Організація аналітичного процесу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація аналітичного процесу



1. Умовою успішного проведення аналізу є чітка організація аналітичного процесу

Визначальним при цьому є здатність аналітика логічно відтворювати господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, реконструювати роботу бухгалтера.

Рис. Послідовність роботи аналітика

При цьому завдання аналітика - передати, наскільки це можливо, дійсність, яка інтерпретується в інформації, що вивчається; відтворити в загальному вигляді всі або окремі елементи інформації. Для цього необхідно розуміти взаємозв'язок економічної теорії, бухгалтерського обліку, економіки, фінансів, банківської справи і т. ін.; знати методику ведення бухгалтерського обліку, порядок складання фінансової звітності, вміти її інтерпретувати; мати навички аналітичної роботи (тобто вміти знаходити інформацію, обробляти її, узагальнювати і робити відповідні висновки).

Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, операціями та процедурами.

Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізованого показника, а також у кількісному та якісному його оцінювані щодо обраної бази або кількох баз порівняння.

Процедура є частиною етапу, зміст якої полягає в підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури.

Організація - це система раціональних, скоординованих дій вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. Організація економічного аналізу розглядається як технологічний процес, розподілений на окремі етапи. Перелік етапів у різних літературних джерелах неоднаковий. На їх кількість та послідовність впливають різноманітні чинники: наявність технічних і економічних засобів досягнення поставлених цілей, структура управління, система обліку тощо.

Найпоширенішими етапами аналітичної роботи є підготовчий, основний (аналітичний), завершальний (підсумковий).

Якщо аналітичне дослідження умовно поділити на три основних етапи (підготовчий, аналітичний та підсумковий), то всю сукупність методичних прийомів відповідно до вказаних етапів можна згрупувати, як наказано в табл. При проведенні економічного аналізу на різних його етапах застосовуються різноманітні прийоми в тій чи іншій комбінації. Так, при попередньому аналізі будь-якого явища загальні економічні показники розкладаються (деталізуються) на частини, порівнюються, групуються. Як правило, економіст не зупиняється на попередньому аналізі. Аналітику важливо знати причини відхилень, виявити фактори, що їх зумовили, оцінити їх кількісний вплив на загальний результат роботи. Це дозволить запобігти, негативним змінам у майбутньому. Для кількісного виміру впливу окремих факторів використовують спосіб ланцюгових підстановок, балансовий метод, сучасні економіко-математичні методи та ін.

Таблиця Методичні прийоми економічного аналізу за етапами аналітичної роботи

№ з/п	Методичний прийом	Етап економічного аналізу
		Підготовчий	Основний (аналітичний)	Завершальний (підсумковий)
1	Аналітичні групування	X		X
2	Обчислення середніх та відносних величин	X
3	Динамічні ряди	X
4	Вибіркові прийоми	X
5	Перерахунок показників	X
6	Балансове узагальнення	X		X
7	Порівняння		X	X
8	Деталізація показників		X
9	Кореляційні прийоми		X
10	Математичне програмування		X
11	Теорія ігор і масового обслуговування		X
12	Статистичне моделювання		X
13	Елімінування
14	Сучасні ЕОМ	X	X
15	Матричне обчислення		X	X
16	Графічні прийоми		X	X
17	Комплексне використання методичних прийомів		X	X

Примітка. „X" означає можливість використання економічного аналізу

На завершальному (підсумковому) етапі економічного аналізу, при узагальненні результатів, першочергового значення знову набувають прийоми порівняння та групування, які дозволяють систематизувати окремо виявлені резерви за кожним видом або групою ресурсів.

Розглянемо детальніше особливості та зміст кожного з етапів аналітичної роботи.

Підготовчий етап - етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу та графічного проведення, розробку програми та всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т.д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу та попереднє ознайомлення з нею.

Щодо мети та завдань економічного аналізу, то це питання детально розглядається в першій темі посібника, а об'єкти економічного аналізу відбирають, виходячи із визначеної мети дослідження.

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за визначеною програмою або об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки та недоліки.

Організація аналітичної роботи не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як, наприклад, організація облікового процесу. У зв'язку з цим упорядкованість досягається шляхом створення внутрішнього документу (зокрема, ним може бути наказ про облікову політику).

При цьому основою організації економічного аналізу є його планування, яке проводиться на підготовчому етапі. Для цього складаються план аналітичної роботи та програми аналізу.

План проведення аналітичної роботи складається на рік, півріччя або квартал.

