Правила хранения, приёма и выдачи денежных средств регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждён письмом Банка России № 18 от 04.10.1993 г).

Приём наличных производиться по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1).

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, заверяется.

Бухгалтер-кассир, получая наличные деньги от физических лиц, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и бухгалтера-кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится бухгалтером-кассиром по приходному кассовому ордеру.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер.

Для выдачи наличных денег на расходы работнику под отчет (подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии ? руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии ? руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью)"Получено" или "Оплачено". При выдаче заработной платы, премий основанием для выплат служат платежные ведомости.

В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется бухгалтером-кассиром в кассовой книге.

Организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге производятся бухгалтером-кассиром в двух экземплярах сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу.

Ежедневно в конце рабочего дня бухгалтер-кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает главному бухгалтеру второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге.

Приходные и расходные кассовые документы, кассовая книга ведутся автоматизировано.

На основании оборотно-сальдовых ведомостей, которые являются регистром синтетического и аналитического учета, данные переносятся в Главную книгу и Бухгалтерский баланс.

Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: платежные поручения, чеки.

Наличные деньги с расчетного счета выдаются на основании чека, который представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму с его расчетного счета. Предприятие имеет чековую книжку учреждения банка. Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег.

Безналичные расчеты предприятие осуществляет с помощью платежного поручения, в котором указывается реквизиты плательщика и получателя, сумма оплаты, назначение платежа.

О движении денежных средств на расчетном счете учреждение банка извещает предприятие выписками банка.

Выписка с расчетного счета - это второй экземпляр лицевого счета предприятия открытого ему банком.

В выписке указываются все поступления и списания средств с расчетного счета, остаток на нем на начало и на конец дня. К выписке прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых происходит списание или зачисление средств на расчетный счет.

Ежедневно банк предоставляет предприятию выписку по его расчетному счету, содержащую перечень всех зафиксированных за день операций. Поскольку выписка по расчетному счету представляет собой копию аналитического (лицевого) счета предприятия, ее используют в качестве регистра аналитического учета к счету 51 "Расчетные счета".

В основном организация проводит безналичные расчеты посредством платежных поручений. Оплата услуг банка за совершаемые операции осуществляется при помощи банковского ордера.

3.2 Синтетический и аналитический учёт денежных средств

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе рабочим планом счетов предусмотрен активный синтетический счет 50 "Касса".

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту - суммы, выданные наличными.

Кассовые операции, отражаются в оборотно-сальдовых ведомостях, а данные регистры ведутся при помощи Excel ? поступление денежных средств в кассу и расходование за месяц.

Основанием для заполнения оборотно-сальдовых ведомостей служат отчеты кассира. Данные оборотно-сальдовых ведомостей служат основанием для заполнения главной книги по счёту 50 "Касса".

Большая часть расчётов между муниципальными образовательными учреждениями Тайшетского района осуществляется безналичным способом, путем перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя.

Все временно свободные денежные средства предприятия, за исключением наличных денег в кассе, должны хранится на его расчетном счете, открытом в отделении банка.

С Иркутским отделением № 8586 СБ РФ в г. Тайшете у нас заключены договоры на открытие расчётных счетов и осуществление расчетно-кассового обслуживания.

Списание денежных средств с расчетного счета по требованиям, производится в порядке календарной очередности поступления документов. Наличные расчеты производятся в соответствии с "Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ", утвержденное постановлением Центрального Банка РФ № 14-П от 05.01.1998 г.

Для учета операций расчетного счета предусмотрен активный счет 51 "Расчетные счета". Дебет счета 51 отражают поступления средств на расчетный счет с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие на расчетный счет за месяц, оборот по кредиту - суммы, снятые со счета.

3.3 Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производиться в соответствии с письмом Центрального банка РФ № 18 от 04.10.1993 г. (в ред. от 26.02.1996 г.) "Порядок ведения кассовых операций в РФ".

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Для проведения инвентаризации кассы создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации", что служит бухгалтерии основанием для определения остатков денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо дает расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по денежным средствам сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Сведения о фактическом наличии денежных средств записываются в акт инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие денежных средств при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета.

По результатам инвентаризации составляется акт, в котором указываются излишки или недостачи денежных средств. На обратной стороне акта материальное лицо пишет объяснение причин излишков или недостач, если таковые имеются.

По результатам инвентаризации по состоянию на 1 января 2017 года на начало рабочего дня излишек и недостач не выявлено. При выявлении расхождений фактического наличия ценностей в кассе с данными учета руководитель выносит решение об их списании. Выявленные излишки подлежат зачислению в доход предприятия и приходуются по дебету счета 50 "Касса" с кредита счета 91-1 "Прочие доходы". Выявленные недостачи списываются в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счета 50 "Касса". Если недостача произошла по вине кассира, то на основании договора о полной материальной ответственности, заключенного с ним, кассир обязан ее возместить. Поэтому недостача по вине кассира списывается с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

3.4 Контроль учета денежных средств

Контроль по учету денежных средств проводится посредством аудиторской проверки.

