Организация Архивного фонда Российской Федерации: история и современное состояние

- централизации (Федеральное архивное агентство регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - частных собственников документов Архивного фонда РФ);

- унификации (установлены единые требования к учётным данным, единая методика учёта, единые формы учётных документов);

- динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учётные документы или составляются новые учётные документы);

- полноты и достоверности государственного учёта.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством[9].

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

Особому учёту подлежат особо ценные и уникальные документы.

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.

Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.

Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.

Таким образом, комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

1.3.3 Использование документов архива

Использование архивных документов

Под использованием документов архива понимают применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма и, прежде всего, досконального знания научно-справочного аппарата данного архива. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность:

- за точность, достоверность и своевременность предоставления информации;

- использование информации во вред интересам общества и личности;

- отказ в предоставлении информации.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (федеральный, областной, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, объединения, как правило, уже. Основные потребители информации - это руководство и сотрудники структурных подразделений данной организации, обращающиеся в архив с запросами, возникающими в ходе их повседневной деятельности. Кроме того, пользователями являются лица, работавшие (учившиеся) в организации ранее, которым информация необходима в социально-правовых целях. Однако и в ведомственный архив могут обращаться другие организации, средства массовой информации и иные категории пользователей.

Направления использования - фундаментальные (принципиальные) ориентиры в деятельности Федеральной архивной службы и архивных учреждений, в современном архивоведении важнейшими направлениями использования архивных документов являются:

- укрепление российской государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования документов - это основные задачи, решаемые в ходе использования документов. Они более тесно связаны с задачами конкретной организации. Цели использования документов бывают:

- управленческие;

- политические;

- экономические;

- научные;

- культурные;

- социально-правовые (обеспечение законных прав и интересов граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства, организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивных документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, учреждения, при подготовке нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ; в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, документов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров, при определении межгосударственных границ и т.д.

Существенную роль использование архивных документов играет в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды - материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

- при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития за предшествующий период и на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);

- при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;

- при осуществлении научных и прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);

- для оптимизации производственных и т технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т.д.)

Архивные документы активно используются в городском и коммунальном хозяйстве (сведения по истории строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.)

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по материалам исторических источников, хранящихся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но студенты и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки альбома и т.д.

Использование документов в культурных целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзор. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без обращения к проектной документации, планам и другим источникам.

Использование документов в социально-правовых целях - это исполнение запросов, обеспечивающих законные права и интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит зачастую судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу. Сроки исполнения их строго лимитированы.

Основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов с целью обеспечения законных прав и интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- проведение информационных мероприятий (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации, организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий);

- публикация документов.

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику, однако технология, например, методика исполнения запросов отличаются мало.

Информационное обеспечение пользователей осуществляется двух формах - по инициативе пользователя (исполнение запросов) и по инициативе архива (инициативное информирование).

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов. Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации. Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

- персональные (в том числе биографические - о жизни конкретного лица и генеалогические - об истории семьи, рода);

Организация и использование архивного фонда

- социально-правовые (направленные на обеспечение законных прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

- о трудовом стаже;

- размере заработной платы;

- службе в Вооруженных силах;

- участии в Великой отечественной войне 1941 - 1945 гг. и других военных конфликтах, участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории в блокадном Ленинграде и др.;

- пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

- нахождении на излечении, состоянии здоровья;

- награждении, присвоении званий;

- образовании, учебе;

- репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

- рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

- творческой деятельности и авторских правах;

- имущественных и наследственных правах и др.

Запросы, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом (в том числе российских граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы, как правило, называют «консульскими». Они являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, общества, Центр розыска и информации ЦК Общества Красного Кресса Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

- прием запроса и работа с заявителем;

- поиск запрашиваемой информации;

- составление и выдача заявителям ответов на запросы.

Работая с заявителем, следует ему пояснить, что к составлению запроса надо отнестись с большим вниманием, изложив в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, из рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускорит работу архивистов по исполнению запроса. Наконец, если запрос относится к категории платных, необходимо в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Ведомственный архив обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

Архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

- архивной справки;

- информационного письма;

- архивной копии;

- архивной выписки;

- тематического перечня документов;

- тематической подборки копий документов;

- тематического обзора документов.

При исполнении социально-правовых запросов архив готовит архивную справку, архивную выписку или архивную копию. Архивная справка - документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивная копия - это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных. Архивная выписка - это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященным нескольким, не связанным между собой вопросам.