У плані аналітичної роботи висвітлюються:

тема аналізу та напрями використання його результатів;

програма та календарний графік проведення, розподіл окремих ділянок роботи між виконавцями, а також строк (термін) проведення аналізу. Графік виконання аналітичних робіт має передбачити найстисліші терміни, оскільки чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом;

перелік джерел аналізу та способи отримання інформації, якої не вистачає;

розробка макетів аналітичних таблиць і вказівок про їх заповнення, а також пропозиції щодо графічного оформлення матеріалів і результатів аналізу; загальне методологічне забезпечення.

У комплексному плані аналітичної роботи доречно використати сітьові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами підприємства з метою фіксування того, хто, коли та куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу.

В плані організації та проведення аналізу в цілому по підприємству повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним управлінням аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівками та інструктивними матеріалами), а також з контролем за її ефективністю.

У програмі проведення аналізу з конкретної теми відображаються: мета, об'єкт, джерела інформації, терміни, ступінь деталізації та глибина вивчення окремих аспектів діяльності, виконавці та розподіл обов'язків між ними, методика аналізу (типова або із врахуванням специфіки об'єкта, що вивчається), розробка макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення.

Програма проведення економічного аналізу може бути розроблена за схемою показаною в табл.

Таблиця - Програма робіт з проведення економічного аналізу

№ з/п	Зміст роботи	Періодич ність	Строк виконання	Виконавець	Форма оформлення результатів	Використання результатів аналізу

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу та від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційіюго підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш-менш технічний характер (збирання, систематизація, оброблених даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки та вручну без участі найкваліфікованіших працівників. Інша частина робіт - безпосередньо аналітичне оброблення згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі добре підготовлених теоретично та практично фахівців.

Розробка програми, вибір методики аналізу - важливі процедури підготовчого періоду, що значною мірою визначають кількість та ефективність усієї аналітичної роботи. Відображення в програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від напряму аналізу, періоду (місяць, квартал, рік), рівня управління (підприємство чи його підрозділ), суб'єкта аналізу тощо.

Аналітичний етап роботи включає:

збирання (із залученням статистичної звітності, даних синтетичного та аналітичного обліку, планової документації, результатів спеціальних спостережень тощо) і перевірку достовірності інформації, що використовується (достатня та достовірна інформація - головна умова ефективності аналітичної роботи). Обсяг інформації, шо використовується при економічному аналізі, повинен бути необхідним та достатнім. Збирання інформації - процес трудо-

місткий, тому отримання зайвої, такої, що не відповідає завданням дослідження, інформації призводить до підвищення вартості робіт;

систематизацію накопичених матеріалів;

забезпечення зіставленості показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови і т. ін.);

статистичне оброблення отриманих даних (вираховування середніх, відносних величин, групування показників і т. ін.), заповнення аналітичних таблиць;

розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення поставлених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеня їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами;

визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

На аналітичному етапі для оброблення та вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал методичних прийомів еконо-мічного аналізу (рис.5.2)

На підсумковому етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів господарювання, визначають заходи їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у відповідних документах.

Обов'язковим елементом цього етапу є систематичний кпнтооїй. за виконанням рішень, прийнятих відповідно до результатів аналізу.

Рис. Організаційні етапи аналітичної роботи на підприємстві

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу на підприємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує із залученням або без залучення комп'ютерної техніки. Централізована організаційна форма управління підприємством містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. За допомогою такої організаційної системи досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має й суттєві недоліки: відокремленість аналітичного процесу від процесів управління, низька економічність технології аналітичного процесу та ін.

При децентралізованій формі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється в діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є його окремим етапом, значно зменшується обсяг оброблення економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування міні- і мікроЕОМ.

На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує фінансовий директор (головний економіст), який є заступником голови правління з економічних питань. На малих підприємствах аналітичну роботу очолює зазвичай головний бухгалтер. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі з економічного аналізу.

Для координації аналітичної роботи можуть створюватися також техніко-економічні ради, до складу яких входять керівники всіх відділів і служб підприємства.

Виконання завдань економічного аналізу на всіх стадіях господарської діяльності підприємства потребує повного охоплення аналітичною роботою всіх служб і ділянок.

Отже, економічний аналіз входить до обов'язків не тільки працівників економічних служб, й технічних відділів (головного механіка, енерге-тика, технолога тощо), цехових служб, керівників ділянок тощо. Тільки спільними зусиллями роботи економістів, техніків, технологів, які мають різнобічні знання з питань, що вивчаються, можна комплексно дослідити проблему та знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення. Розподіляти аналітичну роботу між функціональними відділами та службами доцільно за принципом виконання службових обов'язків, враховуючи кількість, терито-ріальну цілісність структурних підрозділів і систем управління, структуру виробництва, структуру та технічну оснащеність управлінського апарату, організацію планування та обліку.

