Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций

шт., м, м2, м3

численность работающих

кол-во чел.

фонд заработной платы работающих

тыс.руб.

себестоимость продукции

тыс.руб.

2.

Стройплощадка

объем производства работ (продукции) по видам работ

тыс.руб., чел.-ч, чел.-дн.

численность работающих

кол-во чел.

фонд заработной платы работающих

тыс.руб.

затраты на производство работ (продукции)

тыс.руб.

3.

Участок (бригада)

объем производства работ (продукции) по видам работ

шт., м, м2, м3

численность работающих

кол-во чел.

среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего

шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн.

затраты на производство работ (продукции)

тыс.руб.

4.

Рабочее место

объем производства работ (продукции) по видам работ

шт., м, м2, м3

среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего

шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн.

затраты на производство работ (продукции)

шт., м, м2, м3

Оперативный контроль целесообразно проводить по следующим этапам:

1) сравнение фактических значений контролируемых показателей с запланированным уровнем;

2) определение значимости (существенности) отклонений в случае их возникновения;

3) определение причин и виновников отклонений;

4) установление причинно-следственных связей;

5) подготовка аналитической информации для менеджеров функциональных подразделений.

Для учета причин, оказывающих влияние на те или иные показатели функционирования производства, и выявления факторов, с помощью которых можно воздействовать на процесс производства в целях достижения запланированного уровня, необходимо построить модель причинно-следственных связей, возникающих между параметрами, характеризующими процесс производства. Модель должна включать все основные показатели, используемые для оценки производственной деятельности строительного участка, возможные причины их отклонений от запланированного уровня и взаимосвязи. Фрагмент модели, отражающей причинно-следственные связи на строительном участке, представлен на рис. 8.

Информация, характеризующая основные причины срывов в процессе производства, должна оперативно поступать руководителям функциональных служб и производственных подразделений, ответственным за подобные срывы.

В процессе осуществления оперативного контроля путем соответствующей обработки учетных данных создается информационная база, необходимая для поиска путей приспособления производства к изменениям внешней среды, предварительной оценки результатов маневрирования производственными ресурсами, выявления и вовлечения неиспользованных резервов, определения возможностей рационального использования ресурсов (оборудования, персонала), изучения факторов, отрицательно или положительно влияющих на деятельность производственных подразделений, принятия оригинальных, нестандартных решений по управлению производством.

Рисунок 8 - Модель причинно-следственных связей выполнения строительных работ

Рассматривая систему оперативного учета и контроля в строительных организациях, необходимо отметить, что основным источником информации для них является производственная документация.

5. Оперативный учет и контроль накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства

Сметная стоимость строительно-монтажных работ как основная составляющая сметной стоимости всей строительной продукции складывается из прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли.

Суммы накладных расходов и сметной прибыли определяются по нормативам в процентах от величины средств на оплату труда рабочих в текущих ценах в составе сметных прямых затрат.

Для сопоставления сметной величины с фактическими расходами накладных расходов подрядные организации должны составлять смету накладных расходов по всем статьям, включенным в перечень статей затрат. По каждой статье затрат накладных расходов, в свою очередь, необходимо разрабатывать отдельные сметы (калькуляции), на основе которых определяется общая сумма и структура накладных расходов, но, как показали исследования, данная норма не всегда соблюдается строительными организациями.

Исследования выявили, что в строительных организациях наблюдается несоответствие отражаемых сумм накладных расходов, определенных в бухгалтерском учете, их величине, указанной в актах выполненных работ. В целях своевременного выявления имеющихся отклонений целесообразно вести оперативный учет таких расходов по их статьям.

Информация по фактической абсолютной величине накладных расходов формируется на основе первичных документов. Накопительный регистр оперативного учета накладных расходов целесообразно вести нарастающим итогом с начала строительства объекта, промежуточные итоги выводить по мере подписания промежуточных актов выполненных работ.

С целью определения полной сметной стоимости объекта строительства, необходимой для осуществления расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, в конце объектной сметы к стоимости строительно-монтажных работ, определенной в текущих ценах, добавляются сопутствующие, так называемые лимитированные затраты (по лимитам Госстроя России).

К лимитированным затратам, как правило, относят затраты на строительство и разборку временных зданий и сооружений, дополнительные затраты при производстве строительно-монтажных работ в зимнее время и резерв средств на непредвиденные работы и затраты.

