Особенности бухгалтерской информационной системы 1С:Предприятие

Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида «Операция».

Набор всех проводок составляет базу данных бухгалтерского учета.

Проводки могут быть простыми и сложными. Простая проводка состоит из одной корреспонденции счетов, сложная проводка - из нескольких.

Ввод проводок может осуществляться вручную, в режиме документов или с помощью типовых операций.

В общем случае, для ввода новой проводки вручную нажмите кнопку Новая на панели инструментов окна формы диалога, или нажмите клавишу Ins, или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункты «Новая проводка» или «Новая корреспонденция».

Программа определяет по контексту, что в данный момент следует вводить; проводку или корреспонденцию. Если один из счетов введенной строки не заполнен, то предполагается, что это корреспонденция, т.е. часть сложной проводки. Программа ожидает ввода продолжения проводки, т.е. следующей строки. При этом строка будет иметь двойной номер, разделенный знаком «/», например - 3/1. Первая часть номера - номер проводки, вторая часть - номер корреспонденции.

Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденции.

Ввод сложной проводки можно прервать, если в меню «Действия» выбрать пункт «Новая проводка». При этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма, стоящая слепа от номера проводки.

По данной пиктограмме легко определить статус корреспонденции - является ли она проводкой или лишь частью ее. Ниже приводятся пиктограммы, обозначающие состояние корреспонденции.

В системе 1С: Предприятие в операцию может быть введено до 99999 проводок, в каждой из которых может быть до 99999 корреспонденции. На практике, разумеется, операции, как правило, содержат значительно меньшее количество проводок.

При вводе проводок осуществляется последовательный ввод реквизитов проводки, счетов, субконто, сумм и т.д.

Перемещение к следующему реквизиту обычно осуществляется клавишей Enter.

При вводе проводок вручную необходимо руководствоваться следующим:

Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой.

Значения субконто дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта и сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество.

Для некоторых значений проводки допускается ввод пустых значений. Например, ввод пустых значений может быть разрешен в конфигурации для некоторых видов субконто. Для ввода пустого значения, если оно выбирается из списка (например, субконто «Организации» или валюта проводки) следует нажать клавишу Esc в момент выбора из списка. Если значение уже выбрано, то его можно стереть, выбрав пункт «Значение - Очистить значение» меню «Действия». Данный пункт меню следует выбирать в момент редактирования данного значения в форме операции.

При отображении субконто в проводках специальной строкой «<…>» отображаются пустые (не выбранные) значения субконто.

Завершение ввода проводки или корреспонденции происходит после ввода последнего реквизита в строке.

Если при вводе предполагается, что одной операции будет соответствовать одна проводка то по завершении ввода нужно нажать клавишу "ОК", и компьютер выйдет из режима ввода проводки и сформирует операцию.

Если же предполагается, что в одну операцию будет занесено несколько проводок, то следует щелкнуть мышью по кнопке "Записать", в этом случае операция не будет завершена.

Для отказа от ввода новой проводки нажмите клавишу Esc.

Если ведется список корректных проводок, то существует возможность выбора корреспондирующего счета из списка тех счетов, которые могут использоваться в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Для включения и выключения такого режима в списке счетов, открытом для выбора корреспондирующего счета, используется пункт меню «Корректные корреспонденции» или кнопка панели инструментов. Если режим включен, то в список счетов, предлагаемых для выбора, включаются только счета, отобранные из корректных проводок для уже введенного в проводке счета соответственно по дебету или кредиту (в зависимости от того, выбирается кредитовый или дебетовый счет).

В зависимости от свойств вводимых счетов будут запрашиваться те или иные значения реквизитов проводки: значения субконто, валюта, сумма в валюте, количество.

При вводе однотипных проводок (корреспонденции) операции может быть использован режим копирования.

Для вызова режима копирования нажмите клавишу F9, или выберите пункт «Копировать строку» меню «Действия», или кнопку панели инструментов. Предварительно курсор устанавливается на строку - образец.

Режим копирования аналогичен вводу новой проводки (корреспонденции) с той лишь разницей, что данные проводки заполняются автоматически данными проводки (корреспонденции) - образца.

Далее следует «пройти» по реквизитам вводимой проводки, изменяя те значения, которые у вводимой проводки должны отличаться и подтверждая нажатием клавиши Enter подходящие значения реквизитов.

Набор реквизитов, которые необходимо копировать определяется в меню Сервис, Параметры, Операция.

Настройка других параметров операции также осуществляется в меню «Сервис - Параметры - Операция». Здесь может быть установлен параметр «Автоматический ввод новой проводки» или «Автоматический ввод новой проводки с копированием». Если один из этих параметров установлен, то после завершения ввода новой проводки операции будет автоматически вызван ввод следующей проводки.

Если установлен параметр «Автоматический ввод новой проводки с копированием», то при автоматическом вводе следующей проводки данные будут скопированы из последней введенной проводки аналогично режиму копирования.