Розподіл обов'язків з проведення економічного аналізу повинен бути обґрунтованим. Від того, наскільки він доцільний, залежить не тільки повнота охоплення об'єктів аналізу, а й виключається можливість багаторазового (різними функціональними службами) проведення одних і тих самих досліджень. Це, в свою чергу, сприяє більш ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує комплексність аналізу.

2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства під час виконання аналітичних робіт

У зв'язку з прискореним розвитком суспільного виробництва, впровадженням досягнень науково-технічного прогресу, ускладненням господарських зв'язків обсяг інформації безперервно зростає. За оцінками вчених, обсяг інформації, необхідний для управління економічними й соціальними процесами, кожні 6-8 років подвоюється. Тому важливе значення мають мінімізація та раціональне використання інформації. Причому для прийняття управлінського рішення менеджерам необхідна специфічна, добре структурована інформація про об'єкт управління.

При організації економічного аналізу на підприємстві розробляють спеціальний „Табель аналітичних робіт" (табл. 5.3), зазначаючи в ньому повний перелік аналітичних робіт (завдань), відповідальних за них виконавців та співвиконавців.

Схема розподілу обов'язків щодо виконання аналітичних робіт передбачається програмою (табл. 5.4). Це забезпечує чіткість і своєчасність виконання відповідних функцій ліквідує дублювання.

Розподіл завдань економічного аналізу відповідно до суб'єктів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу або служби. Групування аналітичних робіт за відділами та службами відображають у документі певної форми (табл. 5.5).

Таблиця Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт

Суб'єкти аналізу	Функції виконання
Конструкторський відділ	Аналізує виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції, використання нових видів сировини та матеріалів І підвищення технологічності та економічності виробів, поліпшення їх експлуатаційних властивостей, надійності та міцності
Відділ капітального будівництва	Оцінює все, що пов'язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, модернізацією, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов'язаних з охороною навколишнього середовища, контролює повноту і вчасність введення в експлуатацію об'єктів
Виробничий відділ	Аналізує випуск продукції за обсягом та асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, брак і втрати, впровадження нової техніки й технологій, втрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, загальний технічний та організаційний рівень виробництва, дотримання технологічної дисципліни
Відділ технічного контролю	Визначає якість сировини та готової продукції, дотримання технологічної дисципліни, причини браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, розробляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яка випускається, і підвищення її якості
Відділ головного механіка	Вивчає стан експлуатації машин і обладнання, виконання графіків ремонту та модернізації обладнання, якість і собівартість ремонтів, повноту використання обладнання (за часом і потужністю) та виробничих потужностей
Відділ головного енергетика	Аналізує ефективність використання енергетичного обладнання спільно з технологічним відділом, проводить аналіз норм витрат енергетичних ресурсів
Технологічний відділ	Разом з відділом головного механіка вивчає виконання завдань щодо введення нової техніки, механізації та автоматизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю)
Відділ постачання	Контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, стан збереження складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельних витрат тощо
Відділ маркетингу	Вивчає „портфель замовлень", виконання договірних зобов'язань, стан :складських запасів І збереженість готової продукції
Відділ праці і заробітної плати	Аналізує забезпечення підприємства трудовими ресурсами за категоріями та Професіями, рівень продуктивності праці, трудомісткість виробів та її шиження, стан нормування праці та якості чинних норм
Відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтерія)	Бухгалтерія не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві та узагальнює ЇЇ результати, а й здійснює оперативний аналіз витрат, контролює рівень собівартості товарної продукції й окремих виробів за даними аналітичного та синтетичного обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими підприємствами й особами, величину й склад наявних на підприємстві запасів товарно-матеріальних цінностей тощо
Економічний відділ або відділ економічного аналізу	Здійснює складання плану аналітичної роботи та контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу, організовує дослідження й узагальнює результати економічного аналізу діяльності підприємства та його структурних підрозділів, розробляє заходи за підсумками аналізу
Юридичний відділ	Здійснює роботу з розгляду претензій, оцінює, які штрафи має платити підприємство через порушення контрактних зобов'язань

Таблиця Розподіл завдань економічного аналізу за суб'єктами управління

Короткий зміст аналітичних завдань	Суб'єкти управління	Лінійний управлінський персонал (майстри, начальники цехів)
	Конструкторський ВІДДІЛ	Відділ капітального будівництва	Виробничий відділ	Відділ технічного контролю	Відділ головного механіка	Відділ головного енергетика	Технологічний відділ	Відділ постачання	Відділ маркетингу	Відділ праці та зарплати	Відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтерія)	Економічний відділ	Юридичний відділ
А	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Заповнюючи наведену таблицю, вказують поставлені для вирішення аналітичні завдання, зазначають, хто саме є основним (відповідальним) виконавцем, співвиконавцем тощо.