В целях обоснованного отнесения лимитированных затрат на счета по учету затрат строительного производства строительным организациям рекомендуется обеспечить их оперативный учет, который позволит своевременно определить отклонения фактических затрат от норм, указанных в сметной документации.

При возведении временных зданий и сооружений строительным организациям необходимо составлять смету фактических расходов, в которой должны быть предусмотрены затраты, связанные с их разборкой.

Учитывая тот факт, что временные нетитульные здания и сооружения при вводе в эксплуатацию учитываются на счет 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а при ликвидации списываются на накладные расходы, то возникает необходимость оперативно отслеживать величину фактических затрат и соотносить их с ответствующей нормой в составе накладных расходов.

Определяя дополнительные затраты, связанные с усложнением производства работ в зимнее время, также необходимо установить их плановое значение, особенно по затратам, которые не учтены в нормативах.

Своевременное выявление отклонений позволит строительным организациям по возможности провести необходимую корректировку, тем самым обеспечить снижение затрат и рациональное использование имеющихся ресурсов.

6. Технология процесса бюджетированияв строительных организациях

В рыночных условиях строительным организациям приходится решать множество вопросов, в частности, оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов.

В жесткой конкурентной среде бизнеса строительным организациям нужна эффективная система планирования, основанная в том числе и на информации оперативного учета. Для этого необходима синхронизация всех организационных функций, которая может быть осуществлена путем построения взаимоувязанных плановых документов ­ бюджетов.

Процесс бюджетирования рассматривается как технология составления согласованной по всем структурным подразделениям или функциям программы функционирования организации, основанной на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем.

На рис. 9 представлена схема, отражающая методологию процесса бюджетирования, применение которой на практике позволит установить взаимосвязи происходящих в организации бизнес-процессов с принимаемыми решениями, направленными на достижение установленных целей.

Таким образом, бюджетирование представляет собой комплексную процедуру, увязывающую различные аспекты деятельности организации, соизмеряющую ресурсы, необходимые для выполнения установленных программ, координирующую отдельные бизнес-процессы таким образом, чтобы все структурные подразделения согласованно работали для достижения стратегических целей.

Оперативная учетно-контрольная система должна обеспечивать оперативную обработку «индикативных» сигналов текущей производственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью получения информации о результатах текущего исполнения бюджетов для оценки и анализа возникающих отклонений.

Данные, полученные оперативной учетно-контрольной системой, подлежат формализации и агрегированию для представления руководству с целью принятия оптимальных управленческих решений по регулированию отклонений. Для совершенствования процесса бюджетирования полезно стандартизировать и унифицировать формы представления плановых и отчетных данных. Обязательным условием является соблюдение единой учетной политики всеми подразделениями организации, а также обязательное соблюдение временного и конструкционного регламента бюджетов, стандарта «сопоставимости» финансовой отчетности.

В процессе бюджетирования следует разрабатывать рациональное количество бюджетов, детализируя натурально-стоимостной (операционный) и финансовый подбюджеты, что позволит менеджерам более оперативно принимать управленческие решения.

Для управления бюджетными процедурами необходимо выделить субъекты бюджетирования и определить их основные функции. После этого целесообразно формализовать процедуры планирования. Необходимо утвердить специальным распоряжением руководства организации форматы плановых и отчетных документов, процедуры разработки, порядок отчета о выполнении. Выполнение этого распоряжения будет способствовать как повышению дисциплинированности специалистов, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности обмена оперативной информацией в рамках бюджетирования.

Данные оперативного учета в системе бюджетирования помогают увидеть оперативные текущие результаты деятельности организации в разрезе видов деятельности, видов продукции, центров доходов и центров затрат.

Проведенное исследование позволило выявить особенности процесса бюджетирования в строительных организациях, которые зависят от специфики их деятельности. К ним относятся:

- планирование, которое затрагивает длительный инвестиционный период;

- жесткая регламентация работ (проектно-сметная документация);

- необходимость применения календарных методов планирования;

- возможность применения аналогового планирования.

Планирование строительной деятельности строго регламентировано, на каждый проект (объект) разрабатывается проектно-сметная документация, в которой затраты жестко нормируются (применяются нормативные базы сметных цен и норм). Для формируемых бюджетов проектно-сметная документация является одним из основных источников планирования расходов по статьям и видам выполняемых работ.

