Учет расчетов с подотчетными лицами

Выданы денежные средства под отчет для приобретения Интернет-карты

71

50

30000

Расходный кассовый ордер

Отражена стоимость приобретенной Интернет- карты как предоплата за пользование сетью Интернет

61

71

26000

Авансовый отчет, оправдательные документы

Остаток денежных средств внесен подотчетным лицом в кассу

50

71

4000

Приходный кассовый ордер

По истечении срока пользования Интернет-картой

Признаны расходы за пользование сетью Интернет

20

60

26000

Бухгалтерская справка

Произведен зачет задолженности

60

61

26000

Бухгалтерская справка



При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

- приходование валюты, полученной в банке - Дебет 50.4 - Кредит 52;

- списание выданной в подотчет валюты - Дебет 71 - Кредит 50.4;

- после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Дебет 20,26 - Кредит 71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

3.2 Раскрытие информации о расчетах с подотчетными лицами в отчетности организации

Согласно учетной политике, принятой в исследуемом предприятии, применяемая форма бухгалтерского учета - автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые директором предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

- приходно-кассовые ордера;

- расходно-кассовые ордера;

- авансовые отчеты;

- командировочные удостоверения;

- платежные ведомости;

- кассовые чеки;

- и иные документы.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в ТЛЦ «Белинтертранс» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь.

Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Командировочные удостоверения заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.

Выбывающие в командировку работники регистрируются и в специальном журнале.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные и оперативные нужды, а так же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует порядку, описанному в теоретической части данной работы.

При необходимости, работники предприятия используют собственные средства, в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В этом случае работники обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах ТЛЦ «Белинтертранс». В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии составляться запись Д20, 26, 60 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету) и Д71 К50 (возмещение израсходованных сумм).

Ведение Главной книги на предприятии ведется автоматически, и в конце месяца формируются остатки и отражаются обороты за период.

Таким образом, отражение расчетов с подотчетными лицами в ТЛЦ «Белинтертранс» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ТЛЦ «Белинтертранс» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

3.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

В ТЛЦ «Белинтертранс» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

- порядок представления авансовых отчетов;

- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию.

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ТЛЦ «Белинтертранс» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта.

Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

Согласно НК РБ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РБ, и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы.

Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение данной курсовой работы можно сделать следующие выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

Объектом исследования данной курсовой работы является ТЛЦ «Белинтертранс».

Транспортно-логистический центр Минск БЖД, именуемый в дальнейшем Центр, был создан в марте 2009 года путём реорганизации, на основании приказа Начальника Белорусской железной дороги от 14.01.2009 г. №174Н. Предприятие создано на неопределенный срок.

выручка от реализации продукции сократилась на 9,46% в 2011 году по сравнению с 2010 годом, в целом за три года выручка от реализации продукции сократилась на 0,25% и составила к 2012 году 69223 млн. руб.

Прибыль от реализации продукции возросла на 20,25% в 2011 году по сравнению с 2010 годом, что главным образом связано с уменьшением себестоимости реализованной продукции на 14,74%.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами возрос на 2,44%, что в первую очередь связано с увеличением собственных оборотных средств на 27,78% в 2011 году по сравнению с 2010 годом.

Коэффициент платежеспособности увеличился на 16,97%, а коэффициент текущей ликвидности возрос на 52,37%, что свидетельствует об эффективности функционирования предприятия и его финансовой устойчивости на протяжении всего анализируемого периода.

Что касается ТЛЦ «Белинтертранс», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ТЛЦ «Белинтертранс» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Азрилияна, А.Н. Большой бухгалтерский словарь/ под ред. Азрилияна А.Н.- М.: Институт новой экономики, 2008. - 574 с.

2 Варламова, Т.П., Васильева Н.А., Неганова Л.М. Большая экономическая энциклопедия, самое полное современное издание/Т.П. Варламова. - М.:Юнити, 2007. - 789 с.

3 Григорцевич, Л.А. Бухгалтерский учет и аудит: учебно-методическое пособие для студентов всех специальностей/Л.А. Григорцевич. - Минск: Новое знание, 2008. - 267 с.

4 Инструкция по бухгалтерскому учету Учетная политика организации: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 26.05.2008 г., №85// Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2009. - № 98. - 6/141256.

5 Кожарский, Н.В., Кожарский В.В. Основы бухгалтерского учета/Н.В. Кожарский. - Минск: Мисанта, 2009. - 615 с.

6 Ладутько, Н.И. Бухгалтерский учет. Теория. Документы. Корреспонденция счетов. Регистры. Отчетность: практ. пособ. / Н.И. Ладутько; под общ. ред. Ладутько Н.И.- 6-е изд., перераб. и доп.- Минск: ФУАинформ, 2007.- 808с.

7 О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь, 18.10 1994 г. № 3321-ХП: в ред. Законов Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-3, от 17.05.2004 № 278-3, от 29.12.2006 № 188-3 и от 26.12.2007 г.// Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2009. - № 163. - 12/1115647.

8 Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановлением Министерства Финансов Респ. Беларусь, 29.07.2011 г. № 150// Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2011.- 8/24548.

9 Об утверждении форм бухгалтерской отчетности, Инструкции по заполнению и представлению форм бухгалтерской отчетности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь, 14.02.2008 №19// Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2009. - № 12. - 69/1042831.

10 Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010г. №38: в ред. Постановления Минфина от 23.03.2011 №12 // Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2009. - № 12. - 97/1045431.

11 Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь, 30.11.2007 г. № 180: в ред. Постановления Минфина Республики Беларусь от 22.04.2010 №50 // Национальный реестр правовых актов Респ. Беларусь. - 2007.- 8/17745.

12 Указ президента Республики Беларусь 13 июня 2005 г. № 274 Об утверждении положения о порядке направления в служебные командировки за границу (в ред. указов президента Республики Беларусь от 17.09.2007 № 431, от 13.12.2007 № 630, от 28.05.2008 № 286, от 26.08.2008 № 445, от 06.10.2008 № 545, от 30.09.2011 № 440, от 27.12.2011 № 602)

13 Постановление Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу (в ред. постановлений Минфина от 20.07.2001 № 81, от 22.02.2002 № 22, от 12.06.2002 № 84, от 31.07.2003 № 111, от 17.10.2005 № 123, от 24.08.2012 № 52, с изм., внесенными постановлениями Минфина от 12.09.2002 № 125, от 09.06.2003 № 92, от 10.08.2004 № 124, от 31.07.2006 № 91, от 13.12.2006 № 158, от 15.11.2007 № 165)

14 Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь 26 марта 2012 г. № 3а Об утверждении методики оценки эффективности служебных командировок за границу и методических рекомендаций по составлению отчетов об их результатах и эффективности (в ред. постановления МИД от 03.04.2012 № 5)

15 Пономаренко, П.Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: учеб. пособ./ Пономаренко П.Г.; под общ. ред. Пономаренко П.Г.- 2-е изд., испр.- Минск: Выш. Шк., 2007.- 527 с.

16 Пошерстник, Н.В. Бухгалтерский учет: учеб.-практ. пособие/Н.В. Пошерстник. - Спб: Питер, 2007. - 540 с.

17 Чечеткин, А.С. Организация учета и аудита: учебное пособие/ А.С. Чечеткин. - Минск: ИВЦ Минфина, 2009. - 254 с.

Размещено на Allbest.ur

...