Крім виконавців аналітичної роботи (див. табл. 5.5), перерахованих вище, суб'єктами економічного аналізу є як безпосередньо власники підприємства, кредитори, постачальники, покупці, податкові органи, персонал і керівництво підприємства, так і опосередковано зацікавлені в діяльності підприємства користувачі інформації (аудиторські фірми, консультанти, біржі, юристи, преса, асоціації, профспілки). Кожен суб'єкт економічного аналізу вивчає інформацію, виходячи із своїх інтересів. Так, власникам необхідно визначити зміну (збільшення чи зменшення) частки власного капіталу й оцінити ефективність використання ресурсів адміністрацією підприємства; кредиторам і постачальникам - доцільність продовження кредиту, умови кредитування, гарантії повернення кредиту; потенціальним власникам і інвесторам - вигідність вкладання в підприємство своїх капіталів і т.д.

Діяльність сучасного підприємства відрізняється глибиною й складністю зв'язків, високим ступенем розподілу праці, динамізмом технологічних, економічних, соціальних та інших процесів; складається із значної кількості подій та явищ, кожне з яких є джерелом інформації.

Інформація стає цінною лише за її необхідності, за взаємодії споживачів і джерел інформації. Інформація зменшує невизначеність, знімає незрозумілість, яка завжди виникає при нестачі даних. Вона може бути виражена набором літер, цифр, інших умовних знаків (символів) і осмислюється внаслідок чуттєвого сприйняття й уявлень людини.

Економічний аналіз займає проміжне місце між збиранням інформації та прийняттям управлінських рішень, тому його комплексність, глибина й ефективність багато в чому залежать від обсягу і якості інформації, що використовується. Для якісного управління необхідна оптимальна кількість достовірної інформації, оскільки її нестача не дає змоги отримати повного уявлення про предмет, що вивчається. При нестачі інформації важко як слід розібратися в ситуації, оцінити її й прийняти правильне рішення. З іншого боку, надлишковість інформації перешкоджає її швидкому оброблені, аналізу й узагальненню, в результаті чого можна зробити необґрунтовані висновки. Щоб зменшити обсяг інформації, її прагнуть стиснути, вдаючись до кодів, шифрів, спеціальних методів, що одночасно підвищує її корисну місткість. Особливо успішно вирішується ця проблема в умовах функціонування автоматизованих систем управління, що усувають потік непотрібної, надлишкової інформації.

Економічний аналіз виступає не лише споживачем інформації, а створює її для власних потреб і прийняття управлінських рішень. Для економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, мети та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними Даними, а широко використовує технічну, технологічну та Іншу інформацію.

Звертає на себе увагу величезний обсяг інформації, а також сучасні її види, такі як: реклама, яка, хоча поки і не досконала, однак має значні інформаційні можливості; машинні джерела; матеріали поліграфічні, засобів масової інформації та Інтернету; інформація професійних консалтингових фірм. На жаль, останнє з названих джерел знаходиться в стадії становлення, але його важливість важко переоцінити. Інформаційно-маркетингові центри займаються наданням інформаційних послуг щодо ситуації на ринках України та в інших країнах, дають можливість відслідковувати рейтингові оцінки найближчих конкурентів, полегшують формування раціональних ділових рішень.

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її оброблення та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних завдань. Найефективніше інформаційне забезпечення, що ґрунтується на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів у банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, і потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й оброблення необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення завдань у різних режимах, в тому числі й діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє створювати універсальні системи інтеграції та оброблення даних для різних підприємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення насамперед визначають склад і організацію нормативної бази, розміщення документації в основних інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно їх обсяг. Потім установлюють обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та інших управлінських завдань інформації, а також форми результивної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ слід враховувати вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.

Будь-який процес управління - це насамперед інформаційний процес, який передбачає виконання функцій зі збирання, передачі, оброблення, аналізу інформації і прийняття відповідних рішень. У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у Відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

Упровадження діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане з виникненням таких структур інформації, як меню-етовпці, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручному обробленню інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез ЕІ взаємозв'язані й грунтуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлено.

3. Інформаційне забезпечення аналітичного процесу

Під інформацією (від лат. informatio - пояснення, повідомлення, викладення) розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Розрізняють два поняття: „дані", що отримуються в результаті фіксації тим чи іншим способом змін у господарських процесах і явищах, та „інформація", що накопичується шляхом відповідного оброблення даних. Поняття „дані" нерідко замінюють поняттям „вхідна інформація", а „інформація" - поняттям „результативна інформація", оскільки збирання даних приводить до прийняття відповідних управлінських рішень. У тому разі, коли немає необхідності підкреслювати відмінність між інформацією й даними, вони вживаються як синсніми.