В строительстве отсутствует нормативная база по планированию строительных работ, поэтому целесообразно применять так называемое аналоговое планирование. Несмотря на то, что строительство каждого объекта в целом индивидуально, многие этапы работ по разным объектам могут совпадать или незначительно отличаться.

Для стабильной работы и развития необходимо осуществлять оперативный контроль деятельности организации как инструмента, позволяющего руководству и сотрудникам организовывать исполнение бюджета в соответствии с утвержденными планами, а также обнаруживать возможные отклонения еще до того, как они произойдут в реальности.

В связи с этим можно сделать вывод, что эффективный оперативный контроль требует определенной технологии оперативного планирования, позволяющей спроецировать плановые показатели бюджета на ежедневную деятельность организации как базу для контроля поступающих фактических данных.

Весьма важно подчеркнуть, что оперативный контроль позволяет не только отслеживать изменения отдельных показателей и вносить изменения в режиме реального времени, но и отследить всю совокупность причинно-следственных связей, повлиявших на те или иные отклонения. Выявленные недостатки, обобщенные и структурированные по группам причин, могут позволить избежать тех или иных ошибок планирования в будущем.

Оперативный контроль, с одной стороны, позволяет оценить, насколько эффективно работала организация в соответствующем бюджетном периоде. По данным контрольной информации можно судить о ее потенциале, эффективности работы руководителей подразделений, о качестве бюджетного планирования и инвестиционной привлекательности. С другой стороны, информация контроля позволяет понять основные проблемные, узкие места в производстве, снабжении, сбыте, финансовой работе, а также предоставлять данные о необходимой корректировке деятельности организации для того, чтобы выполнить намеченные цели.

Система бюджетирования вместе с оперативной учетно-контрольной системой исполнения бюджета позволяет не только повысить общую эффективность работы организации, но и сделать ее деятельность более прогнозируемой и контролируемой руководством.

По результатам исследования деятельности строительных организаций в части управления финансовыми потоками, осуществления оперативного учета и контроля движения денежных средств в краткосрочном периоде планирования предложен автоматизированный модуль бюджетирования, охватывающих все стадии движения денежных средств.

В целях реализации задач оперативного учета в рамках бюджетирования все доходы и расходы в строительной организации рассматриваются в двух направлениях: по реализуемым проектам и центрам финансовой ответственности (структурным подразделениям). По указанным направлениям на основе заявок формируются и утверждаются бюджеты, проводятся текущие контрольные мероприятия, обобщаются результаты работы.

Автоматизированное составление и согласование заявок позволяет не только экономить время работников, руководителя, бухгалтерии, но и постоянно отслеживать состояние исполнения бюджетов, отклонения от запланированных показателей, повышает ответственность работников и кроме того напрямую связано с бюджетом движения денежных средств в части фактического исполнения.

7. Оперативная оценка возможных рисковых событий в деятельности строительных организаций

В условиях рыночных отношений строительные организации самостоятельно планируют деятельность, исходя из заключенных договоров с поставщиками и заказчиками. Важным фактором их эффективной работы является гибкое реагирование на требования рынка, своевременное и обоснованное принятие управленческих решений

При планировании строительно-монтажных работ на объектах строительства большое значение имеет правильная оценка возможных рисков. В противном случае задачи, поставленные перед строительной организацией (руководством, заказчиком-застройщиком, инвестором, партнерами и т.д.), могут быть частично или полностью не выполнены. Это может быть следствием целого ряда причин: задержки в согласовании проекта, несвоевременности поставки материалов, нарушения технологических процессов и т.п. Не учтенные на различных этапах производства или финансовой деятельности риски в совокупности могут привести к негативным последствиям, которые могут свести к минимуму ожидаемый конечный результат ­ прибыль. В деятельности строительной организации, кроме классических, имеет место большое число специфических рисков. На рис. 10 представлены некоторые из них с выделением причин их возникновения.

Рисунок 10 - Риски, влияющие на деятельность строительной организации

Оперативная учетно-контрольная система дает возможность получить необходимую информацию для оценки вероятности и влияния рисков. С этой целью на основе бизнес-плана по строительству сначала необходимо определить возможные риски. Затем следует правильно определить степень влияния каждого риска на будущий проект строительства и деятельность в целом. После этого оценивают вероятность наступления событий, определяющих риски. В конце подсчитывают степень совокупного риска по каждой группе рисков. Это позволяет определить перечень мер, позволяющих уменьшить влияние факторов риска.