Информационное письмо - это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

Наконец, при исполнении тематических запросов организации и граждан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки копий документов, тематические обзоры документов. Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных. Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему. Тематический обзор документо в - информационно-поисковый справочник, содержащий подобную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Соотношение положительных и отрицательных ответов на запросы неодинаково для федеральных, краевых, областных, районных, городских архивов и ведомственных архивов. Для повышения результативности справочной работы архива надлежит принять следующие меры: совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонда, по которым исполняется большая часть запросов. Помимо положительных ответов (когда запрашиваемые документы или информация обнаружены) или отрицательных ответов на запросы (когда запрашиваемая информация не обнаружена или опровергнута с помощью архивных документов) существуют непрофильные запросы. Непрофильным называется запрос, направленный в данный архив явно не по адресу, когда запрашиваемых документов в данном архиве быль не может. Например, человек обращается с запросом о трудовом стаже в организацию, потому что по этому адресу он работал 20 лет назад. Но помещение уже занято другой организацией, не являющейся преемником прежней. В таком случае заявителю следует дать письменные рекомендации о том, где могут храниться интересующие его документы.

При исполнении запросов очень важно помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов - 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива - 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документах архива - не более 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по выявлению документов. В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

Документы Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника.

Порядок использования документов Архивного фонда РФ установлен Федеральным архивным агентством в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом РФ „О государственной тайне“, другими федеральными законами и нормативными актами Президента и Правительства РФ, касающиеся информации, информационного обеспечения и обмена, а также законами и нормативными актами субъектов РФ.

Основными формами использования документов являются:

- информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений, граждан в соответствии с их запросами;

- инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений;

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- использование документов в средствах массовой информации;

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Основными принципами использования документов Архивного фонда РФ являются общедоступность и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность поиска, получения и использовании информации пользователем.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации [10].

Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России.

Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями Федерального архивного агентства России совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, учреждениями, организациями и предприятиями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

1.4 Понятие архива электронных документов

В 2006 году мы начали впервые принимать материалы последней всероссийской переписи населения, состоявшейся два года назад, на электронных носителях, и будем хранить эти материалы на компакт-дисках. Это совершенно новый для нас носитель, который будет иметь все большее распространение в мире, и у нас в том числе. Для этого нужна соответствующая материально-техническая база. Для оперативного поиска документа необходима компьютерная система поиска информации, что также требует соответствующего материально-технического обеспечения и обучения кадров, работы персонала, программного обеспечения [11].

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали федеральная целевая программа "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Проблемы по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они[12]:

- в оперативном использовании в организации;

- в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);

- в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK).

На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск)[13], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.

Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

Таким образом, архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Проблема электронных документов - это в первую очередь проблема понятия электронных документов и признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности.

Проблема электронных технологий в делопроизводстве - это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Период конца XX - начала XXI вв. характеризуется созданием новых источников информации, таких как документы на электронных носителях и аудиовизуальная документация и продвижение интернет-систем и услуг. В наше время в связи с ростом проявления огромного интереса к использованию, хранению и собиранию архивных документов растет и актуальность этого вопроса. Понятие «архивный фонд» употребляется в том значении, как оно понимается в архивоведении. А именно совокупность всех зафиксированных и переданных на хранение на территории страны документов. Все эти документы являются востребованными в той или иной степени. В нашу эпоху, которую называют информационной, имеется огромное число потребителей информационных услуг в различных сферах. Архивные учреждения также ищут свое место в этой культуре масс-медиа. И в настоящее время широко развито массовое использование архивных документов.

Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам.

2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы.

3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды.

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах" (ст. 5) лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов.

"Положение об архивном фонде Российской Федерации" (1994г., п. 6) и "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002г., п. 6.1.7.2) устанавливают срок временного хранения "документов на машинных носителях в течение 5 лет".

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения" (2000г., с. 8) и "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000г., с.6) определяют "срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях", что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации.

В "Основных правилах работы архивов организаций" (2002г. ) значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации (п. 2.1.4, 2.3.5).

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования.

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив.



глава 2. Организация архивного фонда на примере Издательства КФУ

2.1 История Издательства КФУ

История издательства насчитывает уже более двух сотен лет.

В 1808 году, через четыре года после открытия Казанского университета, было принято решение организовать типографию, чтобы «печатать все, что служит распространению знаний в его округе». Из Петербурга были получены необходимые типографские принадлежности, и 20 января 1809 типография начала функционировать, первое время помещаясь в клиническом дворе, где она занимала нижний этаж. В 1827 году к университетской типографии была присоединена и «Азиатская типография», еще в 1802 году учрежденная для печатания в интересах мусульман Корана и других магометанских духовно-религиозных книг.

Интересно, что «Общий план всех зданий, Казанскому университету принадлежащих» 20-х гг. ХIХ века демонстрирует нам, что в то время типографский двор находился примерно на том же месте, на котором находится Издательство Казанского университета и сегодня. А в первой половине 40-х годов университетская типография приобрела себе собственное здание на Черноозерской улице.