Інформація не є доступною для використання доти, доки вона не зафіксована. Інформація реєструється на документальних і машинних носіях, а та, що використовується в оперативному економічному аналізі, може бути виражена і в усній формі.

Залежно від поставлених мети і завдань впливу на об'єкт управління економічна інформація може класифікуватися за певними ознаками:

змінності: постійна, умовно-постійна і змінна інформація. До постійної відноситься інформація, яка не змінюється протягом певного періоду (наприклад, звітні дані); умовно-постійна інформація зберігає нові значення протягом тривалого періоду (наприклад, норми витрачання); змінна - відбувається часта зміна значень (наприклад, відомості про витрачання сировини та матеріалів);

насиченісті: недостатня, достатня та надлишкова інформація. Нині облік не завжди відповідає вимогам, які до нього висуваються. Наприклад, має місце багаторазове дублювання облікової інформації. Водночас багато показників не знаходять відображення в первинних документах, обліку та звітності. В ряді випадків відсутня стандартизація, уніфікація та раціоналізація складання та змісту документів (особливо тих, що готуються необліковими відділами та службами підприємств), недостатня інформація робить неможливим вирішення поставлених завдань, досягнення визначених цілей.

Інформацію можна класифікувати за такими частинами:

за способом зображення інформація буває: текстова, графічна (графіки, діаграми, схеми, креслення) і мультимедіа;

за функціональним призначенням: прогнозна, планова, нормативна, облікова інформація;

за ступенем оброблення - вхідна та вихідна інформація. Вхідна інформація (основа для наступного оброблення даних) реєструється в місці її виникнення (зберігання). Вихідна інформація - результат оброблення вхідних даних; поділяється на проміжну (що підлягала відповідному обробленню) і результатну;

за місцем утворення: внутрішня (що утворюєшся безпосередньо в межах об'єкта та характеризує його діяльність) і зовнішня інформація (що надходить ззовні);

за обсягом необхідних відомостей для управління економікою підприємства: комплексна й тематична, що відноситься до певного аспекту діяльності;

за носієм: немашинна (усна, телефонна, документальна) і машинна

інформація (на магнітних стрічках, дисках, датчиках даних тощо). Певна частина управлінської інформації повідомляється усно, особливо в нижчих ланках оперативного управління. Вся бухгалтерська інформація оформлюється відповідними документами і, отже, є документальною. Застосування сучасних інформаційних технологій у процесах управління підприємствами та інши-ми суб'єктами господарювання розширює можливості використання та підвищує значимість машинних носіїв інформації. Відомі й інші класифікаційні ознаки економічної інформації: за елементами структури (реквізити, показник, масив, потік), за предметом господарської діяльності (інформація про продукцію, послуги тощо).

Усі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна розподілити на окремі групи.

Нормативні, кошторисні, планові. До них належать усі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, бізнес-плани, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.

Джерело облікового характеру. До них належать усі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація. Звітність, яка використовується для потреб економічного аналізу, класифікується за кількома ознаками (табл. 5.6).

Таблиця Основні види звітності підприємства

Ознака класифікації	Види звітності
А	1
За джерелами складання	Бухгалтерська, статистична, податкова. Бухгалтерська звітність - це сукупність показників обліку, відображених у формі таблиць, що характеризують використання основних засобів, виробничих і трудових ресурсів за певний період. Вона складається лише за даними бухгалтерського обліку, до того ж із дотриманням балансового узагальнення облікової інформації. Статистична звітність складається в основному за даними оперативно-технічного та частково бухгалтерського обліку, використовується для вивчення суспільних явищ, встановлення закономірностей і тенденцій розвитку виробництва. Податкова звітність - звіти, які містять інформацію про нарахування та сплату податків і платежів. Найпоширенішими податковими звітами є Декларація про податок на прибуток та Декларація про ПДВ
За строками подання	Поточна (оперативна) і річна. Поточна звітність може бути тижневою, 15-денною, місячною, квартальною
За ступенем узагальнення інформації	Первинна та зведена звітність. Первинна звітність (вона базується на первинній звітності подається підприємствами, а зведена міністерствами, відомствами
За охопленням видів діяльності	Звітність може включати всі сторони діяльності підприємства чи лише одну її галузь (торгівлю, постачання тощо)
За поширенням на галузі економіки	Типова та галузева. В першому випадку використовуються типові форми звітності, а в другому - спеціалізовані, що відображають діяльність окремої галузі
Залежно від характеру користувачів інформації, що міститься в звітності	Внутрішня та зовнішня звітність. Зовнішня звітність подається до державних органів управління та контрольованим органам, інвесторам, засновникам тощо. На її підставі складається зведена звітність і розроблюються показники статистичної звітності. Внутрішня звітність використовується головним чином для потреб управління підприємством
За способом надання звітності	Поштова, телеграфна, електронна

Звітність підприємств - це система показників, які характеризують результати діяльності підприємства за певний період.