Если ввод новой проводки не требуется, можно нажать клавишу Esc.

Этот режим удобно использовать при вводе операций с большим количеством проводок.

Установление параметра «Рассчитать сумму проводки по цене» предполагает автоматический расчет суммы проводки на основании введенного количества и цены из справочника субконто.

Параметр «Рассчитать сумму проводки по курсу» предполагает автоматический расчет суммы операции на основании суммы в валюте и курса вылюты, установленного в справочнике валют на ближайшую дату.

Здесь же определяется способ расчета суммы операции:

стандартный (определенный в качестве основного в конфигурации);

не рассчитывать (автоматически сумма рассчитываться не будет);

по всем проводкам (сумма будет равна сумме сумм всех проводок операции);

по первой проводке (из первой проводки);

валютная сумма (доступна при использовании вариантов «По всем проводкам» или «По первой проводке» и заполняется из валютных сумм проводок).

11. Ввод хозяйственных операций в режиме "Документы"

Ввод новых документов.

В системе 1С: Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов. Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Обычно документ имеет две основные части: шапку и табличную часть.

К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных. Это, например, список товаров с указанием их количества, цены и т.д.

Табличная часть может использоваться для заполнения печатных форм, т.е. выходных документов, и как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров).

Ввод документа может осуществляться различными способами.

1. Ввод из журнала документов. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует нажать первую кнопку на панели инструментов окна журнала, или нажать клавишу Ins, или в главном меню программы открыть меню «Действия» и в этом меню выбрать пункт «Новый».

Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, то на экран будет выдан запрос для выбора вида документа.

В этом списке будут представлены наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале.

Совет. Если в системе существует много видов документов, и вы не помните, в каким журнале отображаются документы нужного вам вида, - откройте общий журнал. Документы, введенные в общий журнал, автоматически отображаются также и во всех журналах, для которых эти обусловлено конфигурацией.

В списке видов документов необходимо клавишами или мышью выбрать наименование нужного вида документов и нажать кнопку "ОК". После этого на экран будет выдан диалог для заполнения реквизитов нового документу.

Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документа выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.

2. Ввод из меню «Документы». Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа - без открытия журнала, в котором хранятся эти документы. Для этого следует выбрать пункт меню «Документы» и в нем соответствующий документ или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов.

В меню «Документы» документы сгруппированы по назначению.

3. Ввод документов из журналов операций и проводок. При работе в журналах операций и проводок также существует возможность внести новый документ с помощью соответствующих кнопок «Ввести документ».

Проведение документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), на экран выводится запрос необходимости и проведения документа.

Если на запрос ответить «Да» - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке соответствующим знаком (галочка).

Ответив «Нет» на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть, выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Иногда требуется отменить проведение документа, например, чтобы сменить дату документа. Чтобы сделать документ не проведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным».

При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Операция и проводки документа.

Как описывалось выше, документ бухгалтерского учета в системе 1С: Предприятие может автоматически сформировать операцию и занести в нее необходимые проводки. Операция у документа может быть сформирована уже при записи документа, а проводки - только в момент проведения.

При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.

Операция документа. Для того чтобы открыть операцию текущего документа, выполните одно из следующих действий: нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала или формы документа или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Открыть операцию».

При этом открывается форма операции, сформированной документом, на котором стоял курсор в журнале документов, или который открыт для просмотра и редактирования.

Если в конфигурации было запрещено редактирование вручную операций документов, то операция будет открыта только для просмотра. Если у текущего документа нет операции, данное действие будет недоступно.

Проводки операции документа. Для того чтобы открыть проводки операции документа, выполните одно из следующих действий: нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала или формы документа или в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Проводки операции».

При этом будет открыто отдельное окно для отображения проводок операции текущего документа журнала или документа, открытого в форме. Список проводок будет являться журналом проводок, содержащим проводки одной операции. Вид этого журнала определяется в конфигурации.

При открытии из журнала документов проводки в окне будут «синхронизированы» с журналом документов: при переходе по журналу всегда будут отображаться проводки текущего документа.

Переход в журнал операций. Для того чтобы перейти в журнал операций, выполните одно из следующих действий:

нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала или формы документа

в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Перейти в журнал операций» или нажмите клавишу F11.

При этом открывается журнал операций или активизируется, если он уже открыт. В журнале операций курсор устанавливается на операцию, сформированную текущим документом.

Переход в журнал проводок. Для того чтобы перейти в журнал проводок, выполните одно из следующих действий:

нажмите кнопку на панели инструментов окна журнала или формы документа

в главном меню программы откройте меню «Действия», в этом меню выберите пункт «Перейти в журнал проводок» или нажмите клавишу F12.

При этом открывается журнал проводок или активизируется, если он уже открыт. В журнале проводок курсор устанавливается на первую проводку, сформированную текущим документом.

Размещено на Allbest.ru