Учет и контроль рисков начинается с постановки целей управления рисками. В соответствии с установленными целями целесообразно сначала разработать систему показателей, для которых определяется уровень риска, устанавливается их пороговый уровень. С целью идентификации и анализа рисков в каждом структурном подразделении проводится выявление возможных рисковых событий, факторов риска и источников потерь. Сразу выделяются значимые и второстепенные риски. Работники финансовых служб проводят оценку рисковых событий и рассчитывают показатели риска по подразделениям и организации в целом. Прогнозируемый показатель риска сопоставляется с пороговым уровнем, и принимаются решения о необходимости разработки плана мероприятий по снижению риска. Разрабатывая план мероприятий по снижению риска, необходимо определить бюджет предполагаемых мероприятий и направления распределения финансовых ресурсов в организации, что позволит рассчитать финальный уровень риска.

Особые усилия должны быть направлены на контроль выполнения разработанных мероприятий по снижению рисков. Контролируется исполнение плана мероприятий по срокам и качеству проводимых работ, выполнению установленных процедур.

В оперативной учетно-контрольной системе в требуемой аналитике регистрируются все рисковые события, произошедшие в организации, определяется ущерб. В отдельной базе данных собирается информация о рисковых событиях, возникших под влиянием внешней среды.

На основе данных оперативной учетно-контрольной системы рассчитываются индикаторы риска (показатели, которые позволяют оперативно контролировать изменение уровня риска). Достижение предельного значения индикатора является сигналом для руководства о необходимости оперативных действий с целью его снижения.

Установив и рассчитав степень влияния рисковых событий, проводят оценку эффективности деятельности с учетом риска. Для этого рассчитываются показатели, соизмеряющие достигнутые результаты подразделений и показателей бизнес-единиц с уровнем риска.

Все рисковые события нуждаются в постоянном мониторинге, кроме того необходимо проводить оценку эффективности принимаемых мер путем соотношения рисковых потерь отчетного периода, затрат на управление рисками и текущего уровня риска организации.

По результатам проведенного исследования предложена следующая система учета и контроля рисков (табл. 4).

Таблица 4 - Технология оперативного учета и контроля рисков

Выполняемая работа	Ответственные исполнители
Определение целей управления рисками	Руководитель организации
Разработка системы показателей, определение их порогового значения для измерения уровня рисков	Планово-финансовая служба, руководители структурных подразделений
Идентификация возможных рисковых событий, факторов риска и источников потерь	Планово-финансовая служба, руководители структурных подразделений, учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля, службы диспетчеризации
Выявление значимых рисков и второстепенных рисков	Планово-финансовая служба, руководители структурных подразделений, учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля
Оценка рисковых событий и расчет показателей риска по подразделениям и организации в целом
Разработка мероприятий по снижению риска
Выполнение мероприятий по снижению рисков
Регистрация в учетной системе рисковых событий, произошедших в организации, определение ущерба	Учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля, служба диспетчеризации
Контроль выполнения мероприятий по снижению риска по срокам и качеству работ
Определение показателей (индикаторов риска), позволяющих оперативно контролировать изменение уровня риска
Информирование руководства о достижении предельного значения индикатора с целью принятия оперативных мер воздействия
Оценка эффективности деятельности организации с учетом рисков.
Определение показателей, соизмеряющих достигнутые результаты подразделений и направлений бизнеса с уровнем риска
Оценка эффективности принимаемых мероприятий путем соотношения рисковых потерь отчетного периода, затрат на управление рисками и текущего уровня риска

У строительных организаций на основе использования оперативной учетно-контрольной системы имеется возможность не управлять уже допущенными рисками, а выявлять тенденции неблагоприятного развития событий с целью их недопущения или значительного сокращения возможных потерь. Для этого автор рекомендует использовать такой аналитический инструмент, как стресс-тестирование, применяемый в международной финансовой практике, позволяющий дать оценку потенциальных потерь организации в случае возникновения неблагоприятных ситуаций развития бизнеса.

Стресс-тестирование позволяет решать вопросы контроля и комплексной защиты не только строительного процесса, но и всего строительно-инвестиционного цикла.

При проведении стресс-тестирования можно использовать сценарный анализ, анализ восприимчивости к изменению факторов риска. Данные методики позволяют дать оценку возможного одновременного воздействия различных факторов риска на деятельность строительной организации, а также рассчитать максимальные потери.