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, які відображені в облікових реєстрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, в первинних документах (вимогах, нарядах, накладних, лімітних картках тощо). Для поглиблення результатів економічного аналізу, виявлення причин відхилень від прогнозів і в динаміці за показниками, що вивчаються, використовуються дані реєстрів бухгалтерського обліку (машинограм, журналів, дебетових і накопичувальних відомостей тощо), первинних j зведених документів. Ці джерела інформації містять широкий аналітичний матеріал. Так, за даними реєстрів бухгалтерського обліку та доданих до них документів можна вивчити причини перевитрачання ресурсів, сплати штрафів та інших недоліків, установити винних, перевірити законність, доцільність і ефективність господарських операцій.

У процесі проведення економічного аналізу (особливо при оцінювання фінансового стану підприємства) широко використовуються дані фінансової звітності: Балансу (ф. № 1), Звіту про фінансові результати (ф. № 2), Звіту про рух грошових коштів (ф. № 3), Звіту про власний капітал (ф. № 4), Приміток до річної фінансової звітності (ф. № 5), яка, відповідно до П(С)БО 1 „Загальні вимете до фінансової звітності", має такі якіе-ін характеристики.; зрозумілість та адекватність тлумачення, достовірність, зіставність, доречність. функціональний служба аналітичний контроль

Позаоблікові джерела інформації:

офіційні нормативні документи, якими підприємство зобов'язане користуватися у своїй діяльності - закони України, укази президента, постанови уряду та місцевих органів, накази вищих органів;

матеріали, акти, висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту, внутріш-ньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податкової служби, кредитних установ, територіальних агентств з фінансового оздоровлення тощо, лабораторного та лікарсько-санітарного контролю, професійних консал-тингових фірм, друку, ЗМІ, Інтернету, регіональних відділів статистики, особистих контактів з виконавцями;

господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражу, судових органів тощо);

технічна та технологічна документація;

спеціальні обстеження (хронометраж);

доповідні записки, листування з контрагентами;

реклама.

Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та повніше виявити резерви економічного й соціального розвитку.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів першого етапу організації аналітичного процесу. Для проведення аналізу з основної теми дослідження необхідні джерела інформації можна оформити у вигляді табл.

Таблиия

Підготовка інформаційної бази для потреб економічного аналізу.

Цінність економічної інформації може розглядатися в трьох аспектах: споживчому (корисності для управління), економічному (вартості), естетичному (сприйнятті людиною). Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність під час прийняття рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації. Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

перевірку інформації на доброякісність (перевіряються повнота даних,

дотримання правил складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених у різних таблицях);

перевірку інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той чи інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

забезпечення можливості порівняння показників (усю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду.

Це здійснюють за допомогою таких способів, як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, оскільки вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу.

При перевірці інформаційної бази застосовують прийоми документального контролю.

Основні вимоги до інформації, яка використовується при аналізі, наведені в табл.



Таблиця - Вимоги до інформації, яка використовується при аналізі

Вимоги	Характеристика
1	2
Оперативність інформації	Потрібна інформація для проведення економічного аналізу має надходити аналітику якомога швидше. Тільки в цьому разі є можливість оперативно впливати на хід виробничого процесу,
Достовірність інформації	Характеризується правдивістю, відповідністю нормативним актам і внутрішньогосподарським положенням; нейтральністю, прозорістю обачністю - відображенням витрат і збитків раніше, ніж доходів і прибутків
Нейтральність	Відсутність у ній суб'єктивних оцінок. Інформація не повинна
Об'єктивність інформації	Інформація повинна відповідати дійсності, бути достовірною, тобто
Єдність інформації	Інформація для проведення економічного аналізу може надходити з різноманітних джерел. Тому необхідно усунути відокремленість та дублювання різних джерел інформації
Аналітичність інформації	Інформація повинна відповідати потребам економічного аналізу, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка необхідна для всебічного вивчення економічних явищ та процесів, виявлення впливу факторів і визначення резервів господарювання
Доречність (релевантність) інформації	Означає її своєчасність, цінність, корисність для прогнозування й
Зіставність інформації	Забезпечує зацікавленим користувачам можливість порівнювати її за різні періоди діяльності одного суб'єкта господарювання, а також за різними суб'єктами з метою об'єктивного оцінювання (економічного та соціального розвитку, визначення реального
Раціональність інформації	Передбачає її достатність, оперативність, високий коефіцієнт використання первинної інформації, відсутність зайвих даних, подолання протиріччя між систематичним зростанням обсягу інформації та постійною її нестачею для раціонального управління ієрсз високу вартість отримання необхідних відомостей
Ефективність інформації	Система інформації повинна потребувати мінімум затрат на збирання, оброблення, зберігання та використання даних, забезпечуючи всі потреби аналізу та управління