К концу XIX века типография Казанского университета стала одним из крупнейших полиграфических предприятий России. Благодаря своей издательской базе университет мог печатать рукописи местных авторов, переводы с иностранных языков. Типография сыграла значительную роль в популяризации идеи университета в местном обществе.

В советское время Издательство Казанского университета находилось в перечне ведущих издательств страны. За это время была выпущена в свет не одна тысяча изданий.

Сегодня Издательство Казанского университета является одним из крупнейших вузовских издательств Республики Татарстан, выпускающим не только монографии, сборники научных трудов и материалов конференций, учебные и учебно-методические пособия (более 200 книг в год), но и научно-публицистическую, художественную и справочную литературу, а также другие виды печатной продукции: буклеты, брошюры, календари, визитки, афиши.

В 2007 году в соответствии с постановлением Правительства РФ самостоятельное существование ФГУП «Издательство Казанского университета» было прекращено, но в то же время было воссоздано в виде обособленного структурного подразделения Казанского университета, в состав которого вошли:

- редакционный отдел ФГУП «Издательство Казанского университета»;

- лаборатория оперативной полиграфии, бывшая офсетная лаборатория;

- редакция журнала «Ученые записки Казанского университета

- редакция журнала «Известия вузов. Математика»;

- редакция газеты «Казанский университет»

Полиграфическая база, находящаяся в распоряжении Издательства КФУ, реорганизована из Издательского центра КГУ.

В 2012 году с присоединением к Казанскому федеральному университету КГФЭИ в состав Издательства КФУ вошла типография института.

Рис.1.

Первая клиника университета. 1890-1900 гг. Сейчас в этом здании находится Издательство Казанского университета

2.2 Структура Издательства КФУ

Деятельность работников Издательства КФУ регламентируется должностными инструкциями, При изменении функций и задач работников Издательства КФУ инструкции пересматриваются,

В состав Издательства входят:

- редакционный отдел

- производственный отдел

- отдел маркетинга

- архив

- бухгалтерия

2.3 Организация работы архивного фонда Издательства КФУ

Архивный отдел Издательства КФУ руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ "Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации. Основными задачами Отдела являются:

- управление архивным делом Издательства КФУ;

- организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Издательства КФУ

- развитие и совершенствование архивного дела Издательства КФУ анализ его состояния;

- координация деятельности в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

- осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

- архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.

Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

- постоянного хранения;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации.

Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующих технических средств - создает автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.

Осуществляет организационно-методическое руководство делопроизводством организаций-источников комплектования Отдела, в том числе:

- по согласованию с руководством организаций, в соответствии с заключенными Издательством КФУ договорами, проводит проверки состояния делопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;

- рассматривает и представляет в архивный отдел КФУ для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;

- изучает и обобщает результаты работы делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

- разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Отдел информирует заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организует работу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, использует иные средства для достижения указанной цели.

Работники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и трудовыми договорами.

Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.

Архивные документы активно используются для привлечения населения, в том числе молодежи, к изучению истории родного края. Ежегодно оформляются стенды и выставки вновь поступивших в архив документов и наиболее интересных материалов архивных фондов.

Значительная часть рабочего времени отводится на исполнение запросов социально-правового характера. Если раньше в основном запрашивали сведения о трудовом стаже и размерах заработной платы, то в последнее время в архив все чаще обращаются за правоустанавливающими документами на домовладения и земельные участки. При отсутствии необходимой информации, архивисты консультируют граждан о дальнейших поисках. Архив также информирует пользователей, в том числе работающих с населением организации, о месте хранения нужной документации, что во многом облегчает получение необходимых документов.



глава 3. Мероприятия и рекомендации по совершенствованию организации архивного фонда Издательства КФУ

В целом, для архивной службы требуются такие новые разработки, как

1. Стол справок, программа, обслуживающая различные разовые обращения за справочной информацией и посещения исследователей читальных залов,

2. Программа, формирующая именные каталоги,

3. Программа, фиксирующая историю административно-территориального деления административно-управленческого района области.

4. Программа, фиксирующая историю госучреждений, находящихся в административно-управленческом районе области,

5. Электронный перечень документов, программа, необходимая для учета документов, предоставляемых для проведения различных выставок и мероприятий.

Ожидается поступление от Росархива Программы учета источников комплектований и новая версия ПК "Архивный фонд", "Фондовый каталог".

На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров. Архивный отдел Издательства КФУ уже проделал необходимую работу по этому вопросу и в 2012-2015 годах начал новую Программу по развитию системного программного обеспечения для госархивов.

...