В ходе стресс-тестирования используются элементы количественного и качественного анализа. Количественный анализ позволяет, прежде всего, определить возможные колебания основных макроэкономических показателей и оценить их влияние на конечные финансовые результаты, а также определить возможные стрессовые сценарии, которым может быть подвержена строительная организация.

Качественный анализ базируется на определении и решении основных задач стресс-тестирования, а именно:

- способности строительной организации возмещать возможные значительные убытки;

- мероприятий для снижения уровня рисков и сохранения финансовой устойчивости.

Сценарный анализ направлен на оценку стратегических перспектив строительной организации.

Анализ восприимчивости в отличие от сценарного в основном носит краткосрочный характер. Максимальные потери рассчитываются путем комбинации различных факторов риска, их негативной динамики, способной нанести максимальные убытки строительной организации.

Методика сценарного анализа является наиболее распространенной, в ее основе лежат исторические или гипотетические события.

Учитывая особенности деятельности, строительная организация может самостоятельно разрабатывать приемлемые модели проведения стресс-тестирования, так как на сегодняшний день отсутствуют унифицированные и общепринятые стандарты их проведения.

Приступая к стресс-тестированию, нужно провести проверку достоверности и актуальности информации, на основе которой оно будет проводиться. На основе полученной информации осуществляется детальный анализ классических и специфических рисков, проводится их идентификация, определяются те, которым в наибольшей степени подвержена строительная организация. Анализируя сложившуюся динамику факторов риска, устанавливают изменения их значений в заданных интервалах времени.

В случае выявления серьезных потенциальных угроз для строительной организации руководство должно принимать соответствующие корректирующие меры, в том числе и в области политики управления рисками.

Таким образом, именно оперативная учетно-контрольная система обеспечивает раскрытие тех или иных видов рисков строительной организации. Информация, полученная по итогам обследования, способствует выявлению возможных причин их возникновения и гипотетических последствий, а также выработке предложений по минимизации выявленных рисков и предполагаемой стоимостной оценки антирисковых мероприятий.

8. Методологические подходы применения оперативной учетно-контрольной системы в управлении строительной организацией

Традиционная система контроля является одним из существенных инструментов управления в строительных организациях. Однако она имеет явные недостатки. Поскольку эталоны (нормы и нормативы) основываются на прошлом опыте, контрольные мероприятия связаны скорее с прошлым, а не с будущим организации, что сдерживает активное, опережающее использование будущих возможностей.

Исследование показало, что возникла необходимость основывать контроль на будущих событиях и действиях. Таким инструментом может стать сбалансированная система показателей.

Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard, BSC) является одним из инструментов конкретизации, представления и реализации стратегии. Эта концепция способствует повышению вероятности реализации намеченной стратегии и адекватной оценке потенциала деятельности хозяйствующего субъекта. Чтобы адекватно оценить потенциал организации, недостаточно применение только финансовых показателей, нужны и специальные (нефинансовые), учитывающие различные аспекты деятельности показатели, такие как клиенты, процессы, потенциал (будущее развитие) организации. При соответствующем подборе целей и показателей «сбалансированная система» показывает стратегическую ориентацию организации и представляет ее в измеримом виде. Чтобы спланировать и обеспечить процесс реализации целей, для каждой из них разрабатываются соответствующие финансовые и нефинансовые показатели оценки бизнес-процессов и используемых ресурсов, по которым, в свою очередь, определяются целевые и фактические значения. Таким образом, для каждой стратегии может быть построена своя сбалансированная система (карта) показателей.

Распределяя цели организации по четырем последовательно связанным перспективам (направлениям деятельности) - «Финансы», «Клиенты», «Внутренние бизнес-процессы», «Обучение и рост» (так как в данной перспективе речь идет о развитии организации, то в нашем исследовании используется термин «Потенциал организации»), появляется возможность сформировать такую модель мышления, которая обеспечит сбалансированное рассмотрение всех существенных аспектов бизнеса.

Перспективы представляют собой тематические разделы стратегии организации. Как правило, используют 4-5 перспектив. Число и содержание перспектив, как правило, стандартны для всех структурных подразделений организации.

Так как бизнес любой организации индивидуален, то и не существует «типовых» вариантов системы для отдельных организаций и отраслей. Автором в работе сделана попытка разработать основные показатели в разрезе перспектив.