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно: - перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому треба використати внутрішньоформові та міжформові ув'язки;

провести вибіркову інвентаризацію;

здійснити логічний контроль показників звітності;

провести арифметичний та нормативний контроль;

застосувати зустрічну перевірку.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерного оброблення, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість оброблення інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови для створення єдиної централізованої інформаційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - це сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати завдання пошуку та оброблення даних, які зберігаються.

Банк даних складається із:

комплексу технічних засобів для зберігання, оброблення та входу- виходу даних;

однієї чи декількох баз даних, тобто сукупності відомостей, які зберігаються в запам'ятовувальних пристроях.

комплексу програмних засобів, який прийнято називати системою управління банком даних. Ця сукупність програмно-технічних засобів забезпечує автоматичне ведення баз даних (приймання на зберігання та перетворення інформації), а також пошук відомостей за запитами користувачів, оброблення та оформлення в зручному вигляді її результатів. Крім того, виділяють мовні засоби спілкування користувача з банком даних, призначені для виконання операцій з даними, комплекс організаційних заходів, що забезпечують функціонування банку даних у складі автоматизованих систем управління (АСУ).

Далеко не завжди вихідна інформація, наприклад бухгалтерська звітність, може бути визнана достовірною. Причинами недостовірності можуть бути: незнання укладачами нормативних актів, змісту та порядку підготовки звітності; невиконання вимог цих актів; пряма фальсифікація, вуалювання відомостей тощо.

Важливим критерієм раціональності є не лише відображаюча, а й організовуюча функція інформації, якщо вона пристосована до вимог конкретного користувача і може бути зафіксована в якості ноу-хау.

У загальному випадку виділяють наукову, технічну, економічну та соціальну інформацію.

Економічна інформація (ЕІ) містить кількісігу і якісну характеристики виробничих процесів. Це повідомлення, які циркулюють в економічній системі і якими вона обмінюється із зовнішнім середовищем. Об'єктом відображення EI є виробничо-господарська діяльність, а її призначення - використання для потреб управління з метою вдосконалення цієї діяльності, покращення техніко-економічних показників системи.

Отже, економічна інформація - це сукупність різних повідомлень економічного змісту, що виникають при підготовці виробництва, під час вироб-ничо-господарської діяльності і в управлінні цією діяльністю.

Економічна інформація є об'єктом збирання, реєстрації, передачі, зберігання, оброблення і використовується для здійснення функцій управління народ-ним господарством та його окремими ланками різного рівня.

Інформацію, подану в певному формалізованому вигляді, що дозволяє її передавати, зберігати на різних (у тому числі й машинних) носіях і обробляти за допомогою деякого процесу, прийнято називати даними.

Об'єктом інформації є різні виробничі підрозділи, вироби, деталі тощо, тобто всі елементи повідомлення, які передаються в систему.

Джерелом інформації є такий елемент, який може формувати або виробляти вхідне повідомлення в систему. Джерелом інформації може бути, наприклад, відділ. Вимірюють ЕІ в таких одиницях:

натуральних - кількість повідомлень, документів, рядків, показників, слів, символів;

телеграфних - біт (кількість двійкових розрядів), байти (8 біт), кілобайти (1024 байт), мегабайти, гігабайти і терабайти.

Натуральні одиниці використовуються в разі оброблення інформації людиною, її телеграфні - під час організації машинної, зокрема автоматизованого та автоматичного оброблення інформації.

ЕІ має властивості і специфічні особливості, які слід враховувати при проектуванні інформаційного забезпечення інформаційних систем і при аналізі існуючої інформаційної системи об'єкта. До цих властивостей належать:

ЕІ має лінійну форму, тобто записується порядково;

вхідна і результатна інформація в основній масі дискретна і представлена в алфавітно-цифровому вигляді, характеризується тривалістю зберігання;

вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не придатні для автоматичного вводу в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

ЕІ порівняно однотипна і однорідна в поєднанні з масовістю і спільністю джерел виникнення;

одні й ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для отримання інформації в різних економічних розрізах для всіх служб і видів господар-ської діяльності;

основну частину економічної інформації періодично та регулярно обробляють;

економічна інформація характеризується великим обсягом і простими операціями оброблення;

під час оброблення інформації здебільшого існують логічні операції, арифметичні операції зводяться, як правило, до чотирьох арифметичних дій;

одержану результатну інформацію часто використовують як вхідну при подальших розрахунках.

