части окна будут «синхронизированы» со списком операций в верхней части. Т.е., при перемещении по списку операций всегда будут отображаться проводки текущей операции.

Можно отказаться от вывода проводок в окне журнала операций. Для этого следует в меню «Действия» убрать знак, стоящий перед пунктом «Показывать проводки». При этом нижняя часть окна журнала операций, отражающая проводки, будет закрыта.

Журнал проводок является единственным регистром, в котором фиксируется учетная информация, то есть бухгалтерские проводки. Любые другие формы ввода информации, например, в виде документов, не считаются отраженными в учете до тех пор, пока на их основе не будут сформированы проводки. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок, принадлежащих различным операциям, в общей последовательности, т.е. по датам. Если по документу проводки не сформировались или документ не имеет проводок, он не отражается в журнале проводок.

Журнал проводок представляет собой таблицу, каждая строка которой является корреспонденцией проводки. В графах журнала проводок отражаются данные проводок, а также данные операций, которым проводки принадлежат. Журнал содержит следующие колонки:

Дата - дата операции (документа);

Время - время операции (документа);

Документ - наименование вида документа, которому принадлежит операция. Если операция вводилась вручную, то она принадлежит документу специального вида - «Операция»;

Номер - номер операции (документа). Номера операций являются фактически номерами документов, которым они принадлежат. Операции, введенные вручную, соответственно имеют отдельную нумерацию, как принадлежащие документам специального вида - «Операция»;

Содержание - содержание операции. Строка, которая кратко описывает содержание данной операции;

Сумма операции - сумма операции, то есть числовое значение, отображающее общую или основную сумму операции. Данное значение произвольно задается пользователем при вводе операции или автоматически определяется при формировании операции документом. Сумма операции никак не влияет на бухгалтерские итоги и служит только в качестве дополнительного комментария к операции;

Номер Проводки - порядковый номер проводки, входящей в операцию. Если строка журнала проводок представляет собой корреспонденцию проводки, т.е. часть ее, то номер корреспонденции будет двойным. Первая часть номера указывает на номер проводки, вторая часть, отделенная знаком «/», указывает на номер корреспонденции. Например, номер 3/2 - это третья проводка операции, вторая корреспонденция проводки;

План Счетов - наименование плана счетов, которому принадлежат счета дебета и кредита проводки;

Счет дебета - счет дебета проводки;

Счет кредита - счет кредита проводки;

Субконто... - субконто проводки. Реально может присутствовать несколько колонок. Во-первых, в проводке будут отражаться субконто дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Набор колонок субконто и их расположение (вертикальное или горизонтальное) определяется конфигурацией.

Валюта - наименование валюты проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;

Курс - текущий курс валюты приводки (на дату операции). Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учету;

Количество - количество проводки. Используется, если в конфигурации определено ведение количественного учета;

Вал. Сумма - сумма проводки в валюте. Используется, если в конфигурации определено ведение валютного учета;

Сумма - сумма проводки.

Кроме вышеперечисленных реквизитов, журнал может содержать и другие реквизиты проводки и операции: краткое содержание проводки и номер журнала, к которому относится та или иная проводка. Например, использование номера журнала позволит разделить все многообразие проводок на группы, в зависимости от их принадлежности - проводки, относящиеся только к расчету зарплаты (ЗП), проводки, отражающие учет основных средств (ОС) и т.п.

Самая левая графа журнала проводок является служебной и содержит пиктограмму, поясняющую содержимое строки журнала проводок.

Если в проводке не выбрано значение субконто в строке появляется знак «<...>», отображающий пустые (не выбранные) значения субконто. Это позволяет легко отличить при просмотре проводок те субконто, которые не заполнены при вводе операции, от тех субконто, которые не используются для ведения аналитического учета по конкретному счету.

Журнал операций и Журнал проводок имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям. Можно просматривать как все операции (проводки), так и выборочно, руководствуясь при этом различными условиями. Условие отбора задается в меню «Действия», пункт «Отбор по значению».Так можно сделать «видимыми» только те операции, которые попали и заданный временной интервал («Сервис», «Параметры»). Данная возможность присутствует в системе изначально. Остальные условия отбора операций могут быть самые различные. Например, возможно отобрать операции по определенной сумме операции или по конкретному объекту аналитического учета или по виду документа (начисление заработной платы).

В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. При этом все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций. Т.е., удаление операции приводит к удалению всех проводок операции.

Ввод и редактирование операций всегда осуществляется в форме операции.

Форма операции вызывается всякий раз, когда необходимо ввести новую операцию, просмотреть или изменить существующую операцию. Обычно эти режимы вызываются из журналов операций или проводок. Форма операции отображает и дает возможность изменять как общие данные операции, так и проводки операции.

Журналы документов предназначены для хранения документов.

В процессе настройки конфигурации можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Так существуют журналы «Банк», «Касса», «Учет материалов», «Учет основных средств», «Заработная плата» и др.

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, и системе 1С: Предприятие существует предопределенный журнал - «Общий».

Общий журнал отображает документы всех видов и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, и пределах назначенных пользователю прав доступа).

Журналы документов можно открыть, используя пункт меню «Журналы», содержащий перечень всех журналов, в том числе журналов документов.

Другой способ - пункт «Журналы документов» в меню «Операции» главного меню программы. На экран будет вызван список журналов документов, существующих в системе. В списке журналов клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного журнала и затем нажать кнопку «ОК». Окно с выбранным журналом будет выдано на экран.

Вид окна того или иного журнала полностью зависит от настройки конфигурации задачи. Ниже 6yдет описан вид журнала, выдаваемый по умолчанию, то есть в том случае, когда иное не задано при настройке.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре графы (колонки):

Дата - - дата документа:

Время - - время документа;

Документ - наименование вида документа;

Номер - - номер документа.

В заголовке окна журнала выдастся название журнала и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.

Самая левая графа журнала - служебная. В ней различными значками обозначается состояние документа. Специальной пиктограммой в журнале документов обозначаются бухгалтерские операции, введенные вручную.

Для отображения регламентных документов, таких как “Начисление амортизации”, “Закрытие месяца” и др. предназначен специальный журнал ”Регламентные документы”.

Отдельный журнал существует также для операций, введенных вручную - журнал «Операции, введенные вручную».

В журналах документов есть кнопки «Реестр» и «Действия».

Кнопка «Реестр» формирует реестр документов, входящих в данный журнал, за указанный период.

С помощью кнопки «Действия» можно получить отчет о проводках документа, сформировать дерево подчиненных документов, а также ввести новый документ на основании текущего документа журнала. Выбор конкретного действия осуществляется в меню, появляющемся при нажатии на кнопку «Действия».

10. Ввод хозяйственных операций

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе 1С: Предприятие хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

...