Если учитывать специфику строительной деятельности, то возникает необходимость учитывать взаимоотношения с поставщиками в рамках отдельной перспективы, так как 50­60 % затрат на производство строительных работ приходится на материалы и комплектующие изделия. Таким образом, мы дополняем классические перспективы: «Финансы», «Клиенты», «Процессы» и «Потенциал организации», перспективой «Поставщики». В табл. 5 представлены показатели по соответствующим перспективам строительной организации.

Поддержка сбалансированной системы показателей на оперативном уровне может осуществляться оперативной учетно-контрольной системой, включающей:

­ разработку форматов сбора первичной информации для последующего переноса данных в раздел «фактические/текущие показатели BSC»;

­ построение полной модели бизнес-процесса с декомпозицией на уровень подпроцессов;

­ формирование структуры и требований к содержанию аналитической отчетности, обеспечивающей процедуры разработки и принятия решений стратегического уровня.

Таблица 5 - Основные показатели деятельности строительной организации по перспективам

Цели	Показатели	Единица измерения
Перспектива «Финансы»
Увеличить инвестиционную привлекательность	Прирост инвестиций в оборотный капитал	%
	Прирост инвестиций в основные средства	%
Добиться конкурентоспособной структуры затрат	Совокупные затраты к выручке	%
	Затраты на управление и содержание собственных производственных мощностей к выручке	%
	Материально-технические ресурсы, произведенные вспомогательными производствами	%
Перспектива «Клиенты»
Увеличить количество заказов	Степень известности	%
	Оценка имиджа	баллы
	Новые заказчики	%
Повысить удовлетворенность заказчиков строительства	Количество этапов, выполненных в срок, от общего числа этапов проекта, выполненных для конкретного заказчика	%
	Рекламации по качеству выполняемых работ	баллы
Перспектива «Поставщики»
Построить систему кооперации с поставщиками	Объем поставок материалов и комплектующих, выполненных в рамках долгосрочных соглашений	%
Улучшить процесс снабжения	Объем поставок материалов в срок	%
Перспектива «Процессы»
Улучшить работу производственных подразделений	Загрузка производственных подразделений	%
	Соотношение дефектов и исправление брака к объему выполненных работ	%
	Удовлетворенность заказчиков качеством работ	%
Реализовать процессно-ориентированные принципы	Выполнение работ по объектам	%
	Доступность оперативной аналитики по процессам строительства	%
Повысить гибкость процессов	Работы, выполняемые по индивидуальным заказам	%
Снизить косвенные затраты		%
Перспектива «Потенциал организации»
Повысить квалификацию персонала	Сотрудники ИТР с высшим образованием по специальности	%
Повысить мотивацию персонала	Текучесть кадров по категориям персонала	%
	Оценка мотивации	баллы
Расширить и интенсивно использовать ИТ	Использование корпоративных информационных технологий в текущей деятельности	%
	Аналитические возможности существующих ИС	баллы
Активно использовать новые массмедиа	Число заказов через интернет	%

Таким образом, BSC может стать не только инструментом реализации стратегии, но и ­ в связке с оперативной учетно-контрольной системой - системой контроля выполнения долгосрочных планов организации.

Аналитикам и инвесторам нужна прозрачная, однозначная и ясная информация о развитии организации и реальной рентабельности капитала. Следуя этим требованиям, строительная организация должна функционировать в соответствии с теми показателями, по которым ее оценивают во внешнем окружении. Поэтому все чаще применяется такая величина управления, как «стоимость организации».

Учредителей организации, как и других инвесторов, интересует рентабельность, учитывающая риски вложения их капитала. Прирост стоимости организации должен соответствовать величине прибыли, превышающей затраты на капитал, так как доход они будут получать если прибыль превысит пороговое значение рентабельности.

Предпосылкой для применения стоимостно-ориентированного управления служит возможность оценки работы структурных подразделений с целью определения их способности обеспечить рост стоимости организации.

Обеспечение реализации процесса роста стоимости организации решается на оперативном уровне и основывается на выявлении факторов создания стоимости на основе информации оперативной учетно-контрольной системы.

При выборе показателей оперативная учетно-контрольная система позволяет обеспечить раннее распознавание отклонений фактических значений показателей от целевых, обеспечивая тем самым возможности их активного влияния на достижение целей.

Основные нефинансовые показатели деятельности, в которых рассматриваются такие факторы, как клиенты, рынки, внутренние процессы, сотрудники, информационные технологии, организационная структура и т.п., служат основой для выявления ключевых факторов создания стоимости.

Рассмотрение стратегических целей как нефинансовых факторов создания стоимости и установление связей между ними позволяет создать прозрачную картину реализации стратегии, направленной на увеличение стоимости строительной организации.