Особливості ЕІ впливають на вибір технічних засобів для її оброблення.

До економічної інформації висунуто низку вимог. Розглянемо основні з них.

Інформація в комп'ютерних системах оброблення даних є й предметом праці, і її продуктом, а тому від якості такої інформації суттєво залежить ефективність функціонування системи.

Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб.

4. Вимоги до інформації

Можливість і ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, стійкість, точність, достовір-ність і цінність.

Репрезентативність інформації пов'язана з правильністю її добору й формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об'єкта.

Змістовність інформації - це її питома семантична місткість, яка дорівнює відношенню кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.

Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації - це забезпечення сприйняття при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах відповідних процедур її одержання і перероблення.

Актуальність - визначається ступенем забезпечення цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об'єкта та інтервалу часу, який минув від моменту виконання цієї інформації.

Своєчасність інформації - забезпечується надходженням на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу.

Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації визначається ступенем наближення відображеного Інформацією параметра та його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класифікаційні поняття точності: 1) формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; 2) реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; 3) досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти за конкретних умов функціонування системи; 4) необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність (вірогідність) інформації - властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється

достовірність інформації ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності.

Поряд з поняттям „достовірність інформації" існує поняття „достовірність даних", під якою розуміють їхню безпомилковість. Вимірюється достовірність даних імовірністю появи помилок у даних.

Цінність інформації - це комплексний показник її якості.

Інформацію, що циркулює в економічному об'єкті, можна класифікувати за різними ознаками. Розглянемо деякі з них.

За місцем виникнення і напрямком руху інформація поділяється ня вхідну внутрішню і вихідну, або результативну.

Інформація, яка надходить в об'єкт управління, називається вхідною. Внутрішня вхідна інформація поділяється на такігрупи: планова (для ділянок і робочих місць), транспортні команди, технічні завдання майстрам, робочі команди на ліквідацію внутрішніх викривлень.

Кожен з цих видів інформації, у свою чергу, з погляду відношення до об'єкта управління, можна розподілити на зовнішню і внутрішню. Внутрішньою називається така інформація, яка виникає всередині об'єкта (цеху, відділу). Зовнішня виникає за межами об'єкта. Зовнішня вхідна інформація поділяється на три групи: планову, нормативно-довідкову, про зовнішні викривлення.

До наступної групи інформації можна віднести пормативпо-довідкову. яка містить різні нормативні й довідкові дані. Ця інформація вводиться і змінюється рідко. Інформація про зовніїині викривлення включає відомості, як. характеризують зміну плану, недопостачання матеріалів і комплектуючих виробів, брак технологічної документації.

Внутрішня вхідна інформація поділяється також на три групи: про продукцію, процеси, внутрішні викривлення.

Інформація про продукцію включає в себе комплекс даних, які характеризують з кількісного і якісного боку всі види продукції, а також повідомлення про рух цих видів продукції в циклі виробництва.

Інформація про процеси являє собою дані про проходження технологічного процесу виробництва, стан транспортних засобів тощо.

Інформація про внутрішні викривлення включає повідомлення про простоювання обладнання, робітників, транспортних засобів, відсутність матеріалів тощо.

Зовнішня вихідна інформація поділяється на обліково-розрахункову й довідкову. Довідкова являє собою різного роду довідки вищим рівням управління про виконання виробничого завдання:

- за стадіями утворення інформація поділяється на первишгу і вторинну (похідну). Первинна інформація виникає безпосередньо під час діяльності об'єкта і реєструється на початковій стадії процесу управління (стадії первинного обліку). Вторинна (похідна) отримується внаслідок оброблення інформації і може бути проміжною або результативною.

Проміжна інформація містить результати розрахунків, які використовують як вхідні дані для подальших розрахунків. Вона є вихідною для одного розрахунку і вхідною для груп інших завдань або для цього ж розрахунку, що створюється через деякий проміжок часу, тобто забезпечує зв'язок в середині інформаційної системи і взаємодію підсистем.

Результатну інформацію одержують під час оброблення первинної та проміжної інформації і використовують її для управління об'єктом і прийняття рішень;

за відношенням до процесу оброблення інформація класифікується на таку, що піддається обробленню, і таку, яка не піддається обробленню;

за способом відображення даних інформація поділяється на текстову (алфавітну, цифрову, алфавітно-цифрову) і графічну;

за функціями управління економічна інформація поділяється на планову, нормативну, бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну;

...