Организация Архивного фонда Российской Федерации: история и современное состояние

На сегодняшний день архивное программное обеспечение (ПО) составляет порядка 70 разнообразных программных средств.

Если рассмотреть имеющееся программное обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений, то наибольший удельный вес имеет:

1. Раздел Создание информационно-поисковых систем (НСА). Значительная часть этих программ предназначена для создания наиболее востребованных тематических БД информационно-поискового направления - это учетные задачи и созданные на их основе порядка 50 различных БД - различные тематические именные каталоги, картотеки решений партийных и исполнительных органов власти, учет и ведение дел и учетных карточек членов КПСС, каталоги по истории госучреждений и "Указатель фабрик и заводов"; программы по переработка описей; межфондовые указатели и другие.

Этот блок программных средств необходимо пополнить новыми разработками:

1. Программа "АТДСО - Административно-территориальное деление Самарской области" - предназначена для ведения тематической базы данных по событиям, связанным с административными единицами Самарской области.

В данной программе реализованы следующие возможности:

Формирование и редактирование справочников: административного деления Самарской области и указателей, формирующих список указателей при печати книги.

Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.

Поиск необходимых записей по ключевым полям: административной единице, году в котором происходили события.

Печать книги: вывод базы данных в формат MS-Word, с заданной структурой текста, автоматическим формированием оглавления, сносок и списка указателей.

Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.

2. Программа "НСА" - научно-справочный аппарат - предназначена для проведения комплекса работ по составлению научно-справочного аппарата, который включает в себя переработку и усовершенствование описей, составление межфондовых указателей, каталогов, перечней дел, списков фондов государственного архива.

В программе реализованы такие возможности:

- формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.

- переработка описей (изменение систематизации дел по заданному правилу).

- составление необходимого научно-справочного аппарата к описи (титульный лист, оглавление, предисловие, предметный, именной, географический и тематический указатели, переводная таблица шифров).

- формирование итоговой записи к описи.

- формирование описи особо ценных дел и описи уникальных дел.

- составление межфондовых указателей, каталогов и перечней дел, по заданному ключу.

- вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.

- ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.

По разделу «Учет использования документов АФ РФ» можно привести такие разработки как "Картотека тематики исследований", регистрация, учет и исполнение социальных запросов, "Стол справок". В этой группе задач требуются новые разработки.

3. Раздел Обеспечение сохранности документов и Государственный учет документов АФ РФ. По этому направлению продолжается работа по внедрению ПК "Архивный фонд" во всех государственных и ведомственные архивных учреждениях Самарской области.

Необходимо создание нового программного комплекса "ОСД - обеспечение сохранности документов" - предназначенного для выполнения работ по обеспечению сохранности документов в области выдачи - раскладки дел, топографии, проверки наличия и состояния дел, розыска дел, учёта физического состояния дел.

Программа обеспечения сохранности документов позволит реализовать следующие возможности:

- Формирование и редактирование фондов, описей дел с привязкой к фондам.

- Формирование и редактирование хранилищ, стеллажей, полок, привязка дел к полкам.

- Ведение журнала выдачи - раскладки дел.

- Составление топографических указателей фондов, стеллажей, хранилищ.

- Формирование паспорта архивохранилища.

- Составление перечней дел по заданным ключам.

- Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.

- Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.

Эта программа вместе с ПК "НСА" ("Архивные справочники") работают на общей базе данных, и во многом повторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современными разработками, хорошо адаптированы в операционной системе MS Windows, легче в практической работе.

4. Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Самарской области пока укомплектован небольшим количеством программных комплексов. По этому разделу необходимо реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый, "коробочный" продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Данная программа предоставляет:

- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

- Учет различных видов документов.

- Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

- Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

- Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

5. Раздел Организация деятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализа деятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральное архивное агентство.

В рамках этого раздела необходимо реализовать программу " УПП - Учет плановых показателей архива", которая предназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работы архивных учреждений области.

Программа позволяет реализовать следующие возможности:

- Формирование и редактирование справочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.

- Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.

- Выбор информации по множеству параметров: архивы, показатели, год, периоды - для дальнейшего анализа и сравнения, с возможностью экспорта в Excel.

- Печать статформ, сформированных по утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.

- Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.

Автоматизация учета документов архивного отдела.

Раздел автоматизации учета документов в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации предлагается внедрение программы автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

Система "Архивное дело" полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий (рисунок 1).

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

- Составление номенклатуры дел;

- Оперативное хранение дел;

- Подготовка дел для передачи на архивное хранение;

- Поддержка деятельности архива организации

Регистрация дел и документов - создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.

Приём исполненных документов из системы "ДЕЛО" или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.

Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).

Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.

Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.

Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.

Топографирование хранилища документального архивного фонда.

Автоматизированная подготовка номенклатуры дел

Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.

Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.

Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

Поиск дел и документов в архиве

Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.

Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.

Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.

Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.

Печать результата поиска.

Опция "Поточное сканирование"

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления электронных образов, отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации следующих процессов:

- прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);

- создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

По заключению специалистов Росархива "бесспорным достоинством системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов".

Заключение

Цель дипломного исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

Остальные архивы (АФ РФ, РГАЭ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуются документами действующих учреждений, организаций и предприятий, а также фондами личного происхождения, хотя некоторые из них хранят документы и до советской эпохи (РГАВМФ, РГАЛИ, РГАКФД, ЦГАФД).

Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

Размещено на Allbest.ru