Ориентация деятельности на стоимость предполагает поэтапный переход системы планирования и управления на последовательный рост стоимости организации. Стоимость организации является выражением оценки ее экономических успехов, которую дают инвесторы. Экономические успехи основываются на потенциале организации, который будет использован в будущем с целью производства продуктов (услуг), стоимость которых превысит величину израсходованных ресурсов.

Система стоимостного управления будет успешно применяться, если в организации будет эффективно функционировать оперативная учетно-контрольная система, обеспечивающая необходимой информацией специалистов разных уровней управления.

Информация о результатах деятельности строительной организации, рассматриваемая с позиции концепции управления стоимостью, периодически предоставляется собственникам и потенциальным инвесторам, что позволяет не только улучшить финансовое состояние организации, но и поддерживает ее имидж.

Соединение системы стоимостно-ориентированного управления с системой сбалансированной системы показателей позволяет построить интегрированную систему управления, в которой факторы создания стоимости связывают с ключевыми финансовыми индикаторами - стоимостью организации.

9. Новые подходы по созданию единого информационного пространства для оценки деятельности строительных организаций

Для осуществления эффективной деятельности менеджеры всех уровней должны располагать информацией с необходимой степенью детализации. Процесс управления носит информационный характер, в котором объект управления представлен в системе управления информационными связями с органами управления и окружающей средой.

В условиях высокой информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшей предпосылкой для ее полноценного применения в оперативном учете. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с материальными, трудовыми и финансовыми.

Исследования показали, что в работе строительных организаций нередко наступают моменты, когда они перестают справляться с потоком внутренней информации. Тогда возникает необходимость усовершенствовать существующие программные мощности и объединить проектное управление, сметные расчеты, учет, контроль, а также минимизировать двойной ввод первичных данных. Для эффективного управления необходимо создавать систему информационного обеспечения финансовых и материальных потоков, начиная со сбора информации для планирования и заканчивая учетом и контролем исполнения, что позволит снизить себестоимость строительных работ и повысит их управляемость.

Для построения максимально эффективной оперативной учетно-контрольной системы в организациях необходимо создавать оперативную базу данных, формируемую на основе первичных документов, из которой впоследствии можно извлекать необходимое количество аналитической информации. Информация, содержащаяся в первичных документах, станет доступной на всех уровнях управления и учета по мере ее введения в систему. Формирование единой информационной базы данных позволяет значительно сократить время поиска актуальных сведений. Важным достоинством такого подхода является работа нескольких служб с одним и тем же первичным документом. Средства разделения доступа позволяют не только ограничить просмотр и изменение информации, но и контролировать действия всех исполнителей.

Оперативная учетно-контрольная система должна содержать программное, информационное, техническое и организационное обеспечение для поддержки оперативной работы подразделений строительных организаций по документированному учету: процессов планирования работ; ведению реестра договоров и объектов строительства и ремонта; формированию ведомостей потребности в материально-технических ресурсах по объектам строительства и подрядчикам; учету выполнения строительных и ремонтных работ; учету обеспеченности комплектацией оборудованием и материалами подрядной организации; анализу выполнения планов и обоснованности затрат и др.

При организации оперативного учета целесообразно использовать релевантный подход в решении ситуационных задач. Использование релевантной оперативной информации позволяет руководителям проанализировать существующие альтернативы и обоснованно выбрать оптимальное решение.

Система оперативного учета нацелена на получение информации о показателях операционной производительности, оценки качества выполняемых работ и услуг, представляемых клиентам, контроля над исполнением проектно-сметной документации, выполнением строительно-монтажных работ и др. в целях принятия превентивных мер и необходимых корректировок деятельности строительной организации.

В условиях динамично развивающегося рынка строительных услуг своевременный и быстрый доступ к информации является решающим моментом успешного бизнеса. Поэтому такие факторы, как оперативность принятия управленческих решений, качество их выполнения, отлаженный инструментарий по поддержке совместной работы непосредственно влияют на экономическую эффективность деятельности строительной организации в целом.

Истоком оперативного учета, его начальной стадией является первичный учет, каковым справедливо считают первичную документацию. Именно в первичной документации впервые находит отражение многообразная деятельность организации. Это отражение должно быть адекватным существу хозяйственных операций, составу ресурсов и изменению в них, а периодичность охвата должна быть такой, чтобы они отражались в ходе производства и других процессов хозяйственной деятельности.