Целью аудиторской проверки по движению наличных денежных средств является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу "Денежные средства" и соответствии применяемой методики учета денежных средств в кассе и на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.

Основными задачами учёта денежных средств и расчётов являются:

? оценка состояния синтетического и аналитического учета наличных денежных средств;

? своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчётов, ведению кассовой книги, учета кассовых операций;

? проверка соблюдения организацией нормативных актов при работе с наличностью;

? оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств в кассе;

? получение перечня банковских счетов и согласование остатка средств с банковскими выписками.

Источники информации, используемые при аудите, зависят от принятой учётной политики (определены ли сроки проведения инвентаризации кассы; утверждён ли график документооборота; определён ли перечень субсчетов в рабочем плане счетов), а именно от формы бухгалтерского учёта, применяемых регистров учёта и последовательности записей в них.

При проверке учета движений средств в кассе необходимо, прежде всего, изучить порядок хранения, расходования и учета денежных средств, установленный Письмо Центрального банка РФ № 18 от 04.10.1993 г., а также Указания Центрального Банка России № 1843-У от 20.06.2007, регламентирующее установление предельного размера наличными деньгами между юридическими лицами.

Следует изучить первичные документы по учету кассовых операций: кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера, выдачи договоренностей, чеки, отчеты кассиров, авансовые отчеты подотчетных лиц, Главную книгу или оборотно-сальдовые ведомости и другие документы, а также учетные регистры по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Информация, используемая аудитором при проверке операций по движению денежных средств, также включает: основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций в кассе, на расчетном счёте в банках и бухгалтерский учет этих операций; приказ об учетной политике организации.

По приказу об учетной политике аудитор знакомится:

? с рабочим планом счетов, используемых для отражения операций по движению денежных средств;

? применяемой формой бухгалтерского учета и перечнем регистров по учету денежных средств в кассе, на счетах в банке;

? документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учетом денежных средств;

? перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов.

Операции наличия и движения денежных средств оформляются унифицированными формами первичной учётной документации, утверждёнными Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.:

? приходные кассовые ордера (КО-1);

? расходные кассовые ордера (КО-2);

? оборотно-сальдовые ведомости;

? кассовая книга (КО-4);

? акты инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15).

Синтетический и аналитический учёт движения денежных средств ведётся в оборотно-сальдовых ведомостях, Главной книге. Остатки по счетам 50, 51 отражаются в бухгалтерском балансе и в отчете о движении денежных средств (ф. № 4).

На ознакомительном этапе проверяется: ? наличие договора с банком об обслуживании расчетного счета; ? наличие справки из банка об установлении лимита остатка денег в кассе; ? порядок и сроки сдачи выручки в банк, дни выдачи зарплаты; ? наличие договоров о полной материальной ответственности с лицами, ответственными за сохранность денежных средств; ? наличие акта ревизии кассы при смене кассира в проверяемом периоде.

Источником контрольных данных для проведения аудиторских проверок являются записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета в учетных регистрах и первичных документах, а также в Главной книги.

Для определения уровня системы внутреннего контроля денежных средств и других ценностей в кассе, кассиру и бухгалтерской службе организации было предложено ответить на вопросы (табл.1):

Таблица 1 - Анкета тестов проверки состояния средств внутреннего контроля и системы учёта денежных средств

Из данных тестирования следует, что внутрихозяйственный контроль расчетных операций удовлетворительный, не всегда соблюдается выполнение отдельных принципов и требований бухгалтерского учета.

Денежные средства хранятся в сейфе, дубликаты ключей находятся в сейфе у директора, что говорит об удовлетворительном контроле. В организации установлена сигнализация и заключён договор на охрану ? надлежащие условия хранения денежных средств обеспечены.

Нет контроля за регистрацией кассовых ордеров в журнале регистрации, контроль осуществляется за ведением кассовой книги, за полнотой оприходования поступивших денежных средств, проверка отчётов - риск контроля низкий.

Из тестирования общих вопросов внутреннего контроля бухгалтерского учета можно констатировать, что вероятность пропуска ошибок находится на среднем уровне, а поэтому аудитор в свою индивидуальную программу проверки должен включить и направить особые усилия на проверку тех вопросов, которые не подверглись внутреннему контролю или мало уделялось внимания этим вопросам со стороны бухгалтерии.

Аудиторская проверка кассовых операций проведена сплошным методом.

Контроль за сохранностью и использования денежных средств в кассе ведется в соответствии с Письмом Центрального банка РФ "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации" № 18 от 04.10.1993 г. Контроль осуществляют директор и главный бухгалтер. Помещение кассы изолировано, поэтому в помещение не допускаются лица, не имеющие отношения к работе. Все наличные деньги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса организации оборудована сигнализацией, есть охрана помещения. Дубликаты ключей хранятся в сейфе директора.

Не нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств при сдаче в банк. Кассиру предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег. В салон транспортного средства не допускаются лица, попутно следующие. Кассиру даются поручения, имеющие только отношения к получению и доставке денег. Нарушений не выявлено, что свидетельствует о высоком уровне системы внутреннего контроля.