Базирование оперативного учета на первичной документации, охват, всех хозяйственных операций и ресурсов, а также возможность обобщения данных оперативного учета обеспечивает единство учета оперативного и обобщающего бухгалтерского учета, включая финансовый, управленческий и налоговый учет и вместе с тем исключает дублирование операций.

Оперативный учет может быть точным и своевременным только при качественной организации документооборота. Прохождение документов и информации о том или ином факте хозяйственной деятельности должно быть организовано так, чтобы ни один из оперативных документов или оперативных сообщений не остался без внимания и чтобы эта информация была зафиксирована своевременно, т. е. при составлении документа или при поступлении в организацию.

При соблюдении этих условий может быть обеспечена полнота и своевременность оперативного учета. В связи с этим оперативный учет должен быть тесно связан со службами регистрации и оперативного делопроизводства.

Исследование, проведенное автором, позволило сделать вывод о том, что в настоящее время в строительных организациях еще не уделяется должного внимания системе документирования, документооборота и делопроизводства. В целях систематизации имеющихся документов, которые нередко рассредоточены по структурным подразделениям, необходимо создать специализированную службу, которая обеспечит общую координацию работ.

Для оперативного учета и контроля необходимо иметь систематизированный перечень всех видов документов, используемых в организации (как внутренних, так и внешних), установить систему обозначения (кодирования) документов организации, придать им все необходимые идентификационные признаки (название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номер страницы, общее количество листов). Кроме того необходимо иметь список всех используемых внутри организации журналов регистрации и книг учета с указанием ответственных за их ведение.

В организациях, использующих компьютерную систему учета, обработки и передачи информации, связанной с производственной деятельностью, необходимо иметь описание всех выполняемых функций, используемых программой, правами доступа, полномочия в отношении ввода и использования данных. Должны быть описаны все данные и виды документов, оформляемые в электронном виде (компьютерные формы).

При такой системе оперативного учета и контроля движение каждого отдельного документа по инстанциям должно быть четко регламентировано и заранее установлены последовательность этапов его движения, сроки и продолжительность прохождения по всем звеньям оперативной цепи.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДИССЕРТАЦИИ ОТРАЖЕНЫ В ПУБЛИКАЦИЯХ

Монографии и научно-практические издания

1. Зубарева, Е.В. Управленческий учет в строительных организациях /Е.В.Зубарева.­ М.: МУПК, 1999.­8,25 п.л.

2. Зубарева, Е.В. Управленческий учет в строительстве: теория, практика, перспективы /Е.В.Зубарева. - М.: МУПК, 2005.­5,5 п.л.

3. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль в системе управления хозяйствующих субъектов /Е.В.Зубарева.­ М.: РУК, 2008.-7,5 п.л.

Статьи в ведущих научных изданиях, рекомендуемых ВАК России

4. Зубарева, Е.В. Современные направления развития управленческого учета /Е.В.Зубарева//Вестник Белгородского университета потребительской кооперации, выпуск 4(9).­2004.­0,26 п.л.

5. Зубарева, Е.В. Техническое и программное обеспечение оперативного учета в системе управления строительной организацией/Е.В.Зубарева//Вестник университета (Государственный университет управления).­2007.­№ 2 (2).­0,5 п.л.

6. Зубарева, Е.В. Роль оперативного учета и контроля в информационной системе хозяйствующих субъектов /Е.В.Зубарева//Вестник университета (Государственный университет управления).­ 2007.­ №10(10).­ 0,42 п.л.

7. Зубарева, Е.В. Концептуальные подходы к организации оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций /Е.В.Зубарева //Экономические науки. ­ 2009.­ № 2.­0,4 п.л.

8. Зубарева, Е.В. Информационная система поддержки оперативного учета /Е.В.Зубарева //Вестник университета (Государственный университет управления).­2009.­№ 2.­ 0,4 п.л.

9. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль качества строительной продукции /Е.В.Зубарева//Проблемы теории и практики управления.­2009.­ № 3.­0,4 п.л.

10. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль строительных рисков /Е.В.Зубарева //Экономика и учет в строительстве.­2009.­№ 4.­0,3 п.л.

11. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль как составляющие процесса бюджетирования строительных организаций/Е.В.Зубарева//Экономический анализ: теория и практика.­2009.­№ 4.­0,7 п.л.

Размещено на Allbest.ru

...